人手不足を解消するには、「人材確保」と「業務効率化」がポイントです。
働きやすい職場環境を整えると同時に、業務の見直しやDXの推進、アウトソーシングの活用によって、限られた人員で回る体制を構築することが重要です。

本記事では、人手不足が深刻化する背景や業界別の実情を整理したうえで、中小企業でも実践しやすい8つの対策を具体的に解説します。
課題の整理が追いつかず、具体的な打ち手が分からない経営者・人事担当者の方にとって、本記事は人手不足解消のヒントになるでしょう。

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日本企業が人材不足に陥っている原因と背景

日本企業では、人材不足が深刻化しています。
帝国データバンクの調査によると、2025年度上半期の人手不足倒産は214件に達し、上半期としては3年連続で過去最多を更新しました。

こうした現状を踏まえ、日本企業が人材不足に陥っている原因と背景を解説します。

参考：帝国データバンク「人手不足倒産の動向調査（2025年度上半期）」

少子高齢化

人手不足の根本的な要因に、少子高齢化による労働力人口の減少が挙げられます。

日本の生産年齢人口（15～64歳）は年々減少を続け、総務省統計局データによると、2023年には7,400万人を下回っています。企業が必要な人材を確保しにくい状況が常態化しているといえるでしょう。

また、帝国データバンクの調査によると、2024年には人手不足を要因とする倒産が過去最多を記録しました。各社が対策に取り組んでいるものの、構造的な人手不足は今後も続く見通しです。

企業は、人手不足を解消する抜本的な対策を早急に進める必要があります。

参考：
総務省統計局「人口推計（2023年（令和5年）10月1日現在）」
帝国データバンク「人手不足倒産の動向調査（2024年）」

労働市場の変化による人材のミスマッチ

近年の労働市場では、人材ニーズと求職者のスキルに大きなズレが生じています。

AIやデジタル技術の進化でIT人材の需要は急増している一方で、従来のスキルでは仕事を見つけにくいケースも増えています。

また、建設業などでは有効求人倍率が約5倍と極端な人手不足に陥っているのに対し、一般事務職では1倍を下回るなど、職種間での需要の偏りが顕著です。

こうしたスキルや労働条件の不一致が、人手不足を慢性化させる一因となっています。

参考：厚生労働省「一般職業紹介状況(令和7年10月分)について」

若者の価値観の変化

若者の働き方に対する価値観の変化も、人手不足を深刻化させる要因のひとつです。

若者はワークライフバランスや成長機会をより重視し、転職や副業への抵抗感も低くなっています。こうした傾向から、「一社に長く勤める」ことを前提としない働き方が広がっています。

このような価値観の変化が、採用後の定着率低下を招き、人手不足の慢性化につながっています。

今後は、若者にとって魅力的な職場環境を提供できなければ、人材確保はさらに難しくなっていくでしょう。

人手不足が深刻な業界

多くの企業が人手不足に直面していますが、その状況は業界によって大きく異なります。

帝国データバンクの調査では、「建設」「情報サービス」「メンテナンス・警備・検査」「運輸・倉庫」などの業界が、人手不足の割合が特に高いとされています。

ここでは、各業界の現状と人手不足が進む背景を解説します。

参考：帝国データバンク「人手不足に対する企業の動向調査（2025 年 7月）」

建設業界

建設業界では、慢性的な人材不足が続いています。その背景にあるのは、長時間労働などの厳しい作業環境や賃金構造の問題です。

国土交通省の資料によると、建設業就業者では55歳以上が35.5％を占めています。一方で、29歳以下は12％にとどまっており、世代構成の偏りが顕著です。こうした状況から、高齢化と次世代への技術継承が大きな課題となっています。

今後はインフラ整備や防災対策など業務量の増加が見込まれるため、若手人材の育成や技能継承、業務の効率化が急務です。

こうした動きを受け、2024年には「第三次・担い手3法」が施行され、働き手の確保と定着を後押しする環境整備が進みつつあります。

参考：国土交通省「最近の建設業を巡る状況について」

IT業界

IT・情報サービス産業では、DXの推進によりIT人材の需要が急増している一方、デジタル化のスピードに人材育成が追いつかず、慢性的に人手が不足しています。

なかでも、AI・ビッグデータといった先端領域に対応できる高度なIT人材の不足は深刻で、業界全体の課題となっています。

経済産業省の調査では、2030年には最大79万人のIT人材が不足すると予測されており、今後も需要と供給のギャップは広がる見通しです。

そのため、採用強化に頼るだけではなく、社内人材の育成・リスキリングや、外部の専門人材の活用も組み合わせた、多角的な人材戦略が不可欠です。

参考：経済産業省「ＩＴ人材需給に関する調査（概要）」

警備業界

警備業界では、慢性的な人材不足が深刻な課題となっています。

24時間体制の勤務や屋外での立ち仕事など負担の大きい労働環境に対し、待遇が十分に見合っていないケースが多く、若年層の参入が進みません。そのうえ、勤続年数が短く人材が定着しにくいため、需要が増えても十分な人員を確保できない状況が続いています。

こうした厳しい実態はデータにも表れており、2025年上半期の警備業の倒産件数は16件と前年の倍に増加し、上半期として過去最多のペースです。

今後は、勤務体系の見直しに加え、危険性や負担が大きい業務にAIやテクノロジーを取り入れるなど、働き続けやすい環境づくりが一層求められるでしょう。

参考：帝国データバンク「『警備業』の倒産動向（2025年上半期）」

物流業界

物流業界では、宅配・輸送需要の拡大を背景に、深刻なドライバー不足が進行しています。

EC市場の成長により取扱量が急増する一方、ドライバーの高齢化や担い手の減少が続いており、人材の供給が追いついていません。

さらに、いわゆる「2024年問題」による時間外労働の上限規制が始まり、輸送力不足は一層加速しています。実際、半数以上の物流企業がドライバー不足を実感しており、2030年には約8.6万人の需給ギャップが生じると予測されています。

今後も物流機能を維持するためには、労働条件の改善に加え、ITやロボット導入による省人化・業務効率化が欠かせません。

参考：厚生労働省「参考資料」

▼物流業界の人手不足にお悩みの方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。

【物流業界】採用業務の外注で体制を強化！

医療・介護業界

医療・介護サービスは、高齢化によりサービス需要が増え続ける一方、業務負担の重さや離職率の高さから、人材の供給が追いついていません。

とりわけ介護業界では今後も深刻な人手不足が続くと予想されており、抜本的な対策が急務です。

厚生労働省の推計では、介護職員の必要数は2026年に240万人、2040年には272万人に増加すると見込まれています。そのため、現状の約212万人のままでは、大きな人材ギャップが生じてしまうでしょう。

また、医師の労働時間規制の導入により、医療現場でも人員配置や業務分担の見直しが必要となり、現場の負荷は高まる一方です。

こうした状況では、医療・介護スタッフの処遇改善や外国人材の受け入れ拡大に加え、業務効率化の推進などを組み合わせた多面的な対策が欠かせません。

参考：
厚生労働省「第９期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数について」
厚生労働省「介護職員数の推移の更新（令和５年分）について」

▼医療・介護業界の人手不足にお悩みの方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。

【介護・医療】事務の外注で働きやすい職場づくりに注力できた

人手不足が企業に与える影響

人手不足は企業経営だけでなく従業員の働き方にも深刻な影響を与えます。

人員が不足すると、次のような問題が生じやすくなります。

• 業務負担の増加による労働環境の悪化
• 従業員のモチベーション低下による離職の増加

このような状況を放置すれば、離職がさらに加速し、悪循環に陥りかねません。そのため、労働環境の改善や人材の確保・育成など、早めに対策を講じることが重要です。

人手不足解消の対策1.業務効率化

人手不足を解消するうえで、まず取り組むべきなのが「業務効率化」です。
ここでは、効率化を進めるうえで特に有効な3つの方法を紹介します。

• 業務の見直し
• DX推進
• アウトソーシングの導入

業務の見直し

新たに人材を採用する前に、まず既存の業務を見直してみましょう。

業務の中には、慣習的に続けられている作業や重複業務が潜んでいるケースが多くあります。こうしたムダを削減し、生産性を高めることで、現在の人員でも十分に対応できる可能性があります。

業務の見直しは、「可視化→課題特定→改善→検証→継続改善」というプロセスを体系的に回すことが重要です。

以下に、基本的な改善ステップをまとめました。

▼業務効率化のアイデアをさらに知りたい方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。

業務効率化のアイデア11選！進め方や事例、成功のポイントを解説

DX推進

DXの推進は、人手不足を解消する有効な施策のひとつであり、業務効率化や企業価値の向上にもつながります。

デジタル化によって手作業やルーティン業務を効率化・自動化することで、従業員の負担が軽減され、生産性の向上が期待できます。

積極的にこうしたDXを導入することで、限られた人員でも成果を最大化でき、人手不足に強い組織づくりが可能になるでしょう。

アウトソーシングの導入

人手不足が深刻化していても、採用に十分な時間やリソースを割けない企業は少なくありません。そうした状況では、アウトソーシングの活用が有効な選択肢となります。

外部に業務を委託することで、時間や手間をかけずに必要なリソースを確保でき、現場の負担を迅速に軽減できるでしょう。

特に、ルーティン業務やノンコア業務が負担となっている場合、アウトソーシングの活用によって自社の人材がコア業務に集中できるようになります。また、自社にノウハウが不足している業務を専門業者に委ねれば、プロの知識や経験を活用でき、業務品質の向上にもつながります。

アウトソーシングは、人手不足への即効性のある対策であると同時に、組織全体の生産性向上を実現できる手法です。

★アウトソーシングを導入すべき企業の特徴や、委託に向いている業務を知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

アウトソーシングとは何かを簡単に解説！導入すべき企業の特徴や事例も紹介

人手不足解消の対策2.人材の確保と定着

人手不足を解消するには、「採用強化」だけでなく、採用した人材を「定着させる」視点が不可欠です。

そこで、企業が人材確保と定着を両立させるために役立つ5つのアプローチを紹介します。

• 採用手法の最適化
• 多様な人材の活用
• 若手社員の早期離職の防止
• 柔軟な働き方の導入
• 学び直し制度の導入

採用手法の最適化

採用手法を最適化し、採用力を高めることは、人手不足解消の土台づくりに欠かせません。

もし、ミスマッチや応募者不足が生じている場合は、ターゲットとなる人材像や採用基準を見直し、明確にすることが必要です。

そのうえで、従来の求人広告だけに依存せず、スカウト型採用や社員紹介（リファラル）など、複数の採用チャネルを戦略的に組み合わせて活用しましょう。そうすることで、アプローチの幅が広がり、採用効率が高まります。

求職者に自社の魅力が伝わる採用設計と、ターゲットに届く効果的なアプローチでミスマッチを防ぎ、安定した人材確保へとつなげられます。

多様な人材の活用

多様な人材の活用は、人手不足を補うだけでなく、企業の競争力を高めるうえでも重要な取り組みです。

生産年齢人口が減少する一方で、意欲ある人材は女性・シニア層・外国人材など幅広く存在します。こうした多様な働き手を積極的に受け入れることで、採用の選択肢を大きく広げられます。

たとえば、ブランクがある女性もスムーズに働き始められる制度の整備や、シニア層の経験を活かせる役割設計など、誰しもが働きやすい環境を整備することが重要です。
また、外国人材を受け入れることで、人材確保だけでなく、インバウンド対応の強化や海外需要への対応にもつながります。

ただし、そのためには、制度の整備だけでなく、社内の意識改革や多様性を尊重する文化づくりが欠かせません。多様な人材を活かせる環境を整えることで、人手不足の解消と組織の活性化を同時に実現できるでしょう。

若手社員の早期離職の防止

若手社員の早期離職を防ぎ、定着率を高めることは、人手不足の深刻化を防ぐうえで欠かせません。

若手層は転職への抵抗感が低く、仕事内容のミスマッチ、長時間労働、評価への不満などをきっかけに離職しやすい傾向があります。こうした人材流出が続くと、現場の業務負担が増し、さらに離職が増えるという悪循環につながりかねません。

対策として、公平で納得感のある評価制度の運用や、定期的なフィードバックによって成長を実感できる環境を整えることが重要です。さらに、メンター制度やキャリア支援を導入することで、若手が将来像を描きやすくなり、定着率向上につながります。

多様な価値観を尊重した職場環境と成長機会を提供することで、離職を防ぎ、人手不足も改善されるでしょう。

柔軟な働き方の導入

柔軟な働き方を取り入れることで、より多くの人が働きやすくなり、人材の確保や定着につながります。フルタイムに限らず多様な働き方を選べる環境は、離職防止や採用力の向上にも効果的です。

働きやすい環境を整えるための具体的な取り組みとして、次のような策が挙げられます。

【具体例】

• 育休・産休、時短勤務、テレワーク、フレックスタイム制の導入
• 有給休暇の取得促進や残業削減による健康維持・モチベーション向上
• 兼業・副業の許可によるスキル習得とキャリアの広がりの支援

こうした働き方改革に取り組むことで企業の魅力が高まり、採用力や定着率の向上はもちろん、新たな発想やイノベーションの創出にもつながるでしょう。

学び直し制度の導入

リカレント教育やリスキリングなどの学び直し制度を導入することは、企業力の向上だけでなく、従業員の定着にも効果があります。

デジタル化や業務の高度化が進む現在では、従来のスキルだけでは対応しきれない場面も増えています。そのため、社員一人ひとりの継続的なスキルアップが欠かせません。

学び直しによって担当できる業務の幅が広がれば、柔軟な人員配置が可能になり、業務の属人化も防止できます。

さらに、成長の機会が与えられているという実感は、従業員のやりがいやモチベーションを高め、離職防止や定着率の向上にもつながるでしょう。

人手不足解消なら「HELP YOU」へ

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HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

▼HELP YOUサービスの詳細を知りたい方は、こちらの資料もご覧ください

▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

HELP YOU導入による人手不足解消の事例

株式会社あいホームは、宮城県を拠点とする地域密着型の工務店です。従業員全員が多忙で業務が回っておらず、「HELP YOU」へのアウトソーシングを決意しました。

【HELP YOUの導入】

• 定期的なオンライン打合せで業務整理
• 都度発生する業務を随時アウトソース

【主な依頼内容】

• ライティング業務（プレスリリース・note記事）
• 資料作成やSNS運用などのバックオフィスサポート

【導入効果】

• 本業以外で細かく発生する作業を任せられるようになり、社員の負担が軽減
• 客観的視点での情報発信により、note記事の「スキ」が200件超、問い合わせ数も増加

同社は、地方企業でありながら「一度も人手不足を感じたことがない」という状態を維持しつつ、柔軟にデジタル化を進めることで若い層の顧客獲得にも成功しています。

▼アウトソーシング活用で人手不足を解消できた事例について、詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください！

地方でも人手不足とは無縁！老舗工務店のアウトソーシング活用術

人手不足解消にまつわるFAQ（よくある質問）

人手不足解消に関して特に多く寄せられる質問を取り上げ、分かりやすく解説します。

Q.人手不足を解消するためのアイデアは？

人手不足を解消するには、特定の施策に依存しないことが重要です。「業務効率化」「採用強化」「既存人材の活用」「働きやすい環境づくり」などを組み合わせた、総合的な取り組みが求められます。

【人手不足解消のアイデア】

• ITツールの導入やアウトソーシングを活用し、定型業務を減らして少人数でも回る体制をつくる
• 採用ターゲットをシニア・女性・外国人材などに広げ、多様な人材を戦力化する
• 評価制度の見直しやキャリア支援によって、既存社員の成長と定着を促す
• 柔軟な働き方を取り入れ、誰もが働き続けやすい環境を整える

まずは、自社の人手不足の原因を明確にし、課題に合った施策を組み合わせて取り組んでみましょう。そうすることで、継続的な人材確保と生産性向上につながります。

Q.特に人手不足が深刻な業界は？

2025年時点で、人手不足が特に深刻化しているのは以下の業界です。

【人手不足が深刻な業界】

どの業界も需要が高い一方で、人材供給が追いついておらず、構造的な課題を抱えています。
しかしながら、いずれも社会生活を支える重要分野です。待遇改善や業務効率化、人材育成などによる早急な対策が求められます。

Q.AIで人手不足を解消できますか？

AIは、人手不足を解消するための有効な手段のひとつです。業務効率化や労働力の補完において大きな効果を発揮します。

特に、データ入力や問い合わせ対応などの定型業務をAIで自動化すれば、作業時間や人件費を大幅に削減できます。その結果、社員は企画立案・顧客対応・意思決定といった付加価値の高いコア業務に集中しやすくなります。

ただし、AIは人と完全に置き換えられるものではなく、あくまで業務を支援する存在です。現場の判断やコミュニケーション、創造性が求められる領域では、人の力が欠かせません。
AIを「社員を支えるパートナー」として適切に活用することで、生産性向上と人手不足解消の両立が可能になるでしょう。

▼AIを活用した業務効率化の事例を知りたい方は、以下の記事もご覧ください！

AI活用で業務効率化！自動化できる業務や企業の活用事例を紹介

人手不足解消のまとめ

本記事では、日本企業が直面している人手不足の背景や、業界別の課題、具体的な解決策について解説しました。

人手不足は一時的な問題ではなく、生産年齢人口の減少や価値観の変化を背景に、今後も続くことが予想されます。そのため、業務効率化やDX推進といった複数の施策を組み合わせ、早期に対策を講じることが重要です。

なかでも、限られた人員でもすぐに着手できる手段として、アウトソーシングの活用が有効です。
「何から手を付ければいいかわからない」「人手不足が慢性化している」とお悩みの方は、ぜひHELP YOUにご相談ください。

人的リソース不足を解消するには？今すぐできる6つの解決策

業務自動化とは？メリットや具体的な導入方法、活用事例を徹底解説

人件費削減の方法とは？人件費率の計算方法やメリットとデメリットも解説

投稿 人手不足を解消する8つの対策！原因から具体的な方法まで分かりやすく解説 は HELP YOU に最初に表示されました。

「人手が足りない」「採用しても定着しない」などの悩みを抱えていませんか？

近年、人的リソースの不足に悩む企業は多く、人員確保は常に大きな課題となっています。人手が不足すると業務負担が増してミスが発生しやすくなり、生産性の低下にもつながります。

しかし、適切な施策を講じれば、限られた人材でも組織を円滑に運営し、生産性を向上させることは可能です。

本記事では、人的リソース不足を解消し、組織のパフォーマンスを最大化する6つの方法を紹介します。ぜひ記事を参考にして、実践につなげてみてください。

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リソース不足とは

リソースとは、本来「資源」を意味する言葉です。ビジネスにおける「リソース不足」とは、業務を円滑に遂行するために必要な人材・時間・予算・設備などが不足している状態を指します。

リソースにはさまざまな種類があり、複数の要素で構成されています。その中でも、「人的リソース」は企業運営で重要な役割を果たしますが、十分に確保できていない企業が多く、深刻な問題となっています。

ここでは、まずリソースの種類や構成要素を整理し、人的リソースの重要性と不足による影響を詳しく解説します。

リソースの3つの種類

事業を運営する上で、「リソース」は「ヒューマンリソース」「経営リソース」「外部リソース」の3つに分類されます。

「ヒューマンリソース」は企業で働く人材を指し、単なる労働力ではなく、企業にとって価値ある資源と考えられます。人手不足の中で、一人ひとりの能力を最大限活かすことが生産性向上のカギとなります。

「経営リソース」は、企業の経営に必要な資源全般を指し、一般的に「ヒト・モノ・カネ・情報・時間・知的財産」などが含まれます。これらを適切に管理し、最適化することが事業の成長につながります。

「外部リソース」は社外の資源を指し、アウトソーシングや派遣社員のほか、業務委託先、外部コンサルタント、パートナー企業、クラウドサービスなども含まれます。これらを活用することで、人材不足を補い、業務の効率化が可能になります。

リソースを構成する6つの要素

企業のリソースは、成長や競争力に直結する重要な経営資源です。大きく「有形財産」と「無形財産」に分けられ、さらに細かく6つの要素で構成されています。

【有形財産】

• ヒト：社内の人材や組織力など、企業の持続的な成長を支える基盤
• モノ：オフィスや工場、設備、商品など、事業の物理的なインフラ
• カネ：自己資金や負債など、企業活動の資金源

【無形財産】

• 情報：顧客データや販売情報など、経営判断に欠かせない資産
• 時間：労働時間や商品開発期間など、事業運営の効率に関わる資源
• 知的財産：特許権や商標権など、企業の競争力を高める要素

これらの中でも、「ヒト」は他の要素を活かす基盤となる重要な存在です。人材が不足すると、企業全体のリソース活用に支障をきたし、成長の停滞や競争力の低下につながる恐れがあります。

企業における人的リソースの重要性

「ヒト（人的リソース）」は事業を推進する最も重要な要素のため、不足すると事業運営に以下のような深刻な問題が発生します。

• 業務が回らない：必要な人手が足りず、業務の遅延が発生する
• 従業員の負担増加：一人あたりの業務量が増え、残業やストレスが増加する
• 成長機会を逃す：新規事業や市場開拓にリソースを割けず、機会損失につながる
• 品質維持が困難になる：人手不足により、サービスや商品の品質を保ちにくくなる

特に中小企業やスタートアップ企業は、大企業と比べて限られたリソースで事業運営しているケースが多く、人的リソース不足の影響が顕著です。そのため、リソースの最適化や外部リソースの活用による補完が重要になります。

人的リソース不足の影響が特に大きい業務

専門的なスキルが求められる業務は人材の確保が難しく、人的リソース不足の影響が顕著に表れます。特に以下のような業務は、人手不足が直接的なリスクにつながる可能性があります。

このように、人的リソース不足は企業のさまざまな領域に影響を及ぼし、事業の継続や成長を阻害するリスクが高まります。

人的リソース不足の主な原因

人的リソースが不足する原因として、主に以下の3つが考えられます。

• 少子高齢化による労働人口の減少
• 社員の離職と定着率の低下
• スキル不足・即戦力の確保の難しさ

それぞれ詳しく解説します。

少子高齢化による労働人口の減少

日本では少子高齢化が進行し、生産年齢人口（15～64歳）が年々減少しています。2050年には5,275万人となり、2021年比で約29.2％の減少が見込まれています。

人口減少によって採用市場では人材獲得競争が激化し、必要な人材を確保することが困難になっています。特に中小企業や地方の企業は、大手企業に比べて採用競争で不利になりやすく、人手不足の影響をより強く受けます。

参考：総務省「生産年齢人口の減少」

社員の離職と定着率の低下

せっかく採用しても社員がすぐに辞めてしまうケースもあり、人的リソース不足をさらに深刻化させる要因となっています。

社員の離職を引き起こす主な原因としては、以下の点が挙げられます。

• 業務過多
• 採用のミスマッチ
• 給与・待遇への不満
• 業務の属人化
• 働き方の多様化

離職が増えると、企業は採用や教育にコストをかけ続けることになり、負のスパイラルに陥る恐れがあります。

スキル不足・即戦力の確保の難しさ

単に人手が足りないだけでなく、業務遂行に必要なスキルを持つ人材を確保できないことも大きな問題です。特に、以下の要因によりスキル不足が深刻化しています。

●教育や育成の遅れ
業務が忙しいと社員のスキルアップに十分な時間を確保できず、社内での育成が進まないケースが多く見られます。

●求められるスキルの高度化
IT・DX化の推進により、専門知識が必要な場面が増え、従来のスキルでは対応しきれなくなっています。

●即戦力の確保の難しさ
経験者の採用が難しい上に、新卒や未経験者の育成には時間がかかるため、戦力になるまでに長い期間を要します。

スキル不足が解消されないままでいると、業務の属人化や停滞につながり、企業の成長を阻害する恐れがあります。

人的リソース不足が引き起こす課題

人的リソースが不足すると、企業の成長や運営にさまざまな支障が生じます。具体的には、以下のような可能性が考えられます。

• 離職率の上昇と採用コストの負担増
• 生産性の低下
• 社員のスキル不足による競争力の低下

離職率の上昇と採用コストの負担増

人的リソースの不足は、離職率の上昇を引き起こし、結果として採用コストを増大させます。

人手が足りないと、従業員一人あたりの業務負担が増え、ストレスが蓄積します。その結果、職場環境が悪化し、従業員のモチベーションが低下。離職者が増えることで、残された社員の負担がさらに重くなり、悪循環に陥るリスクが高まります。

離職した人材の補充には多くのコストと時間が必要です。求人広告費、採用プロセスの管理、研修などのコストが増大し、採用活動の負担が重くなります。

生産性の低下

人手不足は生産性を低下させ、組織全体のパフォーマンスに悪影響を及ぼします。

人員が不足すると、業務の優先順位を適切に管理することが難しくなり、重要な仕事に十分なリソースを割けなくなります。その結果、目の前の業務処理に追われるばかりで、戦略的な取り組みが後回しになってしまいます。

さらに、残業の増加や業務の属人化が進むと、効率的な業務運営が困難になります。特定の社員に業務が集中し、引き継ぎが難しくなることで、組織全体の生産性がさらに低下するリスクもあります。

社員のスキル不足による競争力の低下

必要なスキルを持つ人材が不足すると、企業の競争力が低下し、事業の成長が停滞します。

特に、IT・デジタル分野や専門職のスキル不足は、変化の激しい市場環境で大きなハンデとなります。新しい技術や市場のトレンドに適応できる人材がいなければ、業務の効率化や事業の拡大が困難になり、競争力を維持できません。

その結果、企業は市場の変化に対応できず、持続的な成長が難しくなるでしょう。

人的リソース不足を解決する方法6選

人的リソースの不足は、従業員の負担を増やすだけでなく、企業にとっても大きなリスクとなります。そこで、リソース不足を解消するための具体的な解決策を6つご紹介します。

1. 業務効率化で負担を軽減する
2. ITツールの活用で業務を自動化する
3. 適材適所の配置で戦力を最大化する
4. リスキリングとスキルアップを促進する
5. 職場環境の改善で定着率を向上させる
6. アウトソーシングの活用で人的リソース不足を補う

それぞれ詳しく解説します。

1. 業務効率化で負担を軽減する

ムダな作業を削減し、本当に必要な業務に集中することで、人的リソース不足を補えます。

そのためには、業務フローを見直し、手戻りや非効率な作業をなくすことが重要です。業務の標準化やマニュアル化を進めると、誰でも安定した品質で業務を遂行できる体制を整えられます。

例えば、業務プロセスを可視化するためにフローチャートを作成すれば、ムダな業務を洗い出せます。また、業務の仕組み化を進め、明確な手順やルールを設定することで業務効率を向上させることが可能です。

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2. ITツールの活用で業務を自動化する

ITツールの活用は、人的リソース不足を補う有効な手段の一つです。RPA（自動化ツール）やAIを導入することで、ルーチンワークや単純作業を自動化し、従業員の負担を軽減できます。

また、クラウドツールを活用すれば、業務の可視化や標準化が進み、特定の人にしかできない属人化した業務を減らせます。

例えば、顧客対応の一部をチャットボットに置き換えることで、問い合わせ対応の時間が削減され、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。また、勤怠管理や経費精算システムを導入すると、バックオフィス業務の負担が減り、手作業によるミスも削減できます。

このように、ITツールを適切に活用すれば、業務全体の生産性を向上できます。

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3. 適材適所の配置で戦力を最大化する

社員のスキルや適性に応じた配置によって個々の強みが活かされると、組織全体の生産性が向上します。

適材適所を実現するためには、以下の取り組みが有効です。

• 適性テスト・スキルマップの活用：社員の能力や志向を可視化し、それに合った役割を割り当てる
• 業務の分散化：一部の社員に業務を集中させず、チーム内で分担して負担を軽減し、リソースを最適化する
• ジョブローテーションの導入：異なる業務を経験させることで社員のスキルを広げ、組織の柔軟性を強化する。業務の属人化を防ぎ、急な人員不足にも対応しやすくなる

4. リスキリングとスキルアップを促進する

新規採用が難しい場合、従業員に新たなスキルを習得させ、業務の幅を広げることが有効な手段となります。そのためには、eラーニングやメンター制度などを活用し、社員が効率的に学べる環境を整えることが重要です。

例えば、ITスキルやデジタルツールの研修を実施すれば、業務の自動化を促進でき、業務効率化が向上します。また、事務職の社員がデータ分析やマーケティングスキルを学ぶことで業務領域の拡大につながり、より付加価値の高い業務にも携われるようになるでしょう。

このように、従業員のスキルアップを継続的に支援すれば、社内の人材が柔軟に活躍できるようになり、組織全体の競争力も強化されます。

5. 職場環境の改善で定着率を向上させる

自社に適した人材を採用し、長く働き続けてもらえる環境を整えることも重要です。以下のような施策を実施することで社員の定着率が向上し、優秀な人材を確保できます。

6. アウトソーシングの活用で人的リソース不足を補う

アウトソーシングの活用は、人的リソース不足を解消するために効果的な手段です。業務を外部に委託することで、企業はコア業務に集中できるようになり、競争力を強化できます。さらに、人件費などの固定費を変動費化できるため、経営の柔軟性も高まります。

例えば、以下のような業務をアウトソーシングすることで、リソースを最適化できます。

このように、アウトソーシングを活用すれば、業務の効率化とリソースの有効活用が進み、企業の成長を加速させることができます。

リソース不足解消はHELP YOUにおまかせ

限られた人的リソースの中で業務を円滑に進めるには、効率的な業務運営と適切な外部リソースの活用が欠かせません。「HELP YOU」は、オンラインアウトソーシングを通じて貴社のリソース不足を補い、業務の最適化をサポートします。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

人手不足や業務効率化などの課題に対し、専門知識を持つスタッフがトータルサポート。貴社の生産性向上を支援します。

営業事務、経理、人事・労務、マーケティングなどの代行はもちろん、AIやRPAツールを用いた業務の自動化など、お客様の課題や要望に合わせて柔軟に活用できます。

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管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

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HELP YOUの導入でリソース不足を解消した事例

株式会社あいホームは、宮城県を拠点に住宅事業を展開している工務店です。同社は、デジタル化の推進と「HELP YOU」の活用により、人手不足の課題を感じることなく経営を続けています。

2018年に他社からの紹介を受け、業務負担の軽減を目的にHELP YOUを導入。以来、ライティング・資料作成・SNS運用・秘書業務などさまざまな業務を依頼し、高品質な成果を得ています。

また、HELP YOUとのやり取りを通じてオンライン上でもスムーズに業務ができることを実感し、現在では遠方や海外の方にも仕事を依頼するようになったといいます。

採用難に悩む地方企業も多い中、同社は自社採用にこだわらず、積極的にアウトソーシングを活用することで人手不足の解消に成功しました。

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地方でも人手不足とは無縁！老舗工務店のアウトソーシング活用術

HELP YOUの導入で採用体制の強化と定着率向上を実現した事例

株式会社ギオンは、食品物流を中心に事業を展開する総合物流企業です。

急速に企業が成長する中、人手不足もあり採用業務の安定的な運営が困難となっていました。特に採用広報チームの人員不足や、中途採用における応募対応の遅れが深刻な問題に。こうした課題を解決するために、HELP YOUを導入しました。

HELP YOUには、スカウトメール対応や中途採用業務のフォローなど、採用・広報活動を全般的に依頼しています。

導入後は、採用広報チームの業務負担が大幅に軽減。RPAを活用した一部業務の自動化も進み、採用活動がスムーズになりました。人材確保がスムーズになったことで、より働きやすい環境の整備が進んでいます。

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リソース不足のまとめ

リソース不足は企業の成長における課題であり、特に人的リソースの不足は事業の発展を妨げる大きな要因となります。

人的リソース不足を解消するには、業務効率化やITツールの活用、社員のスキルアップによる人材の活用など、いくつかの方法があります。その中でも、アウトソーシングの活用は有効な手段です。

アウトソーシングを活用することで、バックオフィス業務や営業支援などを外部のプロに委託でき、自社のリソースをコア業務に集中させられます。

HELP YOUでは、貴社の人手不足を補うための最適なご提案が可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

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経理部の繁忙期に直面し、どう解決すればいいのかお悩みの経営者の方も多いのではないでしょうか。また、業務が拡大中で、この先の繁忙期を乗り切れるのか不安を感じている経理担当者の方もいるかもしれません。

本記事では、経理の年間スケジュールを確認し、繁忙期が訪れるタイミング、その理由や問題点を分析。さらに、繁忙期を乗り切るための具体的な対策について徹底解説します。

ぜひ本記事を参考にして、繁忙期を乗り越えるためのヒントを見つけてください。

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経理の繁忙期はいつ？

まず、経理の繁忙期がいつなのかを把握しましょう。そのためには、経理業務が発生するタイミングやその内容を整理することが必要です。

経理業務が発生するタイミングやその内容を整理する上で、重要なポイントは以下の2点です。

1. あらかじめ1年間のスケジュールが決まっている
2. 業務によって日次作業・月次作業・年次作業に分けられる

つまり、経理では日次作業が毎日行われ、そこに上乗せして月次作業や年次作業が加わっているのです。

では、月次作業と年次作業について、それぞれ詳しく解説します。

月次の繁忙期は月末・月初

一般的な経理業務の流れとして、主な月次作業をまとめると、以下のようになります。
ただし、具体的な業務内容や期間は企業や業界によって異なる場合があります。

月次作業のメインとなる月次決算の目的は、1ヵ月の収支を確定させ、リアルタイムで経営状況を把握することです。これにより、経営者は予算の修正や経営方針の決定が可能になります。

スピーディーに数字を反映させるためには、遅くとも月の中旬には月次報告をする必要があります。そのため、どうしても月末月初に作業が集中します。

経理の年間スケジュール

では、年間スケジュールはどうなっているのでしょうか。
日本企業は3月決算が一般的です。3月決算の場合の一般的な一年間のスケジュールを表でまとめると、以下のようになります。ただし、具体的な業務内容や期間は企業や業界によって異なる場合があります。

この他にも、年4回の固定資産税の納付があり、納付期限は自治体ごとに異なります。

11月の中間申告は、予定納税（前事業年度の決算時に確定した法人税額や確定消費税額をもとに申告）を利用する場合、比較的簡単に処理できます。
しかし、仮決算を組んで中間決算を行う場合は、確定申告と同様の決算処理が必要となり、かなりの作業量になります。

また、一定の上場企業に義務付けられていた四半期報告書は2024年に廃止されましたが、報告作業が全て免除されたわけではありません。企業の規模によっては、半期ごとの半期報告書や有価証券報告書、また四半期決算短信などの作成が必要です。

年次の繁忙期は3月～6月と12月～1月

年間スケジュール表から分かるように、年次作業の繁忙期は大きく分けて2回あります。

• 3～6月：決算処理や株主総会準備のため
• 12～1月：年末調整や年間の資産・支払い金額に関連する申告が集中するため

具体的にどのような作業があるのか、それぞれ整理してみましょう。

【3～6月の主な作業】

年次決算

• 当期の残高を確定
• 資産の実地棚卸
• 決算整理仕訳
• 決算書の作成
• 税理士とのやり取り
• 各種税金の納付
• 次期の予算作成

株主総会の準備

• 貸借対照表、損益計算書などの計算書類の準備と想定問答の作成

【12～1月の主な作業】

年末調整

• 対象となる従業員に記入用の書類を配布
• 書類の回収
• 各個人の所得税額の計算・源泉徴収票の作成
• 法定調書、給与支払報告書の作成

償却資産の申告

• 対象となる資産の確認と申告書の作成

このように、3～6月と12～1月の繁忙期には、かなりの業務量に直面していることが分かります。

経理に繁忙期が生じる3つの理由

次に、なぜ繁忙期が生じるのか、その理由を考えていきましょう。考えられる理由は以下の3つです。

①業務量の急増
②タイトな締め切り
③専門的な知識とスキルの不足

それぞれについて、詳しく解説します。

①業務量の急増

経理業務は特定の期間に集中し、業務量が急増して繁忙期が生じます。

経理業務には毎日行う日次作業がありますが、月次や年次の作業が発生すると、これらを日次業務と並行して行わなければなりません。そのため、通常の業務量に加えてさらに作業が増え、業務量が増加します。

通常の業務時間内に全ての作業を完了することが難しくなり、残業して対応せざるを得なくなります。

②タイトな締め切り

経理の仕事には、厳格な納付期限や申告期限が定められる業務が多くあります。これらのタイトな締め切りを守るためには、集中的に作業を行う必要があります。

例えば、社員から源泉徴収した所得税を期限内に納めないと、不納付加算税が上乗せされて徴収されます。また、決算で確定した法人税や消費税などを期限が過ぎてから納付すると、延滞税が加算されてしまいます。

申告書の提出期限も同様に厳格で、算定基礎の申告や労働保険の更新が遅れると、罰則が科される可能性があります。

これらの納付や申告は期限内に完了させるのが必須です。そのため、勤務時間内で対応しきれず、残業に追われる経理担当者も多いでしょう。

③専門的な知識とスキルの不足

経理の仕事には、簿記や税務などの専門的な知識が求められます。さらに、インボイス制度の開始や電子帳簿保存法改正など、経理業務の内容は年々アップデートされています。

経理スタッフはこれら最新情報を確認しながら作業する必要があり、専門的な知識とスキルが不足していると、正しい情報の確認に時間がかかり、業務が遅れることがあります。また、確認すべき内容を見落とし、ミスが発生する可能性もあり、繁忙期には大きな負担となります。

例えば、インボイス制度では、請求書や納品書が適格請求書として認められるための記載事項が決まっています。知識が不足していると、記載事項の条件を何度も確認することになり、業務が遅延する可能性があります。
また、仕入税額控除の対象にならない不適格な請求書を見逃してしまうかもしれません。

全ての経理スタッフが専門的な知識とスキルを有していることが理想的ですが、現実的には経験の差などから担当者の知識やスキルには差があります。こうした知識・スキル不足が、繁忙期の忙しさをさらに増加させる要因となっています。

経理部が繁忙期に抱える問題・課題

では次に、経理部が繁忙期に抱える問題や課題を見ていきましょう。
主なものとして、以下の4つが挙げられます。

• 作業量の増加
• 残業時間の増加
• ミスの増加
• リソース不足

作業量の増加

決算や税務申告などの年次作業は、特定の時期に集中して発生します。日次作業がベースとして存在し、これらの年次作業が重なるため、作業量が増加してしまいます。

さらに、金額が確定しないと始められない作業が多いため、閑散期に先に作業を進めておくことができません。

例えば、各勘定科目の数字が確定しないと集計しても意味がありません。そのため、締日を迎えるまで決算書を作成することは困難です。また、給与が確定しないと算定基礎や年度更新の計算はできず、これらの作業も先に進められません。

そのため、どうしても特定の時期に作業量が増加してしまうのです。

残業時間の増加

繁忙期は特に作業量が多いため、経理担当者は通常の業務時間内に完了できず、残業時間が増えてしまいます。

また、経理は少人数で担当することが多く、属人化しやすい部門です。そのため、担当者以外に臨時で仕事を割り振ることは難しく、担当者一人で多くの業務を抱え込みがちです。

さらに、締め切りがタイトな業務が多いため、残業せざるを得えない状況が発生します。

ミスの増加

繁忙期にはミスが増加するリスクがあります。業務を締め切りまでにこなすのに精一杯で、細部への注意が欠けるためです。

また、本来はダブルチェックが必要な部分も、十分なチェックの時間が確保できず、簡易な確認で済ませることもあるでしょう。

このように、繁忙期の業務増加はミスの発生率を高め、全体の業務効率を低下させる要因となります。

リソース不足

経理部が繁忙期に直面する最大の課題の一つは、リソースの不足です。繁忙期には、作業量に見合う労働力が不足するため、追加の人員が必要となることが多いでしょう。しかし、適切なリソースを確保することは非常に難しい課題です。

まず、短期間で即戦力となる人材を見つけることは容易ではありません。経理業務には専門的な知識とスキルが求められるため、即戦力となる人材を短期間で採用するのは困難です。

また、繁忙期に一時的に雇用する人員に対して、レクチャーの時間を確保するのも難しいでしょう。

さらに、新しい人員が業務に慣れるまでには時間がかかり、その間に既存の担当者の負担が増えることになります。

このように、繁忙期にリソースを確保することは非常に難しい課題であり、適切な対策を講じることが求められます。

経理の繁忙期を乗り切るための対策

その場しのぎの対応では、これらの問題や課題の解決は困難です。効率的に繁忙期を乗り切るためには、自社の課題を明確にし、適切な対策を講じることが重要です。

では、具体的にどのような方法で繁忙期を乗り切ることができるのでしょうか。
ここでは、5つの方法を提案します。

• 繁忙期のスケジュールを把握する
• 業務の優先順位を決める
• 経理業務をシステム化する
• 他部署との連携を強化する
• アウトソーシングを活用する

繁忙期のスケジュールを把握する

経理業務では、1ヵ月や1年の間に、どのタイミングで何の作業をするのかがあらかじめ決まっています。そのため、事前に業務スケジュールを把握し、繁忙期に向けて計画を立てることで、効率的に作業を進められます。

具体的には、決算月や各種申告、年末調整など、一年間に起こるイベントの締め切りをリストアップし、共有カレンダーに記載しておくと効果的です。また、担当者を早めに決定し、部内で共有するのも良い方法です。

これにより、カレンダーを見ながら各自が進捗状況を確認し、業務フローを先に確認しておくなど事前準備が可能になります。

業務の優先順位を決める

繁忙期には複数の業務を同時進行することになります。そのため、作業の優先順位を明確にしておくことが重要です。限られたリソースを最も重要な業務に集中することができ、申告や納付の期限にも遅れずに対応できます。

まずは、各業務の重要度と緊急度を評価し、優先順位を設定しましょう。重要度が高く、緊急度も高い業務は最優先で取り組みます。
一方、重要度が低く、緊急度も低い業務は後回しにするか、業務にまだ慣れていない新人に割り振って、教育しながら進めるのもよいでしょう。

また、部内でそれぞれの業務の重要度や緊急度、前年にスムーズに進まなかった作業のポイントを共有しておくことも効果的です。
これにより、チーム全体が同じ認識を持ち、一貫した対応が可能になります。

経理業務をシステム化する

経理は定型作業が多いため、業務のシステム化によって作業効率の大幅な改善が期待できます。また、システム化することで、手作業で発生しがちな入力ミスや計算ミスを防ぐことができ、業務の正確性も向上します。

比較的簡単に始められるのは、会計ソフトの導入やExcelの活用です。また、ペーパーレス化の推進や業務の自動化も非常に有効です。

特に、クラウドベースのシステム（オンラインで使えるシステム）は、インターネット接続があればどこからでもアクセスでき、データの保存や共有、アプリケーションの利用が可能です。

例えば、GoogleドライブやDropboxのようなオンラインストレージサービスや、クラウド会計ソフトなどを導入することで、税理士との情報共有が容易になります。

経理業務のシステム化を進めることで、繁忙期の業務負担を軽減し、効率的に業務を進めることができるでしょう。

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他部署との連携を強化する

経理業務は他部署との連携が必要なものが多いため、スムーズな連携によって効率的に作業を進めることが可能です。

例えば、経費精算は営業部との連携作業です。経理部の繁忙期を避けて申請してもらうように調整することで、業務の停滞を防ぐことができます。
また、年末調整は全社員と関わる業務です。扶養家族の確認や控除証明書などの資料回収は、共有ドキュメントで必要な情報やスケジュールを公開することで、効率的に進められます。

ただし、連携相手のスケジュールもあるため、一方的な要請ではうまく連携ができないこともあります。定期的なミーティングで普段から情報を共有しておくと良いでしょう。

連携がうまくとれれば、無駄な待ち時間や修正作業を大幅に減らすことができます。

アウトソーシングを活用する

経理業務の一部を外部に委託することで、業務負担を大幅に軽減することが可能です。特に、繁忙期における業務の効率化やリソース不足の解消に対して、アウトソーシングの活用は非常に有効な手段です。

税制の改正などが続き、経理業務は増加しつづけています。社内のリソースだけでは対応しきれない場合も考えられます。スタートアップ企業などでは、経理専任の担当者がいないケースもあるでしょう。

企業によって、経理の繁忙期に抱える課題や困りごとはさまざまです。次に解説する「経理業務を外注化するメリット」を参考にして、アウトソーシングの導入を検討してみてください。

経理業務を外注化するメリット：業務負担の軽減

経理には、業績管理、予算管理、決算業務などの「コア業務」と、立替経費精算、現金出納管理、請求書発送など日々の定型業務である「ノンコア業務」があります。

このノンコア業務を外注することで、社内の経理担当者の負担を軽減できます。これにより、経理担当者はコア業務に集中でき、経営判断に貢献することが可能になります。

また、業務にじっくり取り組めるようになることで、経理担当者としてのスキルアップも期待できます。

結果として、企業の成長や発展、会社全体の生産性向上にも寄与できるでしょう。

経理業務を外注化するメリット：業務の効率化

経理業務をプロに外注することで、業務の効率化が図れます。

外注先の経理スタッフは高い専門知識と実務経験を持っており、正確かつ効率的な業務遂行が期待できます。また、外部の視点から業務フローを見直すことで、改善点を発見しやすくなります。業務を見直す機会にもなり、必要に応じて業務マニュアルの作成も依頼できるため、業務の標準化と効率化が進むでしょう。

経理代行を利用することで、業務負担の軽減だけではなく、業務プロセスの効率化と品質向上が期待できます。

経理業務を外注化するメリット：コスト削減

社内で新たに人材を採用したりシステムを導入したりするには費用がかかります。外注することでそれらの初期投資を避けることができ、さらに新人の教育にかかる時間も節約できます。

特に中小企業にとって、採用や教育のコスト負担は大きく、人手不足の現状では「求人募集しても未経験者しか集まらない」「採用してもすぐに離職されてしまう」という採用リスクもあります。

アウトソーシングを活用することで、これらのリスクを回避し、即戦力となる専門家を利用することで、コスト効率の高い選択が可能になります。

経理業務を外注化するメリット：柔軟性の向上

業務量の変動に柔軟に対応できるのが、外注の大きなメリット。自社のリソースが不足している分だけ外注できるため、無駄のない活用が可能です。

経理業務では、日次作業に月次・年次作業が重なる繁忙期があり、繁忙期と通常期では業務量に大きな差があります。繁忙期には外注先に依頼する業務を増やし、通常期には減らすことでリソースを最適化できます。

また、税法の改正や制度変更などで一時的に業務が増大した場合でも、業務内容や依頼量を柔軟に調整できるため、経理担当者は安心してコア業務に集中できます。

アウトソーシングに関する詳しい情報や具体的な事例については、以下の資料をダウンロードしてご覧ください。

経理業務のアウトソーシングはHELP YOUにお任せ

ここからは、経理業務の繁忙期を乗り切るためにおすすめのアウトソーシングサービスとして、「HELP YOU」をご紹介します。

経理代行サービス「HELP YOU 経理」

経理業務について、こんなお悩みはありませんか？

●今の経理担当者が退職したら他に対応できる人がいない
●インボイス制度などの法改正にちゃんと対応できているか不安…
●経理の数値を経営判断に活かせていない

そんな方におすすめなのが、経理代行サービス「HELP YOU 経理（旧：経理プレミアム）」です。
HELP YOU 経理では、経理業務の課題をまるっとお任せいただくことで、経理のプロがお客様の「こうしたい」を実現します。

※月額は業務内容・業務量に応じた代表事例です（税抜・1年契約時の目安）。想定業務を大幅に超える場合や新規業務の追加時は再見積となります。

ご質問や資料請求はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

経理業務のアウトソーシング導入事例

ここでは、HELP YOUの経理アウトソーシングを導入した株式会社Ai.Connect（アイコネクト）の事例をご紹介します。

同社は、無料インターネット設備の賃貸集合住宅向けサービス「アイネット」を中心に、Web制作やメディア運営などさまざまな事業を展開しています。
また、新規事業開発にも注力しており、上場も視野に入れながら事業を拡大しています。その中で経理業務の増加が予想され、最初は新たに社員を採用することも検討していました。

しかし、人手不足の中で即戦力となる人材を採用するには高いコストがかかると判断。外注できる仕事を他社に依頼することで、社員にはコア業務に専念してもらいたいという思いから、HELP YOU導入を決めました。

HELP YOUを導入してからは、担当者に余裕が生まれ、積極的にプロジェクトに参加できるようになりました。
また、担当者は視座が上がり、マネジメント視点を持って仕事に取り組めるようになったそうです。

社内メンバーの仕事への意識が大きく変化したことに、喜びと深い満足感を得ていただいています。

▼詳細はこちら

経理のアウトソース化で企業成長を促進。リソース拡充で生じた意識の変化とは？

まとめ

本記事では、経理業務の繁忙期を把握するために、1年間のスケジュールと経理の仕事内容を確認しました。また、なぜ繁忙期が発生するのか、そして、乗り切るためにはどのような対策を講じればよいのかについても詳しく紹介しました。

本記事を読むことで、繁忙期に経理部が業務過多の状況にあることが再認識できたと思います。
繁忙期の課題を解決するためには、自社の状況に合わせてリソースを配分し、適切な対策を講じることが必要です。

記事で紹介した5つの対策の中でも、アウトソーシングの活用は非常に有効で多くのメリットがあります。

経理の繁忙期にお悩みの方は、ぜひHELP YOUにご相談ください。ご要望に合わせて、御社の課題に合わせたご利用プランをご提案させていただきます。

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近年、さまざまな業界で人手不足が叫ばれています。その原因の一つは、少子高齢化による労働人口の減少、つまり働き手不足によるものです。

実際に、
「求人を出しても良い人材が見つからない」
「そもそも応募が来ない」
「人手不足で業務量が増え、過重労働になっている」
といった問題を抱えている企業も多いのではないでしょうか？

そこで本記事では、人手不足の現状や特に人手不足が深刻な業界、人手不足解消に向けて今すぐ行うべき4つの対策について具体的に解説します。
人手不足の原因や対策方法を知り、自社に最適な方法で人手不足を解消していきましょう。

人手不足の現状と原因

まずは、統計から人手不足の現状とその原因について見ていきましょう。

人手不足の現状

2022年の総務省の調査によると、労働力人口（※15歳以上人口のうち就業者と完全失業者の合計）は前年に比べ、5万人減少しているとされています。
特に、働き世代ともいわれる15〜64歳の労働力人口は、前年に比べて6万人も減少しているのです。

引用：総務省統計局「労働力調査（基本集計）2022年（令和４年）平均結果の概要」

なお、男女別でみると、男性の労働力人口は22万人の減少となってるものの、女性は15万人の増加となっています。育児休業制度の充実や働きやすさの改善など、働き方を取り巻く時代の変化も、女性の就業拡大に関係しているようです。

人手不足の原因１．少子高齢化

人手不足の原因の一つは、少子高齢化による働き手の不足です。

内閣府のデータをみると、日本の生産年齢人口（15〜64歳）は1995年の8,716万人をピークとして減少に転じ、その後、国内全体において働き手が不足していることが分かります。

引用：内閣府「令和5年版『高齢社会白書』第1節　高齢化の状況」

さらに、2025年には第一次ベビーブーム期（1947年〜1949年）に生まれた団塊世代が75歳の後期高齢者となり、超高齢化社会を迎える「2025年問題」が起こるといわれています。
国民の約5人に1人が75歳以上になることで、医療や介護などの需要の増加に伴う、社会保障費の負担増加や人材不足の深刻化が懸念されています。

人手不足の原因２．企業と求職者のミスマッチ

東京労働局「職業別有効求人・求職状況」の求人倍率をみると、人手不足の業界がある一方で、事務従事者などは人が余っている状況にあることが分かります。

これは、企業と求職者の間で求めるスキルや労働条件などのミスマッチが起き、人手不足につながっていると考えられます。

参考：労働局「職種別有効求人・求職状況（一般常用）」

人手不足が深刻な業界とその理由

前出の東京労働局「職業別有効求人・求職状況」の求人倍率をみると、ほぼ全ての職種で、求職者よりも求人数が大きく上回っています。

その中でも特に求人倍率が高い、すなわち人手不足になっている業界とその理由について解説します。

物流・運送業

現在、物流・運送業に欠かせないトラックドライバーの人手不足が深刻です。国土交通省のデータによると、トラックドライバーの有効求人倍率は全職種の2倍近い数値になっています。

また、トラック業界で働く人の年齢層は約半数が40〜54歳となっており、女性の就業者数も他の産業と比べて極めて低いのが特徴です。

ドライバーの人手不足の原因としては、賃金水準が全産業平均に比べて低い一方で、年間労働時間は長時間という、過酷な労働環境にあると考えられます。

さらに物流業界で問題となっているのが「2024年問題」です。働き方改革法案により、2024年4月からドライバーの労働時間に上限が課されました。
労働環境の改善につながる半面、物流・運送業界の売り上げ減少やドライバーの収入減などが懸念されており、今後ますます人手不足につながる可能性があります。

▼物流業界の人手不足解消の事例を知りたい方はこちら

【物流業界】採用業務の外注で体制を強化！

参考：
国土交通省「トラック事業の概要」
公益社団法人 全日本トラック協会「日本のトラック輸送産業 現状と課題 2022」

建設業

国土交通省の調査によると、令和2年の建設業就業者数は492万人となっており、平成9年のピーク時から比べると約28％も減少しています。

建設業の人手不足の理由としては、体力的に厳しい仕事というイメージや、給与水準が低いことなどが考えられます。実際に年間の総実労働時間は全産業と比べても約2割も長くなっています。

建設業では、建設技術などのノウハウ継承も重要ですが、働き手の高齢化（55歳以上が約36％、29歳以下が約12%）により、次世代への技術継承も課題になっています。

参考：国土交通省「最近の建設業を巡る状況について」

サービス業（飲食業・宿泊業）

サービス業の中でも、特に飲食業・宿泊業が人手不足となっています。東京商工リサーチの調査によると、特に飲食業・宿泊業ではパート・アルバイトなどの非正規社員の人手不足が深刻化しています。

飲食店や旅館・ホテルなどでは、立ち仕事も多く体力が必要です。また、多くの人と接するため精神面でも疲弊しがちです。
そのような労働環境下にもかかわらず、他の業界と比べて給与水準が低い傾向にあるのも、サービス業の人手不足の一因といえるでしょう。

また、飲食・宿泊サービス業は、他の業種と比べて入職率・離職率ともに大きく上回っています。つまり、入職しやすい反面、離職（転職）もしやすい業種であるがゆえに従業員が定着せず、結果として慢性的な人手不足となっているのです。

現在、ホテル業界においてもアフターコロナによる需要回復の兆しが見えており、インバウンド需要も拡大しています。今後も飲食業界や宿泊業界での人手不足はさらに強まると予想されます。

参考：
株式会社東京商工リサーチ「～ 2023年 企業の『人手不足』に関するアンケート調査 ～」
厚生労働省「産業別入職率・離職率（令和４年（2022））」

医療・介護・福祉

高齢化による需要の拡大に対して供給が追い付いていないのが、医療・介護・福祉業界です。

厚生労働省によると、65歳以上の人口が3割以上になるとされる2040年には、介護職員の必要数が69万人不足するというデータも発表されています。
特に都市部などの人口密集地がより人手不足となっており、介護職員一人にかかる負担が大きく、過重労働となっている現実があります。

医療・介護・福祉業界では夜勤を伴うことも多く、本来は従業員に負担がかかりにくい3交代制が理想とされていますが、実際に3交代を行っている施設は全体の6％にとどまっています。
このような体力的な負担と共に、人の命を預かるという精神的な負担も、医療・介護・福祉業界の人手不足につながっているようです。

▼介護業界・医療業界の人手不足解消の事例を知りたい方はこちら

【介護・医療】事務の外注で働きやすい職場づくりに注力できた

参考：
厚生労働省 「第８期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数について」
日本経済新聞「介護施設の長時間労働、7割が2交代制・夜勤16時間超」

IT系

経済産業省によると、IT業界での人材不足は、2030年には約79万人にまで拡大すると言われています。
IT市場の急成長によって需要が高まる中、知識やスキルを持ったIT人材の不足が続くと、企業価値だけではなく、国としての競争力の低下も危ぶまれます。

また、デジタルツールを活用したDX化の必要性が叫ばれる中、そのDXを推進する人材確保も課題となっています。

調査によると、 DXを推進する人材が「大幅に不足している」と答えたのが、アメリカでは3.3%に対し、日本は49.6％。IT業界の人材不足は、デジタル後進国ともいわれる日本企業の大きな問題となっているのです。

引用：IPA 独立行政法人 情報処理推進機構「DX白書2023」

参考：経済産業省「IT分野について」

中小企業

中小企業では、2013年以降全ての業種で従業員不足の傾向がありました。コロナ渦で一時的にプラス傾向にあったものの、近年ではまたマイナス傾向に戻っており、再び人手不足感が強まっています。

引用：経済産業省「令和４年度（2022 年度）の中小企業の動向」

中小企業が人手不足の理由には、上述のように、そもそもの労働力人口が減少しているという点があります。
中小企業の安定性・将来性を危惧したり、収入面や福利厚生などが大企業に劣るイメージがあることも中小企業の人材不足の理由の一つでしょう。

人手不足による企業への影響

人手不足が慢性化すると、企業経営や労働環境に悪い影響を与えることも少なくありません。ここからは、人手不足によって起こる企業への影響について解説します。

労働環境の悪化

人手不足の業界では、一人あたりの仕事量が多く、従業員が日々業務に追われているという状態も珍しくありません。
そのため、従業員の残業が慢性化したり、有給休暇を消化できず休息を十分に取れないなどの問題が発生しています。

このような状態が続くことで疲労が蓄積し、従業員のモチベーション低下、睡眠不足やストレスによるメンタルヘルスの不調などの悪影響を与える可能性があります。

離職者の増加

内閣府の調査によると、人手不足の企業ほど生産性や賃金水準が低く、離職率が高くなっているというデータがあります。賃金水準が低いことで、その求人への魅力を感じられず応募が来ないなど、人手不足がさらなる人手不足を招くという悪循環に陥っているのです。

また、人手不足は企業の生産性にも影響を与えます。企業全体では人手が足りていても、一部の職種や年齢の人材が過剰もしくは不足している場合、企業全体の労働生産性が低くなってしまう可能性があるようです。

参考：内閣府「第1章　日本経済の現状と課題　第3節」

事業縮小や倒産のリスク

人手不足を解消できなかった場合、業務に携わる従業員が少ない状態が続きます。万が一、従業員が体調を崩すなどした場合、対応できる業務量は減少してしまいます。

従業員一人一人が対応できる業務量にも限界があるため、現在の状態を維持することが難しくなり、結果として事業の縮小や倒産のリスクなどが考えられます。

人手不足を解消する4つの対策

ここからは、人手不足の業界が今すぐ行うべき4つの対策について解説していきます。

人事制度の見直し

人手不足を解消するための解決策の一つは、人事制度の見直しです。

年功序列ではなく、個人のスキルや努力を正当に評価し、業務内容や成果に見合った評価をすることで従業員のモチベーションが上がります。従業員の満足度がアップすれば、離職率の軽減にもつながるでしょう。

また、採用の要ともいえる人事制度を変えることで、より良い人材獲得ができるようになります。良い人材を確保することで業務の質や生産性も向上するなど、企業にとって大きなプラスに結び付いていくでしょう。

女性やシニア層、外国人の活躍推進

「国土交通白書2020」によると、生産年齢人口が減少する中、女性や高齢者の就業率は上昇しています。女性やシニア層が働きやすい環境づくりや施策（産休育休の促進、テレワークの推進、時短勤務など）を打つことも、人手不足の解消に効果的といえます。

また、外国人材の雇用も人手不足解消につながります。実際に、日本国内の外国人労働者数は年々増加しており、産業別に見るとサービス業・建設業・医療福祉など、人手不足業界ですでに多くの外国人労働者が活躍しています。

参考：
厚生労働省「『外国人雇用状況』の届出状況まとめ」
国土交通省「国土交通白書2020」

DX化・デジタル化の推進

働き手をすぐに増やせない場合、従来の業務を効率化することで少ない人手でも回るようにすることが重要です。
最近では、業務効率化のためにデジタル技術を活用したDX化（デジタルトランスフォーメーション）の推進が求められつつあります。

具体的には、

• 書類をペーパーレス化する
• 保存データをクラウドで管理する
• Web会議を導入する
• ビジネス向けのチャットツールを導入する

などが挙げられます。

このように、自社に最適なITツールを導入するなど、DX化を推進することで業務効率や生産性を上げることが可能です。

アウトソーシングを導入する

アウトソーシングを導入し、社内の一部を外部に委託することで、よりスピーディーに人手不足を解消できます。

例えば、以下のような業務をアウトソーシング業者に外注できます。

【アウトソーシングできる業務の例】（クリックで拡大できます）

また、アウトソーシングを活用することで、人手不足の解消だけでなく、さまざまなメリットを得ることができます。

【アウトソーシングのメリット】

• 業務過多で時間に追われていた従業員がコア業務に集中できる
• 専門スキルを持った人材をすぐに活用できるため、採用や教育の手間がかからない
• 経験豊富なプロへの外注で業務の効率や質が上がる
• 時間に余裕ができることでケアレスミスなどの防止につながる

このように、アウトソーシングをうまく活用することで、人手不足の解消とともに業務の効率化などを進めることができます。

▼下記の資料では、人手不足の現状や解決策についてさらに詳しく解説しています。人手不足に悩む企業の方は、ぜひ無料ダウンロードしてお役立てください！

人手不足解消は「HELP YOU」におまかせ

人手不足の解消に役立つアウトソーシング。ここからは、おすすめのアウトソーシングサービス「HELP YOU」をご紹介します。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

HELP YOU導入事例

HELP YOUへのアウトソーシング事例をご紹介します。

日本全国80以上の拠点を持ち、総合物流企業としてさまざまな事業を展開する株式会社ギオン様。食品卸やEC、個人宅様へのデリバリー業務の他、自動車部品や、企業様の重要書類などをお預かりして保管するサービスも提供しています。

【HELP YOUへの主な依頼内容】
採用サイトでのスカウトメール送信や、各拠点の中途採用業務のフォローです。また、採用広報課が発行している社内報の作成もご依頼いただいています。

【HELP YOU導入前の課題】
採用広報のチームが一時的に人員不足になってしまう状況がありました。採用広報の業務に限らず、自社でなくても進められる業務を委託できる人材を探していたそうです。

【HELP YOU導入後の成果】
HELP YOU導入後は、一人あたりの業務負荷は明らかに軽減されていると感じ、「もっと前から導入すれば良かった」とお話いただきました。
現在、HELP YOUによって働きやすい環境を整備できつつあり、以前と比べて大きな変化となっているそうです。

業務を委託する上で、「細かい説明をしなくても理解してくれる点や、不明な点がある場合も都度確認をしてくれるので、隣で仕事をしているのと変わらないコミュニケーションが可能」という評価もいただきました。

▼詳細はこちら

【物流業界】採用業務の外注で体制を強化！

HELP YOUの評判・口コミ

管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

まとめ

人手不足の現状と人手不足がより深刻な業界、そして人手不足を解消する方法について解説しました。

人手不足の原因は、少子高齢化による労働人口の減少が大きな要因の一つです。まずは人事制度を見直し、賃金を上昇させ、労働環境を改善するなど、従業員や求職者にとって魅力・やりがいのある職場環境を整えることが大切です。

そのうえで、DX化やアウトソーシングの活用により、業務効率化や人材不足解消を図れば、企業の労働生産性も高まり、売上も増加するでしょう。

人手不足が大きな課題となっている企業は、ぜひ本記事を参考にしてください。

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投稿 人手不足の業界とその理由は？今すぐ行うべき4つの対策 は HELP YOU に最初に表示されました。

日本は諸外国と比べて、労働生産性が低いといわれています。働き方改革が叫ばれている今、企業にとって労働生産性を上げることは重要な課題です。

とはいえ、

• なぜ労働生産性が低いのか
• 労働生産性を上げるにはどうしたらいいのか分からない

という方も多いでしょう。

そこで、本記事では日本の労働生産性が低下する要因、労働生産性を上げる方法を具体的に紹介します。
本記事を読むことで、自社の労働生産性の低下を招いている要因を理解でき、生産性向上へ向けたアクションを起こすことができます。ぜひ参考にしてください。

日本の労働生産性は低い？

まず、日本の労働生産性はどのくらいなのか、海外と比べてみましょう。

日本と海外の労働生産性

労働生産性とは、「労働者一人当たり、もしくは労働1時間当たりに生み出す成果」のことです。つまり労働者の数や働いた時間に対して産出量（アウトプット）が多いほど、労働生産性が高いといえます。

この定義を踏まえたうえで、日本と海外の労働生産性を比べてみましょう。

公益財団法人日本生産性本部が発表した「労働生産性の国際比較」（2022年版）によると、日本の時間当たりの労働生産性は49.9ドル（5,006 円）、OECD加盟38ヵ国中27位という結果でした。前年より1.5％上昇したものの、順位としては1970年以降最も低くなっている状況です。

この結果から、諸外国と比べると日本の労働生産性は低めであることが分かります。

参考：公益財団法人日本生産性本部「労働生産性の国際比較」

日本の労働生産性が低下する要因

では、日本の労働生産性が低下する要因とは、いったい何なのでしょうか。以下より、4つの要因を解説していきます。

睡眠不足

一つ目の要因は睡眠不足です。日本人は、「世界一睡眠時間が短い」といわれています。
フランスのヘルスケア企業が行った調査によると、2020年の日本人の平均睡眠時間は6時間22分。調査対象となった14ヵ国中、最下位でした。

そして、睡眠不足には以下の弊害があることも研究結果から判明しています。

• 起床から17時間を超えた場合、飲酒した状態と同程度に人の能力は低下する
• 社員の睡眠時間の多寡で、企業の利益率に約2ポイントの差が生じる　など

このように睡眠不足は、日中の生産性に大きな影響を与えているのです。

参考：
日本経済新聞「眠れない日本、生産性低く」
産経新聞「睡眠不足は酩酊と同じ　『眠り』見直し、会社で仮眠も」

アナログな作業環境

アナログな作業環境も労働生産性を下げる原因です。日本には、ハンコ文化や紙文化などが根強く残っており、次のような問題が生まれています。

• 承認決済の遅延

取引などを書類で行うと、デジタルよりも承認までに時間がかかる傾向があります。FAX送信や郵送を挟んだ場合はさらに承認が遅れます。

• リソースの消費

アナログ作業はデジタルよりも処理に労力がかかります。特に書類処理の多いバックオフィス部門にとっては、大きな負荷となっているかもしれません。
アナログな作業環境により業務効率が低下すると、それに伴い生産性も低下してしまいます。

業務の属人化

三つ目の要因は、業務の属人化です。「業務の属人化」とは、特定の担当者しか作業ができない状態を指します。

業務の属人化の問題は担当者がいないと業務が進まないこと、もしくは離職などによって業務が停滞してしまうことです。

また、他の社員による業務の見直しも行えないため、業務改善ができません。生産性が低いまま、長時間かけて同じ作業を繰り返している場合もあるでしょう。

このように属人化によって業務の改善や遂行ができないと、生産性の低下を招いてしまうのです。

長時間労働

最後の労働生産性低下の要因は、長時間労働です。
先述したアナログな作業環境や、業務の属人化などで業務効率が悪化すると、長時間労働が引き起こされます。

また、日本には残業を美徳とするような風土もあり、現状は長時間労働が常態化しているといえるでしょう。
長時間労働は労働者の心を蝕み、仕事へのモチベーションを低下させます。そして社員のモチベーションの低下は、労働生産性の低下に直結しているのです。

労働生産性を上げる方法

以上の要因を踏まえたうえで、ここからは労働生産性を上げる5つの方法を紹介します。参考にしてください。

業務の標準化

まず、業務の標準化で生産性を上げることができます。
業務を標準化する方法として、

• 業務内容やフローの整理と可視化
• マニュアルや手順書の作成

などがあります。

業務を標準化すると、新しい社員に仕事を覚えてもらうときに一から教える必要がありません。マニュアルや手順書で業務内容をある程度把握してもらえるため、教育の手間が省けます。

また、担当者が急に休んだり、辞めたりしても別の社員に任せることができ、業務の属人化を防げます。
さらに、業務品質の一定化によって無駄な工数の削減も可能です。よって、業務効率や生産性のアップが期待できるでしょう。

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わかりやすい手順書の作り方を5ステップで解説

業務のデータ化

また、業務のデータ化も労働生産性を上げる方法の一つです。今まで紙媒体で行なっていた作業を、データ化（ペーパーレス化・クラウド化）することで資料の検索や共有などがしやすくなります。

紙の資料は、キャビネットやラックから目的のものを探さなければなりません。しかしデータ化されていれば、検索機能を使って求めている情報をすばやく発見できます。

また、会議用の資料を用意する際も、データ化すれば人数分の資料を準備する必要はありません。クラウドに資料データをアップするだけで完了です。
業務のデータ化は手間を省き、業務効率を上げてくれます。その結果、生産性向上にもつながっていくのです。

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データ入力代行サービス10選【事例あり】｜比較ポイントや料金を徹底解説

業務の自動化

次に紹介するのは、業務の自動化です。今まで人力や手作業で行っていた業務をRPAツールなどで自動化し、作業時間を短縮します。

RPAツールは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略称。AIなどにより、コンピューター上で行う業務を自動化するツールです。

RPAツールのもっとも大きな特徴は、精度が高く高速処理が可能な点です。
人間の手による作業はミスが発生しやすく、限界もあります。業務を自動化することで、スピーディーかつミスのない業務進行が実現し、生産性の向上が叶います。

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RPAとは│基礎知識を徹底解説！できることやメリットは？

働きやすい環境づくり

四つ目は、働きやすい環境づくりです。
生産性の向上を図るには作業環境だけでなく、職場環境の見直しも重要です。働きやすい職場づくりによって従業員のモチベーションが上がり、生産性向上につながります。

働きやすい環境には、以下のような特徴があります。

• テレワークの導入

場所や時間を自由に選択できる分、従業員は効率よく働くことができ、仕事と家庭の両立もしやすくなるでしょう。

• 残業の削減

社員の身体、精神への負担を減らします。また、時間に限りがあることで業務効率を考えて働くようにもなります。

• 教育体制の充実

資格取得のサポートや業務効率を上げるスキルの講習などを行うと、スキルアップに対する社員の能動性を促すことができます。

このように、働き方や働く環境を見直すことで従業員のやる気を引き出し、離職を抑えることができます。その結果、生産性もアップするでしょう。

アウトソーシングの導入

最後の方法は、アウトソーシングの導入です。少子高齢化による働き手不足が叫ばれるなか、社内のリソースだけで全ての業務を行うことは今後難しくなってくるでしょう。

資料やメール作成といったノンコア業務をアウトソーシングすると、自社のリソースをコア業務に集中でき、企業の競争力を高めることができます。

また、アウトソーシングは単に人手不足を補うサービスではありません。その業務を専門とするプロが対応するため、スピードや品質アップにもつながります。

社外の力を活用し、生産性を向上させていきましょう。

生産性向上は「HELP YOU」におまかせ

最後に、おすすめのアウトソーシングサービスとして「HELP YOU」をご紹介します。

「HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

HELP YOUのプラン

＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。

HELP YOUのサービス内容と料金

HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

HELP YOUの生産性向上事例

HELP YOUの生産性向上事例を紹介します。

【企業概要】
クライアント：株式会社eSENRYAKU（イーセンリャク）様
中小企業の集客における、戦略支援事業を展開。主にリスティング広告やホームページ作成、SEOキーワードの埋め込みなどを受注し、戦略を提案されています。

【HELP YOUへの依頼内容】
ホームページの作成、分析

【導入前の課題】
HELP YOU導入前はホームページ制作会社に発注されていましたが、要望どおりの成果物が上がってこないことに課題を感じていたそうです。

【導入後の効果】
HELP YOUではホームページ制作をご依頼いただいた際に、クライアントと話し合いの場を設定。ご要望を整理したうえで完成イメージを的確につかみ、制作物に反映しています。

また、クライアントの考えが顧客に伝わるようにサポートさせていただいたところ、コンサルティングサービス自体のクオリティが向上。事務作業の負担も減り、クライアントが営業に時間を使えるようになりました。

結果として生産性がアップし、現在ではHELP YOU導入前と比べて、2倍近い売り上げを達成しています。

▼詳細はこちら

「アシスタントに『守り』を任せて、自分は『攻め』の経営に集中」eSENRYAKU（イーセンリャク）代表　三浦佳士さま

生産性向上のまとめ

本記事では、日本の労働生産性が低下する4つの原因と、労働生産性を上げる5つの方法を紹介しました。

労働生産性の低下は、「睡眠不足」「アナログな作業環境」「業務の属人化」「長時間労働」などが原因です。
そして、労働生産性を向上させるには、以下の方法の実践が必要です。

• 業務の標準化
• 業務のデータ化
• 業務の自動化
• 働きやすい環境づくり
• アウトソーシングの導入

自社のみで生産性アップの改善が難しい場合は、外部への委託も考えてみましょう。

「社内リソースを自社の重要な業務に集中させ、あとはアウトソーシングに任せたい！」と思った方は、ぜひHELP YOUへお問い合わせ下さい。
アウトソーシングできる業務を切り出し、最適なチームでサポートさせていただきます。

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経理業務を効率化する5つの方法！手順や成功事例も解説

投稿 日本の労働生産性が低下する要因とは？生産性向上の方法を解説！ は HELP YOU に最初に表示されました。

毎日のメールチェックや日報作成、経費精算。どのような職場でも、こういったルーチンワークはつきものです。
日々当たり前のように作業しているかもしれませんが、意外とルーチンワークには時間がかかるもの。
やり方を少し見直すだけで作業時間がぐっと短縮し、業務効率化につながります。

しかし、いきなりルーチンワークの見直しと言われても、多くの人はどんな業務をどんなふうに効率化したらいいのか思いつかないものです。
そこで今回は、ルーチンワークの効率化に成功したさまざまな企業を紹介しながら、業務効率化に役立つ便利なサービスやツールについても解説します。

働き方改革を推進している企業や、人手不足や業務量過多でなかなか就業時間内に仕事が終わらないという方は、ぜひ参考にしてください。
業務効率化を推し進め、自社の生産性を向上させていきましょう。

ルーチンワークが効率化を妨げる理由

単純作業と思われがちなルーチンワークこそ、実は業務効率化の妨げになっていることが少なくありません。
その理由を知っておくことが、ルーチンワークの方法を見直すための第一歩となるはずです。

単純作業だからこそムダに気づきにくい

ルーチンワークの多くは単純作業であり、毎日同じやり方でも特に疑問を感じることなく作業してしまいがちです。
その結果、なかなかムダに気付かずに、業務効率化を妨げることになってしまいます。ルーチンワークが短時間で終わるものであればあるほど、ムダに気づきにくいものです。

しかし、わずか5分程度のルーチンワークでも、1人が1ヵ月に20日働けば100分、1年働けば1,200分（＝20時間）にもなります。
ルーチンワークのやり方を見直して通常5分かかる作業を1分でも短縮できれば、確実に業務効率化を図ることができます。

ルーチンワークこそがモチベーションを低下させる

通常業務には明確な目標があるものですが、ルーチンワークにはこれといった目標がなく、ただ「こなすこと」が目的になってしまっていがちです。
目標がない業務には高い意識を持ちにくく、だらだらと時間をかけることで業務効率化を妨げてしまうのです。

時には「当たり前のようになっている作業が、本当に必要なものかどうか」を見直し、目標や目的をきちんと設定することをおすすめします。

アナログなルーチンワークが業務効率化を妨げる

経費精算など経理関連のルーチンワークは、電卓を使って伝票を手書き作成するよりも、Excelやクラウド会計ソフトなどを使った方がずっと効率的です。
日報もいまだに手書き作成している会社もありますが、パソコンで作成した方がずっと効率的かつ読みやすくなります。

そのことに気付かずに「手書きの方が慣れているから」「IT関連のことはよく分からないから」と最初から諦めてしまっていることが、業務効率化を妨げているのかもしれません。

ルーチンワークを効率化する重要性がわかる事例

ルーチンワークを効率化したことで、業務全体の効率を上げることができた事例を紹介します。
大手企業や優良企業の例をいくつか取り上げているので、ルーチンワークの効率化に頭を悩ませている方は、ぜひ参考にしてください。

定例会議をやめて業務効率化と経費削減に成功した「ココナラ」

こちらは定例会議の方法を見直し、会議時間の短縮と経費の削減に成功した事例です。

スキルマーケットの「ココナラ」を展開する株式会社ココナラは、これまで会議室で行っていた定例会議をやめ、執務室内のスタンディングテーブルで行うプチミーティングを採用しました。

プチミーティングは立ちながら行うため、必要な時のみ開催し、話が終わったらすぐに解散できます。こうした改革によって、ココナラはスピーディーなミーティングを実現できるようになりました。

会議室を使わなくなると、会議時間を短縮できることはもちろん、会議室の利用料を節約できます。

カスタマーサポートを見直して情報の共有化に成功した「アトラエ」

こちらは顧客とのやりとりにカスタマーサポートツールを採用したことで、メールチェックの時間を短縮できた事例です。

求人情報サービス「Green」を運営している株式会社アトラエでは、カスタマーサポートのメンバーが個人メールで日常的にクライアントとやり取りしていました。
しかし、ルーチンワークが個別化されていると情報を共有できず、一人一人の進捗がわからないという問題点があったようです。

そこで、個人メールのやりとりを廃止し、カスタマーサポートツールを導入。手の空いている人がその場で対応できるようになり、返信がスピーディーになりました。
このことでメールチェックというルーチンワークがなくなり、業務効率化に成功しています。

営業のオンライン化で顧客を倍増した「Sansan」

こちらは一切の顧客訪問をストップしながら、売上アップに成功した事例です。

営業担当者の中には新規開拓やルート営業がルーチンワークになってしまっている人が多いはずです。成果を得られれば訪問した甲斐がありますが、そうでなければ時間や交通費を浪費したことになります。

名刺管理サービスで有名なSansan株式会社は、2013年から顧客訪問を禁止し、すべての営業活動をオンライン化しました。
営業担当者は外出する必要がなくなり、顧客との商談はすべてオンラインミーティングで行うようにしたのです。

その結果、売り上げは2倍にアップ。また、アポ取り担当と商談担当を分けたことで、それぞれが各業務に集中できるようになったといわれています。
営業のルーチンワークをなくしたことで売り上げアップに成功した、非常に斬新な事例です。

効率化しやすいルーチンワーク

ルーチンワークの効率化を目指す場合でも、効率化しやすい業務とそうではないものがあるはずです。
まずは効率化しやすい業務から見直しすることをおすすめします。

ルーチンワーク化している会議やミーティング

どの会社でも行われている会議やミーティングですが、ルーチンワーク化していることが多いものです。
しかし、会議方法や議事録を見直すことで会議時間を短縮したり、頻度を減らしたりすることができます。

最近ではZoomなどのオンライン会議ツールを使うことで、遠くにいる人とも簡単に会議ができるようになりました。こうすることで、遠方の支店で働いている人もわざわざ会議場まで時間をかけて足を運ぶ必要がなくなります。
また、会議の会場を見直すことで、会議時間の短縮や費用の削減が実現されるはずです。

資料や名刺の保存・管理

毎日のように渡される資料や頂いた名刺の保存・保管は、意外と時間がかかるものです。
ファイルを開けて分かりやすいように収納したり、使用後に元の場所に戻したりするのには手間がかかりますが、誰でもできる作業でもあります。

このような誰でもできる定型的なノンコア業務は、思い切って他者に任せてみるのも一つの手です。以降の章で紹介するツールや代行サービスを導入してみてはいかがでしょうか。

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名刺のデータ化代行サービスを効果的に利用しよう！サービス内容や料金相場を徹底解説

経費の計算も効率化しやすい業務のひとつ

交通費や交際費などの経費計算も細かいルーチンワークのひとつですが、最近は経理の知識がなくても簡単に操作できるクラウド会計ソフトが続々と登場しています。

これまでは手書きで伝票を作成し、経費を申請していた人も、クラウドソフトを取り入れてみてはいかがでしょうか。ルーチンワークにかかっていた時間が、ぐっと短縮されるはずです。

ルーチンワークを効率化する方法①ツール

ここからは、実際にルーチンワークの効率化に役立つツールとサービスを紹介します。どれもルーチンワークに毎日時間を取られている人におすすめしたいツールです。

自動で名刺管理をしてくれる「Sansan」

「Sansan」は導入実績8,000社以上を誇る名刺管理サービスです。
AI名刺管理では、名刺をスキャンするだけで簡単に情報を取り込めるだけでなく、全社員の人脈を社内で共有することができます。名刺収納の手間が省けるのに加え、名刺を探す必要もなくなるでしょう。

見積書や経費の計算は「freee」で

クラウド会計ソフトの「freee」は、帳簿付けにぴったりのツールです。
銀行口座やクレジットカードを同期しておけば、利用履歴を取り込みながら帳簿付けができます。見積書や請求書、納品書の発行の作成も容易です。
使い方がとても簡単なので、経理の知識がない人でも取り入れやすいツールです。

顧客管理に役立つ「Canbus」

名刺の管理と同様に、顧客管理もルーチンワークではありますが、情報量が多く時間もかかりやすいもの。
しかし、ビジネスアプリプラットフォームの「Canbus」を使えば、顧客管理機能で会社情報や納入商品、対応履歴などを記録でき、必要なときにすぐに情報を引き出せます。

顧客の社歴や役職などの人物情報を登録しておけば、うっかり相手の情報を忘れてしまったときにもすぐに確認できるでしょう。ルーチンワークの効率化だけでなく、営業促進ツールとしても優秀です。

契約を効率化させる「クラウドサイン」

契約成立時に行う契約書のやり取りは必要なものですが、紙書類での契約は印紙を用意したり郵送したりと、なかなか手間がかかります。

しかし、電子契約サービスの「クラウドサイン」を利用すれば、電子上で契約を交わすことができるようになります。さらに電子契約は印紙税法上、課税文書に当たらないため、印紙を貼る必要もありません。

電子契約システムを導入することで、契約時のルーチンワークとなっていた契約書のやり取りを短縮化できます。

定型業務を自動化するRPAツール「UiPath」

近年、注目されている「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」。ソフトウェアロボットを使い、パソコン上で行うさまざまな作業を自動化する技術です。

RPAは単純作業と特に相性が良く、定型的なルーティンワークの効率化にうってつけのツールです。また、AIと組み合わせることで高度な作業の自動化も可能になります。

そんなRPAツールの中でもおすすめなのが「UiPath」です。国内導入実績は1,000社以上にのぼり、「日経コンピュータ 顧客満足度調査 2021-2022」のRPAソフト／サービス部門では3年連続1位を獲得しています。

工数削減や人材不足の解消、人的ミスの削減など、RPA導入には多くのメリットがあります。働き方改革やDX推進を考える上でも、RPAツールの導入は今後欠かせない施策と言えるでしょう。

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ルーチンワークを効率化する方法②アウトソーシング

社内事情を知らなくても作業できる定型的なルーチンワークは、アウトソーシングサービスなどを利用して、外部の人間に委託するのが有効です。ここでは、おすすめの3社を紹介します。

幅広い業務を任せられる「HELP YOU」

オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」では、優秀なスタッフが豊富にそろっているため、業界・業種関係なくあらゆる業務を依頼できます。

クライアントごとに一人のディレクターがつき、数人から数十人のメンバーが業務を行うチーム体制を取っているため、サポート体制は万全。ノンコア業務を手放し、社員が重要なコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

事務作業はもちろん、経理、総務、人事・採用、営業サポート、メディア運用など、幅広い業務を依頼できます。ルーチンワークに限らず、業務体制を全面的に見直したいと考えている企業や組織におすすめです。

HELP YOUの活用事例

HELP YOU導入により、経理のルーティンワークを効率化した事例をご紹介します。

コールセンター運営企業さまからのご依頼により、HELP YOUでは請求明細書の作成を代行。
依頼前は、事前準備に2時間・明細書作成に8時間・確認と発行に2時間、合計12時間もの時間がかかっていました。

HELP YOUでは、この一連の作業を自動化ツールの導入によって効率化。クライアントの作業時間は3時間に減り、9時間の工数削減に成功しました。
このように、ご依頼いただいた作業をそのまま請け負うのではなく、業務改善を行ったうえで作業の効率化を実現しています。

クライアントからは「月初に集中していた経理業務負担が大幅に減り、残業時間も減りました！」という喜びの声を頂きました。
経理業務は繁閑の差があるため、アルバイトや派遣社員を恒常的に雇うよりも、必要な時にピンポイントで依頼できるアウトソーシングへの外注に向いている業務の一つです。

自分で費用を設定できる「ランサーズ」

クラウドソーシングサイトのランサーズでは、さまざまなルーチンワークを代行してくれる人材をリーズナブルに探せる点が魅力です。
予算に合わせて人材を探せるため、予算が限られている企業や組織にマッチします。

ただし、登録しているスタッフの質には差があるので、評価をよく見てから決めるようにしてください。

経理関連のアウトソーシングなら「OAGアウトソーシング」

請求書や納品書の発行や帳簿付けなど、経理関連のルーチンワークを依頼するなら、OAGアウトソーシングがおすすめです。
会計のプロがそろっているため、経理・税務関連のルーチンワークをすべて任せることができます。
経理や総務専門のスタッフ派遣も行っているため、人材不足に困っている方は相談してみてはいかがでしょうか。コンサルティング部門には労務関連の困り事を相談できます。

ルーチンワーク効率化のまとめ

ルーチンワークを効率化するためには、まず今行っている業務の取り組み方やフローに疑問を持ち、見直してみることが大切です。
その上で仕事の段取りを考え直したり、自動化したりすると業務改善につながるでしょう。

しかし、なかなか改善点が見つけられない場合は、便利なツールやアウトソーシングサービスを利用することをおすすめします。
業務改善のプロやツールの力を借りて、確実に業務効率化を実現しましょう。ルーチンワークの効率化にお悩みの方は、ぜひ検討してみてください。

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バックオフィス代行サービス比較6選！依頼できる業務や費用相場、選び方も解説

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「業務改善」は、事業規模にかかわらず、多くの企業が抱える課題です。
かねてより進められている働き方改革への取り組みや、コロナ禍でのテレワーク・リモートワークの導入、DX（デジタルトランスフォーメーション）化を目指すツールの登場など、ビジネス事情は日々変化しています。

そうした状況の中でより生産性を上げるためには、業務の効率を上げることはもちろん、従業員が働きやすい環境を整えることも重要です。

しかし、
「業務改善に取り組みたいけれど、時間も人手も足りない」
「何から始めればいいのか、アイデアがほしい」
とお困りの経営者・担当者の方もいることでしょう。

今回は、業務改善を行うために知っておきたいポイントについて解説します。

この記事を読むと、業務改善に取り組むステップやアイデアを知ることができ、業務の効率化を進める具体的な手順を想定することができます。
また、業務改善を行った事例も紹介するので、自社が取り組むべき課題や必要な作業などを見極めるヒントになります。

ぜひ参考にしてみてください。

業務改善とは

業務改善とは、業務プロセスを見直し、効率化を図ることを指します。
はじめに、なぜ業務改善が必要なのか、そのメリットは何なのかを見ていきましょう。

業務改善が求められる背景

公益財団法人日本生産性本部が発表した「労働生産性の国際比較2021」によると、日本の時間当たり労働生産性は49.5ドル（5,086円）で、OECD加盟38カ国中23位。
OECD加盟国の中でも日本の労働生産性は低く、生産性の向上は喫緊の課題といえます。

日本では人口の減少が続いています。少子高齢化が進み労働人口が減少する中、多くの企業では慢性的な人材確保の困難に直面しているのが現状です。
そのため、業務改善による生産性や業務効率の向上が求められているのです。

後ほど説明しますが、業務改善にはさまざまな方法があります。
業務改善を行った結果、DXやテレワーク・リモートワーク、働き方改革の推進につながることが見込めます。

業務改善を行うメリット

業務改善を実現すると、日々の作業が効率よく進められるようになり、生産性がアップします。
ムダをカットすることで、時間的・金銭的なコストを削減。より注力したいコア業務にリソースをあてることができるようになります。
そうなれば、利益拡大や顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

また、業務を整理することで、特定の従業員だけが仕事の進め方や進捗を把握している“属人化”状態を防ぎ、業務品質の均一化が叶います。
誰もが仕事を担当しやすい状況は従業員に安心感を与え、個人のモチベーションアップや組織の活性化にも役立ちます。

効率的に業務を進めることができ、従業員が快適に仕事に取り組める。企業の成長のためにも、業務改善が必要なのです。

業務改善のステップ

次に、業務改善のステップを順を追って見てみましょう。
実際に業務改善を行う場合、「業務改善」そのものに取り掛かる前から準備が必要です。

現状を把握する

はじめに、現状を把握しましょう。
今まで疑問を持たずに取り組んでいた業務でも、見直してみるとムダが潜んでいる可能性もあります。

それぞれの業務について、担当部署・担当者、作業にかかる工数、発生頻度などを整理します。
その業務に必要なスキルもまとめておくと便利です。

業務の棚卸しを行うことで、時間がかかりすぎている部分や人手が足りない部分など、現状を可視化することができます。

課題を洗い出す

次に、課題の洗い出しを行います。
作業時間がかかってしまう原因や、ミスが頻発している理由について分析しましょう。

例えば、同じような作業が重複して発生している場合。「手順・担当者が明確になっていない」「チェック体制が機能していない」などの原因が考えられます。

担当者以外が内容を把握しておらず仕事が属人的になっていたり、使用ツールのマニュアルが分かりにくい、などもよくある課題です。
業務における問題点をまとめてみましょう。

目的や目標を明確にする

改善すべき業務が決まったら、あらためて業務改善の目的や目標を明確にしましょう。
目指すべき姿を社内や部署内で共有することが重要です。

「工数をこれくらい削減する」「コストをこれくらいカットする」など、具体的な数値に落とし込めると分かりやすいですね。

目的・目標を共有すると同時に、いつまでにどのような作業を行うのか、実施のスケジュールや段取りを考えておくことも大切です。

施策を実施する

さあ、実際に業務改善の施策に取り組みましょう！
計画通りに進めるのは難しいですが、定期的に社内・部署内で進捗や問題点などを共有することが重要です。

具体的な改善策のアイデアや事例は後ほど紹介します。

効果検証を行う

業務改善の施策を実施した後は、効果検証を行いましょう。

計画通りに進められたか？何が課題だったか？
どの施策に効果があったか？想定していたスキルで事足りたか？
引き続き施策を行う場合は、どのように進めていくべきか？
もしくは、新たな方法を考える必要があるか？

行った改善策について、あらゆる角度からチェックしてみてください。
PDCAサイクルを回しながら改善策に取り組むことで、さらなる業務効率化を進めていくことができます。

業務改善のアイデア6選

業務改善の進め方について解説しました。

では、実際にどのような方法で業務改善に取り組めばよいのでしょうか？

先にも述べたように、施策の精度を高めるためには、業務改善の目的・目標を定めたうえで実施することが重要です。
組織の目的・目標に沿った、実施部署にフィットした方法を選択するようにしましょう。

ここでは、業務改善に役立つアイデアを6つ紹介します。

廃止・簡略化

一つ目のアイデアは、廃止・簡略化です。
ムダな作業や形骸化している業務を簡略化、場合によっては廃止しましょう。

例えば、会議の頻度や参加人数を減らす、作成資料を厳選する。また、業務工程のフローチャートを作成したり、個々のスケジュールを可視化することでムダを見つけやすくなり、廃止・簡略化の手助けにもなります。

ムダな作業をそぎ落とすことは、時間短縮だけでなく、業務の標準化にもつながります。
「この資料は本当に必要なのか」「この作業はどのようなアウトプットにつながるのか」と、常に業務の本質を考えることがポイントです。

集約化

二つ目のアイデアは、集約化。
部署ごと、拠点ごとにバラバラに行っている作業で、まとめられそうなものがあれば、人数や回数などを集約しましょう。

集約化を実現するためには、日々の情報共有が必要不可欠です。
業務の内容や進捗、課題などを共有し、可視化しておきましょう。

作業のムダを省き、迅速で適切な判断を可能にするだけでなく、社内の知識や経験の集約化にもつながります。

標準化・均一化

三つ目のアイデアは、標準化・均一化です。
担当者や担当部署によって業務のやり方や形式が異なっている場合は、それらを統一しましょう。そうすることで、業務の属人化を防ぎ、品質を均一にすることができます。

標準化・均一化には、マニュアル整備がおすすめです。誰が読んでも理解しやすい文面や図表を用いて作成しましょう。

また、作業工程を記したフローチャートや、これまでのビジネス情報を蓄積したデータベースも併せて活用してみてください。
トラブルが発生したときの対応や、お客様への対応なども統一することが可能です。

標準化・均一化は、成果物のクオリティを均一にし、顧客満足度を向上するだけでなく、自動化や外注化の際にも重要です。
「自社の仕事の進め方」をまとめておけば、システムを活用したり、アウトソーシングを利用するときでも、スムーズに導入することができますよ。

電子化・オンライン化

電子化・オンライン化も、効果的な業務改善のアイデアです。
アナログ作業をデジタル化することで、効率や利便性が格段に向上します。

例えば、書類やハンコを電子化し、ペーパーレスにすれば、オフィス以外での業務が可能になります。
データをクラウド化すれば、営業担当者が取引先でさまざまな資料を臨機応変に紹介できます。

また、オンライン会議やWeb面接などのツールを活用することで、企業は優秀な人材を拠点に縛られずに集めることができ、従業員は場所や時間に縛られない働き方を選ぶことができます。

電子化・オンライン化は、テレワーク・リモートワークやDX化を推進し、企業の成長にも貢献するのです。

出典：「情報通信白書令和2年版」（総務省）より作成

総務省「情報通信白書令和2年版」によると、クラウドサービスを利用している企業の割合は約6割。
「非常に効果があった」「ある程度効果があった」と回答した企業の割合は8割以上にも上り、多くの企業がクラウドサービスの効果を実感しているようです。

自動化

自動化も、業務効率を向上させる有益なアイデアです。
手動で行っている作業を、ツールなどを活用して自動化し、時間短縮、作業効率アップを実現します。

例えば、マクロを利用してExcelやWord、メールを処理すれば、ボタン一つで作業が完結し、業務効率は大幅にアップします。

また、RPAやチャットボットの導入も一つの手です。

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略で、これまで人間が対応してきた作業を人間に代わって行い、自動化するツールのこと。
特に単純業務や繰り返し行う業務は自動化しやすく、複数のシステムを使うルーティン作業などにRPAを導入すると大きな効果を発揮します。

チャットボットは人工知能を活用した自動会話プログラムのこと。ユーザーのコメントに対して、チャットボットが自動で返答することが可能です。Webサイトのヘルプデスクやお問い合わせに利用することができます。

自動化は作業効率の向上だけでなく、担当者が変わったときでも引き継ぎしやすい、というメリットもあります。
業務を止めることなく、効率的に遂行できるので、ルーティンワークにこそ適しているといえます。

外注化

最後に紹介するアイデアは、外注化です。
定型業務をアウトソースすることで、コア業務に注力できる環境をつくることができます。

企業のリソースが限られている以上、全ての業務を自社で完結させることが難しい場合もあるでしょう。
そんなときは、外注化も検討してみてください。

人手不足に悩むスタートアップ企業や中小企業はもちろん、大企業での利用も増加しています。
最近では、ノンコア業務を外注してコア業務に集中し、競争力の強化を図ったり、アウトソーシング先の専門性を自社サービスの向上に活用するなど、戦略的な活用も見られます。

業務改善の成功事例

業務改善のアイデアを紹介しました。
自社で業務改善に取り組む場合、どのような段取りで何をすればいいのか、イメージがわいてきましたか？

実際に業務改善を実施する場合、どのような結果や変化が得られるのか、気になるところですよね。

次に、業務改善を行った企業の成功事例を見てみましょう。

今回は、

• 電子化による業務改善事例
• 自動化による業務改善事例
• 外注化による業務改善事例

この3つのアイデアに取り組んだケースを紹介します。

電子化による業務改善事例

栗田工業株式会社は、「水と環境」の分野で事業を展開しています。
水処理薬品、水処理装置、メンテナンス・サービスの3つの事業領域を併せ持つ水処理専門の企業です。

■導入した施策
日本電気株式会社（NEC）のペーパーレス役員会議システムを導入し、役員会議における紙資料を電子化しました。

■導入前の課題
栗田工業では、役員会議のための紙資料の準備が大きな負担になっていました。ときには配布資料が100ページを超え、印刷に半日もかかったことも。
また、過去のデータや会議資料の閲覧場所・時間が制約されていたこともあり、関係者にタイムリーな情報提供ができないことも悩みの一つでした。
ファイル数冊分の過去資料を会議のたびに用意するため手間がかかり、会議中の参照にも時間がかかっていました。

■導入後の効果
紙資料をペーパーレス化することで、資料準備の負担を大幅に軽減。資料の差し替えにも柔軟に対応できるようになりました。
また、これまでは場所・時間に閲覧制限のあった過去の資料も、電子化することで参加者が自由に見られるようになり、会議中にデータを参照しながら活発な意見を交わすことができるようになったといいます。
さらに、遠隔からの会議参加も可能になり、コロナ禍でのリモートワーク・テレワーク対応にも寄与しました。

参考：NEC「ConforMeetingシリーズ｜導入事例」

自動化による業務改善事例

東京都多摩市は、約15万人の人口を抱える日本有数のベッドタウン。
幅広い世代からのさまざまなニーズに対応していくため、行政・市民へのサービスの再構築を目指しています。

■導入した施策
UiPath株式会社のRPAツールを導入。
RPAとAI-OCR（AI技術による手書き文字の認識処理）を連携し、法人住民税の法人設立届出書入力業務や児童手当の所得異動入力業務、保育園の入所申請書入力業務などの申請書入力業務を自動化しました。

■導入前の課題
市民からの申請業務などはピークが集中し、特定の時期に膨大な量の定型業務が発生。職員の残業時間を減らし、年間を通して作業量を平準化することが課題でした。
また、多摩市では約120ものシステムが利用されており、多種類のシステム導入による業務プロセスの複雑化も、業務の効率化を妨げる原因となっていました。

■導入後の効果
検証対象の3つの業務で、約50%もの作業時間削減に成功。作業時間・残業時間の削減とともに、申請書入力の正確性も向上し、業務の効率化も実現しました。
また、RPAツールの導入によって作業を自動化するために、申請書の様式変更や手順変更も実施。業務の構造を抜本的に見直すこともできたといいます。

参考：UiPath株式会社「RPA導入事例」
Canon「AI OCRとは？成功のポイントは認識精度を理解し業務全体を見直すこと」

外注化による業務改善事例

企業向けにキャリア開発支援サービスを展開する株式会社ライフワークス。
40・50代を中心としたキャリア研修やセミナー、キャリアカウンセリングを複合的に組み合わせ、さまざまな角度から組織で働く人のキャリア開発を支援しています。

■導入した施策
株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を導入し、マーケティング業務の一部を外注化。
Web関連のデータ入力、メルマガの配信、コンテンツ制作補助などをアウトソースしています。

■導入前の課題
ライフワークスでは20人に満たない少人数で事業を運営しており、データ入力や資料作成などのノンコア業務まで手が回らないのが課題でした。
人手が足りず、定型業務に追われて「やりたいこと」に注力できない状況が続いていました。

■導入後の効果
HELP YOU導入後は、定型業務を外注化したことで、本来やるべきことだけでなく、「やりたいこと」にまで手を広げられるように。
コンテンツやセミナーの企画、事例取材などのコア業務に集中できるようになりました。
例えばデータ入力に関して、HELP YOUのアシスタントが定期的に収集したデータを元に、より綿密な次の施策につなげられるようになったといいます。

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ひとりマーケターの強力助っ人！「やりたい」が実現できる体制へ

業務改善なら「HELP YOU」におまかせ

HELP YOUでは、業務改善にまつわるさまざまなサポートを提供しています。

オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

業務改善のまとめ

業務改善の進め方とアイデア、成功事例について解説しました。
業務改善の目的は、業務を効率化し、従業員が働きやすい環境を整えること。
目的を達成するためには、それぞれの企業が独自に育んできた仕事の進め方や体制、文化に合う方法を見極めなければなりません。

ご紹介したように、業務改善のアイデアは数多くあり、企業ごとに正解が存在します。
だからこそ、業務改善の専門家にまかせるのも有効な手段です。
ツールや外注を上手に活用して、コア業務の生産性を向上させていきましょう！

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「事務作業をもっと効率的にできないだろうか…」
「業務の生産性をアップするにはどうしたらいいのか…」

企業の更なる成長やより仕事しやすい環境づくりのために、業務効率を改善し、生産性を向上させたいと考える企業の方も多いのではないでしょうか。

事務作業などの業務改善を図り、自動化やアウトソーシングを利用することで、多くの時間を節約することが可能になります。

しかし、実際に業務を改善しようと思っても、具体的な方法や取り入れるべきツールがわからないとなかなか実施に踏み出せないことも。

そこで、この記事では、業務改善を考える小規模の企業の方に向けて、具体例を交えながら、成功させるポイントや進め方などをご紹介していきます。

ぜひ最後までお付き合いくださいませ！

小さな会社ほど業務改善が成功しやすい

初めにお伝えしたいのが、小さな規模の会社ほど、業務改善が成功しやすい、ということです。

これには主に2つの理由があります。

まず、大きな会社になればなるほど、何か改善策が提案されても、実行するためには複数の稟議が必要になるケースが多いです。

そのため、小さな改善だとしても実施のハードルが高く、時間もかかってしまいます。

対して、小規模企業だと稟議が要らない場合が多いので、改善のアイデアが出てから、すぐに取り入れてみることが可能です。

トライアンドエラーが大規模企業よりも気軽にできるのは、小さな会社のメリットです。

また、情報の共有がしやすいことも、小規模企業の業務改善がうまく行くもう一つの理由です。

少人数であることから大規模企業よりも社内メンバーとの距離が近いため、改善策の内容はもちろん、課題感や意図の説明など、コミュニケーションを密に行うことができます。

ツールの使い方など質問がある場合にも受け答えがしやすく、情報が行き渡らなくて実施ができない、という状況を回避することが可能です。

小規模の企業の方は、これらの特徴を活かして、ぜひ業務改善にトライしてみてはいかがでしょう。

小さな改善が大きな成果に！企業事例

さて、業務における小さな改善に取り組み、実際に成果を出されている3つの企業具体例をご紹介します。

業務の効率化や生産性向上のアイデアやヒントが詰まっていますので、参考にしてみてください。

業務の棚卸しとスキルマップの作成「株式会社Yell Pharmacy」

複数の調剤薬局を運営している株式会社Yell Pharmacyではそれぞれのメンバーが行なっている業務を洗い出し、リスト化をしました。

そして、各自にその業務習熟度を自己評価してもらい、誰が何をどのレベルでできるのか、指導することは可能か、が一眼でわかるスキルマップを作成。

仕事の割り振りやマネジメントに活用することで、残業の削減や効率的なスキルアップの機会を増やすことに成功しました。

出典：株式会社ワーク・ライフバランス「株式会社Yell Pharmacy様の事例」

重要度の低い業務を削減「株式会社えがお」

健康食品の通信販売を手がける株式会社えがお。

より働きやすい環境づくりの一環として、業務の見直しを行い、重要度の低い業務を削減することにしました。

作り込んでいた資料作成やメールのやりとり等も簡素化することで、なんと残業ゼロを実現。残業することが普通になっていた社内風土から脱却し、生産性をアップさせることができました。

出典：ココクマ「【連載・働き方改革／株式会社えがお】業務の効率化と生産性アップで残業ゼロへ　すべての社員が活躍できる環境づくり」

当たり前を変え業務効率向上「株式会社シップス」

アパレル販売の株式会社シップスでは、各店舗で営業時間外に行なっていた掃除の時間を、メンバーミーティングの時間として活用するようにしました。

掃除は営業時間内のお客様の少ない時間に分割して行うようにし、代わりに店長とスタッフがその日の目標を共有する時間をとる、という新しい習慣を作ったのです。

ミーティングを通して課題やゴールをメンバー間で話し合うことがモチベーション向上につながったとともに、営業時間をいかに効率的に使うかの工夫アイデアも生まれました。

稼働時間を減らしながら売上アップ、という嬉しい結果も。

当たり前になっていた慣習を疑うことで、業務効率が向上した事例の一つです。

出典：株式会社ワーク・ライフバランス「株式会社シップス様の事例」

小さな会社の業務改善を成功させる3つのポイント

小さな会社が業務改善を図る際に知っておきたい、3つのポイントを解説していきます。

1. 意識改革
2. 業務の自動化
3. アウトソーシングの活用

改善アイデアを成功に導くために、ぜひこれらのポイントをおさえておきましょう。

1.意識改革

企業も人も、これまで習慣になっていたことを変えるというのは、一朝一夕でできることではありません。

そのため、たとえ小さな業務改善だとしても、慣習化していることを「変えていく覚悟」を持つことが重要。

担当者だけではなく、スタッフ全員の意識改革をし、前向きな協力を得ることは、改善計画の成功に必要不可欠なのです。

改善策だけではなく、どうしてその改善が必要なのか、といった問題認識からしっかりと共有をして、変える必要性を理解してもらいます。

そして、スタッフそれぞれが変化を受け入れ、新しい業務フローに馴染めるように、十分な教育とトレーニングの機会を設けるようにしましょう。

2.業務の自動化

これまでアナログで行なってきた業務を、IT化・デジタル化することで、時間や手間をカットし、業務の作業効率を大幅に向上させることが可能です。

データがクラウド上に保存されることで、いつでもどこからでもアクセスでき、すばやい対応が可能になったり、遠隔でも作業ができるようになります。

セキュリティ面においても、紙や社内の限られたパソコン内にデータを残すよりも、データをより確実に保護することが叶うなど、メリットがいろいろとあります。

例を挙げると、下記のようなシステムを取り入れることで、さまざまな業務を自動化できます。

3.アウトソーシングの活用

業務改善は、必ずしも社内のみで完結させる必要はありません。

例えば、業務を改善するために新しいツールを導入して、担当になった社内メンバーの負担が増えてしまった、などは避けたいこと。

アウトソーシングといった外部の力に頼ることも、業務改善を成功させる大きなポイントの一つです。

アウトソーシングとは、一部の業務を外注先に委託することを指します。

近年は、アウトソーシングサービスを活用して、事務作業やマーケティング関連の業務などを外注し、業務効率化を進める企業が増えてきています。

オンラインで気軽に依頼できるサービスもあり、業務改善の成功に一役買ってくれるでしょう。

オンラインアウトソーシングはHELP YOU

前章でお話しましたアウトソーシングサービスの一つとして、私たちHELP YOUのご紹介をします。合わせてHELP YOUが携わった小さな業務改善の事例も記載しています。

HELP YOUとは

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】

＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

• 総務業務：事務作業、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
• 経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
• 人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
• 営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
• マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
• ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など

※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

小さな改善事例

7名のスタッフで実店舗とECサイトの運営を行なっている石けんブランド「LATVIA HAZE（ラトビア・ヘイズ）」様。

少数精鋭のため、一人ひとりが抱える業務が多かったため、業務の効率化を考え、HELP YOUに依頼をいただきました。

特に経営者やメンバーにとって知見の少なかったWebサイト運営やデータ分析についての業務において、HELP YOUを相談役として活用いただいています。

プロであるHELP YOUのメンバーと二人三脚で取り組むことで、疑問や不安を解消し、より安心かつ効率的にECサイト運営ができるようになりました。

HELP YOUをWeb領域の相談役として活用。7人体制の石けんブランドに聞く外注のコツ

小さな会社の業務改善を成功させる進め方

では、業務改善は具体的にどのように進めていけば良いのでしょうか。進め方について下記の5つのステップに分けて、ご説明していきます。

• 業務の棚卸し
• 目標設定
• 改善計画を立てる
• 調整
• 効果測定

業務の棚卸し

まずは今ある業務を全て洗い出し、現状の把握をしましょう。

現在行っている仕事のうち、必要なこと・ムダなこと、自分たちでやるべきこと・外部に依頼できること等を仕分けし、見える化します。そうすることで、業務の効率化のために取り組むべきことがよりはっきりしてきます。

さらに、必要と判断した作業について、自動化やツールの導入など、効率化の具体的な方法を探ってみましょう。例えば、RPA(注1)などを導入することでバックオフィス系の作業を自動化し、時間のムダを省くことが可能になります。

Excel(エクセル)をGoogleの提供するクラウドサービスの一つであるスプレッドシートに置き換えることも、効率を上げる方法の一つです。スプレッドシートの場合、インターネットにアクセスできる環境であれば、社内・社内問わずに作業ができますし、メンバー間でのデータの共有もよりスムーズになります。

注1: 「Robotic Process Automation（ロボティクス・プロセス・オートメーション）」の略称。通常人がパソコン上で行っている作業を、AIや機械学習などの技術によって自動化させる仕組みを指す。人材不足の解消や生産性向上に役立つことから、国内外で浸透してきている。

目標設定

棚卸しができたところで、「何を達成できたらいいか」「どんな状態を目指したいか」といった目標を設定しましょう。

例えば、

「残業時間をゼロにする」
「営業に集中できる環境にして利益率を◯％アップさせる」
「ムダな作業がなくなり従業員満足度が向上」

といった業務を効率化したことで享受できる結果を目標に掲げます。

ゴールの状態を明確に定義しておくことで、業務改善アイデアの方向性も見えやすくなります。

改善計画を立てる

あれもこれも同時に進めてしまうと、どれも中途半端になってしまう可能性大ですので、きちんとプランニングすることも大切です。

目標に向けてどのような順番でどのように進めていくのか、行動計画を作成しましょう。

さらには目標を達成するための効率的な業務マニュアルを作成し、共有することもおすすめします。

効果測定

業務改善が実際に会社の業績や業務効率にどのような影響を与えたかを測定し、評価します。

売上や利益率、生産性等の定量的な評価だけではなく、従業員の満足度や顧客満足度といった定性的な評価も合わせて見ることが大切です。業務改善が従業員やお客様にも好影響を与えていることが確認できたら、大成功と言えるでしょう。

調整

改善計画は一度作成したら終わり、というわけではありません。計画に沿って改善策を実施しながら、定期的な振り返りをして調整をかけましょう。

継続的な調整を繰り返すことで、より業務効率を向上させる最適な業務改善をすることが可能になります。

中小企業の業務改善におすすめのツール

業務改善は、便利なツールの活用やファイル名のルール化などで、経費をかけなくても今すぐに取り入れられるものがあります。ここでは、中小企業の業務改善に役立つおすすめのツールをご紹介します。

すぐに取り入れたい「単語登録」機能

わざわざ経費をかけて新しいITツールを取り入れなくても、パソコンに内蔵されているソフトで作業効率が格段にアップする方法があります。

Windowsの「単語登録」機能を活用しましょう。頻繁に使うフレーズや一発変換されない用語を登録しておくと便利です。

例えば、「よろ」と入力すると「よろしくお願いいたします。」と変換されるなど、入力にかける時間を短縮できます。

こうした毎日の小さな積み重ねが、1カ月、1年と積もると大きな時間短縮になります。

ムダな時間をなくすファイル名のルール化

ファイルの管理には、社内でも部署ごとにそれぞれのルールが存在しているのではないでしょうか。この機会に社内でファイル名のルールを統一しましょう。

例）
20190510_世界商事株式会社様_提案書_鈴木.doc
日付_取引先　様_ファイルの性質_作成者

あらかじめ「様」をつけておくことで、取引先にそのまま送る際にもファイル名を変更することなくそのまま送れます。
ファイル名を統一することで、作業の進行中はもちろん終了後もファイル管理がしやすくなり、業務効率化につながります。

社外メールはテンプレート化で時短に

取引先への社外メールは今でも、挨拶から入ることは珍しくありません。頻繁にやりとりする取引先は、メール文面をテンプレート化してしまいましょう。

毎日のようにやりとりするメールによって短縮できる効果は計り知れません。

ファイル共有にはGoogleドキュメント

社内で専用サーバーを用意してファイル管理をしている企業も多いでしょう。

在宅ワーカーなどを抱えている企業では、Googleドキュメントを利用するとスムーズにファイルをやりとりできます。

Googleドキュメント・Googleカレンダーを共用することで、リアルタイムでのデータ入稿・修正も可能になり、在宅で働く環境でもファイルの受け渡しが容易になります。

まとめ

この記事では、小さな規模の会社が業務改善をどのように進めるべきかや成功のためのポイント等を解説してきました。イメージがつきましたでしょうか？

たとえ小さな改善でも、仕事の業務効率化で生産性を向上させ、会社をより進化させることに繋がります。

アウトソーシングなど外部の腕も借りながら、ぜひ業務改善に取り組んでみてください。

少しでもこちらの記事が読者の皆様のヒントになっていましたら幸いです。

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バックオフィス業務の効率化は、多くの企業にとって喫緊の課題です。非効率な業務は、企業の成長を阻害する要因にもなりかねません。

本記事では、バックオフィス業務の効率化を考えている方のために、以下の内容を分かりやすく解説します。

• バックオフィス効率化の具体的な方法
• バックオフィス効率化のおすすめのツールやサービス
• バックオフィス効率化の成功事例

今日から実践できる効率化のヒントを見つけて、バックオフィス改革の第一歩を踏み出しましょう。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、営業やカスタマーサポートなど、顧客と直接やり取りをする「フロントオフィス」を後方から支える仕事を指します。顧客との接点は少ないものの、企業運営を支える重要な役割を果たしています。

具体的には、総務や経理、人事などの部門が該当します。これらの業務は直接的に売り上げを生むものではありませんが、社員や資産の管理、企業全体の基盤づくりを担う欠かせない存在です。

バックオフィスの各部門が効率的に機能することで、企業全体の生産性向上や競争力の強化に貢献します。

バックオフィス業務の一覧

バックオフィス業務は、企業活動を支える幅広い分野にわたります。主な業務を以下にまとめました。

バックオフィスと事務の違い

バックオフィス業務と事務は混同されがちですが、その範囲には明確な違いがあります。

事務とは、バックオフィス業務の一部であり、主にデータ入力、書類整理、電話対応といった日常的な定型業務です。これらの業務は、定められた手順に沿って繰り返し行われることが特徴です。

一方で、バックオフィス業務は、一般的な事務作業に加え、より専門的な知識やスキル、判断が必要な業務も含みます。具体的には、給与計算や社会保険手続き、契約書の確認・管理、法務関連業務などが挙げられます。

つまり、事務はバックオフィスを構成する要素の一つであり、バックオフィスの方がより包括的で戦略的な業務を含みます。

バックオフィスによくある課題

多くの企業が、バックオフィス業務において共通の課題を抱えています。ここでは、代表的な以下の4つの課題を紹介します。

• 人手が不足している
• 人員配置が難しい
• 業務が属人化しやすい
• アナログ作業が多い

人手が不足している

バックオフィス業務は、フロントオフィス業務に比べて優先度が低く見られがちです。そのため、十分な人員が確保されていないケースが多く、少人数で多岐にわたる業務に対応する必要があります。

さらに、フロントオフィス担当者がバックオフィス業務を兼任している場合、本来注力すべき顧客対応が滞ってしまうこともあり、全体的な業務効率が低下する要因となっています。

人員配置が難しい

バックオフィスにおいて、業務量に波があることも課題の一つです。特に経理部門では、決算期や年度末など特定の時期に業務量が急増する一方、閑散期には業務が減少します。この業務量の波により、人員配置が難しくなり、負担が集中しやすい環境が生まれます。

こうした業務量の変動は、結果的に人手不足や従業員の負担増加につながる要因にもなっています。

業務が属人化しやすい

バックオフィス業務は専門知識やスキルが必要な作業が多く、特定の担当者に依存しがちです。たとえば、経理ソフトの設定や法的手続きの進め方を熟知している担当者が1人だけの場合、他のスタッフがその業務を代替できず、作業が滞る可能性があります。

業務の属人化は、効率化を妨げるだけでなく、担当者の退職や異動時に深刻な混乱を引き起こすリスクがあります。

アナログ作業が多い

バックオフィス業務では、いまだに紙の書類が多く使用されており、こうしたアナログ作業の多さが効率化の妨げとなっています。

アドビ株式会社の調査によると、バックオフィス担当者の半数以上が紙の資料を「毎日」使用し、9割以上が「週に1日以上」使用していると回答しています。

参考：アドビ株式会社「アドビ、『バックオフィス業務のデジタル化に関する調査』の結果を発表」より作成

こうしたアナログ作業では、データの入力や書類の整理などに多くの手間がかかり、時間の浪費や人的ミスなどのリスクも伴います。

バックオフィスを効率化する方法

ここからは、バックオフィスを効率化する方法を解説します。企業が抱える課題によって、取るべき対策は異なります。主な課題と対策は、以下の通りです。

業務の可視化

バックオフィス業務を効率化するうえで、まず最初にすべきなのは、現状のバックオフィス業務の可視化です。

各業務の工数、処理時間、課題を一つ一つ洗い出したうえで、要不要や省略・縮小ができるかどうか、そのためにはどうすべきかを検討する必要があります。

可視化する工程を飛ばしてクラウドサービスなどのツールやアウトソーシングサービスを導入した場合、後から自社のバックオフィス業務と互換性が低かったというケースは少なくありません。バックオフィス業務の可視化は、効率化のための最初の一歩となります。

業務のマニュアル化

業務効率化を進めるうえで、作業内容やフローを可視化し、マニュアル化することは欠かせません。これにより、以下の効果が期待できます。

• 業務の標準化：特定の担当者に依存せず、誰でも一定の品質で業務を遂行できる
• 引き継ぎの効率化：新任スタッフへの教育や引き継ぎがスムーズに行える
• 業務の改善：マニュアル作成中に無駄や重複が発見され、合理化が促進される

特に繰り返し行う業務は、マニュアルや手順書があることで作業スピードと精度が向上し、トラブルを未然に防ぐことができます。業務のマニュアル化は、バックオフィス業務の効率化を支える重要な要素の一つと言えるでしょう。

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書類のペーパーレス化

紙の書類には、検索や共有に時間がかかる、保管コストが発生する、紛失や破損のリスクがあるといった課題があります。これらは業務効率やセキュリティ面において大きな問題を引き起こします。

書類をデータ化し、ペーパーレス化を進めることで、こうした課題を解消できます。ペーパーレス化によって情報の検索や共有が迅速になると、業務効率が飛躍的に向上するほか、リモートワークを円滑に進めるための基盤も整備できます。

さらに、紙の使用量を削減することで、環境負荷を軽減し、持続可能な企業運営への貢献も可能になります。ペーパーレス化は、効率化だけでなく、現代の働き方改革や環境保全にもつながる重要な取り組みです。

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アウトソーシングの活用

バックオフィス業務はアウトソーシング、いわゆる外注サービスを利用して外部へ委託することで効率化できます。特に人手不足や人員配置に課題がある場合に効果的です。

臨機応変な対応が求められるフロントオフィスに対し、バックオフィスは定型的で外部に切り出しやすいため、アウトソース向きの業務です。

バックオフィス業務をアウトソースするメリットとして、次の3つが挙げられます。

• バックオフィスの人件費をカットできる
• 時間や手間がかかるノンコア業務から解放される
• バックオフィスのプロのノウハウを活用できる

▼以下の記事では、アウトソーシングを活用してバックオフィス業務を効率化した実際の事例を紹介しています。ぜひあわせて参考にしてください！

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ツールやシステムの導入

バックオフィス業務の効率化には、適切なツールやシステムの導入が効果を発揮します。特にアナログ作業による非効率的な業務が多い場合、ツールやシステムの導入によって大幅な工数の削減が見込めるでしょう。

以下は、業務効率化に役立つ代表的なツールです。

ツール導入時には、自社の業務フローや課題に合ったものを選定することが重要です。

バックオフィスを効率化するツール・システム

企業がバックオフィス業務を効率化し、生産性を向上させるためには、従来の手作業や煩雑なプロセスをデジタル化・自動化することが不可欠です。

ここでは、業務の効率化を促進する代表的なツールやシステムを紹介します。紹介するツールは、以下の通りです。

• ワークフローシステム
• クラウドサービス
• チャットボット
• RPA（自動化）ツール

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、社内申請や手続きを電子化する仕組みを指します。まずは、電子化、デジタル化できる作業がないかどうかを検討するところから始めてみましょう。

承認を得るために使っていた無駄な時間も削減でき、長時間労働の改善やペーパーレス化の促進にもつながります。

また、紙ベースで行っていた作業を電子化すれば、近年の働き方改革で増えているテレワークなどの柔軟な働き方も実現可能です。

クラウドサービス

クラウドサービスは、データやアプリケーションをインターネット経由で利用できるシステムです。クラウドサービスの導入により、従来のサーバー管理やインストールの手間が省け、必要な機能を柔軟に活用できるようになります。

バックオフィス業務にクラウドサービスを導入すると、業務効率が飛躍的に向上し、コスト最適化にもつながります。例えば、会計ソフトをクラウド化すれば、複数拠点からの同時アクセスやリアルタイムでのデータ共有が可能になり、経理処理のスピードが格段に上がります。

以下は、バックオフィス業務で活用できるクラウドサービスの主な種類と例です。

チャットボット

チャットボットとは、人工知能を活用した自動会話プログラムを指します。人の代わりにAIがユーザーからの問い合わせや質問、相談などに応対するツールで、特にコールセンター業務やオンラインチャットの対応などで力を発揮します。

バックオフィス業務にチャットボットを導入すると、従業員の問い合わせ対応を自動化でき、業務効率が大幅に向上します。

例えば、社内のよくある質問（FAQ）や規定に関する問い合わせをチャットボットが一次対応することで、人事や総務の担当者はルーティンワークから解放されます。また、24時間365日対応が可能になるため、従業員の満足度向上にもつながるでしょう。

バックオフィス業務を効率化するうえで、チャットボットは汎用性が高く、特に導入しやすいツールの一つです。

RPAツール

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、これまで人が担ってきた単純な繰り返し作業を、人間以上のクオリティで自動化できるツールです。基本的に、RPAツールは設定した通りの定型的な作業を行う業務に向いています。

例えば、経理部門では、複数の金融機関からの入出金データのダウンロードや会計システムへの自動入力、請求書の発行・送信、支払い消込といった作業をRPAに任せられます。

総務部門であれば、従業員の入退社に伴うシステム登録や備品発注、名刺情報のデータ化なども自動化が可能です。

時間がかかるうえにミスも起こりやすい単純な繰り返し作業をRPAに任せることで、業務効率が劇的に改善され、コスト削減にもつながります。

★以下の資料では、RPAツールを活用した自動化の事例をご紹介しています。自動化による業務の効率化に興味のある方は、ぜひ無料ダウンロードしてご覧ください！

業務自動化によるバックオフィス効率化の事例

バックオフィス業務には、アナログ作業や定型的な作業も多く含まれています。こうした業務を自動化することで、大幅な効率化が可能です。

ここでは、RPAツールなどを使ったバックオフィスの自動化事例を紹介します。

事例1.経理の自動化（請求書の発行・送付）

経理業務で欠かせない請求書の発行・送付を自動化した事例です。あらかじめ設定した特定の日付になると、請求書を自動で発行し、メールに添付して送付します。請求書発行を自動化することで、業務の効率化とミスの削減が実現します。

■こんな人におすすめ

• 毎月の請求管理を自動化し、担当者の負担を軽減したい
• 請求書の内容や送付先の誤りを減らしたい
• 期日管理を徹底してキャッシュフローを安定させたい

■自動化の流れ
1.特定のスケジュールで起動
2.請求データを自動で取得
3.請求書を自動で発酵
4.担当者が請求内容を確認
5.メールへ添付して送付

■効果

• 請求書発行が自動で行われるため、手動での作業が減る
• 請求管理の大幅な工数削減につながる
• 請求漏れや遅延などのミスを防止できる

事例2.法務の自動化（反社チェック）

取引先企業や従業員が反社会的勢力や不祥事に関係していないか、データベースを活用して自動でチェックする方法もあります。調査したい会社名などをGoogleスプレッドシートに入力するだけで調査結果を自動で出力できるため、効率的にリスク管理が可能です。

■こんな人におすすめ

• 企業との取引前にリスクを確認したい
• 外部の取引先やパートナー企業の健全性を確保したい
• 定期的な調査の効率化を図りたい

■自動化の流れ
1.Googleスプレッドシートに調査したい会社名や代表者名を入力
2. G-searchデータベースサービスで自動検索
3. 調査結果を自動で出力し、指定のフォルダなどに格納

■効果

• 手作業で行っていた情報検索や記録作業にかかる時間と労力を削減
• リスク管理や取引先調査の効率化を図れる
• 効率的にリスク管理を行い、取引をスムーズに進行させられる

事例3.人事労務の自動化（従業員情報の更新）

従業員の採用や退職に伴う手続きも、自動化によって作業効率の向上が可能です。1つのシステムに情報を登録・更新するだけで、他のシステムにも変更内容を自動で反映。有期雇用の従業員が多い企業や、従業員数が多い企業における人事労務部門の負担を軽減できます。

■こんな人におすすめ

• 従業員数が多く、情報変更手続きが頻繁に発生する
• 人事労務担当者が少なく、負荷を減らしたい
• ミスの防止や労務コンプライアンスを重視したい

■自動化の流れ
1.従業員管理システムに情報を登録・更新する
2.部署や役職などの条件で情報を自動的に分岐
3.勤怠管理や給与システムなど各種システムの情報を自動で更新

■効果

• 情報管理や更新に伴う作業を大幅に効率化
• 手入力や転記に伴う入力や計算ミスの軽減
• 人的リソースや時間の節約により、人件費や残業代の削減

バックオフィスの効率化なら「HELP YOU」

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厳しい採用プロセスを突破した優秀なスタッフがお客様をサポートし、コア業務に集中できる環境づくりを支援します。

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バックオフィスを効率化するメリット

バックオフィス業務を効率化することで、企業にとってさまざまなメリットが生まれます。ここでは、特に重要な以下の4つの効果について詳しく解説します。

• コスト削減
• 属人化の解消
• ヒューマンエラーの防止
• 生産性向上

コスト削減

バックオフィス業務の効率化により、次のようなコストを削減できます。

• バックオフィス業務に従事する担当者の人件費や残業代
• 書類の印刷代や郵送代、保管にかかるコスト

バックオフィス業務は直接的な利益を生み出さない部門のため、無駄なコストを抑えることが企業の収益改善に直結します。効率化によって業務の無駄を減らすことで、削減したコストを成長に向けた投資や利益の拡大に活用できるようになります。

属人化の解消

バックオフィス業務を効率化するには、まず作業内容やフローを整理・可視化することが重要です。さらに、ツール導入によって自動化を進めることで、特定の個人のスキルや経験に依存せずに業務を遂行できる環境を整えられます。

業務を標準化し、属人化が解消されることで、次のようなメリットが得られます。

• 特定の担当者が不在でも業務を滞りなく遂行できる
• 新任スタッフへの引き継ぎや教育の負担が軽減される
• 業務プロセスの見直しが容易になり、さらなる改善が期待できる

これにより、バックオフィス業務全体の安定性が向上し、企業が変化に柔軟に対応できる基盤を構築できます。

ヒューマンエラーの防止

バックオフィス業務には、データ入力や計算など、正確性が求められる作業が多く含まれます。しかし、手作業による業務には必然的にミスのリスクが伴います。特に、人手不足や業務負担の増加によって注意力が低下すると、ヒューマンエラーの発生率が高まります。

こうした課題に対応するためには、次のような対策が有効です。

• 手作業で行っていた業務をツールやシステムによって自動化する
• 一貫したデータ管理を可能にする仕組みを導入する

これらの対策により、人的ミスの防止と業務品質の向上を同時に実現できます。業務の正確性の向上は、企業運営の信頼性を支える基盤となります。

生産性向上

バックオフィス業務の効率化は、企業全体の生産性向上に直結します。

例えば、ルーチンワークの自動化を進めることで、作業の工数を大幅に削減でき、従業員はコア業務により多くの時間を割けるようになります。その結果、企業は戦略的な業務や重要なプロジェクトにリソースを再配分でき、組織全体の効率性が向上します。

さらに、社員が自分のスキルを最大限に活かせるようになると、モチベーションが高まり、業務の質の向上も期待できます。

バックオフィスの効率化によって得られる生産性向上は、企業の持続的な成長を支える重要な要素と言えるでしょう。

▼「どんな業務を依頼できる？」「概算費用を知りたい」など、ご相談・ご質問は無料で承っております。バックオフィス業務を効率化したい方は、ぜひHELP YOUへご相談ください！

バックオフィスの効率化のまとめ

バックオフィス業務の効率化は、企業の成長に不可欠な取り組みです。非効率な業務を放置すれば、生産性や競争力の低下を招きかねません。

本記事では、業務効率化の具体的な方法として、マニュアル化やペーパーレス化、RPAやチャットボットといったツール導入、そしてアウトソーシングの活用を紹介しました。これらの手段を組み合わせることで、業務を大幅に効率化し、時間や労力を削減できます。

特にアウトソーシングやツールの導入は、定型作業が多いバックオフィス業務との親和性が高いため、効率化に大きく寄与します。バックオフィス効率化によって業務全体の生産性を高め、持続的な事業成長につなげましょう。

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人手不足が現在のビジネスシーンにおいて深刻な問題となっています。生産ラインの遅延や顧客サービスの質の低下など、慢性的な人手不足が企業へ与える影響は多岐にわたります。

しかし、幸いなことに、人手不足への解決策は存在します。
この記事では、人手不足の現状や原因、企業へ与える影響を解説した上で、人手不足の解決策を紹介します。

効果的な人材戦略と解決策の導入を通じて、人手不足という課題に立ち向かいましょう！

人手不足の現状

日本における人手不足は深刻な社会問題となっており、将来的にはさらに深刻化することが予想されています。パーソル総合研究所によると、「2030年までには人手不足が約644万人に達する」という推計もあります。

企業は適切な人材の確保や維持に困難を感じており、生産性やサービスの質の低下が懸念されています。
また、介護業界や医療業界などの人手を必要とする分野では、人材不足が深刻化し、社会全体の福祉にも大きな影響を及ぼしています。

このような状況に対応するため、企業や政府は、働き方改革の推進やテクノロジーの導入による業務効率化、女性や高齢者・外国人労働者の活用など、さまざまな対策に取り組んでいます。

人手不足は日本の将来にとって重要な課題です。社会全体で協力し、持続的な解決策を模索していく必要があります。

参考：パーソル総合研究所「労働市場の未来推計 2030」

人手不足が深刻な業界

人手不足の程度は、業界によって異なります。以下は、職業別の有効求人倍率が高い業界と低い業界を表にしたものです。

これによると、警察官や自衛官などの保安関係、建設業、サービス業、介護職などの福祉関連業界などが人手不足に陥っていることがわかります。

一方、事務や農林漁業、運搬・清掃関連は求人倍率が低く、人手不足の影響をあまり受けていません。これらの業界では、求職者が求人数を上回っているため、労働力の供給が過剰となっている状況です。

参考：東京労働局「職業別有効求人・求職状況」

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人手不足の原因

人手不足の原因を、「生産年齢人口の減少」と「企業と求職者のミスマッチ」という視点から解説します。

生産年齢人口の減少

日本における人手不足の一つの原因は、生産年齢人口の減少にあります。
以下は、内閣府による「高齢化の推移と将来推計」のグラフです。

引用：内閣府「令和4年版高齢社会白書（全体版）」

少子高齢化の進行により、出生率の低下や高齢者人口の増加が生産年齢人口の減少をもたらしました。2022年には、生産年齢人口の割合が過去最低の59.3%まで低下。令和47年には生産年齢人口が898万人まで減少すると推計されています。

この生産年齢人口の減少による人手不足は、特に「2025年問題」において深刻化すると懸念されています。
2025年には、団塊の世代が後期高齢者となり、高齢者の介護や医療ニーズが急増。一方で、生産年齢人口の減少が進むため、この時期には人手不足が顕著になると予測されているのです。

生産年齢人口の減少と2025年問題は人手不足の一因となっており、今後の社会や産業への影響が大きい課題となっています。

参考：
総務省統計局「人口推計　2022年（令和４年）６月報」
内閣府「令和4年版高齢社会白書（全体版）」

企業と求職者のミスマッチ

企業と求職者のミスマッチも日本における人手不足の要因の一つです。
「人手不足が深刻な業界」で述べたように、一部の業界では人手不足に悩んでいる一方で、他の業界では人が余っている状況です。これは、企業と求職者の間で求める能力や労働条件などが合致しないために起きるミスマッチが原因です。

求職者が持つスキルや経験、志向と企業の求める要件や労働条件が一致しない場合、求職者はその業界や企業に応募しないか、転職の機会を見つけることができずに他の業界に就職する可能性があります。
同様に、企業も求める人材を採用できずに人手不足に陥ることがあるのです。

また、産業構造の変化も人手不足の要因となっています。日本の経済はサービス業や技術産業へのシフトが進んでおり、高度なスキルや知識を持った労働力の需要が高まっています。
しかし、必要な人材の確保は難しくなっており、特に専門的な技術や専門知識を持つ人材の不足が顕著となっています。

人手不足による企業への影響

人手不足がもたらす企業への影響を見ていきましょう。

労働環境の悪化

人手不足が企業にもたらす影響の一つに、労働環境の悪化が挙げられます。
厚生労働省の調査によれば、人手不足による職場環境への影響で最も顕著な問題は、「①残業時間の増加、休暇取得数の減少」です。

引用：厚生労働省「令和元年版　労働経済の分析　－人手不足の下での「働き方」をめぐる課題について－」

人手不足による労働環境の悪化は、長時間労働や休暇の減少といった問題を引き起こします。これにより従業員の健康や働き方の満足度が低下し、休職や離職が増える可能性があります。
その結果、ますます人手不足が深刻化し、企業の業務遂行能力が低下するという負のスパイラルも起こり得ます。

社員のモチベーションや生産性の低下

先ほど紹介した厚生労働省の調査（人手不足による職場環境への具体的な影響）によると、「②従業員の働きがいや意欲の低下」が働き手側では2位に挙げられています。
一方の企業側は、あまり問題視していないという結果になっており、労使間のギャップが起きていることがわかります。

人手不足によって業務負荷が増加すると、従業員は長時間労働や過重な業務に対応しなければならない状況に直面します。これにより、従業員のモチベーションややりがいが低下し、業務への取り組みや生産性が低下する可能性があります。

一方で、企業側は労働環境の悪化や働き手の意欲低下についてあまり問題視していない場合があります。労働力の確保や業務の遂行を最優先に考える中で、従業員のモチベーションや働きがいといった要素が見過ごされることがあります。
これにより、労使間で意識の相違が生じ、従業員の不満や離職のリスクが高まる可能性があるのです。

採用コストの増加

人手不足により、優れた人材の獲得競争が激化しています。それに伴い、採用活動にかかるコストも増加傾向にあります。

株式会社リクルートキャリアの研究機関・就職みらい研究所による「就職白書2020」によれば、2018年から2019年にかけて、新卒者および中途採用者の採用コストは増加傾向にありました。

株式会社マイナビによる2021年の中途採用に関する調査でも、「2021年の中途採用費用は前年と比較してどうか」という問いに対して、「増えた」と回答した割合が29.1％、「減った」と答えた割合は18.6％。このことからも、採用コストが増加している傾向がうかがえます。

参考：
就職みらい研究所「就職白書2020」
株式会社マイナビ「中途採用状況調査2022年版（2021年実績）」

人手不足の解決策

人手不足の現況について理解したところで、ここからは、その解決策を取り上げます。

労働環境の改善

現在働いている社員が、働きやすさや働きがいを感じられる労働環境を整備しましょう。実績に対する正当な賃金や、使いやすくライフスタイルにマッチした福利厚生はわかりやすい改善ポイントです。

また、人事評価制度は適切に機能しているでしょうか。業務内容や時代の変化によって、評価の基準も変わります。人事評価制度には、その時々の状況を踏まえた定期的な見直しが必要です。

社内コミュニケーションの活性化も、快適な労働環境づくりに一役買っています。リフレッシュスペースや、会議室以外でも簡単なミーティングを行えるスペースがあると、社員同士の交流が活発になります。

業務効率化

人手が不足しているのに業務のやり方を変えられなければ、社員の負担は増えるばかりです。現在、会社に貢献してくれている限られた人材で問題なく業務を進められるように、まずはムダやムラの見直しをしましょう。

ペーパーレス化に代表されるような文書のデジタル化は、効率的な業務遂行に必須になりました。環境にも優しく、コスト削減にも一役買っています。

そのほか、誰もがスケジュールやタスク管理を把握しやすいシステムを採用するのも大切です。進捗管理がしやすくなり、急なスケジュール変更の場合でも対策が立てやすくなります。
このような業務に役立つツールを導入し、業務効率化を心がけましょう。

アウトソーシングの導入

アウトソーシング（外注）は、人手不足解消の有効な手段として多くの企業で導入されています。業務を外部の専門業者に委託することで、内部の人材不足をカバーし、人手不足を解消できます。

アウトソーシングでは、さまざまな仕事を委託できます。たとえば、人事・採用業務や経理業務、営業サポートやマーケティング業務、ITサポートなど、幅広い領域に対応しています。
また、一時的なプロジェクトや長期的なルーティン業務など、業務の規模や期間に応じた柔軟な対応も可能です。

アウトソーシングの導入には、人手不足を解消するだけでなく、他にもさまざまなメリットがあります。

• 専門業者による高度なスキルを活かしたサービスで、業務効率や質が上がる
• 外部リソースで業務を補完するため、企業は本来注力すべきコア業務に専念できる
• 外部の人材を柔軟に活用できるため、人件費の最適化や業務の柔軟な拡大縮小が可能
• 人材の採用や研修、福利厚生などの間接費用も削減できる

このように、アウトソーシングは企業にとって持続的な成長と競争力の確保に貢献し、人手不足に立ち向かうための有力な戦略と言えます。

▼下記の資料では、人手不足の現状や解決策についてさらに詳しく解説しています。人手不足に悩む企業の方は、ぜひ無料ダウンロードしてお役立てください！

オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」

人手不足の解決策にはアウトソーシングが有効です。ここでは、オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」についてご紹介します。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

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HELP YOUの人手不足解消事例

HELP YOUを利用して人手不足を解消した企業のケースを紹介します。

クライアントは、デジタルマーケティング事業やメディアテクノロジー事業、自動車産業DX事業を展開している企業。SEOの強化を中心に企業のメディア運用を包括的にサポートしています。

HELP YOUの導入は、人手不足をきっかけに行われました。デジタルマーケティング事業部の営業部門が人手不足に悩んでおり、外部のリソースを活用することで人員を補強することになりました。

最初は営業部門の人手不足に対応するため、提案資料の作成などを依頼。その後、マーケティング部門でもリソース不足が顕在化し、社内のメンバーがコア業務に集中できる環境を整えるため、記事制作に関わる業務を中心に依頼するようになりました。

HELP YOU導入後の担当者からのヒアリングで、社内の変化が明らかになりました。

• 細かな業務が減ったことで、戦略立案などのコア業務に集中できるようになった
• 手が回らない業務や知見がない業務は、まず「HELP YOUに相談してみよう」という習慣ができ、社内のフットワークが軽くなった

HELP YOUの導入によって、業務の集中と効率化が進んだことがわかります。

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企業としてのフットワークが軽くなる！業務のアウトソース化による意外な効果とは

HELP YOUの評判・口コミ

管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

まとめ

人手不足は多くの企業にとって深刻な問題です。労働環境の改善や業務効率化など、内部の取り組みも重要ですが、アウトソーシングの導入は有効な解決策の一つです。

アウトソーシングにより、企業は外部の専門業者に業務を委託し、必要な人材を補完することができます。
さらに、業務効率化や人件費削減にも貢献し、人手不足に対する総合的な解決策ともなります。

人手不足に悩んでいるのであれば、柔軟かつ効果的な手段を取り入れることが重要です。
ぜひ、これを機にアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか？

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