総務代行サービス活用のコツとは?おすすめサービス7選

社内業務の中で属人化しやすい業務の代表例、総務。

派遣会社や請負会社を導入していても定例業務しか依頼できず、突発的な業務の負担は社員が背負ってしまうので、大変さは変わらない…。
繁忙期と閑散期の業務調整が難しく、外部のサービスをうまく導入できない…。
とお悩みではないでしょうか?

今回は、総務の代行サービスをご紹介します。
 

1.総務代行サービスとは

総務とは、社内の全体管理、備品や文書の管理、社内行事等を行う部署。ですが、企業ごとに経理や人事、労務を兼任しているなど業務内容は様々です。

また、社内イベントや都度発生する社内業務も多いため、定例業務としてマニュアル化することが難しく、代行業者に依頼するのが難しいと考えられている方も多いのではないでしょうか。

■総務の業務例

・名刺管理
・備品管理
・契約書管理
・電報/供花手配
・郵送手配
・イベント手配
・全社的活動の推進役
・保安・防災業務
・情報セキュリティの整備
・受付業務
・福利厚生業務
・安全衛生管理 etc…

近年は、クラウドツールやチャットを活用したオンラインでの代行サービスや、秘書・受付業の代行サービスなどを利用して、総務業務をアウトソーシングすることが可能です。

 

2. 総務代行依頼のポイント

では実際にどのような業務を、どういった会社に依頼すればよいのでしょうか?
総務代行を依頼する際のポイントを押さえておきましょう。
 

●切り出し可能な業務を確認

業務内容を洗い出し、代行可能な業務を確認します。

依頼可能な業務を見極めることが難しい場合には、
関わっている時間や人数から

・コストがかかっているもの
・手間が掛かり困っていること
・専門的で自社で担当することが大変
・ノンコア業務

などを依頼するとよいでしょう。
 

●依頼業務が得意な業者を選定

総務代行の業者と一口に言っても、該当業務は各アウトソーシング会社ごとに異なります。

法務・特許など専門的な業務を依頼したいのか。または秘書業務や経理業務など複数業務を合わせて依頼したいのかを考え、対応可能な会社を選んでいきます。
 

●代行業者と担当者の連絡手段の確立/進捗状況を共有してもらえるか

イベントや突発的な業務等が多く発生する部署だからこそ、リアルタイムで連絡・共有できる手段を確立することが必要です。

スピーディーに連絡や進捗状況を共有できるように、チャットや進捗状況を確認できるツールの導入を考えましょう。
 

●業務のマニュアル化の確認

代行会社とスムーズにことを進めるためにも、定例業務として確立しているものは、マニュアル化することを進めます。代行会社がマニュアル化まで対応してくれる場合もあるので、随時確認が必要です。
 

●業務開始までのフローを確認

相談から導入まで数カ月かかる会社もあります。いつまでに導入を開始したいのか、検討している会社はいつ業務を開始できるかも確認しましょう。
導入後は、委託される側に指示をし、自社で管理することが負担になってくることがあるかもしれません。
その場合には、代行会社が改善のための提案をしてくれるのかどうかや、自社内でフローやツールの改善がないかを確認すると良いでしょう。

以上の点を確認しながら代行会社の選定・導入を進めていきます。
 

3. 総務代行会社おすすめ5選

近年、多くの代行サービスがありますが、おすすめの総務代行サービスをご紹介します。先ほどの依頼する際のポイントと照らし合わせながら確認していきましょう。

・HELP YOU


https://help-you.me/

【確認事項】

ー切り出し可能な業務・得意な業務

・レストランや居酒屋の予約
・贈答品リサーチ
・メール(英文)対応
・議事録や会議資料の作成
・お礼状やお詫び状などの書状作成
・英、中、韓、などの翻訳
・トピックのキーワードリサーチ

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか

ご依頼・進捗報告・納品などは、使い慣れたツールで利用できる。
スマホ対応のチャットツールを利用することで、手軽に業務進行できる。

使用ツールは、電話、メール、chatwork、slack、LINE、messenger、Skypeなど。

ー業務のマニュアル化確認

代行可能。
業務の切り出しから、突発的に必要となった業務のマニュアル化、ディレクションまでHELP YOUが代行。丸投げが可能。

ー業務開始までのフロー

契約から最短数日で依頼可能。

【おすすめポイント】
・採用率1%の優秀なアシスタントが担当しますので、納品物の質も担保
・契約時間内で、経理業務や営業サポート業務などの複数業務を同時に依頼可能

HELP YOUへのお問い合わせ

 

・NOC

https://www.noc-net.co.jp/general/

【確認事項】

ー切り出し可能な業務・得意な業務

・庶務業務
・労務管理
・コスト削減
・ファシリティマネジメント
・IT

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか

HP上記載なし。詳しくはお問い合わせにて。

ー業務のマニュアル化確認

代行可能。

ー業務開始までのフロー

最短1ヶ月。
ただし、対象となる業務内容、範囲、ボリューム、難度(知識やノウハウの程度)、実施場所によって異なる。

【過去の事例】
 
・総務アウトソーシング:庶務業務 実施までの期間2ヶ月

【おすすめポイント】
・庶務・受付、秘書業務など複数を同時にサポート可
・1,2か月かけた丁寧なヒアリングで、かかえている課題・アウトソース可能な業務に対する最適な方法を提案
・マニュアル作成や導入後の依頼内容変更・体制の再構築なども柔軟に対応
・依頼企業へと出向き、受付・会議室設置など常駐で対応が可能
 

・J.FORCE

https://jpn-force.jp/

【確認事項】

ー切り出し可能な業務・得意な業務

事務員さんの『ほとんどの総務業務』。

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか

お客様の状況に応じて、チャットやテレビ会議など。
緊急性が高い場合や高度な内容の場合は直接会って話し合う。

・勤怠管理と給与計算など:チャットツール
・労働保険/社会保険に関する手続きサービス:手続きに特化した無料のクラウドシステム

ー業務のマニュアル化確認

HP上記載なし。

ー業務開始までのフロー

最短3ヶ月。
流れとしては、現状把握/ヒアリング→改善案の提示→システム導入/ツール確立→デモンストレーション/検証→総務/経理部の廃止。

【おすすめポイント】
・社労士顧問プラン・税理士顧問プランなど、専門分野も依頼可能
・全国300社以上の会社が導入
・ITを活用することで、時間と場所を超えてコミュニケーションをとりながら業務を進める
・行政調査やトラブル発生時には、グループ会社の国家資格者がフォロー
 

・ゼロイン

http://www.zeroin.co.jp/

【確認事項】

ー切り出し可能な業務・得意な業務

庶務業務からファシリティマネジメントまで幅広くサポート

・メール室運営
・会議室管理
・オフィス管理
・購買
・清掃

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか

HP上記載なし。業務は常駐で行われる。

ー業務のマニュアル化確認

HP上記載なし。

ー業務開始までのフロー

具体的な期間はHP上記載なし。
流れは、現状把握・分析→報告→提案→遂行。

【おすすめポイント】
・クライアント先に常駐し総務サービスを行う、この分野のパイオニア的存在
・購買などの一般的な総務代行だけでなく、オフィス移転や社内周年イベント開催など、社員のエンゲージメント、効率化を図るための様々な施策を複合的に提案
・属人的な業務を標準化し、体制構築・運営までサポート
 

・コクヨ

https://www.kokuyo-furniture.co.jp/solution/bpo/

【確認事項】

ー切り出し可能な業務・得意な業務

・共有スペース管理
・支払処理
・外部文書保管
・機密文書廃棄
・備品貸出管理
・消耗品発注・在庫管理
・拾得物管理
・セキュリティーカード管理
・購読物管理

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか

HP上記載なし。詳しくはお問い合わせにて。

ー業務のマニュアル化確認

HP上記載なし。サービス運用にあたり、業務の可視化の工程あり。

ー業務開始までのフロー

具体的な期間などHP上記載なし。詳しくはお問い合わせまで。

流れとしては、導入準備(業務の可視化/業務設計、体制検討/スタッフ採用・教育、トレーニング/引き継ぎ、)→サービスイン→運用(レポート/改善提案、さらなる付加価値の提案)

【おすすめポイント】
・コクヨは、オフィス家具の製造・販売だけではなく、空間の設計・構築、移転サポート、新しい働き方のご提案など、お客様の働く場をトータルでプロデュース。
・働く場の「運用」をサポートするという視点から、オフィス運営で必要となる、総務全般の業務/サービスを、アウトソーシング(BPO)という形態で提供。
・コクヨのビジネスコンシェルジュがお客様のオフィスに常駐し、オフィス運営に関する各種のサービスを提供することで、オフィスを快適で働きやすい環境に。
 

・株式会社アシストライン

https://as-line.jp/manager/

【確認事項】

ー切り出し可能な業務・得意な業務

・契約書管理
・備品管理(文具・事務用品費など)
・倉庫入出庫管理
・キャビネット管理

・出張手配
・チケット手配
・イベントサポート
・電報/供花手配
・会議室設置/解除

・セキュリティカード管理
・機密文書廃棄処理

・正確なデータ入力の代行業務
・システム開発補助、サポート
・移転に伴うレイアウト変更のサポート
・定期的な文具発注と在庫管理

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか

HP上記載なし。詳しくはお問い合わせにて。

ー業務のマニュアル化確認

HP上記載なし。

ー業務開始までのフロー

具体的な期間はHP上記載なし。
流れとしては、ヒアリング調査→業務再構築のご提案→マニュアル作成運用開始→運営後のサポート

【おすすめポイント】

・管理部門の業務に精通する優秀な社員が会社に常駐しているかようなきめ細かなサービスを提供。
・本当の「トータル」なサポートで、あなたが庶務に費やす時間をコア業務に費やす時間へ変換。
 

・コスモスモア

https://www.cosmosmore.co.jp/outsourcing/service/sc

【確認事項】

ー切り出し可能な業務・得意な業務

・総務事務/庶務事務(電話対応、各種請求処理、会議室予約受付など)
・ファシリティ日常対応(ビル管理会社との調整、各種ファシリティ課題対応など)
・受付業務(来客応対、来訪者ログ管理、イベント対応/運営など)
・メール便業務対応(郵便/宅配便/バイク便取次、請求金額部署振り分けなど)
・BCP対応業務(従業員健康維持に向けた各種施策、機密文書廃棄オペレーション)

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか

HP上記載なし。

ー業務のマニュアル化確認

HP上記載なし。

ー業務開始までのフロー

具体的な期間はHP上記載なし。
流れとしては、現状調査→全体設計・運用開始準備→業務開始→改善活動。

【おすすめポイント】
・スタッフ常駐型の「総務アウトソーシング」サービスを提供。
・サービスレベルの高い常駐スタッフが、各種総務業務や受付業務、メールルーム業務をサポート。
 

4. まとめ

今回は、総務代行サービスをご紹介しました。

属人化しがちな業務を代行サービスへとアウトソースすることで、業務の標準化が可能に。また、ノンコア業務を依頼することで、担当者様がコア業務に集中する時間を確保することができます。

特にスタートアップなど、社員を多く雇う段階ではない会社にとって、社員雇用よりも安価に人的リソースを確保できるアウトソーシングは事業を高速で推進する良い手段になります。

また昨今の人手不足により、専門知識を持った人を採用できないといった問題も解決することができます。

採用コストをかけずに、経験を持った人に業務を任せられるアウトソーシングは今後さらに加速すると思われます。

今回の記事が、貴社の生産性を高めるヒントになれば幸いです。

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2030年には日本全体で約700万人の人材不足が予測されています。
そうした状況の中でも伸びている会社とはどういう会社なのか。

「今ある労働力をどう最大化させるか」「新しい労働力をどう確保するか」の観点からどうすれば伸びる会社となるのか、具体的な取り組みをご紹介します。



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