総務部は企業の経営を支えたり、従業員の働きやすさをサポートしたりする部署で、会社にとって無くてはならない業務です。

中小企業によっては対応業務がより広範囲となり、人事などの採用業務、労務業務、経理業務などが含まれるケースもあります。

さらには、近年では中小企業の人材不足が叫ばれており、従業員を採用することが難しいというケースもあります。

このような問題を解決してくれるのが、総務アウトソーシングサービスです。

総務アウトソーシングサービスを利用することで、自社のコア業務へ注力が可能になります。また、効率的な運用によりコストの削減が期待できるメリットもあります。

「負担が大きい給与計算だけをお願いしたい」
「総務業務全般を長期で請け負ってほしい」
「繁忙期のみ総務業務を委託したい」

このような、自社の課題に合った総務アウトソーシングの活用も可能です。

総務アウトソーシングを活用すべき中小企業や総務アウトソーシングの選び方、おすすめの総務アウトソーシングについても解説しているので、ぜひ参考にしてください。

参考：経済産業省│深刻化する人手不足と中小企業の生産性革命

中小企業の総務業務には名もなき仕事が満載

中小企業の総務業務の特徴の一つに仕事範囲の広さがあります。

総務の基本的な業務は、会社運営をスムーズにし、社員が効率よく働けるよう環境を整備することです。

企業ごとに異なるものの、名もなき仕事と呼ばれる雑務に追われるケースもあります。備品の発注からファシリティの管理、各種書類の作成やお問合せ対応、飲み物の注文やごみ捨てまで…、数え上げたらきりがないほどの業務を担当しています。

総務アウトソーシングを活用してほしい中小企業とは

マルチタスクを強いられる総務業務ですが、総務アウトソーシングを活用すれば、自社リソースが確保できるなどのさまざまな利点があります。

どのような中小企業が総務アウトソーシングを活用すべきなのか、以下で詳しく解説します。

退職で人材不足の中小企業

担当従業員が退職してしまい人材不足の企業は総務アウトソーシングの活用をおすすめします。

総務業務の担当者がいない状態が続くと、スムーズな会社運営が難しくなります。そのため、負担や手間のしわ寄せが他部署の社員へも及ぶことも。

退職者が特定の知識や専門スキルを持っていた場合、その代替となる人材を確保するのに多大な労力を費やします。

総務アウトソーシングでは、業務を代行する専門スキルを持ったスタッフをすぐに確保することができます。

仮に欠員が出たとしても、委託業者内で交代人員の補填、引継ぎをするため、依頼主が代替リソースで悩むことはありません。

経営者が総務などバックオフィス業務を行っている中小企業

経営者が総務などバックオフィス業務を行っている中小企業にも総務アウトソーシングサービスの導入をおすすめします。

経営者が行う兼務業務は、人事労務や経理、給与計算などが挙げたらキリがありません。

特に中小企業の経営者の中には「一人で何とかしよう！」と、終わりの見えない業務に忙殺され、本来行うべき経営業務に手が回らなくなる人もいます。

また、経営者が総務業務を引き継ぎたいものの、そもそもの人材リソース不足により社員にノウハウが継承できないという課題もあります。

そのような環境から抜け出すためにもアウトソーシングの導入をおすすめします。

総務担当者が一人！属人化に悩む中小企業

総務担当者が一人しかおらず、属人化により他の社員が総務業務を行えない中小企業も、総務アウトソーシングの活用をおすすめします。属人化とは、一人の担当者のみが業務内容を把握している状態です。

【属人化により起こりうる課題】

• 一人で作業をしているため、ムダな作業に時間を取られていることに気づけない
• ワークフローが定まっていないため、後任者に引き継ぎできない
• 担当者が不在の場合は、他に業務を知る社員がいないため業務が中断してしまう
• 総務業務が増えても業務分担が出来ないため、担当者一人への負担が増える
• 担当者が突然退職してしまうと、担当者が持つノウハウや知識を失うことになる

このように、属人化によりさまざまなリスクや課題があり、引継ぎできないまま担当者が退職してしまうと、業務の混乱や停滞を招く恐れがあります。

属人化を改善するには第三者の視点が最も必要と言われています。

データ化など業務効率化を考えている中小企業

データ化など業務効率化を考えている中小企業も総務アウトソーシングを活用することをおすすめします。

クラウド上の共有フォルダへ保存すれば、従業員のアクセスが簡単になり、ワークフローの可視化ができる…！と、わかってはいるものの、推進ができていない企業は多数あります。

アウトソーシングの導入はそのような環境を刷新するチャンスともいえそうです。

データ化は人的ミスを減らす効果も期待できます。

具体的には、書類の紛失や破損の心配がなくなる、計算ミスが防げるなどがあります。

さらなる作業効率化の推進を目指している企業は、総務アウトソーシングの導入をおすすめします。

スタートアップ中小企業

スタートアップ中小企業も総務アウトソーシングの導入をおすすめします。

大企業と比べて、資金も人材リソースも十分とはいかない企業もそうではない企業も、人材確保にはさまざまな課題を抱えていることでしょう。よくみられる課題としては以下のような点が聞かれます。

• 企業やサービス、商品の認知力の問題
• 従業員の育成に時間が必要
• 競合他社に比べて経験値の浅さが障壁に

スタートアップ中小企業は、業績や認知度の問題などで、企業が求める人材が集まらないケースがあります。

会社を軌道に乗せるまでには、ある程度の時間が必要となります。企業基盤を整えるためにもアウトソーシングの活用をおすすめします。

中小企業が総務アウトソーシングを活用するメリット

中小企業が総務アウトソーシングを活用するメリットには、どのようなことがあるのでしょう。詳しく解説します。

雑務に追われることなくコア業務に注力できる

中小企業が総務アウトソーシングを活用するメリットには、雑務に追われることなくコア業務に注力できる点があります。

中小企業の総務は担当範囲が広く、従業員一人がバックオフィスや雑務などを兼務していることも少なくありません。

アウトソーシングをうまく活用すれば、手間がかかる雑務を軽減することができます。利益に直結するフロントオフィスに専念することも可能になります。

果従業員にしかできない、より高度な業務、戦略策定、調査、顧客分析などが可能になるため生産性向上が期待できるようになります。

業務のクオリティが向上

総務アウトソーシングを活用することで、ミスが少なく納期が早いプロの仕事を期待することができます。

例えば、業務運用の見直し、資料をデータ化して管理、スケジュールを迅速に調整するなどが挙げられます。自社では人員やリソース不足で注力できなかった総務業務も、見直したり再構築したりすることも可能になります。

人件費などのコスト削減

総務アウトソーシングを活用すると、人件費などのコスト削減にもつながります。

アウトソーシング業者に依頼するより社員を雇用するほうがコスト削減になると考えている方もいるかもしれません。

社員を雇用した場合、保険や福利厚生などの負担が発生するのはもちろん、人手が不要になったとしても簡単に解雇はできません。

一方、総務アウトソーシングは必要な業務だけを必要な工数で依頼できます。そのため、繁忙期のみの契約なども可能です。

業務のノウハウを得ることができる

総務業務代行業者によっても違いますが、さまざまな企業や業界事情に精通しているサービスもあります。アウトソーシングを導入することで、業務のノウハウはもちろん業界の最新情報やシステム情報などを得ることも期待できます。

自社のみで行うワークフローの構築には時間がかかります。アウトソーシングを活用することで、これまで知りえなかった知識やノウハウを得てさらなる業務効率化へと推進することが可能となります。

中小企業が総務アウトソーシングを選ぶ際のポイント

中小企業が総務アウトソーシングを選ぶ際の重要なポイントを見ていきましょう。詳しく解説します。

中小企業での総務業務の実績がある

中小企業が総務アウトソーシングを選ぶ際には、中小企業での総務業務の実績があるかどうか確認する必要があります。

なぜならば、中小企業と大企業では、業務範囲や担当、問題点などが異なるからです。

このように、中小企業では広い範囲の業務、大企業では狭い範囲の専門業務と、業務内容が異なります。そのため、課題や問題点も違ってきます。

ですから、中小企業での実績が多いサービスであれば、大企業にはない中小企業ならではの総務業務に関する問題や悩みに対する知見を持っています。課題解決が期待できるポイントでもあります。

経験値が高いスタッフが対応してくれる

経験値が高いスタッフが対応してくれるかどうかも、総務アウトソーシングを選ぶ際のポイントになるでしょう。

経験が少ないスタッフが担当する場合、行ってほしい総務業務を細かく伝えなければならず、教育や説明で工数が消化されてしまうなどのデメリットが発生します。

しかしながら、すでにスキルや経験を持ち合わせたスタッフが在籍する総務アウトソーシングであれば、自社では知り得なかった総務に関するノウハウをさらに得ることもできます。

例えば、自社の総務業務のマニュアル化やワークフローの見直しもなども可能となります。そうなれば更なる効率化も期待できます。

対応可能な業務範囲が広い

総務アウトソーシングサービスによっては、総務以外の業務の対応が可能なサービスもあります。中小企業の総務業務は範囲が広いことが特徴の一つですから、他部署の業務サポートも必要となります。

人事の給与計算業務や採用、営業の請求書発行などのバックオフィスに限らず、フロントオフィス作業など、フレキシブルな作業依頼も可能なサービスをえらぶことをおすすめします。

中小企業におすすめの総務アウトソーシングと料金

総務業務の委託代行を検討している企業におすすめの総務アウトソーシングを紹介します。

総務アウトソーシングには、スキルを持った優秀なスタッフがチーム制で行うものや、専属で自社業務を行うことなど、多様なサービスがあります。

それぞれの総務アウトソーシングの特徴や料金を紹介しているので、自社に合った総務アウトソーシング選びの参考にしてください。

HELP YOU

中小企業が総務アウトソーシングをするなら、HELP YOUがおすすめです。

「HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

HELP YOUではディレクターを中心としたスタッフがチームで総務業務をサポート。
契約工数が余った場合は、総務以外の業務も依頼できるため、多数の業務を兼務されている担当者には、使い勝手が良いサービスです。

【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、総務以外にも幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売り上げ管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって工数内で組み合わせが可能です

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

NOC

NOCは約30年の歴史を持つ、管理系アウトソーシング会社です。
総務に特化したスーパーバイザーと呼ばれる運用責任者がサポートし、総務業務をトータルでサポート。
コスト削減や業務改善に関するアドバイスも行っています。

【NOCの特徴】

• 30年の歴史を持つ業務代行会社
• 日本国内総務業務に特化したサービスを提供
• 総務からIT機器管理まで幅広く対応

J.FORCE

「3ヶ月で総務がいらない体制を作る」をキャッチコピーに総務アウトソーシングプランを提供するJ.forceは、業務フローの再構築から、健康診断手配まで、コアな総務業務をアウトソーシングできます。
無駄な業務フローやルールがないか随時チェックし、最良システムやツールを用いながら、業務の最適化を検討・提案しています。

【J.FORCEの特徴】

• 最良のシステムやツールを取り入れ、労務管理レベルを向上
• 業務委託後はクラウド上で一括管理
• 時代に合った合理的業務フローの提案が可能

ゼロイン

ゼロインは、バックオフィスの生産性を高めるアウトソーシングサービスです。
総務や庶務を中心とするバックオフィスの専門性が強みで、中小企業の専門性不足やリソース不足に対応できます。

【ゼロインの特徴】

• 業務・体制のコンサルティングが得意
• 属人化やブラックボックス化、マネジメント負荷の解消支援
• オフィス移転・レイアウト変更などのサポートも可能

コクヨ＆パートナーズ

コクヨ＆パートナーズは、働く場所や働き方にあった幅広いBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスを提供。
働き手の課題を解決する｢ビジネスコンシェルジュ｣の位置づけで、企業のサポートを行っています。
【コクヨ＆パートナーズの特徴】

• 経験豊富なコンサルタントが導入から運用までサポート
• 一歩先ゆく 気づき・くふうを行動指針に丁寧な対応
• 大手企業の導入実績に基づいた改善策を提案

株式会社アシストライン

株式会社アシストラインは、総務にかかわる業務を一括で支援。
総務に精通したスタッフが、スピード感を持って、社員と同レベルの細やかな業務を行います。

【株式会社アシストラインの特徴】

• 定期的な文具発注からシステム開発補助まで依頼できる幅広い業務内容
• 電話やメール1本で依頼可能
• 企業のニーズに沿ったベストなプランを提案

コスモスモア

コスモスモアは、「満足を超える感動」をキーワードにさまざまなサービスを提供しています。
なかでも総務アウトソーシングは顧客との伴走型で、実績から培ったノウハウを用いて総務部門の業務効率化までをサポートしています。

【コスモスモアの特徴】

• 大和ハウスグループ会社のためインテリアなど建築系業務に強い
• 従業員健康維持に向けた施策やCO2消費量算出業務などの特殊業務も可能
• 外国語にも対応した総務アウトソーシング

フジ子さん

パソコンで請け負える業務なら何でも依頼できるフジ子さんでは、経理から翻訳業務まで幅広く対応しています。
無料トライアルがあるので、総務アウトソーシングを試してみたい企業にも適しています。

【フジ子さんの特徴】

• 総務アウトソーシングでは珍しい2時間の無料トライアルあり
• 企業間受発注をデジタル化する「アイミツCLOUD」と業務提携
• 契約月の縛りがなく1ヶ月から契約可能

まとめ

中小企業の総務アウトソーシングについて詳しく解説しました。

名もなき業務が満載の中小企業の総務の課題として、兼業や属人化が見えてきました。このような課題が本来の役割がうまく果たせない原因となっているケースもあることでしょう。

総務業務の専門スキルを持つ総務アウトソーシングを活用することで、自社だけでは得られなかったノウハウや業界知識を得られるなどの、多数のメリットも説明しました。

• 退職で人材不足の中小企業
• 経営者が総務などバックオフィス業務を行っている中小企業
• 総務担当者が1人！属人化に悩む中小企業
• データ化など業務効率化を考えている中小企業
• スタートアップ中小企業

特にこのような中小企業は、総務アウトソーシングの活用をおすすめします。

総務アウトソーシングを活用して、皆が気持ちよく働ける環境を整えてみませんか。

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