総務代行サービス活用のコツとは?おすすめサービス7選

今日、総務業務を代行している会社が増えていますが、

「何をどこまで依頼できるのかわかっていない」
「もっと自社にあったサービスを探したい」
「効率的で効果的な代行サービスの活用方法を知りたい」

といったことで、お悩みの方は多いのではないでしょうか?

また、これから代行サービス活用を考えているという方も、同じような悩みを抱えているのではないかと思います。

そこで今回は、依頼可能な総務業務、具体的な代行依頼の方法、代行サービスの選び方のポイント、おすすめの代行サービスをご紹介します。

この記事を読めば業務中に頭を抱えるほど悩んでいる課題が解決する方法が見つかるはずですので、ぜひ参考にしてみてください。 

 

1.総務代行サービスとは

総務とは、社内の全体管理や備品や文書の管理、社内行事などの会社組織に関わる業務全般のことです。注意が必要なのですが、企業ごとに経理や人事、労務を兼任しているなど業務内容は様々ですので、自社ではどこまでが総務の業務範囲なのかをきちんと確認することが、代行サービスを活用する上では重要になります。

下記に、総務代行サービスに依頼できる業務をまとめておきましたので、何が依頼可能な業務なのかを確認する際にお役立てください。

■総務の業務例
・名刺管理
・備品管理
・契約書管理
・電報/供花手配
・郵送手配
・イベント手配
・全社的活動の推進役
・保安・防災業務
・情報セキュリティの整備
・受付業務
・福利厚生業務
・安全衛生管理 etc…

 

2. 総務代行依頼のコツ

では実際にどのような業務を、どういった会社に依頼すればよいのでしょうか?

総務代行依頼のコツとして、依頼する業務の洗い出し方から、実際に業者を選ぶ際のポイントについてご紹介します。

●切り出し可能な総務業務を確認

業務内容を洗い出し、代行可能な業務を確認します。依頼可能な業務を見極めることが難しい場合には、関わっている時間や人数から、

・コストがかかっているもの
・手間が掛かり困っていること
・専門的で自社で担当することが大変
・ノンコア業務

などを依頼するとよいでしょう。

代行業者によっては、依頼可能な業務の洗い出しを手伝ってくれるサービスもあるのでお問い合わせして確認してみるのがおすすめです。

▼導入コンシェルジュへのお問い合わせはこちら
https://help-you.me/blog/20190625

 

●依頼業務が得意な業者を選定

総務代行の業者と1口に言っても、依頼可能な業務は各アウトソーシング会社ごとに異なります。

法務・特許など専門的な業務を依頼したいのか、または秘書業務や経理業務など複数業務を合わせて依頼したいのかを考え、対応可能な会社を選んでいきます。

 

●総務代行業者と担当者の連絡手段の確立/進捗状況を共有してもらえるか


経営者層と社員の橋渡し的な存在であり、イベントや突発的な業務などが多く発生する部署だからこそ、リアルタイムで連絡・共有できる手段を確立することが必要です。

スピーディーに連絡や進捗状況を共有できるように、チャットや進捗状況を確認できるツールを使っているサービスかどうかを確認しましょう。

 

●総務業務のマニュアル化をしてくれるか

代行会社とスムーズにことを進めるためにも、定例業務として確立しているものは、マニュアル化することをおすすめします。
代行会社がマニュアル化まで対応してくれる場合もあるので、随時確認が必要です。

3. 総務代行会社おすすめ7選


近年、多くの代行サービスがありますが、おすすめの総務代行サービスをご紹介します。先ほどの依頼する際のポイントと照らし合わせながら確認していきましょう。

・HELP YOU


https://help-you.me/

ー切り出し可能な業務・得意な業務
・業務委託管理
・電子機器や備品の管理
・議事録や会議資料の作成と管理
・ホームページの作成
・福利厚生に関する業務
・レストランや居酒屋の予約
・贈答品リサーチ
・メール(英文)対応
・議事録や会議資料の作成
・お礼状やお詫び状などの書状作成
・英、中、韓、などの翻訳
・トピックのキーワードリサーチ

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
●連絡手段
ご依頼・進捗報告・納品などは、使い慣れたツールでの利用が可能です。主な使用ツールは、電話、メール、chatwork、slack、LINE、messenger、Skypeなどです。

●進捗状況
チャットを使用しているので、比較的早めの対応が可能です。

ー業務のマニュアル化確認
代行可能です。
業務の切り出しから、突発的に必要となった業務のマニュアル化、ディレクションまでHELP YOUが代行致しますので、業務の丸投げが可能になります。

ー業務開始までのフロー
契約から最短数日で依頼可能です。

【おすすめポイント】
・採用率1%の優秀なアシスタントがチームで業務を担当しているので、納品物の質が担保されています。
・HELP YOUを効果的に利用できるようにサポートしてくれる「導入コンシェルジュ」というサービスを受けられます。
・総務業務に従事したことのある経験者が担当してくれます。
・契約時間内で、経理業務や営業サポート業務などの複数業務を同時に依頼可能です。

HELP YOUへのお問い合わせ

 

・NOC

https://www.noc-net.co.jp/general/

ー切り出し可能な業務・得意な業務
・庶務業務
・労務管理
・コスト削減
・ファシリティマネジメント
・IT

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
HP上記載なし。

ー業務のマニュアル化確認
代行可能です。

ー業務開始までのフロー
最短1ヶ月となっております。

ただし、対象となる業務内容、範囲、ボリューム、難度(知識やノウハウの程度)、実施場所によって異なります。

【過去の事例】
・総務アウトソーシング:庶務業務 実施までの期間2ヶ月

【おすすめポイント】
・庶務・受付、秘書業務など複数を同時にサポート可能です。
・1~2か月かけた丁寧なヒアリングで、かかえている課題・アウトソース可能な業務に対する最適な方法を提案してくれます。
・マニュアル作成や導入後の依頼内容変更・体制の再構築なども柔軟に対応可能です。

 

・J.FORCE

https://jpn-force.jp/

ー切り出し可能な業務・得意な業務
事務員さんの『ほとんどの総務業務』が切り出し可能です

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
●進捗状況
お客様の状況に応じて、チャットやテレビ会議などを使用します。
緊急性が高い場合や高度な内容の場合は直接会って会議をすることも可能です。

ー業務のマニュアル化確認
HP上記載なし。

ー業務開始までのフロー
最短3ヶ月です。

流れとしては、
「現状把握/ヒアリング→改善案の提示→システム導入/ツール確立→デモンストレーション/検証→総務/経理部の廃止」
となります。

【おすすめポイント】
・社労士顧問プラン・税理士顧問プランなど、専門分野も依頼可能です。
・ITを活用することで、時間と場所を超えてコミュニケーションをとりながら業務を進められます。
・行政調査やトラブル発生時には、グループ会社の国家資格者が対応します。

・ゼロイン

http://www.zeroin.co.jp/

ー切り出し可能な業務・得意な業務
庶務業務からファシリティマネジメントまで幅広くサポート致します。

・メール室運営
・会議室管理
・オフィス管理
・購買
・清掃

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
HP上記載なし。

ー業務のマニュアル化確認
HP上記載なし。

ー業務開始までのフロー
具体的な期間はHP上記載なし。

【おすすめポイント】
・クライアント先に常駐し総務サービスを行う、この分野のパイオニア的存在です。

・購買などの一般的な総務代行だけでなく、オフィス移転や社内周年イベント開催など、社員のエンゲージメント、効率化を図るための様々な施策を複合的に提案してくれます。

・属人的な業務を標準化し、体制構築・運営までサポートが可能です。

・コクヨ

https://www.kokuyo-furniture.co.jp/solution/bpo/

ー切り出し可能な業務・得意な業務
・共有スペース管理
・支払処理
・外部文書保管
・機密文書廃棄
・備品貸出管理
・消耗品発注・在庫管理
・拾得物管理
・セキュリティーカード管理
・購読物管理

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
HP上記載なし。詳しくはお問い合わせにて。

ー業務のマニュアル化確認
HP上記載なし。

ー業務開始までのフロー
具体的な期間などHP上記載なし。詳しくはお問い合わせまで。

流れとしては、
「導入準備(業務の可視化/業務設計、体制検討/スタッフ採用・教育、トレーニング/引き継ぎ、)→サービスイン→運用(レポート/改善提案、さらなる付加価値の提案)」
となります。

【おすすめポイント】
・コクヨは、オフィス家具の製造・販売だけではなく、空間の設計・構築、移転サポート、新しい働き方のご提案など、お客様の働く場をトータルでプロデュースしてくれます。

・アウトソーシング(BPO)という形態で、働く場の「運用」をサポートするという視点から、オフィス運営で必要となる総務全般の業務/サービスを受けられます。

・コクヨのビジネスコンシェルジュがお客様のオフィスに常駐し、オフィス運営に関する各種のサービスを提供することで、オフィスを快適で働きやすい環境にすることが可能です。

・株式会社アシストライン

https://as-line.jp/manager/

ー切り出し可能な業務・得意な業務
・契約書管理
・備品管理(文具・事務用品費など)
・倉庫入出庫管理
・キャビネット管理・出張手配
・チケット手配
・イベントサポート
・電報/供花手配
・会議室設置/解除
・セキュリティカード管理
・機密文書廃棄処理
・正確なデータ入力の代行業務
・システム開発補助、サポート
・移転に伴うレイアウト変更のサポート
・定期的な文具発注と在庫管理

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
HP上記載なし。詳しくはお問い合わせにて。

ー業務のマニュアル化確認
HP上記載なし。

ー業務開始までのフロー
具体的な期間はHP上記載なし。

流れとしては、
「ヒアリング調査→業務再構築のご提案→マニュアル作成運用開始→運営後のサポート」
となります。

【おすすめポイント】
・管理部門の業務に精通する優秀な社員が会社に常駐しているかようなきめ細かなサービスを提供してくれます。
・本当の「トータル」なサポートで、あなたが庶務に費やす時間をコア業務に費やす時間へ変換致します。

・コスモスモア

https://www.cosmosmore.co.jp/outsourcing/service/sc

ー切り出し可能な業務・得意な業務
・総務事務/庶務事務(電話対応、各種請求処理、会議室予約受付など)
・ファシリティ日常対応(ビル管理会社との調整、各種ファシリティ課題対応など)
・受付業務(来客応対、来訪者ログ管理、イベント対応/運営など)
・メール便業務対応(郵便/宅配便/バイク便取次、請求金額部署振り分けなど)
・BCP対応業務(従業員健康維持に向けた各種施策、機密文書廃棄オペレーション)

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
HP上記載なし。

ー業務のマニュアル化確認
HP上記載なし。

ー業務開始までのフロー
具体的な期間はHP上記載なし。

流れとしては、
「現状調査→全体設計・運用開始準備→業務開始→改善活動。」
となります。

【おすすめポイント】
・スタッフ常駐型の「総務アウトソーシング」サービスです。
・サービスレベルの高い常駐スタッフが、各種総務業務や受付業務、メールルーム業務をサポート致します。

4. まとめ


今回は、依頼可能な総務業務、具体的な依頼の方法、代行サービスの選び方のポイント、オススメの代行サービスをご紹介しました。

依頼可能な業務をきちんと整理し、ご提示した代行依頼コツをご活用頂き、代行サービスを選んで頂ければ、あなたの会社にあったサービスを巡り会えるはずです。

業務代行がうまく機能し、これまでにないパフォーマンスを発揮すれば、生産性が上がるだけではなく、業務量を一気に減らすことが可能です。その結果、社員を本来時間をかけるべきコア業務に集中させることができます。また、社員の精神的なストレスを減らすことにもつながるので、健康状態を維持向上させることができるのです。

ぜひこの記事を参考にして、自社にあった総務代行サービスを選んでください。

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