総務代行サービス比較5選|アウトソーシングの活用で生産性向上とコスト削減を可能に

社内業務の中で属人化しやすい業務の代表例、総務。

派遣会社や請負会社を導入していても定例業務しか依頼できず、突発的な業務の負担は社員が背負ってしまうので、大変さは変わらない…。
繁忙期と閑散期の業務調整が難しく、外部のサービスをうまく導入できない…。
とお悩みではないでしょうか?今回は、総務の代行サービスをご紹介します。

目次

1.総務代行サービスとは


総務とは、社内の全体管理、備品や文書の管理、社内行事等を行う部署。ですが、企業ごとに経理や人事、労務を兼任しているなど業務内容は様々です。

また、社内イベントや都度発生する社内業務も多いため、定例業務としてマニュアル化することが難しく、代行業者に依頼するのが難しいと考えられている方も多いのではないでしょうか。

■総務の業務例
・名刺管理
・備品管理
・契約書管理
・電報/供花手配
・郵送手配
・イベント手配
・全社的活動の推進役
・保安・防災業務
・情報セキュリティの整備
・受付業務
・福利厚生業務
・安全衛生管理 etc…

近年は、クラウドツールやチャットを活用したオンラインでの代行サービスや、秘書・受付業の代行サービスなどを利用して、総務業務をアウトソーシングすることが可能です。

2. 総務代行依頼のポイント

では実際にどのような業務を、どういった会社に依頼すればよいのでしょうか?
総務代行を依頼する際のポイントを押さえておきましょう。

●切り出し可能な業務を確認
業務内容を洗い出し、代行可能な業務を確認します。
依頼可能な業務を見極めることが難しい場合には、
関わっている時間や人数から
・コストがかかっているもの
・手間が掛かり困っていること
・専門的で自社で担当することが大変
・ノンコア業務
などを依頼するとよいでしょう。

●依頼業務が得意な業者を選定
次に、代行業者を選定します。
総務代行の業者と一口に言っても、該当業務は各アウトソーシング会社ごとに異なります。
法務・特許など専門的な業務を依頼したいのか。または秘書業務や経理業務など複数業務を合わせて依頼したいのかを考え、対応可能な会社を選んでいきます。

●代行業者と担当者の連絡手段の確立
●進捗状況を共有してもらえるか
イベントや突発的な業務等が多く発生する部署だからこそ、リアルタイムで連絡・共有できる手段を確立することが必要です。
スピーディーに連絡や進捗状況を共有できるように、チャットや進捗状況を確認できるツールの導入を考えましょう。

●業務のマニュアル化の確認
定例業務として確立しているものは、マニュアル化を進めます。代行会社がマニュアル化まで対応してくれる場合も。

●業務開始までのフローを確認
相談から導入まで数カ月かかる会社もあります。いつまでに導入を開始したいのか、検討している会社はいつ業務を開始できるかも確認しましょう。

以上の点を確認しながら代行会社の選定・導入を進めていきます。
導入後、委託される側に指示をし、自社で管理することが負担になってくることがあるかもしれません。

その場合には、代行会社が改善のための提案をしてくれるのかどうかや、自社内でフローやツールの改善がないかを確認すると良いでしょう。

3. 総務代行会社おすすめ5選

近年、多くの代行サービスがありますが、おすすめの総務代行サービスをご紹介します。

・HELP YOU


https://help-you.me/
【おすすめポイント】
・採用率1%の優秀なアシスタントが担当しますので、納品物の質も担保
・業務の切り出しから、突発的に必要となった業務のマニュアル化、ディレクションまでHELP YOUが代行。丸投げが可能です
・契約から最短数日で依頼可能
・契約時間内で、経理業務や営業サポート業務などの複数業務を同時に依頼可能

HELP YOUへのお問い合わせ


・NOC


https://www.noc-net.co.jp/general/
【おすすめポイント】
・庶務・受付、秘書業務など複数を同時にサポート可
・1,2か月かけた丁寧なヒアリングで、かかえている課題・アウトソース可能な業務に対する最適な方法を提案
・マニュアル作成や導入後の依頼内容変更・体制の再構築なども柔軟に対応
・依頼企業へと出向き、受付・会議室設置など常駐で対応が可能


・J.FORCE


https://jpn-force.jp/
【おすすめポイント】
・社労士顧問プラン・税理士顧問プランなど、専門分野も依頼可能
・全国300社以上の会社が導入
・ITを活用することで、時間と場所を超えてコミュニケーションをとりながら業務を進める
・行政調査やトラブル発生時には、グループ会社の国家資格者がフォロー


・ゼロイン


http://www.zeroin.co.jp/
【おすすめポイント】
・クライアント先に常駐し総務サービスを行う、この分野のパイオニア的存在
・購買などの一般的な総務代行だけでなく、オフィス移転や社内周年イベント開催など、社員のエンゲージメント、効率化を図るための様々な施策を複合的に提案
・属人的な業務を標準化し、体制構築・運営までサポート


・株式会社フィールドプランニング


https://www.field-planning.jp/
【おすすめポイント】
・社員寮・駐車場管理などを代行
・管理に時間や手間が掛かる請負会社・派遣会社との対応を代行

4. まとめ

今回は、総務代行サービスをご紹介しました。属人化しがちな業務を代行サービスへとアウトソースすることで、業務の標準化が可能に。また、ノンコア業務を依頼することで、担当者様がコア業務に集中する時間を確保することができます。

特にスタートアップなど、社員を多く雇う段階ではない会社にとって、社員雇用よりも安価に人的リソースを確保できるアウトソーシングは
事業を高速で推進する良い手段になります。
また昨今の人手不足により、専門知識を持った人を採用できないといった問題も解決することができます。
採用コストをかけずに、経験を持った人に業務を任せられるアウトソーシングは今後さらに加速すると思われます。

今回の記事が、貴社の生産性を高めるヒントになれば幸いです。

事務代行サービス比較 | あなたの会社の営業をテレワークで支援

秘書代行サービス比較 | 電話代行・名刺管理からスケジュール調整まで

経理代行サービス比較 | 記帳や給与計算、会計業務などの経理アウトソーシング

人事・採用代行サービス比較8選|RPOを選ぶポイントとは?

間接部門をコストセンターから脱却させる3ステップ!生産性向上のヒントを公開

貴社の 生産性向上診断付き!
Saasツール導入とアウトソース化による生産性向上事例


日本企業が抱えている「生産性」の停滞、人手不足といった問題。
2030年には日本全体で約700万人の人材不足が予測されています。
そうした状況の中でも伸びている会社とはどういう会社なのか。

「今ある労働力をどう最大化させるか」「新しい労働力をどう確保するか」の観点からどうすれば伸びる会社となるのか、具体的な取り組みをご紹介します。



今回は間接部門と言われるバックオフィス業務(総務・人事部門、経理部門、調査部門、研究開発部門、顧客管理部門など)に焦点をあて、

・業務のアウトソース
・ITツール導入による業務の効率化・情報のデータ化
・雇用形態の多様化を導入

のステップで間接部門の生産性向上を図る取り組み例をご紹介します。

今、注目されている生産性向上の一手段として、参考になれば幸いです!