総務代行サービスの料金を徹底調査!おすすめサービス3選ご紹介!

総務は直接利益につながらない間接部門でありながら会社になくてはならない重要な役割を負っており、その業務範囲は多岐にわたります。さらに、業務の一つ一つに専門的な知識が必要なので担当者の育成・維持は会社にとって大きな負担になります。こうした負担に加え、昨今の人手不足という背景もあり、新たに担当者を育成するのではなく、総務代行を検討している会社も増加傾向にあります。

導入を検討するにあたり、気になるのが総務代行のメリット、デメリット、料金のバランスです。代行サービスという専門家に業務を委託することには様々なメリットがあります。このメリットと外部委託を行うことによって起こるデメリット、代行にかかる料金相場を踏まえた上で、実際の導入について検討していきましょう。

総務代行サービスを使ってアウトソーシングするとは?

なぜ総務代行を検討するのか?そこには多くの理由がありますが、総務業務の負担が会社に重くのしかかっているのが1つの大きな理由でしょう。その過大な負担を軽減させる方法がアウトソーシングなのです。

アウトソーシングに移行する背景①人手不足

人手不足の今、直接部門ではない総務に潤沢に人員をあてることができません。さらに総務担当者には、専門的な知識、マルチタスク能力やコミュニケーション力も求められ、総務担当者の資質が総務業務の品質を左右します。
優秀な人材の確保も充分な人員の用意も難しく、自社で総務業務の品質を維持することが困難になりつつあるのでアウトソーシングという選択肢が広がっているのです。
 

アウトソーシングに移行する背景②インターネットの普及

昨今では、インターネットなどのIT技術が進み、オンラインでの業務のやり取りが行いやすくなっているのも企業のアウトソーシング化に拍車をかけています。
オンライン業務が普及したため、その業務に特化した代行業者が企業の「場所」や「時間」にとらわれずに、一手に専門業務を引き受けることが可能になりました。
 

アウトソーシングに移行する背景③専門業務の多様化

業務のIT化が進むにつれ、様々なアプリ・ソフトへの対応が必要となり、総務業務自体がますます広範囲になってきました。また、法令の複雑化も相まって、業務自体の難易度も上がっています。

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総務代行サービスのメリット

総務代行を利用することには多くのメリットがあり、それはコスト面だけにとどまりません。専門知識を持つ、代行業者を利用することでそのノウハウや知識の恩恵にあずかることができ、業務の品質自体をあげることが可能になります。それでは代行による数々のメリットを確認していきましょう。

専門家による代行で業務の品質向上

それぞれの業務をその分野の専門知識を持つプロが代行するので業務の品質自体をあげることが可能となります。法律改正への対応をはじめ、専門家による正確で迅速な業務が期待できます。
 

人員に左右されることが無くなり業務が安定化

自社で担当者をかかえる場合は、育成、退職、引継ぎなどに対応せねばならず、その間、通常業務に取り組むことができなくなります。
代行業者に任せることによって引継ぎ時の混乱が避けられ、業務が安定化するうえ育成等の手間とコストを削減できます。
 

効率的な運用でコスト削減

社内に担当者を抱えると業務量の増減に関わらず一定の人件費が必要ですし繁忙期には人員増員等のフォローも必要となります。しかし、代行を利用すれば、業務の量に応じて委託する量を調節できるので最小値のコストで運用が可能になるのです。
 

業務内容の可視化で効率化

代行に委託するときにはその業務のワークフロー作成を行います。その作業を通し、業務の可視化が行うことができ、業務の改善の改善が可能になります。また、その際には、代行業者から業務効率化のアドバイスを受けることもできるのです。

総務代行サービスのデメリット

代行サービスにはデメリットもあります。大切なのは、メリットとデメリットのバランスと、デメリットを以下に少なく収めるかということです。こちらでは、デメリットをあげつつそれを抑える方法をまとめていきます。

処理に時間差ができる

外部に委託するので、社内で行っていたようにすぐに対応することが難しくなります
代行業者によっては、コストはかかりますが常駐型の代行も可能です。
 

柔軟な対応ができない

ワークフローに記載されていない事態の対応はできませんので、その都度確認が必要となり、より時間と手間がかかる場合があります
移行期間でもある導入初期はこうした事態が多くなります。
しかし、やり取りを蓄積し対応ノウハウが集まれば柔軟な対応が可能になります。
 

ノウハウが蓄積できない

業務を外部に委託するのである程度は仕方がないことですが、自社に業務ノウハウを蓄積しにくくなります
業務マニュアルや処理履歴の共有を適宜行い、ノウハウの喪失を防ぎましょう。
 

代行業者の質に左右される

これが代行を頼む上での一番のデメリットです。質の悪い、自社に合わない代行業者に当たってしまうと、業務の品質が落ちるばかりか、コストと時間ばかりかかってしまいます
信頼できる代行業者、または品質と料金のバランスが納得できる代行業者を選べるかが成功のキーポイントとなります。

総務代行サービスの料金相場は?

総務業務は幅広く会社によって委託したい業務や量が異なるため見積りは必ず必要です。
しかし、料金体系として、大きく分けて以下の2つの料金体系をあげることができます。
1つは、月額が決まっている稼働時間を基準とした料金体系、もう一つは記帳や給与計算などの特定業務の量に応じた料金体系です。それぞれの料金体系のおおよその相場について見ていくことにします。

時間単位の料金相場

月額料金が決まっているので、比較的コストコントロールしやすいのがこちらの料金体系になります。
また、業務内容が固定ではないので、自社に必要な業務の組み合わせ代行が可能です。特定の業務だけではなく、総務業務全般にフォローが必要な場合はこちらの料金体系の代行業者が便利です。

【料金相場】月30時間利用 69,000~120,000円/月

※代行業者によって対応業務が異なるので、どこまでの業務代行が可能かどうかを把握する必要があります。
 

業務別料金相場

作業量が多い業務、ルーティンワークと呼ばれる定型的な業務は代行を導入しやすい業務となります。また、自社に必要な業務に対してポイントを絞って依頼できるのでコストを抑えることができます
下記に記載させて頂いた業務は代行を依頼する業務として一般的なものです。

【経理業務】
■記帳代行
初期費用 0~20,000円  /月額  100仕分け 5,000~10,000円
※仕訳け数、記帳条件(入力お任せなど)により料金が変動します。

■決算処理代行
40,000円~
※決算申告を代理で行えるのは税理士のみです。
税理士、または税理士ときちんと提携している代行業者を選びましょう。

【人事業務】
■給与計算(社会保険料計算・年末調整含む)
初期費用 0~20,000円  /  月額  1人当たり 600円~
※社員数、社会保険料の計算や年末調整などを含むかどうかで料金が変わります。

【そのほかの総務業務】
■秘書業務
月額  8,500~105,000円   など

おすすめの総務代行サービス

HELP YOU

様々なスキルセットを持った優秀なアシスタントチームがあなたの働き方を変えます。HELP YOUは総務をはじめとする総合的な業務改善のためのサービスです。

【料金】
月30時間~ 100,000円~/月(※オンライン業務のみ)
月45時間~ 150,000円~/月(※オフライン業務(訪問しての作業)利用ありの場合)

【対応可能な業務】
・経理 (社内決済手続き書類作成、経費整理・記帳、クラウドツール導入サポートなど)
・人事/採用 (採用計画補助、求人掲載・修正・更新、応募者管理・対応など)
・総務 (会食・会場予約、名刺管理、備品管理など)
・営業サポート (リスト作成、掲示・配布資料、社内提出資料作成など)

【特徴】
■採用率1%の優秀なアシスタント
オンラインで対応できる全国の優秀なスタッフがチームで幅広い業務に対応します。
無駄なやりとりは0
専属の窓口担当者が業務の運用を行うため手間がかかりません。
■継続利用率97%
必要な人材を定額でアサインでき、業務に必要な分だけコストをかけることが可能です。オフライン業務も柔軟に対応してくれます。

https://help-you.me/

 

 

NOCアウトソーシング&コンサルティング

総務はもちろん人事や経理を始めとした管理部門の総合アウトソーシングが可能な代行業者です。約30年の歴史と 1,000社の実績がある安心の「日本のアウトソーシング会社」です

【料金】要見積り

【対応可能業務】
・経理 (売上・売掛金管理、仕入・購入・買掛金管理、経費精算・記帳、決算業務など)
・人事 (給与計算、入退社管理など)
・総務 (庶務、受付、メール室、文書管理など)
・営業支援 (発送代行、入力業務代行、受発注管理、マニュアル作成など)
※このほかにも財務・労務・各種コンサルティングなどの幅広い業務にも対応可能。

【特徴】
■約30年に及ぶ総務アウトソーサーの実績と経験から様々な業種に合わせた対応、幅広い業務内容への対応が可能です。
■総務に特化した運用責任者が、常にお客様側からプロジェクトを管理。
長年培ったスキルとノウハウで、プロジェクト全体の質を高めます。
属人化している業務をマニュアル化し、業務内容の可視化を行ないます。
■ご契約継続率は95.9%。お客様へ実施したアンケートでは、業務品質・スキルへの満足が86%、接客態度についての満足度は100%の高い顧客満足度を有します。

https://www.noc-net.co.jp/
 

J.Force

3か月で総務「部」と経理「部」を一生作らない体制を構築するというコンセプトをもとに、総務と経理の総合的なサポートが可能な代行業者です。

【料金】
■勤怠管理と給与・賞与計算サービス     40,000円~/月
■労働保険・社会保険に関する手続きサービス 32,000円~/月
■経理アウトソーシング           50,000円~/月
※社員数・業務量によって変動しますので別途見積もりが必要です

【対応業務範囲】上記の通り

【特徴】
■ITを上手く活用した経営に
自社の状況に応じたIT導入の丁寧なサポートが受けられます。
また、ITを活用し、『時間』と『場所』に制約されずに業務を行う環境が構築されます。

国家資格者による全てのサービス監修
『プロ』の目線で全てのサービスを監修するで、安心してお任せできます。
万が一行政調査やトラブルが発生した際も、グループ会社の国家資格者集団がすぐに対応できる体制を構築しています。

■場所・業種業界・規模を問わない対応力
契約数全国300社、1名から1,000名までの幅広い企業規模に対応可能
また多数の業種業界の対応ノウハウをもち自社に合わせた提案が可能。

■試用期間と同じ“3ヶ月”で、サービスの効果を実感

https://jpn-force.jp/

まとめ

人手不足、業務の複雑化、ますます総務業務の負担は増える一方です。
総務代行の導入時には通常以上の手間や時間、そして導入コストが必要となります。
しかし、一度軌道に乗ってしまえば代行料金のみで業務を維持できるようになるのです。
自社に合った料金体系の代行業者を選び、効率よく代行業務にコストをかけましょう。
また、一度に多くの業務を委託することが不安な場合は、料金相場がわかりやすい業務から個別に委託していくのもおすすめです。
今後の、総務業務の安定した運用のため、より良い品質の業務を行うため、担当者育成・維持の煩わしさから逃れるため、また、経費削減のためにも前向きに代行導入を考えるべきです。
自社にあったサービスはどこなのか、そのサービスに代行依頼する価格は適切なのか、をしっかり見極めて代行サービスを利用するようにしましょう!

間接部門をコストセンターから脱却させる3ステップ!生産性向上のヒントを公開

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日本企業が抱えている「生産性」の停滞、人手不足といった問題。
2030年には日本全体で約700万人の人材不足が予測されています。
そうした状況の中でも伸びている会社とはどういう会社なのか。

「今ある労働力をどう最大化させるか」「新しい労働力をどう確保するか」の観点からどうすれば伸びる会社となるのか、具体的な取り組みをご紹介します。



今回は間接部門と言われるバックオフィス業務(総務・人事部門、経理部門、調査部門、研究開発部門、顧客管理部門など)に焦点をあて、

・業務のアウトソース
・ITツール導入による業務の効率化・情報のデータ化
・雇用形態の多様化を導入

のステップで間接部門の生産性向上を図る取り組み例をご紹介します。

今、注目されている生産性向上の一手段として、参考になれば幸いです!