総務アウトソーシングとは？メリットや導入のポイントを解説
総務部門の業務は多岐にわたることから煩雑化しやすく、業務過多や人手不足などの課題を抱える会社も多いでしょう。
このような総務部門の課題を解決する手段の一つとして、「総務アウトソーシング」の活用が効果的です。
そこで本記事では、総務アウトソーシングの概要や依頼できる業務をご紹介。その上で、総務アウトソーシングのメリットやデメリット、導入時のポイントを解説します。
総務アウトソーシングについて知りたい方や、アウトソーシングの導入を検討している方は、ぜひご参考にしてください！
総務アウトソーシングとは
総務アウトソーシングとは、社内の総務業務の一部または全てを外部に委託することです。
総務業務は、社内のあらゆる管理業務や調整業務などに対応する重要な部署です。そのため、他の部署と比べて業務範囲が広く、属人化しやすいという特徴があります。
そのような総務業務をアウトソーシング会社に委託することで、特定の従業員に業務が集中することがなくなり、属人化の解消につながります。さらに、コア業務への集中やコスト削減なども期待できます。
総務アウトソーシングでは総務のノウハウが豊富な会社に業務委託できるため、品質も高く、近年では業務効率化の方法の一つとしても注目を浴びています。
総務アウトソーシングに依頼できる業務
総務アウトソーシングでは、次のような業務内容を依頼できます。
| 業務概要 | 業務例 |
| 人事・労務管理 |
|
| 経理 |
|
| 秘書業務 |
|
| オフィス管理 |
|
| 庶務業務 |
|
その他バックオフィス業務など、総務に関わる多くの仕事をアウトソーシング会社が代行します。
総務アウトソーシングのメリット
ここからは、総務アウトソーシングのメリットを3つご紹介します。
コア業務に集中できる
総務アウトソーシングは、企業がコア業務に集中するために効果的です。
電子契約ナビの調査によると、総務部門の課題として「業務範囲が広すぎる」が35.6％で1位となっています。
実際に、総務の仕事は業務範囲が広く、その多くは「ノンコア業務」に分類されます。
ノンコア業務とは、企業の利益に直接つながらない定型業務を指し、一方で企業の利益につながる重要な業務は「コア業務」と呼ばれます。
つまり、総務では企業の利益に直接つながらない業務に多くの時間が割かれているということです。
勤怠管理や給与計算などのノンコア業務を外部のアウトソーシング先に委託することで、従業員はより重要なコア業務に集中できるようになり、企業の競争力向上や業績の向上につながります。
コスト削減につながる
総務業務をアウトソーシングすることで、コスト削減につながります。
総務アウトソーシングでは、業務の繁忙期や閑散期に合わせて依頼する業務量を柔軟に調整できるため、閑散期は依頼量を減らすことで無駄な支出を抑えてコストを最適化できます。
つまり、アウトソーシングによって人件費などの固定費を外注費として変動費化できるのです。さらに、従業員の採用や教育にかかる費用も削減できます。
業務の品質・効率が向上する
総務部門の専門的なノウハウを持ったアウトソーシング会社を利用することで、業務の品質向上や効率化が期待できます。
アウトソーシングを導入する際に、各業務が整理・可視化されることで手順やフローが明確になり、属人化が解消されて業務改善や業務効率化につながります。
アウトソーシング先によっては、業務フローの可視化や業務整理も含めて依頼できるBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）と呼ばれるものもあります。
また、先ほど紹介した電子契約ナビの調査では、総務部門の課題として「紙やExcelで管理する業務が多く非効率」という問題点も浮き彫りになっていました。
その点、ITツールの活用などのノウハウが豊富なアウトソーシング会社に依頼すれば、DX化（デジタルトランスフォーメーション）も期待できます。
総務アウトソーシングのデメリット
ここからは、総務アウトソーシングのデメリットについて解説します。
社内にノウハウが蓄積されない
総務アウトソーシングのデメリットの一つは、社内にノウハウが蓄積されないことです。
外部のアウトソーシング会社が業務を担当するため、社員はその業務に関する知識や経験を積む機会を失います。
その結果、社内に業務ノウハウやスキルが蓄積されづらくなります。また、委託している業務に関する問題が発生した際に、アウトソーシング会社に依存せざるを得なくなります。
対策としては、アウトソーシング会社に業務を丸投げせず密にコミュニケーションを取り、情報やマニュアルを共有してもらうことが大切です。
セキュリティリスクがある
総務業務では、社員の個人情報や取引先の情報など、機密情報を取り扱うケースが多くあります。
アウトソーシングでは外部の委託先に情報を共有する必要があるため、情報漏洩などセキュリティ上のリスクが懸念されます。
アウトソーシング会社を選ぶときは、業者がどのようなセキュリティ対策を行なっているのかを事前に確認することが重要です。
プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）など、第三者機関からの認証を取得しているアウトソーシング会社であれば信頼性が高く、より安心して業務を依頼できます。
総務アウトソーシング導入時のポイント
ここからは、総務アウトソーシング導入時のポイントや注意点について解説します。
導入の目的や課題を整理する
まずは、総務部門における現状の課題を洗い出し、「アウトソーシングを導入して何を成し遂げたいのか」という目的を明確にすることが重要です。
例えば、
- 業務フローを可視化して業務を効率化したい
- 社内リソースをコア業務に集中させたい
- 外部リソースを活用して業務品質を向上させたい
など、具体的な目的を定めましょう。
目的を明確にしておくと「何を達成したいのか」「どのような方向に進むべきか」が分かりやすくなり、より効果的に施策を実行できます。
委託する業務を明確にする
目的を整理したあとは、業務を洗い出し、自社でやるべき業務（コア業務）と自社で行わなくてもよい業務（ノンコア業務）を切り分け、委託する業務範囲を明確にすることが大切です。
ノンコア業務をアウトソーシング会社に依頼することで、社員はコア業務に集中できます。その結果、アウトソーシングの効果を最大限に得ることができるでしょう。
どの業務をアウトソースするべきか、どの範囲まで委託可能か分からないという場合は、アウトソーシング会社に相談することで明確になることもあります。
そのため、まずは検討している業者に相談してみることがおすすめです。
定期的に情報共有を行う
総務アウトソーシングの運用開始後は、アウトソーシング会社と頻繁にコミュニケーションを取り、定期的な情報共有を行うことが大切です。
他部門の業務と比べて総務業務は成果を数値化しにくいため、アウトソーシングの効果を感じづらいかもしれません。
情報共有やフィードバックを行うことで、アウトソーシングの成果や現状の課題を把握しやすくなり、より効率的に業務改善を行うことができるでしょう。
また、アウトソーシング会社との情報共有により、社内にノウハウを蓄積しやすくなり、将来的に業務を内製化する際にも役立ちます。
総務アウトソーシングなら「HELP YOU」
ここからは、総務業務におすすめのアウトソーシング先として「HELP YOU」をご紹介します。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUの料金プラン】
＜1名専属プラン＞
一人の固定専属アシスタントがお客様の業務を柔軟にサポートするプランです。
２．固定のアシスタントのため、マニュアル化しづらい業務にも柔軟に対応
３．数多くのアシスタントの中から、お客様のニーズに合わせてマッチング
４．ご利用を継続いただくことで組織・商品理解をより深めることが可能
【1名専属プランの主なサービス内容】
HELP YOUには、豊富なスキルと経験を持った優秀なスタッフが在籍しているため、さまざまな業務の依頼が可能です。
■総務：備品の手配、議事録作成、翻訳など
■秘書：スケジュール管理・調整、メール代理対応、出張・会食・会議室等の手配など
■営業サポート：営業リスト作成、会議資料作成など
■人事・採用サポート：応募者対応、スカウトメール配信、セミナー会場の手配など
■経理：請求書発行、見積作成、領収書まとめなど
■その他：カスタマーサポート（メール・チャット・電話）、リサーチ、データ入力 など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
その他、ディレクターが窓口となりチーム制でサポートする「チームプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！
HELP YOUの総務アウトソーシング導入事例
ここからは、HELP YOUの総務アウトソーシングを導入した、ファストドクター株式会社の事例をご紹介します。
＜クライアント概要＞
ファストドクター株式会社は、時間外救急の総合窓口「ファストドクター」を運営しています。2016年の創業から事業拡大を続け、現在では日本最大級のプライマリ・ケアプラットフォームに成長しています。
＜導入前の課題＞
ファストドクターのテック部門である「ファストドクターテクノロジーズ」の設立に伴い、組織が拡大することで、マネジメントコストが増えることが課題となっていました。
多岐にわたる業務を秘書的な立場でサポートしてくれる人材を求めていたところ、業務を専任に近い形で担当してもらえる点が決め手となり、「HELP YOU」を導入しました。
現在HELP YOUには、会議・打合せのスケジュール調整、契約書・稟議書の進行管理などの秘書業務、採用広報のアシスタントなどを依頼しています。
＜導入後の成果＞
HELP YOU導入後、部門設立時は15名だった組織が約1年で4倍の60名ほどに拡大。「急スピードで事業拡大できたのは、HELP YOUが細部の業務をサポートしてくれたおかげ」と語っています。
また、HELP YOU導入後はこれまで業務過多によって停滞していた業務が減ったとのことです。
▼詳細はこちら
HELP YOUの口コミ・評判
総務アウトソーシングのまとめ
ここまで、総務アウトソーシングの概要、メリット・デメリットや導入時のポイントについて解説しました。
総務アウトソーシングを導入することで、
- コア業務に注力できる
- コスト削減につながる
- 業務の品質・効率が向上する
といったメリットがあります。
さらに、コミュニケーションが取りやすい業者を選定することで、アウトソーシングの効果をより得やすくなります。
総務アウトソーシング導入により、コスト削減や業務効率化を実現し、生産性向上につなげましょう。
▼関連記事
総務のアウトソーシングはHELP YOU
「なんでも屋さん」と言われるほど幅広い総務の仕事。
さまざまなスキルやリソースが必要な業務であり、十分に手が回っていない企業も多いのでは？
そんな時こそアウトソーシングの出番です。
オンラインアウトソーシングのHELP YOUは、これまでに800以上クライアント様に導入いただいています。
【HELP YOUが選ばれる理由】
1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
2.チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
3.専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
HELP YOUは一緒に課題を解決するパートナーとして伴走し、貴社の業務効率化を実現します。
バックオフィス業務はアシスタントに任せて、コア業務に集中できる環境を手に入れませんか？
ご興味のある方は、ぜひ無料相談をご利用ください。
お電話での無料相談はこちらをご利用ください。050-3187-5599（平日10～18時）