バックオフィスBPOとは？導入メリットや事例、成功のコツを解説
「日々のバックオフィス業務に追われ、本業に集中できない」
「限られた人員や予算の中で、業務負担が増している」
「バックオフィス業務が属人的になっている」
このような課題を抱えている企業も多いでしょう。バックオフィス業務は企業の運営に不可欠ですが、非効率的な運用が続くと生産性の低下を招くリスクがあります。
そこで注目されているのが、バックオフィスBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）です。
本記事では、バックオフィスBPOの導入メリット・デメリット、事業者選びのポイントや成功のコツを解説します。実際の導入事例も紹介するため、バックオフィス業務の最適化を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
バックオフィスBPOとは
BPO（Business Process Outsourcing / ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、業務の全て、またはプロセスの一部を外部の専門業者に委託するサービスのことです。特に、総務や経理、人事などのバックオフィス業務を外部に委託することを「バックオフィスBPO」といいます。
一般的なアウトソーシングは特定の業務を委託するのに対し、BPOは業務全体の設計やプロセス改善まで含めて委託できる点が特徴です。
例えば、バックオフィスBPOでは、単なる定型業務の代行だけでなく、業務フローの見直しやマニュアル作成、運用ルールの策定なども含めて支援できます。
BPO導入をするにあたって、まずはバックオフィス業務の重要性や課題を整理しましょう。
バックオフィスとは
バックオフィスとは、企業の利益に直結するフロントオフィス業務を後方からサポートする業務・部門のことです。顧客と直接やり取りすることは少ないものの、企業運営を支える重要な役割を担っています。
各部署ごとの主な業務は以下の通りです。
【代表的なバックオフィス業務例】
| 総務 | ・社内備品や施設の管理 ・文書管理 ・株主総会・取締役会の事務局 など |
| 経理・財務 | ・月次決算 ・財務諸表の作成 ・月次・年次決算作業 ・予算管理 ・資産運用 など |
| 人事・労務 | ・採用戦略の策定 ・社員の労務管理 ・社員の育成と評価 ・雇用契約書の管理 など |
| 法務 | ・契約書などの確認と管理 ・知的財産権の管理 ・法的問題の対応 など |
バックオフィス業務の課題
企業活動には欠かせないバックオフィス業務ですが、一方で多くの企業が問題を抱えています。
株式会社GOOD PLACEは、経理・人事・総務などバックオフィス業務に関わる600名を対象に「バックオフィス業務の課題とアウトソーシングの利用」に関する調査を実施しました。
「業務に関する課題や不満」についての設問では、最も多かった回答が「人手が不足している」（34.7％）でした。続いて、「仕事が属人化している」（30.8％）、「業務の範囲が広い」（28.5％）、「担当領域が多い」（25.3％）などの課題も挙げられています。
参考：株式会社GOOD PLACE「約3割のバックオフィス業務担当者が 業務のアウトソーシングサービスを利用していると回答！ 」
この結果から、多くの企業がリソース不足や業務の属人化、業務範囲の広さに頭を悩ませていることがわかります。
これらの課題を放置すると、業務効率の低下や企業全体の生産性に悪影響を及ぼす可能性があるため、早急な課題解決が求められます。
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バックオフィスBPOが選ばれる理由
バックオフィス業務は定型化しやすい業務が多く、BPOを導入しやすい分野です。バックオフィスBPOが選ばれる主な理由として、以下の4つが挙げられます。
- ルーチンワークが多い
- 専門知識が必要な場合が多い
- 人員配置に課題が発生しやすい
- バックオフィス業務の兼任が多い
以下で詳しく解説します。
ルーチンワークが多い
バックオフィス業務は、経理や総務など反復的で定期的なタスクが多いのが特徴です。こうした業務は標準化しやすく、BPOを活用することで効率化が期待できます。
例えば、経理業務における請求書発行や仕訳入力、総務業務における備品管理や文書管理などが該当します。また、人事・採用業務では、勤怠管理や採用活動などもBPOで効率化が可能です。
専門知識が必要な場合が多い
バックオフィス業務には、法律、税務、労務管理など専門知識が必要な業務が多く含まれます。しかし、これらの分野に精通した人材の確保・育成は容易ではありません。
その点、BPO業者には各分野の専門家が揃っており、即戦力として業務を任せられます。自社で専門人材を一から育成する必要がなく、スムーズに専門的な業務を遂行できます。
さらに、BPO業者の豊富な経験やノウハウを活かした業務改善の提案を受けることも可能です。
人員配置に課題が発生しやすい
バックオフィス業務の中でも、特に経理や人事・労務関連業務は、繁忙期と閑散期の差が大きく、人員配置が難しいという課題があります。例えば、決算期には経理業務が集中し、採用シーズンには人事部門の負担が大きくなります。
BPOを導入することで、業務量に応じた柔軟なリソース調整が可能です。必要な時期に必要な分だけ専門スタッフを活用できるため、繁忙期の負担を分散し、業務量を平準化できます。
バックオフィス業務の兼任が多い
特に中小企業では、バックオフィス専任の人材を確保するのが難しく、多くの社員が本来の業務と兼任しているのが実情です。場合によっては、社長自らが業務を担当するケースも少なくありません。
BPO業者を活用すれば、不足しているリソースを補い、社員が本来の業務に集中できる環境を整えられます。また、税務や労務管理などの専門分野をBPO業者に任せることで、法改正への対応や業務の効率化をスムーズに進めることが可能です。
バックオフィスBPOのメリット
バックオフィスBPOには、以下の4つのメリットがあります。
- コスト削減
- 業務効率化
- 業務品質の向上
- コア業務への注力
以下で、詳しく解説します。
コスト削減
バックオフィス業務を自社で全てまかなう場合、人件費や設備費などの固定費がかかります。
例えば、新しい人材を雇用すれば、給与だけでなく採用コストやトレーニング費用も発生します。
業務に対応したソフトウェアやシステムを導入する必要がある場合、システム導入費やその後のランニングコストも発生します。これらの費用を回収できるかどうかも検討する必要があります。
一方で、BPOを活用すれば、これらの固定費を変動費に転換できます。委託費用は発生しますが、必要な分だけの支出となるため、トータルでのコスト削減・最適化が可能です。
業務効率化
BPO業者にバックオフィス業務を委託することで、業務プロセスの標準化や最適化が進み、タスク処理のスピードと正確性が向上します。
導入前には、BPOの担当者と業務フローを確認し、非効率な手順や課題を洗い出すことで、具体的な改善点を特定できます。プロの視点を取り入れることで、業務フローの最適化が可能になります。
また、BPO業者の中にはRPAやAIツールなどを活用したサポートを提供できるサービスもあります。例えば、RPAを導入すれば、システムからのデータ抽出やExcelでのレポート作成を自動化でき、作業負担を大幅に軽減できます。定型業務を自動化することで、人為的ミスの防止にもつながり、業務の精度が向上します。
▼こちらの記事では「業務効率化」の具体的なアイデアを11選紹介しています。業務効率化の実現に向け、ぜひ参考にしてください。
業務品質の向上
BPO業者は、バックオフィス業務の専門知識と豊富な経験を持つプロフェッショナルです。プロに任せることで、業務の正確性や品質が向上します。
特に、人事や経理などの分野では法改正や業務基準の変更が頻繁にあり、正確な対応が求められます。BPO業者は、最新の法規や業界トレンドを常に把握しており、自社での情報アップデートや対応の負担を軽減できます。
その結果、業務のパフォーマンスが安定し、品質の向上が期待できます。
コア業務への注力
日常的に発生するルーチン業務や煩雑なタスクは、社内リソースを圧迫し、企業の成長に不可欠な戦略策定や顧客対応など、コア業務の負担となることが多いです。
特に、限られた人員で業務を兼任している場合、コア業務に十分な時間を割けないという課題を抱えていることも多いでしょう。
業務をBPO業者に委託することで、企業は社内リソースを最適に活用でき、従業員はコア業務に集中できるようになります。結果として企業全体の生産性向上が期待できます。
バックオフィスBPOのデメリット
バックオフィスBPOにはメリットがある一方で、デメリットもあります。ここでは、主なデメリットについてご紹介します。
情報漏洩のリスク
バックオフィス業務を外部に委託する場合、取引先情報や従業員データなどの機密情報を共有する必要があります。そのため、業者側のセキュリティが不十分だと、不正アクセスや情報漏洩のリスクが発生する可能性があります。
このリスクを防ぐためには、BPO業者の選定時に、情報管理体制やセキュリティ基準が十分に整っているかを確認することが重要です。
自社ノウハウの蓄積が難しい
バックオフィス業務をBPOに委託すると、業務プロセスの知識や経験が社内に蓄積されにくくなります。特に、長期間にわたって業務を外部委託している場合、社内担当者が業務の詳細を把握できず、将来的に内製化を検討する際にノウハウ不足が課題となる可能性があります。
この問題を防ぐためには、BPO業者とこまめなコミュニケーションを取り、定期的な報告や知識の共有を求めるなど、委託先との連携を強化することが大切です。
さらに、必要に応じて業務トレーニングを実施してもらうことで、将来的な内製化に向けて準備を整えられます。
バックオフィスBPO事業者の選定ポイント
バックオフィスBPO事業者を選ぶときのポイントは、以下の4つです。
- 情報セキュリティ対策の有無
- 業務範囲の広さと専門性
- 柔軟な対応力
- コストパフォーマンスの比較
それぞれについて、詳しく解説していきます。
情報セキュリティ対策の有無
バックオフィスBPOを導入する際、委託先の情報セキュリティ対策は重要な選定ポイントの一つです。
委託先で企業の財務データや従業員情報、顧客情報などの機密情報を扱うことも多いため、外部への漏洩リスクを最小限に抑えられる対策をとっているかをチェックしましょう。
「プライバシーマーク（Pマーク）」や「ISO/IECS27001」、「JIS Q 27001」などの第三者認証を取得していれば、具体的なセキュリティ対策がしっかり行われていると判断できます。また、セキュリティ研修の実施状況も確認し、社内全体で情報漏洩を防ぐための意識やルールが徹底されているかも確認しましょう。
業務範囲の広さと専門性
バックオフィスBPOを導入する際、業者が対応できる業務範囲の広さと、各業務に対する専門性を持っているかどうかも確認すべきポイントです。
提供されるサービスの業務範囲が広いほど、多様な業務に対応できる可能性が高まります。また、経理・人事・総務などの専門的な知識や経験が必要な分野については、専門知識を持ったスタッフがいるかどうかもチェックしておきましょう。
委託したい業務や分野が決まっている場合は、その業務に対応しているか、過去の実績があるかも確認しておくことが大切です。
柔軟な対応力
バックオフィス業務は、決算期や採用シーズンなどの繁忙期には業務が急増し、逆に閑散期には業務量が減るという特徴があります。そのため、業務量の変動に柔軟に対応できる事業者を選ぶことが大切です。
また、トラブルが発生したときに迅速な対応ができるかどうかも重要です。問題が発生した際に素早く解決策を提供できる事業者は、業務の中断や停滞を最小限に抑え、安定した運営が期待できます。
加えて、会社の方針やルールを理解し、状況に応じて適切にサポートしてくれる事業者を選べば、業務が円滑に進行し、BPO導入の効果をより高められます。
コストパフォーマンスの比較
バックオフィスBPOを導入する際は、コストと品質のバランスが適正かを検討する必要があります。
まず、複数の事業者から見積もりを取り、料金体系の透明性を確認しましょう。導入費用や基本料金だけでなく、業務内容の変更や追加対応が発生した際の費用が明確に示されるかも重要なチェックポイントです。
運用中の追加費用やオプション費用が発生するかを事前に確認し、自社の予算に見合った業者を選びましょう。
コストだけでなく、対応の迅速さ、業務品質、サポート体制などを総合的に考慮したうえで、費用対効果が高いかを判断することが大切です。
バックオフィスBPOはHELP YOUにおまかせ
バックオフィスBPOの導入を検討している方は、オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」にお任せください。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
人手不足や業務効率化などの課題に対し、専門知識を持つスタッフがトータルサポート。社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
| 特徴 | ・バックオフィス業務をはじめ、経理、人事・労務、マーケティングなど、幅広い業務を依頼できる ・チーム制の「チームプラン」と専属アシスタントによる「1名専属プラン」を選べる ・AIやRPAツールを用いた業務の自動化にも対応 ・最短3日で優秀な人材を確保できる |
| 主な対応業務 | ・秘書・総務・翻訳 ・経理 ・人事・労務・採用 ・営業事務 ・マーケティング・広報 ・ECサイト など ※各サービスはご要望に合わせて組み合わせが可能 |
| 料金 | ＜チームプラン＞ 月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ＜1名専属プラン＞ |
経理や人事・労務などを含むバックオフィス業務はもちろん、余った契約時間でマーケティングのサポートを依頼するなど、お客様の課題や要望に合わせて柔軟に活用できます。
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▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
バックオフィス代行の導入事例
ここでは、実際にHELP YOUのバックオフィス代行を導入して業務効率化に成功した株式会社テンダーハート様の事例をご紹介します。
【クライアント概要】
株式会社テンダーハート様は、老人ホーム、訪問介護ステーション、訪問看護ステーションの3つの介護・医療事業を展開しています。
【導入前の課題・悩み】
全従業員数300名弱に対し、3名でバックオフィス業務を担当していたため、担当者の負担が大きいという悩みを抱えていました。
【HELP YOUに依頼した経緯】
事業拡大を進める中で、バックオフィス業務のマニュアル化と外部委託の必要性を感じていたため、マニュアル化を含めた業務委託をスムーズに進められると感じたHELP YOUに決めました。
【HELP YOUへの依頼内容】
- マニュアル整備
- 訪問介護のスケジュール管理（訪問割り当て）
- 給与計算
- 請求業務
- 介護ソフトを使用したデータ取得、Excelへの記入 など
【HELP YOU導入後の成果】
担当ディレクターが業務を迅速に把握し、マニュアルの整備や業務の引き継ぎはスムーズに進行。給与計算や請求業務もミスがほとんどなく、クライアント側は最終確認だけで済むようになりました。
その結果、施設管理者が現場の職員と過ごす時間が増え、職場環境の改善に注力できるように。さらに、離職率の低下にも効果があったそうです。
また、人材育成や採用に時間をかける必要がないこと、仕事の質やサポート体制にもご満足いただき、「費用対効果は非常に高いと感じます」とのお言葉をいただいています。
▼詳しくはこちら
★以下の資料では、「総務」サービスの活用事例や導入までの流れなどを詳しく紹介しています。総務部門の人手不足や業務効率化に課題を感じている方は、ぜひご参考ください。
バックオフィスBPO導入の流れ
バックオフィスにBPOを導入する際は、事前準備が大切です。ここでは、導入の流れを解説していきます。
導入目的を明確にする
まず、バックオフィスBPOを導入する目的を明確にしましょう。目的が不明瞭なままだと、期待した効果が得られず、満足度が低くなる可能性があります。
「コスト削減」「業務効率化」「専門知識の活用」など、具体的なゴールを設定することが大切です。例えば「業務効率化」を目的とする場合、「負担の大きい計算業務をBPOに委託し、従業員がコア業務に専念できるようにする」といった形で課題を具体化すると、導入後の効果がより明確になります。
目的を明確にすることで、導入後の効果測定もしやすくなり、継続的な業務改善にもつながります。
自社で対応する業務と委託する業務を整理する
次に、自社で対応する業務と委託する業務を整理しましょう。業務フローを可視化し、各業務の内容やプロセスを明確化することで、適切な業務分担が可能になります。
例えば、経理・総務・人事の中でも、仕訳入力や請求書処理、給与計算などの定型業務はBPOと相性が良く、委託することで効率化が図れます。決算業務や労務管理などの専門性が高い業務も、外部の専門家に任せることで、品質向上が期待できます。
一方で、機密性が高い業務やコア業務に直結する業務は、社内で管理する方が適切です。
「HELP YOU」では、お客様一人ひとりの悩みや課題を丁寧にヒアリングし、最適な解決策をご提案します。
「どの業務を委託すれば良いか迷っている」「自社に適したBPOの活用方法がわからない」など、どのようなご相談でもお気軽にお問い合わせください。経験豊富なスタッフがサポートします。
運用体制を整備する
BPOを導入した後、スムーズに運用するためには、適切な運用体制の整備が必要です。
まず、委託業者との情報共有の方法を決める際は、セキュリティ対策を十分に考慮しましょう。例えば、アクセス権限を管理できるクラウドツールを活用するなど、安全性を確保しながら円滑に情報を共有できる仕組みを整えましょう。
また、連絡体制を整えておくことも大切です。定期的なミーティングの実施や、緊急時の対応フローをあらかじめ決めておくと、トラブルが発生した際も迅速に対応できます。
しっかりとした運用体制を整えておくことで、業務の停滞や認識のズレを防げます。
定期的な業務レビューと改善を行う
バックオフィスBPOの効果を最大化するには、導入後の業務成果を定期的に検証し、必要に応じて改善策を重ねることが大切です。
委託業者と定期的なミーティングを実施し、業務の進捗や課題をまめに共有すれば、問題点を早期に発見できます。課題が見つかった場合は、業務フローの見直しやツールの最適化を図ることで、BPOの効果をさらに高められます。
また、業務効率化や生産性向上を意識し、改善提案を積極的に行ってくれるBPO業者を選ぶと、より高い導入効果が期待できます。
バックオフィスBPOのまとめ
バックオフィスBPOを導入することで、業務効率化やコスト削減、生産性向上といった効果が期待できます。
BPOを成功させるには、業務の繁閑期に応じて柔軟に対応できる事業者や、多様な業務に対応できる業者を選ぶことが大切です。状況に応じて適切なサポートを提供し、改善提案を行ってくれる業者を選べば、BPO導入の効果を最大限に引き出せるでしょう。
バックオフィス業務に課題を感じている場合は、バックオフィスBPOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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オンラインアウトソーシングはHELP YOU
800以上のクライアント様が導入
人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。
【HELP YOUが選ばれる理由】
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
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