人事業務を自動化する4つの方法！RPA・OCRなどの活用事例も紹介
人事業務は、自動化によって大幅に効率化できます。
勤怠管理や入退社手続き、書類作成などの定型業務を自動化すれば、作業時間の短縮だけでなく、ミス防止や属人化の解消、限られた人員での安定運用にもつながります。
本記事では、人事業務を自動化するメリットや実際の導入事例、方法を解説。人事業務を効率化し、会社全体の生産性向上につなげるための具体的な方法をお伝えします。
人事業務を自動化するメリット
ここでは、人事業務を自動化する4つのメリットを解説します。
- 定型業務の効率化
- 人的ミスの抑制と品質の安定
- 人手不足の解消
- コスト削減
定型業務の効率化
一つ目のメリットは、定型業務の効率化です。日々の業務にかかる時間と工数を大幅に削減できます。
代表的な例としては、次の業務が挙げられます。
- 勤怠データの取りまとめ
- 入退社時の書類作成
- 採用候補者の情報入力
これらの繰り返し作業は、自動化によって人手をかけずに処理が可能です。担当者は採用戦略や社員とのコミュニケーションなど、本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。
人的ミスの抑制と品質の安定
ヒューマンエラーの防止や業務品質の安定も、自動化の大きなメリットです。
人手による作業では、入力ミスや確認漏れは避けられません。特に給与計算や評価データの管理など、数字や個人情報を扱う業務では、小さなミスが大きなトラブルにつながることもあります。
自動化で処理の正確性が向上すれば、確認作業の負担が減り、ミスによる二重対応や信頼低下を防げます。
人手不足の解消
人事業務の自動化は、人手不足の解消にも有効です。人事・総務部門では限られた人数で幅広い業務をこなす必要があり、担当者の負担が大きくなりがちです。
自動化で業務量を削減すれば、少人数でも業務を回せます。採用が難しい状況でも、限られた人員で安定的な運用が可能になります。さらに、人に依存しないフローを構築することで、急な退職や繁忙期でも業務を滞りなく継続できるでしょう。
コスト削減
人事業務の自動化は、人件費を含むコスト削減にもつながります。作業時間を短縮でき、ミスやそれに伴う修正作業も減らせるためです。
くわえて、ツールやアウトソーシングを活用すれば、専任人員の配置を見直すことも可能です。生まれた余力を従業員の教育や戦略人事に充てれば、組織全体の生産性や利益の向上が期待できます。
自動化できる人事業務と導入事例
この章では、人事業務の自動化事例をご紹介します。人事を中心に、総務や経理・庶務など兼務されることの多い業務をカテゴリ別にまとめました。
採用・入社関連業務の自動化
採用活動から入社までの一連のプロセスにおいては、定型作業が多く発生します。作業負荷が高い一方で正確さも求められるため、自動化の効果が大きい分野です。
人事業務の自動化事例：スカウトメールの作成・送信を自動化
【スカウトメール業務を自動化した事例】
候補者情報に基づき、AIが文面を自動生成し、テンプレートへの差し込みから送信まで自動で実行します。メール作成時間を短縮して工数を削減したい方や、個別性の高いスカウトメールで応答率を上げたい方などにおすすめです。
| 自動化前の課題 | ・候補者情報の目視確認や文面調整に時間がかかっていた ・個別対応が必要で、担当者の業務負担が大きかった |
| 自動化による効果 | ・従来120分かかっていた作業が、5分の確認だけで完了 ・一貫した品質で大量送信が可能となり、より多くの人材との接点を創出 ・候補者ごとの情報に基づいたパーソナライズで、響くアプローチを実現 |
| 自動化の流れ | 1.候補者を選定 2.AIが情報をもとにカスタマイズした文面を自動生成 3.文面をスカウトメールのテンプレートに自動挿入 4.メールを自動送信 |
人事業務の自動化事例：採用レポートの転記を自動化
【採用レポート業務を自動化した事例】
採用管理システムからレポートを自動で取得し、任意のファイルに自動転記する仕組みです。採用状況の可視化や、チームでの共有をスムーズに行いたい方に向いています。
| 自動化前の課題 | ・採用レポートを手作業で取得・転記していたため、時間と労力がかかっていた ・データの共有や更新にタイムラグが発生していた |
| 自動化による効果 | ・対応時間が10分から0分に削減 ・採用活動や事務手続きが円滑に進行 |
| 自動化の流れ | 1.指定時間にAIが採用管理システムに自動ログイン 2.必要なデータを自動抽出 3.指定のファイルに自動転記 |
人事業務の自動化事例：内定通知書～入社手続きを自動化
【内定通知書の送付など、入社手続き業務を自動化した事例】
内定通知書のドラフト生成から内定者への送付、クラウドサイン（電子契約サービス）での署名完了通知までを自動化。手続きにかかる時間を短縮し、進捗確認の手間や抜け漏れを防ぎます。
| 自動化前の課題 | ・内定通知書の作成やデータ転記を手作業で行っており、ミスや遅延が発生していた ・内定者のクラウドサイン状況を手動で確認しており、見逃しやフォロー漏れがあった |
| 自動化による効果 | ・作業時間の短縮（通知書作成：15分から5分、サイン確認：5分から0分） ・書類の一元管理と容易な検索が実現 ・クラウドサイン完了のリアルタイム通知により、フォロー漏れを防止 |
| 自動化の流れ |
（内定通知書の送付） （クラウドサイン締結の確認） |
人事業務の自動化事例：雇用契約書の発行を自動化
【雇用契約書の発行業務を自動化した事例】
登録情報をもとに雇用契約書をPDFで自動作成し、メールや電子契約サービスに添付して送付します。従業員ごとに異なる契約内容を、迅速に契約書へ反映したい方におすすめです。
| 自動化前の課題 | ・契約内容の変更や更新を手作業で行い、個別送付するため、更新対応の遅れや反映漏れのリスクがあった |
| 自動化による効果 | ・従業員1名あたり合計33分の工数削減 ・最新の契約内容を提供でき、業務がスムーズに進行 |
| 自動化の流れ | 1.フォームに新入社員の情報を入力 2.PDF形式の雇用契約書を自動発行 3.メールや電子契約サービスで自動送付 |
人事業務の自動化事例：入社時のアカウント発行を自動化
【入社時のアカウント発行業務を自動化した事例】
入力フォームに新入社員の情報を登録すると、従業員管理システムや勤怠・給与システムへの登録が自動で完了。さらに、必要なツールのアカウント発行や案内メール送付まで一括で行えます。
| 自動化前の課題 | ・複数システムへの情報登録を手作業で行っており、入力ミスや漏れが発生していた ・アカウント発行や案内メール送付に時間がかかり、準備が遅れることがあった |
| 自動化による効果 | ・入力ミスや漏れを防止 ・作業時間の短縮によって、入社初日から必要なツールを利用できる環境を整備 |
| 自動化の流れ | 1.入力フォームに新入社員の情報を登録 2.従業員管理システムに自動登録 3.勤怠管理・給与システムなどへ自動登録 4.必要なツールのアカウントを自動発行 5.新入社員への案内メールを自動送信 |
社員情報管理・社内対応の自動化
従業員データや人事書類の管理は、頻繁な更新や提出が発生する分野です。自動化により、正確性を保ちながら管理の手間を減らせます。
人事業務の自動化事例：従業員情報の更新を自動化
【従業員情報の更新業務を自動化した事例】
従業員管理システムへの登録・更新をトリガーに、勤怠・給与など各種システムへ自動反映できます。更新作業を効率化し、入力漏れや更新遅れの防止が可能です。
| 自動化前の課題 | ・複数システムの更新を手作業で行っていたため、反映漏れで勤怠・給与計算にズレが生じることがあった ・異動や昇進に伴うアクセス権限の更新が遅れ、業務に支障が出ていた |
| 自動化による効果 | ・従業員情報更新の作業時間を削減 ・更新漏れにより発生する給与計算やシステム権限の設定ミスを防止 |
| 自動化の流れ | 1.従業員管理システムへ情報を登録・更新 2.部署・役職などの条件に応じて自動分岐 3.勤怠管理や給与システムなど各種システムへ情報を自動登録・更新 |
人事業務の自動化事例：履歴書や入社書類のデータ管理を自動化
【履歴書などのデータ管理業務を自動化した事例】
AI-OCR（AIによる文字認識技術）を使い、書類の情報を読み取ってデジタル化。データベースへ自動入力します。
| 自動化前の課題 | ・フォーマットの異なる紙書類を手入力していたため、作業負担が大きかった ・入力作業に追われ、他の業務が後回しになっていた |
| 自動化による効果 | ・作業時間の短縮 ・転記ミスや入力漏れの削減 ・担当が人材育成や分析業務などの付加価値業務に注力できるように |
| 自動化の流れ | 1.書類データを用意 2.AIに書類内容の読み取りを指示 3.Excel、スプレッドシート、Kintoneなどのデータベースへ自動入力 |
人事周辺業務（総務・労務など）の自動化
人事が兼務することの多い総務・労務・庶務業務も、定型業務が多く、自動化によって効率アップが見込めます。
人事業務の自動化事例：メール受信後の定型業務を自動化
【メール受信後の定型業務を自動化した事例】
メールから情報を自動抽出し、データベースへの登録や社内連絡まで一括処理します。申請受付や問い合わせ対応などの効率化に役立ちます。
| 自動化前の課題 | ・メールに添付されたファイルの保存や分類を手作業で行っており、時間がかかっていた ・添付ファイルの保存漏れや誤保存が発生していた ・対応完了の共有が遅れ、チーム内の情報連携にタイムラグがあった |
| 自動化による効果 | ・転記作業が不要になり、担当者の負担を軽減 ・処理完了がチャットツールで即時通知され、チーム全体の対応速度が向上 ・ヒューマンエラーがなくなり、重要メールの見落としを防止 |
| 自動化の流れ | 1.特定条件のメールを受信 2.メールから情報を自動抽出 （自動化によって可能になる処理例） ・添付ファイルの自動格納 ・データベースへの自動入力 ・社内チャットへの自動通知 |
人事業務の自動化事例：各種申請の進捗をチャットで自動通知
【各種申請の進捗状況の通知を自動化した事例】
さまざまなイベントをトリガーに、申請の進捗をチャットやメールで自動通知。申請受付や処理状況の共有を円滑にします。
| 自動化前の課題 | ・通知フォーマットがバラバラで、情報の見落としや誤解が生じていた ・通知が遅れることで、次の業務ステップの着手が遅れることがあった |
| 自動化による効果 | ・全関係者に同時配信され、情報の行き違いを解消 ・フォーマットの統一により、重要情報の見落としを防止 |
| 自動化の流れ | 1.イベント（メール受信、ステータス更新など）が発生 2.設定内容に基づき通知を自動作成 3.チャットやメールで関係者全員に自動配信 |
人事業務の自動化事例：反社チェックを自動化
【反社チェック業務を自動化した事例】
データベースサービスと連携し、取引先企業や従業員の情報を自動で照会します。反社チェックにかかる時間を短縮でき、見落としや調査漏れがなくなります。
| 自動化前の課題 | ・調査サイトにアクセスし、社名や代表者名を手入力して検索する作業が手間だった ・調査頻度が低下し、コンプライアンスリスクが高まっていた |
| 自動化による効果 | ・データ検索や入力の手間を削減 ・定期的かつ確実なチェックが実現 |
| 自動化の流れ | 1.調査対象（会社名・代表者名など）をリストに入力 2.データベース検索を自動で実行 3.調査件数と結果を自動出力 4.結果画面をキャプチャしてPDF化、フォルダに格納 |
人事業務の自動化事例：議事録の作成を自動化
【議事録の作成業務を自動化した事例】
Web会議の音声データを自動で文字起こしし、AIが議事録を作成。作成された議事録は、関連する社内システムへ自動登録されます。迅速な情報共有と事務作業の負担軽減が可能です。
| 自動化前の課題 | ・音声を聞き直しながら手作業で文字起こしをするため、作業に時間がかかっていた ・議事録作成が遅れ、情報共有や人事施策が後手になっていた |
| 自動化による効果 | ・議事録作成にかかる時間を削減 ・自動登録されることで、入力漏れや転記ミスを防止 |
| 自動化の流れ | 1.Web会議終了後、録音データを取得 2.録音データを自動で文字起こし 3.AIが議事録を自動作成 4.完成した議事録を関連システムに自動登録 |
★他にも、経理・営業・バックオフィスなど、さまざまな部門で自動化が進んでいます。
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人事業務を自動化する4つの方法
人事業務を自動化するには、目的や課題に合わせて最適な方法を選ぶことが重要です。ここでは、代表的な4つの自動化手段を解説します。
- RPA
- AI-OCR
- クラウドSaaS
- アウトソーシング
RPA
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上で行う定型作業をソフトウェアロボットが代行する技術のことです。人間が手作業で行うよりも迅速かつミスなく処理できるのが特徴で、マニュアル化できる繰り返し作業に向いています。
（RPAでの主な作業例）
- Excelのデータ入力
- Webシステムへのログイン・登録
- PDFやCSVファイルの集計 など
人事部門では、以下のような作業にRPAが活用されています。
- 勤怠情報の集計や勤怠アラートの作成
- 応募者情報の転記やメール送信
- 従業員の超過勤務時間の自動レポート作成
- 評価結果の回収状況チェック など
一定のルールに沿った業務は、RPAで正確かつ迅速な処理が可能です。
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AI-OCR
AI-OCR（Artificial Intelligence Optical Character Recognition）は、手書きや印刷された紙の書類・帳票から文字情報を読み取り、デジタルデータに変換する技術です。従来のOCRでは難しかった文字のクセや書類ごとのレイアウトの違いも、AIが補正して正確にデータ化できる点が特徴です。
人事関連では、以下のような業務で導入が進んでいます。
- 履歴書・職務経歴書のデータ化
- 入社書類や誓約書の情報抽出
- 健康診断結果といった紙帳票の電子管理 など
手入力の手間を減らし、紙ベースの情報をデジタル化したい企業に適した手段です。
クラウドSaaS
クラウド型の人事SaaSは、勤怠管理・労務管理・採用管理などの特定領域をパッケージ化したサービスで、業務の効率化を支援します。システム導入や運用の負担が軽く、中小企業やベンチャーでも導入しやすいメリットがあります。
代表的なSaaSは、次のとおりです。
- 勤怠管理システム：KING OF TIME、freee勤怠管理Plusなど
- 採用管理システム：HRMOS、ジョブカン採用管理など
- 人事労務管理ツール：SmartHR、マネーフォワードクラウド人事管理など
業務ごとに最適なツールを組み合わせることで、ペーパーレス化や業務の見える化が進み、組織全体の効率化につながります。
アウトソーシング
人事業務の効率化には、アウトソーシングも有効です。人手やノウハウが不足し、ツールの導入や運用まで手が回らない場合でも、業務単位で専門チームに任せられます。
単なる人手の補充にとどまらず、業務フローの設計やマニュアル化の支援など、改善提案を含めた総合的なサポートも可能。ツールでは対応が難しい業務や、状況に応じた柔軟な対応が求められる業務も効率化できます。
人事業務の自動化はHELP YOUにおまかせ
入退社手続き、勤怠管理など、煩雑で手間のかかる人事業務の自動化・効率化は、HELP YOUにおまかせください。
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HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
人事・総務・バックオフィス業務を可視化・仕組み化し、自動化と効率化を同時に支援。担当者の負担を減らし、コア業務に集中できる環境を実現します。
| 特徴 | ・AIやRPAツールを用いた業務の自動化に対応 ・経理、人事・労務・採用、営業事務など、幅広い業務を依頼できる ・目的や課題に応じて「チーム制」「1名専属」プランを選べる ・最短3日で優秀な人材を確保できる |
| 主な対応業務 |
＜人事・労務・採用関連＞ ＜その他の業務＞ |
| 料金・プラン |
■チーム制でサポートする「チームプラン」 ■専属アシスタントによる「1名専属プラン」 |
RPAや自動化ツールを用いたメール業務の自動化はもちろん、余った契約時間で経理や営業サポート業務を依頼するなど、お客様の課題や要望に合わせて柔軟に活用できます。
▼HELP YOUのサービス詳細を知りたい方はこちらの資料をご覧ください
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUの導入事例：RPAによる採用業務の自動化
株式会社ギオン様は、食品物流を中心にサービスを展開する総合物流企業です。労働力不足への対応として人材確保を強化するため、採用広報業務にHELP YOUを導入いただきました。
HELP YOUが担う作業は、採用サイトでのスカウトメール対応や、各拠点の中途採用業務のフォローなどです。中途採用業務ではATS（採用管理システム）を使用していますが、担当者が通常業務に追われ、応募メールの確認漏れや返信遅れが課題となっていました。
RPAを活用してATS運用の一部を自動化した結果、運用負荷を大幅に削減し、採用対応のスピードが向上。応募者へのレスポンス品質も安定し、採用活動全体の効率化が実現しました。
▼詳しくはこちら
人事業務の自動化のよくある質問（FAQ）
人事業務の自動化を検討する際には、自社業務との相性や導入手順など、さまざまな疑問が生じます。ここでは、よくある質問と導入前に押さえておきたいポイントを解説します。
Q. 人事業務の自動化は、どこから着手すれば良いですか？
A. まずは現在の業務フローを棚卸しし、「手作業が多く、繰り返し発生している業務」や「属人化している業務」から着手するのが効果的です。こうした業務は作業負担が大きく、ミスが発生しやすいためです。
以下のような入力・確認作業が中心の業務は自動化しやすいでしょう。
- スカウトメールの送信
- 勤怠集計
- 従業員情報の更新など
自動化対象の選定が難しい場合は、業務の洗い出しから支援するアウトソーシングサービスを活用するのも有効です。
Q. 総務の業務も自動化できますか？
A. 総務領域でも、多くの業務を自動化できます。たとえば、備品管理の通知、会議議事録の作成、各種申請の進捗共有などです。
これらは、チャットやメールと連携することで効率化が可能です。人事と総務を兼任しているケースも多いため、まとめて効率化することで全体の業務負荷を大きく軽減できます。
Q. 自社に合った自動化の方法がわかりません。
A. 業種や組織体制によって、自動化すべき業務や適した手段は異なります。まずは、自社のリソース状況や改善したい業務の特徴を整理し、それに合った方法を選ぶことが重要です。
例：
- 自社で運用しやすいツールを導入したい場合：RPAやクラウドSaaS
- 紙業務が多い場合：AI-OCR＋RPAの組み合わせ
- 内製リソースが不足している、または企画設計から任せたい場合：アウトソーシング
状況に合わせて選ぶことで、自動化の効果を最大限に引き出せます。
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人事業務自動化のまとめ
人事業務には勤怠管理や入退社手続き、各種書類作成など自動化できる領域が多くあります。自動化・効率化には、RPAやAI-OCR、アウトソーシングなどの外部サービスの活用が有効です。
本記事で紹介した事例を参考に、自社で自動化できる業務を洗い出してみましょう。
HELP YOUでは、人事業務の整理から最適な改善策の提案まで、効率化の第一歩をサポートします。どこから始めれば良いかわからない方も、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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オンラインアウトソーシングはHELP YOU
800以上のクライアント様が導入
人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。
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１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
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