ECサイト運営を効率化する3つの方法！システム導入や外注でコア業務に集中
ECサイト運営の効率化には、業務の「標準化・自動化・外部化」が不可欠です。
ECサイト運営において業務上のムダが生じる主な原因は、次の3点です。
- 標準化不足：属人的な作業が多い
- 自動化不足：手作業に依存している
- 外部化不足：業務量が担当者のキャパシティを超えている
これら3つの課題は、ショップの規模や成長フェーズを問わず、多くのECサイト運営に共通して見られるものです。
本記事では、ECサイト運営において多くの事業者が直面する課題に対し、システム導入や外部リソースの活用を組み合わせた具体的な改善方法を解説します。
本記事を参考にECサイト運営の効率化を進め、コア業務に集中できる運営体制を整えてください。
【業務別】ECサイト運営の「課題」と「効率化ポイント」
ECサイト運営を効率化するためには、まず「どの業務でムダや負荷が発生しているのか」を把握することが欠かせません。
特に、受注処理や商品登録、在庫管理といった繰り返し発生するノンコア業務は、気づかないうちに工数が膨らみやすい傾向があります。
そのため、業務ごとに課題を可視化し、標準化・自動化・外部化すべきポイントを明確にすることが重要です。
ここでは、ECサイト運営の代表的な5つの業務について、「よくある課題」と「効率化のポイント」を整理します。
- 受注処理
- 在庫管理
- 商品登録・商品管理
- カスタマー対応
- データ分析・レポート
受注処理
受注処理を効率化するには、システム活用によって重複作業を削減し、定型業務は自動化、判断が必要な業務は外部化することが効果的です。
| 【よくある課題】 ・注文確認、ステータス更新、在庫引当など、同じ作業が繰り返し発生する ・複数モールを運営している場合、モールごとに同様の処理が必要になる ・在庫不足や住所不備、注文内容の変更など、例外対応が発生しやすい |
| 【効率化のポイント】 ・受注一元管理システムを活用し、受注フローを統合して重複作業を排除する ・ステータス更新や受注完了メールなどの定型業務は、テンプレ－ト化・自動化する ・自動化が難しい「判断が伴う確認作業」は外部化する （例：入荷・出荷状況の確認、在庫不足時の顧客連絡、変更依頼への対応など） |
在庫管理
在庫管理を効率化するには、在庫情報のズレを防ぐ管理システムを導入するとともに、現場作業を標準化・ルール化し、外部化しやすい状態を整えることが有効です。
| 【よくある課題】 ・実在庫とシステム上の在庫数が一致せず、欠品や過剰在庫が発生しやすい ・楽天・Amazon・自社ECなど複数店舗の在庫同期を人手で行うと、管理が煩雑になる ・定期的な棚卸しや検品といった現場作業に、まとまった時間と人手を要する |
| 【効率化のポイント】 ・在庫一元管理システムを導入し、各店舗の在庫をリアルタイムで同期する ・棚卸しや在庫確認の手順を標準化し、誰でも同じ精度で対応できるようにする ・標準化・ルール化をした検品や棚卸しなどの現場作業は外部化する |
商品登録・商品管理
商品登録・商品管理を効率化するには、一元管理システムを活用して作業を集約するとともに、登録作業に付随する定型業務を外部化することが効果的です。
| 【よくある課題】 ・モールごとに登録項目が異なり、同じ情報を何度も入力する必要がある ・画像加工や商品説明文など、クリエイティブ作業に時間を取られる ・取扱商品が増えるほど、情報の更新が追いつかなくなる |
| 【効率化のポイント】 ・商品管理機能を備えた一元管理システムを活用し、登録・更新作業を一括化する ・テンプレート化やタグ管理により、登録作業を効率化する ・画像加工、商品説明文作成、登録作業などのノンコア業務は外部化する |
▼商品登録作業を効率化したい方は、「商品登録代行サービス」の内容や費用相場を解説したこちらの記事も参考になります。
カスタマー対応
カスタマー対応を効率化するには、定型的な対応を自動化しつつ、判断が必要な対応は標準化・外部化することで、対応品質を安定させることがポイントです。
| 【よくある課題】 ・配送状況や返品・交換方法など、同じ内容の問い合わせが繰り返し発生する ・繁忙期には返信が遅れ、顧客満足度の低下につながりやすい ・担当者によって回答内容や対応スピードにばらつきがある |
| 【効率化のポイント】 ・FAQの整備やチャットボットの導入により、定型的な質問への対応を自動化する ・商品仕様など個別判断が必要な問い合わせ対応は外部化する ・対応フローや回答ルールを標準化し、対応品質を一定に保つ |
データ分析・レポート
データ分析・レポート業務を効率化するには、データを一元化したうえで、作成作業を自動化・外部化することが有効です。
| 【よくある課題】 ・売上・在庫・広告などのデータが複数の管理画面に分散している ・手作業での集計に時間がかかり、分析や改善に十分な時間を割けない ・毎月の定例レポート作成が負担になっている |
| 【効率化のポイント】 ・BIツールや一元管理システムを活用し、データを統合・可視化する ・売上・在庫・広告などの定例レポートは自動化する ・KPI資料やレポート作成は外部リソースを活用する |
ECサイト運営を効率化する3つの方法
ECサイト運営を効率化するには、複数の方法を組み合わせるのが効果的です。軸になるのは、次の3つ方法です。
- 業務フローの改善（標準化）
- ツール・システムの活用（自動化）
- 外部リソース活用（外部化）
これらは単独でも一定の効果が期待できますが、3つを連動させることで、「属人化の解消 → 自動化 → 判断や例外処理の外部化」までを一気通貫で進められます。その結果、ECサイト運営全体の効率化効果を最大限に引き出すことが可能です。
ここからは、これら3つの方法について、具体的な進め方とポイントを解説します。
1. 業務フローの改善・標準化
ECサイト運営の効率化は、まず「業務フローの改善・標準化」から着手することが重要です。業務の土台が整わないままシステム導入や外注を先行させても、自動化や外部化の効果は十分に発揮されません。
まずは現状の業務フローを可視化し、属人化している作業や二重作業、不要なタスクを洗い出します。そのうえで、以下のステップで標準化・テンプレート化を進めていきましょう。
| 【進め方のステップ】 ・業務棚卸し：「誰が・どの業務に・どれだけ時間を使っているか」を整理し、課題を可視化する ・マニュアル化・テンプレート化：作業手順を整理し、誰が対応しても同じ品質を保てる状態にする ・作業の優先順位付け：重要度と緊急度でタスクを整理し、「やるべき業務」と「手放す（やめる）業務」を明確にする |
こうした工程を踏むことで、業務の属人性が解消されて運営が安定します。その結果、ツールによる自動化やアウトソーシングへの移行もスムーズに進みます。
2. ツール・システムの導入
ECサイト運営の定型業務は、ツールやシステムの導入によって大幅な効率化が期待できます。
これらを活用することで、受注処理・売上集計・問い合わせ対応など、ルール化できる業務の自動化が可能です。業務スピードが向上するだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
代表的なツール・システムとして、以下の3つが挙げられます。それぞれの特徴と、自動化できる範囲について詳しく見ていきましょう。
- EC一元管理システム
- RPA
- チャットボット
EC一元管理システム
EC一元管理システムは、受注・在庫・商品情報を一括で管理できるツールです。
複数のモールを運営している場合でも、業務を1つの管理画面に集約できるため、日々の運用負荷を大きく削減できます。
| 【効率化できる業務】 ・受注管理：ステータス更新や受注・発送メールを1画面で完結 ・在庫管理：販売チャネル間の在庫数を自動で同期、在庫差異（売り越し）を防止 ・商品管理：モールごとの登録項目や修正内容を一括で反映 |
| 【主な効果】 ・手入力に伴うヒューマンエラーの削減 ・リアルタイムな在庫更新による機会損失の防止 ・レポート作成・データ分析の自動化による意思決定のスピード向上 |
RPA
RPAは、あらかじめ設定したルールに従い、パソコン上の定型業務を自動化する仕組みです。
人が行っていた単純な反復作業をロボットに代行させることで、日々の業務負荷の軽減が可能です。
| 【効率化できる業務】 ・受注データの転記作業 ・毎月の売上集計 ・定期レポートの作成 |
| 【主な効果】 ・作業時間の削減 ・ヒューマンエラー（入力・転記ミス）の防止 ・分析や改善など、付加価値の高い業務にリソースを充当できる |
チャットボット
チャットボットは、顧客からの「よくある質問」への回答を自動化するツールです。
定型的な問い合わせに24時間365日、即時対応することが可能になります。
| 【効率化できる業務例】 ・配送状況の確認 ・返品・交換手続きの説明 ・FAQ改善のための問い合わせ内容のデータ蓄積 |
| 【主な効果】 ・返信遅延の防止 ・夜間・休日や、セールなどの繁忙期の対応コスト削減 ・担当者の負荷が軽減され、個別判断が必要な「難度の高い問い合わせ」に集中できる |
3. 外部リソース（アウトソーシング）の活用
ECサイト運営を真に効率化するカギは、ツールによる「自動化」と、外部リソースによる「業務の切り出し」を組み合わせることにあります。
ツールやシステムによる自動化は大きな効果を発揮しますが、すべての業務を置き換えられるわけではありません。ECサイト運営には、状況に応じた臨機応変な判断や、人の手によるきめ細やかな対応が求められる場面が多く存在します。
こうした「ツールでは対応しきれない業務」を外部リソースに任せることで、社内担当者は商品企画や販促施策といったコア業務に専念できるようになります。その結果、限られた人員でも生産性の高い運営体制を構築することが可能です。
外部化することで特に高い効果が得られる代表的なEC業務を、以下の表に整理しました。
| 業務カテゴリ | 具体例 | 効果 |
| 商品登録・ささげ作業 | 商品情報入力、画像加工、モールごとのフォーマット調整 | 商品投入スピード向上、機会損失防止 |
| 受注処理（例外対応） | 在庫不足、配送先変更、キャンセル・返品対応 | 出荷遅延防止、顧客満足度維持 |
| 問い合わせ対応 | クレーム対応、繁忙期のメール・電話対応 | ミス・遅延の防止、対応品質の均一化 |
| ツール運用・設定 | 一元管理システム、RPA、広告ツールの初期設定・運用 | 社内負担を軽減、ツール効果の最大化 |
▼ECサイト運営を外部化したい場合の費用・依頼できる範囲・成功事例は、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。
EC効率化はHELP YOUにおまかせ
HELP YOUなら、受注処理や在庫管理などの日常業務から、ツール運用と外部リソース活用を組み合わせた「EC効率化の体制づくり」 まで提供が可能です。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
| 特徴 | ・優秀なアシスタント×ツールによる自動化で業務効率化を実現 ・チーム制の「チームプラン」と専属アシスタントによる「1名専属プラン」を選べる ・最短3日で導入可能 |
| 対応業務範囲 | ■ECサイト運用 ・サイト管理（商品登録、在庫更新） ・商品管理（マスター管理、在庫管理、仕入管理） ・売上管理（入金管理、販売管理） ・商品写真の加工・説明文の編集 ・特集ページなどの作成 ・データ入力・集計 ・カスタマーサポートなど ▼詳細はこちら https://help-you.me/service/ec/ ■その他業務 |
| サポート体制 | ディレクター（専属の担当者）が窓口となってスムーズに業務を進行 |
| 料金 | ＜チームプラン＞ ・月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ＜1名専属プラン＞ |
| セキュリティ体制 | ・プライバシーマーク取得 ・機密情報を扱う一部の業務は専用の自社センターにて対応 |
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▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
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同社はHELP YOUの導入により、コロナ禍以降に停滞していたオンラインショップの売上を回復・伸長させることに成功。EC運営の要であるマーケティング活動に注力できる体制づくりが進んでいます。
【導入前の課題】
・EC業務が属人化していた
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【HELP YOUの対応業務】
・楽天市場／Yahoo!ショッピング向けの商品登録用データの作成など
【導入後の成果】
・複雑だったEC実務の流れが整理され、マニュアル整備による属人化解消が進んだ
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EC効率化のよくある質問（FAQ）
ECサイト運営の効率化について、よくある疑問をQ&A形式でまとめました。
効率化に着手する手順や自動化の範囲、外注できる内容など、検討時に押さえておきたいポイントです。
Q. ECサイト運営の効率化は、まず何から着手すべき？
A. ECサイト運営の効率化は、ツール導入を急ぐのではなく、まず「業務の棚卸し（見える化）」から始めることが重要です。
いきなりシステムを導入しても、元の業務フローに無駄があれば十分な効果は得られません。まずは日々の業務内容と工数を整理し、ボトルネックとなっている箇所を明確にしましょう。
- 現状把握：「誰が・どの業務に・どれだけ時間を使っているか」を把握する
- 仕分け：「定型業務（自動化向き）」「判断が必要な業務（コア業務）」「外部化できる業務」に仕分けする
これらのプロセスを経ることで、業務標準化、ツールによる自動化、アウトソーシング活用といった手段の中から、自社にとって最適な組み合わせを選択できるようになります。
Q. システムやツール導入で、ECサイト運営のどこまでを自動化できる？
A. 受注処理や在庫同期、売上の集計・レポート作成といったルール化できる反復業務は、ツールの導入によってほぼ自動化できます。
一方で、商品登録時の品質管理や一部の問い合わせ対応など、判断や柔軟な対応が求められる業務は、ツールだけでは対応しきれません。
そのため、システムやツールによる自動化をベースにしつつ、判断が必要な領域には社内外の「人的リソース」を組み合わせて運用することが、効率化と品質維持を両立する現実的な方法といえるでしょう。
Q. EC一元管理システムは何ができるの？どこまで効率化できるの？
A. EC一元管理システムは、受注・在庫・商品・顧客情報を、1つの画面でまとめて管理できるツールです。
特に、Amazon・楽天市場・Yahoo!ショッピング・メルカリShopsなど、複数のモールを運営している場合、各サイトの管理画面を行き来する手間がなくなるため、効率化の効果は非常に高くなります。
| 【効率化できる主な業務】 ・複数モールの在庫管理（在庫の自動同期） ・受注〜出荷処理（ステータス更新・出荷連携の自動化） ・商品管理業務（登録・更新作業の一元化） |
Q. ECサイトの商品登録やページ作成だけをアウトソーシングすることはできますか？
A. ECサイトの商品登録やページ作成のみをアウトソーシングすることは可能です。
商品登録は作業工数が大きく、繁忙期には業務量が急増しやすいため、部分的に外注しやすい代表的な業務です。
| 【アウトソーシングの活用例】 ・画像加工：撮影した写真の切り抜きや、文字入れなどのレタッチ作業 ・商品ライティング：ユーザーの購買意欲を高める商品説明文の作成 ・登録代行：各モールの仕様に合わせたデータ作成と、管理画面への登録作業 |
このように、必要な工程だけを外部に依頼することで、社内リソースを販促企画や顧客対応などのコア業務に集中させることができます。小規模ショップから大規模店舗まで、状況に合わせた柔軟な活用が可能です。
★HELP YOUでは、商品登録やページ作成の部分的な依頼から、受注処理や在庫管理などの幅広い業務まで対応可能です。
貴社の状況や課題に合わせて最適なプランをご提案しますので、まずはお気軽にお問い合わせください！
EC効率化のまとめ
ECサイト運営を効率化するには、「業務の標準化」「ツールによる自動化」「外部リソースの活用」を組み合わせて進めることが重要です。
まずは業務を棚卸しを行い、業務フローを整理・標準化することで、ムダや負荷の大きい作業が明確になります。そのうえで、一元管理システムやRPA、チャットボットを導入すれば、定型業務の大部分を自動化し、ミスなくスピーディーな運営が可能になります。
一方、柔軟な判断や高い品質管理が求められる業務には、人の対応が不可欠です。こうした領域こそプロのアウトソーシングを活用しましょう。
ノンコア業務を切り出すことで、社内担当者は新商品開発や販促企画などのコア業務に集中でき、最小限の体制で最大の売上成果を目指すことができます。
HELP YOUでは、EC運営に精通した専属チームが、業務の整理・可視化から実務の実行までをトータルサポートします。
「何から手をつければいいかわからない」「リソース不足で攻めの施策が打てない」といったお悩みをお持ちの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
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