業務効率化の事例とアイデア集│進め方やおすすめツールも紹介
近年の働き方改革やリモートワークの推進、労働人口の減少などを背景に、ビジネスのあり方や働き方、コミュニケーションの方法が大きく変化しています。
そんな中、多くの企業が業務効率化の重要性に注目し、あらゆる方法で業務改善を進めています。
業務効率化に取り組むことで業務のムダやムラを削減でき、結果として従業員にとって働きやすい環境が整い、仕事へのモチベーションアップも期待できます。
一方で、どのようにして業務効率化を図るか、どういった方法があるのかと、頭を抱えている方も多いことでしょう。
そこで今回は、業務効率化の進め方やアイデア、業務効率化に役立つツールやサービスを紹介します。
業務効率化に取り組むメリットや取り組みに成功した企業の事例も紹介するので、業務改善を検討されている企業の方は、ぜひ参考にしてください。
業務効率化とは
業務効率化とは、業務のムリ・ムダ・ムラを排除し、改善して仕事の効率を上げていく活動を言います。
業務の「ムリ」とは、スケジュール面やリソース面において従業員に負荷がかかっている状態です。
「ムダ」とは、不要な工程によって、人的リソースや設備・時間が必要以上にかかっている状態。
そして、「ムラ」とは、時期や部署によって負担が偏っていたり、人によって目的に対する理解や認識が異なっている状態を言います。
こういったムリ・ムダ・ムラをなくし業務を効率化することで、従業員が仕事をしやすくなるだけでなく、企業全体の生産性を向上させることができます。
業務効率化と生産性向上の違い
「生産性の向上（または生産性向上）」という言葉は「業務効率化」と混同しがちですが、意味は異なります。業務効率化と生産性の向上の関係は、手段と目的です。
生産性向上とは、より少ない投入資源（インプット）で、より多くの成果物（アウトプット）を生み出すこと。「アウトプットを上げる」または「インプットを下げる」ことで生産性を高めることができます。
つまり、業務プロセスを見直して作業を効率化する「業務効率化」は、「生産性向上」という目的に向かうための一つの手段なのです。
業務効率化によって業務にかかる時間や人的リソースを減らす（＝インプットを下げる）ことができれば、生産性は上がります。
ただし、その場しのぎの一時的な施策ではあまり意味がありません。中長期的な視点で生産性を大幅に向上できるか、そして企業全体にとって持続可能な施策であるかといった視点でアプローチしていくことが大事です。
業務効率化に取り組むメリット
業務の効率化に取り組むことで、企業は多くのメリットを享受できます。
コスト削減
業務効率化に取り組むことでコストの削減ができます。というのも、業務効率を上げることで作業時間が削減されると、残業時間などの人件費も削減できるからです。
また、業務を見直す中でムダなツールやシステムなどが見つかった場合、それらの利用をやめる、あるいは必要な機能だけに絞ることで、コストダウンを図ることも可能です。
社員のモチベーション向上
業務効率化をおこなうことで、社員のモチベーション向上も期待できます。
業務効率化によって労働時間の削減や労働環境の改善ができれば、従業員にとって働きやすい環境が整い、職場に対する満足度が向上します。
働きやすい労働環境・職場環境は、従業員の離職防止につながるうえ、優秀な人材の確保にもつながります。人材獲得競争が激化する中、業務効率化が人材確保につながるという点は企業にとって大きなメリットと言えるでしょう。
生産性や売上の向上
業務効率を上げることで生産性が向上します。業務改善によるムダな作業や業務の排除により、時間的・人的リソースに余裕が生まれます。
従業員は売上に直結するコア業務により注力できるようになるため、生産性の向上、さらに利益率の向上が期待できます。
また、業務効率化によって創出されたリソースにより、新たなビジネスに着手できるチャンスも生まれるかもしれません。そうなれば、企業全体としての売上アップにもつながります。
業務効率化の進め方
業務効率化に向けて、改善の「進め方」は重要なカギを握ります。ここで業務効率化の進め方を確認しておきましょう。
現状を把握する
まずは現状を把握するために、現在の業務の棚卸を行いましょう。現状をきちんと把握していなければ、どの業務のどの部分が不要あるいは非効率的なのかを特定できないため、課題解決につなげることはできません。
それぞれの業務内容やフロー、担当者、必要な工数などを図または表などにして「視覚的にわかりやすい形」で可視化することがポイントです。
課題を洗い出す
業務の現状を把握したら、次は課題を洗い出していきます。
重複している作業はないか？
ミスが発生しやすい工程はないか？
時間がかかりすぎている業務はないか？
など、作業担当者にヒアリングを行いながら、業務に潜む課題や問題を徹底的に洗い出しましょう。
改善策を立案・実施する
改善すべき業務や工程が見つかったら、それらの課題に対して適切な施策を立案・実施していきましょう。
改善策を実施する際は、通常業務の負担や邪魔にならないような方法やスケジュールを検討することも大切です。
具体的な業務効率化のための施策・アイデアについては後ほど詳しくご紹介します。
効果検証と改善を行う
最後に、業務効率化の施策をおこなったら、それに対する効果検証と改善を繰り返すことも必要です。
新たに構築されたフローによってどのような効果があったのか、問題はないかを検証し、効果が見られなかった箇所に対してはさらなる改善を行う必要があります。
こうした改善のPDCAサイクルをしっかりと回し続け、課題の解決を図ることが業務効率化を成功させる重要なポイントです。
業務効率化のアイデア
業務効率化の施策は、あれもこれもと数多く取り入れたからといって全てに効果が出るものではありません。業務効率化の目的を決め、業務内容や体制・組織に合った施策を取り入れることが重要です。
ここでは、業務効率化のアイデアを6つご紹介します。自社にあったアイデアを選択し、業務効率化にお役立てください。
業務をなくす
業務を見直す中で必要のないムダな業務があれば、簡略化あるいは思い切って廃止することも検討してみましょう。
形骸化している会議やムダな書類などがあれば、「この作業や時間は何のためにあるのか」「本当に必要なのか」をきちんと見極めていきましょう。
ただし、必要な業務まで削らないように細心の注意が必要です。一見すると必要がなさそうな業務でも、実は重要な役割を担っている業務もあるかもしれません。そうした必要な業務を削ってしまうと、かえって業務効率が下がる恐れがあります。
そういった事態を招かないためには、実務レベルで考えて判断することが重要です。判断に迷う場合には、実際に現場で働く人たちの声を参考にしましょう。
業務を集約する
業務を集約することも業務効率化のための一つのアイデアです。同じような業務を違う部署・拠点でバラバラに行っている事例は少なくありません。
部署ごと拠点ごとに行っている類似業務があれば、一つの部署や拠点・担当者に集約することで業務のムダを減らすことができます。
また、部署や拠点などを横断し、一丸となって業務効率化に取り組むことで、社内での情報共有やコミュニケーションがスムーズかつ活発になるといった効果も期待できます。
担当者や人員配置を見直す
業務が適切な人数や担当者によって行われているかを見直すことも、業務効率化の一つの手です。
人にはそれぞれ得意・不得意とする分野があり、部署によって必要なスキルや知識は大きく異なります。そのため、人員配置が適切でないと、各従業員が良いパフォーマンスを発揮できず、時間のムダや業務の質のムラにつながってしまいます。
可能であれば、個々の得意な分野や適性のある分野を吟味したうえで配置転換を検討しましょう。適材適所の人員配置を行うことで、各従業員のより良いパフォーマンスを引き出し、業務効率を上げることができます。
また、個々に適した人員配置だけでなく、業務に対して適切な人数が配置されていることも重要です。業務量に対して人員が多すぎないか、または少なすぎないかを見直し、人員配置の最適化を図りましょう。
マニュアルや手順書を作成する
マニュアルや手順書を作成することも業務効率の向上につながります。
マニュアルや手順書を作成することによって、作業の可視化・明文化が実現します。これによって、わからない箇所を他の従業員に聞いたり、修正に多くの時間をかけたり、場合によっては一からやり直したりといったムダな時間を減らすことができます。
また、新人や部下への教育の手間も省くことができるうえに、業務の標準化にもつながり、属人化の防止・解消ができるでしょう。
さらに、業務上の注意点やトラブルシューティングなどもマニュアルに盛り込むことで、業務の質を均一化できるだけでなく、パフォーマンスを引き上げることも可能になります。
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ツールやシステムを導入する
ツールやシステムを活用することで、業務効率化をスムーズに進めることができます。
昨今はさまざまな業務改善ツールやシステムがあるため、自社の課題や目的に合ったものを導入することで、業務効率を劇的に改善できる可能性があります。
たとえば、手動で行っている作業をツールで自動化する、紙の資料をデジタル化することで検索や共有の手間がなくなるなど、さまざまな方法で業務効率化を進められます。
なお、具体的にどのようなツールがあるかはこの後詳しく解説します。
アウトソーシングを導入する
自社で行っている業務を外部にアウトソーシングすることで、業務効率化につなげることができます。アウトソーシングとは、業務の一部または全てを社外の人材や専門企業に依頼することです。
昨今では、単純作業やルーティン業務はもちろん、従来は外注が難しかった専門性の高い業務まで幅広い業務のアウトソーシングが可能です。
たとえば、単純作業やルーティン業務を外注すれば、自社の人的資源を経営戦略や事業戦略など、より付加価値の高いコア業務に投入することができます。
社員がコア業務に注力できるようになれば、自社の強みを伸ばして市場競争力アップにつなげることができます。
他にも、IT分野やマーケティング分野など、より専門性の高い知識やノウハウを必要とする業務を外注することで、社内の人材育成にかける時間とコストを削減できるだけでなく、プロの手による効率的かつ質の高いアウトプットが期待できます。
単純作業やルーティン業務に多くの時間を取られていたり、専門知識・スキルが必要な業務に適した人材がいない場合は、アウトソーシングの活用も検討してみましょう。
業務効率化に役立つツールやサービス
ではここで、業務効率化に役立つツール＆サービスをご紹介します。
ツールやシステムを導入する際に重要なのは、便利そうだからといってむやみに取り入れるのではなく、自社に必要なツールをしっかり見極めること。
必要以上に高機能なツールを取り入れたり、うまく使いこなせないシステムを導入してしまうと、かえってムダを増やしてしまうことになります。
自社の作業環境や社員のITリテラシーなども考慮しながら、必要なツール・システムを検討してみてください。
RPAツール
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、Robotic=ロボットによる、Process=プロセスの、Automation=自動化という意味です。
そして、RPAツールとは、単純な業務を人間に代わってロボットが処理・自動化してくれるツールのこと。
具体的には、ルールが決められた定型作業や反復作業、スクレイピング（特定の情報を自動的に抽出する技術）や複数のアプリケーションを横断する業務、大量のデータ処理やファイル・画像の認識業務などに活用できます。
【RPAの活用事例】
- 経費精算業務
- 入金消込業務
- 売上の集計報告業務
- 勤怠登録の代行業務
- 在庫変動チェック業務 など
【代表的なツール】
WinActor、UiPath、BizRobo!、AUTOジョブ名人、RoboTANGO など
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MAツール
MA（マーケティングオートメーション）ツールとは、企業のマーケティング活動をサポートするツールのことで、「新規顧客の獲得」や「見込み顧客（リード）の育成」といった施策に特化しています。
MAツールを導入することで、案件化する確率の高い商談リストを効率的に構築でき、効果的なマーケティング活動が実現できます。
【MAツールの主な機能】
- 見込み顧客（リード）の管理
- スコアリング
- シナリオ設計
- メール配信
- Webページ作成
- アクセス解析
- SFA/CRM連携 など
【代表的なツール】
Adobe Marketo Engage、SATORI、List Finder、Pardot など
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SFA（営業支援システム）/CRM（顧客管理システム）
SFA（営業支援システム）は、自社の「営業活動」を支援するツールです。
営業活動を一元管理し、営業メンバーの行動や商談の進捗管理、売上の予測や商談結果の蓄積などができるため、
CRM（顧客管理システム）は、自社の「顧客」を管理するツールです。
顧客情報を一元管理して顧客との関係性を維持・向上させることで、リピート購買や高額商品の購入につなげ、自社の業績を拡大させることを目的としています。
SFA単体、CRM単体でも営業活動の効率化はできますが、SFAとCRMを連携することで、より効果的・効率的な営業活動ができます。
例えば、CRMで管理している顧客情報を活用してSFAで効率的な営業ができたり、SFAで獲得した顧客情報をCRMで管理して契約や継続関係につなげるといったことが可能です。
また、SFAとCRMを連携することで、顧客情報の入力も一括でできるようになります。
SFAとCRMをそれぞれ独立した状態で利用している場合、顧客情報の入力は二度手間かつ入力漏れなどのミスが発生する可能性もありますが、両者を連携すれば不要な手間やリスクを減らし、より効率的な営業活動ができるようになるでしょう。
【SFAの代表的なツール】
Sales Cloud、JUST.SFA、kintone、e-セールスマネージャー など
【CRMの代表的なツール】
Oracle CRM、Microsoft Dynamics 365、Salesforce Cloud など
名刺管理システム
名刺管理システムとは、紙の名刺をデータ化して一元管理するためのシステムです。
名刺管理システムを活用することで、社内全体や部署単位で簡単かつスムーズに情報を共有できるようになり、マーケティング活動や営業活動を効率的に行うことができます。
【名刺管理システムの主な機能】
- 名刺管理（取込／更新／活用）
- 名刺情報の社内共有
- 顧客／案件管理
- メール／メッセージ機能
- セキュリティ など
【代表的なツール】
Sansan、ホットプロファイル、THE 名刺管理 Business など
勤怠管理システム
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤の情報を管理するシステムです。勤怠管理システムの導入により、各従業員の勤務時間や残業時間が把握できるため、適切な労働時間の管理が可能になります。
また、勤怠管理システムは給与計算ソフトと連携することで、給与計算のヒューマンエラーを減らし、各業務にかかる工数や労力を大幅に削減できます。
そのため、勤怠管理システムを導入する際は、給与計算ソフトと連携できるものを選ぶのがおすすめです。
【代表的なツール】
ジョブカン勤怠管理、マネーフォワードクラウド勤怠、KING OF TIME など
クラウドサービス
クラウドとは、インターネット経由でサーバーやデータベース、ストレージなどのプログラムにどこからでもアクセスできることを指し、クラウドによって提供されるサービスをクラウドサービスと言います。
身近なクラウドサービスの例としては、SNSやメールサービス、オンラインゲームや音楽ストリーミングなどが挙げられます。
クラウドサービスはインターネット経由で利用できるため、既存の社内システムを大きく変更せずに導入できる点が大きなメリットです。
クラウドサービスの種類は、大きく分けると「業務系クラウドサービス」と「コミュニケーション系クラウドサービス」の2つがあります。
業務系クラウドサービスとは、企業の経営に欠かせない勤怠管理や給与計算、人事管理、会計管理などの業務をデータ化し、クラウド上で管理するサービスのことです。
コミュニケーション系クラウドサービスとは、 ウェブ会議ツールやチャットツールに代表される、社内外のコミュニケーションをクラウド上で行うサービスのことを言います。
【代表的なツール】
AWS、Microsoft Azure、Google Cloud Platform、Gmail など
オンラインストレージ
オンラインストレージ（またはクラウドストレージ）とは、インターネット上にデータを保存できるディスクスペースのことを言います。
インターネットにつながっていれば、どこでもデータやファイルの編集・アップロードができるクラウドサービスの一種です。
【オンラインストレージの活用例】
- ペーパレス会議の資料配布
- 社外取引先とのデータ共有
- 災害対策
- リモートワーカーと社内勤務社員間のファイル共有
【代表的なツール】
Dropbox、Google Workspace、OneDrive、Fileforce など
タスク管理システム
タスク管理システムは、進捗や作業状況など、プロジェクトの状況を管理するためのシステムです。
タスクを効率的に管理するためのさまざまな機能が提供されているため、スケジュール管理や進捗管理、仕事の割り当て管理など、さまざまなアプローチで業務を管理できます。
【タスク管理システムの主な機能】
- プロジェクト管理
- ワークフロー管理
- ToDoリスト
- 情報共有
- 検索
- 通知
- コミュニケーション機能
- モバイル対応 など
【代表的なツール】
Backlog、Trello、Jooto、Todoist など
チャットツール
チャットツールとは、インターネットを介してパソコンやスマートフォンなどでリアルタイムにコミュニケーションを取ることができるツールです。
ビジネスの連絡手段として機能するほか、タスク・ファイル管理など業務効率化のための機能も備えています。
【ビジネスチャットの導入によって効率化できること】
- メールの作成時間の短縮
- セキュリティリスクの削減
- 情報共有の時間と手間を短縮 など
【代表的なツール】
Chatwork、slack、Microsoft teams など
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Web会議システム
Web会議システムとは、インターネットを介して遠隔地にいる相手とビデオ会議を行うことができるツールのことを言います。場所や時間を問わず、リアルタイムで音声や動画・資料などの共有ができます。
【Web会議の利用シーン例】
- リモートワーカーとの会議や打ち合わせ
- 本社と海外拠点／地方拠点との会議
- 災害時やパンデミック時などの事業継続性確保
- 外出先の営業社員を社内の技術者がサポート
- 工事現場や作業現場の進捗報告 など
【代表的なツール】
Zoom、Whereby、GoogleMeet、Skypeなど
業務効率化の成功事例
自社での業務効率化のイメージを具体化するために、業務効率化に成功した企業の事例を見ていきましょう。
クラウド化で業務効率化
クラウド化による業務効率化を実現した事例として、宮崎県の行政書士・社会保険労務士事務所の事例をご紹介します。
【実施前の課題】
顧客データをCD-ROMやUSBメモリで管理しており、管理が煩雑でセキュリティ面に不安があった。また、顧客の賃金計算を手入力で行っていたため、作業に時間がかかり、ミスも発生していた。
【実施した施策の内容】
顧客データ管理のクラウド化と給与計算システムを導入
【実施後の効果・成果】
■顧客のデータ管理／給与計算作業が30％短縮できた
■データセキュリティ面が強化された
■柔軟な人員配置が可能になった
これらの業務にかかる時間を短縮できたことによって生産性が向上し、従業員の時給の引き上げを実現しています。
参考：厚生労働省「～最低賃金の引上げに向けて～生産性向上の事例集」
会議削減で業務効率化
神奈川県で製造業を営む日本発条株式会社は、会議の削減で業務効率化を実現しました。
【実施前の課題】
長時間労働や深夜残業などによって時間管理ができておらず、健康でイキイキと働き続けられる職場環境が整っていなかった。
【実施した施策の内容】
- 会議の回数削減
- 会議資料の削減
- 会議資料のペーパーレス化
- テレビ会議システムの利用
【実施後の効果・成果】
■所定外労働時間（残業時間）の削減
■生産性の向上
この他にも、業務エリアに打ち合わせスペースを設置して会議室を探す時間を削減したり、22時以降退社の集計を行う取り組みを開始したことにより、残業時間の改善も見られています。
さらに、労使協働による有給休暇の取得率アップに取り組んだ結果、有休取得率を上昇させることができ、企業の魅力の一つとして採用状況にも良い変化が表れています。
参考：厚生労働省「働き方・休み方改善ポータルサイト『取り組み事例』」
マニュアル作成で業務効率化
徳島県の保険代理業を営む企業では、マニュアルを作成したことで業務効率化を実現しました。
【実施前の課題】
若手の従業員がベテランの従業員に作業手順を教えてもらう状況が頻繁に発生していたため、ベテラン従業員の保険事務に関するノウハウを若手の従業員に効率よく浸透させることが課題だった。
【実施した施策の内容】
ベテラン従業員のノウハウをマニュアル化
【実施後の効果・成果】
■若手の従業員の作業時間が25％～50％短縮できた
■社内のスキルが統一されたことにより、顧客に対して同じ質のサービスを提供できるようになった
また、事務作業の時間を短縮できたことで生産性が向上し、従業員の時給を引き上げることができました。
参考：厚生労働省「生産性向上のヒント集～労働時間削減や賃金引き上げにつながる実例を紹介しています～」
アウトソーシングで業務効率化
健康管理サービス「こころめいと」を提供する株式会社セイルズは、アウトソーシングを活用することで業務効率化を実現しました。
【実施前の課題】
慢性的に忙しい状況が続き、身体がもたなくなるような状況。従業員が健康に働き続けられる職場環境を実現したい。
【実施した施策の内容】
オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」に事務作業（主に資料作成）を外注
【実施後の効果・成果】
■資料（スライド資料やマニュアル）のクオリティが上がった
■資料作成にかかるコストを最小化することができた
■従業員がコア業務に集中できる環境を実現
なお、同社はアウトソーシングの活用による職場環境の整備が健康管理につながったことを実感し、今ではHELP YOUの代理店として他社にもアウトソーシングを提案しています。
参考：
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業務効率化のまとめ
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業務効率化を成功させるには、まずは業務を可視化し、見直すことで課題を見つけること。そして、課題に対して適切な施策を実施し、効果検証と改善を行うことが重要です。
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重要なのは、業務効率化の目的や業務内容、体制や組織に合った方法で施策を推進することです。
今回の記事でご紹介した手順やアイデア・ツールをどのように自社に取り入れていくべきかを見極め、業務効率化を成功に導いていきましょう。
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オンラインアウトソーシングはHELP YOU
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