生産性向上とは？簡単に解説！メリットや取り組み方、事例もご紹介
生産性向上とは、よく耳にする言葉ですが、どのような意味で、どんな取り組みを指す言葉なのでしょうか？
この記事では、企業存続の重要な課題である生産性向上についてを簡単にわかりやすく解説します。
なぜ、生産性向上が求められているのか、生産性向上がもたらすメリット、生産性向上の取り組み方、生産性向上を阻む課題などを紹介します。
生産性とは？簡単にわかりやすく
生産性とは「どれだけ効率よく仕事や作業をするのか」を示す指標です。
簡単に説明すると、同じ時間やエネルギーを使って、どれだけ多くのものを作ったり、仕事を終わらせたりすることができるかということです。
例えば、スーパーのレジで、1時間に10人対応する人と20人対応する人がいるとします（カゴの中身は同じとします）。その場合20人対応する人の方が生産性は高くなります。同じ時間を使ってより多くの売上をあげているからです。
産出量（アウトプット）とは、人材、時間、材料、設備によって生み出された成果。投入量（インプット）とは、生産の3要素である土地、資本、労働力を指します。
生産性向上と業務効率化の違い
生産性向上と混同しがちな言葉に「業務効率化」という言葉があります。似たような意味で使われることがありますが、それぞれに少し異なる側面があります。
生産性は「時間、人員、資源などを使って、より多くの成果を達成すること」を指します。そのため、少ない資源で、より多くの成果を出すと「生産性が高い」ということになります。
一方で、業務効率化は「業務の手順を見直して無駄を減らし、スムーズに進めること」を指します。
業務効率化は作業をより効率的に行うことに焦点を当てています。両者をバランスよく実施することで、組織全体の成果を大きく向上させることができます。
生産性向上が求められる理由
日本企業に対し、生産性向上が求められる背景には、2つの大きな理由があります。
少子高齢化による労働人口の減少
1つ目は少子高齢化による労働人口の減少です。
パーソル総合研究所と中央大学の研究データ「労働市場の未来推計2030」によると、2030年には労働需要7,073万人に対し、労働供給が6,429万人になると予測されています。
つまり、644万人分もの労働力が不足してしまうということです。今後はより深刻化するとの予測も出ています。
国際社会における日本企業の生産性の低さ
2つ目は国際社会における日本企業の競争力が、他国に劣後しているということです。
日本生産性本部の調査では、日本の労働生産性は1時間当たり52.3ドルで、OECD加盟38ヵ国で30位。他の先進国に比べて日本の労働生産性が低いことがわかります。
長時間労働の習慣や非効率な業務プロセスが労働生産性の低さの一因といわれています。
参考：公益財団法人日本生産性本部「労働生産性の国際比較2023 | 調査研究・提言活動」
生産性の指標は２つ
労働生産性には2つの指標があります。指標を理解し分析することで自社の取り組みを把握することができます。「物的労働生産性」「付加価値労働生産性」それぞれをわかりやすく説明しましょう。
物的労働生産性
物的労働生産性とは、働いた時間や人数に対して、どれだけ多くの物を作ったかを表す指標のことです。簡単にいうと、少ない時間や人数でたくさんのものを作ると生産性が高いということになります。
効率よく仕事をすると、丁寧に仕事ができるので、品質が向上します。さらには余った時間で他の作業ができるようになります。その結果コスト削減にもつながります。
付加価値労働生産性
付加価値労働生産性とは、働いた時間や人数に対して、どれだけ多くの「付加価値」を生み出したかを表す指標です。
ここでの「付加価値」とは、単にものを作るだけじゃなく、そのものにどれだけ価値をつけられたかを表します。価値が高いものをたくさん作ると、付加価値労働生産性が高いと言えます。
高い価値のものを作ることで、顧客満足度があがります。その結果、売上を上げることができるようになり、企業の競争力が向上します。
生産性向上がもたらすメリット
生産性が向上するとどのようなメリットがあるのでしょうか。簡単にわかりやすく解説しましょう。
1.業績の向上
生産性が向上することで、短い時間で成果を上げることが可能になります。これにより、売上や利益が増え、企業の業績は向上します。
例えば、工場であれば製品の製造過程を効率化することで、生産量が増え、売上を増加させることになります。
2.コスト削減
これまで手作業で行っていたことを自動化などをすることで、人や時間を最適に活用することが可能になります。その結果コストパフォーマンスが向上します。
例えば、ITツールを導入することで業務が効率化され、ムダなコストを削減することができます。
3.時間の有効活用
業務プロセスの改善により、従業員がより少ない時間で仕事を完了できるようになります。これにより、他の重要な業務に時間を割くことが可能になります。
定型的な作業を自動化し、従業員が創造的な業務や問題解決に集中できる時間を増やすことができます。
4.従業員のモチベーション向上
効率的な業務環境は、従業員のストレスを減らし、仕事に対する満足度を高めます。これにより、従業員のモチベーションが向上し、生産性もさらに高まります。
5.品質の向上
業務プロセスの改善により、エラーやミスが減少し、製品やサービスの品質が向上します。これにより、顧客の信頼を得ることができます。
具体例としては、品質管理プロセスを見直したり自動化したりすることで、製品の欠陥を減らし、品質を高めるなどです。
6.顧客満足度の向上
生産性が向上することで、迅速かつ高品質なサービスを提供できるようになり、顧客の満足度が向上します。顧客の期待に応えることで、リピーターや新規顧客の獲得に繋がります。
7.競争力の強化
生産性向上により、コスト削減や品質向上が実現できるため、競争力が強化されます。市場での優位性を保ち、他社との差別化を図ることができます。
効率的な生産プロセスにより、価格競争力を高め、他社よりも優れた製品やサービスを提供することが可能になります。
生産性向上への取り組み方
生産性を向上させるためにはどのような取り組みをしたら良いのでしょうか。付加価値を向上させる取り組み方と効率を向上させる取り組み方をみてみましょう。
生産性向上の具体的な手法【付加価値の向上】
付加価値を向上させる取り組み方として時系列に並べてみました。
1.自社の状況を把握
まずは「見える化」によって現状を正しく把握します。問題点や改善を要する部分が明確でなければ、有効な施策を立てることはできません。
2.自社の商品／サービスの存在意義を見直す
自社の商品／サービスの存在意義をあらためて見直してみます。「何のためにある商品／サービスなのか」「顧客が抱える問題に対し解決できる商品／サービスなのか」を考えてみます。
3.ターゲット属性の見直し
同時にターゲットとなる属性の見直しも行います。ターゲットによって求められる価値は違います。
よくある失敗例としては、ターゲットを広げすぎた結果、ありふれたサービスや商品となり、競合との差別化がなくなるというケースです。
4.顧客ニーズを探る
ターゲットユーザーとなる顧客が求めるニーズをみつけます。そのニーズから、これまでの自社商品／サービスや競合企業にはない価値を見つけます。
5.自社商品／サービスの提供手段を見直す
ターゲットユーザーが求める商品やサービスの提供手段を見直します。例えば、これまで店舗のみ、自社サイトのみでの販売していた場合、以下のような取り組みが考えられます。
- Amazonなど大手のマーケットプレイスを活用する
- 定期購入サービスを開始する
- 他社や店舗と提携してネットワークを広げて提供する
こうして提供手段を見直すことで、顧客満足度を上げることが可能になります。自社商品／サービスへの期待価値も向上します。
6.ビジネスモデルの見直し
最後に利益を上げる仕組みを見直し、利益を出す仕組みを構築します。商品／サービスの価格、コスト、販売チャネルなどを検討します。
7.見直しと改善
改善の到達度や、売り上げなどの成果を確認します。1回の見直しで大きな成果は期待できないと思った方がよいでしょう。
重要なのは常に改善し続け発展させることです。顧客が求める価値は一定ではありません。世の中の変化や流行、IT技術の進化などが作用し、変化し続けます。
生産性向上の具体的な手法【効率の向上】
効率の観点から生産性が向上する取り組み方を見てみましょう。
業務プロセスの改善
業務の手順を改善することで効率の向上が期待できます。代表的な具体的な手法を3つ紹介します。自社に合う手法を取り入れてみてください。
| リーン開発手法：ムダを省き、最小限の資源で最大限の結果を出すことを目的とした手法
シックスシグマ：品質管理をするための考え方（フレームワーク） BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリングの略。企業改革によく使われる手法 |
従業員のスキルアップ
続いて、従業員のスキルアップも生産性向上を実現する施策の一つです。
研修や教育プログラムを通じて従業員の能力が高まれば、業務の質や効率が上がります。
研修にはもちろんコストがかかりますが、従業員のスキルや満足度の向上は企業の成長に寄与します。
ツールやシステムの導入
DXツールやシステムの導入です。手間のかかるアナログな定例業務が多い場合は、AIやRPAツール（※）を活用することで作業を自動化できます。
【活用例：RPA】
- 請求書や注文書の入力
- レポート作成
- 競合調査
【活用例：AI】
- 顧客からの問い合わせに自動応答
- データ分析による需要予測や在庫管理
- 会議の文字起こし、記録作業
また、デジタルトランスフォーメーションを促進するDXツールを使用し、業務をクラウド化することはリモートワーク（テレワーク）の促進にもなります。働き方の多様化が実現し、既存の従業員の満足度向上や優秀な人材の確保につながるでしょう。
※RPA（Robotic Process Automation）…ソフトウェアロボットを使用し、人間の代わりに繰り返し行われる作業を自動化する技術、テクノロジーのこと。
アウトソーシングの活用
ITツールに加えて近年発展しているのが、アウトソーシングです。アウトソーシングとは業務の外注化です。
生産性を向上させるためには業務を効率化することが大切ですが、最も大事なのは「従業員は生産につながらない業務をやらないこと」です。
そこで取り組むべきなのが、大事なコア業務以外の周辺業務（ノンコア業務）の外注化、つまりアウトソーシングです。
ノンコア業務をアウトソーシングするメリットとしては、
- コスト削減
- 引き継ぎや指導が不要
- 社員の負担軽減
などが挙げられます。
アウトソーシングサービスは基本的に業務に対する契約金のみで、人件費や福利厚生費、各種手当等が必要ないため、相対的に見ると大幅なコストダウンが期待できます。また、引き継ぎや教育が不要となる一方で、納期や業務処理の品質は一定に保つことができます。
ノンコア業務をアウトソーシングすることで、社員はより集中してコア業務に取り組めるようになるため、生産性を向上させることができるでしょう。
「利益には直結しないが、毎月大量に発生するルーティン作業」などは、特にアウトソーシングに向いています。
生産に直結しないノンコア業務は積極的にアウトソーシングして、大幅な生産性向上を図りましょう。
生産性向上は「HELP YOU」におまかせ
生産性を向上する方法の一つとして、アウトソーシングサービス「HELP YOU」を紹介します。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOU導入事例
| 三井不動産ビルマネジメント株式会社様 |
【ご依頼内容】
イベント業務のフォロー、リサーチ業務
【詳細と経緯】
プロパティマネジメントおよび、ソリューションサービス事業を展開している三井不動産様の事例を紹介します。HELP YOUが現在担当しているのは、同社内・イノベーショングループのリサーチ業務です。
同部署は少数精鋭で、新規事業の企画開発やコンサルティング業務を行っています。しかし、部署の社員が2名減少。業務の負担が増加したことでHELP YOUを導入。
導入当初は顧客向けイベントの業務サポートを依頼。現在は契約時間の大部分をリサーチ業務に充てています。
新規事業の開発過程で必要となるリサーチ業務は、時間を要するものの直接的な成果にはつながりにくい作業です。
そこをHELP YOUが請け負うことで、社員の皆様の労働効率が格段に向上。生産性の高いコンサルティングに関わる業務（コア業務）に注力できるようになりました。
このようにHELP YOUを導入いただくことで、社内人員のタイムパフォーマンスを改善することが可能です。
▼詳細はこちら
HELP YOUの評判・口コミ
HELP YOUに寄せられたお客様のお声をご紹介します。
生産性向上を阻む課題
生産性の向上を阻む課題の確認も必要です。これらの課題を解決することで、企業全体の競争力を高めることが可能になります。
マルチタスクや長時間労働
複数の作業を同時に行うマルチタスクは、集中力が分散され、各業務の効率が低下します。結果として、ミスが増えたり、作業時間が延びたりします。
また、長時間働くことで従業員の疲労が蓄積し、効率はさらに低下します。その結果、健康問題を引き起こす可能性もあり、生産性の低下を招く恐れがあります。
古いシステム環境
最新の技術やツールを導入することで、業務プロセスのスピードと精度を向上させることができます。注意したいのは古いシステム環境に慣れて、作業が遅れたり非効率であることに気づけないケースです。
また、システムが古い場合、新しいシステムやツールとの互換性が低く、データの移行や統合が難しくなり、作業が非効率になるケースもあります。最新の技術やツールの導入をおすすめします。
目標の不明確さとあいまいな評価基準
明確な目標値を設定しましょう。
具体的で測定可能な目標がないと、従業員は何を達成すべきかがわからず、業務の優先順位が不明確になります。
評価基準も同様です。どのように評価されるかがわからないと、従業員の意欲が上がりません。その結果、不満が蓄積され、生産性低下をまねくケースもあります。
組織の慣習風土
これまでのやり方に固執し、効率的な方法や技術を採用したくないと思っている従業員は、どの企業にもいます。組織の慣習や風土が強固だと、新しいアイデアや技術の導入に対して抵抗が生じ、変革が進みにくくなります。
柔軟性がない組織は、迅速な対応や改善が難しく、生産性向上の取り組みが遅れます。従業員の理解と協力が得られるように進める必要があります。
補助金・助成金を活用する
国としても、生産性向上のための新たな取り組みを行っています。生産性向上に取り組んでいる企業には次のような補助金・助成金が支給されるので、積極的に検討・活用してみましょう。
生産性向上に関連する補助金・助成金
ソフトウェアやサービスなどのITツールを導入する企業に費用の一部を補助することで生産性向上をサポートします。
テレワークの導入など労働環境（職場環境）を改善することで、離職率の低下・人材（労働者）の定着と確保をサポートするものです。同助成金はコースが分かれており、種類によっては新規受付を休止している場合があります。リンクより、詳細を確認してください。
従業員が仕事と家庭を両立させるための支援を行います。男性の育児休暇取得や仕事と介護・育児の両立支援、育児や介護による休職者の復帰支援などがあります。
企業内の人材育成を支援する目的で、Off-JTといった訓練経費などを支援します。
この制度は、生産性向上と労働時間の削減を目指す中小企業を主な対象としています。さまざまなコースがあるので、上記リンクをご参照ください。
生産性を向上するために、設備投資や事業内の最低賃金をアップした際に費用の一部をサポートしてくれます。
※各コースで決められた額以上に最低賃金をアップした場合のみ適用
事業主は、生産性向上に関する施策に取り組むことで補助金を受給できます。新しいシステムの導入などが予算的に厳しい場合は、こういった補助金・助成金を利用することもおすすめです。
ただし、補助金・助成金によって募集要件は異なります。また、申請には締切日が設けられているので、あわせて確認してください。
まとめ
この記事では、生産性向上とはをわかりやすく解説しました。具体的には、生産性向上が求められる理由や、もたらされるメリット、取り組み方などを紹介しました。
生産性向上は単に作業効率を上げるだけでなく、企業文化や従業員の満足度を高めることにもつながります。本記事の内容を参考に、可能なことから生産性向上の取り組みを進めてみてください。
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オンラインアウトソーシングはHELP YOU
700以上のクライアント様が導入
人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。
【HELP YOUが選ばれる理由】
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
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