多くの企業が直面する課題、それは限られたリソースで最大限の成果をあげる方法を見つけることです。この解決策としてよく挙げられるのが、「生産性向上」と「業務効率化」という2つのキーワードです。

両者は同時に使用されることも多く、混同されがちですが、実はそれぞれ異なる視点や目的を持っています。両者を正しく理解し、適切に活用することが、企業のパフォーマンス向上において重要な鍵となります。

本記事では、業務効率化と生産性向上の違いや必要性をわかりやすく解説するとともに、具体的な施策や公的支援制度についてもご紹介します。

限られたリソースを最大限に活用したいと考える方は、ぜひ参考にしてください。

生産性向上と業務効率化とは

はじめに、「生産性向上」と「業務効率化」、それぞれの言葉の意味と違いについて解説します。

生産性向上とは

生産性とは、限られたリソース（時間、労力、資源など）を使って、「どれだけ効率よく成果を上げられるか」を示す指標です。

例えば、同じ労働時間で製品の生産量を増やしたり、より短い時間で目標を達成したりすることが「生産性向上」に該当します。

業務の効率化、テクノロジーの活用、業務プロセスの改善などを通じて、同じ時間でより多くの成果を上げることが目標です。指標には、1人当たりの生産量、時間あたりのアウトプット、収益性の向上などが含まれます​。

生産性向上は、企業全体の効率性を高めるだけでなく、長期的な成長戦略の基盤を築く重要な取り組みです。

業務効率化とは

業務効率化とは、無駄を省き、業務をより迅速かつ低コストで行うことを目指す取り組みを指します。

具体的には、業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を洗い出し、作業過程の見直しや自動化などを通じて、時間や費用といったコストを抑えながら、業務の質やスピードを向上させることを目的とします。

業務効率化は、限られたリソースを最大限に活用しながら、企業全体の生産性や利益率を向上させる重要な手段です。また、生産性向上の施策の一環としても位置づけられています。

業務効率化に成功すれば、従業員のリソースに余裕が生まれます。その結果、従業員が働きやすくなるだけでなく、売上につながるコア業務に注力できる環境が整います。

生産性向上と業務効率化の違い

「生産性向上」と「業務効率化」は、しばしば混同されますが、それぞれ異なる目的を持っています。

• 生産性向上：成果（アウトプット）の向上に焦点を当てる
• 業務効率化：その過程（インプット）の最小化を目指す

簡単に言えば、生産性向上は「結果を増やす」、業務効率化は「無駄を減らす」という違いがあります。

生産性向上を目指す際には、業務効率化に目が行きがちですが、両者をバランス良く実施することで、組織全体の成果を大きく向上させることができます。

ただし、業務効率化には、行き過ぎたコスト削減が従業員のモチベーションを低下させるといったリスクもあります。
企業として持続的に成長していくためにも、効率化によるコスト削減と、売上の向上や製品・サービスの改善などのアウトプット強化をバランス良く進めるようにしましょう。

生産性向上・業務効率化が必要な理由

日本企業で、生産性向上と業務効率化が求められる背景には、大きく3つの理由が挙げられます。

少子高齢化による労働力不足

1つ目は、少子高齢化による労働力不足です。

パーソル総合研究所と中央大学の研究データ「労働市場の未来推計2030」によると、2030年には労働需要7,073万人に対し、労働供給が6,429万人になると予測されています。

つまり、644万人分もの労働力が不足する見通しです。これは、日本企業が直面する課題の中でも特に深刻なものの一つであり、今後さらに労働力不足が悪化するとされています。

参考：パーソル総合研究所「労働市場の未来推計 2030」

労働生産性の低さ

2つ目は、日本の労働生産性の低さです。

独立行政法人労働政策研究・研修機構の「データブック　国際労働比較2024」によると、日本の労働生産性は主要先進国6カ国中で最も低い水準となっています。

この背景には、日本特有の長時間労働の習慣や非効率な業務プロセスがあると考えられます。

参考：独立行政法人労働政策研究・研修機構「データブック　国際労働比較2024」

市場の競争激化やグローバル化の進展

3つ目は、グローバルな市場競争の激化により、日本企業を取り巻く環境がより一層厳しくなっているということです。
先に述べた労働力不足や労働生産性の低さは、グローバル市場での日本の競争力を低下させています。

スイスの国際経営開発研究所（IMD）が発表した「世界競争力ランキング2024」では、日本は前年からさらに3つ順位を落とし、67カ国中38位でした。

国際的な競争力を高めるためにも、企業は収益性の向上とコスト削減を同時に目指す必要があります。

参考：国際経営開発研究所（IMD）「世界競争力ランキング2024」

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生産性向上・業務効率化のメリット

次に、生産性向上と業務効率化にはどのようなメリットがあるのか解説します。

労働力不足の解消

業務を効率化し、個人の生産性を上げることは、労働力不足の解消につながります。

日本全体で労働力が不足する中、企業は採用活動だけに頼るのではなく、今ある人的リソースを最大限活用していかなければなりません。ムダな業務プロセスの見直しやITツール、アウトソーシングの活用などにより、少ない人数で効率よく働けるようになります。

また、企業が持続的に成長していけば、認知度も上がり、優秀な人材の確保にもつながるでしょう。

競争力の強化

利益率の向上により競争力を高めるためには、効率的な業務運営によるコスト削減が重要です。

国内外問わず激化する競争に勝つためには、少ないリソースで最大の成果を生む能力が求められています。
迅速な意思決定やサービスの提供を行う体制を作ることで、市場の変化にも柔軟に対応することができます。

さらに、効率化によって生まれた余裕（時間や資金）を、製品・サービスの改善や新規事業の開拓など戦略的な投資に振り分けることができれば、顧客満足度の向上や事業拡大の基盤も整えられます。

従業員のモチベーション向上とエンゲージメントの強化

業務環境が効率的になれば、従業員のモチベーションや企業への貢献意識（=エンゲージメント）が高まり、それがさらに生産性向上につながります。

モチベーションエンジニアリング研究所が慶應義塾大学と共同で行った「エンゲージメントと企業業績」に関する研究によると、「従業員エンゲージメント」の向上は、営業利益率の改善と労働生産性の向上にプラスの影響をもたらすことが分かっています。

これは、従業員が企業とのつながりを感じ、意欲的に業務に取り組むことで、個々のパフォーマンスが企業全体の成果に直結することを示しています。企業への帰属意識が高まることで、離職率が低下すれば、採用や教育コストの削減も期待できるでしょう。

参考：モチベーションエンジニアリング研究所「『エンゲージメントと企業業績』に関する研究結果を公開」

生産性向上・業務効率化のための具体的な施策

生産性向上と業務効率化の重要性を認識していても、それを具体的な施策に落とし込むのは容易ではありません。ここからは、これらを実現するための5つの具体的な取り組みをご紹介します。

業務プロセスの見直しと改善

現行の業務フローを分析し、無駄や重複を排除することで効率化を図りましょう。業務効率化だけでなく、スピードアップやヒューマンエラーの削減も期待できます。

特に、繰り返し実施される定型業務では、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAIツールを活用した自動化が有効です。これにより、人的リソースをより付加価値の高い業務に再配置できます。

RPAやAIツールは導入が比較的簡単で、長期的なコスト削減も期待できるため、多くの企業が採用しています。

▼下記の資料では、RPAやAIツールを活用した自動化・効率化の事例を紹介しております。業務の自動化をご検討中の方は、ぜひ無料ダウンロードしてご覧ください。

デジタルツールの活用とDXの推進

生産性の向上には、デジタルツールを活用した業務のDX化が欠かせません。

例えば、プロジェクトやタスク管理ツール（例：Trello、Asana）の活用により、業務の可視化とタスクの進捗管理が効率化できます。
クラウドサービス（例：Google Workspace）を導入すれば、情報共有を円滑化し、リモートワークや複数拠点間の業務連携も容易になります。

DX化は、単なる業務の効率化にとどまりません。データを活用し、新たな市場の開拓や顧客体験の向上を図ることで、ビジネスモデルそのものを革新できます。

さらに、DXの本質である、新しいビジネス戦略の創出や企業文化の変革を推進することで競争力を強化し、企業の生産性を大きく向上させることが可能です。

DX推進に必要な取り組みと具体的なステップに関しては、こちらの記事で解説しております。

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人材の適切な配置とスキルアップ

適材適所の人員配置やスキルアップは企業の成長に欠かせません。

従業員一人ひとりが持つスキルを正確に把握し、適切な部署に配置することで、業務を効率的かつ円滑に進めることができるからです。スキルアップには教育コストがかかるものの、新しい技術や知識の習得は業務の質の向上に直結し、長期的には企業全体のパフォーマンス向上にもつながります。

また、人員配置を計画する際は、組織全体を俯瞰し、中長期的な成長を考慮することが重要です。短期的な人員不足に対応するだけでは、根本的な問題解決にならず、企業の成長にもつながらない可能性があります。

経営目標と連動した従業員のキャリアプランを策定し、必要に応じた教育や配置の見直しが求められます。これにより、ミスマッチを防ぎ、企業と従業員双方の成長を実現できます。

働き方改革への取り組み

少子高齢化が進む中でも生産性を向上させて労働力を確保するために、政府は「働き方改革」を推進しています。生産性向上を進める上で、従業員の労働環境を整えることは非常に重要です。

現在施行されている働き方改革関連法には、以下のようなものがあります。自社が必要な対応を取れているか、あらためて確認しましょう。

参考：
厚生労働省 「『働き方改革』の実現に向けて」
厚生労働省「働き方改革～一億総活躍社会の実現に向けて～」
厚生労働省「働き方改革特設サイト　支援のご案内」

アウトソーシングの活用

アウトソーシングは、業務の一部または全てを外部の専門業者に委託する手法です。自社で行なっている業務を外部にアウトソーシングすることで、業務効率化を実現する有効な手段となります。

例えば、経理、総務、カスタマーサポートなどの非コア業務を外部に委託することで、社内の人的リソースをコア業務に集中させることができます。

また、専門知識やスキルを持つ外部の人材を活用することで、教育コストを削減しつつ、業務の品質向上が期待できます。

リソースに限りがある企業にとって、アウトソーシングは有用な施策となるでしょう。

生産性向上・業務効率化は「HELP YOU」におまかせ

生産性向上と業務効率化の悩みを解決する方法の一つとして、アウトソーシングサービス「HELP YOU」を紹介します。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

HELP YOUでは、優秀なアシスタントによる人手での作業とロボット（AIやPRA）を組み合わせ、生産性向上・業務効率化の実現をサポートします。

▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

HELP YOUの詳しいサービス内容を知りたい方は、ぜひ以下の資料を無料ダウンロードしてご覧ください！

HELP YOUの活用で生産性が向上した事例

HELP YOUの活用により、生産性が向上した事例をご紹介します。

マニュアル化から生産性向上へ

株式会社情熱は、企業向けの研修事業を行っている企業です。繁忙期の納品体制を確保するため、課題である講師陣の属人化した業務のアウトソーシングを決めました。

＜HELP YOUへの主な依頼内容＞
・研修資料の画像や文章の微調整
・印刷会社への受講生用テキストの入稿準備
・研修後のアンケート作成　など

当初は「何をどう依頼して良いか分からない」という状況からスタート。担当者とのミーティングを重ねる中で業務のレクチャーを行い、HELP YOU側で各業務のマニュアル化を進めていきました。

この業務のマニュアル化により、作業時間が大幅に短縮。さらに、HELP YOUからの改善提案を受けて業務フローが最適化され、生産性の向上にもつながりました。

その結果、お客様とのコミュニケーションや提案などのコア業務に集中できる環境が整い、業務効率が大幅に向上しました。

▼詳しくはこちら

マニュアル整備からのサポートで業務効率化を実現

業務負担軽減で生産性向上を実現

次にご紹介するのは、HELP YOU導入によってリソース拡充だけでなく、従業員のモチベーション向上にも良い影響を及ぼした事例です。

株式会社Ai.Connectは、無料インターネット設備の賃貸集合住宅向けサービスを中心に、さまざまな事業を展開する企業です。管理部門の強化のため、経理業務をHELP YOUに外注しました。

＜HELP YOUへの主な依頼内容＞
・法人クレジットカード利用の関連業務
・支払業務　など

HELP YOU導入後、担当者は月に150件ほどある法人クレジットカード利用関連業務から解放され、リソースに余裕が生まれました。
その結果、これまで挑戦したいと考えていた仕事に取り組むことができ、仕事への前向きな姿勢にも変化が見られました。

こうして、アウトソーシングが業務効率化だけでなく、従業員のモチベーション向上にもつながったことに大変ご満足いただいています。

また、HELP YOUが単なる「アシスタント」の域を超え、業務改善の提案までしてくれる点にも魅力を感じていただいています。
今回の業務改善により、経理業務の効率化が実現。今後は人事、総務、広報、秘書、営業事務など、他のバックオフィス業務への展開を検討していくとのことです。

会社の成長には、業務の効率化と社内メンバーがコア業務に集中する環境作りが欠かせません。その手段の一つとして、豊富なノウハウを持つアウトソーシングサービスの活用は有効です。

▼詳しくはこちら

経理のアウトソース化で企業成長を促進。リソース拡充で生じた意識の変化とは？

生産性向上・業務効率化を支援する公的支援制度

日本政府も、生産性向上のための企業の取り組みを後押ししています。生産性向上に取り組む企業に支給される補助金や助成金として、例えば次のようなものがあります。積極的に検討・活用してみましょう。

生産性向上・業務効率化のまとめ

この記事では、生産性向上と業務効率化の違いを解説し、その重要性やメリット、具体的な施策について紹介しました。

デジタルツールの導入といったハード面の取り組みに加え、適切な人材配置や人材育成などのソフト面の施策も重要です。企業ごとに抱える課題は異なるため、自社の状況に応じた最適な施策を選択することが成功の鍵となります。

また、非コア業務が負担となり、人的リソースが不足している場合には、アウトソーシングを活用することで効率化を図るのも有効です。
専門業者の力を借り、リソースをコア業務に集中させることで、さらなる生産性向上が期待できます。

本記事を参考に、まずは実行可能な施策から取り組みを始めてみてください。小さな改善を積み重ねることで、持続的な成長と効率化が実現できるでしょう。

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