業務効率化と生産性向上の違い | 生産性を高める3つの要素と成功事例

働き方改革の流れを受け、残業しないで早く帰れと言われるが仕事が終わらない・・・

こんなことってよくありますよね。

最近よく聞くキーワードに「生産性向上」という言葉があるように生産性に課題を抱えている方はたくさんいらっしゃいます。

その方の課題の多くが、

 

無駄な仕事が多い
雑務に時間が取られる
効率的に仕事ができない

 

という課題を抱えており、解決が困難なものが非常に多いです。

その課題を解決できない原因として、

 

業務効率化と生産性向上の違いを知らないこと
生産性を高める要素を知らないこと
成功事例を知らないこと

 

が挙げられるわけです。

そこで本記事では、「業務効率化」と「生産性向上」について理解できた上で、生産性を高める3つの施策と成功事例を解説していきます。

 

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生産性向上とは?

 

 

「生産性向上」という単語をよく耳にしますが、正しい意味をご存知ですか?

よく、限られた時間で高い成果を出すことを「生産性が高い」と言いますよね。

 

生産性向上の正しい意味は、組織が保有するリソースを最大限に有効活用し、最小限の投資で最大限の成果を生み出すことです。

 

また、「生産性」は下記のような数式で算出することができます。

アウトプット(付加価値額または生産額)÷インプット(労働投入量=労働者数×労働時間)

 

参考:生産性向上の測定方法とメリットについてはこちらの記事で詳しく紹介

 

「生産性向上」と「業務効率化」の違い

 

生産性向上と混同されがちな言葉に「業務効率化」があります。

 

生産性を高めるためには、「成果(会社のミッションの寄与する価値)に直結する行動に対して、コア業務に特化して取り組むこと」が必要です。

自分にしかできないコア業務を中心に行い、誰でもできるノンコア業務をアウトソーシング(外注)や派遣にお願いすることで、生産性が向上します。

 

つまり、重要な業務のみを行うことで、時間当たりの価値を高くします。

一方で「業務効率化」とは、「これまでの業務をより早く、より低コストですること」を指します。

 

業務効率化を行う際には、どれくらい改善されたかを数値目標やKPIを指標にして管理します。

生産性を向上させるためには、業務を効率化させるだけではなく、どの業務に焦点を当てるか?とい

う選定も不可欠になってきます。

 

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生産性向上が必要な理由

 

 

なぜ、生産性向上が企業の重要課題と言われ始めたのでしょうか?

 

その理由は、日本が今後生き残っていくためには、「生産性向上」絶対必要不可欠だからです。

具体的にどのような必要性があるのかを見てみましょう。

 

労働人口の減少

 

2017年に出されたみずほ研究所の調査によると、

 

2016年の労働人口は6.648万人。労働力率は60%であるが、2065年の労働力人口は4.000万人弱と約4割減少し、労働力率は50%程度まで低下するとされています。

そんな中、2017年の「将来推移人口」によると、我が国の人口は0〜14歳の最小人口、15〜64歳の生産年齢人口が減少していく中で、65歳以上の老年人口は当面増加し続ける見通しになっています。

 

人口に占める割合においては、65歳以上の人口の割合(高齢化率)は年々拡大し続け、2015年の26.6%から2065年には38.4%(約4割)となる見通しが示されました。

つまり、労働人口は約4割減少するのに、労働しない老年人口は人口の約4割になってしまう計算です。

 

これは大変な数字ではないでしょうか。

現在の日本は、労働人口が減少傾向にあるにもかかわらず、長時間労働を前提として働くことを良しとする社会構造があり、無駄が多い現状です。

 

その無駄を減らして労働人口の労働力を底上げしなくては、減少していく労働人口だけで国民を支えることは不可能になってしまいます。

そのため労働人口の「生産性向上」が求められているのです。

 

グローバル競争の激化

 

ネットで簡単に国境を超えることができるようになった現在、日本企業は常に海外企業との競争にさらされています。

グローバル競争が激化しているなかで、労働人口が減っており以前生産性が低いままでは、あっという間に日本は国内の市場を海外の企業に取られてしまいます。

 

そんな中で、日本生産性本部「日本の生産性の動向2015年版」では、日本の労働生産性はOECD加盟34カ国のなかでも下位に位置しており、主要先進7カ国のなかでは最も低い水準となっています。

少ない労働人口で海外の企業と戦っていくためには、一人一人の生産性の向上が早急に求められるのです。

 

生産性を向上させるアイデア

 

 

このような状態の中、実際の職場では何が起きているでしょうか?

働く個人としては、

 

「頭では分かっているけどめんどうなので、いつか考えよう‥」

 

管理職としては、

 

「会社から言われてはいるが具体的に何をすれば良いのかわからない‥」

 

というのが実情かもしれません。

この章では、具体的に生産性を向上させるためのアイデアを挙げることで、皆さんがどんなアクションを取ればいいのかイメージするためのお手伝いができればと思います。

 

生産性を向上させるためのマップを描く

 

まず必要なのが、どうやって生産性を向上させるのか?という全体像を描くことです。

 

やみくもに生産性を向上させようと施策を打つのは効率が悪く、大切な要点が抜けてしまう可能性があります。

まず、日々の業務を洗い出して、何が無駄になっているのかを考えてみましょう。

 

その時に、下記のようなポイントに着目してください。

 

・昔ながらの伝統を守ることが目的となって、そのまま遂行していませんか?
・成果に直結する業務ではなく、その周辺業務に時間を割かれていませんか?
・毎日多くの時間を取られている業務がありませんか?

 

書いてみると、どこが生産性を落とす原因になっているかがハッキリと見えてきます。

得に注意して頂きたいのが、「付加価値額や生産額に直結する業務に時間を割けているか?」という点です。

 

付加価値額や生産額に直結する業務に、1日何時間使うことができているかを数えてみてください。
以外と、その周辺業務に時間を消費していることに気がつくでしょう。

業務改善したい箇所・自分でやらない箇所を決めるのは、生産性向上のための大きな一歩です。

 

ITツールを活用する

 

上記のマップを書いてみた後、実際にどうすれば効率化できるのかを考えるかと思います。

 

ITの導入は、効果的な改善方法になり得ます。

IT業界で働いていない場合、その恩恵を感じ取る機会が社内に無い可能性がありますが、世の中では様々な業務効率化できるツールが開発され続けています。

 

時間がかかっている業務を見つけたら、その業務内容を検索してみましょう。

何かしらのITのツールが存在するでしょう。

 

例えば、営業が仕事で毎日アポの調整で時間がかかっていると感じているならば、

 

「アポ調整 自動化」

 

と検索してみてください。

課題と求める解決策を検索窓に打つと、解決してくれる様々なツールが出てくるのでチェックしてみましょう。

 

始めは慣れるのが大変かもしれませんが、ITを上手く活用すれば、あなたの仕事は何十倍も効率化されます。

 

オンラインアシスタントを使う

 

更に、ITのツールに加えて近年発展してきているのが、オンラインアシスタントです。

 

生産性を向上させるためには、業務を効率化することも大切ですが、最も大事なのは、「生産につながらない業務をやらないこと」です。

なので、コアな業務以外の周辺業務を外注してしまうのは大幅な効率化になるでしょう。

 

オンラインアシスタントが効率化としておすすめな点は、ネットで繋がる事でいつでも気軽にタスクをお願いできるからです。

派遣などと違い、人が実際に来ないとやってもらえない状態ではないのでタスクをリストアップする必要がありません。

 

生産に直結しない業務はこのようなツールを使ってなるべく減らし、生産に直結するコアな業務に集中することで大幅な生産性向上を図ることができます。

 

 

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国の補助を利用する

 

国としても、生産性向上のために新たな取り組みが始まっています。

生産性を上げることができた企業には次のような助成金が支給されるので探してみましょう。

 

・IT導入補助金

ソフトウェアやサービスなどのITツールを導入する企業に費用の一部を補助することで生産性向上をサポートします。

 

・人材確保等支援助成金

評価や研修、短時間正社員制度などの雇用管理制度を改善することで、離職率の低下・人材の定着確保をサポートするものです。

 

・両立支援助成金

従業員が仕事と家庭を両立させるために支援を行います。男性の育児休暇所得や仕事と介護・育児の両立支援、育児や介護による退職者の再雇用支援などがあります。

 

・人材開発支援助成金

企業内の人材育成を支援する目的で、Off-JTなどの訓練経費などを支援します。
事業主の立場の方は、生産性向上を行うことで、補助金を支給できるというメリットもあるのです。

 

やってはいけない生産性向上対策

 

 

生産性を向上させようと施策を考えて、間違って逆に生産性が落ちてしまうという落とし穴が存在します。
どのような施策が、逆に生産性を下げてしまうのかご紹介したいと思います。

 

長時間労働を前提とした時間配分

 

業務内容の時間配分を行う際に、残業時間まで含めて考えていませんか。

長時間を前提とした業務の時間配分をしてしまうと、時間がこれだけあるからと自然とタスクの処理に長時間かかってしまいます。

 

また、残業をすることで、疲れが取れず睡眠不足にも陥ってしまいます。そのため、集中力低下がし、生産性低下と悪循環が起こってしまうのです。

最短の時間で終わらせられるような時間配分を心がけ、早く帰ってオフの時間を作るというメリハリのある姿勢が大切です。

 

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個人の生産性を意識しすぎる(チームの生産性を低下させる)

 

チームで行うプロジェクトなどの場合には、個人の生産性を求めるあまり、チームの生産性を低下させる場合があるので注意しましょう。

個人の生産性とチームの生産性のバランスを上手く取ることが必要です。
「チーム全体の生産性を上げるために必要なことはなにか」を考えましょう。

 

個人の生産性を追い求める場面と、そうでない場面があるはずですので、切り分けて考えることが大切です。

 

パーキンソンの法則(仕事の量は、時間の経過とともに増える)に陥る

 

早く帰るために集中して業務を行っているメンバーに、終わったなら次の仕事をお願いと指示を出していませんか。

これは、生産性を低下させる間違った施策です。

 

早く仕事が終わったメンバーが損をする施策をしてしまうと、生産性の高いメンバーのやる気が削がれてしまいます。生産性の高いメンバーが得をするような施策を打ち、定着率を高めるべきなのです。

メンバーをマネジメントをする立場の方は是非ご自身の行動を振り返ってみてください。

 

生産性向上の成功事例

 

 

次に、生産性向上の成功事例をご紹介します。

毎日のように行うルーティンン業務を外注して、コストを3分の1に削減した企業の成功事例を取り上げていきます。

 

ルーティーン業務の外注

 

株式会社nottecoは、オンラインアシスタントツール HELP YOUを利用し業務の外注をすることにより大幅なコスト削減と生産性の向上に成功されました。

 

ライドシェアサービスを展開しているこの会社は、コストを抑えつつもサービスを伸ばしていかなければならない状況で、インターン生の管理(給与計算や経費精算)や各国のライドシェア事情(法律など)の収集など細かくて大変な作業が発生していたそうです。

最初はクライドソーシングに依頼していたものの、ざっくりとゴールを提示するだけでやり方を提案してくれるクラウドソーシングが見当たらず、最終的にHELP YOUの利用を決めたそうです。

 

外注作業が生じてしまう時に気をつけなければならないのが、「どの程度タスクの進行に対して能動的にやり方をキャッチしてくれるサービスなのか?」という点です。

単に、細かく手順を指示しなければならないとなると、外注作業だけで一苦労となります。

 

そこのキャッチ力や提案のクオリティが高いサービスを利用することで、何倍も生産性を向上させることができます。
最終的には、コストを3分の1に削減でき、利用者ご自身の生産性も上がったという成功例があります。

 

コストを3分の1に削減!自分自身の生産性も向上 株式会社nottecoさま

 

営業×AI

 

商品やサービスを展開する会社には、ほとんど営業の部署があると思います。

 

営業の生産性を向上させるためのツールが近年増えてきています。

「生産」と最も近い場所にあると言っても過言ではない、営業の生産性を高める事は企業としての生産性の向上に大きく寄与すると言えるでしょう。

 

AIを活用することで、営業業務の生産性を向上させることが可能です。

GROVE株式会社では、1,000名のインフルエンサーを抱えており、会社の認知を高めるためにはリードの獲得が不可欠でした。

 

APOLLO SALESという営業の外注サービスを活用することにより、時間のかかる新規のリストアップからテレアポやDM作成・送信をAIで解決し、営業マンがしなくて済むようになりました。

 

これにより、少ないリソースで新規発注を取ることに成功しました。

このサービスを利用して、「月に何十万のリスティングを使うよりも効果が高い」と実感されているそうです。

 

営業は雑務が大変多い業種であり、外注サービスを利用することで本当に生産に直結する商品説明や訪問に時間を割くことができます。

大幅に生産性の向上に成功したケースであると言えるでしょう。

 

APOLLO SALESはこちらから

まとめ

 

今回は生産性向上をさせることの具体的な施策についてご紹介しました。

 

人件費の高騰や人手不足が深刻化する中で、従業員一人ひとりの生産性向上が求められています。

社員が生産性向上を意識する企業風土作りや体制作り、またその結果としての組織全体の生産性向上を目指していくことが必要です。

 

その第一歩として、今回ご紹介したツールやオンラインアシスタントなどを始めてみてはいかがでしょうか。

 

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