生産性向上と業務効率化の違い | 生産性を高める4つの施策と成功事例

生産性向上とは、「保有するリソースを最大限に有効活用し、最小限の投資で最大の成果を生み出すこと」を言います。

昨今、この生産性向上の必要性が声高に唱えられており、労働人口の減少や市場のグローバル化など、日本企業にとって重要な課題が山積みであることが背景としてあります。

こういった背景の影響もあり、多くの人や企業が生産性向上に向けて様々な取り組みをしています。

しかし、施策を打っても思うように生産性は向上せず、なかなか残業も減らないので、その効果を実感できていない人が多いのが現実だと思います。


この記事では、生産性向上とは何か、業務効率化との違いは何かという定義の説明から、具体的な生産性向上施策、間違った生産性向上施策、そして成功事例をご紹介していきます。

 

関連記事
【働き方を変える】生産性向上に役立つツール10選
84%の工数削減|スケジュール・タスク管理代行で業務効率アップ!

 

生産性向上とは?

 

冒頭でもお伝えしましたが、生産性向上とは、「保有するリソースを最大限に有効活用し、最小限の投資で最大の成果を生み出すこと」を言います。もう少し噛み砕いていうと、「投入資源を有効活用して、最大限の成果を生み出すこと」を言います。

数式で表すなら、下記のようになります。自分がパフォーマンスを出せているのかを確認するためにも計算してみることをおすすめします。

アウトプット(付加価値額または生産額)÷インプット(労働投入量=労働者数×労働時間)


参考:生産性向上の測定方法とメリットについてはこちらの記事で詳しく紹介

 

「生産性向上」と「業務効率化」の違い

生産性向上と混同されがちな言葉に「業務効率化」という言葉がありますので、その違いについて解説していきます。

生産性とは、先述した通り、「インプットに対してどれだけのアウトプットができたのか?」という指標になります。
ですから、より少ないインプット(資源)でより多くのアウトプットを出せた方が生産性が高いということになります。

一方で、業務効率化とは、時間的・費用的なコストを下げ、リソース投入量を下げることを言います。先述した生産性を測る式から考えると、分母であるインプットを減らすための施策であることがわかります。

つまり、生産性とは、投入したリソースに対してどれだけの成果を出せたのかという指標であり、業務効率化とは生産性を高めるための施策であるという違いがあります。

おすすめ記事
タイムマネジメントはできている?コツとおすすめツール3選
アウトソーシングと人材派遣の違いとは?メリットとデメリット

 

生産性向上が必要な理由

 

生産性向上の定義についてご理解頂いたところで、なぜ、生産性向上が企業の重要課題といわれるようになったのかをご説明したいと思います。
今や避けて通れない課題ですので、きちんと理解しておく必要があります。

 

生産性向上が必要な理由①労働人口の減少

労働人口の減少について2つの事実を元に解説していきます。

2017年に出されたみずほ研究所の調査によると、2016年の労働人口は6648万人でしたが、2065年の労働力人口は4000万人弱と、約4割減少する見込みです。また、2016年の労働力率(15歳以上の人のうち、働いている人の割合)は60%であったのに対し、2065年の労働力率は50%程度まで低下するとされています。

また、2017年の「将来推移人口」によると、我が国の人口は0〜14歳の最小人口、15〜64歳の生産年齢人口が減少していく中で、65歳以上の老年人口は当面増加し続ける見通しになっています。 具体的な数値に関しては、65歳以上の人口の割合(高齢化率)は年々拡大し続け、2015年の26.6%から2065年には38.4%(約4割)となる見込みです。

これら2つの事実から「労働人口が減少傾向にあり、約40年後には2人に1人が働いている状態」になることがわかります。働き手がいなくなり、人手不足の状態になるので、これまで以上に働く人の生産性が求められるようになるのです。

現状、日本の生産性は非常に低いといわれおり、1時間当たりの生産性は47.5ドルでOECD加盟36カ国中20位と、残念な結果になっています。このままの生産性では仕事が回らなくなり、会社として機能しなくなります。

労働人口減少による悪影響を避けるためにも、生産性を上げるための施策を打つ必要があると言われ、多くの企業がこの問題に取り組んでいるのです。

 

生産性向上が必要な理由②グローバル競争の激化

ネットで簡単に国境を超えることができるようになった現在、日本企業は常に海外企業との競争にさらされています。

グローバル競争が激化しているなかで、労働人口が減っており依然生産性が低いままでは、日本は国内の市場をあっという間に海外の企業に取られてしまいます。

先述しましたが、日本生産性本部「日本の生産性の動向2018年版」では、日本の労働生産性はOECD加盟34カ国のなかでも下位に位置しており、G7(主要先進7カ国)のなかでは最も低い水準となっています。

日本よりも生産性が高い海外の企業と戦っていくためには、1人1人の生産性の向上が早急に求められるのです。

 

生産性を向上させる方法

生産性を向上させる必要性については、十分にご理解いただけたと思います。1人あたりの生産性をあげることで、人手不足・そしてグローバル化に打ち勝つのです。
この章では、具体的に生産性を向上させるためのアイデアを挙げることで、皆さんがどんなアクションを取ればいいのかイメージするためのお手伝いができればと思います。

 

生産性を向上させる方法①マップを描く

まず必要なのが、どうやって生産性を向上させるのか?という全体像を描くことです。現状を分析し、理想の状態を定義し、それを実現させるための方法を考えていきます。

やみくもに生産性を向上させようと施策を打つのは効率が悪く、大切な要点が抜けてしまう可能性があります。

まずはじめに、日々の業務を洗い出して現状を分析し、何が無駄になっているのかを考えてみましょう。
その時に、下記のようなポイントに着目してください。

・昔ながらの伝統を守ることが目的となって、そのまま遂行していませんか?

・成果に直結する業務ではなく、その周辺業務に時間を取られていませんか?
・毎日多くの時間を取られている業務がありませんか?

文字に書き起こしてみると、どこが生産性を落とす原因になっているかがハッキリと見えてきます。特に注意して頂きたいのが、「成果に直結する業務ではなく、その周辺業務に時間を取られていないか?」という点です。

よくよく分析してみると、利益に直結しないノンコア業務に時間を消費していることに気がつくでしょう。

その後のステップとして、どんな状態になっていれば生産性が高いと言えているのか理想の状態を定義することが大切です。どこに向かっているのかを明確にしなければ、目的のない施策になってしまい、生産性向上が果たせなくなります。

最後に、現状と理想の状態を埋めるための施策を考え、実行していきます。
現状から生産性が低くなっている原因を考え、解決策となる手段を打つことを考えます。その時に重要なのが、本当にその手段で生産性が高い状態になれるのか?ということです。生産性を高めることを目的に解決策を打っているので、本当にその手段が効果を発揮しているのかという視点はとても大切です。

どのように生産性を向上させていくのかを設計することは、生産性向上のための大きな一歩です。

本当に生産性向上を実現させる効果的な施策は何かを考え、実行することができるのです。

 

生産性を向上させる方法②ITツールを活用する

上記のマップを書いてみた後、実際にどうすれば効率化できるのかを考えるかと思います。
ITの導入は、効果的な改善方法の1つになります。IT業界で働いていない場合、その恩恵を感じ取る機会が社内にない可能性がありますが、世の中では様々な業務効率化できるツールが開発され続けています。

時間がかかっている業務を見つけたら、その業務内容を検索してみましょう。検索結果には膨大な量のITのツールが存在するので、きっと役立つツールが見つけられます。

例えば、営業マンの場合、資料作成に時間がかかっていると感じているならば、「資料作成 効率化」と検索してみてください。
課題と求める解決策を検索すると、解決してくれる様々なツールが検索結果に出てくるのでチェックしてみましょう。

 

ITを上手く活用すれば、あなたの仕事は何十倍も効率化されるので、大変おすすめです。

 

生産性を向上させる方法③オンラインアシスタントを使う

更に、ITのツールに加えて近年発展してきているのが、オンラインアシスタントです。

生産性を向上させるためには、業務を効率化することも大切ですが、最も大事なのは、「生産につながらない業務をやらないこと」です。コア業務以外の周辺業務を外注してしまうのは大幅な効率化になるでしょう。

オンラインアシスタントが効率化としておすすめな点は、ネットで繋っているのでいつでも気軽にタスクをお願いできるからです。
また、派遣などと違い、人が実際に来ないとやってもらえない状態ではないのでタスクをリストアップする必要がありません。
生産に直結しない業務はこのようなツールを使ってなるべく減らし、生産に直結するコアな業務に集中することで大幅な生産性向上を図ることができます。

 

 

関連記事
オンラインアシスタントとは?メリットデメリットや派遣との違い

 

生産性を向上させる方法④国の補助を利用する

 国としても、生産性向上のために新たな取り組みが始まっています。生産性を上げることができた企業には次のような助成金が支給されるので探してみましょう。

・IT導入補助金
ソフトウェアやサービスなどのITツールを導入する企業に費用の一部を補助することで生産性向上をサポートします。

・人材確保等支援助成金

評価や研修、短時間正社員制度などの雇用管理制度を改善することで、離職率の低下・人材の定着確保をサポートするものです。

・両立支援助成金

従業員が仕事と家庭を両立させるために支援を行います。男性の育児休暇所得や仕事と介護・育児の両立支援、育児や介護による退職者の再雇用支援などがあります。

・人材開発支援助成金
企業内の人材育成を支援する目的で、Off-JTなどの訓練経費などを支援します。

事業主の立場の方は、生産性向上を行うことで、補助金を支給できるというメリットもあるのです。
新しいシステムの導入が予算的に厳しいのであればこういった補助・助成金を利用することもおすすめな手段です。

 

やってはいけない生産性向上の取り組み

 

 生産性を向上させようと施策を打ったが、逆に生産性を落としてしまうという事態が発生することがあります。どのような施策が、逆に生産性を下げてしまうのかご紹介したいと思います。

もしすでにやってしまっていることなら、見直しをされることをおすすめいたします。

 

やってはいけない生産性向上の取り組み①マルチタスキング

同時に複数のことを行うマルチタスキングは、いろんな種類の業務を進めているので、仕事を進めている感覚があります。

しかし、実際には効率的に仕事を進めているような錯覚に陥っているだけだということに注意が必要です。

脳は複数のことを同時に処理できるようにできていません。実は脳の注意を瞬間的に切り替えているだけしかなく、エネルギーを大量に消費する行為なので脳も疲れてくるというわけです。結果的に、頭の回転が遅くなり、生産性が下がるのです。

関連記事
【働き方改革成功事例】残業を減らし生産性を向上させる方法とは?

 

やってはいけない生産性向上の取り組み②個人の生産性を意識しすぎる(チームの生産性を低下させる)

チームで行うプロジェクトなどの場合には、個人の生産性を求めるあまり、チームの生産性を低下させる場合があるので注意しましょう。

個人の生産性とチームの生産性のバランスを上手く取ることが必要です。「チーム全体の生産性を上げるために必要なことはなにか」を考えましょう。

個人の生産性を追い求める場面と、そうでない場面があるはずですので、切り分けて考えることが大切です。

 

やってはいけない生産性向上の取り組み③会議の時間を短くする

「この時間、無駄だなあ、短くならないかな?」と考え、会議の時間を短くしたいと考えていませんか?

もしかすると、その考えだけで会議の時間を短くしてしまうと確認すべきことを確認できず、そのことが発端で問題が発生してしまうということになりかねません。

 

会議時間の短縮化をする際には、十分な事前準備が大切です。何をどれくらい話すのかをきちんと前もって決めておくことをおすすめいたします。

 

生産性向上の成功事例

 

効果的な生産性向上をするには、他者がどのような取り組みをして成功したのかを知り、自社に活かすということも大切です。

ここでは2つの事例を取り上げますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

生産性向上の成功事例①営業×AI

GROVE株式会社様はAPOLLO SALESという営業の外注サービスを活用することにより、雑務などのノンコアの業務対応がなくなり、生産性をあげることに成功しました。
GROVE株式会社では、インフルエンサーマーケティング事業、プロダクション事業、クリエイティブ事業の3つを軸に事業をしている会社です。

インフルエンサーマーケティング事業部では、1,000名のインフルエンサーを抱えており、会社の認知を高めるためのリード獲得が不可欠でした。リード獲得のためには営業活動が必要不可欠ですが、外注することで営業の生産性向上を成功させました。

APOLLO SALESという営業の外注サービスを活用することにより、時間のかかる新規のリストアップからテレアポやDM作成・送信をAIで解決し、営業マンがやらなくて済むようにしました。そのおかげで、少ないリソースで新規発注を取ることに成功し、リード獲得を実現したのです。
ちなみにこのサービスを利用して、「月に何十万のリスティング広告を使うよりも効果が高い」と実感されているそうです。

外注サービスを利用することで、生産に直結する商品説明や訪問に時間を割くことができます。少ないリソースで成果を上げることができたので、大幅に生産性の向上に成功したケースであると言えるでしょう。

 

生産性向上の成功事例②ルーティン業務の外注

株式会社nottecoは、オンラインアシスタントツール「 HELP YOU」を利用し、業務の外注をすることにより大幅なコスト削減と生産性の向上に成功されました。

ライドシェアサービスを展開しているこの会社は、コストを抑えつつもサービスを伸ばしていかなければならない状況で、インターン生の管理(給与計算や経費精算)や各国のライドシェア事情(法律など)の収集など細かくて大変な作業が発生していました。

最初はクラウドソーシングに依頼していたものの、ざっくりとゴールを提示するだけでやり方を提案してくれるクラウドソーシングが見当たらず、困っていたそうです。そこで、具体的な業務の進め方を提案してくれることが決め手となり、HELP YOUの利用を開始しました。


外注依頼をする際に気をつけなければならないのが、「タスクの進行に対してどのくらい能動的にやり方をキャッチしてくれるサービスなのか?」という点です。単に、細かく手順を指示しなければならないとなると、外注作業だけで一苦労となります。キャッチ力や提案のクオリティが高いサービスを利用することで、何倍も生産性を向上させることができます。


最終的には、
コストを3分の1に削減でき、利用者ご自身の生産性も上がったのです。

コストを3分の1に削減!自分自身の生産性も向上 株式会社nottecoさま

 

まとめ

今回は生産性向上と業務効率の違いから、具体的な生産性向上の成功事例をご紹介しました。
人手不足の深刻化やグローバル化する中で、従業員1人1人の生産性向上が求められています。
どのような状態が生産性が高いと言えるのかをきちんと定義し、自社の現状はどうなっているのかを分析してから、生産性を高める施策を愚直に実行していくことが大切です。

その第一歩として、今回ご紹介したツールやオンラインアシスタントなどを始めてみてはいかがでしょうか。


おすすめ記事
オンラインアシスタントとは?メリット、デメリットや派遣との違い

社員の生産性・満足度を爆上げした業務改善の成功事例

貴社の 生産性向上診断付き!
社員の生産性・満足度を爆上げした業務改善の成功事例集



オンラインアシスタントサービスを使って、雑務をスタッフに任せることでコア業務に集中でき、業務効率の向上に役立ちます。
サイトには出ていない社員の生産性・満足度を爆上げした業務改善の成功事例を公開します。



HELP YOU導入により

・月150時間の業務が3時間半に
・人材コスト削減と利益率の向上
・社員満足度が上がり、離職率が低下

といった成果が出ています。
人手不足が叫ばれる中、人材も所有から共有への動きが見られます。
自社採用がドンドン難しくなってきている時代の、新しい人材確保の手段として、オンラインアシスタントを一度検討してみてはいかがでしょうか?