業務効率化と生産性向上は違う?生産性を高める3つの要素と成功事例とは

近年、働き方改革が声高に叫ばれるにつれ、注目を集める「生産性向上」。今回は生産性向上に焦点を当てます。生産性向上とはどういう状態を指すのか。業務の効率化との違いや、生産性を上げるための施策。また、生産性を向上させた事例をご紹介します。

目次

1. 生産性向上とは?


「生産性向上」という言葉はよく聞きますが、どういうことかが分かっていない方も実は多いのではないでしょうか?
生産性向上とは、①労働生産性(労働者の視点から捉えた生産性)、②資本生産性(資本の視点から捉えた生産性)、③全要素生産性(投入した生産要素すべてに対して産出がどれくらい生み出されか)の3種類からなる「生産性」を高くすることです。

具体的には、労働生産性の場合は、アウトプット(付加価値額または生産量など)をインプット(労働投入量=労働者数または労働者数×労働時間)で割って算出します。

参考:生産性向上の測定方法とメリットについてはこちらの記事で詳しく紹介

このように、限られた時間で高い成果を出すことを生産性向上という言葉で表します。

生産性向上と効率化は同じ?

生産性向上と混同されがちな言葉に「業務効率化」があります。
生産性を高めるためには、「成果(会社のミッションの寄与する価値)に直結する行動に対して、コア業務に特化して取り組むこと」が必要です。そのため、ノンコア業務にはリソースを割かないことが大切です。

一方で「業務効率化」とは、「これまでの業務をより早く、より低コストですること」を指します。業務効率化を行う際には、どれくらい改善されたかを数値目標やKPIを指標にして管理します。

2.生産性向上はなぜ必要なのか?


では、なぜ生産性を高める必要があるのでしょうか。
背景としては、日本の労働人口が減少傾向にあるにも関わらず、長時間労働を前提として働くことをよしとする社会構造があります。
今後は、
・世界で戦える競争力を強化すること
・優秀な人材を採用し、定着してもらえるための環境整備
が必要です。そのために、少ない労働者でも成果を上げること。つまり生産性向上が求められているのです。

国も生産性向上をサポート

このような背景を受け、国として新たな取り組みが始まっています。生産性を上げることができた企業には次のような助成金が支給されます。
・IT導入補助金
ソフトウェアやサービスなどのITツールを導入する企業に費用の一部を補助することで生産性向上をサポートします。
・人材確保等支援助成金
評価や研修、短時間正社員制度などの雇用管理制度を改善することで、離職率の低下・人材の定着確保をサポートするものです。
・両立支援助成金
従業員が仕事と家庭を両立させるために支援を行います。男性の育児休暇所得や仕事と介護・育児の両立支援、育児や介護による退職者の再雇用支援などがあります。
・人材開発支援助成金
企業内の人材育成を支援する目的で、Off-JTなどの訓練経費などを支援します。

事業主の立場の方は、生産性向上を行うことで、補助金を支給できるというメリットもあるのです。

3.実は“間違っている”生産性向上施策


次にご紹介するのは、やりがちだけど間違っている施策。実はみなさん行っていませんか。

個人編

・長時間労働を前提とした時間配分
業務内容の時間配分を行う際に、残業時間まで含めて考えていませんか。残業をすることで、疲れが取れず、睡眠不足にも陥りがちです。そのため、集中力低下がし、生産性低下と悪循環です。最短の時間で終わらせられるような時間配分を心がけてみましょう。

・個人の生産性を意識しすぎる(チームの生産性を低下させる)
また、チームで行うプロジェクトなどの場合には、個人の生産性を求めるあまり、チームの生産性を低下させる場合があります。

企業の無駄

次に企業の中でありがちな“無駄“を紹介します。
・会議の時間を有効に使えていない
会議中に質問や意見を言えない人が大勢いる。報告だけを伝え具体的な施策などの話し合いなどがないなど、会議の時間を有効に使えていないことがありませんか。

・すべてトップダウン(現場の状況・意見を加味しない)
現場の意見や状況を考えず、上から下りてきた方針で動かなければいけないという状況になっていませんか。

・時間外・長時間労働を強いる(定時後のMTGなど)
営業から戻った後、他の部署の人たちが帰る時間から行われるミーティングはありませんか。また、定時前に納期が短い業務を割り振るということはありませんか。

・パーキンソンの法則(仕事の量は、時間の経過とともに増える)
早く帰るために集中して業務を行っているメンバーに、終わったなら次の仕事をお願いと指示を出していませんか。

これらは、すべて生産性を低下させる間違った施策です。メンバーをマネジメントをする立場の方は是非ご自身の行動を振り返ってみてください。

4.生産性向上のために一体なにをすべきか。具体的な施策とは?


非営利団体「TED」Margaret Heffernan(マーガレット・ヘファーナン)により行われた生産性の実験が話題を呼んでいます。
◆非営利団体「TED」Margaret Heffernan生産性の実験

実験によると生産性が高いチームは、下記の傾向があるということが分かりました。
1.高レベルの社会的感受性
心理的安全性を確保(他社への心遣いや共感、理解)しているチームは生産性が高いそうです。相手の感情に理解を示し、お互いの気持ちを尊重しながら、時に議論を交えることが重要です。また、企画職やマネジメント業務にはKPI管理を行わないことも心理的安全性を確保するには有効です。

2.それぞれが公平に時間を使う
無駄を減らし、必要な業務に時間を割くことを心がけてみましょう。会議の際には必要最低限のメンバーが参加し建設的な提案や意見が飛び交う状態が理想です。ゴールを明確にし、報告だけで終わらせたり、時間が来たからと途中までで終わらせたりすることなく、結論まで必ず導き今後の流れまでを示しましょう!
また、コア業務に集中して行い、ノンコア業務はアウトソーシングやオンラインアシスタントを活用してみることも有効です。

参考:オンラインアシスタントの特徴・内容・価格を徹底比較|2018年度

3.多くの女性メンバーがいた
女性が働きやすい環境作りを意識してみましょう。育児休暇や短時間労働、テレワークなどを取り入れてみてはいかがでしょうか。

またこれ以外にも、低コストで迅速に実行できる手段として、社内コミュニケーションツールの導入があります。チャットやSNSを活用した生産性向上のツールについてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。

参考:生産性向上に役立つツール10選

活用事例

このように生産性向上のためのさまざまな手段がある中で、オンラインアシスタントを活用したことで、コア業務に集中でき生産性を向上させた実例をこちらの記事でご紹介しています。

【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にしたオンラインアシスタント活用事例まとめ

5.まとめ


今回は生産性向上をさせることの具体的な施策についてご紹介しました。
人件費の高騰や人手不足が深刻化する中で、従業員一人ひとりの生産性向上が求められています。社員が生産性向上を意識する企業風土作りや体制作り、またその結果としての組織全体の生産性向上を目指していくことが必要です。

その第一歩として、今回ご紹介したツールやオンラインアシスタントなどを始めてみてはいかがでしょうか。
参考:生産性向上を実現させている企業のインタビュー記事はこちらから

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