最適なパワーポイント作成代行を選ぶためのたった3つの極意

※この記事は2020年7月に更新しました

「パワーポイント作成代行サービスってどうやって選べばいいの?」
「作成したパワーポイントの質は?コストは?依頼できる内容は?」

パワーポイントの作成代行について疑問を持っている、もっと情報を得たい!という方も多いのではないでしょうか?

中でも作成代行サービスに依頼する際、「ハイクオリティーなパワーポイントを作成してもらえるのか?」ということが一番の懸念点として挙げられます。
また、外注する時はどんなことに注意すればいいのかも気になりますよね。

資料作成は時間がかかる上に、ただ完成させればいいというものではありません。
資料を作成する目的は、「プレゼンや提案において内容を分かりやすく伝え、こちらが求める行動をとらせること」です。

プレゼンを成功させるための資料には高いクオリティーが求められます。従って、質の良いサービスに外注することが非常に重要です。
一方で、外注をスムーズにするために、事前に準備しておかなければならないこともあります。

今回の記事では、パワーポイント作成代行サービスのメリット・デメリット、選び方の極意とおすすめサービス、そして代行を依頼する際の注意点をご紹介します。

パワーポイント作成代行のメリット

まずは、パワーポイント作成代行サービスを利用するメリットについて見ていきましょう。

メリット1.コア業務に集中できて生産性アップ!

日本のビジネスマンの資料作成にかかる平均時間がどれほどか、ご存知でしょうか?
東レ経営研究所の調査によると、サラリーマンの月間労働時間のうち資料作成にかかる時間は26.9%。

さらに、NTTコムリサーチ「ビジネスマンの資料作成に関する調査」では、社外向け提案書やプレゼンに使うソフトの7割がパワーポイントという結果が出ています。

つまり、会社の利益や売上に直接的に関連する、新規案件獲得のためのプレゼンや提案書の作成には圧倒的にパワーポイントが多用され、なおかつ月間労働時間の約3割がその作成に充られているということです。

厚生労働省「毎月勤労統計調査 令和元年結果確報」では、パートを除く一般労働者の月間労働時間数は約164.8時間。さらにこの3割である約50時間が資料作成にかかっていると想定されます。

この資料作成にかかっていた約50時間を、本来最も注力すべき営業活動やプランニングなどのコア業務に集中することで、さらなる売上アップや成果が期待できると思いませんか?

資料作成は利益に直結するコア業務ではなく、スキルやノウハウがあれば誰でも対応できるノンコア業務です。
今まで資料作成にかけていた時間や業務全体の棚卸しを行い、ご自身の生産性についてぜひ考えてみてください。

メリット2.資料の質の向上

次に、資料作成をプロに委託することで、資料そのもののクオリティーが上がるというメリットが考えられます。

どんなに素晴らしいアイデアでも、クライアントの課題を解決する最適なプランでも、スライド枚数や文章が無駄に多く、論旨がちぐはぐでフォントにも統一感がない資料では相手に伝わりません。

少しの誤字や脱字でも気になるという担当者もいるでしょう。資料の体裁ひとつで素晴らしい提案が伝わらず、せっかく苦労して得たプレゼン機会が失敗に終わるかもしれないのです。

上述の「ビジネスマンの資料作成に関する調査」では、資料作成について「特に教えられていない」との答えが52.1%。会社の研修や直属の上司からの指導は2割程度と低く、約半数の方が自己流で資料作成に取り組んでいるとの結果が出ました。

資料作成には、分かりやすく、言いたいことをシンプルに伝える技術が必要です。“伝える技術”の基礎を学んでいないご自身が時間をかけて取り組むよりも、デザインやコピーの基礎を学んだ経験豊富なプロに任せる方が合理的だと思いませんか?

また、代行会社は多くの企業からの依頼実績をもち、どんな資料が結果に直結するかのノウハウを持っています。
プロの資料を見ることでクオリティーの高い資料をストックでき、それを社内でシェアすれば会社全体の知見も上がるでしょう。

伝えたいことを明確に、かつ印象的に伝えるプロならではの良質な資料は、あなたのビジネスの強力なサポート役になってくれるに違いありません。

パワーポイント作成代行のデメリット

続いて、作成代行サービスを利用するデメリットです。

デメリット1.情報漏えいなどセキュリティー面の不安

作成代行サービスを利用することで、情報漏えいなどセキュリティー面のリスクが発生します。

メール送付にすら第三者の承認が必要な一部の金融業界、コンプライアンスが厳しい会社、秘匿性の高いデータを扱う業界などの場合、外部サービスへの委託そのものが難しいかもしれません。

秘密保持契約(NDA)を締結する方法もありますが、そもそも多忙により作成代行を依頼しようとしているのですから、そのための契約書の準備や関係各所への稟議などにはとても手が回らないでしょう。

リスクと享受できるメリット、自身のリソースなどさまざまな状況を踏まえた上で、代行サービスを利用すべきかどうかを判断する必要があります。

デメリット2.パワーポイントのスキル向上機会が奪われる

すべての資料作成を委託できれば良いですが、報告書やレポート作成など、日々の細々とした業務に関しては自分でパワーポイントを使う機会もあるでしょう。
また、先述したように機密性の高いデータや経営計画など、どうしても外注できない資料を扱う場合もあると思います。

パワーポイント作成スキルが高い方は問題ありませんが、苦手意識があるからこそ「プロの手を借りたい」と思い、外注を検討されている方が大半ではないでしょうか?

外注することに慣れて自身のスキル向上を怠ってしまうと、予算減少や異動などで外注ができなくなった場合、パワーポイントスキルが低いまま…ということになりかねません。

資料作成上達の道は、”スキルを培うこと”、”良い資料を見ること”、そして何より”経験”です。
外注することで良質な資料に触れる機会にはなりますが、代わりに自分で作成する貴重な成長機会が奪われるというデメリットが同時に発生することも忘れてはなりません。

パワーポイント作成代行を選ぶ3つの極意

メリット・デメリットを知ったうえで、次にパワーポイント作成代行サービスを選ぶ3つの極意についてお伝えします。
この3つの極意に従ってサービスを選べば、自社にぴったりのサービスを選べるはずです。

3つの極意1.スキルレベルが高い

1つ目の極意は、「スキルレベルが高い」ということです。

質の高い資料を作成するためには、非常に高いスキルが必要となります。資料に入れる情報の内容やボリューム、ストーリー構成やデザイン性を全て盛り込んだ資料を作る必要があるからです。

資料作成のスキルは属人的なものなので、対応するスタッフの力による部分も大きくなります。
サービスを選ぶ際には、資料を作成する人材のスキルをきちんと確かめることが大切です。

3つの極意2.コストが低い

2つ目の極意は、「コストが低い」ということです。

作成代行を依頼する目的の一つに、人件費の削減が挙げられます。もし自分で作成した方が費用を削減できるのであれば、無理に外注する必要はありません。

また、同じような業務でも業者によって費用が異なる場合があります。上述したスキルレベルや費用を比較検討し、自社の目的に見合ったサービスを選びましょう。

コストという観点からサービスを選ぶことは、企業活動を行う上で欠かせないポイントです。

3つの極意3.実績

3つ目の極意は、「実績があるか」ということです。

実績が数多くあるということは、多くの個人や企業がそのサービスを信頼して利用したということです。
特に作成代行サービスを初めて利用する場合などは、実績のある信頼性の高いサービスを利用するのが望ましいでしょう。

どのような企業での実績があるのか、また実際にどのような資料が作成可能なのか、サンプルなどを事前に確認しておくと安心です。

おすすめのパワーポイント作成代行サービス1.スキルレベルが高い

ここからは、おすすめのパワーポイント作成代行サービスをご紹介します。
先ほどご紹介した3つの極意に沿ったサービスを掲載していますので、ぜひ参考にしてみてください。まずは「スキルレベルが高い」サービスをご紹介していきます。

HELP YOU

HELPYOUには、採用率たったの1%という難関をくぐり抜け、過去にさまざまな企業で活躍した人材が数多く在籍しています。
非常に高いスキルを持った資料作成のプロが在籍しているため、プレゼンや提案に効果的なパワーポイントの作成が可能です。

また、海外在住や語学が堪能な人材も多く在籍し、海外における情報リサーチや翻訳などを行うことも可能です。

実際の資料作成事例をご紹介します。

1.提案書の作成代行
こちらの事例では、クライアント様からご提供いただいたラフ図を基にパワーポイントの作成を行いました。
頂いた資料から企画や事業内容、企業理念への理解を深め、ラフ画の状態からでもクライアント様のご要望に沿った資料作成を実現します。

【参考】提案書作成工数が1/3以下に!高品質のアウトプットで空いた時間はコア業務にコミット!

2.パワーポイントのひな型作成
こちらの事例では、クライアント様のコーポレートカラー変更に合わせ、既存資料のひな型の差し替えを行いました。
イメージに相違がないか確認と修正を重ね、クライアント様にご満足いただける仕上がりを実現しました。

【参考】外注化できる資料、まだ自分で作ってない?HELP YOUなら効率化とクオリティアップが可能に!

【料金体系】
お見積もり

【HELP YOU】https://help-you.me/

ココナラ


ココナラは「課題を解決してほしい人」と「解決できる人」をつなぐマッチングプラットフォームです。

こちらのプラットフォームでは、さまざまな人が自身のスキルを商品として提供しており、パワーポイント作成代行もその一つです。
事業を成功させている経営者やプレゼン資料作成に長けた営業マンなどがスキルを提供しているため、安心して業務を依頼することができます。

【料金体系】
要相談

【ココナラ】https://coconala.com/

おすすめのパワーポイント作成代行サービス2.コストが低い

続いて、コストが低いサービスをご紹介します。コストを安く抑えたい、たくさん資料作成を依頼したい場合などにおすすめです。

カラくるデザイン

基本料金不要で、作業単価のみの分かりやすい料金設定のサービスです。1ページ1,000円という圧倒的な低価格から対応しています。
24時間いつでも代行依頼ができ、土日祝も対応可能。急なプレゼンの時にはとても助かるサービスです。

プレゼン資料のほか、各種書類作成、広告、イラストなどの制作、データ集計、コンサルティングなど、幅広くサービスを行っています。

【料金体系】
パワーポイント資料 1ページあたり 2,500円~

【カラくるデザイン】http://kalakul.com/

quickboard design(クイックボードデザイン)

クイックボードデザインでは、1ページにつき1,500円から依頼可能です。
個人から企業、さらに学会や講演などのプレゼンテーション資料作成の実績もあり、現在までに1,200社以上との取引実績があります。

プレゼン資料や企画書だけでなく、チラシや学会ポスターなどの制作も行っています。元となる原稿の提出後、見積もりを経て作成を行います。

【料金体系】
プレゼン資料・企画書 1ページあたり 1,500~3,500円

【quickboard design】http://www.quickboarddesign.com/

おすすめのパワーポイント作成代行サービス3.実績

実績豊富なサービスをご紹介します。

バーチャルプランナー

バーチャルプランナーは、あらゆるジャンルの資料作成をワンストップで代行しています。企画構成からデザインまでの依頼を簡単に行うことができます。

リクルートや住友不動産、JTBといった大手企業との取引実績があり、年間300部以上も作成代行しているため、安心して業務依頼をすることができます。

【料金】
ライトプラン:1ページあたり 7,000円~
スタンダードプラン:1ページあたり 10,000円~
オプションメニューあり

【バーチャルプランナー】https://www.virtual-planner.com/

ビヨンドテック

ビヨンドテックでは、Yahoo! JAPANやNTTデータ、電通など、大手企業との取引実績があります。
幅広い業界に対応できるノウハウがあり、即日対応や全国対応も可能。急ぎの依頼はもちろん、遠方の場合でもネット会議などを駆使した打ち合わせを行っています。

【料金】
Aプラン:1ページあたり 2,500円~(文章/画像 修正無)
Bプラン:1ページあたり 5,000円~(文章/画像 修正有)
Cプラン:1ページあたり 8,000円~(構成+文章/画像 修正有)
オプションメニューあり

【ビヨンドテック】https://www.be4tech.com/powerpoint

パワーポイント作成代行の注意点


最後に、パワーポイント作成代行サービスを依頼する際の注意点を2つお伝えします。

資料作成の目的を明確にする

作成代行サービスを利用する場合、大きな懸念点となるのが「納品物が求めていたものと違った」という事態です。修正を行うことで、想定以上に時間も費用もかかってしまう可能性があります。

このような事態を避けるためには、資料の目的と効果を明確にすることが大切です。

資料作成の最大の目的は「プレゼンや提案を通して、相手にとってほしい行動を促す」ことと言えるでしょう。
例えば、以下のような目的と効果が挙げられます。

・新規開拓先のコンペで勝ち、大口の客先を獲得するため
・社内上層部や役員に向けて新規プロジェクトを提案し、予算を獲得するため
・既存客に別部署を紹介してもらい、その部署での案件獲得のため

これらを明確にするために、まずは「誰に何を伝えたいのか」をきちんと設計しましょう。
「誰に何を伝えたいのか」が明文化され、それに沿って作られた資料は、プレゼンや提案の成功確率を確実に高めてくれます。

プレゼン相手が部長なのか、取締役なのか。それによって、どんな情報を載せるのか、どんな見せ方をするのかも変わります。
読み手の特徴や、その資料がどのような状況で見られるのかも事前に把握しておきたいですね。
例えば、プレゼン後に資料がペーパーのみで回覧される可能性がある場合、動画やアニメーションを入れるよりも「読ませるための工夫」が必要です。

資料によって、どのような効果を生み出したいのか。そして、どんな結果を得たいのか。これらを明文化しておくことが重要です。
目的や効果があいまいなまま作成代行を依頼してしまうと、成果物もぼんやりとした内容になってしまいます。

作成代行サービスとのトラブルを未然に防ぐためだけでなく、プレゼンの成功確率を上げるためにも、まずは資料作成の目的と効果を明確にしましょう。

代行サービスとのコミュニケーション

代行サービスと共に資料を作り上げていく上では、コミュニケーションを密に取ることも大切です。特に以下の2つのポイントを意識しましょう。

1.パワーポイントのイメージを視覚的に伝える
上述した資料作成の目的をきちんと共有したとしても、文章だけでは人によって捉え方が異なり、意図が正確に伝わらないことがあります。
ラフ画などでも構わないので参考資料を添付し、視覚的なイメージを共有すると、より意図が伝わりやすくなります。

2.資料作成の進捗確認をする
最初の段階では認識を共有できていたとしても、制作過程で徐々に内容やイメージにズレが出てしまうこともあります。
資料作成が一通り終了してから納品物を確認するのではなく、マイルストーンを設定して進捗を定期的に確認するのがおすすめです。

完成後にやり直しということになると、時間もコストもさらにかかってしまうため、この事態だけは絶対に避けたいものです。

その際、レスポンスの早さも重要になります。申し込みや問い合わせの時点で対応が遅く、満足にコミュニケーションが取れない業者は、その時点で合わないと判断した方が良いでしょう。

なぜなら、資料作成代行は「依頼して終わり」という単純なものではないからです。
納品物のレベルが同等でも、レスポンスが早いサービスの方がコミュニケーションもより深まり、納品物にも高いクオリティーが期待できるでしょう。

まとめ

今回の記事では、パワーポイント作成代行サービスを選ぶ3つの極意を中心にお伝えしました。
特に最初にお伝えした「スキルレベルが高い」というポイントについては納品物の質にも直結するため、慎重に見極める必要があります。

また、代行サービスの質や特徴にばかり気を取られがちですが、事前の準備も非常に大切です。
まずは自社の中で資料作成の目的や依頼内容を明確にしておくと、より効率的に依頼を進めることができるでしょう。

ぜひこの記事を参考に、自社の目的に合ったパワーポイント作成代行会社を探してみてください。

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