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最適なパワーポイント作成代行を選ぶためのたった3つの極意

最適なパワーポイント作成代行を選ぶためのたった3つの極意

2019.03.04 assistant 営業サポート

パワーポイントは、言ってしまえば誰でもできるもので、パワーポイントのスキルを
図る方が難しいのです。

プレゼン資料作りで重要なのは、

・何をつたえたいのか？
・見やすさと分かりやすさ

これらを頭に入れて、作成する必要があります。

実は、企業内で効果的なプレゼン資料をつくるためには、膨大な時間がかかります。

・スライドの原稿作成
・スライドの素材集め
・デザイン性の高いスライド制作

伝えたいことは沢山あるけど、それらを全て資料に含めてしまうと、見にくくなります。

逆に、プレゼン資料の内容が薄いと、ぼんやりしたことしか伝わらなくなり、
プレゼン時間が無駄になります。いかに、提案したいことが短時間で伝えられるか
によって、勝算が決まってきます。

これらをうまく、わかりやすいプレゼン資料にしてくれるのが、パワーポイント作成
代行サービスです。パワーポイントのプロに任せれば、効果的なプレゼン資料の作成が
可能になり、社内での作成時間を省くことにより、コア業務に集中することができます。

では、パワーポイントの作成を代行してもらうときのポイント、どのような
代行サービスがあるのか見ていきましょう。

パワーポイント作成を代行してもらう際のポイント

人間は、文字を読んで理解することより、絵や写真、イラストなどを見た方が、
状況を一瞬で理解することができます。
要点がシンプルにまとめられ、見やすく、分かりやすいプレゼンは、短時間で相手に、
多くのことを伝えることができます。多くのことを、受け手に持ち帰ってもらうには、
受け手に対して、何を伝えたいのかを明確にすることが大切です。

短時間に多くのことを伝えることができる資料を作るには、細部までの計画と準備が
必要です。一番伝えたいことが伝わる資料にまとめてくれるのが、代行サービスの
仕事です。

パワーポイント作成を代行してもらう際のポイントを考えてみましょう。

誰に何を伝えたいのかをじっくり考える

プレゼン資料にはいろいろな種類があります。

・営業・商談向けプレゼン
・会社説明会用プレゼン
・商品紹介用プレゼン

やりたいプレゼンテーションを実現するには、代行会社に対して、どのようなものに
したいのかを明確に伝える必要があります。

パワーポイントの作成を代行してもらう際、どんなことに気を付けると、
よりよいものができるでしょうか？

プレゼンテーションをするときに、一番大切なことは、

・受け手は誰なのか？
・何を伝えたいのか？

これらをまず一番に考える必要があります。

プレゼンテーションをするのは、あなたです！
しかし、まずここでは、受け手の気持ちになってみましょう！
どのように伝えられると理解しやすいですか？

プレゼンテーションの大切なポイントは、

・プレゼンの目的を考える
・趣旨に合ったデザイン
・効果的なレイアウト

まず何を伝えたいのか？　最終的にどのような結果に導きたいか、ということが
一番重要な点です。あまり伝えたいことが分かっていないと、代行会社もどのように
作り上げていく必要があるのか、方向性に困ってしまいます。
プレゼンテーション自体がぼけてしまい、受け手にメッセージが届かずに終わることも
あります。デザインは、素晴らしいが、内容がぼんやりしているのでは、せっかくの
時間がもったいですね。じっくりとまずは原稿を作成していきましょう

その次に、受け手をきちんと考えたデザインづくりを考えましょう。受け手のことを
じっくり整理し、明確にしましょう。個人的な好みがポップなものでも、
そのプレゼンテーションの趣旨や受け手によっては、適切でない時もあります。
プレゼンテーションの受け手が誰なのかをきちんと把握し、注意すべきところを
明確にしたうえで、それらを代行サービスに伝えましょう。

根拠となるデータや素材を使って視覚に訴える

伝えたいことが明確になったら、説得力を持たせるために、生きたデータと素材の用意をしましょう。

【細かく考えていくべきもの】

・色
アクセントカラーを選ぶときは、色相環を元にしてテーマカラーの反対側にある色を
選ぶとよりアクセントとして際立ちます。

・フォント
フォントがばらばらだと、プレゼンに統一感が見られず、見にくくなります。

・フォントの大きさ
決裁権を持っている年齢層は一般的に、40代から50歳といわれています。
文字の大きさには注意が必要です。

・プレゼンテーションのターゲット層
聞き手の年齢層によって、口調なども気をつけましょう。

・プレゼンテーションに使える時間
人が集中できるのは、3分といわれています。もちろん、3分でプレゼンをするのは
難しいですが、長々と続けるのも、話の焦点がぶれてしまいがちです。
コンパクトにまとめるのが良いでしょう。

・企業イメージ
プレゼン資料と、企業イメージがマッチしなければ、受け手の印象に残りにくいです。

・根拠となるデータ（数字）
生きたデータというのは、どんな証拠よりも強く、説得力があります。

・ビジュアル素材（写真、イラストなど）
専門性があるもの、特殊な物、または日本語が通じにくい相手にプレゼンテーション
するときは、特にビジュアル素材が受け手の理解を深めます。

・映像
最近は、映像をプレゼン資料とする会社も増えてきました。動きがあることにより、
より雰囲気などが分かりやすく、印象に残りやすく、伝わりやすいです。

・プレゼン資料を、配布印刷物としても仕上げられるかどうか
プレゼン資料を配布印刷物としても使えると、時間がたってから問い合わせをしたり、
確認するときに、役に立ちます。配布印刷物としても仕上げてもらえるかどうかの確認もしておきましょう。

これらの詳しい希望を代行サービスに伝えると、いよいよ作成が始まります！

代行サービスとのコミュニケーションが鍵！

代行サービスと共に、プレゼンを作り上げていくのに一番大切なのは、
コミュニケーションです。
具体的には、どんなことに気を付けていくとよいでしょうか？

・プレゼンの趣旨とイメージを伝える際には、箇条書きにする

伝えたいことを文章にしてしまうと、人によって捉え方が違って、きちんと伝わらない
ことがあります。イメージを伝えるとき、参考にできるイメージ材料や、
他のプレゼンと似たようなデザインにしたい場合は、それらも添付して
提案すると分かりやすいでしょう。

・作成中のプレゼンの出来を途中で確認できるか、代行サービスに確認する

人それぞれ、好みや考え方が違うように、きちんと伝えたつもりでも、人によって
感じ方や捉え方は様々です。作成段階の、1～2ページほど出来上がった時点で、
本当に作ってもらいたいもののイメージと合っているかどうかを確認することが、
とても大切です。要望を伝えた後、全て丸投げするのではなく、作成中の出来具合を
代行業者に確認ができるかどうか確認するとよいでしょう。

まとめ

パワーポイントは、簡単なツールのようで、多くの手間と労力が必要な、プレゼンテーションツールです。
無駄に長い時間を費やして、伝えたいことをまとめても、本当に伝わるプレゼン資料が
作れるとは限りません。パワーポイントは奥が深く、人間の視覚に訴える事ができ、
短時間で効果的に多くのことを伝えられるものでなくてはなりません。
プレゼン後、なによりも良い結果がついてくることが最大のゴールです。
HELP YOUでは、プレゼン資料作成をはじめ、オールマイティーにビジネス業務全般を
お引き受けいたします。

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