【初心者向け】Excel(エクセル)の使い方を基本操作からグラフ作成まで徹底解説!

個人でもお仕事でも、Excelを使う機会は数多くあるのではないでしょうか。Excelを使うことが大前提となっている職場環境もあるでしょう。

しかし、パソコンに不慣れだとExcelを使うのも一苦労のはずです。

今回は、Excelを初めて使う方や、機能の理解が曖昧な方に向けて基本操作からグラフ作成まで詳しく説明していきます。

Excel初心者が覚えたい基本操作


まずは、Excelの基本的な機能や操作方法などをご紹介します。

Excelの画面構成

Excelの基本的な画面構成は下記のようになっています。
Excelを使用する際に知っておくべき機能を説明します。

1.クイックアクセスツールバー
一番左上に表示されているのが「クイックアクセスツールバー」です。よく使うコマンドが表示されており、デフォルトでは左から「上書き保存」「元に戻す」「やり直し」の3つのコマンドがあります。

このコマンドはカスタマイズすることもできます。
【ファイル】タブを選択し、【オプション】を選択。左側のダイアログボックスから【クイックアクセスツールバー】を選択すれば編集可能です。

2.タブ
クイックアクセスツールバーの下に表示されているのが「タブ」です。
全部で9つのタブが表示されており、Excelで使う目的別にまとめられています。

3.リボン
タブとその下にあるエリアが「リボン」です。「ファイル」タブ以外をクリックすると、各タブのリボンが表示されます。

リボン内のコマンドを追加/削除したい場合は、先ほどと同様に【ファイル】タブを選択し、【オプション】を選択。左側のダイアログボックスから【リボンのユーザー設定】を選択すれば編集が可能になります。

4.名前ボックス
リボンの下に表示されているのが「名前ボックス」です。Excelのワークシート上で、現在選択されているセルの位置を示しています。
セルを複数ドラッグすると、何行・何列選択されているかを知ることもできます。

5.数式バー
名前ボックスの右に表示されているのが「数式バー」です。現在選択されているセルに関数や数式などを直接入力する、または確認することができます。
セルには関数・数式の結果のみが表示されるので、その結果を出している式を知りたい場合は数式バーから確認できます。

6.列番号
ワークシート(セルが集まっている編集エリア)の上にあるのが、セルの列数を表す「列番号」です。
アクティブになっているセルの列を確認するときや、列を追加/削除するとき、非表示になっている列を判断するのに有用です。

7.行番号
ワークシート(セルが集まっている編集エリア)の左側にあるのが、セルの行数を表す「行番号」です。
アクティブになっているセルの行を確認するときや、行を追加/削除するとき、非表示になっている行を判断するのに有用です。

8.セル
ワークシート内にある1つ1つのマス目のことを「セル」と呼びます。

9.ワークシート
画面中央に大きく表示されているのが「ワークシート」です。表形式の複数のセルで構成されており、このワークシートの各セルにデータを入力していきます。

10.スクロールバー
ワークシートの右側と右下にあるのが「スクロールバー」です。
現在のウインドウ内で収まりきらない情報がある場合、このバーをスライドさせて表示します。

11.シート見出し
ワークシートの左下に位置するのが「シート見出し」です。右側の+ボタンを押すとワークシートを追加することができます。
シート見出しの上で右クリックすると、シートの削除やコピー、名前の変更などを行うこともできます。

12.ステータスバー
最下部の左側に位置するのが「ステータスバー」です。情報表示領域を示します。
セルが入力モードなのか編集モードなのかを確認することができます。また、数値データを複数ドラッグすると、データの個数や合計値/平均値がリアルタイムに表示されるので便利です。

13.画面表示切り替え
ステータスバーの右側に位置するのが「表示切り替えボタン」です。「標準」「ページレイアウト」「改ページ プレビュー」のモードを切り替えるときに使います。

14.ズームスライダー
表示切り替えボタンの右側に位置するのが「ズームスライダー」です。ワークシート内を拡大/縮小できます。
また、Ctrlボタンを押しながらマウスのホイールを回しても拡大/縮小ができます。

Excelでよく使うショートカットキー

続いて、Excelでよく使うショートカットキーです。
ショートカットキーを使うと、マウスを使わずにキーボードの操作だけでExcelの作業を効率的に進めることができます。スピード感をもって作業をしたいときにご活用ください。

Excel初心者が覚えたい基本の計算と関数


Excelを使う際、さまざまな数値の入力や計算を行うと思います。
ここでは基本的な計算機能の使い方や、知っておくと便利な関数について説明していきます。

Excelで足し算・引き算・掛け算・割り算をするには?

まずは、Excel内で行う基本的な計算のやり方を解説していきます。
計算に使う記号は次の通りです。

計算を行う際は、結果を表示したいセルに「=」を入力します。
ここでは【B2】を選択しました。続いて数式バーに「=2*2」と入力して「Enter」を押すと、計算結果である「4」が表示されます。

セルごとに入力されている数値を用いて計算を行う際は、同じように計算結果を表示したいセルに「=」を入力します。

続いて、計算したいセルをクリックすると「=B2」と表示されます。掛け算の記号である「*」を入力し、もう一方の計算したいセルをクリックすると「=B2*C2」となり、「Enter」を押すことで結果が表示されます。

Excelでよく使う関数

関数とは、目的の計算をするためにあらかじめExcelに用意されている数式のことをいいます。

先ほどご紹介した計算記号をいちいち入力せずとも、手作業よりもかなり速く、正確に計算を処理することができます。
複雑な計算も1つの数式で簡単に記述することができるため、覚えておくと非常に便利です。

ここでは基本的な関数をご紹介します。

■SUM関数
SUM関数とは、セル範囲に含まれる数値の合計値を求める関数です。
引数(ひきすう)はセル範囲や参照、条件などを指定します。引数が2つ以上ある場合は「,」(カンマ)で区切ります。

例えば、みかんとりんごの個数の合計が知りたい場合は、まず計算結果を表示したいセルを選択します。

次に、「=SUM」と合計値を求める関数を入力します。

みかんとりんごの個数の数値が入力されたセルをそれぞれ選択します。

「=SUM(C2,C3)」セルの選択が完了したら、カッコを閉じて「Enter」を押すと合計値が表示されます。

■AVERAGE関数
AVERAGE関数は、複数の値の平均値を出すことができる関数です。
価格の平均、販売数の平均、点数の平均など、指定した範囲の数値について平均値を求めることができます。

では、先ほど用いたみかんとりんごの個数の平均値を求めてみましょう。
まずは、計算結果を表示するセルを選択します。次にセル内に「=AVERAGE( 」と入力します。

平均値を出したい数値の範囲を指定します。この場合はCtrlキーを押しながらC2とC3のセルをそれぞれクリックします。
平均値を出したい数値の範囲がもっと増えた場合は、その範囲をドラッグすると簡単に選択することができます。

「=AVERAGE(C2,C3)」と入力できたら、「Enter」を押して完了です。

このように、Excelには複雑な計算式を簡単に出せる関数が400以上存在します。
SUMやAVERAGEの他に、よく使われる関数を簡単にご紹介します。

・IF関数
条件を満たす場合と満たさない場合で処理を分けたいときに使用する関数

・VLOOKUP関数
指定した範囲の中から検索条件に一致したデータを検索して取り出す関数

・COUNTIF関数
指定した範囲内で検索条件に一致するセルの個数を返す関数

・MATCH関数
指定した範囲内で探したい数値や文字列がどの位置にあるのかを返す関数

・INDEX関数
指定された行と列が交差する位置にある値、またはセルの参照を返す関数

Excel初心者が覚えたい表の作り方


数値の入力や計算をしたあと、データを表にまとめたいという場面も多いのではないでしょうか。ここでは表の簡単な作り方をご紹介します。

Excelの表作成ステップ1.データを入力する

まずは、セルに数値や文字列などの情報を入力します。

ここでは仮に、試験の科目別点数表を作ってみましょう。
B4セルから縦に名前A~F、C3セルから横に科目名、そして点数を入力しました。

オートフィル機能

ここで、A~Fに番号を振ってみましょう。

名前を入力した列の左隣のA4セルから縦に番号を入力します。そのまま1、2…と入力してもいいですが、数が多くなると全て手入力するのは大変ですよね。
このように連続した数値を入力する場合は、「オートフィル」機能を使うと便利です。

オートフィル機能とは、連続するデータを簡単に入力できる機能です。
連続データの先頭を入力したら、セル(ここではA4)を選択します。マウスポインターが白の十字の形のときにセルをクリックすると選択することができます。

セルを選択すると右下にポッチが表示されます。このポッチにマウスポインターを合わせると、白の十字から黒の十字に変わります。

そのまま下に向かってドラッグすると

ドラッグしたセルまで連続データを入力できます。

オートフィル機能を使うと、こうした単純な数字はもちろん、日付や曜日なども一気に入力することができます。Excel作業を効率化する上で覚えておきたい機能の一つです。

Excelの表作成ステップ2.計算する

では、入力した数値をもとに計算を行いましょう。

SUM関数を使って合計点を計算する

生徒ごとにテストの合計点を出します。

まず、計算結果を表示するセルを選択します。
ダブルクリックで編集モードにしたら、合計値を出す関数であるSUMを用いて「=SUM(」と入力します。

英語、理科、国語、社会、数学の点数の合計を出したいので、該当箇所のセルをドラッグして選択します。
このとき、英語の点数が入力されたC4セルから左にドラッグするとスムーズです。

選択できたらカッコを閉じて「=SUM(C4:G4)」となったのを確認し、「Enter」キーを押して完了です。

B以降の合計点も同様の手順で出すことができます。
また、先ほどお伝えしたオートフィル機能はこうした関数・数式にも使えます。よりスピーディーに合計点が出せるため、ぜひ試してみてください。

AVERAGE関数を使って平均点を計算する

続いてテストの点数の平均値を出します。平均値を出す場合は、AVERAGE関数を用います。

計算結果を表示するセルを選択します。
「=AVERAGE(」と入力したら、数値の範囲を指定します。合計値を求めた時と同様に、セルをドラッグして範囲を選択します。

選択できたらカッコを閉じて「=AVERAGE(C4:G4)」となったのを確認し、「Enter」を押して完了です。

Excelの表作成ステップ3.レイアウトを整える

必要な数値を求めることができたら、次はレイアウトを整えてみましょう。

文字サイズの変え方

文字のサイズを変更したい場合は、変更したい範囲を選択します。

その状態のまま、ホームタブ内のフォントグループの【フォントサイズ】箇所の「∨」ボタンをクリックします。

好みのサイズを選択したら完了です。


 

文字色の変え方

文字色を変更する場合は変更したい範囲を選択し、ホームタブ内のフォントグループにある【フォントの色】の「∨」をクリックします。

好みの色を選択し、色が変わったら完了です。


 

セルの背景色の変え方

背景色を変える場合は、まず変えたい範囲を選択します。

ホームタブ内のフォントグループの中にある【塗りつぶしの色】の「∨」をクリックします。

好みの色を選択したら完成です。


 

左右・中央の揃え方

文字を左、中央、右揃えなどに統一することで、全体が整頓されて見やすくなります。列の見出しは「中央揃え」にするのがおすすめです。

まず、揃えたいセルを選択します。そのあと、ホームタブ内にある「配置」グループの【中央揃え】を選択します。

これで完成です。

 

フォントの変え方

フォント(文字のスタイル)を変更したい範囲を選択します。

ホームタブ内の「フォント」グループの【フォント】のプルダウンメニュー「∨」から読みやすいフォントを選択します。


 

罫線の引き方

次に、罫線を引いて表のバランスを整えます。まずは罫線を引きたいセルを選択します。

ホームタブ内にある「フォント」グループの【罫線】のプルダウンメニューを押します。

その中の「すべての罫線」を選択すると、

このようにセルごとに線で区切ることができます。

また、罫線を引きたいセルを右クリックし、【セルの書式設定】から罫線を設定することもできます。

1.セルの書式設定のダイアログから「罫線」タブを選択
2.線の色や太さを設定
3.設定が終わったらOKを押す

Excel初心者が覚えたいグラフの作り方


入力したデータをより視覚的にわかりやすく伝えたい場合は、グラフを作成してみましょう。
ここではグラフの基本的な作り方を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

Excelでグラフを作成する方法

まず、グラフにしたいデータを選択し、「挿入」タブを選択します。

「グラフ」グループから作成したいグラフの種類を選択します。ここでは【縦棒】グラフを選択しました。

問題なく作成できたら完了です。

また、グラフ上部に「グラフタイトル」と表記されたところがあります。
これはグラフを右クリックして表示される「書式設定」から設定することができます。

書式設定のダイアログから「グラフタイトル」を選択します。

入力部分に「期末試験結果」と入力します。作業が完了したら書式設定を閉じて完了です。

書式設定では、このようにグラフタイトルの編集のほかにも、凡例、横軸・縦軸、系列などの位置や数値、フォントを設定できます。

Excelで作成できるグラフの種類

Excelではさまざまな種類のグラフを作成できます。例えば、縦棒グラフの種類は7つに細分化されています。
ここでは特徴的な6つのグラフを主な用途とともにご紹介します。

・縦棒/横棒
複数項目の値を視覚的に比較したいときに使います。

・折れ線/面
一定の期間(年数、月数、日数)や時間ごとのデータの傾向や変化を表すために使います。

・円
全体の中の割合を示すために使います。アンケートの結果表示や構成比などを表すのに向いています。

・散布図
2つのデータ(縦軸と横軸)の相関を表示するのに使います。項目同士の関係を視覚的に表すことができます。

Excel初心者がやりがちな失敗


最後に、Excelで失敗しがちな例とその解決策を見ていきましょう。

失敗例1.「####(シャープ)」と表示される

表を作成し、日付などを入力すると「####」と表示されることがあります。これはセルの表示形式によるものです。
表示形式の設定を見直すことで、入力した数値を正しく表示することができます。

表示形式とは、ホームタブ内の「数値」グループの中にあるコマンドのことです。

主に次のような値の表し方があります。

日付を入力したのに、入力した通りにセル上に反映されない場合は次のような手順で見直してみましょう。

1.日付を入力したセルを選択し、表示形式を「日付」と指定する
日付を入力したセルの表示形式の設定を「日付」と指定することで、西暦や月日をそのまま表示できるようになります。

2.あらかじめ表示形式を「文字列」と指定してから入力を行う
あらかじめセルの表示形式を指定することで、入力した数値をそのまま残して表示することができます。

失敗例2.頭の「0(ゼロ)」が消えてしまう

Excel内に電話番号などを入力する際、下記のように頭の0が消えてしまう場合があります。

先頭の0を消さずに表示する方法をご紹介します。

・アポストロフィー、シングルクオーテーションを使う
セルに数値を入力する際、先頭に「’」(アポストロフィー、シングルクオーテーション)を入れます。

「’」を入力するとセル内のデータが文字列として扱われるようになり、頭の00がついたまま表示されます。

このとき「’」はデータとして扱われない記号のため、数式バー以外では表示されません。

・セルの書式設定変更
また、先ほど紹介した書式設定でも頭の「0」を表示させることができます。
数値を入力したいセルを選択したら、ホームタブ内の「数値」グループの【表示形式】をクリックします。

「文字列」を選択します。

セルに「007」と入力すると、そのまま数値が反映されます。

・ユーザー定義
数値を入力するセルを選択します。
ホームタブ内の「数値」グループから【表示形式】を選択したら、ダイアログ中の「その他の表示形式」を選択します。

「種類」の下のテキストボックスに「00#」を入力してOKボタンを押すと、先頭の0が表示されるようになります。

・TEXT関数
関数を使って数値を文字列として表示させることもできます。

B8セルに7を入力し、隣のC8セルを選択します。
C8セルまたは数式バーに「=TEXT(B8,”00#”)」と入力します。

#部分に7が反映され、007と表示されます。

失敗例3.セル内で改行できない

セル内で改行する手順は次の通りです。

1.セルをダブルクリックで編集モードにする
2.改行したいところをクリックし、カーソルを合わせる
3.「Alt」キーを押しながら「Enter」を押す。

失敗例4.計算式がずれる

オートフィル機能を使っていて、計算式がずれてしまうことはないでしょうか。

例えば、購入額に手数料11%を掛けた金額を表示したい場合、下記のような表を作成します。

購入額×手数料11%で求めることができるので、数式は「=(購入額)*(手数料11%)」となります。

残りの手数料を求めるため、C4セルの数式をコピーしようと右下のポッチを下にドラッグすると、下記のようになってしまいます。

C5セルを選択して数式を確認してみましょう。
このように、C4セルでは「=B4*C1」となっていた数式が、C5セルでは「=B5*C2」となっていることがわかります。
手数料の数式が入力されているのはC1セルなので、数式がコピーされても固定でC1セルを選択させなければいけません。

そこで用いるのが「絶対参照」です。
絶対参照とは、数式をコピーしても指定したセルがずれないようにするための方法を指します。

絶対参照の使い方は次の通りです。

まず、数式のコピー元となるセルを選択し、数式を入力します。
このとき、固定して参照したいセルの数値(列数と行数)の前に「$」マークを入れます。ここでは、C1セルなので「$C$1」と入力します。
「$」はF4キーを押すと出すことができます。

「Enter」を押して手数料を出したらC4セルを選択し、オートフィル機能を使って下にドラッグしてみましょう。

参照したいセルを固定したため、今度はそれぞれの購入額に対する手数料を求めることができました。

失敗例5.パスワードが設定できない

個人用でも仕事用でも、Excelのファイルにパスワードロックをかけなければいけないときがあるはずです。
セキュリティ意識が高まっている昨今だからこそ、パスワードをかけて大切なファイルをしっかり管理しましょう。

設定方法は以下の通りです。

【ファイル】タブを選択します。【名前をつけて保存】をクリックし、保存場所の選択を行います。

右下の【ツール】プルダウンを選択します。

【全般オプション】を選択します。

「全般オプションダイアログボックス」が表示されるので、必要に応じて「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」の設定を行います。※どちらか一方でもOK

再度入力を求められるので、設定したパスワードを入力します。

書き込みパスワードを設定した場合は、こちらも同様に再入力します。

ファイル名を決めて【保存】ボタンをクリックすれば、完了です。

Excel作業をさらに効率化するには

このように、Excelでの作業はさまざまな方法で効率化することができます。

自分で知識や技術を身に着けることはもちろん大切ですが、日々の仕事に追われる中ではなかなかそれも難しいもの。そんな時は、最初からノウハウを持った人材に頼るのも一つの手です。

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まとめ


いかがでしたか。

Excelは機能も使い方も多様なので、最初は戸惑うこともあるかもしれません。
しかし、基本的な部分を理解し、ショートカットキーや関数など効率的に作業を進められる技を覚えていくことで、たいていの作業は難なくできるようになります。

ぜひ今回の記事を通して、Excelを使いこなすための第一歩としてください。

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