【初心者向け】パワーポイントの使い方を徹底解説!失敗例や具体的手順まで

社会人であれば、突然プレゼンの機会が巡ってくることがあります。パワーポイントに不慣れだからといって、無下に断ることもできませんよね。

社会人の方でも、プレゼン資料作成に苦手意識を持つ人は意外とたくさんいます。特にパワーポイントを初めて使うときは、難しく感じてしまうようです。

しかし、パワーポイントは基本的な操作や資料作りのポイントを抑えれば、誰でも簡単に効果的なプレゼン資料を作れる優れたソフトです。コツを知ってパワーポイントで資料作りができるようになれば、今後も社内外でのプレゼンや後輩指導などさまざまな場面で役に立つでしょう。

この記事では、初心者の方向けに、パワーポイントの基本的な使い方を解説します。初心者が陥りがちな失敗もご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

パワーポイント初心者がやりがちな失敗

パワーポイントは決して難しいソフトではありません。パワーポイントの機能はシンプルで使い勝手もいいので、使い方を学べば誰もが見やすいプレゼン資料作成が可能です。

しかし、初めて使う場合は機能をうまく使いこなせず、失敗してしまうことも・・・。そこで、これから初心者が陥りがちな失敗をご説明します。失敗例を事前に知っておくことで、ミスを防ぐことができますので、ぜひ参考にしてください。

文章が長すぎて読めない

パワーポイント初心者にありがちな失敗として、文章が長すぎて読めないことがあります。初めてパワーポイントでプレゼン資料を作ったとき、誰もが通る道といっても過言ではありません。

プレゼンをするとき、何より怖いのは伝えたいことが飛んでしまうことです。それを防ぐためにも、台本のように伝える内容をすべて資料に盛り込んでしまいがちです。

しかし、文章ばかりのスライドはとても見にくく、重要なポイントが把握しづらいという欠点があります。「あれもこれも」と文章を付け足したい気持ちをぐっと抑え、シンプルな単語にしぼって資料を作りましょう。

配色が奇抜で目が痛い

最初は不安だったものの、いざパワーポイントを使って資料を作り始めると、ついこだわりを発揮してしまう人は多いです。パワーポイントでは、文字の色を変えたり図形の色を変えたり、比較的簡単な操作でビジュアルを整えることができます。ワードやエクセルの操作に慣れている人であれば、さらにハードルは下がるでしょう。

しかし注意したいのが、画面で見るときとスクリーンに映し出したときで、色味や与える印象が微妙に変わってしまうことです。画面で見ているときはきれいな配色だったのに、映し出してみると目に痛い奇抜な色になってしまったという苦い失敗談は後を絶ちません。背景に文字が埋もれほとんど読めないなんてことになると、せっかくのプレゼンも台無しに・・・。

パワーポイントにはあらかじめいくつかの色がセットになったテンプレートが用意されています。テンプレートはマイクロソフト社が研究を重ね、画面上でもスクリーン上でも映える最適な色味を追求したものです。初心者であれば、まずは素直にテンプレートを活用するようにしましょう。

文字や図形のチョイスが古風

配色と似た失敗に、文字や図形をがんばって装飾した結果、古風な資料になってしまうという失敗があります。パワーポイントの装飾の中には、文字や図形を立体的に見せたり、枠線をつけたりといった機能があります。しかし、これらの機能を使いすぎると、ひと昔前のホームページのようなデザインになってしまうでしょう。

最近の流行りは、シンプルな装飾です。図形を挿入する場合、グラデーションや枠線は基本的に必要ありません。見やすいようフォントの種類やフォントサイズを調整する必要はありますが、過度に文字に装飾を施すのはやめましょう。

【初心者向け】パワーポイントを上手に作れる使い方・コツ

ここまで、パワーポイントを初めて使う初心者がやりがちな失敗事例をご紹介しました。失敗事例を知っておくことで、自分がパワーポイントで作った資料を客観的な目で見直すことができます。

続いて、パワーポイントを上手に作るためのポイントを3点ご紹介します。

伝えたいことを明確にする

まず、プレゼンで伝えたいことを明確にしましょう。プレゼンで何を伝えたいかわからないときは、「聞き手にどうなってほしいか」をイメージします。

「事業部の実績を評価してほしい」のであれば、実績をわかりやすくまとめることが大切です。昨年との比較や過年度の推移など、数値等を用いると見やすい資料になるでしょう。一方、「プロジェクトの取り組みを知って他部署に協力してほしい」のであれば、まずはプロジェクトの魅力を伝えることが大切です。プロジェクトによって期待される顧客の未来や自社の売上アップなど、夢のある内容がいいでしょう。

伝えたいことが明確に決まったら、「つかみ・全体像・事例・結論」など大まかな流れを決め、それぞれに何枚ぐらいのスライドが必要か割り振っていきます。伝えたいことのボリュームやプレゼン時間も踏まえてスライドを割り振りましょう。

強弱をつけて魅力的な資料にする

伝えたいことを明確にしてスライドの割り振りを決めたら、資料の情報量とデザインの構想を練ります。情報量とデザインを考えるときに大切なのは、強弱を意識することです。

5分ほどの短いプレゼンであれば、内容を詰め込んでも問題ありません。しかし、それ以上のプレゼンであれば、内容が多すぎると聞き手は疲れてしまいます。

文字ばかりの真面目なスライドが連続すると、聞き手の集中力はだんだんと落ちてしまいます。それを防ぐために、画像や図形を駆使したり、文章量を調整するなどして、情報量や視覚的バランスに強弱をつけましょう。

たとえば、「文章で結果を伝えるスライド」「グラフのみのスライド」「文章で結果を解説するスライド」「しかし!などシンプルな単語だけを中央に配置したスライド」といった強弱のつけ方があります。

情報量や視覚的バランスに強弱のあるプレゼン資料は、聞き手の注意を逸らしません。せっかく内容がよくても、資料が単調なために聞き手の集中力を奪ってしまってはもったいないですよね。情報量や視覚的バランスにもこだわって、最後まで聞き手を惹きつけて離さない魅力的なプレゼン資料を作りましょう。

スライドショーで見え方を確認する

料理で味見が重要なように、パワーポイントでプレゼン資料を作るときも、スライドショーで見え方を確認することが何より重要です。このフェーズを省略しなければ、本番になっていきなりトラブルに見舞われることはまずありません。

スライドショーで確認する暇があったら資料を作り込みたい、という気持ちはぐっとこらえて、確認にしっかり時間をとることが大切です。できれば当日の照明や、最も遠い席の人のスライドとの距離感なども考慮して、資料の見え方をチェックしましょう。

実際にスライドショーでチェックすると、文字やグラフが切れていたり、図形がずれていたり、文字が小さすぎたりと不備が見つかるものです。最終チェックはもちろんですが、資料を作りながら小まめにチェックしておくと安心でしょう。

【初心者向け】パワーポイント作成の手順・使い方

ここまで、資料を作成するときのパワーポイントの使い方とコツをご紹介しました。パワーポイント初心者は、機能を使いこなせるかという不安を抱くことが多いですが、大切なのは聞き手にとって見やすい資料であるかどうかです。パワーポイントの基本的な使い方を知るだけでも、十分スマートなプレゼン資料を作ることができます。

続いては、パワーポイントを作成する手順を具体的に解説します。パワーポイント初心者にとってもわかりやすいよう使い方を丁寧に解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.ファイル新規作成、テンプレート設定

パワーポイントをダブルクリックすると、初期画面が出ます。まずは「新しいプレゼンテーション」を選べば大丈夫です。すると、「タイトルを入力」と書かれた白紙のスライドが1枚出てきます。

まず、デザインタブを開いて、好みのテンプレートを設定しましょう。テンプレートを変更することで図形やグラフの位置とずれが生じてしまうこともあるので、その点は注意が必要です。

気に入ったテンプレートをクリックすると、スライドにテンプレートが適用されます。このあと、ホームタブに戻り、「新しいスライド」をクリックすると、自動で「タイトルとコンテンツ」のスライドが追加されます。

「新しいスライド」の下向きの三角をクリックすると、「タイトルのみ」「2つのコンテンツ」など追加するスライドを選ぶことができます。しかし、初心者であれば基本の「タイトルとコンテンツ」のスライドだけでも十分素敵な資料が作れます。

2.テキスト入力

パワーポイントでは、タイトルやコンテンツを入力するためのテキストボックスが最初から配置されています。テキストボックスにカーソルを合わせれば、そのままテキストが入力できます。

パワーポイントの初期設定の書式はメイリオです。メイリオはプレゼンなどで見えやすいよう考案されたフォントなので、特に問題なければメイリオを使いましょう。

統一感を持たせるためにも、テキストボックスの位置を安易に動かしたり、フォントサイズを変えたりしないことが大切です。一度手を加えてしまうと、あとで修正するのが難しくなります。まずはフォーマットに沿って作成し、装飾や見え方の調整は最後にまとめて行うのがベターです。

3.画像やグラフの挿入

文字を入力したら、画像やグラフを挿入します。画像・図形・表・グラフなどは挿入タブから配置することができます。

画像を挿入する場合、「画像」をクリックしてファイルを選択すれば、簡単に画像を挿入できます。サイズ調整も画面上で行いましょう。

グラフを挿入する場合、「グラフ」をクリックして、グラフの種類を選びます。カテゴリごとに比較したいなら縦棒、推移を確認したいなら折れ線など、目的に応じてグラフを選択しましょう。グラフの種類やデザインはあとからでも変更できます。

4.スライド番号を設定

初心者がパワーポイントでプレゼン資料を作っていて忘れがちなのが、スライド番号の記載です。

スライド番号は、挿入タブの「テキスト」から挿入できます。「スライド番号」をクリックし、中央の「スライド番号」の横のチェックボックスにチェックマークを入れましょう。

そのまま適用を押すと、タイトルスライドにもスライド番号が表示されます。タイトルスライドのスライド番号は非表示にしたい場合、「タイトルスライドに表示しない」に忘れずチェックマークを入れます。「すべてに適用」を押せば、タイトルスライドにはスライド番号が表示されません。

5.アニメーションとスライドショーを設定

ここまで、パワーポイント初心者向けに「これだけは覚えておきたい」という基本的な使い方を解説しました。続いて、パワーポイントの仕上げとなる、アニメーションとスライドショーの使い方について説明します。

アニメーション:動きを加えて聞き手を惹きつける

パワーポイントアニメーションの機能によって、文字が回転しながら現れたり、画像がにじむように消える効果を使用する事ができます。

まず、アニメーションタブを選びましょう。アニメーションは、テキストボックス・画像・グラフなどそれぞれ設定する必要があります。アニメーションを追加したいテキストボックス・画像・グラフをクリックして選択すると、アニメーションが選択できるようになります。

アニメーションは多すぎても見にくくなるため、強調したい部分にのみ使うようにしましょう。また、ポップなアニメーションは資料の内容や会場の雰囲気によってはなじまない場合があります。内容に合ったアニメーションを選ぶことが大切です。

スライドショー:本番に備えて最終チェックをする

アニメーションの設定も終わったら、いよいよスライドショーで最終チェックの段階です。

スライドショーをするときは、「文字や画像が見切れていないか」「図形はずれていないか」「全体の余白バランスは適切か」など見るポイントを絞りしっかりチェックしていきます。ただぼんやりとスライドショーを眺めていては、ミスを見つけることができず、当日になって慌ててしまうことになります。

スライドショーを確認しながら、実際に声に出してプレゼンの練習をしておくと安心です。声に出してみることで、資料の足りない部分に気づくこともあります。スライドショーをしながら練習すれば、当日に向けて自信をつけることもできるでしょう。

まとめ

初心者向けにパワーポイントの使い方やコツを詳しく解説しました。これからパワーポイントで資料を作る方の参考になれば幸いです。

パワーポイントはシンプルで使いやすいソフトなので、基本的な使い方を知るだけで、クウォリティの高いプレゼン資料を作ることができます。

全体バランスを意識しながら、聞き手目線の資料を作成し、プレゼンを成功させましょう。

より成果に結びついたパワーポイント資料を用意する必要がある場合は、プロに依頼するのも手です。HELP YOUでは、プロによるあなたに最適で成果の出やすい資料作成が可能です。

どんな些細な点でも、お気軽にご相談ください。

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