株式会社伊藤次郎商店　代表取締役社長　伊藤 大介様
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

プレゼンや発表を控え、伝えたい内容は決まっていても、伝えたいことが伝わる資料を作るのは、テクニックが必要です。しかし、資料作りに割く時間がなくて、ただ言いたいことを羅列しただけの資料になってしまう。そのような経験はありませんか？

愛知県小牧市に拠点を置く株式会社伊藤次郎商店は、1964年創業で今年60年目を迎える老舗の住宅リフォーム企業です。リフォームだけでなく、水道・ガス・土木の4つの事業を柱としており、それぞれの分野で高い技術力をもつ住まいづくりのプロ集団として、地域のお客様から信頼を得ています。

昨年、同社には、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」の提供する「資料作成プレミアム」サービスをご利用いただきました。HELP YOUが作った「伝わる資料」で、社内の結束を強めることができたと語る伊藤大介社長に、資料作成を外注するメリットや効果を伺いました。

提案・設計・施工・アフターフォローまで一気通貫で快適な住まいづくり

──御社の事業内容について教えてください

当社は、水道、ガス、リフォーム、土木の4つ柱で事業を展開しています。社員数26名のうち15名が職人で、それぞれの分野において知識や経験、技術力があり、高い専門性を有しています。自社の職人だけで解体や配管工事、大工工事ができ、他社の協力を必要とせずに自社完遂のサービスを提供できるのが当社の特色です。

職人とは別に営業担当もいるので、施工だけでなく、打ち合わせや、ご提案、工期の管理やアフターフォローまで一気通貫で対応し、お客様のニーズに細やかに対応しています。

また、当社では、水漏れや給湯器の不具合などのちょっとした修理依頼の電話が、1日10件近くありますが、基本的には即日対応しています。お客様のお困りごとにスピード感を持って対応できるのも、職人が揃っている当社の強みです。

──確かな技術力で、地域の皆様に選ばれてきたのですね

ありがとうございます。PRらしいPRはしてこなかったのですが、個人のお客様からも、下請け企業としてもご支持をいただいています。

文字だけの草案を分かりやすくビジュアル化

──今回、資料作成をアウトソーシングしようと思われた背景を教えてください

今回HELP YOUに依頼した資料は、中小企業家同友会での発表資料と、自治体主催の子ども向けセミナーの資料です。社内業務とは直接関係のない活動なので、当社の社員に頼むのは負担が大きいと感じました。

また、時間的な制約もあり、自分の考えている文字ベースの内容を、短期間でわかりやすくビジュアル化してもらう必要がありました。そこで、外部のプロフェッショナル人材の力をお借りするのが良いだろうと判断したのです。

──HELP YOUは何をきっかけに知っていただいたのでしょうか？

実は、御社の秋沢崇夫社長と交流があり、HELP YOUのサービスについては以前から良く知っていました。秋沢さんのお話から、「サービスの質は間違いない」と信頼していたので、真っ先に思い浮かんだのがHELP YOUでした。他のサービスを検討するというのは頭にありませんでしたね。

──そうだったのですね！ オンラインアウトソーシングを利用するのはHELP YOUが初めてだと伺いました。不安に感じる点はありませんでしたか？

直接お会いできないので、自分の伝えたいことが上手く伝わるか、最初は少し不安に思う気持ちがありました。しかし、結果的には、オンラインでも全く問題なくコミュニケーションがとれたと思います。

むしろ、オンラインの方が、打ち合わせの日程調整などもスムーズにできるので、直接お会いするより効率的です。特に今回の依頼は、納期が短かったので、スピーディーに対応いただけて助かりました。

見れば伝わる資料が発表を後押し

──同友会や子ども向けセミナーでの反応はいかがでしたか？

とても好評でした。同友会では、まず資料のクオリティの高さに皆さん驚いていましたし、多くの方から、「見やすくて分かりやすい」と言ってもらえました。

子ども向けセミナーは、「片手で切れるトイレットペーパーを発明しよう」というテーマで、小学生に理解してもらえる内容を考えるのにとても苦労しました。

しかし、言葉だけで説明するのは難しい部分を分かりやすくビジュアル化してもらったおかげで、子ども達も良く理解できたようです。スムーズに工作に進むことができ、楽しいセミナーになりました。

──本番が成功したようで何よりです！　 HELP YOUには、資料作成のプロフェッショナルチームがあり、伝えたい相手や資料の役割に応じて、最適な伝え方で資料を作成しています。今回もご利用シーンに合った資料を納品できて良かったです

はい、本当に感謝しています。素晴らしいクオリティで、資料を見てもらえば伝えたいことがひと目で伝わるので、私は少し言葉を補足すれば良いだけ。そのような安心感があったので、自信を持って発表することができました。

まとまりがなく伝えたいことが良く分からない資料だと、説明の言葉につまることがあるかもしれませんが、言いたいことが整理された資料を見れば、自然と言葉が出てきます。よどみなく堂々と説明できたので、聞いている方からもすごく良い反応をもらえました。

質の高い資料が自信を生み、経営指針発表が成功

──伊藤様の発表内容が良かったのはもちろんですが、資料の伝わりやすさも相乗効果となったようで嬉しいです。資料を外注することで感じたメリットがあれば教えてください

一番良かったのは、今回作成していただいた資料のフォーマットを利用して、経営指針を発表できたことです。

当社はこれまで、経営指針を全社で共有する風土がありませんでした。私が社長に就任して、昨年初めて経営指針を発表しましたが、今振り返ると理解しづらい内容だったと思います。

そこで、今年1月、2回目の経営指針発表では、HELP YOUが作ってくれた同友会資料のフォーマットを活用して、資料を作成しました。今回は、多くの社員から「分かりやすかった」「よく理解できた」とコメントを貰い、大きな手ごたえを感じました。

先ほど「HELP YOUの資料は自信を持って発表できる」と言いましたが、この成功体験が私にはとても大きなきっかけになったのです。

この資料だったら、経営指針を多くの方に聞いてほしいと思い、今回は社員だけでなく、銀行や取引先など十数社をお呼びしました。さらに、せっかくの機会だから、全社員が参加できる会にしたいと思い、各部署での今年の目標を一人ずつ発表する時間も設けました。

他にも、こちらが設定した3つのテーマについて、部署混合のグループでディスカッションしたり、懇親会ではMVP社員を表彰したり、全社を巻き込んだ新しい経営指針発表の場をつくることができました。

このような会をしたのは、創業以来初めてです。全社の一体感を感じることができ、すごく貴重な体験になりました。社内アンケートでの感想も肯定的なものばかりで、「またこのような機会を作ってほしい」との声が多かったです。

HELP YOUの資料で得た発表への自信が、この経営指針発表の場につながり、全社員と会社のビジョンを共有する機会となったのでとても感謝しています。

最後に

「当社の事業を支えてくださっている地域の皆様へ恩返しし、地域貢献することが、当社の存在意義」と話す伊藤社長。

空き家問題を解決するために不動産事業をスタートさせたり、地域の人たちの健康サポートのためにフィットネスクラブを展開したり、地域密着だからこそわかる住民のニーズを敏感に感じ取り事業を拡大されています。

確かな技術力がある伊藤次郎商店は、改めて資料でPRしなくても地域のお客様から選ばれてきた会社です。これまで社内で資料作成の重要性は低かったかもしれません。

そのような中で、今回のご依頼が、単なる発表資料の納品ではなく、社内の結束を強める機会の創出につながったことを、私たちは大変嬉しく思っています。

「HELP YOU資料作成プレミアム」サービスは、認定されたプロフェッショナルスタッフが、お客様の伝えたい内容を細部まで理解し、伝えたい相手に伝わるように資料を作成します。パワーポイントでの納品なので、お客様ご自身で編集、他の資料へのフォーマット流用も可能です。

納品した資料が直接もたらす効果だけでなく、そこから広がる効果にもぜひご期待ください！