展示会・セミナー主催
年間3,000本のイベント運営を支える。月420時間の業務を外注化
事務局運営においてHELP YOUなしでは回らない状態です。営業担当との直接のやり取りまで任せられるので手離れがよく、負担が大幅に減りました。
CASE 01一般社団法人日本能率協会 様
テレワーク先駆者百選総務大臣賞受賞
平均継続利用率98%
累計取引社数1000社以上
※継続利用率・取引社数はHELP YOUサービス全体の実績
ABOUT
HELP YOU 事務局サポートとは
キャンペーン・イベント・セミナーなどの事務局運営をまるごと代行するサービスです。
応募受付や問い合わせ対応から、抽選・景品発送、集計・レポートまで、
準備段階から終了後の対応まで一括してお任せいただけます。
対応業務の一例
応募受付・データ管理 問い合わせ窓口対応 抽選・当選者への連絡 景品・賞品の発送 スケジュール管理 キャンペーン告知（SNS・メルマガ） プレスリリース作成 集計・レポート作成 請求書発行・入金管理 セミナー・イベント運営サポートPROBLEM
こんなお悩みはありませんか？
キャンペーンやイベントのたびに業務が同時多発し、担当者の負担が限界…
応募受付・問い合わせ・発送などの実務に追われ、企画やコア業務に集中できない
個人情報の管理や景品表示法など、法務・セキュリティ面の対応が不安…
繁忙期だけ人手がほしいが、採用・教育のコストが見合わない…
そのお悩み、まるごと解決
事務局運営の実務は、
経験豊富な専門チームにお任せください
HELP YOU 事務局サポートは、ディレクターが業務を整理し、複数名のアシスタントチームで運営を支える体制。マニュアル整備から任せられる対応力で、繁忙期も安定した事務局運営を実現します。
- 準備から終了後まで一括対応（一部業務のみもOK）
- 厳しい選考・研修を通過した専任アシスタントが対応
- 基本はオンライン対応。現物対応はBPOセンターも利用可能
- マニュアルがない業務も整備しながら巻き取り
窓口ディレクター
WHY HELP YOU
安定運用を支える3つの強み
01体制
準備から終了後まで
ワンストップのチーム制
ディレクターが業務を整理し、複数名のアシスタントチームで対応。一人に頼らない体制なので、繁忙期や急な業務量の増加にも安定して稼働します。
02人材
厳しい選考を通過した
優秀な専門アシスタント
専任アシスタントは、実務テスト・面談・研修・最終テストの厳しい選考を通過。採用後も定期的なアシスタント教育を実施しています。
03料金
必要な期間・必要な分だけの柔軟プラン
キャンペーン期間中だけ、繁忙期だけの利用もご相談OK。業務量やご希望内容に応じて、必要な分だけカスタマイズできます。
SERVICE
事務局代行の対応業務
キャンペーンの準備段階から終了後の対応まで。
オンラインで完結する事務局業務は、記載のない内容も含め幅広くご相談いただけます。
準備・設計サポート
- スケジュール作成
- 応募規約・エントリーフォームの設計
- 問い合わせ窓口の設置 など
応募受付・データ管理
- 応募受付・応募者情報の管理
- 応募データのモニタリング
- 不正応募のチェック など
問い合わせ窓口対応
- メール・フォームでの問い合わせ対応
- 応募者・参加者からの質問対応
- 電話対応もご相談可能 など
抽選・当選者対応
- 抽選の実施サポート
- 当選者への連絡
- 当選結果の管理 など
景品・賞品の発送
- 賞品の準備・発送手配
- 未着・返品対応
- 発送状況の管理 など
集計・レポート・事務全般
- 応募データの集計・効果測定レポート
- 告知・情報発信（SNS運用・メルマガ）
- 請求書発行・入金管理 など
- すべてを一括で任せることも、特定の業務のみをスポットで依頼することも可能です
- キャンペーンに限らず、セミナー・展示会・資格試験・協会運営などの事務局業務にも対応します
- 業務は基本的にオンラインで対応します。景品発送などの現物対応が必要な場合は、セキュリティ体制を整えたBPOセンターもご利用いただけます
TEAM
事務局運営を支えるアシスタントの質
実務テスト通過率わずか25%。
厳しい選考を通過したアシスタントが対応
多様な人材を積極採用し、採用時の実務テストで実力を評価。事務・顧客応対の実務経験者を中心に、AI講座・AIプロンプト講座などのスキルアップ体制も整えています。
- 実務テスト実務テスト通過率わずか25%
- WEB面接
- 研修採用前に研修を実施
- 最終テスト研修課題をクリアした人のみ採用
アシスタント全員が大切にする「5つのHELP YOU マインド」
積極的な
コミュニケーション
お客様視点
生産性最大化
柔軟性
常にアップデート
し続ける
TECHNOLOGY
事務局業務に、テクノロジーの力を。
HELP YOU 事務局サポートでは、業務自動化に特化した「HELP YOU +Tech」も組み合わせてご利用いただけます。
AI・RPA・AI OCRなどを活用し、応募データの集計や通知メールの送信、定型問い合わせの一次回答を仕組み化。
テクノロジーと人の判断を掛け合わせ、応募が集中する繁忙期も、より速く・正確に・安定した運営体制を支援します。
応募データの取り込み・集計
ハガキ・申込書などの紙応募をAI OCRでデータ化。フォームやCSVの応募データも、重複チェック・条件抽出・集計まで仕組み化します。
通知・リマインドの自動送信
受付完了メール、当選者へのご連絡、イベント参加者へのリマインドなど、繰り返し発生する通知をRPA・GASで自動化します。
定型問い合わせの一次対応
FAQやテンプレートに基づく定型問い合わせの一次回答をAIが下書き。問い合わせ内容の分類・要約や、レポート作成の効率化にも活用できます。
AI活用
OCR対応
クラウド連携
RPA活用
GAS活用
※HELP YOU+Techは通常プラン（チームプラン・1名専属プラン）には含まれず、内容に応じて別途お見積りとなります。
VOICE
お客さまの声
ソフトウェア開発・販売
問い合わせ対応から見積・請求書作成まで。丁寧な対応で契約数が3倍に！
有償版への問合せ対応や見積・請求書の作成をお任せしています。担当アシスタントの提案で営業メールも送ってもらい、商談につながった企業も出てきました。
CASE 02株式会社キューブ・ソフト 様
医療機器メーカー
出荷数急増で業務量が2倍に！業務のアウトソース化で社内環境を整備
スタッフに入っていただき負担が軽減、社内メンバーがコア業務に集中できています。依頼以上に「こう進めては？」と自ら提案してくれる頼れる存在です。
CASE 03日本シグマックス株式会社 様
INTERVIEW
HELP YOUで活躍するアシスタントのインタビュー
HELP YOUには、600名以上の経験豊富なスタッフが在籍しています。
一人ひとりが異なる強みを持ち、さまざまなご依頼に対応できる体制を整えています。
PRICE
料金プラン
2つのサポートスタイルから、最適なプランをお選びいただけます。
チームプラン
月間稼働時間30時間
10万円
(税込11万円)月間稼働時間45時間
15万円
(税込16.5万円)契約期間 6ヶ月
特長
- ディレクターが最適なアシスタントを選出
- 様々なスキルの組み合わせが可能
- 平均5名のチームでサポート
- 業務遂行に必要なマニュアルを作成
- 一人に頼らないので、常に安定した稼働
1名専属プラン
月間稼働時間30時間
10万円
(税込11万円)月間稼働時間60時間
20万円
(税込22万円)契約期間 6ヶ月
特長
- お客さまが、契約時にリストの中から1人のアシスタントを指名
- 指定の稼働時間帯で、柔軟にサポート
- 進行管理シートで業務情報を記録
- 同じ人が担当するので業務にばらつきがない
30時間で依頼できる業務例
さまざまな業務を組み合わせたり、月によって依頼内容を変更することも可能！
30時間
※業務量が多い場合は稼働時間の追加も可能です。
キャンペーン規模・期間に応じたプランはお気軽にご相談ください。
業務内容やキャンペーンの規模に合わせて、最適なプランをご提案します。
SECURITY
機密情報も、セキュアな環境で対応します
Pマーク取得企業
運営会社の株式会社ニットは、プライバシーマーク付与事業者です。<10862748(04)>
秘密情報保持契約（NDA）
サービスのご利用開始前に、申込書の約款で秘密保持について締結。全てのアシスタントともNDAを締結しています。
作業環境ルールと定期研修
ウィルス対策ソフト導入の義務付け、ローカルPCにファイルを保存しない運用ルール、定期的なセキュリティ研修を徹底しています。
BPO CENTER
現物対応や指定端末が必要な業務は、
BPOセンターで対応
HELP YOU 事務局サポートは、基本的にオンラインで業務を行います。
オンラインだけでは完結しにくい景品の発送やハガキ応募の処理、クライアント指定端末・セキュアな通信環境での作業は、
必要に応じて、管理されたBPOセンター環境で安全に進めます。
現物・紙書類の対応
景品や賞品の梱包・発送、ハガキ応募や申込書のデータ化など、現物を扱う業務に対応。個人情報を含む書類も安全に処理します。
対応例
- 景品・賞品・ノベルティの梱包・発送
- ハガキ応募・申込書・アンケートの開封・入力
- 不着・返送物の管理
セキュリティ案件
特定デバイスやセキュアな通信環境下でのみ実施可能なデータ処理・管理にも対応します。
対応例
- クライアント指定端末・貸与端末での業務代行
- 自社基幹システム・応募管理システムへのデータ入力
- セキュアな通信環境下での作業
入退室管理システム・防犯監視カメラ・二重構造のセキュリティルームを備えた福岡センター／松本（長野）センターで対応。オンライン対応と組み合わせて、業務内容に合わせてご相談いただけます。
BPOセンターの詳細を見るFLOW
ご利用の流れ
Step 1
ヒアリング
現状の業務課題や目標、ご依頼の業務内容について詳しく伺います。
Step 2
ご提案
ヒアリング内容に基づき最適な体制をご提案します。
Step 3
サービス開始
ご契約締結後、環境構築と体制を整え業務を開始します。業務を開始すると同時に料金が発生します。
最短3日で優秀な人材の確保が可能です。
キャンペーン・イベントの開始日から逆算して、お早めにご相談ください。
CONTACT
まずは、お気軽にご相談ください
「どこまで任せられるか」を確認したい段階のご相談も歓迎です。
業務内容やキャンペーンの規模を伺い、最適な進め方とお見積もりをご提案します。
お電話でのお問い合わせ050-3187-5599（平日 10:00-18:00）
株式会社ニットはプライバシーマーク
付与事業者です<10862748(04)>
FAQ
よくあるご質問
事務局代行ではどのような業務を依頼できますか？
応募受付・問い合わせ対応・抽選・当選者連絡・景品発送・データ集計・レポート作成など、事務局運営の実務を幅広くご依頼いただけます。すべてを一括で任せることも、特定の業務のみをスポットで依頼することも可能です。
キャンペーン以外の事務局運営も依頼できますか？
はい、可能です。セミナー・展示会・資格試験・協会運営などの事務局業務にも対応しています。年間約3,000本のイベントを開催する団体の事務局運営を支えている実績があります。
事務局代行の導入までの期間はどのくらいですか？
最短3日で優秀な人材の確保が可能です。キャンペーン・イベントの開始日から逆算して、お早めにご相談ください。
キャンペーン期間中だけ・繁忙期だけの利用は可能ですか？
はい、ご相談可能です。業務量やご希望の期間に応じて、必要な分だけ柔軟にカスタマイズできます。まずはお気軽にお問い合わせください。
応募者の個人情報や景品の発送も安全に任せられますか？
当社はプライバシーマーク付与事業者です。業務は基本的にオンラインで対応しますが、景品の発送などの現物対応や指定端末での作業が必要な場合は、入退室管理・監視カメラを備えたセキュリティルーム完備のBPOセンターもご利用いただけます。
事務局代行の料金・費用はどのくらいかかりますか？
チームプラン・1名専属プランともに月間稼働時間30時間で月額100,000円（税込110,000円）〜です。業務量に応じて稼働時間を追加できます。
業務マニュアルがなくても依頼できますか？
はい、可能です。業務を進めながらマニュアルの整備・更新までお任せいただけます。マニュアル化により、担当者の交代や業務量の増加にも安定して対応できます。
使用中のフォームやSaaSツールとの連携はできますか？
はい、連携可能です。国内外700以上のAI・SaaSツールに対応しており、すでにご利用中の応募フォーム・CRM・メール共有ツールなどをそのまま活用できます。