HELP YOUで印象に残っているお仕事について教えてください。

ー当初は「手が足りないから外注する」業務だったものを、「任せたほうが安心で正確」と言っていただける状態に変えられたことが、印象に残っています。

私が担当している保育園運営のお客さまの案件で、もともとは「手が足りないから給与計算を外注したい」というご相談でした。実際、最初の数ヶ月でお客さまのリソース不足自体は解消されたのですが、そのまま契約終了にはならず、「正確性に価値がある」と言っていただき、その後も何度も契約を更新いただいています。

私たちが意識したのは、単にミスなく計算することではなく、「判断の背景ごと蓄積すること」です。例えば交通費の計算の際も「この方は車通勤だからガソリン代に加えて日によって駐車場代が変動する」「この方は雨の日だけ支給」といった非常に細かく複雑な条件があります。これらを従業員ごとにリスト化して整理し、お客さまに聞かずとも、そのデータから判断できる体制を構築・マニュアル化しました。

こうした情報の蓄積と判断の再現性が積み重なることで、「指示しなくても意図を汲んでくれる」「右から左にぽいっ！とそのまま渡せる」と言っていただけるようになり、単なる作業代行ではない価値を感じていただけたかと思います。

仕事をするにあたり、気を付けていることや工夫していることはありますか？

ー「その後どう使われるか」「お客さまに負担をかけていないか」を考えることが出発点。

業務を進めるうえで意識しているのは、「後続の作業を楽にできているか」と「お客さまに余計な負担をかけていないか」という2つの視点です。私たちの仕事は、アシスタント・ディレクター・お客さまと複数の人の手を経て進むため、どこかで止まると、その分だけお客さまとの確認ややり取りが増えてしまいます。

例えば業務を進めるうえで、判断に迷うケースがあっても「確認待ちで止める」ことはしません。お客さまの負担を最小限に抑えるため、「後から差分を調整しやすいように、仮で処理した状態」で納品するようにしています。これにより、最終的な確認・修正作業が計算結果の調整のみで完結し、お客さま側の工数を最小限に抑えることができます。忙しくて私たちに依頼をいただいているのに、お客さまの負担を増やしては意味がないため、ご相談・ご報告も本当に必要なもののみに厳選しています。

また、単にマニュアル通りに進めるのではなく「なぜこの作業が必要なのか」「どこに使われるのか」といった背景をチームで共有するようにしています。背景を理解したうえで動くことで、イレギュラーが起きた際も都度確認を求めるのではなく、自分たちで判断できる範囲を広げることができます。

ディレクターとして、私はお客さまとの窓口であると同時に、「お客さまの代弁者」だと思っています。いただいた情報や業務をそのまま指示するだけでなく、「本当はどうしたいのか」「どこまで求めているのか」を徹底的に理解したうえで、チームに正しく指示する。そのうえで、お客さまがなるべく手をかけずに業務を正確に遂行することが、自分の役割だと考えています。

働いてよかったと感じることはなんですか？

ー一番のやりがいは、「信頼の証」を直接感じられることです。

お客さまから「正確性に価値がある」「安心して任せられる」といった言葉をいただけたり、契約を更新していただけたりすることは、私たちの介在価値が認められたという実感につながります。「任せ続けたい」と思っていただける状態をつくれていることに、大きなやりがいを感じています。

そのうえでディレクターとして「チーム作り」に携われることも、この仕事の醍醐味だと思っています。もともとアシスタントだったこともあり、自分が受けた業務は自分で完結させなければいけないと考えていたのですが、今は「チームでやりきる」に前提が変わりました。
ディレクターの仕事は、「人が変わっても業務が止まらない体制をつくること」だと思っています。

私は、スタッフ一人ひとりが家族や健康など大切にしたいことを犠牲にせず、それでも最大限のパフォーマンスを発揮できるチームでありたいと考えています。そのために、お互いの状況を理解し、自然にフォローし合える体制をつくることを意識しています。
例えば、誰かが急に対応できなくなったとしても、「もう休んで！あとは任せて！」と言ってあげたい。そのためにも「その人の不在で業務が止まる」のではなく、「チームで補完できる」状態をつくっておく。そうすることで、納品物の質を落とさずに維持することができます。

この「冗長性のあるチーム体制」が、結果としてお客さまの安心感につながり、継続的に任せていただける理由になっていると感じています。

HELP YOUの利用を検討しているお客さまにメッセージをお願いします。

ー“単なる外注先”ではなく、“一緒に業務を進めるパートナー”として関わらせていただけると嬉しいです。

私たちは、いただいた作業をそのままこなすだけではなく、「この業務はどこにつながっているのか」「どうすればもっと楽になるか」を常に考えながら進めています。そのため、最初から完璧に整理された状態でご依頼いただく必要はありません。

むしろ「少しカオスでどうしたらいいか分からない」という状態のほうが、整理や仕組み化という意味ではお役に立てることが多いです。実際に、最初はリソース不足の解消だった案件が、最終的には業務の正確性・効率化に繋がったと言っていただけるケースもあります。
まずは整理されていなくても大丈夫ですので、「こういうことに困っている」というところから、気軽にご相談いただけたら嬉しいです。

※掲載スタッフを直接ご指名いただくことはできません。

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HELP YOUには、お客さまに寄り添い、実務を支えるアシスタント・コンサルタントが600人以上在籍しています。業務内容や体制に合わせた、最適なサポート体制をご提案します。
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