HELP YOUで印象に残っているお仕事について教えてください。

ー年間3,000本以上のイベントを運営されているお客さまの、請求書発行や参加証明書の送付、問い合わせ対応などを担当しています。

私は窓口となるディレクターとして、業務全体の司令塔のような役割を担っています。お客さまから伺った業務内容を整理し、最適なチーム体制を組み、運用を設計します。案件によって人数やメンバー構成は変わりますが、こちらのお客さまについては現在18名のチームで対応しています。

以前は派遣や他社へ依頼されていたそうで、「担当者が変わるたびに一から教え直さなければならない」という課題を抱えていらっしゃいました。また最初の打ち合わせでは、「お願いしたい業務はまだまだある」とも伺っていました。

だからこそ私は、二つのことを特に大切にしました。
一つは、一人に依存しない安定したチーム体制をつくること。
もう一つは、信頼を得るための立ち上がりのスピードです。

まず取り組んだのは、誰が見ても迷わないマニュアルづくりでした。スクリーンショットを多用し、クリック箇所には赤枠をつけるなど、視覚的に理解できる形にしています。初めて担当するメンバーでも、手順通りに進めれば業務が進められるように意識しました。

チーム内では「不明点はすぐ共有」を徹底しています。テキストだけでは伝わりづらい場合は、Google Meetで画面共有をしながら確認することも多いです。そうしたやり取りを重ねるうちに、自然とアシスタント同士がフォローし合う風通しのよいチームになっていきました。

現在は18名体制で対応しています。メンバーの入れ替わりがあっても、チーム内で引き継ぎができる仕組みがあるため、お客さまから見ると常に安定した運用ができている状態をつくることができています。契約時間も当初の約7倍に増え、任せていただける業務が広がっていることは、チーム全員の積み重ねの結果だと感じています。

仕事をするにあたり、気を付けていることや工夫していることはありますか？

ーお客さまにHELP YOUのサービスを最大限活用していただくことを、常に意識しています。

お客さまの毎月の契約時間は決まっているので、進捗や見込みはよく確認しています。余裕がありそうなときは、「今月はこれくらい余裕がありそうなので、他にもお手伝いできる業務はありますか？」とお声がけするようにしています。

そうすると、「実はこんなこともお願いできますか？」と新しいご相談をいただくことも多いんです。一度お願いしていただくと、「これもお願いできますか？」と次の依頼につながることも多く、少しずつ頼みやすい関係ができていくのを感じます。お客さまのお役に立てる業務の幅が広がっていくのは、とても嬉しい瞬間ですね。

もう一つ、私が大事にしているのがレスポンスの速さと、相手の立場で考えることです。私はメッセージを見ると「早く返さなきゃ」と思ってしまうタイプで、長く放置するのがどうしても苦手なんです。すぐ答えられるものは、その場で返すようにしています。少しでも早く解決できれば、その先の作業も止まらずに進みますよね。

こうした考え方は、前職のモバイルショップでの接客経験も大きいと思います。相談を受けたらなるべく早く対応すること、そして携帯だけでなくタブレットや回線なども提案する中で、「この方は今何を求めているのだろう？」と相手の立場で考えることが自然と習慣になりました。今の仕事でも、その視点はとても大切にしています。

周りからはコミュニケーション上手に見られることもありますが、実は私、人見知りなんです。少し気にしいなところもあるので、相手のことをよく考えて行動するようにしています。そういうところが、今の仕事ではプラスに働いているのかもしれません。笑

働いてよかったと感じることはなんですか？

ーオフィスで働くよりも、オンラインの方が人とつながっていると感じることが多いです。

リモートワークというと、孤独なイメージを持たれる方もいるかもしれませんが、HELP YOUで働く中ではむしろ人とのつながりが広がった感覚があります。全国、海外に住んでいるメンバーとも一緒に仕事をするので、人との関係性がとても広がりました。

チャットでのやり取りが中心ですが、仕事の話だけではなく、「今日は雪がすごくて寒いです」といったちょっとした雑談をすることもあります。そういう会話があることで、オンラインでも温かい空気感が生まれるんだと思います。

お客さまやチームメンバーから「あなたでよかった」「ありがとう」と言っていただけたときは、本当に嬉しいですし、働いていてよかったなと感じます。

HELP YOUの利用を検討しているお客さまにメッセージをお願いします。

ーHELP YOUには、それぞれの業務に強みを持ったメンバーがたくさん在籍しています。

日々の定型業務や、属人化してしまっている業務の整理、半期などのタイミングで発生するスポット業務など、「誰に任せたらいいのか分からない」と感じている業務でも、チームで伴走しながら対応しています。

一人の担当者だけではなくチームで支える体制なので、お客さまの状況に合わせて柔軟にサポートできるのも特徴だと思います。

私たちは、お客さまが本来集中したい業務にしっかり時間を使えるような環境づくりをお手伝いしたいと考えています。

「こんなことお願いできるのかな」と思う業務でも、まずは気軽に相談していただけたら嬉しいです。

※掲載スタッフを直接ご指名いただくことはできません。

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HELP YOUには、お客さまに寄り添い、実務を支えるアシスタント・コンサルタントが600人以上在籍しています。業務内容や体制に合わせた、最適なサポート体制をご提案します。
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