一般社団法人日本能率協会　経営企画センター  渡辺 佐紀子 様（左） / 原田 徳 様（中央）/ 早川 初美 様（右）
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

多くの企業が直面する「人材不足」と「業務効率化」の課題。特に、定型業務でありながら専門知識や正確性が求められる事務作業は、社員のリソースを圧迫しがちです。

産業界の発展を支える「一般社団法人日本能率協会」様は、年間3,000本にも及ぶイベントにおいて、膨大な請求・入金管理業務を抱えていました。 同協会は、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を導入し、月間420時間の業務を外注化。繁忙期の「息つく暇もない」忙しさを解消し、安定した運用体制を構築しました。

今回は、経営企画センターの早川様、渡辺様、原田様に、アウトソーシング導入の背景と効果についてお話を伺いました。

アジア最大級の展示会「FOODEX JAPAN」などを主催

──一般社団法人日本能率協会様の事業内容について教えてください。

渡辺様：当協会は、産業界の発展を支える「経営革新の推進機関」として、主に3つの事業を展開しています。1つ目は社会人向けの公開セミナーや社内研修などの教育事業、2つ目はISOの認証機関としての登録・審査業務、そして3つ目が産業界向けの展示会の開催です。

渡辺様：特に展示会事業では、食品・飲料展示会としてアジア最大級の規模を誇る「FOODEX JAPAN（フーデックスジャパン）」をはじめ、建築や技術分野など多岐にわたる産業を対象としています。「FOODEX」では、回転寿司チェーンによる実演やバーテンダーとコラボしたカクテル提案など、体験型イベントも実施しています。単なる展示にとどまらず商談の場としても活性化しており、近年では関西や九州へも開催エリアを拡大中です。また、セミナー事業も生産・開発から管理職向けまで幅広く提供しており、全体で年間約3,000本のイベントを実施しています。

──年間3,000本！凄まじい数ですね。これだけ多岐にわたるイベントを主催される中で、組織として抱えていた「課題」はどのようなものだったのでしょうか？

早川様：他の企業様と同じく、やはり「職員の人員不足」が課題でした。以前より職員の数が減っているということが、実態としてあります。従来はすべて手作業で人間が行っていたり、紙ベースで進めていたりした業務を、進化するAIやRPA（※）を活用していかに効率化していくか、という方向性に切り替えている段階です。 しかし、すべての業務をすぐにシステム化できるわけではなく、依然として人の手による作業が必要です。

従来は派遣スタッフの方に来ていただいていましたが、3年という期間の定めや、人が入れ替わるたびに発生する「教育コスト」が負担になっていました。そこで、業務に穴をあけず安定して運用するために、アウトソーシングの活用を検討し始めました。

（※3）RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）：ソフトウェアロボットを使用して、事務処理やビジネスプロセスを自動化する技術

導入の決め手は、「チーム制」の安定感とマニュアル整備からのスピーディーな対応

──アウトソーシングサービスを検討される中で、HELP YOUを選ばれた「決め手」を教えてください。

早川様：実は、HELP YOUとの契約前に、別のアウトソーシング会社に一部業務を委託したことがありました。しかし、担当者の入れ替わりが激しく、人によって処理スピードや品質にばらつきがあり、不安定さを感じていました。そこで、安定的に稼働できる委託先を探していたところ、HELP YOUに出会いました。

他社では事前準備やヒアリングに時間を要する中、HELP YOUの「マニュアル更新から任せられる対応力」と「スピード感」が、導入の大きな決め手となりました。

当初、展示会業務から依頼をスタートしたのですが、アウトソースすることで業務工程が変動するため、現行のマニュアルのままでは不足がありました。それでもHELP YOUは、業務を行いながらマニュアルを確認・更新し、早い段階で業務を巻き取ってくれました。「ここなら任せてきっちりやっていただける」という強い安心感があり、そこからどんどん業務を広げてお願いするようになりました。

──展示会業務での導入を経て、もう一つの事業の柱であるセミナー業務も依頼されたのですね。ここも、他社との比較はされましたか？

早川様：はい、セミナー業務についてはリスク分散のために他社の検討もしました。しかし、他社では見積もり段階から「業務の詳細は？」「マニュアルはありますか？」といったヒアリングに非常に時間がかかり、なかなか前に進みませんでした。

アウトソースの納期が決まっているのに、これでは間に合わないと思い、HELP YOUの担当ディレクターに事情を説明し、緊急で相談しました。それでも「すぐにチームを組みます」と快く引き受けてくださり、期日にきっちり間に合わせてくれました。 この「緊急事態でも確実に体制を整えてくれる」という実績と信頼が、最終的に依頼業務を拡大する大きな理由になりました。

年間約3,000本のイベント運営。曖昧な依頼も「交通整理」して実行

──現在ご依頼いただいている具体的な業務内容について教えてください。

原田様：主に、展示会やセミナーに関する「請求書作成・送付」や「入金消込」、「参加証の発行」などの事務業務全般をお願いしています。当協会では年間約3,000本のイベントを開催しており、展示会も数千人規模の来場者様がいらっしゃいます。これらに伴う事務作業は毎日発生するため、すべて自分たちで対応しようとすると膨大な業務量になります。 現在はHELP YOUのチームにその大部分を担っていただいており、事務局運営においてHELP YOUなしでは回らない状態です。

──年間3,000本もの開催となると、事務作業だけでも膨大な量となりますね。これらの多くの業務依頼は、普段どのように行っているのでしょうか？

渡辺様： 基本的にはチャットでの連絡と、必要に応じたオンラインミーティングで進めています。 特に助かっているのが、「営業担当者からの依頼」への対応です。 以前は私たちが間に入って一つひとつ確認していましたが、現在はHELP YOUのチームが専用のメールアカウントを持ち、営業担当と直接やり取りして詳細を詰めてくれます。 私たちが間に入らなくて済むので「手離れ」が非常によく、負担が大幅に減りました。

早川様： 認識の齟齬がないように、「こういう解釈で合っていますか？」と丁寧に確認してくれる点も素晴らしいですね。 こちらの思い込みで勝手に進めてしまい、後でトラブルになるのが一番怖いですが、HELP YOUはその点のリスク管理もしっかりしてくれるので、安心して任せられます。

「会話もままならない」ほどの繁忙期を解消。コア業務と未来への投資に時間をシフト

──HELP YOU導入後、社内の動きや働き方に変化はありましたか？

渡辺様：劇的に変わりました。導入前は、月末月初の締め作業が会話もままならないほど忙しく、チームメンバー全員が口もきかずに黙々と作業をしていました。HELP YOU導入後は、入力などのルーティン業務をお任せできたことで、私たちはエラー対応やイレギュラーな業務に集中できるようになりました。 その結果、あんなに忙しかった月末でも定時で帰れるようになり、みんな「心穏やか」に業務にあたれるようになりました。これは本当に大きな変化です。

──それは大きな変化ですね！空いた時間はどのように活用されていますか？

早川様：これまでは目の前の業務に追われていましたが、チームとして「次に何ができるか」を考える時間が生まれました。ルーティン業務はHELP YOUとRPAに任せ、私たちはより付加価値の高い業務へシフトしようという意識改革が進んでいます。

──担当ディレクターやスタッフの印象はいかがですか？

渡辺様：支払い業務を担当してくださっているスタッフの方は、こちらが期限を伝えると、「いつの間にかデータ処理が終わっている」と驚くほど、スピーディーかつ正確に対応してくださり、本当に感謝しています。

早川様：窓口の担当ディレクターには、こちらの要望に対して「こういう方法ならできます」と常に最適な選択肢を提案していただいています。実務担当のスタッフの方も含め、「チーム全員で業務を支えてくれている」という安心感があります。

事務処理から「顧客満足度向上」へのステップアップ

──最後に、今後の展望や注力していきたい領域について教えてください。

早川様：請求書発行などの事務処理は、ある意味で「やって当たり前」の業務です。今後は、そこで生まれた時間を活用して、お客様への対応品質をさらに高めていきたいと考えています。

また、営業部門も人手不足は同じです。営業側の業務でも全社的に効率化が図れるものがあれば業務集約という提案も実施していきたいと考えています。

まとめ

年間3,000本ものイベント運営を支える日本能率協会様。リソース不足という課題に対し、HELP YOUを導入することで、単なる業務代行だけでなく「業務プロセスの整理」と「本来注力すべき業務へのシフト」「未来を考える時間をつくる」ことを実現されました。

特に、HELP YOUの「外注仕様に整備されていないマニュアル環境でも迅速に体制構築できる対応力」と「行間を読み解く自律的な対応力」は事務局運営における最大の強みです。こうした「人」と「チーム」への信頼から、当初ご契約の60時間から現在は合計420時間（同一部署で4契約）まで拡大。単なる外注先ではなく、運営の基盤を支えるパートナーとして日々の運営をご支援しております。

「イベントやセミナーの事務作業に追われている」「属人化した業務をマニュアル化して手放したい」とお考えの企業様は、ぜひHELP YOUにご相談ください。

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