株式会社柴田屋ホールディングス様　管理部 人事課／総務課　吉田ひかる様（右）　榊原寛太様（左）
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

人事・総務では、社員への案内やリマインド、勤怠チェックなどの細かな業務が積み重なり、本来の企画・制度づくりに時間を割けない──そんな悩みを抱える企業は少なくありません。

お酒を主軸に多角的な事業を展開する株式会社柴田屋ホールディングス様も同様の課題を抱えていましたが、新しいシステムを導入せず、既存ツールのまま「HELP YOU」を活用することでリマインドや勤怠チェックの自動化・効率化を実現。人事・総務部門がよりコア業務に集中できる環境を整えました。

どのように仕組み化を進め、どんな効果があったのか。今回は、同社の吉田様・榊原様に取り組みのポイントを伺いました。

「人と人をKANDOで繋ぐ」を理念に多角的事業を展開

──株式会社柴田屋ホールディングス様の事業内容について教えてください。

吉田様：当社は街の酒屋さんとしてスタートし、今年で創業91年を迎えます。

私たちのメイン事業は飲食店様へお酒を卸す業務ですが、長年培ってきたお酒の配送ルートを活かし、数年前に配送・運送部門を独立させました。そこではお酒だけでなく、おしぼりや飲食店で使う備品なども運び、物流面から飲食店の経営を支える新しい提案もしています。

その長い歴史と経験を基盤として、現在は国内外合わせて13社からなる企業グループに成長しています。海外ではタイ・イタリア・韓国に加え、先月9月からはオーストラリアにも拠点を拡大しました。自分たちで輸出入も行っており、海外のワイナリーから直接仕入れるインポーター業務も手掛けています。

──国内外で幅広い分野で事業を展開されているんですね！

吉田様：そうですね。また、最近は後継者不足の酒屋さんが多く、お店がなくなると、地域の人々の暮らしの利便性や、街の活気にも影響が及んでしまいます。私たちは、こうした「街の酒屋さんの存続」という社会的な課題にも向き合っています。

単にお酒を販売し運ぶだけではなく、感動も一緒にお届けしたいと考えています。その想いを込めた理念が「人と人をKANDOで繋ぐ」です。理念に共感してくださる酒屋さんをM&Aでグループにお迎えし、運営を引き継ぐことで、地域の不便や活気の衰退を防ぎ、お酒の文化を未来へとつなぎ続けています。

会計事務所の紹介で知った「アウトソーシング」という手段

──人事労務でアウトソーシングを検討されたり、利用されたことはありましたか？

吉田様：ありません。管理部では、社員、パート、アルバイトとグループ全体で約400名の従業員を管理しています。事業が拡大するにつれて業務量が増えているにも関わらず、部署の人員が変わらないため残業が増加していました。これまではアルバイトで補ってきましたが、私と榊原の着任期間が浅く、業務ノウハウや体制が未整備で適切な指導ができず、結果として人員の定着に繋がりませんでした。

そんな中、弊社の経理課が会計事務所さんからの紹介でHELP YOUを利用していて「とても助かっている」という話を聞きました。そこで、「業務の一部を切り出してアウトソーシングする」という方法を知りました。

──多くのアウトソーシングサービスがある中で、HELP YOUを導入した理由を教えてください

吉田様：すでに経理に関わっていただいていたことで、弊社への理解が十分な状態だったことです。弊社はグループ会社が多いので、その全体像や仕組みをゼロから新たに説明するのは大変な労力がかかります。

手作業の業務をアウトソースできただけでなく、自動化まで実現

──HELP YOUにご依頼いただいている業務内容を具体的に教えてください。

吉田様：2軸ありまして、1つ目はタスクリマインド、2つ目は勤怠・給与に関する業務を依頼しています。管理部門という立場上、社員向けの案内やアンケートの回答依頼など、社内への情報発信とそれに付随するリマインドの機会が多いんです。今までは人力で未対応者一人ひとりへSlackでDMしたり、事業責任者に個別に連絡していました。その割には対応率がなかなか上がらないことが課題でした。

そんな中、会社全体で「やるべきことをしっかりやりきろう」という動きが出てきて、社員約200名を相手に未対応者をゼロに近づけるという目標を設定することになりました。これはもう、私と榊原の二人だけでは絶対にできないと思いました。

──お二人の手作業で200名へのリマインドは大変ですね。どういった対策を検討されたのですか？

吉田様：初めは専用のアプリ導入も検討しましたが、ランニングコストが何百万円と、リマインド業務にかける費用としては現実的ではありませんでした。そこで、HELP YOUに「何か具体的なアイデアをいただけないか」と相談したところ、「アプリと全く同じにはできないけれども、それに近しいものを今あるツールで実現できますよ」とご提案いただき、GAS（Google App Script）で「タスクリマインドの自動化」を設計していただきました。

──今すでに社内で使っているツールの中で自動化ができたことによるメリットはありましたか。

吉田様：費用面だけでなく、私たちを含め社員への負担が少ないことがメリットでしたね。もし新しいアプリを導入していたら、従業員一人ひとりのアカウントを新たに作ったり、使い方を伝えなければいけないといった作業が発生していました。

その点、今回設計いただいたものは社員側としては「今まで通りSlackで案内が来ているだけ」という感覚なので、管理する私たち自身の負担だけでなく、社員側も違和感なく業務を進められています。

──HELP YOUが設計した「タスクリマインドの仕組み」についてもう少し詳しく教えてください。

吉田様：9月初旬に全社員参加の経営計画発表会を開催しました。その後のアンケート回答リマインドで「タスクリマインド」を使用しました。以前はイベントに参加はしたけど、うっかり回答し忘れてしまっていたという社員もいましたが、このシステムを使うことによって、回答率がかなり上がりましたね。

この仕組みの優れている点は、自動リマインドだけではなく、未対応者が明確に可視化できるようになったことです。Slackで投稿に「いいね」を付けることで対応完了とし、私がその投稿のURLを所定の場所に貼ると、完了者のリストが表示されるようになっています。

【HELP YOUが設計したタスクリマインドシステム】

以前は「誰が未対応か」をなんとなく把握できましたが、ここまで可視化はされていませんでした。今はこの完了者リストを事業責任者の方々に共有して、「この方たちが未対応なので催促をお願いします」とスムーズに依頼できるようになりました。

──HELP YOUにご依頼いただいている勤怠・給与の業務を教えてください。

吉田様：勤怠管理システムから給与システムへのデータインポート作業、インポートの際のエラーチェック、支給手当データの作成、有休計算ですね。弊社ではマネーフォワード給与を利用しており、複数の勤怠システムから出力したデータを、給与システムに反映させる必要があります。その際に、深夜シフトではない従業員に深夜手当がついていたり、有給申請されているのに上長から承認されず欠勤扱いになってしまっているなど、意図した内容になっていないことがあります。

以前はこれらのエラーを月に１回、私たちがすべて手作業でチェックし、社員一人ひとりに修正を依頼したり、上長に承認を依頼していました。現在は、このすべての業務をHELP YOUにお願いしています。以前は月に1回しかできなかったチェックが月2回できるようになり、精度がかなり上がりました。さらに、手作業で実施していた修正依頼もタスクリマインドの仕組みを利用して、Slackで自動発信するところまでお願いできるようになりました。

HELP YOUに勤怠エラーチェックとエラー修正された後のデータを給与計算システムに流し込んでもらうことで、私たちはその後のチェックや、どうしても発生するイレギュラー対応に注力できるようになりました。

どんな相談も真摯にうけとめてくれる安心感

──弊社の担当アシスタントとはオンラインでのやり取りですが、どういったコミュニケーションをとっていますか？

吉田様：特に定期ミーティングは設けておらず基本的にはSlackです。ただ、新しい仕組みを作っていただいたり、業務を引き継ぐ時はGoogle Meetでミーティングを設定するなど、しっかり時間を取るようにしています。打ち合わせでは画面に投影しながら、業務内容をHELP YOUに確認していただきます。担当の方が細かくメモを取り、録画も見返しながらマニュアルを作成してくださいます。明文化されていない部分も口頭で補足すると、きちんとマニュアルに落とし込んでいただけたので本当に助かりました。

営業担当や担当アシスタント、自動化を担当されている方も、皆さん穏やかで明るくて。私たちの悩みをとても真摯に受け止めてくださったので、すごく心強かったですね。

リマインド業務をアウトソースすることで引き締まった社内の雰囲気

──HELP YOUを利用してから社内で変化はありましたか？

吉田様：社員の意識が変わった気がします。かつては私たち自身で社内への案内を行っていましたが、HELP YOUという第三者が関わるようになってから、社員が一層注意深く確認するようになり、以前より真摯に取り組んでくれていると感じています。

正直、「人事からの案内は後回しにしよう」という意識が少なからずあったと思います。でもHELP YOUが入ったことで、そこが少し引き締まりました。会社全体に新しい風が吹いているような感覚があります。実は営業サポート部門でも、HELP YOUの導入が決まったところなんです。

国内外の飲食店を盛り上げていく

──嬉しいお言葉をいただき、ありがとうございます！最後に、今後の事業展開や注力する領域等があれば教えてください

吉田様：今後の展望としては、主に「海外展開」と「国内の地域貢献」という二つの柱で拡大を目指しています。冒頭でも申し上げた通り、今期、オーストラリアが新たな拠点に加わりました。これからも、他の国や地域にも積極的に進出していきたいという強い思いがあります。

もちろん、日本全国の飲食店に貢献したいという目標もありますので、地方で私たちと同じように地域を盛り上げたいと考えている酒販店がいらっしゃれば、ぜひ一緒に新しい取り組みをしたいと思っています。国内・海外ともに、どんどん事業を広げていきたいですね。

そして私たちは、「自分たちの会社だけが良くなる」という考え方ではありません。社長を始め、私たちは飲食業界全体が盛り上がらなければ意味がないと考えています。お酒を届ける立場として、飲食店を応援できるような事業についても、積極的に展開していきたいと思っています。

まとめ

国内外へ事業を拡大する柴田屋ホールディングス様は、膨大な人事労務業務を効率化・自動化するため、オンラインアウトソーシングのHELP YOUを導入しました。これにより、同社の担当者は人事労務のコア業務に集中できる体制を構築しました。

現在ご利用されているのは、HELP YOU「経理プレミアム」の「Basicプラン」。業務を属人化させず、確かな経理スキルを持つアシスタントが複数名体制でサポートします。また、経理業務だけでなく人事労務の対応から業務効率化のための自動化提案から実装までを一貫して行うことも可能です。

貴社の状況やご要望をお伺いし、最適なプランをご提案いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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