デジタルクリエイティブ事業部　西村朋香様、青山萌々子様
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

採用業務は、人材募集から問い合わせ対応、候補者選定、面接調整、さらに採用後のフォローまで多岐にわたり、膨大な時間と労力を要します。加えて、昨今の人手不足による人材確保の難しさや採用手法の多様化にも対応する必要があり、会社の成長に貢献できる一方で、負担の大きい業務の一つです。

Webアプリケーションや業務システムの受託開発を行う株式会社カヤックボンドで、採用業務を一人で担当していた西村朋香さまも、大きな採用目標を前に、リソース不足に課題を感じていたそうです。もっと採用広報としてアグレッシブに挑戦できるようにリソースを確保したいと思い、採用業務のサポート役としてオンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」の導入を決めました。現在は、HELP YOUの専属アシスタント2名と、新たに社員として入社した青山萌々子さまの4名体制で採用業務を行い、採用広報にも注力できるようになったと言います。

今回は、西村さまと青山さまに、HELP YOUがどのように採用業務をサポートしているのか、その効果について伺いました。

目指すのは、世界をアップロードする価値創造

──カヤックボンドさまの事業内容について教えてください

西村さん：当社は、Webアプリケーションや業務システムなど、幅広い分野での受託開発を手がける開発会社です。特定の業界ジャンルに特化せず、多岐にわたる領域で開発を行うことで成長戦略を進めています。

また、伴走型受託開発会社としての成長を目指しており、受託開発をメインとしながらも、自社サービスへの投資や、クライアント企業への技術的な開発支援を行う事業も展開しています。

──西村さまと青山さまは、採用業務を担当されているのですね。HELP YOU導入当初は、採用担当は西村さまお一人だと伺いました。アウトソーシングサービスを利用しようと思った背景を教えてください。

西村さん：当社の事業成長戦略を実現するために、「中途採用でエンジニアを年間約30名」という大きな採用目標がありました。

近年エンジニアの採用競争はものすごく激化しています。人材確保のためにエージェントも利用しますが、そうすると今度は採用コストがかかりすぎてしまいます。一方で、自社のダイレクトリクルーティングに集中するには、私一人のリソースでは限界がありました。そこで、採用担当の社員募集と並行して、即戦力として採用業務をサポートしてくれる外部リソースも活用したいと思ったのです。

導入後、一緒に働くイメージがしやすかった

──数あるアウトソーシングサービスの中で、HELP YOUに決めた理由は何でしょうか？

西村さん：リソースが不足していたので、すぐに導入できるかどうかが決め手でした。グループ会社で利用しているRPO（採用業務代行）のサービスなどとも比較検討しましたが、HELP YOUは、導入後のイメージが持て、一番スムーズに導入できそうだと感じました。

──どのような点が、導入後のイメージを抱きやすかったのでしょう？

西村さん：HELP YOUは、アシスタント候補の方のプロフィールをもとに、経歴や強み、こういった部分で御社の採用活動に貢献できます、といった内容を具体的に提示してくれました。初めてアウトソーシングサービスを利用する私も、それを拝見して、確かにこういう方となら一緒に業務を進めていけそうだなとイメージできたのです。

業務を引き継ぎながら、マニュアル整備も依頼

──ありがとうございます。採用業務について、現在は、西村さまと青山さま、お二人からHELP YOUにご依頼いただいているのでしょうか？

西村さん：はい。今年1月に青山が入社してくれ、HELP YOUからは２名の専属アシスタントの方に参画いただき、今は４名体制で採用業務を進めています。

チーム体制が整ったことで、今年から新卒採用も始めることができました。中途採用を青山、新卒採用を私がメインで担当し、それぞれの業務をHELP YOUにお願いしている形です。HELP YOUの専属アシスタントのお二人がいなかったら、新卒採用で採用目標を達成することは難しかったと思います。

──嬉しいお言葉をありがとうございます。導入時、業務の受け渡しはスムーズに進みましたか？

西村さん：導入当初は少し大変でした。というのも、最低限のマニュアルはあるものの、すぐに活用できるほど情報が更新されておらずブラッシュアップが必要な状態だったのです。最初は、オンラインミーティングで実際の作業内容やシステム上での操作方法を説明し、マニュアルと照らし合わせて更新や追記が必要な部分は適宜アシスタントさんにブラッシュアップしてもらいながら業務を引き継いでいきました。

依頼する業務も、最初からぴったりはまったわけではなく、一緒に作業を進めていきながらお願いした方が良い作業、こちらで行うべき作業の棲み分けを行いました。

「HELP YOU」ではなく、採用チームの一員

──現在は、採用業務の中で、どのような業務をご依頼いただいているのでしょうか？

青山さん：中途採用業務では、応募受付、エージェントや採用媒体経由の候補者との日程調整、スカウトメール配信をお願いしています。また、求人票をブラッシュアップするタイミングでは、同業他社さんの求人票リサーチをお願いすることもあります。

西村さん：新卒採用業務では、採用媒体上でのスカウトメール送信、カジュアル面談から2次面接までの日程調整を全てお任せしています。

──コミュニケーションの取りやすさや業務のクオリティはいかがでしょうか？

青山さん：私が入社したのとほぼ同じ時期に、HELP YOUの2人目の専属アシスタントさんに参加いただきました。同期の感覚で一緒に仕事をさせてもらっており、コミュニケーションは円滑です。

応募受付では、応募書類でいくつかの基準を満たしていなければお見送りメール（不採用通知）をお願いし、そのうえで書類選考の依頼をかけてもらうのですが、確認の精度が素晴らしいと感じています。

西村さん：当社のエンジニア採用の一次面接では、候補者とマッチしそうな社内のエンジニアに面接官として同席してもらいます。この「マッチしそう」という感覚は社内メンバーには暗黙知で通用するのですが、社外の方にはなかなか伝わらないものです。HELP YOUのアシスタントさんは、その感覚を上手く掴んで、きちんとテキスト化しマニュアルに落とし込んでくれた点がすごく助かりました。

また最近では、書類選考で活用できるフローチャートも作ってくれました。エンジニアの場合、開発経験が同じ5年でも中身が違えば、評価ポイントが変わってきます。そこで、「こういった経歴の場合はこちら」といった分岐を作って、フローチャート上でシミュレーションできるようにしてくれたのです。

HELP YOUのアシスタントさんとは、1対1で話すこともありますし、チーム4人で話すこともありますが、もう「HELP YOU」の方だとは意識していません。〇〇さんと●●さん、といったように同じチームのメンバーだと思って一緒に仕事をしています。

採用業務の基盤を任せることで、新たな挑戦ができる環境に

──スタッフ専属プランを2名分契約いただき、月間100時間以上の採用業務をご依頼いただいていますが、内製化するのと比べて感じるメリットはありますか？

西村さん：プロフェッショナルとして採用業務の一部を担ってくれているので、こちら側で個人の成長やキャリアプランを考慮した業務割り振りをする必要がない点は大きなメリットです。内製化の場合、社員の成長やモチベーションを考えながら業務を割り振る必要がありますが、HELP YOUでは契約時間内であればルーティン業務でも突発的な業務でも柔軟に対応してもらえます。

とは言え、お二人とも優秀な方なので、ずっと同じ業務ではつまらないだろうと思い「何かやってみたい業務はありますか？」と聞いたこともあるのですが、「何でも任せてください」と言ってくださるのですごくありがたいです。ただ、長く一緒にお仕事をしていきたいので、もしご希望があれば、できる範囲で調整したいと思っています。

──同じチームのメンバーとしてご配慮いただいているお気持ちが嬉しいです。HELP YOUを導入いただいて感じる効果はありますか？

青山さん：私は、HELP YOUを導入する以前の当社の状況はわかりませんが、チームで採用業務を担当できて、とても働きやすいと感じています。日々のルーティン業務をHELP YOUのお二人がしっかりと担当してくれることで、私たちの負担が減り、余裕が生まれました。さらに、タスクの細部まで気を配り、「このタスクが残っていますが、大丈夫ですか？」と、ちょっとした抜け漏れも未然に防いでくれます。

私たちが、今後の採用計画や改善点について話し合う時間を持てるのは、HELP YOUを導入したおかげなのだと思います。

西村さん：HELP YOUを導入する前は、目の前の作業をこなすだけで手一杯で、何かを考える余裕はほとんどありませんでした。今は、HELP YOUのアシスタントさんたちが採用活動の地道な部分を支えてくれているおかげで、私たちは新しいチャレンジをする時間的なゆとりが生まれ、それが会社全体の成長にもつながっています。

昨年7月からは、採用広報活動にも注力できるようになり、noteの運営もスタートしました。特に広報業務は「考える時間」が非常に重要なので、HELP YOUのサポートでその時間をしっかり確保できたことは大きな成果です。

アシスタントのお二人には、「乗り越えられないかもしれない」というタイミングを何度も助けてもらいました。先ほど青山が言ったような「採用活動全体の改善を考える」ことができるようになったのも、お二人が採用業務の基盤を支えてくださっているからだと感じています。

まとめ

HELP YOUには、チームプランと1名専属プランがあります。西村さまは、実務担当者と直接コミュニケーションを取りながら業務を進められる点が魅力だと感じ、1名専属プランを選ばれました。現在では、HELP YOUの専属アシスタントを採用チームの一員として認識し、信頼を寄せてくださっています。

カヤックボンドさまの今後の採用計画では、募集職種がさらに増え、採用難易度が高くなることが予想されています。「今後も引き続きHELP YOUのお二方に支援してもらいたい」とお話しいただきました。

HELP YOUの1名専属プランでは、スタッフの経歴やスキルをもとに、お客様のニーズに最適なアシスタントをお選びいただけます。毎日数時間、貴社の業務を専任で担当し、直接コミュニケーションを取ることで、業務への習熟度や貴社の事業理解が深まるといったメリットもあります。

一方、具体的な依頼業務が定まっていない場合や、幅広い業務を柔軟に依頼したい場合には、チームプランがおすすめです。お客様の窓口となるディレクターが、ご依頼内容を整理したうえで、500名近いメンバーの中から最適なスタッフを選定し、チームでサポートいたします。

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