プレゼン用パワポ資料作成のコツと文章構成例
「プレゼン資料（スライド）を作ってもなかなか伝わらない」
「聴衆の興味を引く方法がわからない」
「プレゼン資料の作成に時間がかかりすぎる」
プレゼン資料をパワーポイントで作成するとき、このような思いを抱えていませんか。
本記事では、プレゼン資料の作成に困っている人へ向けて、資料作成のコツと文章の構成をくわしく解説します。事前準備からフォーマットの種類、構成までの細かなポイントを一つの記事に凝縮。読むことでプレゼン資料の質と効率を上げるヒントを得られます。
プレゼン資料は常に聞き手の視点に立ち、聞き手にとっての価値を考えながら作成することが大切です。コツをつかみ、資料（スライド）作成のストレスを解消していきましょう。
プレゼン資料をパワポで作成するコツ【準備編】
良いプレゼン資料をパワーポイントで作成するには、事前準備が必要です。ここでは、準備時のコツを3つ解説します。
プレゼンテーションの目的を決める
まず、プレゼンテーションの目的と伝えたいメッセージを明確にしましょう。すると、プレゼンの焦点が絞られ、聞き手へ効果的にメッセージを伝えられます。
プレゼンテーションの目的は、以下のように様々あります。
- 新商品への理解を深める
- サービスの販促
- 課題の提示と解決策の提案 など
何を達成したいのか具体的に洗い出すことで、統一感のあるプレゼン資料（スライド）を作成できます。
聞き手を設定する
プレゼン資料の作成には、聞き手の設定も欠かせません。聞き手の興味や知識レベルに合わせて内容を調整し、理解を深められるからです。
例えば、プレゼンテーションによって製品やサービスを販促する場合、専門的な知識を持つ聞き手には専門用語を用いて深堀りするほうが効果があります。一方、初心者向けには基本的な機能などを分かりやすく説明することが肝心です。
聞き手となる対象者の興味に合わせた内容や具体例を取り入れ、関心を引きつけましょう。
資料データを集める
プレゼン資料において、データの重要性は非常に高いです。根拠のある情報を提供することで、プレゼンテーションの信頼性が高まります。
単に「利益が上がっている、効果がある」と述べただけでは説得力がありません。「利益率40％」など数値を入れるほうが聞き手の理解が進み、記憶に残りやすくなります。
積極的にデータを集め、プレゼンに盛り込んでみてください。
プレゼン資料をパワポで作成するコツ【フォーマット編】
プレゼンテーション資料（スライド）のフォーマットは、内容の種類、聞き手、プレゼンテーションの目的によって異なります。この章では、主なフォーマットの種類とその効果をご紹介します。
問題解決型フォーマット
問題解決型フォーマットは、ビジネスプランやプロジェクト提案に効果的な形式です。最初に具体的な問題を提示し、その後に問題の解決策を提供します。
問題解決型フォーマットの特徴は、聞き手にとって情報を整理しやすく、提案する内容の必要性を論理的に把握できることです。よって、聴衆は「解決策が妥当である」と判断しやすくなります。
ストーリーボードフォーマット
ストーリーボードフォーマットは、ストーリーテリングの要素を取り入れ、情報を物語の流れで組み立てる方法です。ストーリーボードフォーマットは画像やデザインが中心で、聞き手の関心を引きつけ、印象に残りやすい特徴があります。
そのため、新製品およびサービスを紹介する際やプレゼンテーションの導入時に使用されています。
比較フォーマット
比較フォーマットは、二つ以上の異なる選択肢、アイデア、製品をスライドで比較する形式です。利点と欠点をバランスよく提示することで、聞き手は客観的な情報を得られ、意思決定が容易になります。
例えば、製品・サービス紹介のプレゼンでこのフォーマットを使用すると、競合との差を強調できます。比較フォーマットは複雑なデータや情報を整理しやすく、様々な状況で役に立つフォーマットです。
ケーススタディフォーマット
ケーススタディフォーマットは、実際の事例や事業の成功例、失敗例をスライドで具体的に紹介する形式です。事例から学んだ教訓や適用できる戦略も詳細に説明します。
企業内研修やマーケティングキャンペーンなどで、理論の補完や具体的な状況の理解を深めるために使用されます。
実際に起きたできごとの要因を挙げ、それに基づいた戦略のポイントを示せるので、プレゼンテーションの説得力が増すでしょう。
データ中心フォーマット
データ中心フォーマットは、チャートやグラフ、表などを多用したスライドです。数値データを視覚的に表示して説明できるため、聞き手は複雑なデータであっても把握しやすくなります。
このフォーマットは市場調査や科学的な発表に適しており、スライドで情報を簡潔かつ的確に伝えられるため、プレゼンテーションにかかる時間を短縮できます。
インフォグラフィックフォーマット
インフォグラフィックフォーマットは、インフォグラフィックを多用し、情報やデータを視覚的に理解しやすくする形式です。そのメリットは、込み入った情報をシンプルに伝えられる点です。
チャートやグラフよりもデザイン要素が強く、色彩や図形、グラフを組み合わせ、流れを俯瞰的に示します。視覚的なインパクトによって、プレゼン資料の分かりやすさと説得力を向上させることが可能です。
データ中心フォーマットと同じく、市場調査の結果やプロジェクトの進捗報告などに有効な形式です。
プレゼン資料パワポ作成時の文章構成例
続いて、プレゼン資料（スライド）をパワポで作成するときの文章構成例をご紹介します。以下の構成はプレゼンテーションの種類や目的に応じて選択し、アレンジを加えることが可能です。
【プレゼン資料構成例】1. 序論→本論→結論
プレゼン資料において、もっともベーシックな構成が序論、本論、結論です。「三段構成」ともいい、内容が頭に入りやすく、プレゼンの意図が伝わりやすい特徴があります。
各構成の内容は以下のとおりです。
序論：プレゼンテーションの主題を紹介します。効果的な引用や感情に訴えるエピソードを取り入れると聴衆の興味を引きやすいでしょう。
本論：主題に関する詳細情報を提供し、複数のサブポイントに分けて議論します。データなど具体的な根拠を織り交ぜると説得力が高まります。
結論：主要なポイントを要約し、プレゼンテーションの目的に基づいた行動への呼びかけを含むことが多い箇所です。
この構成を用いれば、初心者でも整理されたプレゼン資料（スライド）をパワーポイントで作成できるようになります。
【プレゼン資料構成例】2. 問題→原因→解決策
次に紹介するのは、「問題→原因→解決策」の構成です。
問題：発生している問題を明確にします。
原因：問題が発生する原因や背景を掘り下げ、聞き手の理解を深めます。
解決策：問題に対する実行可能な解決策を提案し、具体的なアクションへと促します。
この構成は、解決策によって得られるベネフィットや変化を示すことがポイントです。すると、聞き手は解決策により魅力を感じ、具体的なアクションを起こしやすくなります。
【プレゼン資料構成例】3. 物語構成
物語構成は聞き手をストーリーに引き込み、長時間にわたって興味を引きつけられる点がメリットです。この構成は次のように組み立てられます。
状況設定：背景情報となるストーリーを紹介します。キャッチコピーなどインパクトのある情報を載せましょう。
展開：衝突する事柄や問題点を展開します。
クライマックス：問題解決に向けた重要なポイントや転換点を提示します。
解決：ストーリーを解決に導く結末を提供します。
物語構成のコツは、テンポ調整や情報量のバランスです。展開部分が急激すぎると聞き手が話に付いていけず、情報量が多いと重要な部分が目立ちません。物語のまとまりもなくなってしまいます。
この構成をうまく使えば、プレゼン資料（スライド）を通じて聞き手がストーリーを追体験でき、情報の理解度もアップします。
【プレゼン資料構成例】4. トピカル構成
トピカル構成は、特定のトピックやテーマを取り上げ、それに関する情報を概要から詳細まで順に説明する形式です。
この構成は、プレゼンテーションで特定の主題を広く理解してもらうために有用です。以下は、トピカル構成の主な内容です。
トピック導入：プレゼンテーションで扱うトピックの概要を紹介します。
トピック分析：各トピックを個別で詳細に説明します。適切な言葉選びや具体的な例を用いて、聴衆が理解しやすいように解説することが大切です。
トピック統合：トピック間の関連性を示し、全体像を明らかにします。
トピカル構成は聞き手に広範かつ体系的に情報を提供するのに役立ちます。トピック間のつながりを強調し、一貫性のあるプレゼンテーションを構築しましょう。
【プレゼン資料構成例】5. 体系的/階層的構成
体系的/階層的構成は情報を階層ごとに整理し、構造的にプレゼンテーションを進める方法です。この構成はプレゼンテーションの全体構造を理解しやすく、重要なポイントや階層の関係性が一目でわかる点が特徴です。
階層紹介：情報の階層構造を示します。
階層ごとの説明：それぞれの階層を詳細に説明し、各部分が全体にどう結びつくかを説明します。特に上位の階層は構造のメインとなるので、聞き手の記憶に残るように示しましょう。
階層の統合：全階層を通しての理解を深め、総合的なビジョンを提示します。
体系的/階層的構成は、複雑な概念やプロセスを理解するのに適しています。情報を階層ごとに分解するので、一歩ずつ理解していくことが可能です。
プレゼン資料をパワポで構成から作成する方法
以下より、プレゼン資料（スライド）をパワポで構成から作成する方法を二つ解説します。
時間をかけて自分で作成する
一つ目は、時間をかけて自分でパワーポイントを作成する方法です。プレゼンのテーマが自らの専門領域である場合は、知識や経験を最大限に活用して聞き手に訴求できます。
しかし、この方法は効率的とはいえません。プレゼン準備以外の仕事がある場合、資料作成に多くの時間を費やすことは難しいでしょう。
時間をどこまでかけるのか、生産性を考慮することが重要です。
資料作成のプロにアウトソーシングをする
二つ目は、資料作成のプロにアウトソーシングする方法です。プロにアウトソーシングすることで、時間と手間をかけずに質の高いプレゼン資料（スライド）を手に入れられます。
約250の企業を対象とした労働時間に関する調査によると、長時間労働につながりやすい職場慣行として「資料作成」を挙げた人は11.2％でした。このように、資料作成は長時間労働の要因の一つとなっています。
しかし、アウトソーシングによって作業を効率化すれば、それを防ぐことが可能です。業務の効率化に悩んでいる場合はアウトソーシングの利用をおすすめします。
参考：日本経済団体連合会「2017年労働時間等実態調査 集計結果」
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