プレゼン資料構成のコツとパワーポイント使いのポイント
社会人にとってプレゼンテーションは必須のスキルです。
プレゼンテーションは、上司など決済者への社内プレゼンや、取引先との商談のための社外プレゼンなど、内容は違えども相手を納得させるための大事な手段の一つ。
しかしながら、プレゼン資料作成が苦手な人が案外多くいます。それは効果的なプレゼン構成や資料作成方法を学ぶ機会がないまま実践しているからかもしれません。
この記事では、相手の心をつかむプレゼン資料構成作成のコツをご紹介します。記事を読んで、説得力のあるプレゼン資料を作ってみてください。
プレゼン資料構成が重要な理由
プレゼンテーションが成功するか否かはプレゼン資料の構成次第で決まるといっても過言ではありません。
提案型の社外プレゼン資料の場合は、プレゼンテーション当日だけでなく、後日、検討材料とされるため、プレゼン資料が顧客社内を独り歩きするため、わかりやすい内容であることが重要となります。
会社にとって機会損失とならないようなプレゼン資料構成を作成する必要があります。
まずは基本的なプレゼン資料構成のパターンを覚えましょう。繰り返し作成することでスキルは向上していきます。
初心者におすすめなのがパワーポイントでのプレゼン資料作成です。パワポで作成した資料は端的にメッセージを示すことが可能なため相手に伝わりやすいという特徴があります。視認性が高い資料は説明の時短にもなります。
ここからパワーポイントを使ったプレゼン資料構成作成の具体的な方法を説明します。
プレゼン資料構成の２つのパターン
ここでは、基本的なプレゼン資料の構成、2つのパターンについてご紹介します。
提案型プレゼン
提案型プレゼンは、商品やサービスを販売したり、顧客に新しい提案を納得してもらうために行うプレゼンテーションです。主に社外プレゼンが多いでしょう。社内プレゼンの場合は、企画案などを上司に納得してもらうために行うケースもあります。
内容はこれからやるべきことを中心としてまとめられており、現状の課題克服から未来への道筋を示すプレゼンテーションです。
報告型プレゼン
報告型プレゼンは、これまでの実績報告や、実績から検討された新しい提案などをシンプルに伝えるためのプレゼンテーションです。
主に会社内の上司や上層部に向けた社内プレゼンです。
プレゼン資料の基本構成
ここでは、相手の気持ちをつかみ、主張が伝わるプレゼン資料の基本構成についてご紹介します。
一番基本的な構成は結輪を最後に持ってくるパターンです。このパターンは、プレゼンテーションに慣れていない初心者にもおすすめできる構成です。ただし、よくあるプレゼンテーションパターンのため、どこかで見たような印象を相手に与えてしまう可能性もあります。
導入
プレゼンテーション資料の導入部分では、相手を惹きつけることが重要です。
聞き手にとって聞く価値のある、練られた内容であることを示します。端的にテーマや目的、大まかな流れもわかるようにします。
次に根拠となる数値の調査や、ヒアリング、現地調査などデータの収集したものから紹介するとよいでしょう。データは数字だけを見せるのではなく、図表やグラフなどで表すのがおすすめです。視認性が上がり、聞き手の理解度が深まります。
発見
導入部分で詳細なデータを提示できたら、次は分析・考察の結果を示しましょう。
データを分析・考察し、発見したことがプレゼンのオリジナルの根拠となります。他社と差別化できる重要なポイントです。
この発見が、プレゼンテーションの核になる部分です。説得力のある根拠とオリジナリティのある展開で、聞き手の心をつかみましょう。
結論
綿密に調べ上げたデータ、そして独自の分析結果から、プレゼンの結論を導き出します。いわゆる「まとめ」の部分です。
前に展開した自社独自の考察結果をシンプルな言葉でまとめ、伝えたい部分をもう一度強くアピールしましょう。
根拠と結論をセットにすると、説得力が増し、わかりやすい内容になります。
結論が先の場合もある
プレゼンの内容や、会議の状況などによって、結論の位置は変わってきます。結論を先にするプレゼン構成もあります。
「結論→分析→発見→結論」という構成です。
このタイプのプレゼンテーションの特徴は、最初に相手にインパクトを与えるところにあります。ただし、話者には相手の気持ちを惹きつけ続けるスキルも必要となるため、プレゼンテーションに慣れていない場合は避けたほうがよいかもしれません。
聞き手に伝わるプレゼン資料構成のコツ
せっかくプレゼン資料を作るのであれば、聞き手が興味を持ち、内容がよく伝わるものにしたいものです。ここでは、聞き手に伝わるプレゼン資料構成のコツについてご紹介します。
主張が明確である
プレゼンテーションをする以上、あなたには相手に伝えたい主張があるはずです。
主張は根拠と結論から生み出されるものです。主張を明確にするためには、ヒアリングや現地取材などの事前調査に基づいた、主張の根拠となるデータが大切です。
また、根拠から導き出す結論には一貫性を持たせましょう。一貫性を持たせることで、聞き手の頭の中が整理され、主張したいことが伝わりやすくなります。
聞き手を引き込むストーリー
プレゼンの内容に一貫性がなく、まとまりのない構成は、聞き手の興味を引くことができません。
聞き手の興味を引くためには、プレゼンにもストーリーが必要なのです。
ストーリーは、展開に矛盾がなく、論理的に一貫していることが大切です。一貫性のある展開によりプレゼンに説得力が生まれます。
「導入→発見→結論」の流れにストーリーを持たせ、メリハリをつけましょう。
もくじから作成する
資料作成は全体を俯瞰することができる目次から作成しましょう。
プレゼン資料を作成する時に、もくじから作成することで作成者自身が全体を俯瞰することができるため、道筋となるストーリーの設計が容易になります。
もくじを作成す目的の一つに、聞き手にプレゼンの構成を事前に示すことがあります。事前に得た情報から疑問や質問を考え時間の余裕が生まれます。もくじには、聞き手を能動的にプレゼンテーションに参加させる効果もあるのです。
シンプルでわかりやすい
聞き手が瞬時に内容を理解できる、簡潔な構成にすることを心がけます。伝えたい内容が多い場合でも、プレゼン資料に文字を詰め込み過ぎることも避けましょう。主張の的を絞り、シンプルでわかりやすい資料を作成してみましょう。
プレゼン資料構成を際立たせよう！
多くのプレゼン資料を見ていると、他とは違う目を引く構成の資料に出会ったことはないでしょうか。他社のプレゼンに埋もれないような資料を作るために、資料構成を際立たせるプレゼン資料作成のコツについてご紹介します。
Z型フロー
資料を読む人の視線がどう移動するかを理解しておきましょう。
最初に資料の左上から視線を右に移動させ、次は左下、右下と順に見ていきます。
このように、読み手の視線は「左上→右上→左下→右下」のZ型に移動することを理解しておきましょう。
このZ型の導線上に主張したいことを盛り込めば、読み手の理解を高める効果が期待できます。
一目で認識できる文字数
人が一目で読認識できる文字数は15文字程度と言われています。ずらずらと長い文章は、わかりにくく、瞬時の理解が難しくなります。
プレゼンテーション資料では主張はシンプルに、短い文字数にまとめます。不足部分があればプレゼンテーションの際に口頭で補ったり、補足資料を添付するとよいでしょう。
数字は図で見せる
説得力のあるプレゼンのためには、根拠を示すデータが重要となります。
ここで注意したいことは、数字の羅列にしないということです。表示方法によって聞き手に強く印象付けることが難しくなる場合があるからです。
数字は図やグラフにすることで、聞き手の視認性は向上します。
データによって、円グラフ・棒グラフ・折れ線グラフなどを使い分けます。視認性の高いわかりやすい資料を作成することがプレゼン資料作成のコツとなります。
キーワード効果
人の記憶に残るものは、何度も繰り返された言葉です。プレゼンであなたが最も主張したい、相手の記憶に残してほしいキーワードを一つ決めましょう。
プレゼンの中で何度もそのキーワードを伝え、聞き手の記憶にキーワードを刷り込みましょう。
キーワードが一つに絞られることで、主張に一貫性があると相手に思ってもらうことができます。
ビジュアルエイド
ビジュアルエイドとは、聞き手にプレゼンの内容を確実に理解してもらうために使う、視覚的なオブジェクトを指します。
先ほどに説明した数値のグラフもその一つとなります。この他にはイラストや画像などが当たります。ビジュアルをページ内に挿入することで、聞き手の理解を助けます。また、視認性が上がるので聞き手の興味関心を引くきっかけにもなります。
フォント・サイズ・色・強調
フォントの多種類使いは避けましょう。文面が騒がしくなり理解の妨げになります。
使うとしてもフォントは2種類までに抑えます。
サイズは、大中小の3パターンがあれば十分です。主張の強弱に合わせて使い分けます。
さまざまなサイズが混ざると、それだけで主張がぶれた印象になります。フォントサイズもシンプルに統一しましょう。
また、色の使い過ぎも読みにくさの原因となります。資料に使う色数を絞って資料を作成しましょう。
プレゼン資料構成作成はアウトソーシングへ
聞き手の心をつかむプレゼン資料を、社内のメンバーだけで作成するのは難しいケースもあるでしょう。そんなときはアウトソーシングを活用することをおすすめします。
プレゼン資料構成作成に悩んでいる場合は、資料作成の経験豊富な「HELP YOU」へぜひご相談ください。
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まとめ
相手の興味を引くプレゼン資料構成のコツや、資料作成のポイントについてご紹介してきました。
プレゼンテーションの成功は、構成案や資料作成などの事前準備にかかっています。
ぜひ今回ご紹介したコツを取り入れながら、主張が相手の心に届くプレゼン資料構成作成をしてみてください。
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