新規開拓に向け、提案資料の作成をアウトソース化。思わぬ導入効果とは？
株式会社NieV（ニーヴ） 稲葉太郎様、鈴木優香様、岩合朋子様
インタビュアー 株式会社ニット 中野由莉子
検定試験や大学入試などの運営を包括的にサポートする株式会社NieV（ニーヴ）。数年前、新規顧客を増やしていく営業方針を打ち立て、体制強化の一環としてHELP YOUを導入しました。主に提案資料の作成や、それに付随するリサーチをご依頼いただいています。どのような導入効果があったのかを伺いました。
コロナ禍で進む、試験のオンライン化
──御社の事業内容をお聞かせください
主に2つの事業を展開しています。1つは、試験運営のアウトソーシング事業です。試験の主催者に向けてプロの試験監督員を提供し、運営の質を向上させるお手伝いをしています。現在、当社の教育を受けた試験監督員は14,000人ほどです。
もう1つは、試験会場のマッチング事業です。主催者として試験会場を探している方と、遊休施設をお持ちの方とをマッチングさせる仕組みを提供しています。
──どのようなお客様が多いのでしょう？
国家試験や検定試験、大学入試、プレイスメントテスト（※1）など、試験を主催する立場のお客様が多いですね。BPO（※2）事業を展開している企業様から、共同運営のお話を頂くこともあります。人員不足のため信頼できる会社に運営を委託したいというのが主なご要望です。
一方で、試験会場を貸し出す立場として、大学や専門学校などのお客様からご相談を受けるケースもあります。普段、使用されていない施設を有効活用したいとお考えのお客様が多い印象です。
※1 現時点における学生の学力を測り、最適なクラスに振り分けるための試験。
※2 業務の一部を外部の専門業者に委託すること。
──コロナ禍で御社を取り巻く環境はどのように変化しましたか？
感染拡大防止のため試験のオンライン化が急速に進み、当社でも、オンライン環境における試験運用の仕組みを整えました。
新たな試験運用のかたちをお客様へ提案するにあたって、質の高い資料をスピーディーに作成する必要がありました。そこで、資料作成のプロフェッショナルを探していたときに出会ったのがHELP YOUです。
営業方針の転換にともない体制を強化
スピードと質を追求する背景には、コロナ禍で急速に変わりゆく社会情勢もありますが、数年前から営業方針の転換に向けて社内の人員体制を整えてきた事情があります。従来は、既存顧客への継続的な提案がメインでしたが、2017年頃に新規顧客を増やしていく方針を打ち立てました。
自ら仕掛ける攻めの営業をするには、提案のスピードと質を向上させることが欠かせません。その鍵となるのが、質の高い提案資料です。
良い資料を作る要件の一つに、入念なリサーチと分析による提案内容の裏付けが挙げられます。しかし、営業担当者がリサーチに時間を割かれて日々の業務が回らなくなるシーンもあり、時には代表自らが提案資料を作成してお客様を訪問することもありました。
本来、経営戦略の策定をコア業務とする代表が、別の業務に時間をとられるのは機会損失でしょう。
そこで、HELP YOUにリサーチと資料作成をお手伝いいただくことで、代表を始めとした社内のメンバーがコア業務に集中できる環境を整えました。
現在、依頼する業務の幅を徐々に広げていっている最中です。例えば、会社案内のリニューアルや、メルマガのコンテンツ制作、売上予算入力、試験会場のリサーチなどが挙げられます。
資料作成の依頼は不定期なので、HELP YOUの窓口であるディレクター（※3）さんと相談しながら、日々お願いできる業務を洗い出しました。依頼している業務全体の比率としては、資料作成が5割、データ集計が3割、その他コンテンツ作成が1割、経理業務が1割程度です。
※3クライアント企業と、実務を担うスタッフとの間に立って、案件の進行管理を行う。
アウトソースをきっかけに業務フローを整理
──業務のアウトソース化はどのように進めましたか？
資料作成については、当社が用意したサンプルを元にHELP YOUにてたたき台を作ってもらい、認識をすり合わせながら進めました。代表の頭の中にあるイメージを元に、大まかな方向性を固めたうえで作成に着手するので、完成後の手戻りが少なくて助かっています。
経理業務については、これまで業務フローが明文化されていなかった背景もあり、マニュアルを整備するところから始めました。その際に、外部に開示できる情報と、できない情報を切り分けることは意識したポイントです。
一度、業務フローを整理した後は、手離れが良かったように感じます。
上に挙げた以外の業務でも、外部に委託することを想定してマニュアルを作成しました。HELP YOUの導入が業務の進め方を見直すきっかけになったので良かったです。
資料作成のプロセスで経営層の考えを可視化
──御社では、以前もクラウドソーシングを利用したご経験があると伺っていますが、HELP YOUを導入してみて感じた違いは何でしょう？
当社にて個人を対象に発注先を募集していた頃は、選定に時間がかかり苦労しました。個々人の業務レベルを推し量るのにも限界があり、発注するハードルが高かったように思います。
HELP YOUの場合は、ディレクターさんが人員の選定から業務の進行管理までワンストップで対応してくださるので、当社側の手間がかからない点に魅力を感じています。先ほども触れたように、資料作成から経理まで、多岐にわたる業務を依頼しており、それら全てを自社でディレクションしようと思ったら大きなコストを要するでしょう。
資料作成において、大まかなイメージをディレクターさんへ伝えるだけで完成度の高い資料ができるのは嬉しいポイントです。何かフィードバックがあれば、ディレクターさんを介して反映していただけるので助かっています。
実際に業務を担当するスタッフさんのレベルも申し分なく、特に資料作成についてはクオリティの高さに感動しました。担当者は何人かいらっしゃるのですが、どの方に作成いただいてもクオリティが一定なので安心してお任せすることができます。
資料そのものに対して価値を感じると同時に、作成のプロセスにおいて、代表を始めとした経営層や管理職の頭の中にあるイメージを可視化できる点も魅力です。組織の意思決定に関わる者が思考をまとめるうえで、HELP YOUの資料作成は有効な手段なのではないでしょうか。
外注という選択肢がアクションを後押し
──ありがとうございます！ HELP YOUを導入してどんな効果がありましたか？
新たな業務を始める際、社内に知見を持つ人がいなくてもHELP YOUに相談することで解決するケースも増えており、よりスピーディーに物事を進められるようになりました。
さらに、HELP YOUの導入を経て第三者に依頼するときのフォーマットができたので、担当者だけで業務を抱え込まず、柔軟にリソースを増やすことができます。
過去には、やりたいことがあっても目の前の業務に忙殺されて後回しにしてしまうケースがありました。特に、重要だけど緊急度は高くない業務については、なかなか着手できないことが多かったように思います。
HELP YOUへ業務を切り出す過程で、目的を達成するために自身が本当に向き合うべきコア業務は何か、一人ひとりが意識するようになりました。忙しいことを理由にやらないのではなく、やることを前提に「まずはHELP YOUに相談しよう」と行動に移す流れができつつあります。外部のリソースを借りる選択肢もあるからこそ、以前より前向きな声が上がりやすくなっているようです。
現在は、一部のチームのみHELP YOUを利用していますが、将来的には全社での活用を考えています。
──最後に、今後御社で注力していきたいことをお聞かせください。
今後さらに事業開発に力を入れていく予定で、そこに向けたリサーチをHELP YOUにお願いしたいと考えています。入念なリサーチによりユーザーニーズを捉えることこそが、事業成功の鍵を握っているからです。
事業拡大に向けて社内オペレーションの効率化も進めていきたいので、そうした部分でもお力添えいただけたらと思います。
編集後記
HELP YOUの導入により、これまで忙しかったり知見がなかったりでなかなか着手できずにいた仕事にも取り組むことができるようになりました。何かを始める足掛かりとして、HELP YOUを活用いただけていることを嬉しく思います。
インタビューの中で、NieV（ニーヴ）様より「同じチームに属するメンバーとして接している」という言葉がありました。その言葉を胸に、今後とも業務の代行業者という枠組みを超え、相談役として信頼していただける存在を目指します。
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