業務マニュアル作成代行の選び方とおすすめサービス5選
「業務マニュアルを作りたいけれど、社内にリソースがない・・・」
「マニュアル作成代行のサービスはどう選べばいいのだろう？」
「マニュアル作成代行を依頼するメリットや費用って？」
日々の仕事をスムーズかつ効率的に進めるために、業務マニュアルや操作マニュアルの作成を考えている企業も多いことでしょう。
マニュアルを作成・共有することで、属人化してしまっている仕事に安定をもたらすとともに、サービスの質の向上も期待できます。
しかし、慣れないマニュアルの制作に自社で取り組もうとして、時間や人的リソースが多く取られてしまうのも考えもの。
そんな時に頼れるのが、業務マニュアルの作成代行を依頼できるサービスです。
こちらの記事では、業務マニュアル作成代行を依頼するために、ぜひ知っておきたいサービスの選び方や、外注するメリット・費用感をお伝えします。
おすすめサービス5選も紹介していますので、導入の参考にしてみてください。
業務マニュアル作成代行に依頼できる内容
まずはどんなことが依頼できるのか、という点をお伝えします。業務マニュアル作成代行のサービスに依頼できる内容としては、大きく下記の3つが挙げられます。
- マニュアルの新規作成
- マニュアルの更新・アップデート
- マニュアルのデータ化・電子化
それぞれ詳しく見ていきましょう。
マニュアルの新規作成
マニュアルの新規作成は、文字通りまだマニュアルになっていない内容を新しくマニュアル化することを意味します。
業務マニュアルや操作マニュアルの作成と聞いて、最初にイメージできることではないでしょうか。
依頼後の一般的な流れとしては、まず初めにマニュアル作成の目的や現状の課題などのヒアリングが行われます。
そして、ヒアリング内容をもとに、サービス側から最適なフォーマットやレイアウトなどが提案され、話し合い調整をしたのち、全体を作成していきます。
マニュアルの更新・アップデート
既存のマニュアルの内容に変更があった場合に、更新・アップデートをしたり、内容をより分かりやすくブラッシュアップしていきます。
すでにマニュアルはあるけれど、現状に合っていない・変更する必要が出てきた、という際に当てはまります。
プロであるマニュアル作成代行サービスに依頼することは、既存のマニュアルの改善点を見つけ、さらに使いやすく良いものにするきっかけにもなるでしょう。
マニュアルのデータ化・電子化
既存の、紙の状態で使用されているマニュアルを、データ化・電子化することも代行依頼が可能です。
マニュアルに限らず、大切な書類が紙のみで保管されている状態だと、紛失のリスクがあったり、変更が重なった場合に不便を感じることがあったりします。
マニュアルをデータ化・電子化することで、そういった不便を解消するとともに、共有や検索、管理がしやすくなるなどのメリットがあります。
IT化の進んだ現代では、マニュアルを使う側の人たちもデータ化・電子化されたもののほうが見慣れていて使いやすい、という場合が多いのではないでしょうか。
業務マニュアル作成代行の選び方
仕事の効率化が重要視される今、業務マニュアル作成代行のサービスも、検索するといろいろな業者を見つけることができます。
選択肢が多いのは嬉しい反面、選ぶのが難しいといった側面も。ではその中から、どういった観点で選ぶといいのでしょうか。
ここでは、業務マニュアル作成代行サービスの選び方のポイントをお伝えします。
依頼できる業務範囲
マニュアル作成代行サービスとひとくちにいっても、新規作成のみを行っているサービスやデータ化・電子化を専門としているサービスなど、さまざまです。
まずは、検討しているマニュアル作成代行サービスが、自社が依頼したい業務に対応しているかを確認しましょう。
合わせて、マニュアル作成の他に、どのような業務に対応できるかもチェックすることをおすすめします。
例えば経理や資料作成など、マニュアル作成以外にも業務の効率化を進めるために外注を検討できる仕事はいろいろとあります。
今後マニュアル作成以外の業務も外注したくなった場合、同じ業者に依頼できるとコミュニケーションがスムーズに進められるため、幅広い業務に対応できる業者を選ぶとよいでしょう。
セキュリティ体制
業務マニュアル・操作マニュアルは、企業の業務内容や仕組みといった内容が詰まっているもの。
マニュアル作成代行を依頼する際は、サービス側にそういった企業の大切な情報を預けることになります。
情報の管理やセキュリティ体制がきちんと整っているのかという点も、サービスを選ぶ際のチェックポイントにしましょう。
セキュリティ体制に意識の高いサービスは、ホームページにセキュリティについての情報が優先度高く明記されていることが多いです。
実績
マニュアル作成代行に対応していると言っても、依頼内容や課題をしっかり汲み取ってもらえるのか、仕上がりは満足できるものになるのか、実際の事例がないと依頼に不安が残ります。
より確実なチョイスができるように、サービスの事例・実績も確認したいポイントです。
頼もうとしている内容に近しい事例や、自社の規模感・業務形態に近しいクライアント実績を持っているかを確認してみてください。
ホームページ内に事例・実績を掲載しているサービスもありますので、そちらを閲覧するか、問い合わせ時にも聞いてみるようにしましょう。
「あの事例を見て問い合わせをしました」と伝えることも、お互いに依頼内容のイメージが共有できるのでおすすめです。
業務マニュアル作成代行サービス5選
業務マニュアル作成代行サービスのおすすめ5選をご紹介します。
- HELP YOU
- Teachme Biz
- FINTECS
- ヒューマンサイエンス
- マイクロメイツ
それぞれの特徴や費用感も、選ぶ際の参考にしてみてください。
HELP YOU
「HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUの料金プラン】
HELP YOUではお客様のご依頼内容や状況に合わせて、最適なプランを提案しています。ここでは、チームプランの内容をお伝えします。
＜チームプラン＞
お客様の窓口であるディレクターが業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
- 月額料金：10万円
- 実働時間：30時間
【チームプランの4つの強み】
- 厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」
- 「チーム制」なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
- さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
- 海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、業務マニュアル作成代行の他にも、幅広い業務の依頼が可能です。
- 総務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
- 経理：入金管理、支払業務、請求書発行など
- 人事・採用：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
- 営業サポート：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
- マーケティング：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
- ECサイト：売り上げ管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランの他にも、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！
HELP YOUの業務マニュアル作成代行事例
個人宅リフォーム会社様のマニュアル作成代行の事例です。
こちらのお客様は、社員それぞれの接客の仕方にバラツキがあり、それがクレームにつながる可能性があることが課題でした。
そこで、業務マニュアル作成代行も行っているHELP YOUに、サービス向上のための社員向けの接客マニュアル作成をご依頼いただきました。
マニュアル作成後には、安定したサービスが提供できるようになり、顧客満足度アップにも貢献。
お客様からは、成果とともに、自社で割くはずだった作業時間を大幅にカットできたことも評価いただきました。
Teachme Biz
Teachme Bizでは、動画や画像といったビジュアルを中心にしたマニュアルを作成・配信・運用・管理できるシステムを提供しています。
《主な特徴》
- マニュアルの作成や更新がシステム上で誰でも簡単にできる
- マニュアルの共有がスムーズにできる仕組みを提供
- 共有後も、閲覧・検索ログの分析などシステム上で運用できる
《料金》
- 選択した月額のプランに加え、初期費用やオプション料金が発生
- 必要な機能とアカウント数に応じた月額のプラン
例）
スタータープランの場合（編集アカウント10、閲覧アカウント50）：月額5万円
ベーシックプランの場合（編集アカウント数30、閲覧アカウント150）：月額10万円
FINTECS
FINTECSが大切にしているのは、ユーザーを中心に設計する「USER CENTERED MANUAL®」という考え方。
業務マニュアル・操作マニュアルの制作の他にも、マニュアルコンサルティングを請け負っています。
《主な特徴》
- 課題の本質を見極め、マニュアルの「あるべき姿」から提案することを重視
- ユーザーが読みたくなるような「つい読んでしまうマニュアル」の制作を掲げている
《料金》
- 依頼内容に応じて個別で見積もり対応
ヒューマンサイエンス
ヒューマンサイエンスはテクニカルコミュニケーションとITの掛け算で、国内外の企業のサポートを提供しています。
マニュアル作成の他にも、翻訳や教育・eラーニングなど多面的な事業を展開しています。
《主な特徴》
- マニュアル制作について経験・実績豊富なコンサルタントが担当
- 最新技術を用い、マニュアル完成までの期間やコストの削減を実現
- 40言語に対応可能で、マニュアルのローカライズも得意としている
《料金》
例）マニュアル制作の費用
| A4 50ページの場合 | 70万円～ |
| A4 100ページの場合 | 120万円～ |
| A4 500ページの場合 | 520万円～ |
※総ページ数や提供資料の有無、レイアウトなどによって変動
マイクロメイツ
マイクロメイツでは、業務・操作マニュアル、Webマニュアルの作成からマニュアルのローカライズや保守など、マニュアルに関する課題解決を提供しています。
《主な特徴》
- マニュアル制作後の研修やヘルプデスクなどのサービスも充実
- マニュアル制作について30年以上の経験と300社以上の実績
《料金》
例）マニュアル制作の参考費用
| 業務マニュアル100ページ | 250万円〜 |
| 操作マニュアル100ページ | 180万円〜 |
※提供資料の有無や、作成難易度・納期によって変動
業務マニュアル作成代行のメリット
業務マニュアル作成代行を依頼するメリットとしては、主に下記の3つがあります。
- 高品質のマニュアルが作成できる
- 業務の属人化を防止できる
- 業務効率化や生産性向上につながる
それぞれの項目について、説明していきます。
高品質のマニュアルが作成できる
マニュアル作成は情報をまとめるだけではなく、使う人が理解・実践しやすいように制作する技術が必要です。
複数の実績や事例のある代行サービスには、その分マニュアルの制作技術も備わっているもの。自社では気づかない改善点を見つけられる場合もあります。
プロに外注することで、自社で作るよりも高品質かつ客観的な視点からマニュアルを作成してもらうことが可能になるでしょう。
業務の属人化を防止できる
特定の担当者しか知識やノウハウを持っておらず、その人がいないと作業できず困ってしまったといった状況は、マニュアルを作成していない場合に起こりがちです。
また、社員ごとに業務のやり方や手順が異なると、成果物の質や顧客の満足度にまで影響してしまう可能性も考えられます。
こちらの記事を読まれている方の中には、こういった業務の属人化が課題になっている方も多いのではないでしょうか。
プロが作成したわかりやすいマニュアルを使用することで、知識やノウハウがより簡単・スムーズに共有され、業務の属人化を防ぐことができるでしょう。
業務効率化や生産性向上につながる
マニュアルがないことで、毎回誰かに質問しなければならず、時間を取られてしまったり、その都度違った対応をしてしまったりと、業務のムダやムラが発生しているケースも多々あるでしょう。
また、手間のかかるマニュアルの制作自体にリソースを取られて、他の重要な業務が滞ってしまう可能性もあります。
業務マニュアル作成代行サービスに外注することで、これまでマニュアル作成に充てていた時間をより重要な業務に注力でき、業務の効率化や生産性向上にもつながります。
業務マニュアル作成代行の費用相場
業務マニュアル作成代行の費用は、依頼するサービスによって異なります。
また、扱う内容やアウトプットの形式などが費用を左右するため、費用の相場としては下記のように幅があります。
A4 100ページの場合：約100万円～250万円
サービスの費用を比較検討する際には、どのようなアウトプットになるのか、サービスの内容はどこまでなのか、なども含めて見るようにしましょう。
業務マニュアル作成代行の外注先
業務マニュアル作成代行の外注先としては、主に下記が挙げられます。
- 専門業者
- クラウドソーシング
- アウトソーシング
それぞれの概要とメリット・デメリットを解説します。
専門業者
マニュアル作成の代行を専門とする業者です。
専門的なノウハウを有し、クオリティの高いマニュアルを制作できる一方で、マニュアル作成以外の業務には対応できない可能性があります。
クラウドソーシング
クラウドソーシングとは、インターネットを介して、不特定多数の組織や個人に業務を発注する仕組みのこと。
業者に比べて安価で依頼できる可能性がありますが、多くの場合、個人への依頼になるため大量の業務は難しいでしょう。
また作業者によって品質に差が生まれてしまうため、信頼できる作業者を選定するのにも手間がかかります。
アウトソーシング
アウトソーシングとは、自社業務の一部あるいは全てを外部の企業に委託する手法のこと。
アウトソーシング業者には、一般的に幅広いスキルをもったスタッフが多数在籍しているため、マニュアル作成はもちろんそれ以外の業務や大量業務の依頼も可能です。
マニュアル作成に付随して、さまざまな業務を依頼したい・依頼する可能性がある場合におすすめです。
業務マニュアル作成代行のまとめ
こちらの記事では、業務マニュアル作成代行について、そのメリットやサービスの選び方などを解説してきました。
業務の効率化や生産性・質の向上に、業務マニュアルや操作マニュアルは大きく役立ちます。
無駄な時間や手間をかけることなく、マニュアル作成代行を依頼できるサービスはぜひ利用したい手段です。
また、これを機に、他の業務についてもアウトソーシングなどのサービスに外注することを考えてみてはいかがでしょうか。
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