資料作成は外注して業務効率化!活用のポイントとおすすめのサービス4選

プレゼン資料や提案書、企画書にマニュアルといった資料作成。
わかりやすい資料を作成するのは、提案の質にかかわる大事なことですが、

・他の仕事が忙しく、資料作成の時間が取れない
要点が分かりにくいと言われる
・作成してもデザインや演出がイマイチで説得性が乏しい
・伝えたい情報が多く、簡潔にまとめきれない
・なかなか提案や企画が通らない
・時間をかけて作成したのに、受注率が上がらない

といった悩みはありませんか?

分かりやすい資料を作るためにはコツが必要ですし、とにかく時間がかります

資料作成が苦手だったり、社内では上手に作れないコア業務に集中できないという場合には、外注をおすすめします。

パワーポイントをはじめ、エクセルやワードなど、資料作成には欠かせないツールを扱うプロが代行してくれます。

サービスやソフトを購入するわけではないので、基本的に導入コストはかかりません

外注費用はかかりますが、貴重な時間をコア業務に費やすことができる業務効率化を図るため、代行を依頼する企業が増えてきているのをご存知でしょうか?

新規顧客を獲得するための提案書や営業資料は、見やすさと分かりやすさ次第で受注率が上がる可能性もあります。

内容を理解しやすい洗練された資料は、読み返す手間もなく見ていて気持ちのよいものです。

この記事では資料作成を外注する場合のポイントやメリット・デメリット、おすすめの外注サービスについてご紹介していきます。

資料作成を外注してできること

見やすさの追求

資料作成において最も重要なポイントは「見やすさ」といっても良いでしょう。

文章だけがずらずらと書かれていても、読むのに疲れてしまううえ、内容が頭に入ってくるまで時間がかかります。

途中で読むこと自体を諦められてしまっては元も子もありません。

受注につながらないという結果に加え、資料作成に費やした時間も労力も無駄になってしまうのを防ぐためにも、外注する以上は見やすさを追求することが大切です。

分かりやすい構成での作成

小説や映画で起承転結があるように、企画書や提案書でも問題提起から始まり、それに対する解決策、具体的な事例紹介や導入前後の比較というような流れの構成になっていると内容も把握しやすくなります。

提案するサービスや商品、企画は分かりやすい構成で資料展開すると受注率アップにつながる可能性もおおいにあるでしょう。

デザインのブラッシュアップ

前述の「見やすさ」はもちろんですが、「見た目」も大変重要な要素です。

ここでいう「見た目」とは、色使いやレイアウト、イメージ画像のセンスというデザイン性のことを指します。
見た目がダサい資料は読む気にさせることを遠ざけてしまうことも。

文章は書けても、デザインセンスがなくて困ったという状況はありませんか?

資料作成の外注では内臓されたテンプレートではなく、オリジナルのデザインで作成を依頼することも可能です。

ページ数や見出しのデザインなど、細かい部分ではありますがデザイン要素を取り入れることにより、資料全体が洗練して見えるようになります。

もちろん見た目だけではなく企画自体や提案内容はさらに大切ですが、魅力的な資料にするための一要素として、デザインのブラッシュアップはとても効果があるでしょう。

資料作成を依頼するメリット

コア業務に集中できる

資料作成を外注することにより、自分が作る手間を省くことができます。

例えば営業担当がこれまで資料作成に費やしていた時間を営業活動に集中させることが可能になるため、企業としての利益アップに役立ちます。

プレゼン資料や企画書の先に求める結果が受注や採用であれば、資料作成の外注が営業活動において、コア業務への集中を可能にする良いきっかけになるでしょう。

資料作成の事務員を雇うよりコスト削減ができる

資料作成を外注すると、実際に業務を行うのはその道のプロフェッショナルです。

実績が豊富な企業はノウハウやコツも兼ね備えているので、必要な部分のみをピンポイントで依頼すれば時間も費用も削減できます。

結果的には資料作成のための事務員を常駐で雇うより、外注した方がコストも少なく、短時間でクオリティの高い資料の作成が可能です。

外注することでミスが少なくなる

自分で作成した資料に、実は間違っている箇所があったという経験はありませんか?

それが業務マニュアルであった場合は、深刻なトラブルになる場合も考えられます。

自分で作ると細かい部分までのチェックが甘かったり見落としがちですが、費用をかけて外注すれば確認に集中することができるため、結果的には資料にミスが発生するリスクを軽減することができます。

受注率が上がる

企業間の取引では通常、社内での稟議があり担当者が社内でサービス導入や商品購入ついて説明します。

その際、上層部は担当者の説明の良し悪しと資料の内容で判断するので、資料の品質が受注率を上げる重要なカギを握っています。

こういった背景から、資料は丁寧かつ正確に作り込む必要があり、社内に上手な資料作成のスキルを持った人材がいないのであれば、受注率を上げるためには外注するのが良い手段といえるでしょう。

資料作成を依頼するデメリット

確認作業に時間がかかる

作成自体は外注したので時間はかかりませんが、自動的にできたものを確認する作業が発生します。

こちらの意図がうまく伝わっていなかったためにイメージと違う仕上がりになってしまった場合、確認作業に加えて修正指示をする必要があるので、結果的に自分で作った方が早かったというケースも想定されます。

そもそも時間短縮のために外注しているので、余分な時間をかけないよう外注先へのディレクションが大切です。

委託コストがかかる

どのような業務でも外注には必ずコストがかかりますが、自社で全てを行う場合の人件費と比較する必要があります。

委託後の負担軽減を考えると、どちらが良いのか事前にしっかりシュミレーションしておくと良いでしょう。

スムーズなコミュニケーションへの不安がある

資料作成を社内で行うのであれば確認や修正対応が素早くできますが、外注する場合は
きちんと意図を理解してもらえるか、迅速な対応をしてもらえるのかといった不安な部分があります。

スムーズなコミュニケーションは資料作成だけでなく、外注するのであればどの業務でも大切なことですが、依頼前のサービス内容や料金の確認段階で判断が可能かもしれません。

資料作成を外注する際のポイント

料金設定とサービス内容は適正か

資料作成を外注する場合、一番気になるのは料金だと思いますが、外注先のサービス内容が料金と見合っているかをよく確認する必要があります。

資料に必要な文章・校正・画像グラフを依頼側で用意するのか、概要だけ説明してあとはすべて丸投げでも良いのか、あらかじめ打ち合わせで確認しましょう。

制作実績・事例はあるか

資料作成を外注するにあたり、委託業者の制作実績や事例を確認しておきましょう。

一般的には内部資料であることが多いため、制作事例として見せてもらうことは難しいですが、実績社数や作成件数はウエブサイト上に公開している場合もあるので事前に確認することは可能です。

また、外注先によってはITは得意だけど、金融は不得意ということもあります。
作成を依頼する資料の種類に応じたノウハウや実績があるかどうかは、あらかじめ知っておくことが大切です。

オプションサービスがあるか

アニメーションなどの演出や、形式の異なるデータでの納品が別料金であるかなど、オプションサービス関連の料金もよく確認しておきましょう。

曖昧なまま進めると、最終的に予算オーバーしてしまう可能性もあります。

また、修正作業をどこまで行ってくれるか、内容や回数によっては追加料金を請求されることもあるので事前の確認が必要です。

要望を的確に伝える

外注業者とは実際の作業前に必ず打ち合わせを行います。

提出されたものがイメージと違い修正作業が重なった結果、費用が高くついてしまったというような事態を防ぐためにも、デザインや構成、展開については細かく伝えましょう。

意思疎通がきちんとできていなかったことが、品質低下につながってしまう可能性もあります。

手間はかかりますが、依頼内容や要望を記載した依頼書を作成すると良いかもしれません。
より意図が伝わりやすくなります。

自分が考えていることを正確に表現しカタチにしてもらうためには、聞かれたことを答えるだけではなく、提案書であればどの部分を目立つように強調したいか、この部分を図式化して分かりやすくして欲しいなどといった要望を的確に伝えることが大切です。

おすすめの資料作成外注サービス

HELP YOU

https://help-you.me/

継続率97%の実績がある「HELP YOU(ヘルプユー)」。

資料作成をはじめとする営業事務から経理、採用、人事、総務まで幅広い業務のアウトソーシングが可能です。

採用率1%という難関をクリアした大変優秀な人材がチームを組成し、オンライン上でサポートを行います。

資料作成を外注する前にWebでヒアリングもしっかりしてくれることから、要望に沿った資料作成を進めてくれるでしょう。

厳しい採用基準を設けているだけあり、継続率97%という実績はほかの外注業者でも滅多にありません。
資料作成だけではなく他の業務でお困りのことがある場合でも、おすすめのサービスといえます。

 

パワーポイントデザインサービス

http://powerpoint-design.biz/

年間制作数150社以上の実績があり、広告デザインのクリエーターが資料作成を手掛ける「パワーポイントデザインサービス」。

効果を最大銀に引き出すために内容重視の美しい資料作成を行ってくれます。

デザイン性が高くても特殊なグラフィックソフトは使用せず、カスタマイズが可能な状態で納品されるので、数字や文章の細かい修正を後で簡単にできるのが魅力的です。

また、大手企業の制作実績が豊富であることも信頼できるポイントといえるでしょう。
 

オリファイ

https://orifay.com/pgs/presen_contents/

「結果を出す資料」の作成にこだわりを持ち、制作実績が1,100社を超える「株式会社オリファイ」。

見た目や演出だけが良くても内容が分かりづらければ、結果にはつながりません。
あくまで「結果を出す資料」を追及し、マイクロソフトMVP(パワーポイント部門)を10年連続受賞したトップエキスパートが代表を務めています。

使いこなすのが難しいとされるロジカルプレゼンテーションを具現化するツールを活用し、誰でも簡単に実施できる資料を作成してくれます。
 

パワポデザイナー

http://www.ppt-designer.com/

プレゼン資料、提案書、企画書、事業計画書、決算説明資料、講演資料といったあらゆる資料作成代行から、社内で作成した企画書のブラッシュアップまでを手掛ける「パワポデザイナー」。

近年では「自社で作成したもののなかなか結果につながらないので、クライアントに響くようにしたい」という依頼する企業も増えてきているので、そういった悩みがある場合には心強いサービスといえます。

文章で伝えるのが難しい内容も図解やビジュアルデザインをうまく使用し、分かりやすい資料へのブラッシュアップを依頼してみるのも良いでしょう。

まとめ

あらゆるビジネスにおいて資料作成は、必ずといって良いほど必要な業務であるといえます。

見やすさ、分かりやすさ、デザイン、どれも重要な要素ですが、全てを兼ね備えた資料の作成は頭も時間も使うのでなかなか難しいものです。

冒頭でもお伝えしたとおり、わかりやすい資料の作成は、提案の質や受注率にかかわる大切な業務といえます。

いくら時間をかけても、利益アップにつながらない=「結果が出せない」資料では残念ながら意味がありません。

コア業務に集中しながら「結果を出す」ためにも、資料作成のプロに外注を検討されてみてはいかがでしょうか。

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