採用業務は業務委託で効率化!選定ポイントとおすすめサービス3選

採用業務の膨大さに、四苦八苦している担当者も多いのではないでしょうか?
採用業務はただ応募者の対応をすればいいというわけではありません。
募集の方法の選定、面接に内定者フォローなど、募集を始める前から内定決定後までさまざまな業務が存在しています。
どの企業でも、自社で求める優秀な人材を確保したいのはもちろんですが、その膨大な採用業務が本来すべき業務を圧迫しているといったことも多いでしょう。
そこで、おすすめしたいのが採用業務の業務委託です。

採用業務を委託することで、本業に専念できる時間の確保やコスト削減など、無駄なく採用業務を成功させている企業も増えています。
しかし一方では、密な打ち合わせや外注費用など、企業によって悩みとなり得るデメリットも。

この記事では、業務委託を活用すべきメリット・デメリットも含めて採用業務の効率化につながるポイントをご紹介します。

採用業務で委託できることとは?

採用業務を業務委託する場合、どこまでを委託できるのでしょうか。
依頼する会社によってさまざまですが、どのような採用業務を委託できるのかみていきましょう。
代表的な内容は以下のとおりです。

・採用計画や戦略の設計
・募集・応募対応全般
・求人媒体の管理や応募者のデータ管理
・面接代行と内定者フォロー

採用計画から戦略設計まで

企業によって求める人材のスキルや人数はさまざま。人材獲得競争が激化する現在、自社が求める人材を確保するには、採用にあたりしっかりとした計画や求人媒体の検討、管理、市場調査など多くの知識と労力、他社に負けない採用力が必要となります。
単純な計画設計ではなく、求めるゴールへ到達できるかの戦略まで採用のプロへ相談することが可能です。

面接代行と内定者フォロー

自社で求める人材を確保するため、採用業務で重要なポイントとなるのが応募者への面接。この面接では、履歴書や経歴書などの書類だけではわからないコミュニケーション能力や職務への適性、さらには向上心といったヒューマンスキルを見極め、人材の選定を行います。また、面接の結果、採用を決定した場合にはそこから内定者へのフォローも必要となってくるでしょう。内定を出した後、内定者が自社を選ぶかどうか、それは内定者へのフォローがどれだけできるかが大きな分かれ道となってくるのです。

業務委託を活用するメリット

優秀な人材を迎え入れるため、採用業務に尽力する人事担当者が多いなか、業務委託した場合にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

本来の業務に集中できる

採用業務を専門の会社へ業務委託することで、本来の業務に専念することができます。採用業務では、採用計画の設定から求人募集、媒体管理など、面接を行うまでにもさまざまな業務が存在しています。応募者とのやりとりや面接、内定連絡に内定者のフォローと、フローを挙げてみると、きりがありません。

人事担当者がいない企業では、本業の他に採用業務を行う時間を要することになります。本来専門とする業務をコア業務としたとき、このようなノンコア業務をアウトソーシングすることでコア業務に集中することができます。

プロのノウハウでムダのない採用に

採用業務代行サービスをおこなう会社では、過去の実績から採用のプロとして持っているノウハウがあります。自社で採用業務をおこなうよりも、専門的なスキルや知識を活かした採用活動が期待できます。
豊富な採用手法から最も適したプロセスや運用のフローを洗出し、最短で採用成功へ結びつけるよう提案してもらうことも可能でしょう。

コスト削減が可能になることも

採用業務は企業によって、一定の時期やタイミングにのみ必要となる場合もあります。本業である通常業務と並行しての採用活動では、業務量が増えるので残業時間を要したり、人員不足になることが多く、企業によっては急遽人事専門のスタッフを雇い入れる必要があることも。本業以外での人員確保は、人件費が高くなり無駄なコストとなる可能性もあります。

人員確保や無駄な残業時間などを長期的に考えると、必要となるタイミングで業務委託することでコスト削減につながる場合もあるでしょう。

業務委託を活用するデメリット

さまざまなメリットがある業務委託ですが、企業によってはデメリットとなる要素も。どのようなデメリットがあるのか、いくつかご紹介します。

外注費用がかかる

外部へ業務委託をすることで、外注費用が必ず発生します。
しかし企業の規模や専門性などによっては、業務委託することでコストも時間も削減できる場合も少なくありません。

新たな人材を迎え入れ、自社の求める優秀な人材を確保するためには必要な経費といえますが、自社採用をおこなった場合とアウトソーシングした場合のコストをしっかりと比較し、どちらを選択するかを精査しましょう。

採用業務のノウハウが蓄積できない

採用業務は専門の会社へ委託することで、効率化が期待できます。その一方で、採用業務に深く携わり経験を積むことが出来ないため、そのノウハウを蓄積することが難しくなります。いざ自社で採用業務を進める場合、スムーズに業務を展開することが出来ず、採用活動のたびに委託を選ばざるを得ない状況になることも。いずれ人事担当者の雇用なども検討している場合には、社員教育なども踏まえて委託内容を検討するのが大切です。

打ち合わせなど密な共有が不可欠

業務委託する場合でも、委託業者との情報共有は重要です。新たな人材を長期的に雇用する場合では、会社として人件費の他、さまざまなコストがかかります。お互いの認識にズレが生じたり、予定していたように進まない場合は、無駄なコストが発生しかえって手間がかかったりといったことも。打ち合わせなどを通して、しっかりと情報共有をおこないましょう。

採用業務委託の利用に際する注意点

新たな人材を採用した場合、内定者との関わりはその後も続いていきます。採用業務は、内定を決定したらそこで終わるわけではありません。
長い付き合いとなる出会いのためにおこなう採用業務で、アウトソーシングを利用する際の注意点を紹介します。

委託する範囲を明確化する

計画設計から面接、内定者フォローまで多岐にわたり採用業務を委託できるため、全ての工程を委託することも難しくはないでしょう。しかし委託業者へ任せたつもりが、思っていた業務範囲とズレがあり工数が増えてしまった、追加料金がかかってしまったといったことも。どこまでの範囲を委託するのか、どこまでを自社でおこなうのかを明確にしておきましょう。

活動ゴールがどこなのかを共有する

採用に関わるさまざまな業務を委託できますが、自社で担う範囲を確認し、どこまでの工数を委託するのか、どこがゴールなのかを明確にしましょう。
内定を決定した後にも内定者へのフォローなど、さまざまな業務が存在しています。
内定者が辞退になるといったことが無いよう、活動ゴールは常に共有し採用活動をおこないましょう。

お任せせず常に情報共有をする

専門業者へ委託したことへの安心感から、丸投げになってしまうなんてことも。内定までに必要となる工数を請け負ってくれますが、あくまでも自社の人材を採用するための採用活動です。情報共有を定期的におこない、認識のズレなどが無いかを確認しましょう。

採用業務委託の費用感

人材を採用するには必ずコストがかかります。
では、自社で採用業務をおこなった場合と、業務委託した場合とでどのような違いがあるのでしょうか。
企業の規模や求める結果によってさまざまに変化します。
採用業務にかかるコストを理解し、まずは比較検討をしてみましょう。

自社で行う採用にかかる費用

採用コストは新卒で約50~60万円程度と言われ、2018年卒の新卒採用では、平均コストとして1人あたり約53,4万円でした。
また、中途採用の場合だと相場としては、約80~300万円ものコストが発生しており、その内訳は求人媒体利用の費用や説明会などで、人件費は含まれておりません。
(2018円卒マイナビ企業新卒内定状況調査による)

業務委託を使った場合の費用

用業務を委託した場合、サービスの内容や業務委託する範囲などによってさまざまなため、費用としていくらかかると一概にはいえず平均が出しづらいでしょう。

また、代行業者によりプランもさまざまです。
必要な範囲で委託を請負い、従量単価請求を導入している専門業者や、固定費・定額としてプランを設定している業者があります。
まずはプランを相談し、費用を確認しましょう。

おすすめの採用業務委託サービス3選

業務委託の導入を検討した場合、どこに依頼するのかも重要です。
自社にとってどのようなサービスやプランが必要なのかを確認し、検討しましょう

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まとめ

人材獲得競争が激化するなか、優秀な人材を確保するには時間と労力は必要不可欠です。しかしそこに集中しすぎることで、本来専念すべき業務に支障が出ては意味がありません。
現在自社で担う採用業務を、専門とする会社へ業務委託することで、作業に要する時間やコストを削減し無駄のない人材の採用を成功させることが可能になる場合も多くあります。
必要な採用業務がどこまでなのかを見極め、採用業務をプロへ業務委託することを検討してみてはいかがでしょうか。

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