採用代行サービスのメリットとデメリットから考えよう!依頼する業務と代行業者の選定

近年の就職活動は売り手市場と言われており、企業の採用活動での努力により、優秀な人材が確保できる時代になっています。
しかし日々の業務に追われ、人材獲得に必要な労力や時間を費やせない中小企業は多いのではないでしょうか?

コスト削減が強いられるため、採用活動に関わる人材を自社で雇用することができないのが現状です。
またその時の景気や法律によって、雇用人数、採用方法等は変化するため、これまでの採用実績や経験が必ずしも生かされるわけではありません

そのため自社で採用に必要な人材を雇用せず、採用代行サービスを利用する企業が増えているのです。
では実際に採用代行とはどのようなサービスなのでしょうか?
くわしくご紹介しましょう。

採用代行とは

採用代行とは、企業の採用活動業務をアウトソーシングすることです。
「採用代行= RPO(Recruitment Process Outsourcing)」と言われています。

最近は活動方法が多種多様で、従来の求人広告、エージェントによる求人活動はもちろん、
社員の人材紹介によるリファラル採用、企業から直接求人者へ働きかけて求める人材を確保するダイレクトリクルーティングなどがあります。
企業が自ら行動を起こす必要がある現状で、採用の手法が多様化し業務の量が増加したことで、
実際には満足のいく活動が行えず、人材確保に至らない企業が多く存在します。

採用活動における業務を一部委託し、人事担当者が活発に活動できるようにするため、採用代行が求められるようになりました。
では採用代行サービスとはどこまでの業務を代行できるのでしょうか?

採用代行に含まれるサービス内容

母集団形成

採用活動に必要なのはまず、「母集団の形成」です。
「母集団」とは採用する人材の候補者の集まりのことで、母集団を形成するためには自社に興味を持つ人材を大量に集める必要があり、
多くの人材と出会うことで、優秀な人材を確保することができます。

母集団形成に必要な業務は
・母集団形成の計画と立案
・就職・転職サイトなどの求人媒体の選定と出稿
・SNSのでの求人情報の開示
・説明会の開催に関わる手配や求職者への応対(メール、電話など、事務業務)
などがあります。

母集団を形成するために必要となってくるのは、知名度とコストになります。
知名度が高いと、企業側から求職者に働きかけることなく応募者は集まってきます。
かけるコストが大きいほど、活発に採用活動ができます。
大企業は知名度がありますが、中小企業はその点で劣ります。

また母集団形成に掛けられる費用も異なります。
そのため、効率的な方法で自社をアピールをすることが重要になります。
しかし、中小企業にそのようなアピールをすることは大変難しいのが現状です。

この現状を打破するために、母集団形成の業務を代行業者に委託してみてはいかがでしょう。
自社に適した最も効果的な方法を提案、実行してくれる採用の専門家と、
綿密な打ち合わせをし、自社の情報と求める人材を正確に伝え
母集団の形成で重要となる自社が求める優秀な人材を集めましょう。

応募者の管理

「母集団形成」により、エントリーとなった「応募者の管理」も採用代行業者に委託できる業務です。

「応募書類の量が多く目を通す時間がない」「面接などの採用活動が忙しく、応募者からの問い合わせに応対できない」といった声をよく耳にします。
エントリーの人数が多くても、応募者がどのような人材か把握できなくては母集団形成に労力を費やした意味がありません。

「採用担当者の対応が悪い」「会社と連絡が取れない」などが理由で、選考段階での辞退者が多いのも現状です。
代行業者に委託することで、応募者への丁寧でスピーディな応対が望めます。
辞退者の増加を防ぐことができるでしょう。
また資格、スキル、経験など、書類段階での確認、選考を委託することで、
面接までの人数を効率よく絞ることができます。

そして面接会場の手配、案内の送付などの他管理業務も同時に委託し、面接での選考に集中できるようにしましょう。
そうすることで自社に合う優秀な人材を見つけられるのではないでしょうか。

面接・採用

面接・採用を代行してくれる代行サービスもあります。
面接官のプロは応募者が自社の求人に合うかどうか的確に判断してくれます。

採用代行は特定企業の採用業務に限られ、求人者と求職者をあっせんする職業紹介業とは異なるので、採用に関わる業務を行っても違法にはなりません。
ただし長期間の勤務になる人材の採用を委託業者に任せ、
万が一自社の希望と異なる人材を雇用するに至った場合、どちらがその責任を負うのかといった
責任問題が発生する可能性があります。

自社で面接・採用を行い、責任問題に発展するリスクを回避しましょう。
代行業者のサービスは選ぶことができます。
自社で面接・採用の業務を行い、委託をしないことを伝えましょう。

「自社で面接するノウハウがない」「面接、採用の判断ができる人材がいない」とお困りのようでしたら、
面接官の育成や、セミナーを行っている代行業者もあります。
うまく活用して人材を選考するスキルを上げるのも一つの手です。
面接、採用に関わる業務でも、決断に直結しない事務的な業務である合否の連絡、筆記試験の成績管理などは委託しても問題ないでしょう。

内定者の確保

新卒採用において内定者のフォロー業務を代行する業者があります。
研修や勉強会、個人面談の計画と実施、案内のメール送付などがフォロー業務にあたり
ます。

何故、内定者のフォロー業務をする必要があるのでしょうか?
それは採用後の内定を辞退する学生が多いからです。
内定辞退により、企業の人材確保が難しくなっているため、内定者のフォローが必要となっているのです。

内定者のフォローをしっかりと行うために、研修や勉強会などの会場手配、内定者への事務連絡など
事務的な業務を代行業者に委託してみてはいかがでしょう?

時間にゆとりが生まれ、内定者とじっくり面談を行い、話をすることができるでしょう。
精神的なフォローをしっかり行い関係性を築き上げることは、内定辞退者を減らすことに繋がります。

採用代行のメリット

コア業務に集中できる

採用活動におけるコア業務とは、説明会の実施、面接・選考など、会社情報や求人情報の伝達と採用に直接関わる業務を指します。
ノンコア業務は求人媒体の選定や、説明会、面接実施の計画、会場手配、スケジュール調整、案内の送付、合否の連絡などコア業務を支援するための業務です。

このノンコア業務を採用代行に委託することで、コア業務に時間と労力を使うことができ、コア業務に集中することができます。
その結果、求職者が知りたい「求める人材」「会社の情報」について熟考できるようになるので、
正確な情報を提示することが可能となります。
また面接、選考に集中することができ、的確な人材を採用することができるでしょう。

質の高い業務

採用代行業者は採用業務のプロです。
採用に関わるこれまでの知識やノウハウ、情報を使い業務を進行してくれるでしょう。
そのため、自社で行っていた採用業務より、ミスもが少なく正確な業務になります。

また応募者への応対も丁寧かつスピーディに行ってくれます。
採用活動では対応の早さと丁寧さが人材確保に繋がります。レベルの高い業務を行う専門会社を探しましょう。

コストの削減

自社ですべての採用業務を行うと、慣れない作業で時間がかかることでしょう。
本業との兼務もあるため、仕事量の増加もあり、残業代が上がります。

しかし専門家に委託すると、効率よく業務をこなし、短期間で求める人材を採用することができるので費用は抑えられます
また代行業者と相談して費用内に収まる範囲を委託することもできます。

採用代行のデメリット

 

認識のずれ

まず、採用代行業者と綿密な打ち合わせを行いましょう。
任せきりで自社の希望を伝えないと、認識のずれが生じ、求める人材が獲得できない可能性が生まれます。

求人募集する業務内容から求める人材まで、詳しくきちんとヒアリングしてくれる代行業者を選びましょう。
また、必要なときに相談ができる、信頼のおける専任の担当者が就く業者にすると、安心して業務を任せられます。

採用のノウハウが自社に残らない

採用業務を委託することにより、自社にノウハウが残らず、求人募集の度に採用代行業者に依頼することになるかもしれません。
ただ、採用活動は時代背景に左右されるので、昨年まで成功していた手法が必ずしも同じ結果をもたらすわけではありません。

そのため、自社で採用活動を行うより、様々な状況に対応できる優秀な人材を抱える代行業者に毎回委託する方が、賢明と言えるでしょう。

内定者との関係性

採用担当者が代行業者の場合、気心の知れた人がいないことで不安に思う内定者が発生するかもしれません。
そのような事態を防ぐため、説明会、面接や内定後のフォローなど、応募者と対面する業務は自社の人材で行う方がいいのかもしれません。

内定後に不信感を持たれ、内定を辞退されるようなことがあっては困ります。
実際、入社後に同じ社内で働くのですから、関係性をしっかり築くためにも内定後の面談などによるフォローは自社できちんと行った方がいいでしょう。

採用代行の費用相場

委託する業務内容により費用は変わってきます。
ただ、新卒採用、中途採用ともに、月額管理費用20万円として表記しているところもあります。
採用代行業者は多数ありますが、ほとんどの業者が金額を見積もってくれます。
自社の予算内で、賢く委託できる代行業者を見つけましょう。

おすすめの採用代行サービス

では採用業務を、低予算で安心して委託できる代行業者をご紹介致します。

HELP YOU

https://help-you.me
HELP YOUは採用率1%の優秀な人材の集まりです。
顧客の業務内容、必要なスキルを確認し、採用・人事業界で多数の経験を持つ、優秀なアシスタントを提案してくれます。

またHELP YOUでは顧客の必要と目的に合わせて、最適なチームを提案しているため、採用業務以外でも、複数の業務をアウトソーシングすることも可能です。
継続利用率97%以上の実績があり、安心して業務を委託することができます。

【HELP YOUに代行するメリット】
・採用率1%の優秀で、経験豊富なスタッフによるサポート
・オンライン上での業務のため導入費用が不要
・採用に関わる全ての業務が委託可能
・継続利用率97%
・複数業務のアウトソーシング

 

 

株式会社ネオキャリア

https://hcm-jinjer.com/media/service/rpo003/
面接に呼び込んだ数で料金が変わる成功報酬型と面接以外の業務を含むイニシャル課金型という選べる料金体系を持っています。面接に至らなければ料金が発生しないので、大変良心的です。
最新セキュリティを導入したセンターで業務を請け負っているので、安心できます。
スカウト返信率100%をたたき出す、ダイレクトリクルーティングのノウハウを持っているのも特徴です。

【株式会社ネオキャリアに代行するメリット】
・選べる料金体制
・土日祝も対応可能
・30分以内の即対応!
・最新のセキュリティ環境
・スカウト返信率100%のダイレクトリーディング

株式会社キャリアマート

https://www.careermart.co.jp/top/cm_outsourcing-service/
採用のプロが担当に就きサポートを行います。
年間500社以上の採用業務サポートを行う実績とノウハウを持ち合わせています。
ルーティーンワークは全てロボットに対応させるという、最新の技術を導入しているので、人間よりも正確で早く作業でき、コストも安くなります。

【株式会社キャリアマートに代行するメリット】
・採用のプロによるサポート
・年間500社以上の実績
・ロボットによるルーティンワークでコスト削減

まとめ

採用活動は煩雑化しており、自社ですべてを行うことは大変難しいため、効率よくスピーディに業務を行う、採用のプロのいる代行業者に委託している企業が増えています。
サービス内容は代行業者によって様々ですが、顧客と相談してサービス内容を決め、費用を見積もってくれるところが大半です。

採用代行サービスを選ぶ上では、多様な採用代行業者の中で、様々な状況に対応できる優秀な人材を抱えている、ヒアリングを丁寧に行ってくれる、コスト内で委託できる業者を選定することが重要になります。

採用活動の中でも、説明会、面接や、選考など実際に応募者と対峙するコア業務は自社、説明会の会場手配、案内の送付などのノンコア業務は外部へ、といったように委託する業務としない業務をしっかり見極めることが、人材の確保に繋がります。

自社の将来を安心して任せられる優秀な人材を確保するために。、
ノンコア業務は安心して採用代行業者に委託し、自社で行うコア業務に集中する。
有能な代行業者を見つけ、自社の求める優秀な人材を確保しましょう。
そして本業に優秀な人材を集め、成長を促しましょう。

アウトソーシングはHELP YOUで

アウトソーシングでHELP YOUが選ばれる理由


人手不足が深刻な状況で、アウトソーシングを活用する企業が増えています。
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