人事BPOとは?人事・労務・採用業務の効率化と導入メリットを解説

「採用活動や給与計算に時間がかかりすぎる」
「社会保険の手続きが煩雑で、ミスが心配」
「業務が属人化していて、担当者がいないと進まない」

こうした人事業務に関する課題を抱えていませんか?

近年、これらの課題を解決する手法として注目されているのが「人事BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)」です。

人事BPOを活用することで、煩雑な業務を効率的に処理し、自社のリソースをコア業務に集中させることができます。

本記事では、人事業務で直面する課題を整理しながら、人事BPOのメリットやBPO業者の選び方を詳しく解説します。人事BPOの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

人事BPOとは

人事 bpo

人事BPO (Business Process Outsourcing)とは、採用や労務管理、人材育成などの人事関連業務の一部または全部を、専門業者に委託するサービスです。

人事業務は煩雑になりやすく、「時間がかかる」「ミスが許されない」「担当者が不在だと業務が滞る」といった課題を抱えがちです。人事BPOを活用すれば、こうした業務の負担を軽減し、コア業務に集中できる環境を整えられます。

人事BPOとアウトソーシングの違い

BPOと似た言葉に「アウトソーシング」がありますが、両者には違いがあります。それぞれの特徴を整理してみましょう。

アウトソーシングとは、企業が特定の業務を外部企業に委託することを指します。

「人事BPO」と「アウトソーシング」はどちらも業務の外部委託ですが、業務範囲や提供する価値に違いがあります。以下の表にその違いをまとめました。

業務範囲 提供する価値
アウトソーシング 特定の業務のみを委託 作業負担の軽減が主目的
人事BPO 業務全体のプロセスを包括的に管理・効率化 業務の効率化に加え、コスト削減や経営課題の解決まで支援

 

例えば、人事業務をアウトソーシングする場合、「求人エントリーのメール対応のみ」「給与明細の発行のみ」といった、特定の業務だけを委託します。

一方、人事BPOは単体の業務にとどまらず、採用戦略の立案、労務管理、研修計画の策定・実施など、人事業務全体を任せることが可能です。

そのため、短期的に業務負担を軽減したい場合は「アウトソーシング」、長期的・戦略的に人事業務を変革したい場合は「人事BPO」が適しています。

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人事BPOが求められる理由

人事 bpo

少子高齢化が進み、労働力人口が減少する中、多くの企業が限られたリソースを効率的に活用する必要に迫られています。

人事や経理などバックオフィス業務のアウトソーシングは、こうした課題を解決する有効な手段の一つです。特に専門性が求められる人事部門は、属人化しやすい傾向があるため、BPOの導入が注目されています。

人事BPOが求められる理由は、主に以下の3つです。

  • 煩雑で多岐にわたる業務負担
  • 労務管理や法改正対応の専門知識不足
  • 属人化による効率低下のリスク

それぞれ詳しく見ていきましょう。

煩雑で多岐にわたる業務負担

煩雑で多岐にわたる人事業務は、多くの時間とリソースを必要とし、人事部の負担を重くしています。

例えば、採用活動、給与計算、社会保険手続きなどは、作業が煩雑で内容も広範囲にわたります。これらの業務に忙殺され、本来注力すべき戦略的な業務に時間を割けないという課題も生じます。

人事BPOを活用すれば、業務を効率化でき、人事部門の負担も軽減。コア業務への集中や生産性向上につながるのです。

労務管理や法改正対応の専門知識不足

労務管理や法改正への対応には、高度な専門知識が求められます。労働基準法や社会保険関連の制度は頻繁に改正されるため、常に最新の情報を把握し、適切に対応する必要があります。

しかし、これらに対応できる専門スタッフを自社で採用・育成するには、多大な時間とコストがかかります。特に中小企業にとっては大きな負担となるでしょう。

その点、人事BPOを活用すれば、専門知識を持つプロが法改正への迅速な対応や法的リスクの回避を支援するため、企業の負担が軽減します。

属人化による効率低下のリスク

人事業務は専門性が高いため、特定の担当者に業務が集中しやすく、属人化を引き起こしやすい分野です。

採用活動や労務管理が特定のスタッフに依存していると、担当者の退職や異動時に引き継ぎがスムーズに進まず、業務が停滞する可能性があります。属人化は、組織全体の業務効率を低下させる要因の一つです。

人事BPOを活用すれば、業務の標準化と分業が進み、属人化のリスクが軽減。安定した業務運営が可能になります。

▼以下の記事では、属人化によるデメリットと属人化の解消方法を徹底解説しています。業務の属人化にお悩みの方は、ぜひご参考ください。

属人化のデメリットは?脱・属人化で業務効率化へ!

人事BPOの対象業務

人事 bpo

人事BPOは、幅広い人事業務に対応しており、企業のニーズに応じた柔軟なサービスを提供しています。ここでは、人事BPOで対応可能な代表的な業務をカテゴリ別にご紹介します。

給与BPO

給与関連の業務は、正確性や法令遵守が求められる重要な業務であり、企業にとって欠かせないものです。人事BPOでは、給与計算や明細作成など、給与に関わる業務を幅広くサポートします。

具体的には、以下のような業務が対象となります。

  • 給与計算
  • 賞与計算
  • 年末調整
  • 給与明細作成と配布
  • 各種税金や社会保険料の控除と納付手続き

▼こちらの記事では、給与計算アウトソーシングの料金相場やおすすめサービスを紹介しています。給与計算アウトソーシングについて詳しく知りたい方は、ぜひご参考ください。

おすすめ給与計算アウトソーシング15選!メリットや相場・サービスの選び方も解説

労務BPO

人事BPOは、さまざまな労務業務をサポートしています。労働法の改正にも迅速に対応してくれるため、企業は法的リスクや労務トラブルを回避できます。

具体的には、以下のような業務が対象となります。

  • 勤怠管理
  • 残業時間や有給休暇の管理
  • 労働条件通知書や就業規則の整備
  • 入退社時の社会保険手続き
  • 雇用保険の加入・脱退手続き
  • 法改正への対応
  • 労働基準監督署対応
  • 労務トラブルの相談対応やリスクマネジメント

▼こちらの記事では、おすすめの人事労務アウトソーシングサービス10選を紹介しています。人事労務の外注について詳しく知りたい方は、ぜひご参考ください。

人事労務アウトソーシングサービス10選!外注先の選び方も解説

採用関連業務(RPO)

採用業務に特化した「RPO(採用プロセスアウトソーシング)」は、人事BPOの一環として多くの企業に導入されています。

RPOサービスは、各業界に適した採用チャネルや手法に精通しているため、効率的で無駄のない採用活動が可能です。結果として、採用活動の効率が向上し、採用スピードの加速とコスト削減が実現します。

具体的には、以下のような業務が対象となります。

  • 求人広告作成
  • 応募者管理
  • 面接スケジュール調整
  • 内定者フォロー
  • 入社手続き

▼以下の記事では、採用業務に特化した「RPO」の詳細や導入メリットを詳しく解説しています。ぜひご覧ください!

RPO(採用代行)とは?メリット・デメリットと導入時の注意点を解説!

福利厚生関連業務

人事BPOでは、企業の福利厚生プログラムや健康診断関連業務もサポートしています。福利厚生は、従業員満足度向上に欠かせない要素ですが、その管理には多くの手間がかかります。

人事BPOを活用することで、福利厚生に関する業務が効率化され、より充実した福利厚生制度を提供しやすくなります。

具体的には、以下のような業務が対象となります。

  • 福利厚生プログラムの運用
  • 健康診断の手配
  • 補助金申請手続き

福利厚生プログラムには、従業員持株会や住宅補助などが含まれます。

人事BPOのメリット

人事 bpo

人事BPOを導入することで、企業は多くのメリットを享受できます。

  • 人業務効率化とコスト削減
  • リソースの最適化と属人化の解消
  • 法令遵守とリスク回避
  • 従業員満足度の向上

業務効率化とコスト削減

人事BPOを活用することで、業務の効率化とコスト削減が実現できます。

BPO事業者は業務プロセスを見直し、無駄を排除するため、効率的な運営が可能になります。また、最新のシステムやツールを活用することで、業務の正確性も向上します。

例えば、手作業で行っていた給与計算をAPI連携(※)できるソフトに切り替えることで、ミスが減少し、作業時間の大幅な短縮が可能になります。

また、BPOの導入により、自社での人員配置や教育にかかるコストを抑えながら、システム導入や更新費用も削減できます。

このように、人事BPOを活用すれば、業務効率化とコスト削減の両方を実現できるのです。

※API連携…異なるシステムやサービス同士をつなぎ、データや機能を自動でやり取りできるようにする仕組み

リソースの最適化と属人化の解消

人事BPOを活用することで、リソースの最適化と属人化の解消が実現します。

定型業務を外部に委託すると、社員のリソースに余裕が生まれ、人材育成や戦略的な企画といったコア業務に集中できるようになります。

また、外部委託によって業務を仕組み化することで、属人化が解消されます。特定の社員に負担が集中することがなくなり、退職や異動時の業務停滞を回避できるでしょう。

人事BPOは、業務負担を分散し、組織の持続的な成長を支える強力な手段となります。

法令遵守とリスク回避

人事BPOを利用することで、法令遵守が徹底され、リスク回避の体制が強化されます。

労働法や社会保険の法改正があった場合、自社で対応するには、多大なリソースと時間が必要です。対応を誤ると、罰則を受けたり、過剰徴収が発生したりするリスクを抱えることになります。

BPOサービスを活用することで、法改正や労務管理に精通した専門家が最新の法規制に則って対応するため、コンプライアンスが強化されます。これにより、法的リスクやトラブルの発生を未然に防ぐことができます。

従業員満足度の向上

人事BPOを活用することで、従業員の満足度を向上させることができます。

従業員満足度は、企業の生産性や業績に直結する重要な要素です。従業員が不満を抱えた状態では、仕事へのモチベーションが低下し、業務の効率も悪化してしまいます。

BPOサービスを利用することで、定型業務の負担が減り、社員のストレスが軽減されます。結果、仕事への意欲が高まり、離職率の低下にもつながるでしょう。

また、BPO導入により、健康診断やメンタルヘルスケアの充実など労務管理が強化されることで、従業員は安心して働けるようになります。働きやすい環境が整うことで、従業員満足度が向上します。

満足度の向上は、企業の生産性向上にも貢献するため、BPO導入は企業全体の業績改善にもつながります。

▼「従業員満足度(ES)」の向上は、企業の生産性向上にもつながります。ES向上の施策例を知りたい方は、こちらの記事が参考になります。

従業員満足度(ES)とは?向上させる5つの方法と成功事例

人事BPOのデメリットとその対策

人事 bpo

人事BPOを利用することで、以下のようなデメリットが考えられます。

  • セキュリティや情報漏洩のリスク
  • 自社のノウハウが失われるリスク
  • 導入初期の負担増

これらのデメリットは、事前に適切な対策を講じることで最小限に抑えることができます。以下で、それぞれのデメリットに対してどのような対策をとるべきか、具体的に説明していきます。

セキュリティや情報漏洩のリスク

人事部門が扱う給与データや個人情報などは、機密性の高い情報です。人事業務をBPOに委託する場合、これらの機密性の高いデータを業者に提供することになります。

もし、業者のセキュリティ対策が不十分だった場合、情報漏洩や不正アクセスといった重大なリスクが発生する可能性があります。

こうしたリスクを最小限に抑えるためには、委託先のセキュリティ体制を十分に確認することが重要です。プライバシーマークやISO認証などを取得している信頼性の高いBPO事業者を選ぶと安心です。

自社のノウハウが失われるリスク

人事業務を外部に委託すると、契約終了後に業務を内製化しようとしても、スムーズに引き継ぎができない可能性があります。また、業務に精通した人材が社内にいなくなり、知見が蓄積されない恐れもあります。

このような事態を防ぐためには、以下の二つの対策が有効です。

  • BPO業者と定期的にコミュニケーションを取り、業務内容を共有しながら進捗状況を把握する
  • 業務プロセスをマニュアル化し、BPO業者が運用している業務の流れを明文化する

これらの対策を講じることで、業務を委託していても自社の担当者が適切に業務の内容や進捗を把握できる仕組みが整います。

導入初期の負担増

BPOサービス導入の初期段階では、BPO業者と密に連携する必要があるため、自社スタッフの負担が一時的に増える可能性があります。また、既存業務の整理や引き継ぎが必要となり、その過程で一時的に負担を感じることもあるでしょう。

さらに、移行作業中の負担増加が、新しい体制に対する不安や混乱を社内で生み、BPO導入に抵抗感を持つ従業員が出てくることも考えられます。

こうした事態を回避するためには、BPO業者と密に連携し、業務の引き継ぎ状況や各担当者の作業量を適宜確認しながら、無理のない導入スケジュールを設定することが重要です。

また、BPO導入の目的やメリットを社内で明確に伝えることで、不安を和らげ、現場の混乱を防ぐことが可能です。このような対策を取ることで、スムーズな引き継ぎを実現できます。

人事BPOの導入ステップ

人事 bpo

では、人事BPOの導入は、具体的にどのような手順で進めればいいのでしょうか。各ステップに分けて解説します。

  1. 自社の課題を洗い出す
  2. 委託する業務範囲を決定する
  3. 人事BPOサービスを選定する
  4. 契約と業務移管の準備を進める
  5. 業務運用を開始&モニタリング

自社の課題を洗い出す

まずは、自社の課題を明確にすることが重要です。

そのためには、業務内容を可視化し、どの業務にどれだけのリソースを割いているのか、どのような手順で進めているのかを整理しましょう。これにより、無駄や負担が生じている部分が見えてきます。

課題を整理すると、BPO導入の目的(業務効率化・コスト削減・専門知識の補填など)も明確になります。

例えば、「業務効率化」を目的とする場合は、業務の標準化や自動化に強みを持つBPOサービスを選ぶと効果的です。課題を明確にすることで、自社の目的に合ったBPOサービスを選びやすくなります。

委託する業務範囲を決定する

次に、採用、給与計算、社会保険手続きなど、BPOサービスに委託する業務範囲を決定します。

BPOに向いている業務には、以下のようなものが挙げられます。

  • 定型的でルールが明確な業務(給与計算・社会保険手続き など)
  • 業務量が多く、負担になりやすい業務(採用関連の書類作成・スカウトメール送信 など)
  • 専門的な知識が求められる業務(労務管理・法改正対応 など)

特に、単純作業が多く業務量が膨大になりがちなノンコア業務は、BPO活用による大幅な効率化が期待できます。これらの業務を外部に委託することで、人事部スタッフの負担が軽減され、コア業務に集中できる環境を整えられます。

ただし、業務の流れが複雑だったり、社内との連携が必要な業務は、すべてを委託するとかえって手間が増えることもあります。その場合は、業務の一部を切り分けて委託すると良いでしょう。

人事BPOサービスを選定する

課題を明確にし、依頼する業務範囲を決定したら、次にどの人事BPOサービスを利用するかを選定します。単に価格だけでなく、自社のニーズに合った信頼できるBPOパートナーを選ぶことが重要です。

具体的には、以下のようなポイントをチェックしましょう。

  • セキュリティ体制がしっかりしているか
  • 実績があるか
  • 自社が依頼したい業務範囲に対応しているか
  • サポート体制はどうなっているか

なお、選び方については「選定ポイント」の章で、さらに詳しく解説します。

契約と業務移管の準備を進める

自社に合うBPO業者を選定したら、次は契約を進めます。

契約書で依頼範囲や料金、サービス内容などをしっかりと確認しましょう。双方の合意を得た上で、業務移行のプロセスを共有します。

この段階で、業務移行に必要なデータや資料を準備し、スムーズな引き継ぎができるように整えていきます。

業務運用を開始&モニタリング

サービス導入後は、業務が円滑に進んでいるかを定期的にモニタリングしましょう。

問題が発生した場合は、サービス業者と協力してプロセスを見直し、改善を図ります。PDCAサイクルを活用し、業務の品質向上を目指しましょう。

人事BPOを成功させるためには、業者にすべて任せきりにせず、定期的なコミュニケーションや情報共有を行うことが大切です。

人事BPOはHELP YOUにおまかせ

HELP YOU

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HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

人手不足や業務効率化などの課題に対し、専門知識を持つスタッフがトータルサポート。社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

特徴 ・人事・労務、経理、マーケティングなど、幅広い業務を依頼できる
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主な対応業務 ・人事・労務・採用
・経理
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▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー|ミナオシ

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人事BPOサービスの選定ポイント

人事 bpo

人事BPOサービスを選ぶ際には、以下4つのポイントを意識しましょう。

  • セキュリティ体制
  • 実績と信頼性
  • 対応範囲と柔軟性
  • サポート体制

それぞれ詳しく解説します。

セキュリティ体制

人事BPOサービス業者を選定する際には、セキュリティ体制の確認が不可欠です。

人事業務では個人情報を扱うため、適切な情報管理が求められます。そのため、厳格なセキュリティ体制を整えている業者を選定する必要があります。

具体的な確認方法としては、プライバシーマークやISO認証など、第三者認証を取得しているかを確認することが有効です。また、独自の情報管理ガイドラインを設けている業者も、セキュリティに対する意識が高く、信頼性があると言えるでしょう。

セキュリティ基準を満たした業者を選ぶことで、安心して業務を委託できます。

実績と信頼性

人事BPOサービスを選ぶ際には、実績と信頼性の確認も重要です。

過去の導入事例や顧客の声を確認することで、サービスの質や対応力を判断できます。また、給与計算や採用支援など、自社のニーズに合った分野での実績が豊富な業者を選ぶと、業務の効率化や精度向上が期待できます。専門性の高い業者を選べば、より的確で質の高いサポートを受けられるでしょう。

業者のホームページなどで、過去の実績や専門性を確認し、信頼できるBPOサービスを選びましょう。

対応範囲と柔軟性

人事BPOサービスを選ぶ際は、対応範囲と依頼内容に対する柔軟性を確認することも重要です。

自社が依頼したい業務範囲をカバーしているかどうかを、事前にチェックしましょう。また、業務量や依頼内容の変化に柔軟に対応できる業者であれば、安心して長期的に利用できます。

サポート体制

人事BPOサービスを選ぶ際は、サポート体制の充実度も大切なチェックポイントです。

専任の担当者や窓口が設けられていると、問い合わせやトラブル発生時に迅速な対応を受けられるため安心です。また、自社のニーズを的確に理解し、適切な提案をしてくれる業者かどうかも大事なポイントです。

契約前に、どのようなサポート体制が整っているかを直接問い合わせるなどして確認しておきましょう。サポート体制が整ったBPOサービスを選ぶことで、スムーズな業務運用が実現できます。

人事BPOのまとめ

人事 bpo

人事BPOは、採用・労務管理・給与計算などの業務を外部委託することで、企業の業務負担を軽減し、業務効率を向上させる手法です。特に、人手不足や属人化の解消に役立ち、社員がコア業務に集中できる環境を整えることができます。

BPOサービスを選ぶ際は、セキュリティ体制や実績などを確認し、自社の課題に適した業者を選ぶことが重要です。

HELP YOUでは、豊富な実績と高い柔軟性を持つ人事BPOサービスを提供しており、貴社の業務の効率化と安定した運営をサポートします。

人事業務の負担を軽減し、コア業務に集中できる環境を整えたい方は、ぜひHELP YOUへご相談ください。

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