総務業務は企業の運営に欠かせないものです。しかし、社内のリソースを圧迫し、業務効率の低下を招くことがあります。

「総務業務のコストを削減したい」
「人手不足で、特に繁忙期の負担が大きい」
「定型業務に時間を取られ、本来の業務に集中できない」

こうした課題を抱える企業も少なくありません。

そこで有効なのが、総務BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）です。総務業務の一部または全体を専門の外部業者に委託することで、業務の最適化と効率化、さらにコスト削減を実現できます。

本記事では、総務BPOを導入すべき企業の特徴や導入による効果、成功のポイントを詳しく解説します。「総務業務の負担を軽減したい」「コア業務に集中できる環境に整えたい」とお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

総務BPOとは

BPO（Business Process Outsourcing）とは、企業の業務プロセスの一部または全部を外部の専門業者に委託する手法です。つまり、総務BPOとは、総務部門の業務を外部の専門業者に委託することを意味します。

総務業務は、人事、経理、法務、備品管理、調達、セキュリティ対策など多岐にわたります。これらの業務は企業運営において不可欠ですが、業務範囲が広いため、人手不足や業務効率化が課題となっている企業では、負担も大きくなりがちです。

総務業務を外部の専門業者に委託すると、総務部はコア業務に集中できるようになり、生産性向上やコスト削減が期待できます。さらに、専門業者のノウハウを活用することで、業務の正確性や品質が向上し、企業の競争力強化にもつながります。

総務BPOとアウトソーシング・人材派遣の違い

総務業務を外部に委託する主な方法としては、総務BPO・アウトソーシング・人材派遣の3つがあります。それぞれの定義は、以下の通りです。

• 総務BPO：総務業務全体の設計・運用を外部に委託し、業務プロセスを最適化する手法
• アウトソーシング：特定のタスクや業務単位のみを外部に委託する手法
• 人材派遣：特定業務を担当する人材を外部から派遣し、一時的な人手不足を補う手法

どの手法も「業務の外部委託」という点で共通していますが、業務範囲や管理、責任の所在において違いがあります。それぞれの違いは、以下の表の通りです。

それぞれにメリットがありますが、総務BPOはプロセス設計から運用までを外部の専門企業に委託できます。業務全体を任せられるため、企業の管理負担が最も少なく、業務の最適化を実現しやすいのが特徴です。

総務BPOを導入すべき企業の特徴

総務BPOは、総務業務に関する課題を抱える企業にとって有効な解決策です。特に、以下のような課題を抱えている企業は、導入を検討する価値があります。

・総務業務の負担が大きく、コア業務に集中できない
営業や企画などの本来の業務に時間を割けず、総務業務に追われていると、全体の生産性が低下してしまいます。

・人手不足やノウハウ不足により業務が滞る
総務部門のリソースが不足していると、業務処理が遅れ、社内全体の業務に悪影響を及ぼします。

・業務が属人化し、リスク管理が不十分
特定の社員に業務が依存していると、退職や異動の際に業務の継続が困難になります。また、属人化は業務品質や顧客満足度の低下にもつながります。

・総務業務に過剰なコストがかかっている
人件費やシステム導入コストが膨らむと、経営を圧迫する可能性があります。

これらの課題を放置すると、企業経営や会社全体の運営に悪影響を及ぼしかねません。そこで、解決策として有効なのが総務BPOの導入です。業務の効率化やコスト削減、リソース不足の解消を図りたい企業は、検討してみてはいかがでしょうか。

総務BPOに依頼できる業務

総務BPOは、単なる庶務やオフィス管理にとどまりません。人事・労務管理、経理、IT管理など、バックオフィス業務全般に対応することも可能です。

ここでは、総務BPOに依頼できる業務を詳しく紹介します。

人事関連業務

総務BPOでは、人事関連の業務も幅広く対応可能です。例えば、以下のような業務を委託できます。

人事は採用時期だけでなく、入社や異動の時期も繁忙期となります。例えば、新入社員の入社準備では、PCや携帯電話の手配、セキュリティカードの設定、名刺の発注・管理などの業務が発生します。

こうした業務を総務BPOに委託すれば、人事担当者はよりコアな業務に集中できるようになります。

経理関連業務

総務BPOでは、仕入れ入力・振込データ作成、記帳・会計ソフトへの入力といった日々の業務に加え、以下のような業務にも対応可能です。

経理業務のデジタル化は効率化に役立ちますが、書類のデータ保存やペーパーレス化の移行業務が負担となることもあります。総務BPOを導入すれば、スキャン作業や電子文書の整理を一括委託でき、電子化に伴う業務負担を軽減できます。

設備管理関連業務

設備管理は業務効率や労働環境に直結する重要な業務です。総務BPOでは、以下のようなオフィスの設備管理業務も委託できます。

会議室の予約、備品の発注・在庫管理、社内備品の貸し出し管理といった業務は日常的に発生し、意外と手間や時間がかかり、業務効率化を下げる要因になります。

こうした備品・設備周りの業務を総務BPOに一括委託すれば、総務部の負担を軽減できます。

その他一般業務

総務BPOでは、以下のようなバックオフィス業務にも幅広く対応しています。

スケジュール管理や郵便物の受け取り・発送は、総務業務の一部ですが、ノンコア業務（利益に直接つながらない定型業務）にあたります。これらを総務BPOに委託することで、社内のリソースを最適化し、自社の社員はコア業務に集中できるようになります。

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総務BPOを導入するメリット

総務BPOを導入することで得られるメリットは、以下の通りです。

• コア業務に集中できる
• 業務の質と効率が向上
• 業務の属人化を解消できる
• コスト削減につながる

ここでは、総務BPOの活用で得られる具体的な改善効果について解説します。

コア業務に集中できる

総務業務には、ノンコア業務が多く含まれています。ノンコア業務を外部委託することで、社員はコア業務により多くの時間とリソースを充てられます。

社員がコア業務に集中できれば、業務効率や生産性の向上、さらには社員のモチベーションアップにもつながります。その結果、企業の競争力が高まり、持続的な成長を実現するための基盤が築かれます。

業務の質と効率が向上

総務BPOを活用すると、業務の質が向上し、効率化も進みます。外部の専門的なノウハウを取り入れることで、業務の最適化が進み、ムダが削減されるためです。

また、業務の標準化を進める過程で、業務の整理や改善が促され、非効率的な作業が減少。業務全体の効率が向上します。さらに、業務フローの見直しや最適化を継続的に行うことで、品質の維持・向上にもつながります。

業務の属人化を解消できる

総務業務は特定の担当者に依存しやすく、業務が属人化することがあります。このような状態では、担当者の休職や離職などが発生した際に、業務が滞るリスクが生じます。

総務BPOに業務を委託することで、特定の個人への過度な依存を解消し、安定した業務運営を確保できます。また、業務の透明性が向上し、より効率的な管理や品質向上も実現可能です。

コスト削減につながる

総務BPOの導入は、コスト削減にも貢献します。総務業務を外部の専門業者に委託することで、新たな従業員の採用や教育・研修の手間が省けます。これにより、採用と教育に伴う費用を削減できます。

さらに、BPOサービスを利用すれば、業務量に合わせて依頼を調整できるため、繁閑の波に柔軟に対応可能です。この柔軟性により、固定的な人件費を抑制できるだけでなく、変動費としてコストを最適化できます。

総務BPOを導入するデメリットと対策

総務BPOには多くのメリットがありますが、導入に伴う課題も存在します。しかし、適切な対策をとることで、リスクを最小限に抑えることが可能です。

ここでは、BPO導入時のデメリットと、それに対する効果的な対策を紹介します。

自社にノウハウを蓄積しにくい

総務BPOを利用する場合、自社内に業務知識や経験が蓄積されにくい可能性があります。業務に関するノウハウが不足した状態では、将来的に内製化する場合や、トラブルが発生した際に適切な対処が難しくなってしまいます。

このような問題を解決するためには、業務のマニュアル化やプロセスの可視化を進めることが重要です。自社内で業務内容をしっかりと把握できる仕組みを構築することで、トラブル時の対応力が向上し、長期的には内製化にも対応できる体制を整えることができます。

情報漏洩のリスクがある

BPOサービスを利用する際、外部業者に社員の個人情報や重要なデータへのアクセスを許可する必要がある場合があります。そのため、情報漏洩のリスクも考慮しなければなりません。

サービス業者が適切な情報セキュリティ対策を講じていない場合、機密情報が漏洩する危険性があります。

このリスクを最小限に抑えるためには、高いセキュリティ基準を満たしたBPOサービスを選定することが重要です。また、契約時には明確な情報セキュリティポリシーを確立し、その遵守を定期的に監視することが情報漏洩リスクを最小限に抑える有効な手段となります。

総務BPO導入の流れ

総務BPO導入の流れは、以下のステップで進行します。

1. 総務BPO導入の目的設定
2. BPO化する業務の選定
3. BPO業者の選定
4. 業務分析・設計
5. 運用開始
6. 継続的な改善

具体的な手順と各ステップでの重要なポイントを解説します。

ステップ1. 総務BPO導入の目的設定

総務BPOを導入するには、まず明確な目的設定が不可欠です。導入前に、「なぜBPOが必要なのか」「どのような目標を達成したいのか」をはっきりさせることが、成功への第一歩となります。

目的が明確であれば、業者とのコミュニケーションがスムーズに進み、期待通りの成果を得やすくなります。

例えば、人手不足の解消が目的の場合、総務業務の負担を軽減し、社内リソースを最適化することが重要です。また、業務の効率化が目標であれば、業務プロセスを見直し、無駄を省いて生産性を向上させる必要があります。

このように導入目的を明確にすることで、プロジェクト全体の方向性が定まり、課題解決に向けて効果的に運用を進めていけます。

ステップ2. BPO化する業務の選定

次に、どの業務を外部委託するかを選定します。業務範囲が曖昧なままだと、業務の重複や漏れが発生し、効率的な運用が難しくなります。そのため、まずは自社の業務内容を洗い出し、コア業務とノンコア業務に分類して、どの業務をBPO業者に委託するかを明確にしましょう。

BPO化に適しているのは、企業の競争力に直接影響しないノンコア業務です。例えば、データ入力や書類整理などの事務処理、定型的で繰り返し行われる業務が該当します。

特に属人化している業務は、担当者の退職や異動により業務が滞るリスクがあるため、業務プロセスを標準化し、外部委託するのが効果的です。また、専門知識が必要な業務についても、総務BPO業者のノウハウを活用することで、業務の質を向上させられます。

このように、外部委託しても企業の競争力を損なわない業務は、BPO化を検討する価値があるといえます。

ステップ3. BPO業者の選定

総務BPOの導入を成功させるためには、自社のニーズに合ったBPO業者を選定することが重要です。選定基準は以下の4つです。

＜BPO業者の選定基準＞

• 業務対応範囲（自社の求める業務に対応できるか）
• コスト（予算に合うか）
• セキュリティ体制
• 実績

業務の対応範囲を確認する際は、業務量の変動に柔軟に対応できるか、トラブル発生時に迅速に対応できるかが重要なポイントです。

コスト面では、予算内で適切なサービスを受けられるか、費用対効果が見合うかを確認しましょう。

また、セキュリティ体制も慎重にチェックすべきポイントです。特に、個人情報や機密データを扱う業務を委託する場合、情報漏洩リスクを防ぐための管理体制が整っているかを確認しましょう。

過去の実績も重要な判断材料です。成功事例だけでなく、実際にサービスを利用したクライアントの評判やレビューもチェックしましょう。信頼できる業者かどうかを見極めることが大切です。

ステップ4. 業務分析・設計

総務BPOを成功させるためには、業務の詳細な分析と設計が欠かせません。BPO業者がスムーズに業務を引き継げるよう、クライアント側と協力して業務フローを整理・最適化しましょう。

業務フロー・責任分担・品質基準・タイムラインなどを明確に設定することで、BPO導入後の業務が円滑に進み、期待される成果を達成しやすくなります。

また、業者との情報共有を徹底し、業務プロセスを可視化することも重要です。業務の進捗状況や問題点を把握しやすくなり、スケジュールの遅れや目標との齟齬を防げます。

ステップ5. 運用開始

準備が整ったら、業務の外部委託を開始します。初期段階で重要なのは、業者と綿密なコミュニケーションを取り、定期的に運用状況を確認することです。

運用が安定するまでは、BPO業者と連携しながら業務の引き継ぎが適切に行われているか、業務フローに問題がないかを確認し、必要に応じて調整を行いましょう。特に、業務の品質や納期が期待通りになっているか、事前に決めた基準を満たしているかはチェックしておきたいポイントです。

また、業者に全てを任せきりにしていると、業務の進行状況や中身がブラックボックス化するリスクがあります。トラブル時や内製化を検討する際に問題が生じやすくなるため、注意が必要です。

業務の透明性を確保するためにも、定期的なミーティングを実施し、進捗状況の共有を行うなど、適切な情報共有の仕組みを確立しましょう。

ステップ6. 継続的な改善

BPOを導入した後も定期的に業務の進捗を確認し、継続的な改善を続けていくことが重要です。運用が安定した後も、業務プロセスが適切に機能しているかをチェックし、さらなる効率化を目指しましょう。

例えば、「コスト削減」や「業務効率化」を目的として総務BPOを導入した場合、BPO事業者と協力して、目標達成の指標となるKPI（※）設定をします。定期的に効果を測定し、目標の達成度や課題の解決状況を確認することで、必要に応じて調整や改善策を講じることができます。

最適な運用を続けるためには、定期的に業務フローの見直しやツールの最適化を図り、改善サイクルを回していくことが大切です。

※KPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）とは、目標を達成するために、進捗状況を測定・評価するための指標のこと。

総務BPOのおすすめサービス

ここでは、総務BPOのおすすめサービスを3社ご紹介します。前述の「ステップ3. BPO業者の選定」も参考に、自社に合ったサービスを選んでみてください。

• HELP YOU
• FOC（芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社
• パソナ

HELP YOU

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

人手不足や業務効率化などの課題に対し、専門知識を持つスタッフがトータルサポート。社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

「HELP YOU」では、カスタマーサポートなど機密情報を扱う一部の業務に関して、セキュリティ対策を徹底した専用の自社センターにて対応が可能です。

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総務BPOの導入事例

HELP YOUの総務BPOを導入している企業の事例をご紹介します。

以下の資料では、BPO業務のアウトソーシングサービスについて詳しく紹介しています。総務BPOをご検討中の方は、ぜひ無料ダウンロードしてご覧ください！

FOC（芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社）

FOC（芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社、旧：NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社）は、総務・人事・経理業務を中心としたBPOサービスを提供している企業です。長年の実績とノウハウを活かし、企業の業務効率化をサポートしています。

パソナ

パソナは、総務業務の効率化を支援するBPOサービス業者です。人材派遣・業務委託の実績を活かし、調査・業務設計から運用までを一気通貫でサポートしています。

総務BPO導入を成功させるポイント

総務BPO導入を成功させるには、以下のポイントが重要です。

• 業務範囲を明確にする
• トラブル発生時の対応フローを決めておく
• BPO業者とのコミュニケーションを強化する

ここでは、総務BPO導入を成功させるポイントについて詳しく解説します。

業務範囲を明確にする

総務BPOの導入を成功させるには、業務範囲を明確にすることが重要です。業務範囲が不明確なままだと、BPO業者と認識のズレが生じ、納期遅延や品質低下の原因となる可能性があります。

また、トラブル発生時に責任の所在が曖昧になると、対応が遅れ、業務の混乱を招くリスクも高まります。そのため、事前に自社の総務業務を整理し、どの業務を自社で行い、どの業務を委託するかを明確に決めておきましょう。

トラブル発生時の対応フローを決めておく

総務BPOを導入する際には、トラブル発生時の対応フローを事前に決めておくことが重要です。トラブル発生時に迅速に対応できる体制を整えておかないと、問題が長引き、業務が停滞する恐れがあります。

トラブルを最小限に抑え、迅速に解決するためには、「発生時の報告経路」「対応の優先度」「責任者の明確化」など、具体的なフローを決めておきましょう。

対応フローを決めておくことで、トラブルが発生しても迅速に解決できます。さらに、トラブル発生後は原因を分析し、再発防止策を講じることが可能となり、業務の継続性と安定性が確保できます。

BPO業者とのコミュニケーションを強化する

導入後の効果を最大化するためには、BPO業者と良好なコミュニケーションを構築することが不可欠です。

定期的な進捗報告やフィードバックを行うことで、業務中に生じた問題を早期に発見し、迅速な改善策を講じることができます。業者に業務を委託した後も完全に任せきりにせず、定期的に情報共有や改善策を行うことで、より効果的な運用につなげていきましょう。

総務BPOのまとめ

総務BPOは、総務業務にかかる負担やコストを削減し、業務効率化を実現する有効な手段です。BPOを導入することで、業務内容やフローを最適化し、課題の洗い出しや無駄の削減にもつながります。

総務業務が抱える「人手不足やノウハウ不足」「業務の属人化」などの課題は、総務BPOを導入することで解決可能です。

課題をそのままにしておくと、生産性の低下や社内全体の業務に悪影響を及ぼすため、早期の改善が必要です。

HELP YOUでは、豊富な実績と高い柔軟性を持つ総務BPOサービスを提供しています。悩みや課題に応じて、専用の「総務チーム」を組織し、きめ細やかなサポートを行います。総務業務の改善についてお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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