総務業務を外注するメリットとデメリット 業務効率改善のために押さえておきたいポイント

社内の雑用係や何でも屋と呼ばれることがあるほど、総務の業務範囲は非常に広いです。

それだけ社内で頼りにされる存在だということですが、それゆえ長時間勤務になりやすいという問題も抱えています。

そんな状況で注目されているのが外注業者の利用です。

そこで、ここでは総務業務において外注業者を利用することのメリットとデメリット、外注業者の選び方、おすすめの総務外注サービスについてお伝えします。

 

総務業務を外注するメリット

総務業務を外注することで、具体的にどのようなメリットがもたらされるのでしょうか?

以下に詳しく見ていきましょう。

 

社員をコア業務に専念させられる

総務の仕事はその特性上、非常に幅広いですが、それゆえに煩雑な定型業務も増えて勤務時間が長引く傾向にあります。

また、中小企業など十分な人材を擁していない企業では、「総務部」という部門を置くことができず、各部門の社員が自分のメインの業務の傍ら総務に分類される業務をこなしていることもよくあることです。

 

こういうケースに有効なのが外注業者の利用です。

物品の管理や事務手続きなどの定型業務を外注することで、社員は本来のコア業務に専念できるようになります。

社員がコア業務に専念できるようになると、自社の業績アップのほか、長時間勤務の是正にもつながるなどのメリットが期待できます。

 

定型業務の効率化と質向上が期待できる

外注業者はその分野のプロフェッショナルであり、豊富な知識とノウハウを有しています。

そのため、総務業務の外注業者を利用することで、業務の効率と品質が自社の社員でこなしていた時より向上することが期待できるのです。

 

コストダウンできる

総務業務のうち、外注に適しているのが定型業務です。定型業務とはルーティーン業務のことであり、特別な知識やスキルを必要としないものの、定期的に行う必要があります。

そのような業務を、採用や育成など多くのコストがかかる自社の社員に任せるのと、一定の費用で請け負ってくれる外注業者に任せるのでは、どちらのコストパフォーマンスが優れているか明らかでしょう。

同じ時間とコストをかけるのであれば、自社の社員をコア業務に集中させる方が利益につながることは前述の通りです。

 

また、幅広い業務を受け持つ総務では、業務ごとに専任の社員を担当させることが多いですが、そのために横の連携が薄れて、業務が重複したり手続きが煩雑化したりといった問題も起こりやすくなってしまいます。

手続きの煩雑化は社内全体の業務の流れを阻害します。外注業者の利用は、こうした問題を解決する方法としても有効です。

 

業務の属人化を防げる

業務ごとに専任の担当者を決めていると、担当者が休むとその業務が進まなくなってしまいます。

総務は社内全体の業務にかかわる部門ですから、1人が不在というだけで全体の業務に支障をきたすことがあるのです。

この問題を業務の属人化と言いますが、これを回避するには、業務内容を誰でも理解できるように標準化することが大切です。

外注業者の利用もそのひとつの方法になります。

また、外注業者を利用するには、自社の業務について、自社で行うべきこと、外部に任せてよいことを明らかにする作業が必要です。

こうすることで、不要な、もしくは縮小できる業務が顕在化し、業務全体がスリムになるというメリットもあります。

 

総務業務を外注するデメリット

ここまでメリットを見てきましたが、総務業務を外注することによるデメリットもいくつか存在します。

どんなデメリットが考えられるか、事前に押さえておくことが大切です。

 

外注した業務のノウハウが蓄積されない

業務を外注するということは、その業務に関するノウハウを自社内で蓄積できないということになります。

そのため、自社特有の専門性の高い業務に関しては外注しないことが基本です。

外注する業務は、そのノウハウが蓄積できなくても影響の少ないものを選ぶことが大切です。

総務の場合、物品管理や郵便物の仕分け、その他の事務手続きなど、いわゆる定型業務が外注の対象になります。

 

また、会社によってやり方が大きく違わない定型業務でも、それを専門に行う外注業者は効率的な方法を熟知していることが多いです。

外注して業務効率が上がるのは喜ばしいことですが、もしサービス撤退や倒産などでその外注業者と契約できなくなった場合、自社で対応せざるを得ず、その結果、せっかく進んだ効率化が元に戻ってしまうことが考えられます。

そういうことのないように、たとえ定型業務であっても、外注業者を依頼する際は仕様書を作成してもらって、ノウハウを共有できるようにすることが大切です。

 

業務の進捗状況が把握しづらくなる

上のことと関係しますが、業務を外注すると自社の手から離れることになるので、その進捗状況が把握しづらくなってしまいます。

外注先と認識のズレが生じた場合、後から業務内容の見直しや本来不要だった作業が発生することも考えられるでしょう。

コストダウンと効率化のために外注業者を利用したのに、業務の進捗状況を把握できていないばかりに、想定外の時間とコストがかかることもあるのです。

これを防ぐには、外注先と定期的に情報を共有し、自社でも進捗状況を管理できる体制を整えておく必要があります。

 

情報漏洩のリスクが生じる

総務業務のなかには個人情報を扱う業務が含まれます。人事に関することや顧客情報などです。

総務業務を外注するということは、外注先に機密情報を渡すということになります。

もちろん外注業者も情報管理は徹底しており、強固なセキュリティ体制を構築しているところは多いですが、外部に情報を渡す以上、情報漏洩のリスクが少なからず発生することは覚えておくべきです。

情報漏洩を防ぐには外注業者の見極めが重要です。

詳しくは後述しますが、費用の安さのみで選ぶのではなく、その業者のセキュリティ体制や万一の事態にどのように対処してくれるのかといった点をよく確認しておきましょう。

 

業務を標準化するのに手間がかかる

「業務の属人化を防げる」のメリットで触れたように、外注するには、業務内容を標準化して誰にでもわかる内容に落とし込まなければなりません。

こうすることで、外注業者がスムーズに業務に当たることができ、自社でも担当者が休んだだけで業務に支障をきたすような状況を解消できるわけですが、その標準化の作業に手間がかかるのがネックです。

社内で暗黙知となっている業務内容も、外注業者に委ねるためには外部の人にもわかりやすい形に標準化する必要があります。

企業によっては、この作業自体が大きな負担になることもあるでしょう。

しかし、多少の負担が生じても、業務を標準化する過程でこれまで見過ごされてきた業務の無駄を顕在化することができるわけですから、業務のスリム化という意味で自社にとっても確実なメリットがあります。

自社にとって何が重要で何がそうでないのかが、外注化する過程で明確になるということですから、一時の負担は増えるにしても外注するメリットはあるでしょう。

 

総務外注業者の見極め方

外注したために、「かえって手間やコストがかかってしまった」ということのないように、外注業者の見極め方を押さえておきましょう。

 

安すぎる費用に注意

外注業者の費用は千差万別です。

もちろん費用の安い業者を選ぶほどコストダウンの効果が期待できますが、「安かろう悪かろう」ではさまざまなリスクが発生します。

安さに飛びつく前に、複数の外注業者に見積もりを出してもらって相場感を掴むことが大切です。

相場より明らかに安い業者には、安くできる根拠を提出してもらってください。

 

セキュリティ体制の確認

デメリットのところでも触れたように、総務業務の外注では、社内の機密情報や顧客の個人情報を渡すことも出てくるでしょう。

情報漏洩を発生させないため、外注業者のセキュリティ体制をしっかり確認しておくことが必須です。

最近はオンラインのみでやり取りできる業者もありますが、可能ならばその業者のオフィスで打ち合わせする機会を持ちたいものです。

そうすることで、オフィス内の整理状況、部外者の施設への侵入リスク、社員の雰囲気などを直に確かめることができます。

 

また、契約書を交わす前に、外注業者のセキュリティポリシーを確認し、万一の事態に陥った時のペナルティについての合意書も作成しておきましょう。

 

外注の実績を調べる

外注業者のホームページを見ると、対応可能な業務の一覧が掲載されています。

ただし、ホームページに掲載される業務のなかには、実績のないものも含まれていることがあるかもしれません。

総務の外注を請け負う業者は多いですが、規模に比して対応可能な業務の範囲があまりにも広い場合は、過去の実績も確認するようにしておきましょう。

実績のない業者に依頼しても、期待するクオリティが得られないこともあるので、総務に関する実績が確かな業者を選ぶことが大切です。

 

柔軟に対応してくれるかを確認する

外注業者の利用が始まってから、業務量や業務範囲が拡大することも考えられます。

また、自社の都合でイレギュラーな業務が発生することもあるでしょう。

こういうケースにどの程度対応可能なのか確認しておくことが大切です。

追加費用を払うことで対応可能な業者も多いですが、その追加分の費用が成果に見合うのかもよく検討する必要があります。

 

おすすめの総務外注サービス

上記の見極め方のところで触れたことを踏まえて、ここからは総務の外注に定評のあるおすすめのサービスを紹介します。

 

HELP YOU

採用率1%という狭きを門を突破した優秀なスタッフのみが在籍する外注サービスです。

実務能力に秀でたスタッフがチーム制で対応するため、広範囲の業務に関して質の高い成果が期待できます。

また、総務業務の範疇を超える業務にも、時間内であればフレキシブルに対応してくれます。

継続率97%という実績は、ほとんどのクライアントが期待以上の満足感を得ている証拠です。

そしてオンライン上のみでなく、現場での作業も対応可能です。

https://help-you.me/
 

 

ZEROIN

庶務からファシリティ管理まで幅広い業務に対応する外注サービスです。

クライアントの現状を分析し、業務全体の最適化を図ります。

数千人規模の大企業にも対応できるのが強みで、総務に関するあらゆる業務に対応してくれます。

http://www.zeroin.co.jp/service/outsourcing.html

 

NOC

総務、人事、経理など管理部門の総合外注サービスです。

約30年の信頼の実績がある企業で、管理部門のスペシャリストとして培った実績とノウハウにより、クライアントの状況に合わせて最適な外注サービスを提供してくれます。

https://www.noc-net.co.jp/

 

コクヨ

オフィス家具の製造販売で有名なコクヨでも、総務の外注サービスを提供しています。

ビジネスコンシェルジュがクライアントのオフィスに常駐し、専門のサービスマネージャーが品質を管理するという体制で、幅広い業務に質の高い成果を出せるのが強みです。

https://www.kokuyo-furniture.co.jp/solution/bpo/

 

まとめ

総務業務を外注することについて、そのメリットとデメリット、外注サービスの選び方などを詳しく見てきました。

以上を踏まえると、外注で効率化とコストダウンを図るためには、利用の前に自社から切り分ける業務をいかに見極められるかが大切だということがわかります。

 

外注サービスの利用には多くのメリットがありますが、デメリットの項でも見たように、相手に丸投げするだけでは思うような効果が得られません。

また、外注業者も千差万別なので、費用の安さだけで選ぶと逆効果になってしまうこともあります。

 

外注のメリットを享受できるように、まずは自社で業務の標準化を行い、外部に委ねられる業務の見極めを行ってから、信頼できる実績豊富な外注サービスに相談してみましょう。

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