【2024年版】中小企業の採用代行サービス｜活用メリットと注意点
中小企業を 第一希望とする学生が増加しています。学生が希望する就職先が大企業から中小企業へとシフトしているというのです。
2021年3月卒業予定の大学生・大学院生を対象にリクルートワークス研究所が調査したところ、従業員1000人未満の企業を希望する学生が、前年比で約45％も増加していました。これは調査開始の2010年以来はじめてのことでした。
その要因は2つ考えられます。
まずは新型コロナ感染拡大による求人数の減少です。新型コロナ感染拡大による、先の見通しの不透明さから、採用計画を縮小する企業が増加。企業の採用意欲の低下は従業員数に関わらず全て規模の企業に起こりました。
【新卒求人倍率】
| 2020年卒 | 1.83倍 |
| 2021年卒2月 | 1.72倍 |
| 2021年卒6月 | 1.53倍 |
参考：リクルートワークス「第37回 ワークス大卒求人倍率調査（2021年卒）」
2つ目は中小企業の採用戦略によるものです。
経団連による就活ルールの廃止で、採用戦略を見直す中小企業が増えたのではないかと考えられています。具体的には従来の就活スケジュールを前倒しにし、内々定を早期に出すなど、学生へのアプローチを早めるなどの戦略です。
自社に合った優秀な人材は企業にとって大事なリソースです。組織の活性化や企業の成長、イノベーションに欠かせません。このような人材を獲得するためには、経営者や担当者が戦略や選考などの重要な作業に注力できる環境づくりが重要となります。
そのためにも採用代行の活用をおすすめします。この記事では、採用代行を導入するメリットやおすすめのサービスをご紹介します。
中小企業が採用代行を使うべき理由
RPO=（Recruitment Process Outsourcing）ともいわれる採用代行、中小企業が利用すべき理由は、どのようなところにあるのでしょう。
採用業務を経営者が担当することによる欠点
中小企業の中には、採用専任の担当者を置かず、採用活動の多くを経営者が担っているケースもあります。このように企業の全てを熟知している経営者が、採用活動の先頭に立つことは珍しいことではありません。
応募者のあらゆる疑問に対応することが可能となり、結果的により深く正しく企業を理解してもらうこともできるでしょう。こうして活躍してくれる優秀な人材を確保してきたという人もいることでしょう。
しかし、企業の全てを熟知している経営者が採用業務のすべてを行うことで生じる弊害もあります。
経営者の仕事は多岐にわたります。経営に加えてスタートアップ企業などは経理業務も経営者が行っているケースもあります。気づいたら、手におえないほどの業務を抱えてしまい、売上につながるコアな業務に注力できない状況に陥ることも。
事業を成長、拡大するためにも、経営者は経営に直結するコアな業務に注力すべきと考えます。採用業務の一部を採用代行サービスに委託することにで、経営者や社員がすべきではない雑務を軽減することが可能となります。
中小企業が採用代行を活用するメリット
細かく分けていくと、採用活動にはとても多くの作業がある事がわかります。
・説明会・インターンシップの企画
・書類・面接などでの選考業務
・合否連絡
・内定者のフォローなど
採用代行サービスを活用するメリットを見ていきましょう。
中小企業が採用代行を活用するメリット1.コアな業務に集中することができる
人材採用のコア業務で、一番重要なのは戦略の立案です。具体的には採用計画の構築、インターンシップ、説明会などの企画です。先にも説明したとおり、戦略次第で優秀な人材が採用できるかどうかが決まるといっても過言ではありません。
採用活動のノンコアの部分を採用代行に委託することで、採用の一番重要な業務に費やす時間を捻出することが可能となります。
中小企業が採用代行を活用するメリット2.人事部を持たなくていいため、経費の削減ができる
企業で採用担当者を1人雇う場合、年間約500～600万円前後のコストが必要とされています。サービスにもよりますが、採用業務を委託場合のコストは、安価なサービスで月額20万円前後からでしょう。
採用代行では、必要ない期間の利用をストップすることも可能です。欠員がでたときのみに利用する、必要な時期だけ利用するといった、変動費として必要な分だけコストをかけることができます。
中小企業が採用代行を活用するメリット3.採用のプロの知識や経験を得ることができる
採用代行サービスは、多くの業界、業種の採用経験があることが多く、採用活動の蓄積したノウハウを持ち合わせています。活用することでプロの採用活動のプロセスを学ぶよい機会となるでしょう。
専門的スキルや知識、さらには多く経験で培った知見を元に、各企業の希望に合った採用フローや運用方法などを提案してくれる採用代行サービスもあります。
中小企業が採用代行を活用するデメリット
採用代行活用のメリットから、コストダウンになり、生産性の向上が期待でき、採用に活かすノウハウを蓄積することができるということがわかりました。
しかし、採用代行を活用する上でのデメリットもあります。アウトソーシングを考えている方は、ぜひ以下の内容を見て検討することをおすすめします。
中小企業が採用代行を活用するデメリット1.コミュニケーション不足による代行サービスとのズレ
採用代行サービスを利用する際には、コミュニケーションが重要となります。企業が求める人材像や企業の強みは各社違いますから、をきちんと伝えて共有します。
ズレが生じると、思っていた人材が獲得できなかったり、採用活動がスムーズに進まず工数がかかってしまうこともあります。
積極的に連絡を取り合ってくれる業者を選ぶことがとても重要です。
中小企業が採用代行を活用するデメリット2.自社に採用のノウハウが蓄積されにくい
採用代行サービスはあくまでも「サポート」であり、コンサルティングとは違います。すべてを任せるのではなく、自社で策定した戦略や目的の基、作業を代行してもらいます。
仮に丸投げ可能な採用代行会社であっても、丸投げすることはおすすめしません。なぜなら全てを任せてしまうことで、自社にノウハウを蓄積することができなくなるからです。
プロのフローや運用を学ぶチャンスを逃さす手はありません。上手に活用することをおすすめします。
中小企業が採用代行を活用するデメリット3.採用時から、内定者との関係性が築きにくい
人を惹きつけるプロである、採用代行サービスに全てを依存してしまうと、志望者と直接関わる機会も少なくなります。その結果、社風や働くメンバーの人柄がうまく伝わらず、採用のミスマッチが起こることもあります。
そのようなことを起こさないためにも、応募者や内定者とのコミュニケーションを大事にしてください。信頼関係を築くことに繋がります。内定者であれば入社後すぐ馴染んでもらえる可能性も高くなります。
中小企業が採用代行を活用する際の注意点
ここまでは、採用代行に委託することのメリットとデメリットを考えてみました。
実際に、採用のプロである、採用代行を選ぶ際、どのようなことに注意すべきでしょうか？見てみましょう。
中小企業が採用代行を活用する際の注意点1.採用代行サービスの選定
採用代行サービスにはさまざまなタイプがあります。請け負う内容や特徴にも大きな差があるため事前確認は重要となります。確認したポイントは以下のとおりです。
・自社が求めるサービス内容であるか
・実績とリピート率は高いか
・どのようなサポート体制で取り組むのか
きちんと把握したうえで、業務委託先を選ぶことをおすすめします。
中小企業が採用代行を活用する際の注意点2.業務分担の明確化
採用活動のどの部分を委託するのかを明確化する必要があります。例えば自社の採用担当者は、重要な作業となる作業を担当（会社説明会の企画や面接官、内定者フォローなど）する。
採用代行サービスには、応募者とのやり取りやスケジュール調整、面接会場の準備などを委託するとよいでしょう。
採用活動はスピードが勝負です。細かい作業の繰り返しの中、どこかが抜け落ちていると、優秀な人材を取り逃がしてしまいます。
代行先に委託する業務内容を明確化し、連携していくことで優秀な人材を獲得することが期待できます。
中小企業が採用代行を活用する際の注意点3.ゴールの共有
自社でどんな人材を求めているのかを採用代行会社と共有します。
それらをきちんと伝えておくことによって、入社後、ミスマッチが起こるという最悪な事態を避けることができます。
採用代行会社は、採用活動のプロですが、企業が求めている人材の明記なしでは、どのような人材が求められているのかわりません。
より優秀な人材を獲得し、企業内に長く定着させるためには、採用代行会社とのゴールの共有が重要なカギとなります。
中小企業の採用サポートはHELP YOU
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
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チームプランの主なサービス内容
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■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
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まとめ
中小企業の採用活動についてチャンスが到来しています。
優秀な人材を獲得するためには、戦略と迅速な対応が重要です。採用代行サービスを利用することで戦略や企画などに費やす時間を捻出できることがご理解いただけたかと思います。
採用代行サービスの需要が増えていることもあり、各社オリジナルのサービスを展開しています。どうぞ自社に最適な採用代行サービスを選定し、人材獲得を成功させてください。
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