経営に関する部門としては、人事と経理、そして総務が主なものとして挙げられます。

この中で総務は、会社の経営についてはそれほど大きな影響を及ぼすものではなく、いわゆる「雑務を行う部署」「具体的な業務内容がはっきり見えてこない部署」として考えられていることが多いものです。

しかし、こうした業務をいかに効率よく行うかは社員の働きやすさに大きく影響します。
総務部門の業務をどのようにして効率よく、そして質の高いものとするかは、どの企業にとっても考えるべき事案です。

その1つの解決策となりえるのが、総務業務のアウトソーシングです。
そのメリットやデメリット、委託できる内容を知り、業務委託について検討してみましょう。

総務の業務委託でできること

総務業務は、捉えどころがあまりないように見えて、実にたくさんの仕事があるものです。
企業によっても総務がどこまで行うかは異なるので、業務委託でどこまで依頼できるかをチェックしましょう。

一般的な総務業務の内容とは？

まずは一般的に総務業務と呼ばれるものの内容を確認してみましょう。

• オフィスの清掃やメンテナンス
• 社内備品のチェック、管理、購入
• 部署や社員、役員の連絡網
• 行政への手続き
• 受付業務
• 定款の作成、コンプライアンスの順守確認
• 株主総会や重役会議などの運営
• 社内文書の管理
• 庶務・突発的に生じる事案への対応
• 福利厚生事案　など

もちろん上記の業務はあくまでも例で、会社によってはさらに多くの業務があり、他の部門が総務業務を担っているケースもあります。

受付業務などのアウトソーシングは一般的になりつつある

上記のように、総務業務はかなり幅広いものがあります。
そのため、部門全体をアウトソーシングするというよりも、特定の業務を切り出して委託することがほとんどです。

多くの企業で見られるのは、受付業務や書類作成・管理を派遣社員などによって行ってもらうという形です。
定型業務であることや正社員でなくても任せやすいということもあって、アウトソーシングするケースが多くなっているのです。

クラウドサービスを利用した業務委託も

また、クラウドサービスを利用した総務業務のアウトソーシングも検討できるでしょう。

たとえば、契約書の管理や名刺管理などは、効率的なプログラムを持ったクラウドサービスが登場しています。他にも、福利厚生手続きや情報セキュリティ関連の業務もクラウドを利用できます。

こうした仕事はオフィスに人がいなくてもできる部分が大きいので、クラウドサービスに委託できるのです。

不定期に生じる業務

不定期に生じる業務については、その都度委託するという手もあります。たとえば、社内外イベントの運営、行政上の手続き、ホームページの作成などがあります。

定常化していない業務のために正社員を割り振るよりは、業務が生じるたびに業務委託した方がコストを抑えられるという考えに基づいて行います。

総務を業務委託するメリット

こうした総務業務を社内で行うのではなく、外部に委託することにはさまざまなメリットがあります。

正社員としてかかるコストやリスクを下げられる

企業にとって、人件費や福利厚生にかかるコストは下げられるに越したことはありません。
そのため、受付業務など正社員でなくてもできる業務に関しては、アウトソーシングすることでコストを下げることができます。

また、それぞれの業務におけるスキルと経験を持った人が対応するため、研修にかける手間を省けるというのも大きなポイントです。
正社員はコア業務に集中できるようになり、より本来の業務にかけられるコストや人員が増えることになります。

経営全体で見ると、より効率的な業務配分がなされることになるのです。

質の高い業務となる

総務業務を請け負う会社には、その道のプロがたくさん所属しています。
すでにノウハウと経験を持っていますので、業務委託した段階から高いレベルで業務がスタートできるのは大きなメリットです。

また、多くの場合、総務業務を行う社員は複数の事案を同時に抱えているものですが、業務委託をする場合、対応するスタッフはその業務に集中します。その分、効率も良くなり、仕事の質も向上するでしょう。

新たなアイディアを得られることも

総務業務のアウトソーシングを請け負う会社の多くは、単に人員を割いたりクラウドで仕事をこなしたりするだけでなく、アドバイザーとしての役目も果たします。
たくさんの企業をサポートした経験を取り入れることで、より効率よく業務を果たす方法を知る機会となります。

また、イベントや会議室の設定などでも、新しいアイディアを提供して、新鮮な考え方を社内にもたらすこともあります。

総務を業務委託するデメリット

このように、総務業務をアウトソーシングすることにはたくさんのメリットがありますが、一方でデメリットもあります。

社内情報が外に漏れるリスク

総務部は、社内全体のいろいろな情報を知る立場にいます。
社員が行っているプロジェクトの内容、付き合いのある企業などの情報です。また、会計状況についても触れることがあります。

こうした大事な情報や社員の個人情報が外に漏れてしまうリスクが高くなります。
そのため、業務委託をする際には、アウトソーシング業者のセキュリティ体制には気を使う必要があります。

社員同士の結びつきが弱くなることも

総務部は、社員がスムーズに自分の仕事ができるように社員の意見をくみ上げ、たくさんの雑務を行い、裏でサポートするという役目を担っています。
こうした社員に配慮した働きが、社員の一体感を強めることにつながるものです。

しかし、これらの業務を委託することによって、ただ単に効率よく仕事を果たしていくという流れになってしまうとデメリットになりかねません。
現場の社員が求めるものと異なる内容になったり、社員同士の交流が減ってしまったりする可能性もあります。

総務業務委託の費用感

業務委託をする際に気になるのが、その効果と同時にかかる費用です。
どのように業務委託の料金が決まるかをチェックすることは、導入を検討するにあたって欠かせないポイントです。

スタッフ派遣か社外への切り出しか

業務によっては、スタッフを自社に派遣してもらって常駐する必要があります。一方で、単なる書類管理などの場合は、業務を切り出して依頼会社に任せることができます。

スタッフを派遣してもらう場合、人員の稼働費がかかるため、社外への切り出しよりもコストが高くなります。

業務の難易度による差

業務の専門性によっても料金は変わります。スキルやノウハウをさほど必要としない単純作業は安くなりますが、マンパワーが求められるものは高くなります。
たとえば、名刺管理などの単純作業は料金が安く、イベント企画運営などは技術費としてコストが高くなる傾向にあります。

マネジメントがあるかどうか

単に業務を遂行していくだけなのか、それとも業務改善のためのコンサルタントもあるのかによっても料金が変動します。

コンサルタントでも、業務のあり方そのものを変えていくような、よりディープな内容に踏み込むケースでは費用が高くなります。
また、コンサルタント業務でノウハウと実績が高い会社では、コンサルタント料を高めに設定していることもあります。

総務業務アウトソーシングの相場

上記の点を考慮に入れた上で、アウトソーシングの相場を見ていきましょう。

【業務切り出しの場合】
・労災や健康保険などの社会保険業務：月額8,000円～（社員数に応じる）
・名刺などの書類管理：月額10,000円～　など

【スタッフ派遣の場合】
・中程度の難度の業務、マネジメントあり：1名あたり40万円～　など

総務業務委託サービスの見極め方

総務業務委託サービスを行っている会社はたくさんあるので、どの会社に依頼するかは慎重に検討する必要があります。

実績があり信頼できるところか

社内情報の秘匿や業務の効率に関わるため、信頼感は何よりも重要です。そのためにも実績があり、今までに多数の会社を支援してきたかどうかをチェックしましょう。

また、実際に利用した企業からの評価や感想をチェックするのも役立ちます。

幅広い業務に対応しているか

総務業務はかなり幅広い内容になります。とりあえず1つの業務だけを切り出して依頼するとしても、将来的に依頼内容が広がることもあります。

こうした可能性についても考えて、いろいろな業務に対応できるところに依頼した方がいいでしょう。

マネジメント・コンサルタントもしてくれるか

スタートアップ企業など、これから業務の質と効率を上げたいと考えているのであれば、単に業務委託するだけでなく、さらに役立つ情報を得られる会社を選びたいものです。

持っているノウハウや経験を元に、マネジメントやコンサルタントもしてくれるところであれば、将来的に役に立つサポートを得られます。

費用対効果を慎重に分析

当然のことですが、アウトソーシングをすればそれなりのコストがかかります。正社員やパートタイムを直接雇用した方が安いというケースもないわけではありません。

まずは、自社の人員でどのくらいの費用がかかっているかを考えましょう。その後、業務委託先に見積もりを出してもらい、慎重に比較検討する必要があります。

おすすめの総務業務委託サービス

総務業務を請け負う会社の中でも、特に実績が高く質の高いサービスを提供している会社をピックアップしてご紹介します。

HELP YOU

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

NOC総務アウトソーシング

総務業務アウトソーシングの実績がとても高い会社です。総務だけでなく、経理や人事など、経営関連の業務を一括して請け負える対応力を持っています。

30年を超える実績があるため信頼度が高いのもメリットです。
そして、この経験を生かして業務改善のためのコンサルタントを実施しているのも特徴です。

ZEROIN

業務関連のアウトソーシングでは、幅広い内容に精通している会社です。
社員数人程度の企業から、数千人を超える企業まで、依頼実績が豊富です。

マネジメントにおいても積極的に企業の業務改善に取り組んでいます。
企業の実情分析から業務体制の効率化について的確なコンサルティングができるのが強みです。

総務の業務委託のまとめ

総務業務には、実にたくさんの仕事があります。庶務から会社組織の編成、分析まで社内全体に関係する業務を抱えています。
どうしても正社員だけで業務を行っていると無駄が生じてしまうこともあります。

そこで、業務委託という選択肢を取ることで人員コストを下げ、正社員がコア業務に集中できるというメリットを生むことができます。

総務業務アウトソーシングを行う、いくつもの実績を持つ会社がありますので、積極的に利用することができるでしょう。
業務難度や内容、コンサルティングの有無、委託形態によってコストが変わります。

自社業務でのコストと比較しながら、よりメリットの多い委託ができるところを選んでみてください。

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