総務を業務委託することで企業は変わるのか?そのメリットと業務委託する際のポイント

経営に関する部門としては、人事と経理、そして総務が主なものとして挙げられます。

この中で総務は、会社の経営についてはそれほど大きな影響を及ぼすものではなく、いわゆる「雑務を行う部署」、「具体的な業務内容がはっきり見えてこない部署」として考えられていることが多いものです。

しかし、実際のところ、会社を運営するにあたって、定常化されておらず目に見えない業務というのは非常に多いのです。

そして、こうした非定型の業務をいかに効率よく行うかというのは、社員の働きやすさに大きく影響してくる部分です。

この総務部門の業務をどのようにして効率よく、そして質の高いものとするか?これはどの企業にとっても考えるべき事案です。

その1つの解決策となりえるのが、総務業務のアウトソーシングです。

そのメリットや委託できる内容、デメリットとなりかねないポイントを探り、業務委託の可否について検討してみると良いでしょう。

 

総務業務で委託できること

総務という業務は、捉えどころがあまりないように見えて、実にたくさんの仕事があるものです。

企業によっても、総務がどこまで行うかは異なるので、業務委託でどこまでできるかをチェックするのは大事です。

 

一般的な総務業務の内容とは?

総務の仕事は多岐にわたりますので、まずは一般的に総務業務と呼ばれるものの内容を確認してみましょう。

オフィスの清掃やメンテナンス
社内備品のチェック、管理、購入
消防・防災プラン
部署や社員、役員の連絡網
行政への手続き
受付業務
組織編成
定款の作成、コンプライアンスの順守確認
株主総会や重役会議などの運営
社内文書の管理
庶務・突発的に生じる事案への対応
福利厚生事案

もちろん、上記の業務はあくまでも例で、会社によってはさらに多くの業務がありますし、逆に他の部門が業務を行っているケースもあります。

 

受付業務などのアウトソーシングは一般的になりつつある

上記のように、総務業務はかなり幅広いものがあります。

そのため、部門全体をアウトソーシングするというよりも、特定の業務を切り出して委託することがほとんどです。

多くの企業で見られるのは、受付業務や書類作成・管理を派遣社員などによって行ってもらうという形です。

定型化している業務であることや、正社員でなくても任せやすいということもあって、アウトソーシングするケースが多くなっているのです。

 

クラウドサービスを利用した業務委託も

実際にスタッフを送り込んでもらって業務をする形以外にも、クラウドサービスを利用した総務業務のアウトソーシングも検討することができるでしょう。

たとえば、契約書の管理や名刺管理などは、効率的なプログラムを持ったクラウドサービスが登場しています。

他にも、福利厚生手続きや、情報セキュリティ関連の業務もクラウドを利用できます。

こうした仕事はオフィスに人がいなくてもできる部分が大きいので、クラウドサービスで委託できるのです。

 

不定期に生じる業務

また、不定期に生じる業務については、その都度委託するという手もあります。

たとえば、社内外イベントの運営、行政上の手続き、ホームページの作成などがあります。

定常化していない業務のために正社員を割り振るよりは、業務が生じる度に業務委託した方がコストを抑えられるという考えに基づいて行います。

 

総務を業務委託するメリット

こうした総務業務を社内で行うのではなく、外部に委託することには様々なメリットがあります。

 

正社員としてかかるコストやリスクを下げられる

企業にとって、人件費や福利厚生にかかるコストは下げられるに越したことはありません。

そのため、受付業務など、正社員でなくてもできると判断される部分に関しては、完全にアウトソーシングしてしまうことで、コストを下げられます。

また、それぞれの業務における経験を持った人が送られてきますので、研修にかける手間を省けるというのも大きなポイントとなります。

正社員はコア業務に集中することができるようになりますので、より本来業務にかけられるコスト、人員が増えることになります。

経営全体で見ると、より効率的な業務配分がなされることになるのです。

 

質の高い業務となる

総務業務を請け負う会社は、その道のプロをたくさん抱えています。

すでにノウハウと経験を持っていますので、業務委託した段階から、ある程度の高いレベルの業務がスタートするというのは大きなメリットです。

また、多くの場合、総務業務を行う社員は複数の事案を同時に抱えているものですが、業務委託をする場合、派遣されるスタッフはその業務に集中します。

その分、効率も良くなりますし、仕事の質も向上することになります。

 

新たなアイディアを得られることも

総務業務をアウトソーシングする会社の多くは、単に人員を送ったりクラウドで仕事をこなしたりするだけでなく、アドバイザーとしての役目を果たします。

たくさんの企業をサポートした経験を生かして、より効率よく業務を果たす方法を知る機会となります。

また、イベントや会議室の設定などでも、新しいアイディアを提供して、新鮮な考え方を社内にもたらすこともあります。

 

総務を業務委託するデメリット

このように、総務業務をアウトソーシングすることにはたくさんのメリットがありますが、一方でデメリットもあります。

 

社内情報が外に漏れるリスク

総務部は、社内全体のいろいろな情報を知る立場にいます。

社員や行っているプロジェクトの内容、付き合いのある企業などの情報です。また、会計状況についても触れることがあります。

こうした大事な情報や、社員の個人情報が外に漏れてしまうリスクが高くなることもあります。

そのため、業務委託をする際には、この点にはかなり気を使う必要があります。

 

社員同士の結びつきが弱くなることも

総務部は、社員がスムーズに自分の仕事ができるように、社員の意見をくみ上げ、たくさんの雑務を行い裏でサポートするという役目を担っています。

こうした社員に配慮した働きが、社員の一体感を強めることにつながるものです。

しかし、これを業務委託することによって、ただ単に効率よく仕事を果たしていくという流れになってしまうとデメリットになりかねません。

現場の社員が求めるものと異なる内容になったり、社員同士の交流が減ってしまったりすることがあるのです。

 

総務業務委託の費用感

業務委託をする際に、企業として気になるのが、その効果と同時にかかる費用です。

どのように業務委託料金が決まるかをチェックすることは、導入を検討するに当たって欠かせないポイントです。

 

スタッフ派遣か社外切り出しか

業務によっては、スタッフを自社に派遣してもらって常駐する必要があります。

一方で、単なる書類管理などの場合は、業務を切り出して依頼会社に任せることができます。

この二つのポイントでは、スタッフ派遣の方が丸々人員稼働費がかかるため、社外への切り出しよりもコストが高くなります。

 

業務の難度による差

業務の専門性によって料金は変わってきます。

スキルやノウハウをさほど必要としない、単純作業に近いものは安くなりますが、マンパワーが求められるものは高くなります。

たとえば、名刺管理などの単純作業は料金が安く、イベント企画運営などは技術費としてコストが高くなる傾向にあります。

 

マネジメントがあるかどうか

単に業務を遂行していくだけなのか、それとも業務改善のためのコンサルタントもあるのかによっても料金が変動します。

コンサルタントでも、業務のあり方そのものを変えていくような、よりディープな内容に踏み込むケースでは費用が高くなります。

また、コンサルタント業務でノウハウと実績が高い会社では、コンサルタント料を高めに設定していることもあります。

 

おおよその総務業務アウトソーシングの相場

上記のようなことを考慮に入れた上で、ある程度の相場というものが存在しますので参考にすることができるでしょう。

たとえば、業務切り出しの場合としては、
労災や健康保険などの社会保険業務:月額8,000円から社員数に応じて
名刺などの書類管理:月額10,000円から

スタッフを派遣してもらう常駐型では、中程度の難度の業務、マネジメントありという条件で、【1名あたり40万円】という料金を算出できます。

 

総務業務委託サービスの見極め方

総務業務委託サービスを行っている会社はいくつもありますので、どの会社に依頼するかは慎重に検討する必要があります。

 

実績があり信頼できるところか

社内情報の秘匿や業務の効率に関わってくるものとなりますので、信頼できるところかというのはなりよりも重要です。

そのためにも、実績があり今までに多数の会社を支援してきたかを見るようにしましょう。

また、実際に利用した企業からの評価や感想をチェックするのも役立ちます。

 

幅広い業務に対応しているか

総務業務はかなり幅広い内容になります。

とりあえず、1つの業務だけを切り出して依頼するとしても、将来的に依頼内容が広がることもあります。

こうした可能性についても考えて、最初からいろいろな業務に対応できるところに依頼した方がいいでしょう。

 

マネジメント・コンサルタントもしてくれるか

スタートアップ企業など、これから業務の質と効率を上げたいと考えているのであれば、単に業務委託するだけでなく、さらに役立つ情報を得られる会社を選びたいものです。

持っているノウハウや経験を元に、マネジメントやコンサルタントもしてくれるところであれば、将来的に役に立つサポートを得られます。

 

費用対効果を慎重に分析

当然のことですが、アウトソーシングをすればそれなりのコストがかかります。

正社員やパートタイムを直接雇用した方がいいというケースもないわけではありません。

まずは、自社で動かしている人員でどのくらいの費用がかかっているかを考えましょう。

その後、委託先に見積もりを出してもらい、慎重に比較検討する必要があります。

 

おすすめの総務業務委託サービス

おすすめサービス

総務業務を請け負う会社の中でも、特に実績が高く質の高いサービスを提供しているところをピックアップしてご紹介します。

 

HELP YOU

とにかくスタッフの業務スキルが高いのが特徴となっているのが、このHELP YOUです。

スタッフの採用率が1パーセントと、厳選してスタッフを採用しています。

また、経理や営業を始めとする様々な業務に幅広く対応しているのもメリットです。

総務業務の中でも、それぞれの企業のニーズに合わせて質の高い業務を提供できます。

https://help-you.me/
 

 

NOC総務アウトソーシング

総務業務アウトソーシングの実績がとても高い会社です。総務だけでなく、経理や人事など、経営関連の業務を一括して請け負える対応力を持っています。

30年を超える実績があるため信頼度が高いのもメリットです。

そして、この経験を生かして業務改善のためのコンサルタントを実施しているのも特徴です。

https://www.noc-net.co.jp/general/

 

ZEROIN

業務関連のアウトソーシングでは、幅広い内容に精通している会社です。

社員数人程度の企業から、数千人を超える企業まで、依頼実績が豊富です。

マネジメントにおいても積極的に企業の業務改善に取り組んでいます。

企業の実情分析から業務体制の効率化について的確なコンサルティングができるのが強みです。

http://www.zeroin.co.jp/service/outsourcing.html
 

まとめ

総務業務には、実にたくさんの仕事があります。

庶務から会社組織の編成、分析まで社内全体に関係する業務を抱えています。

定型化されていない業務も多いため、どうしても正社員だけで業務を行っていると無駄が生じてしまうこともあります。

そこで、業務委託という選択肢を取ることで、人員コストを下げコア業務に正社員が集中できるというメリットを生むことができます。

総務業務アウトソーシングを行う、いくつもの実績を持つ会社がありますので、積極的に利用することができるでしょう。

業務難度や内容、コンサルティングの有無、委託形態によってコストが変わってきます。

自社業務でのコストと比較しながら、よりメリットの多い委託ができるところを選ぶようにしましょう。

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