近年、ビジネスのペースはますます加速しており、企業や経営者は多岐にわたる業務に追われています。そんな中、注目されているのが「秘書代行サービス」です。

秘書代行サービスとは、企業が日常業務や専門業務のサポートを外部のプロフェッショナルに委託できるサービスです。
秘書代行サービスを利用することで企業は、時間の有効活用ができる上に、プロによる専門知識とスキルを活用することができます。

この記事では、秘書代行サービスの概要から活用のメリット、サービスの選び方や効果的に利用するためのコツまで徹底解説します。
また、おすすめの秘書代行サービスも7選紹介します。

秘書代行サービスを活用した「ビジネスの舞台裏でのサポートを強化する方法」について、ぜひご一読ください。

秘書代行サービスとは

企業のスケジュール管理や電話対応など、日常業務や事務作業を専門的にサポートする「秘書代行サービス」は、企業のビジネスサポートを行う重要なパートナーです。
このサービスは人事、総務、経理、マーケティングなど、多岐にわたる業務領域に柔軟に対応し、企業のニーズに合わせてカスタマイズされます。例えば、経理業務全般といった幅広いものから、電話対応のような特定の業務に特化したものまで様々です。

秘書代行サービスは、人手不足や特定業務に追われがちな企業、または業務の効率化や専門性の向上を求める企業にとって、価値あるサポートを提供します。これにより、企業はより効果的かつ専念できる業務に集中し、業務全体のパフォーマンス向上に寄与できます。

秘書代行サービスと電話代行サービスの違い

「秘書代行サービス」と「電話代行サービス」は混同されがちですが、それぞれ異なる業務を担当しています。

電話代行サービスは、その名の通り「電話」に焦点を当てたサービス。主に以下の業務を代行します。

一方で、秘書代行サービスは、電話対応に限らず様々な業務に対応する包括的なサービスです。スケジュール管理やデータ入力、資料作成や会議サポートなど、幅広い業務をカバーします。

そのため、企業が抱える多岐にわたる業務に対して継続的なサポートが必要な場合は、秘書代行サービスが適しています。

秘書代行サービス活用のメリット

秘書代行サービスの利用には多くのメリットがあります。これらのメリットを理解することで、ビジネスプロセスを更に効率的かつ効果的に進めることができます。

時間の効率化が可能に

時間の効果的な活用は、ビジネスの成果に直結します。たとえば、秘書代行サービスを利用して、スケジュール管理や電話対応、メールの整理などのルーチン業務をプロフェッショナルに代行してもらえば、これらに費やされていた時間をより重要なタスクやコア業務に専念できます。

社員がコア業務に集中できる環境が整えば、企業全体の業務効率も一層向上します。

専門知識とスキルの活用

秘書代行サービスは、経験豊富なプロフェッショナルがサービスを提供します。そのため、秘書代行サービスを利用することで、彼らの持つ専門知識と高度なスキルを社内に取り入れることができます。

これにより社内の業務に新たな視点と効果的なアプローチが導入されれば、高度な対応品質と効率的なタスク処理で機会損失することなく、顧客獲得なども期待できます。

コスト削減

秘書代行サービスを利用することで、効果的にコストを削減できます。通常、フルタイムの秘書を雇う場合は、採用から研修までに多くの経費が発生します。これに対し、秘書代行サービスでは必要なときに柔軟にサービスを利用し、発生する費用はその都度の利用分のみとなります。

こうしたスマートな運用により、企業は必要なサポートを手軽に得つつ、経済的なメリットを享受することができるのです。

秘書代行サービスの業務内容例

秘書代行サービスの対応可能な業務内容は、業者やサービス提供者や契約内容によって異なります。一般的に個別の依頼内容に合わせてカスタマイズされるため、自社に合ったプランで業務の効率化を図ることが可能です。

以下は、代表的な秘書代行サービスの業務内容例です。

スケジュール管理

会議や予定の調整、スケジュールの立て込みを避けるための時間管理などを行います。これにより、経営者や担当者は重要な業務に集中できます。また、柔軟な調整によってスムーズな業務進行をサポートします。

電話対応

受電対応や通話の取り次ぎ、転送サービス、メッセージ伝達サービスなどを行います。お客様との円滑なコミュニケーションを確保し、プロフェッショナルな高品質対応を提供します。

電話代行業者には、クレーム対応を含めた架電対応が可能なケースもあります。一方で、受電対応事態が不可となっている秘書代行サービスもありますので、電話対応を含めた依頼を検討している場合はご注意ください。

データ収集

オンライン調査やデータ収集に関する業務をサポートし、重要な情報を整理・提供します。的確なデータ収集によって、戦略的な意思決定を支援します。

データ入力

データ入力やデータの整理、データベース管理などの事務作業を代行し、正確で整ったデータを維持します。データ品質の向上を通じて業務プロセスを効率化します。

資料作成

レポートやプレゼン資料などの文書作成をサポートし、プロフェッショナルな資料を迅速に提供します。クオリティの高い資料作成により、ビジネスプレゼンスを向上させます。

会議サポート

会議の準備、アジェンダ作成、資料の整理、会議の議事録作成、参加者との連絡調整など、効果的な会議運営をサポートします。円滑なコミュニケーションと組織された進行により、生産的な会議環境を構築します。

その他サポート業務

企業のニーズに応じて、特定の業務を補完するためのサポートを提供します。例えばプロジェクト管理のサポートやイベント企画、調査・分析業務など、様々な業務に柔軟に対応します。

秘書代行おすすめサービス比較

多くの秘書代行サービスが存在する中で、それぞれが独自のサービス特徴や料金プランを提供しています。

以下にいくつかのおすすめの秘書代行サービスを取り上げています。それぞれの特徴やプランを比較し、自社に合ったサービス選びにお役立てください。

HELP YOU

「HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUの料金プラン】
HELP YOUでは、お客様のご要望に合わせたプランをご用意しています。

＜1名専属プラン＞
一人の固定専属アシスタントがお客様の業務を柔軟にサポートするプランです。

・月額料金：15万円（初期費用なし）
・実働時間：45時間

その他、ディレクターが窓口となりチーム制でサポートする「チームプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

【1名専属プランの4つの強み】
1.合計月45時間程度の業務を1名の専属アシスタントがサポート
2.固定のアシスタントのため、マニュアル化しづらい業務にも柔軟に対応
3.数多くのアシスタントの中から、お客様のニーズに合わせてマッチング
4.ご利用を継続いただくことで組織・商品理解をより深めることが可能

【1名専属プランの主なサービス内容】
HELP YOUには、豊富なスキルと経験を持った優秀なスタッフが在籍しているため、さまざまな業務の依頼が可能です。貴社が抱える悩みを解決に導くお手伝いをいたします。

■秘書：スケジュール管理・調整、メール代理対応、出張・会食・会議室等の手配など
■営業サポート：営業支援業務・営業リスト作成、会議資料作成など
■人事・採用サポート：応募者対応、スカウトメール配信、セミナー会場の手配など
■経理：請求書発行、見積作成、領収書まとめなど
■その他：オペレーションの提案、カスタマーサポート、データ入力 ・チェックなど
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能なオーダーメイド型となっています。

【HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ】

管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！
電話受付：050-3187-5599（平日10～18時）

フジ子さん

フジ子さんは、様々なバックオフィス業務をオンラインでサポートするプロフェッショナルなサービスです。一般的なアシスタント業務から専門性の高い業務まで、オンラインで効率的なサポートが可能です。

【サービス特徴】

【サービス内容】

【料金プラン】

※無料トライアル2時間まで

運営会社：ＢＰＯテクノロジー株式会社

CASTER BIZ アシスタント

CASTER BIZ アシスタントは、日常業務から専門領域まであらゆる仕事をサポートするリモートアシスタントサービスです。

【サービス特徴】

【サービス内容】

【料金プラン】

運営会社： 株式会社キャスター

電話代行サービスe秘書

電話代行サービスe秘書は、電話代行に加え、メール代行とチャット代行、オンラインアシスタントのサービスを提供しています。

【サービス特徴】

【サービス内容】

【料金プラン】

運営会社： 株式会社ベルシステム24ホールディングス

電話代行サービス株式会社

電話代行サービス株式会社は、24時間365日対応の代表電話の対応やコールセンター業務がメインの電話対応に強みを持つ秘書代行サービスです。特徴は営業電話、間違い電話、いたずら電話はコール数に計上されない（報告不要な場合）こと。

【サービス特徴】

【サービス内容】

【料金プラン】

※全て税別料金
※その他、業種別や用途別によるプランあり。詳細は公式サイト要確認
※1ヶ月無料トライアルはキャンペーン期間のみ（要問い合わせ）

運営会社： 電話代行サービス株式会社

CUBE電話代行サービス

CUBE電話代行サービスは、電話代行に特化したサービスです。企業の電話対応の負担軽減・作業効率UPをサポートします。

【サービス特徴】

【サービス内容】

【料金プラン】

※全て税別料金
※その他プランあり。詳細は公式サイト要確認

運営会社： 株式会社大阪エル・シー・センター

渋谷オフィス

渋谷オフィスは、東京都渋谷区で25年以上、起業家、フリーランス、小規模経営のための電話代行に特化した秘書代行サービスを提供しています。

【サービス特徴】

【サービス内容】

【料金プラン】

運営会社： 渋谷オフィス株式会社

秘書代行サービスの選び方

自社に合った最適な秘書代行サービスを選ぶためには、どうすればいいのでしょうか？
以下では、適切なサービスを見極める際のポイントを紹介します。

依頼可能なサービス内容

秘書代行サービスを選ぶ際に重要なのは、提供されているサービス内容です。まず、自社が依頼したい業務を代行会社がどのような範囲で提供しているかを確認しましょう。

スケジュール管理や電話対応、メールの管理など、自社のニーズに適したサービスが提供されているかどうかが重要です。

その他にも、特定の業務やプロジェクトに対応できる柔軟性も考慮に入れ、ビジネスの多岐にわたる要望に対応可能かを確認することが重要です。

信頼性と実績

代行サービスの信頼性と実績を確認することも肝要です。これは、過去の顧客のレビューや評判、成功事例や顧客の満足度などを通して確認しましょう。信頼できる代行パートナーを選ぶことで、安心して利用することができます。

確固たる実績と高い信頼性は、ビジネスにおいて頼りになるサポートを約束します。

価格とコスト

価格とコストの比較は欠かせません。サービス内容と料金を照らし合わせ、自社の予算と必要なサービスが調和しているか確認します。適切な価格設定と透明性のある料金体系が、スムーズな取引の鍵となります。

なお、確認の際には、基本プランとオプションの料金だけでなく、隠れた追加料金や条件なども把握しましょう。これにより後々の予測不可能なコストを回避できます。

秘書代行サービスのデメリットと対策

企業が秘書代行サービスを利用する際には、いくつかのデメリットが存在します。
それらに対する対策を講じることで、デメリットを最小限に抑え、秘書代行サービスを効果的に活用できます。

セキュリティリスク

秘書代行サービスを利用することで、機密情報が第三者に漏洩するリスクが生じる可能性があります。

適切な理解と調整の必要性

外部の秘書が企業内の業務を担当する場合、自社のニーズや期待値が適切に理解されないと、効果的な業務の遂行が難しくなります。

まとめ

秘書代行サービスは、ビジネスのスムーズな運営や業務の効率化に寄与する強力なツールとして注目を集めています。

秘書代行サービスを活用することで、企業は時間の効率化、専門知識の活用、コスト削減などの恩恵を受けることができます。
また、慎重なサービスの選択と適切なコミュニケーションにより、セキュリティリスクや理解の不足などのデメリットを克服し、ビジネスのさらなる発展を促進することが可能です。

自社に合った最良の秘書代行サービスを見つけ、適切に利用することで、企業の成長を推進しましょう。

▼関連記事

オンライン秘書のメリット・デメリットは？知っておくべき注意点

【比較】「事務代行サービス」６選｜業務内容を詳しく紹介！