オンライン秘書のメリット・デメリットは?知っておくべき注意点

雑務に追われて大事な業務に手が回らない…
人手不足だけど新たに社員を雇うのはハードルが高い…

このような企業の悩みを解決する手段として、オンライン秘書サービスが注目を集めています。

オンライン秘書を活用することで、専門知識やノウハウを持つ即戦力の人材を必要な時だけ確保できます。
人材採用にかかるコストや手間も削減でき、社員が本来のコア業務に注力できるようになれば生産性アップも見込めるでしょう。

この記事では、オンライン秘書サービスのメリットとデメリット、サービスを選ぶ際の注意点についてご紹介します。
記事を読むことで、オンライン秘書を導入するためのポイントがつかめるはずです。

オンライン秘書資料

 

オンライン秘書とは

オンライン秘書 デメリット1

オンライン秘書とは、インターネットを通して企業の業務をサポートするオンラインのアシスタントのことです。

一般的な秘書業務だけでなく、経理や総務、人事・採用など、幅広いバックオフィス業務を依頼できます。専門的なスキルを持ったスタッフがフレキシブルに対応してくれる点が特徴です。

オンライン秘書を活用することで、バックオフィス業務の負担が軽減され、経営者や担当社員は直接的な利益につながるコア業務に集中できるようになります。

オンライン秘書に依頼できる仕事

オンライン秘書 デメリット2

オンライン秘書にはさまざまなバックオフィス業務を依頼できますが、具体的にはどういった業務が依頼できるのでしょうか?
オンライン秘書サービスに依頼できる具体的な業務内容を業務別にご紹介します。

秘書業務

経営者や役員など経営陣が効率よく仕事を行えるように庶務をサポート・管理する秘書業務は、多くのオンライン秘書サービスが提供している業務の一つです。

秘書業務の具体例
  • スケジュール/アポイント調整
  • 電話対応/メール対応
  • 議事録/会議資料の作成
  • お礼状/お詫び状などの書状作成
  • 贈答品の手配
  • 出張先のホテルの手配
  • 航空チケットの手配
  • リサーチ
  • 会食場/レストランの予約 など

こういったバックオフィス業務をオンライン秘書に任せることで、経営者や自社社員がコア業務に集中できる環境を整えることができます。

総務

企業の運営が滞りなく行われるように社内のさまざまな環境を整える総務業務も、オンライン秘書サービスに依頼できます。

総務業務の具体例
  • 請求書/見積書の作成
  • 書類整理
  • 備品購入/補充
  • 物品管理
  • 広報業務
  • 役所関係手続き など

総務の仕事は日々の細かいタスクが多く含まれます。バックオフィス業務に追われてコア業務に注力できないといった場合は、オンライン秘書の活用が有効です。

経理

オンライン秘書には、記帳や請求書、給与計算などお金に関する経理関連業務も委託できます。日々の記帳代行を定期的に依頼したり、月末や決算期の繁忙期のみ依頼したりと、好きなタイミングで依頼可能です。

経理業務の具体例
  • 帳簿への記帳
  • 領収書や書類のファイリング/管理
  • 入金管理代行
  • 仕訳の入力作業
  • 給与計算
  • 請求書/見積書の作成
  • 受発注/売上管理
  • 経費精算 など
  • 経理関連業務は企業に欠かせない業務でありながらも、コア業務ではない、知識や経験が必要といった理由から人材確保が困難になりがちな分野です。

    そのため、経理関連業務には、低コストでスポット依頼が可能なオンライン秘書サービスが役立ちます。

    営業事務

    営業職の従業員が働きやすいように、営業時に使う資料の作成や顧客の管理など、事務的なサポートの依頼をすることも可能です。

    営業事務業務の具体例
    • リスト作成(営業先/提携先/競合先)
    • プレゼン資料作成
    • 顧客管理
    • アポイント調整
    • 顧客の窓口対応
    • 名刺整理
    • 見積書/納品書/請求書作成
    • データ入力
    • カスタマーサポート など

    経営者が営業活動も兼任するプレイングマネージャーの場合は特に、必須の依頼業務と言えるでしょう。

    なお、数あるオンライン秘書サービスの中には、営業サポートに特化したサービスを提供しているところもあります。

    人事・採用

    人事関連業務は、企業の採用活動や教育を担い、人材を見極めたり育成したりする重要な業務です。

    また、採用後の人材に適した人員配置を行う、評価制度を企画するといった業務も発生します。オンライン秘書サービスには、これらの採用・人事業務を依頼することもできます。

    人事・採用関連業務の具体例
    • 社員研修やセミナーの手配
    • 資料作成
    • 勤怠管理/残業時間管理/有給休暇管理
    • 入社時/退職時などの各種社会保険手続き
    • 求人媒体の選定/求人票の作成
    • 応募者対応
    • 合否メール送信
    • 内定後手続き など

    人事・採用関連業務は経験やスキルが求められるうえに期日厳守の業務が多いため、自社で全てを対応することは容易ではありません。

    オンライン秘書を活用すれば、経験豊かなスタッフによる質の高い業務サポートが受けられます。

    オンライン秘書のメリット

    オンライン秘書 デメリット3

    オンライン秘書を導入する主なメリットとして、以下の3点が挙げられます。

    コア業務に集中できる

    オンライン秘書を導入することで、社員はコア業務に集中できるようになります。
    コア業務とは、企業活動の根幹となる利益や売上に直結する業務です。反対にノンコア業務は、利益には直接つながらないものの、企業や組織運営において欠かせない業務全般を指します。

    このノンコア業務をオンライン秘書に任せることで、担当者はより重要なコア業務に集中できるようになります。その結果、業務効率化や生産性向上が実現し、事業の成長につながる可能性があります。

    コストを削減できる

    オンライン秘書の導入によって、コストの削減も可能です。オンライン秘書サービスは、業務依頼量を月ごとに調整でき、固定費となる人件費を外注費として変動費化できます。

    また、オンライン秘書には即戦力となるスキルの高い人材が揃っており、業者側で案件に合った人材をアサインしてくれます。
    そのため、自社で一から人材を採用や育成する必要のある正社員の雇用や人材派遣に比べて、採用・教育の手間やコストを省くことが可能です。

    スピーディーに導入できる

    オンライン秘書は、人材派遣や業務委託と異なり導入スピードが速いというメリットがあります。

    派遣社員の場合、派遣会社への依頼・面接・契約の締結といった多くの手順を踏むため、少なくとも導入に数週間〜1・2ヵ月程は時間がかかってしまいます。その点、 オンライン秘書であれば、最短3日程度で導入が可能です。

    オンライン秘書のデメリット

    オンライン秘書 デメリット5

    メリットの多いオンライン秘書ですが、活用シーンによってはデメリットも発生します。

    オフラインでの対応が難しい

    オンライン秘書のデメリットの一つは、オフライン業務の依頼ができないことです。オンライン秘書は在宅ワーカーがオンライン上で作業を行います。そのため、基本的には領収書など紙ベースの書類を整理したり、受電したりといったオフライン業務の依頼には対応していません。

    あくまでも「オンライン」秘書サービスであるという点は考慮しておきましょう。

    事前にスキルが分からない

    また、オンライン秘書は企業の直接雇用ではないため、事前にスキルを把握しにくい傾向があります。

    しかし、多くのオンライン秘書サービスでは、スタッフの採用時に厳しいスキルチェックを行っています。企業からの依頼に最適なスタッフをスキルに基づいてアサインするため、安心して業務を依頼することが可能です。

    コミュニケーションに工夫が必要

    オンライン秘書を利用する際は、テキストでのコミュニケーションが中心となります。そのため、ちょっとした頼み事がしづらい、ニュアンスが伝わりにくくやり取りに時間や手間がかかる可能性があります。

    解決策としては、通常時はチャットツールを活用し、打ち合わせが必要な時や緊急時はZoomなどのWeb会議ツール等を使って直接やり取りをするなど、状況によってコミュニケーションツールを使い分けるのがおすすめです。

    オンライン秘書を選ぶ時の注意点

    オンライン秘書 デメリット6

    自社に合った最適なオンライン秘書サービスを選ぶためには、抑えておくべきポイントがあります。

    安定した稼働ができるか

    フリーランスなど個人のオンライン秘書を導入する場合、その人が休んだり辞めた時に仕事が滞ってしまう可能性があるため、依頼する際は注意が必要です。

    対するオンライン秘書サービスの多くはチームで対応するため、スタッフが変わっても安定した稼働が期待できます。

    費用対効果が高いか

    コストはできるだけ低く抑えたいと考える企業は多いでしょう。しかしながら、安さだけで選んでしまうと、納品物のクオリティが低かったり、要望に対する柔軟性が低かったりなど、満足のいくサービスが受けられない可能性があります。

    そのため、オンライン秘書サービスの料金を比較する際には、納品物のクオリティやサポート体制なども含めて費用対効果を考えることが重要です。

    検討しているオンライン秘書サービスのWebサイトで実績を確認したり、口コミサイトなどで情報収集をして比較検討することをおすすめします。

    オンライン秘書サービスの中には無料トライアル期間が設けられているところもあるので、その期間を有効活用して判断することも可能です。

    セキュリティ体制は万全か

    オンライン秘書を利用するということは、自社の業務上の情報を外部スタッフと共有するということです。そのため、情報漏洩などのリスク管理や情報管理教育などのセキュリティ体制がしっかりしているサービスを選ぶことが重要です。

    在籍スタッフに対して秘密保持契約(NDA)を締結しているか、情報管理教育を実施しているかなど情報セキュリティに対する取り組みをしっかりと確認しましょう。

    Pマーク(プライバシーマーク)やISO27001(ISMS:情報セキュリティマネジメントシステム認証)取得の有無など第三者機関の認証があると安心です。

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    オンライン秘書なら「HELP YOU」

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    HELP YOUの特徴

    HELP YOU

    HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
    優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

    【HELP YOUのプラン】
    <チームプラン>
    お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

    チームプラン4つの強み
    1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」
    2.チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし!長期的な依頼が可能
    3.さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単!頼れる「専属ディレクター」
    4.海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
     

    チームプランの主なサービス内容
    HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

    ■総務業務:出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
    ■経理業務:入金管理、支払業務、請求書発行など
    ■人事・採用業務:求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
    ■営業サポート業務:会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
    ■マーケティング業務:SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
    ■ECサイト業務:売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
    ※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

    料金
    月額:10万円~/実働時間:30時間~(税抜)

     

    チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。

    「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください!

     

    HELP YOU導入事例

    HELP YOUのオンライン秘書サービスは多くの企業で導入されています。ここでは実際の導入事例をご紹介します。

    株式会社あきた創生マネジメントは、デジタル化の推進やグローバル人材の育成など、これからの時代にあった新しい介護の形を提供している秋田県の介護事業会社です。

    【介護業界】事務の外注で担当者がいなくても仕事が回る体制へ

    【HELP YOU導入前の課題】
    給与計算や勤怠管理を担当するスタッフが限定的だったため、急な欠員が出ると業務が止まってしまうというリスクを抱えていました。
    こうした業務の属人化は事業継続上の大きなリスクとなるため、バックオフィス業務のアウトソース化をどうするかが課題でした。

    【HELP YOUへの依頼内容】
    経理関連では、出退勤情報の確認、給与計算、インターネットバンキング対応データの作成などをご依頼いただいています。
    上記のアウトソーシングがうまくいったあとは、さらに動画編集、セミナー資料やビジョンマップの作成、noteの執筆など、幅広い業務をHELP YOUにお任せいただいています。

    【HELP YOU導入後の効果】
    HELP YOUはチーム体制により複数のスタッフで業務にあたるため、もし誰かが休んでも他のスタッフのフォローによって安定した稼働が可能です。スタッフ間で常に情報を共有しながら業務を進めるので、業務の属人化の心配もありません。

    費用面では、もっと安価で利用できるサービスもあったものの、属人化の解消を目指す上でチーム体制という特徴が何にも代え難い価値だと感じているそうです。

    HELP YOUの口コミ・評判

    管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー|ミナオシ

    オンライン秘書はこんな企業におすすめ

    オンライン秘書 デメリット7

    ここでは、オンライン秘書業務の導入をおすすめしたい企業の特徴について解説します。

    急速な事業拡大で業務量が増えた

    事業拡大などに伴い業務量が急速に増えた企業も、オンライン秘書の導入をおすすめします。事業が拡大することは喜ばしい反面、急速な成長に社内のリソースが追い付かないケースもあるでしょう。

    オンライン秘書を活用すれば、募集の手間も人材育成の手間もかけず、簡単かつスピーディーに人材確保ができ、業務過多の状況を改善できます。

    そのため、企業は従業員に負荷をかけることも、急激に増えた作業に追われることもなく、事業拡大に合わせた環境整備を行うことが可能です。

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    1人体制の部署がある

    一つの部署の業務を1人体制でこなすことには、リソース的に限界があるうえに、さまざまなリスクも伴います。

    1人体制の部署がある場合、急な休みや退職に対応できなかったり、業務の属人化がおきたりといったリスクがあります。こういったリスクを回避するためにも、1人体制の部署がある企業は特に、オンライン秘書サービスの導入をおすすめします。

    オンライン秘書サービスの導入目的は、人材不足を補うことだけではありません。オンライン秘書を導入することで、業務停滞や情報共有がされない状況が解消されます。

    同時にワークフローや動線を見直すことで、運営体制を整えることも可能です。

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    繁忙期のみ活用したい

    オンライン秘書サービスは、スポット(短期) 依頼も可能なため、繁忙期のみ活用したい企業にもおすすめです。たとえば経理関連業務は企業に欠かせない業務でありながらも、決算期や年末調整の時期など閑散期と繁忙期の差が激しく、定期的にこなしてもらいたい業務とはいえない場合もあります。

    こうした業務に専任の人材を採用した場合、閑散期でも固定費としての人件費が必要になります。

    しかしオンライン秘書サービスを活用すれば、固定費ではなく変動費として、必要なときだけ業務の依頼ができるため、コスト削減にもつながります。

    まとめ

    オンライン秘書 デメリット8

    人材の安定した確保やコスト削減など、さまざまなメリットのあるオンライン秘書サービスについてご紹介しました。
    オンライン秘書サービスを導入することで、バックオフィス業務の負担が減り、社員がコア業務に集中できる体制が整います。

    その一方で、セキュリティ対策や費用対効果など、オンライン秘書サービスを選ぶ際にはチェックすべきポイントも多くあります。

    オンライン秘書サービスのメリットやデメリット、注意点を理解し、自社の成長のためにうまく活用してみてはいかがでしょうか。

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    オンラインアウトソーシングはHELP YOU

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    人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
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    【HELP YOUが選ばれる理由】


    1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
    2.チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし!長期的な依頼が可能
    3.専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる

    日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
    ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。

    お電話での無料相談はこちらをご利用ください。050-3187-5599(平日10~18時)