オンライン秘書サービス|導入をおすすめしたい企業と活用事例

オンライン秘書

雑務に追われてコア業務に手が回らない…
人手は足りないけど新たに社員を雇用するのはハードルが高い…
繁忙期だけ人を雇えたらいいのに…

このような人材不足に関わる悩みを解決する手段として「オンライン秘書サービス」が注目を集めています。

オンライン秘書を活用することで、専門的な知識とスキルを有する即戦力の人材を必要な時だけ確保することができます。人材採用にかける手間やコスト・時間も削減できるうえに、本来のコア業務に注力することができるため生産性アップも期待できます。

この記事では、オンライン秘書サービスの依頼可能業務や料金相場、導入をおすすめしたい企業の特徴とサービス選びの際のポイントを解説します。
あわせて企業の活用事例やおすすめサービス業者も紹介しますので、ぜひ導入検討の参考にお役立てください。

目次

オンライン秘書とは

オンライン秘書とは

オンライン秘書とは、企業や個人事業主といったクライアントの一部業務をオンラインで委託できるサービスです

秘書業務をはじめ経理や人事、その他さまざまな業務をオンラインで代行します。オンラインアシスタントや事務代行、バーチャルアシスタントとも呼ばれています。

打ち合わせに使用する資料の作成やメールの仕分け、受注管理やメルマガ配信などあらゆる業務をオンラインでつながっている秘書に依頼することが可能です。そのため経営者や担当社員は、利益につながる仕事(コア業務)に集中することができます。

スタッフは元大手企業のオフィスワーカーなど

実際に業務サポートを行うのは、オンライン秘書サービスに所属しているスタッフ。主に企業勤務経験をもつ在宅ワーカーです。

経理や総務、営業事務や翻訳など、経験値が高く、専門分野に特化した知識とスキルを持ったスタッフが多く在籍しており、幅広い業務に対応しています。ルーチンワークを定期的に依頼したり、繁忙期だけスポットで依頼したりと自社の都合に合わせた柔軟な活用が可能です

企業は新たな人材を雇用して育成する手間と時間をかけることなく、スキルのある人材を必要な期間だけ確保できるため、自社で社員を雇用するよりも労力もコストも抑えられます

オンライン秘書と派遣サービスの違い

オンライン秘書と類似したサービスを提供するものに、「人材派遣サービス」があります。オンライン秘書を人材派遣と誤解されることがありますが、これらのサービスは厳密には異なります。

オンライン秘書はクライアントとオンライン上でやり取りを行います。一方、派遣社員はクライアント先に赴いて業務にあたります。

オンライン秘書サービス 人材派遣
契約単位
  • 1ヵ月~契約可能
  • 利用期間はプランによってさまざま
  • 3ヵ月契約が一般的
急な欠勤などへの対応 業務はチームで共有されているため、遂行にほとんど問題はない
派遣元(派遣会社)からの代替派遣がないため、利用者(企業)側の対応となる
導入をおすすめする企業
  • 決まった業務を短期間依頼したい企業
  • さまざまな業務を長期間依頼したい企業
  • 毎月継続的に依頼する業務がある企業

 

オンライン秘書とクラウドソーシングの違い

業務の依頼などオンライン上でやりとりが完結するサービスで、近年注目されている「クラウドソーシング」とオンライン秘書サービスが混在されることもあります。しかし、オンライン秘書とクラウドソーシングは同じサービスではありません。

オンライン秘書とクラウドソーシングの大きな違いは、業務の契約単位にあります。クラウドソーシングは、業務単位(案件単位)での契約が原則です。案件ごとに個人と契約をし、依頼した案件が終了すると契約は完了します。

オンライン秘書サービス クラウドソーシング
契約単位 時間単位、または人単位での契約 業務単位(案件単位)での契約
追加で依頼したい案件がある場合 幅広い業務のフレキシブル対応が可能 案件ごとに発注する必要あり
業務のクオリティ アシスタント採用時に審査や試験があるため、クオリティは一定 誰もが応募可能なため、クオリティにばらつきがある

 

一方オンライン秘書サービスは、余った契約時間を他の部署や業務に変更する、といった柔軟な利用方法が可能です。

また、スタッフのスキルに関しても違いがあります。オンライン秘書サービスではアシスタントの採用時に審査を行っていたり、チームで対応したりしているため、業務の質はある程度担保されていると考えて良いでしょう。

一方クラウドソーシングは、実績あるワーカーばかりではないため、長期で契約する場合は特に、自社でトライアル期間を設けるなど細心の注意を払って人選を行う必要があります。

オンライン秘書 需要増加の理由

オンライン秘書需要増加の理由

働き方改革やDX推進の加速で、日本国内におけるBPO市場の規模が拡大傾向にあります。

BPO(Bussiness Process Outsourcing)とは、企業の業務プロセスを外部サービスに委託することです。このBPO市場の拡大は「外注化」ニーズの高まりを示しており、それに呼応してオンライン秘書サービスの需要も増加しています。

慢性的な人材難

近年の日本では少子高齢化が進み、慢性的な人材不足で困っている企業が多くあります。

一度人手不足になってしまうと、既にいる社員の負担が重くなり労働環境が悪化します。そのため離職者が増え、さらなる人材不足と労働環境の悪化を招いて悪循環に陥ってしまうケースがよくあります

各企業はこうした人材不足によって起こるであろうトラブルを防ぐため、働き方改革などさまざまな取り組みを行っています。オンライン秘書の活用はその一環で、人材不足を解消する手段として多くの企業が導入を進めています。

というのも、オンライン秘書サービスを活用すれば、自社で人材を育成・採用する手間なく即戦力の人材を確保できます。さらに、依頼してから導入までの期間もスピーディーであるため、人材不足の解消に効果的だからです。

専門職人材が瞬時に集まる

人材不足が深刻化する中で、特に専門スキルや知識を持つ専門職の採用が難しくなっています。

大企業であっても専門職の採用が厳しいという現状あります。専門スキルを持つ人材の争奪戦が起きているといっても過言ではありません。

オンライン秘書サービスは、高い専門スキルや知識を持った人材を多く抱えています。経理や人事などのバックオフィス経験者のほか、IT関連技術者やWeb運用経験者など幅広い分野のスペシャリストが多数在籍しています。

こうした優秀な人材を期間限定で希望した時期にすぐに確保できる点が、オンライン秘書サービスの魅力でもあり、多くの企業から求められている理由の一つでもあります。

オンライン秘書|料金相場

オンライン秘書料金相場

オンライン秘書はサービスによって料金体系がさまざまです。ここでは一般的なオンライン秘書サービスの料金体系とその料金相場をご紹介します。

料金相場

オンライン秘書サービスの料金体系は固定の月額料金制(月○〇時間で月額△円)が主流です。そのため利用する場合は、月の実働時間内で、どの業務をどこまで依頼するかを調整して依頼します。

主なオンライン秘書サービスの月額料金を1時間あたりの料金に換算した際の平均価格は、3,000円程度(2023年1月HELP YOU調べ)となっています。固定の月額料金制の場合、料金体系がわかりやすい点がメリットです。

他にも従量制チケット制といった料金体系をとっているサービスもあります。

従量制は、依頼する業務内容や業務量に応じて料金が変動します。この場合、業務内容や分野によって設定料金が異なるため、事前によく確認する必要があります。

チケット制は、事前に依頼する業務と稼働時間を決め、必要な稼働時間分のチケットを購入します。基本的に余ったチケットは翌月に持ち越せるため、コストに無駄が出ない点がメリットです。

人材派遣サービスとの比較

オンライン秘書と人材派遣サービスのコストを比較してみましょう。まず共通点として、いずれのサービスも利用する際には、月額費用(ランニングコスト)がかかる点です。

両者の大きな違いは、人材派遣サービスの場合には上記以外に残業代などの追加費用が必要になる点です。初期費用(イニシャルコスト)が必要なサービスもあります。

なお人材派遣料金の料金相場は業種や職種によって異なります。詳しくは下記記事をご確認ください。

人材派遣の費用相場や内訳、仕組みについて徹底解説!【2022年最新版】

また、多くの人材派遣サービスは、会社への出社型が大半を占めます。そのため、事務所の作業スペースやパソコン、事務用品などプラスアルファでかかるコストがあります

一方オンライン秘書サービスは、基本的に業務はオンライン上で完結するため、事務所の作業スペースやパソコンなどの追加料金は必要ありません

オンライン秘書はその他の追加料金がかからない、かつランニングコストの相場も低いため、コストパフォーマンスの高い選択肢と言えるでしょう。

オンライン秘書|業務内容

オンライン秘書業務内容

オンライン秘書にはさまざまなバックオフィス業務が依頼できますが、具体的にはどういった業務が依頼できるのでしょうか?
オンライン秘書サービスに依頼できる具体的な業務内容を業務別にご紹介します。

秘書業務

経営者や役員など経営陣が効率よく仕事を行えるように庶務をサポート・管理する秘書業務は、多くのオンライン秘書サービスが提供している業務の一つです。

秘書業務の具体例
  • スケジュール/アポイント調整
  • 電話/メール対応
  • 議事録/会議資料の作成
  • お礼状/お詫び状などの書状作成
  • 贈答品の手配
  • 出張先のホテルの手配
  • 航空チケットの手配
  • 会食場/レストランの予約 など

こういったバックオフィス業務をオンライン秘書に任せることで、経営者や自社社員がコア業務に集中できる環境を整えることができます

総務

企業の運営が滞りなく行われるように社内のさまざまな環境を整える総務業務も、オンライン秘書サービスに依頼できます。

総務業務の具体例
  • 請求書/見積書の作成
  • 書類整理
  • 備品購入/補充
  • 物品管理
  • 広報業務
  • 役所関係手続き など

総務の仕事は日々の細かいタスクが多く含まれます。バックオフィス業務に追われてコア業務に注力できないといった場合は、オンライン秘書の活用が有効です

経理

オンライン秘書には、記帳や請求書、給与計算などお金に関する経理関連業務も委託できます。日々の記帳代行を定期的に依頼したり、月末や決算期の繁忙期のみ依頼したりと、好きなタイミングで依頼することが可能です。

経理業務の具体例
  • 帳簿への記帳
  • 領収書や書類のファイリング/管理
  • 入金管理代行
  • 仕訳の入力作業
  • 給与計算
  • 請求書/見積書の作成
  • 受発注/売上管理
  • 経費精算 など
  • 経理関連業務は企業に欠かせない業務でありながらも、コア業務ではない、知識や経験が必要といった理由から人材確保が困難になりがちな分野です。

    そのため経理関連業務には、低コストでスポット依頼が可能なオンライン秘書サービスが役立ちます

    人事・採用

    人事関連業務は、企業の採用活動や教育を担い、人材を見極めたり育成したりする重要な業務です。

    また、採用後の人材に適した人員配置を行う、評価制度を企画するといった業務も発生します。オンライン秘書サービスには、これら人事関連業務を依頼することもできます。

    人事・採用関連業務の具体例
    • 社員研修やセミナーの手配
    • 資料作成
    • 勤怠管理/残業時間管理/有給休暇管理
    • 入社時/退職時などの各種社会保険手続き
    • 求人媒体の選定/求人票の作成
    • 応募者対応
    • 合否メール送信
    • 内定後手続き など

    人事・採用関連業務は経験やスキルが求められるうえに期日厳守の業務が多いため、自社で全てを対応することは容易ではありません。

    オンライン秘書を活用すれば、経験豊かなスタッフによる質の高い業務サポートが受けられます

    営業サポート

    営業職の従業員が働きやすいように、営業時に使う資料の作成や顧客の管理など、事務的なサポートの依頼をすることも可能です。

    営業サポート業務の具体例
    • リスト作成(営業先/提携先/競合先)
    • プレゼン資料作成
    • 顧客管理
    • アポイント調整
    • 顧客の窓口対応
    • 名刺整理
    • 見積書/納品書/請求書作成
    • カスタマーサポート など

    経営者が営業活動も兼任するプレイングマネージャーの場合は特に、必須の依頼業務と言えるでしょう。

    なお、数あるオンライン秘書サービスの中には、営業サポートに特化したサービスを提供しているところもあります。

    マーケティングサポート 調査

    オンライン秘書サービスには、世の中のニーズを探り販売や購買促進を促す仕組み作りをサポートするマーケティングサポート業務や調査業務も依頼できます。

    マーケティングサポート・調査業務の具体例
    • 競合調査
    • 事例調査
    • プレスリリース手配
    • リサーチ/分析
    • 企画書や提案書の作成 など

    マーケティングやリサーチ業務をメインとする代行会社もありますが、オンライン秘書サービスを活用すれば、マーケティング業務以外にも幅広く業務を依頼することができて便利です

    Webサイト・SNS運用

    企業Webサイト(ホームページ)やTwitter・InstagramなどSNSでのWebマーケティングを実施している企業も多いことでしょう。

    オンライン秘書サービスには、WebサイトやSNS運用のためのコンテンツ作成やコメント返信、さらには管理全体を任せられるサービスもあります。

    Webサイト・SNS運用業務の具体例
    • SNS投稿
    • ホームページデザイン制作
    • ホームページ更新
    • メッセージ/コメント対応
    • コンテンツ作成/修正
    • 画像作成/編集(バナー/アイコンなど)
    • アクセス解析
    • 各種レポート業務 など

    Web関連業務は高いスキルや経験が求められます。こういった専門性の高い業務をこなせる人材を自社で採用し育てるには時間もコストもかかります。

    オンライン秘書サービスであれば、専門性の高い業務でもすぐに任せることが可能です

    広告運用

    WebサイトやSNS運用に関連して、メルマガ配信やSNS広告、リスティング広告などに対応しているオンライン秘書サービスもあります。

    広告運用に関しては方向性の決定自体は経営者が行いますが、分析や施策提案、実行などにおいてオンライン秘書サービスの活用が可能です。

    広告運用業務の具体例
    • リスティング広告運用
    • SNS広告運用
    • 広告クリエイティブ制作
    • 画像やバナーの編集
    • メルマガ配信
    • SEO対策
    • ABテスト など

    広告運用のような専門的なスキルと豊富な経験が必要な業務でもオンライン秘書を利用することで、採用・育成コストをかけずに、成果を上げることが期待できます

    オンライン秘書|海外業務

    オンライン秘書海外業務

    オンライン秘書サービスの中には、海外在住スタッフを抱えていたり、英語以外にも多言語での業務サービスを提供しているところがあります。

    ここでは、海外在住スタッフや多言語対応スキルを活かした海外関連業務のサービス内容をご紹介します。

    海外現地調査

    海外取引の足がかりとなる現地調査は重要なマーケティング活動の一つです。

    販売を計画している商品やサンプルを用いた商品調査や現地顧客のニーズを分析するためのトレンド調査、現地インタビューなどに対応しているオンライン秘書サービスもあります。

    特に海外在住スタッフが現地調査を直接行うサービスは、現地で過ごすイチ生活者としての感覚や勘を活かした調査が可能です。

    その地域の文化や考え方、トレンドなどを深く知ることができ、Web上や紙面上でリサーチするだけの調査よりも意義のある調査結果が期待できます

    海外現地調査業務の具体例
    • 現地商品調査
    • 現地トレンド動向調査
    • 現地インタビュー
    • 現地調査(定量&定性調査) など

    本来であれば現地の生活感を肌で感じた上でマーケティングを行うのが一番ではありますが、時間的にもコスト的にも難しいことが多いでしょう。

    海外現地スタッフなどを強みにしているサービスを上手く活用することで、意義の大きいリサーチが期待できます。

    翻訳

    細かいニュアンスを正確に翻訳するには、高い言語力と文章力の他、あらゆる分野に対応できる優れた人材が必要です。

    オンライン秘書サービスには多彩なスキルと豊富な経験を持ったスタッフが多く在籍しているため、読みやすく自然な翻訳が期待できます。

    翻訳業務の具体例
    • 各種言語の翻訳業務
    • 機械翻訳の文章校正
    • 通訳 など

    また、海外在住スタッフを抱えているサービスでは、海外出張時のアテンドを依頼できるケースもあります。

    海外進出サポート

    多くの日本企業にとって自社事業のグローバル化は、喫緊の課題です。オンライン秘書サービスには、海外進出サポートを行っているところもあります。

    海外進出に向けてまずは何をすべきかといったコンサルタント業務から海外現地スタッフの感覚や勘を活かした現地業務など広く依頼することが可能です。

    海外進出サポート業務の具体例
    • 海外進出コンサル
    • 現地での販路拡大サポート
    • 展示会への出展支援
    • 現地でのリソース提供 など

    オンライン秘書|導入をおすすめしたい企業

    オンライン秘書おすすめ企業

    オンライン秘書サービスに興味はあるものの、自社に合うのかわからない…、導入すべきか判断に悩む…という方も多いでしょう。オンライン秘書サービスの導入は、特に以下のような企業におすすめです。

    • スタートアップ企業
    • 急速な事業拡大で業務量が増えた企業
    • 1人体制の部署がある企業
    • 複数業務を掛け持ちしている人がいる企業
    • 繁忙期のみ活用したい企業

    こういった企業にオンライン秘書の導入をおすすめする理由や、導入することで企業が得られるメリットを見ていきましょう。

    スタートアップ企業

    少人数で起業されるベンチャー企業や創業して間もないスタートアップ企業には特に、オンライン秘書サービスの導入をおすすめします。

    というのも、オンライン秘書を導入することで自社が持ち合わせていない経験則やノウハウを得ることができるからです。

    企業が業務を効率的に進めるためには、ある程度の経験やノウハウが必要です。しかしながら、ベンチャー企業やスタートアップ企業では目先の利益や成長のスピード感が優先されてしまい、人材育成やノウハウの蓄積は後回しになりがちです。

    スタートアップこそ活用すべきサービス 株式会社MISO SOUPさま

    オンライン秘書を提供しているサービス会社は、あらゆる業務に関するノウハウが蓄積されています。そのためサービスを利用する企業は、豊富なノウハウを活かした外部のプロによる業務を間近で見ることで、それらを吸収することが可能です

    経験則やノウハウを吸収し自社のビジネスに取り込むことができれば、新たなビジネス展開につなげることもできるでしょう。

    急速な事業拡大で業務量が増えた企業

    事業拡大などに伴い業務量が急速に増えた企業も、オンライン秘書の導入をおすすめします。事業が拡大することは喜ばしい反面、急速な成長に社内のリソースが追い付かないケースもあるでしょう。

    出荷数急増で業務量が2倍に!出荷業務のアウトソース化で社内環境を整備

    オンライン秘書を活用すれば、募集の手間も人材育成の手間もかけず、簡単かつスピーディーに人材確保ができ、業務過多の状況を改善できます

    そのため、企業は従業員に負荷をかけることも、急激に増えた作業に追われることもなく、事業拡大に合わせた環境整備を行うことが可能です

    1人体制の部署がある企業

    一つの部署の業務を1人体制でこなすことには、リソース的に限界があるうえに、さまざまなリスクも伴います。

    1人体制の部署がある場合、急な休みや退職に対応できなかったり、業務の属人化がおきたりといったリスクがあります。こういったリスクを回避するためにも、1人体制の部署がある企業は特に、オンライン秘書サービスの導入をおすすめします。

    1人体制のマーケティングチーム、HELP YOUの導入で目標達成率100パーセント超えを実現

    オンライン秘書サービスの導入目的は、人材不足を補うことだけではありません。オンライン秘書を導入することで、業務停滞や情報共有がされない状況が解消されます。

    同時にワークフローや動線を見直すことで、運営体制を整えることも可能です

    複数業務を掛け持ちしている人がいる企業

    複数業務を掛け持ちしている従業員がいたり、経営者が複数業務に追われている企業も、オンライン秘書サービスの導入をおすすめします。

    事業を運営するにあたっては多くの事務や雑務が発生します。それぞれの業務の専任スタッフを確保できずに人的リソースに対して仕事量が多いがために、コア業務に手が回らない状態は避けたいものです。

    地方の会社・専門色の強い建設業でもHELP YOU活用は達人級 鳥生工務店さま

    バックオフィス業務や庶務などノンコア業務をオンライン秘書に任せることで、自社のスタッフはコア業務に集中できる環境が整い、生産性の向上にもつながります

    繁忙期のみ活用したい企業

    オンライン秘書サービスは、スポット(短期) 依頼も可能なため、繁忙期のみ活用したい企業にもおすすめです。たとえば経理関連業務は企業に欠かせない業務でありながらも、決算期や年末調整の時期など閑散期と繁忙期の差が激しく、定期的にこなしてもらいたい業務とはいえない場合もあります。

    こうした業務に専任の人材を採用した場合、閑散期でも固定費としての人件費が必要になります。

    しかしオンライン秘書サービスを活用すれば、固定費ではなく変動費として、必要なときだけ業務の依頼ができるため、コスト削減にもつながります

    オンライン秘書|サービス選びのポイント

    オンライン秘書サービス選び

    オンライン秘書を提供しているサービスは数多くあります。サービス面でもコスト面でも自社に合った最適なサービスを選ぶためには、いくつかのポイントを抑える必要があります。

    ポイントは以下の5つ。これらの点をチェックしてベストなオンライン秘書サービスを見極めましょう。

    • 実績がある
    • 対応業務範囲
    • 連絡方法や対応時間
    • 月額料金とクオリティの関係
    • セキュリティー対策

    実績がある

    オンライン秘書サービスの「実績」は加味する必要があります。どんなに低価格で評判が良いサービスでも、自社が依頼を検討している業務の実績がなければ、本来の目的を達成できるかどうか判断がつきません

    依頼を検討している業務と対応実績がマッチしていれば、求めているノウハウやスキルを持っている可能性が高く、質の高い成果が望めます

    せっかく業務を外注しても失敗に終わってしまえば、コストや時間のムダ使いになりかねません。自社の業種や依頼する業務内容の実績のある委託先を選びましょう。

    対応業務範囲

    企業の成長に伴って業務量や業務範囲が増えることも想定されます。自社が依頼を予定している業務をカバーしているのはもちろんのこと、業務量の変化に合わせて柔軟にプラン変更ができるサービスかどうかといった点もポイントとなります。

    対応業務範囲が広く、ある程度の規模のあるサービスであれば、業務量や業務範囲に変更が生じた場合でも継続して依頼をすることができるでしょう

    連絡方法や対応時間

    オンライン秘書サービスを利用する際には、電話ではなくメールやコミュニケーションツールを使ってオンライン上でやり取りをするのが一般的です。

    ただし、サービスによってツールが制限されていたり指定されていたりする場合もあるので、普段利用しているコミュニケーションツールが対応しているかどうかは確認する必要があります。

    また、コミュニケーション手段が電話や口頭ではないことに伴い、多くのサービスでは、テキスト返信までの時間(返信リミット)が取り決められています。依頼したのに返信が遅いと不安になることのないよう、Webサイトをチェックしたり、問い合わせたりして返信リミットを確認しておくといいでしょう。

    サービスの営業日や対応時間の確認も重要です。多くのオンライン秘書サービスは平日のみの営業で、対応時間帯も一般的な企業の営業時間帯に合わせているところが多いです。そのため、土日や祝日、深夜時間帯に業務対応を依頼したい場合は特に、事前に対応の可否を確認するようにしましょう。

    月額料金とクオリティ

    コストはできるだけ低く抑えたいと考える企業は多いでしょう。しかしながら、安さだけで選んでしまうと、納品物のクオリティが低かったり、要望に対する柔軟性が低かったりなど、満足のいくサービスが受けられない可能性があります

    そのため、オンライン秘書サービスの料金を比較する際には、納品物のクオリティやサポート体制なども含めて費用対効果を考えることが重要です。

    検討しているオンライン秘書サービスのWebサイトで実績を確認したり、口コミサイトなどで情報収集をして比較検討することをおすすめします。

    オンライン秘書サービスの中にはトライアル期間が設けられているところもあるので、その期間を有効活用して判断することも可能です。

    セキュリティー対策

    オンライン秘書を利用するということは、自社の業務上の情報を外部スタッフと共有するということです。そのため、情報漏洩などのリスク管理や情報管理教育などのセキュリティ体制がしっかりしているサービスを選ぶことが重要です。

    在籍スタッフに対して秘密保持契約(NDA)を締結しているか、情報管理教育を実施しているかなど情報セキュリティに対する取り組みをしっかりと確認しましょう。

    Pマーク(プライバシーマーク)やISO27001(ISMS:情報セキュリティマネジメントシステム認証)取得の有無など第三者機関の認証があると安心です。

    オンライン秘書|サービス導入準備

    オンライン秘書導入準備

    オンライン秘書サービスを効率的に利用するために、事前にしておきたい準備は以下の2点です。
    ・コミュニケーションツールの確認
    ・作業の洗い出し

    コミュニケーションツール

    オンライン秘書の連絡手段として、メールやSlack、ChatWorkやTeamsなどの幅広いコミュニケーションツールの使用が可能です。依頼先サービスが普段使い慣れている連絡ツールを利用していれば問題ありませんが、そうでない場合は導入する必要があります。

    コミュニケーションツールの導入は、従業員同士のコミュニケーションも効率化できるため、導入していない企業は導入をすることをおすすめします

    中にはコミュニケーションツールの導入からサポートしてくれるサービスもあるので、この点も合わせて事前に確認するといいでしょう。

    作業の洗い出し

    どの業務を委託するかを明確にするためにも、「作業の洗い出し」は念入りに行いましょう。業務を細かく洗い出し整理することで、委託する業務の範囲や時期や期間などを明確にすることができます。

    まずは社内のあらゆる業務をチェックし、委託できるかどうかを検討します。ある程度業務を絞り込んだら、その業務の現状や課題を整理し、オンライン秘書に委託することでより多くのメリットが得られる業務を絞り込みましょう。
    こうして最終的に委託する業務を決定します。

    しかしながら、日々の業務に追われ業務の洗い出しをしているリソースすらないという企業も多いでしょう。そういった場合は、この作業の洗い出しからサポートしてくれるサービス業者もあるので、ここで立ち止まらずに積極的に相談することをおすすめします。

    オンライン秘書のメリットとデメリット

    オンライン秘書メリット・デメリット

    オンライン秘書サービスには、さまざまな業務を任せられるという点以外にも、導入することで得られるメリットは多々あります。そしてメリットもあればデメリットもあります。
    ここでオンライン秘書のメリットとデメリットの両面を確認しましょう。

    オンライン秘書のメリット

    オンライン秘書を導入するメリットには以下の3点が挙げられます。

    • 導入スピードが速い
    • 人材の安定性
    • コスト削減

    オンライン秘書は、人材派遣や業務委託と異なり導入スピードが速い点が特徴です。
    派遣社員であれば派遣会社に依頼して、面接を経て契約を結んでと多くの手順を踏むため、少なくとも数週間〜1・2ヵ月程時間がかかってしまいます。 オンライン秘書であれば最短で3日程度から導入することが可能です。

    人材の安定性もオンライン秘書の特徴の一つです。多くのサービスでは、複数人でチームを組む体制をとっているため、退職などで業務が滞るといったこともなく、スムーズに業務を進められます

    またオンライン秘書の導入によって、コスト削減も可能です。オンライン秘書サービスは、業務依頼量を月ごとに調整することができるため、固定費である人件費を委託費用として変動費にすることができます。そのため、自社で人材を採用し育成するよりもコストがかかりません

    オンライン秘書のデメリット

    オンライン秘書のデメリットデメリットは、オフライン業務の依頼ができないことです。オンライン秘書は在宅ワーカーがオンライン上で作業を行います。そのため基本的には、領収書など紙ベースの書類を整理したり、受電したりといったオフライン業務の依頼には対応していません。

    あくまでも「オンライン」秘書サービスであるという点は考慮しておきましょう。

    オンライン秘書サービス|HELP YOU

    HELP YOU

    HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するオンライン秘書サービスです。
    優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します

    HELP YOUのプラン

    HELP YOUでは、お客様のご要望に合わせたプランをご用意しています。ここでは「1名専属プラン」と「チームプラン」の2つのプランに関して詳しくご紹介します。

    <1名専属プラン>
    一人の固定専属アシスタントがお客様の業務を柔軟にサポートするプランです。

    ・月額料金:15万円
    ・実働時間:60時間

    【1名専属プランの4つの強み】
    1.合計月60時間程度の業務を1名の専属アシスタントがサポート
    2.固定のアシスタントのため、マニュアル化しづらい業務にも柔軟に対応
    3.数多くのアシスタントの中から、お客様のニーズに合わせてマッチング
    4.ご利用を継続いただくことで組織・商品理解をより深めることが可能

    【1名専属プランの主なサービス内容】
    HELP YOUには、豊富なスキルと経験を持った優秀なスタッフが在籍しているため、さまざまな業務の依頼が可能です。

    ■秘書:スケジュール管理・調整、メール代理対応、出張・会食・会議室等の手配など
    ■営業サポート:営業リスト作成、会議資料作成など
    ■人事・採用サポート:応募者対応、スカウトメール配信、セミナー会場の手配など
    ■経理:請求書発行、見積作成、領収書まとめなど
    ■その他:カスタマーサポート、データ入力 ・チェックなど
    ※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

    <チームプラン>
    お客様の窓口であるディレクターが業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

    ・月額料金:10万円
    ・実働時間:30時間

    【チームプランの4つの強み】
    1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」
    2.「チーム制」なので欠員があっても業務が滞る心配なし!長期的な依頼が可能
    3.さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単!頼れる「専属ディレクター」
    4.海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能

    他にも、自動化が可能な定型業務をRPAツールでサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。
    「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください!

    オンライン秘書口コミ【HELP YOU】

    オンライン秘書口コミ

    オンライン秘書サービスを提供しているHELP YOUの口コミをご紹介します。

    【HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ】

    管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー|ミナオシ

    オンライン秘書|おすすめサービス

    オンライン秘書おすすめサービス

    おすすめのオンライン秘書サービスを4社ご紹介します。

    ジェニー(Genny)


    Genny(ジェニー)は、定額制の月額契約を行うことでどれだけ仕事を依頼しても価格の変わらない「タスク上限なし」のオンライン秘書サービスを提供しています。時間制限で依頼できる仕事が限られたり、追加費用が発生することはないので、依頼したい仕事量は多いがコストは抑えたいという企業におすすめです。

    【特徴】
    ・タスク上限なし
    ・無料トライアルあり

    【1時間当たりの料金】
    3,600円

    【実績】
    公式サイト要確認

    キャスタービズ(CASTER BIZ)


    CASTER BIZ(キャスタービズ)は、優秀なアシスタントが事務・秘書などのバックオフィス業務に加え、経理・人事・採用などといった幅広い業務をサポートするオンライン秘書サービスです。スタートアップから大企業まで数多くの導入実績があります。

    【特徴】
    ・高いセキュリティ体制(ISO/IEC27001取得)
    ・1/100の採用倍率をくぐりぬいた優秀なスタッフ

    【1時間当たりの料金】
    3,600円

    【実績】
    三井不動産、Akatsuki、GREE、メルカリ など

    フジ子さん


    フジ子さんは、高い実務能力を持つオンラインアシスタントサービスです。手軽な利用料金で必要な時に必要なだけ仕事を依頼できます。無料トライアルで実務能力の事前チェックができるため、初めてオンライン秘書サービスを利用する場合でも安心です。

    【特徴】
    ・無料トライアルあり
    ・1ヵ月のみの利用も可能

    【1時間当たりの料金】
    2,300円

    【実績】
    上場企業や大学、行政等をはじめさまざまな規模や業種の実績あり

    ネネビズ(nene Biz)


    nene Biz(ネネビズ)は、独自の教育を受けた優秀な秘書が企業のさまざまなタスクを代行するオンライン秘書サービスです。秘書業務以外にもECサイトの受注管理や経理業務など幅広い業務に対応しています。

    【特徴】
    ・専門教育を受けた秘書がサポート
    ・LINEで仕事の依頼が可能

    【1時間当たりの料金】
    4,000円

    【実績】
    公式サイト要確認

    まとめ

    オンライン秘書まとめ

    人材確保とコスト削減、さらには業務効率化や生産性の向上にまでつながるオンライン秘書サービス。
    オンライン秘書サービスは、さまざまな雑務に追われていて状況を打破しようと思ってもその時間さえ取れない経営者はもちろん、社員がコア業務に集中できる環境が整っていない企業や繁忙期のみ人材が必要な企業など、多くの企業の課題解決の手段となり得ます。

    とはいえ、セキュリティ対策や品質面、コミュニケーションツールや対応時間帯など、業務を効率的に依頼していくために必要なチェックポイントも多くあります。今回紹介したサービス選びのポイントや注意点などを参考に、ぜひ自社に合った最適なオンライン秘書サービスを見極めてください。

    オンライン秘書サービスを効率的に活用することで、生産性を向上させ自社の売上増加や利益拡大につなげていきましょう。

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