【介護業界】事務の外注で担当者がいなくても仕事が回る体制へ
株式会社あきた創生マネジメント 代表取締役 阿波野聖一 様
インタビュアー 株式会社ニット 中野由莉子
秋田県で介護事業を展開する株式会社あきた創生マネジメント。『人口減少社会でも自分らしく生きられる「暮らし」を未来に持続していく』という想いのもと、デジタル化の推進やグローバル人材の育成など、これからの時代にあった新しい介護の形を実践しています。
同社はコロナ禍を背景に、一部の業務が属人化している状況に課題を感じ、継続可能な運営体制を作るため、オンラインアウトソーシング（※1）「HELP YOU」を導入しました。当初は、バックオフィス業務がメインでしたが、今では同社の価値発信に関わるクリエイティブな業務でもHELP YOUを活用されています。
※1 オンラインアウトソーシング：インターネットを活用し、リモートで業務サポートを行うサービス
リスク分散のためアウトソーシングを検討
──御社の介護事業についてお聞かせください
私たちは、秋田県を拠点に3つの介護施設を運営しています。利用者様にご満足いただけるサービスを提供するためには、まず職員が生き生きと働ける環境をつくることが重要と考え、人材育成に注力しています。
「ひとづくり」の一環として注力している取り組みの一つが、勉強会・セミナーの定期開催です。学びの機会を増やすことが成長につながり、成長するほど人は仕事を楽しめるようになります。
職員一人ひとりが介護の仕事を楽しみながら利用者様に向き合える環境をつくっていきたいと考えています。
──「ひと」に主軸を置いて事業を運営されているのですね。介護の現場は多忙なイメージがありますが、今回、HELP YOUに業務をアウトソースしたのは忙しさによるものでしょうか？
いえ、業務過多が理由ではなく、リスク分散のためにHELP YOUを導入しました。
導入前は、給与計算と勤怠管理に関わる業務を担当するスタッフが限定的だったため、急な欠員が出ると業務が止まってしまうリスクを抱えていました。
コロナ禍で、業務が属人化していると事業を継続するうえで大きなリスクとなることを痛感し、バックオフィス業務のアウトソース化を進めようと思ったのです。
現在はバックオフィス業務にとどまらず、私たちの事業の価値をより多くの方に届けるために、クリエイティブな業務も依頼しています。
チーム体制による安定稼働が導入の決め手に
──オンラインアウトソーシングの中でも、HELP YOUを選んだ理由は何ですか？
一番の決め手は、チーム体制をとっている点です。数名のスタッフで業務にあたるため、誰かが急病などで休んでも他の人にフォローしてもらえます。安定稼働が見込めるところに魅力を感じました。
スタッフ間で常に情報を共有しながら業務を進めるため属人化の心配もありません。
費用面に関していうと、もっと安価で利用できるサービスもありましたが、属人化の解消を目指す当社にとっては、チーム体制という特徴が何にも代え難い価値だと感じました。
──オンラインである点に懸念はありませんでしたか？
ありませんでした。もともと、オンラインで対応可能な範囲でのアウトソーシングを考えていたのです。「アウトソーシング」「事務」「秘書」「総務」などのキーワードで検索してヒットしたサービスをいくつか比較検討しました。
その中で、体制面で信頼できることに加え、コミュニケーションがスムーズだと感じたのがHELP YOUでした。給与計算・勤怠管理においては、freee（フリー）やKING OF TIME（キングオブタイム）、LINE WORKS（ラインワークス）などのツール（※2）を使用しますが、HELP YOUならITリテラシーの面でも不安はありません。
数社と面談を実施し、ご説明いただいたサービス内容を踏まえ、総合的な判断のもと導入を決めました。
※2
・フリー：freee株式会社が提供するクラウド会計ソフト。あきた創生マネジメントでは、労務、請求書関連の業務で活用。
・キングオブタイム：株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システム。
・ラインワークス：ワークスモバイルジャパン株式会社が提供するビジネスチャットツール。あきた創生マネジメントでは、勤怠管理システムと連携させて活用。
ビジョン実現へ向けた企業価値の発信
──依頼いただいている業務の詳細を教えてください
まず、給与計算・勤怠管理の業務については、キングオブタイムに登録された出退勤情報を確認、それをfreeeに落とし込んで給与計算を行い、インターネットバンキングに対応した形式のデータを作成してもらっています。
バックオフィス業務のアウトソーシングが上手く進んだので、現在は、SNS用の動画編集、セミナー資料のデザイン調整、ビジョンマップの作成、note（※3）の執筆なども依頼しています。
動画編集は、約30分のリーダー研修の動画を、SNS用に1分程度に切り出してテロップなどを挿入する作業です。
セミナー資料は、私がパワーポイントで作成したものを、Canva（キャンバ）（※4）でスタイリッシュにデザインしてもらっています。新しいテーマで登壇依頼があった際は、ChatGPT（チャットジーピーティー）（※5）で資料の骨子を作成し、内容を肉付けしたあとで、HELP YOUにデザインを依頼しています。
※3 note：クリエイターが文章や画像、音声、動画を投稿できるメディアプラットフォーム。コンテンツを有料販売することも可能。
※4 Canva：オンラインで使えるデザイン作成ツール。SNS投稿用画像、ブログのアイキャッチ、プレゼン資料など、利用シーンに合わせた豊富なテンプレートがある。
※5 ChatGTP：OpenAIが2022年11月に公開した人工知能チャットボット。対話形式の自然な文章のやりとりで、知りたい情報を得ることができる。
──AIツールも使いこなされているのですね！
使いこなせているというほどでもないですが、最近のAIツールはとても便利ですよね。
Canvaを利用している理由も、デザイン面だけでなく、自動翻訳機能があるので、日本語資料をすぐに海外向けに変換できる点が良いと思ったからです。
──ビジョンマップについては以前から作成を考えていたのでしょうか？
はい。言語化された企業ビジョンはあるものの、介護事業の海外展開を考えてるので、外国の方にも分かりやすいように可視化したいと思っていました。
ビジョンマップの作成は、マレーシア在住のHELP YOUスタッフに担当してもらったのですが、海外で多様な価値観に触れているからなのか、こちらの話をすぐに汲み取ってくれて本当に助かりました。
ディレクター（※5)も含め3人で何度か打ち合わせを重ね、そのたびに新しい発想を引き出してくれて、理想的なものが完成したと思います。細かい部分のすり合わせはGoogleドライブでデータを共有し、相互にコメントを残しながら進めていきました。
現在はビジョンマップから各要素を分解して、さらに詳しくイラスト化する作業を依頼中です。
HELP YOUは、海外在住のスタッフも素晴らしいですね。noteはカナダに住むスタッフに執筆してもらっています。
月1回のミーティングでテーマを決め、毎月2本書いてもらっていますが、私は最後に少し校正するくらいです。定期的な投稿があるとnoteの記事を読んでくださるフォロワーも増え、記事への反応もとても良いので効果を実感しています。
※5 ディレクター：クライアントの業務をどのようにアウトソーシングするか仕組みを整備し、適任のスタッフをアサインしながらチーム体制を構築する役割を担う。チームが出来上がった後も、クライアントとコミュニケーションをとり業務を継続してサポートする。
──ありがとうございます！ HELP YOUを利用してみて特に良かったと思うことがあれば教えてください
全てが良かったと思っていますよ！ HELP YOUは納期をきちんと守ってくれ、一次納品の段階で、8〜9割こちらの要望通りのものが完成されている点が特に助かっています。
ディレクターを中心に良いチームが出来上がっているので、仕事が進めやすいのも魅力です。
最後に
あきた創生マネジメントには、技能実習生、特定技能外国人、インターン生として受け入れているグローバル人材が、日本での経験を生かし祖国で介護事業を牽引していく存在になれるよう、介護先進国である日本の高い技術とノウハウを海外展開していきたいというビジョンがあります。
事業を継続する上で必須となるバックオフィス業務から、企業の価値発信にたずさわるクリエイティブな業務まで、HELP YOUを活用し、ビジョン実現に向けて事業を推進しています。
日本全国・世界35か国から500名以上の多彩なメンバーが在籍しているHELP YOUでは、スタッフがそれぞれの強みや専門スキルを生かし御社の業務をサポート。
バックオフィス業務を任せたい、広報活動に力を入れたい、事業のスタートアップを支援してほしいなど、さまざまなご要望に合わせて、ディレクターが適切なスタッフをアサインしますので、どんな業務でもお気軽にご相談ください。
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HELPYOUが選ばれる理由
HELP YOUは、貴社社員がコア業務に集中できる環境を目指し、サポートいたします。
HELPYOUは、
・600案件以上の導入実績
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