【介護業界】属人的な体制を改革！給与計算・勤怠管理のアウトソースで持続可能な体制づくり
株式会社あきた創生マネジメント 代表取締役 阿波野聖一 様
インタビュアー 株式会社ニット 中野由莉子
「〇〇さんが休んだら、仕事が回らない」。たまに耳にするこのセリフは、その人が職場でかけがえのない存在であることを示すと同時に、組織がリスクにさらされていることを意味します。一人が休むことで仕事が滞るような状態は、組織として健全とはいえません。
秋田県で介護事業を展開する株式会社あきた創生マネジメントでは、人員が限られているなかで業務が属人化している状況に課題を感じ、リスク分散のためにオンラインアウトソーシング（※1）「HELP YOU」を導入しました。
どのようにして持続可能な体制づくりに取り組んでいるのか、お話を伺いました。
※1 オンラインアウトソーシングとは在宅でインターネットを活用し、業務サポートを行うサービス
リスク分散のためアウトソーシングを検討
──御社の介護事業についてお聞かせください
私たちは、秋田県を拠点に3つの介護施設を運営しています。利用者様にご満足いただけるサービスを提供するためには、まず職員が生き生きと働ける環境をつくることが重要と考え、人材育成に注力しています。
「ひとづくり」の一環として注力している取り組みの一つが、勉強会・セミナーの定期開催です。学びの機会を増やすことが成長につながり、成長するほど人は仕事を楽しめるようになります。
職員一人ひとりが介護の仕事を楽しみながら利用者様に向き合える環境をつくっていきたいと考えています。
──「ひと」に主軸を置いて事業を運営されているのですね。介護の現場は多忙なイメージがありますが、今回、HELP YOUに業務をアウトソースしたのは忙しさによるものでしょうか？
いえ、業務過多が理由ではなく、リスク分散のためにHELP YOUを導入しました。
現在、主に給与計算と勤怠管理に関わる業務をHELP YOUにはお願いしていますが、導入以前は、これらの業務を担当するスタッフの人数が限定的でした。そのため、急な欠員が出ると業務が止まってしまうリスクを抱えています。
コロナ禍を背景に、そうした持続的な業務推進の観点でリスクを感じ、業務のアウトソース化を進めました。
チーム体制による安定稼働が導入の決め手に
──オンラインアウトソーシングの中でも、HELP YOUを選んだ理由は何ですか？
理由は2つあります。
1つは、チーム体制をとっている点です。数名のスタッフで業務にあたるため、誰かが急病などで休んでも他のスタッフがフォローできます。安定稼働が見込めるところに魅力を感じました。
スタッフ間で常に情報を共有しながら業務を進めるため属人化の心配もありません。仮に急な欠員や人員の入れ替えがあっても、スムーズに引き継ぎができます。
費用面に関していうと、もっと安価で利用できるサービスもありましたが、属人化の解消を目指す当社にとっては、チーム体制という特徴が何にも代え難い価値だと感じました。
もう1つは、オンラインで業務を外注できる点です。もともと、オンラインで対応可能な範囲でのアウトソーシングを考えており、「アウトソーシング」「事務」「秘書」「総務」などのキーワードで検索してヒットしたサービスをいくつか比較検討しました。
その中で、体制面で信頼できることに加え、コミュニケーションがスムーズであったことからHELP YOUを選びました。給与計算・勤怠管理においては、freee（フリー）やKING OF TIME（キングオブタイム）、LINE WORKS（ラインワークス）などのツール（※2）を使用しますが、HELP YOUならITリテラシーの面でも不安はありません。
数社と面談を実施し、ご説明いただいたサービス内容を踏まえ、総合的な判断のもと導入を決めました。数年前から情報収集を始め、検討を重ねるごとに疑問や不安は解消されていったため、導入にあたって心理的なハードルはありませんでした。
※2
・フリー：freee株式会社が提供するクラウド会計ソフト。あきた創生マネジメントでは、労務、請求書関連の業務で活用。
・キングオブタイム：株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システム。
・ラインワークス：ワークスモバイルジャパン株式会社が提供するビジネスチャットツール。あきた創生マネジメントでは、勤怠管理システムと連携させて活用。
アウトソース化にともない業務フローを整備
──サービスの選定においても、持続的な業務推進ができるかという点を重要視されていたのですね。業務をアウトソース化するにあたって、何か不安なことはありましたか？
限られたスタッフで業務を回していたため、業務フローや工数が可視化されていない点が不安要素でした。業務を外部に切り出すためには、まず属人化された仕事の進め方を見直し、仕組みを整える必要がありました。
現在、HELP YOUスタッフと連携しながらマニュアルを作成しています。
──大まかな業務の流れをお聞かせください。
まずキングオブタイムに登録された出退勤情報を確認、それをfreeeに落とし込んで給与計算を行い、インターネットバンキングに対応した形式のデータを作成します。
現状のマニュアルでカバーしきれない部分については、HELP YOUへの依頼時に業務の進め方を説明する必要がありますが、マニュアルを完成させることで依頼にかかる工数を減らしていけたらと思います。
──現在ご依頼いただいている給与計算と勤怠管理の他に、HELP YOUへの外注を検討している業務はありますか？
マーケティングを目的としたSNS発信をお任せできないか検討中です。SNS投稿の文面作成を含めて依頼できればと考えています。
社内で対応すべきコア業務とそれ以外の業務を切り分け、マニュアルを整備すれば、外注する体制は整います。今後も、ルーティン作業をはじめとした業務はどんどん切り出し、リスク分散を進めていくつもりです。
最後に
あきた創生マネジメントでは、持続可能な体制づくりのため、まずは数名の担当者しか業務の進め方を把握していない状況を見直し、HELP YOUスタッフのサポートのもとマニュアル作成と並行して業務フローの整備を行っています。
インタビューの最後に、アウトソーシングの活用を検討している介護事業者へのアドバイスを求めたところ、「アウトソースできる業務を選別するのが肝」だとおっしゃっていました。
初めてアウトソーシングを利用する方の中には、自社で対応すべき業務と、外部に切り出すべき業務の区別がつかないと悩んでいる方もいるでしょう。そのような場合には、まずHELP YOUにご相談ください。
業務改善のプロフェッショナルであるディレクターが、丁寧なヒアリングのもとHELP YOUでサポートできる業務をご提案し、専門スタッフをアサインいたします。
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HELPYOUが選ばれる理由
HELP YOUは、貴社社員がコア業務に集中できる環境を目指し、サポートいたします。
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