スペシャリスト・ドクターズ株式会社　代表取締役　塩飽哲生 様
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

リモートワークの普及とともに注目されるようになった「オンライン秘書」。オンライン秘書は、従来の秘書業務だけでなく、経理・総務・人事・営業事務・Webサイト運用など、さまざまな業務をリモートでサポートします。
「もっと事業推進に注力するために、事務的な業務全般をお願いできるオンライン秘書サービスを使ってみたい」と考える経営者も多いでしょう。
スペシャリスト・ドクターズ株式会社は、全国の妊婦さんの約40%が利用する分娩予約サイトを開発・運営しています。代表取締役の塩飽哲生様も、幅広い業務に対応できるオンライン秘書を検討していました。求めていたのは、依頼した業務に必要な対応を考え、先回りして動いてくれる人材。そんな時、たまたま新聞記事で見つけたオンラインアウトソーシングHELP YOUに問い合わせて、理想的なアシスタントに出会ったそうです。
今回は、塩飽様に、HELP YOUへ依頼している業務内容、納品物の満足度、導入後の効果などを伺いました。オンラインアウトソーシングで、求めるスキルを持つ人材が見つかるのか不安を感じている方はぜひ参考にしてみてください。

待ったなしの少子化問題。「もう一人産んでもいいな」と思える環境をつくりたい

──スペシャリスト・ドクターズ株式会社様の事業内容について教えてください

日本の大きな社会課題の一つに少子化があります。私たちは、妊婦さんと医療機関とをつなぐサポートの先に、少子化問題の一因とされる経済的不安を軽減し、安心して子どもを産み、育てられる環境を創りたいと思っています。

主なサービスは、分娩施設予約サイト「スペシャリストドクターズ」です。このサイトでは、出産エリアや予定日、診療内容、施設の特徴、提供されるサービスなど、妊婦さんのニーズに合った条件で分娩施設を検索でき、各施設の出産費用も確認できます。妊娠、出産は女性にとって精神的にも身体的にも大きな負担がかかるものです。このサイトを通じて、多くの妊婦さんが、理想とする出産を実現でき、「もう一人産んでもいいな」と思えるようにサポートしたいと考えています。

また、サイト開発で築いた医療機関とのつながりを活かし、医療機関の場所を借りて妊婦さん向けのマネーセミナーも実施しています。子どもが生まれると家庭の収支が大きく変わるため、将来の教育費や生活費の見通しを立てることが重要です。加えて、妊娠や出産を機に、ご自身の健康リスクも考えておく必要があるでしょう。少子化が進む背景には経済的な不安があります。「もう一人産みたい」という思いを、経済的な理由で諦めなくても良いように、ファイナンシャルプランナーが、妊婦さんから家計の相談をうけ、最適な保険の提案などをおこなっています。

もう一つは、医療機関のドクターと共同開発したハーブティーの販売です。妊娠中は、カフェインの過剰摂取を控える必要があるので、コーヒーや紅茶を愛飲している方にとってはストレスになることがあります。リラックス効果があって、成分的にも安心なハーブティーで、妊娠期間を少しでも穏やかな気持ちで過ごしていただきたいと考え、開発しました。

──妊婦さんのサポートを通じて、少子化問題の解決に取り組んでいるのですね

はい。妊婦さんの思い描く出産と、ご家族のライフプランの設計を支援することで、より多くの家庭が子どもを持つことができる社会の実現を目指しています。

「自走できる」アシスタントが導入のポイント

──今回、HELP YOUを導入した背景を教えてください

HELP YOUのことは、新聞の記事で知りました。パートナーの転勤で海外で暮らしている方、子育てや介護中の方など、世界各国・日本各地に住むメンバーが、さまざまなスキルを活かしてフルリモートで、企業の業務を代行しているといった内容だったと記憶しています。

もともと、秘書的な業務を外注したいと考えていたこともあり、記事を読んですぐに問い合わせました。

──導入時は他社のサービスと比較検討はされましたか？

いいえ、問い合わせたときの対応が良かったので、そのまま導入を決めました。

実は、以前、HELP YOUと同様のサービスを提供している企業の社長さんとお話しする機会がありました。その際、「こちらが一つひとつお願いしなくても、業務を予測して先回りして動いてくれる人材はいますか」と質問したことがあります。その社長さんは「正直、そのような人材を紹介できる自信はありません」と本音で答えてくれました。

幅広くいろいろな業務を依頼することを想定しているため、「初めて対応する業務でも、必要なことを予測して仕事を進めてくれるかどうか」は、重要なポイントです。

HELP YOUを導入する際も同じ質問をしたところ、「大丈夫です！　そういった人材をご提案します」と言ってくれ、契約を決めました。

実際に、2名のアシスタント候補者を紹介していただきました。アシスタントを決定する時も、「もしマッチしないと思われたら、別の人材をご提案します」と言ってもらえたので、始めやすかったです。

採用してほしいスタッフをごり押しするわけではなく、こちらの要望をしっかり把握し、また、HELP YOUスタッフのスキルや能力をきちんと活かせるかどうかも重視して提案してくれているのだと感じました。

手放したくない、オールマイティな人材

──ありがとうございます！　現在、担当アシスタントには、どのような業務をご依頼されていますか？

プレスリリース作成、ECサイト支援、営業資料作成、議事録作成、CRMツールの設定対応など多岐にわたります。CRMツールの設定・管理や議事録作成はルーティンで発生する業務ですが、その他の業務は、その時々で優先順位の高いものから対応してもらっています。プレゼンが近ければ、資料作成を依頼する、といった感じです。

──いろいろとご依頼いただいていますが、それぞれの業務のクオリティはいかがでしょうか？

とても満足しています。私自身が対応するよりスピーディーで、どの業務もクオリティが高いので、お願いして良かったと思います。

担当のアシスタントさんは、前職ではプレスリリースの作成を長くやっていたと伺っていますが、プレスの内容はもちろん、議事録の仕上がりも素晴らしいです。要点が過不足なくまとめられていて、後のTo-Doリストや事業計画の実行に直接役立つ内容となっています。

パワーポイント資料も、簡単な依頼で、ほとんど手直しの必要がない高品質なものを納品してくれます。

【HELP YOUがパワーポイントで作成したグラフ。デザイナーへの構成案として使用】

また、クリエイティブな要素のある業務にも対応していただけるのでありがたいです。以前、私が作りかけていたパワーポイントに、「妊婦さんが他に欲しいと思う情報を加えて完成させてほしい」と依頼したところ、妊婦さん向けのメッセージをいろいろと考えてくれて、その内容をデザイナーさんがポスターに仕上げた、といったことがありました。

私たちのサービスのユーザー像を解像度高く理解し、そのユーザーがどのようなことを求めているのかを想定して作業していることが伝わる品質で、「ここまでやってくれるんだ」と嬉しくなりました。

──担当アシスタントの業務に満足されているとのこと、こちらも嬉しいです！

本当に、HELP YOUのアシスタントさんのお仕事ぶりには感謝しています。「こんな優秀な人を他のクライアントさんに取られたくない」と思って、契約時間を増やしたくらいです！

HELP YOUの存在がポジティブな刺激に

──HELP YOUのサービスについて、どのような点が良いと感じますか？

詳細なジョブディスクリプションがなくても、いろいろな業務を柔軟に対応してくれるところが利用しやすいと感じています。

また、時間での契約なので、月間契約時間の中で、どの業務にどれだけの時間を割り当てるかを調整しやすいのも良いですね。

加えて、担当アシスタントの方が、毎日その日の業務内容、翌日の予定、残りの契約時間数を報告してくれるため、進捗管理が容易で無駄がありません。同じ社内で働いていると進捗報告が滞りがちになることもありますが、HELP YOUでは業務報告がルーティン化されているので、一緒に仕事の優先順位を考えながら、効率的に業務を進めることができます。

──HELP YOU導入後に御社内に何か変化がありましたか？

外注の方がこれだけ高いパフォーマンスで仕事をしてくれているので、社内メンバーにとってもポジティブな刺激になっています。

具体例では、社内メンバーも1週間の業務の優先順位を組み立てて仕事を進めるようになりました。HELP YOUの良い部分を取り入れて、仕事に活かすようになった点が大きな変化です。

まとめ

少子化という待ったなしの社会課題に取り組んでいるスペシャリスト・ドクターズ。開発・運営している分娩施設予約サイトは、全国の妊婦さんの実に40%が利用しています。「サイトを利用してくれる妊婦さんが『もう一人産んでも良いな』『もう一人産みたい』と思ってくれれば、出生率は改善するはず」と塩飽様は語ります。

また、「もう一人産みたい」と思う人が、経済的な理由で出産を諦めることがないよう、経済的なソリューション提案にも力を入れています。最近では、女性のファイナンシャルプランナーだけのネットワークを作り、妊婦さん向けに特化したプロジェクトを企画準備中です。さらに、塾代など教育費の負担が大きいことにも課題を感じている塩飽様は、AwakApp Japan合同会社を立ち上げ、「AI tutor」というAI学習アプリの開発と運営も手がけられています。

新規事業で発生するさまざまな業務も、今後、HELP YOUがお手伝いできればと思っています。

塩飽様が現在ご利用されているのは、HELP YOUの「1名専属プラン」です。このプランでは、オールラウンダーのアシスタントが、御社のさまざまな業務を柔軟にサポートいたします。

人事・採用、広報、経理、ライティング、画像・動画制作など、複数の業務を専門的なスキルを持ったアシスタントに担当してほしい場合には、チームプランがおすすめです。お客様の窓口となるディレクターが、500名近いメンバーの中から、それぞれの業務に適任のスタッフを集め、チームでサポートいたします。

御社のご希望に合うプランをご提案いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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