プレスリリースとは?効果的なプレスリリースが書ける7つのコツ

企業がメディアに対して自社の商品やサービスに関する情報を発表する「プレスリリース」。企業をPRする手段として一般的になりつつあります。

しかし、プレスリリースの定義や、具体的にどのような場面で役立つのか、詳しく理解していない方は多いのではないでしょうか。

そこで今回は、プレスリリースに関する基礎知識やメリット、注意点などを詳しく解説します。

実際にプレスリリースを作成する際のポイントについても紹介しますので、企業の広報活動を強化したいとお考えの担当者の方はぜひ参考にしてください。

プレスリリースとは

プレスリリースとは

プレスリリースとは、企業が新聞・雑誌・ニュースサイトなどのメディアに向けて広く発表する公式文書のこと。個人事業主や政治家が発表することもありますが、大企業や中小企業が発表するケースが一般的です。

「プレス=報道機関」と「リリース=発表・公開)」の2つの言葉を組み合わせた造語であり、元々はマスコミやメディアに向けて企業から「新しい情報を発表する」ことを指していました。しかし、近年では企業が発表する文書そのものを「プレスリリース」と呼ぶようになっています。

プレスリリースはその言葉通り、今まで発表されていなかった新規の情報を届けることが前提です。そのため、新商品や新サービス、新規事業の開始などに関する情報が記載されています。

メディアは興味を持ったプレスリリースをニュースの素材として情報発信を行います。その情報が一般読者の目にとまり、世間一般に広まっていく仕組みです。企業が行う広報活動の一環として、プレスリリースの重要性は増しています。

プレスリリースの目的

企業の最新情報をプレスリリースとして発表し、テレビや新聞、Webサイトなどのメディアに取り上げてもらう機会を増やすことで、一般消費者や顧客に対して自社の情報を浸透させるのがプレスリリースの目的です。

第三者視点で報道されることにより、企業の商品やサービスへの信頼性を高める効果が期待できます。
また、株主や従業員、取引先などのステークホルダー(利害関係者)に対しては、積極的に情報を公開し、企業の透明性を示していくことで、良好な関係構築につなげられるでしょう。

プレスリリースの具体的な効果については、「プレスリリースのメリット」で詳しく解説しますので参考にしてください。

プレスリリースの種類

プレスリリースに掲載される内容としては、主に以下のようなものが挙げられます。

  • 新商品・サービスの告知
  • 既存商品・サービスのリニューアルの告知
  • イベントの開催告知
  • 商品やサービスの売上進捗の発表
  • 他社との合併・業務提携・資本提携の発表
  • 新規採用や人事異動の発表
  • 研究成果や技術開発の成果発表
  • 新会社・新事業の設立の発表 など

新商品・サービスの告知だけではなく、企業活動全般に関する情報がプレスリリースの対象です。

プレスリリースと広告の違い

プレスリリースは企業の「広報(PR)」の一つであり、「広告」とはその性質が大きく異なります。

広告とは、新聞や雑誌、テレビ、Webメディアなどに対してお金を支払い、自社の情報を出稿する方法のこと。コストをかけて広告枠の確保さえできれば、自社を思い通りアピールできるのが特徴です。

一方で、広告は営利目的で作られた一方的な情報として一般消費者から認知されています。つまり、広告は客観的な評価に欠けた情報であり、「信頼性に欠ける」と判断されてしまう可能性が高いのです。このような認識の下では、広告は読み飛ばされてしまうでしょう。

それに対して、プレスリリースはコストこそかからないものの、公開した情報をメディアが取り上げてくれるとは限らないため、掲載内容をコントロールすることはできません。

しかし、世間一般に広まっていくのは各メディアが価値を認めたもののみです。つまり、第三者の視点で記事化されることにより、「信頼性の高い情報」として読者の関心を惹きつけやすくなります

プレスリリースは自社の商品やサービスを効率的に訴求する手段として、活用できる可能性があるでしょう。

プレスリリースと広告の違い

プレスリリースとニュースリリースの違い

プレスリリースとニュースリリースは、消費者に対して企業の情報を届けるという点では同じです。

しかし、主にメディアに向けて発信することで間接的に消費者へ情報を届けるものを「プレスリリース」、自社サイトやSNSなどを通じて直接的に消費者へ発信するものを「ニュースリリース」として使い分ける場合もあります。

基本的には同義のため、両者の違いについてさほど気にする必要はないでしょう。

プレスリリースのメリット

プレスリリースのメリット

プレスリリースを効果的に使えば、自社の情報がWebメディアや雑誌、テレビ、新聞など、さまざまなメディアに取り上げられる機会が増えます。多くのメディアに取り上げられることで、以下のようなメリットに期待ができるでしょう。

商品やサービスへの信頼性が高まる

プレスリリースが記者の目に留まれば、第三者から客観的な視点で自社の情報が発信されることになるため、商品やサービスへの信頼性が高まります。

主観的に伝えたいことを伝えている広告と比べると、プレスリリースは消費者から見ても信頼度の高い情報として認知される可能性が高いでしょう。ブランドイメージが向上し、大きな宣伝効果を得られるかもしれません。

業務提携や人材獲得につながる

プレスリリースは企業や投資家なども注目しているため、積極的に活用すれば業務提携や支援、人材獲得など新たなビジネスチャンスにつながる可能性があります。

プレスリリースは対ステークホルダーだけではなく、広範囲に自社の取り組みを拡散することが可能です。自社の取り組みに賛同する企業からの支援を得ることができるかもしれません。
また、メディアを通して情報を得た人が興味を持ち、自社の求人に応募してくることもあるでしょう。

プレスリリースは、多くの人とのつながりを構築するのに有用なツールです。

費用対効果が高い

プレスリリースは高額な広告に比べると低コストで配信できるため、うまく活用できれば費用対効果が高いPRツールとなります。

たとえば、GoogleやYahoo!などの検索結果画面に掲載されるテキスト広告を出す場合、数十万円単位の費用がかかるのが一般的です。

一方、プレスリリースの場合、社内での作成や配信業務にかかるコストのみの負担で済みます。
プレスリリース配信代行サービスを活用した場合でも、数万円程度の負担で実施可能です。宣伝に多額のコストをかけられない企業にとって、プレスリリースは強い味方となるでしょう。

マーケティング活動につながる

プレスリリースの反響を知ることは、効果的なマーケティング活動につながります。

プレスリリースがメディアや、その先の消費者、投資家などにどのような反応で受け入れられるのかを分析することで、市場のニーズをキャッチアップできるでしょう。

プレスリリースの注意点

プレスリリースの注意点

ここでは、プレスリリースを配信するときに押さえておきたい注意点を解説します。

確実に記事化されるわけではない

プレスリリースは、公開したからといって必ずしも記事として取り上げられるわけではないという点に注意しましょう。実際に掲載されるかどうかはメディアごとの判断によります。

広告に比べて低コストとはいえ、取り上げてもらえなければ費用対効果が悪くなってしまうかもしれません。地道に発信を継続することに加え、各メディアに「取り上げたい」と感じてもらえるよう、発信する内容を工夫することが大切です。

どのような点に注意してプレスリリースを作成するべきかは、「プレスリリースの書き方のコツ」で詳しく解説します。

内容をコントロールできない

プレスリリースは、あくまでもメディアが記事を書くための「ネタ元」に過ぎません。そのため、実際にどの情報をどのように掲載するのかという決定権は各メディアに委ねられています。

プレスリリースを活用する際には、メディアを通して報道される内容自体はコントロールできないという点に注意しましょう。メディア側の解釈によっては、企業側が意図しない形で報道される可能性もゼロではありません

プレスリリースを作成する際は、記事を読んだ受け手がどのように感じるのか、誤解を生む表現になっていないか、といった点に注意しましょう。また、日頃から記者とコミニュケーションをとり、信頼関係を築いておくことも大切です。

反響があった場合は対応が急増する

プレスリリースが多くのメディア関係者や消費者の目に留まり、世間一般で大きく話題になった場合は、さまざまな対応が急増する可能性があるため注意しましょう。

具体的には以下のような事態が想定されます。

  • カスタマーセンターへの問い合わせが急増する
  • 来店者数が増え、対応がしきれなくなる
  • 注文の増加に伴い、商品の生産が追い付かなくなる
  • サイトにアクセスが集中し、サーバーダウンしてしまう

あらかじめこのような事態を想定して対策しておかなければ、現場の負担はかなり大きくなります。せっかく話題になったにもかかわらず、対応の不備によって顧客からのクレームが多発し、かえって消費者からの信頼を失ってしまうかもしれません。

プレスリリースを公開する際は、社内であらかじめ共有し、対応する人員の確保や業務フローの見直しなどをしておくことが大切です。

プレスリリースの書き方のコツ

プレスリリースの書き方のコツ

メディアには1日あたり何百何千といった数のプレスリリースが届きます。忙しい記者の目に留めてもらうためには、分かりやすく内容を伝えなければなりません。

ここでは、実際にプレスリリースを書くときのポイントをご紹介します。基本をしっかり押さえれば、注目度の高いプレスリリースが作れるようになるでしょう。

プレスリリースの基本的な型を覚える

プレスリリースにも、以下のように基本的な書き方の「型」があります。他社のプレスリリースなども参考にしながら、まずはこの型で書くことに慣れていきましょう。

①タイトル
②リード文
③本文
④画像
⑤問い合わせ先

タイトル

タイトル次第でそのプレスリリースを読むかどうかが決まるといっても過言ではありません。具体的な数字やデータなどを盛り込みながら、インパクトのあるタイトルをつけましょう。
ただし、タイトルが長すぎると要点がぼやけてしまい、逆効果となるため注意が必要です。

リード文

リード文は記事の概要やメリットを記載する部分で、本文の前に置かれます。ここで読者の関心を高めることができなければ、プレスリリースを最後まで読んでもらえない可能性が高まります。なるべく平易な言葉で、300字程度にまとめましょう。

本文

本文が長すぎると読まれなくなる可能性があるため、注意しましょう。一文を50文字程度に抑えると、比較的わかりやすくなります。また、箇条書きや小見出し、改行などを活用するのも一つの方法です。文字だけがダラダラとずっと続くものよりも読みやすく、読者も内容を理解しやすくなります。

画像

画像があると記者の目に止まりやすくなります。見ただけで内容が伝わる画像を用意しましょう。画像は本文の前、もしくは本文中に入れることもあります。

問い合わせ先

プレスリリースを見て興味を持った人がすぐにコンタクトを取れるよう、問い合わせ先も明記しておきましょう。記載していない場合、機会損失につながるリスクもあります。最低限、社名・担当者名・住所・電話番号・メールアドレスなどは記載しておきましょう。

また、プレスリリースは一度作成したものを型として使い回すことも多いため、問い合わせ先などの情報が古くなっていないか、作成の際に注意してください。

結論から先に書く

プレスリリースを書くときは、結論(一番伝えたいこと)を先に述べ、そこから詳細(背景や経緯、それにかける想いなど)を書いていきましょう。

忙しい記者の目に留めてもらうには、タイトルやリード文などを見ただけで内容がおおむね分かるようにすることが大切です。

5W+1Hを意識して書く

漏れなく情報を伝えるために、5W+1Hを意識して書くのもポイントの一つ。5W+1Hとは、「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(だれが)」「What(何を)」「Why(なぜ)」「How(どのように)」の頭文字をとったものです。

特にプレスリリースでは、What(プレスリリースにする内容)だけではなく、Why(背景と目的)やHow much(価格)も重要です。これらを意識して書くだけで、情報が相手に明確に伝わるようになります。

正確な情報を記載する

インパクト重視の広告とは違い、プレスリリースでは事実を正確かつ具体的に記載することが重要です。読者が納得するような、裏付けとなるデータや調査結果を入れて説得力を持たせるようにしましょう。

たとえば、「たくさんのユーザーに支持された」といった表現ではなく、「87%のユーザーが『○○』と回答した」といった表現にするのがポイントです。調査に基づいた情報やデータを記載すれば、読者に安心感だけではなく、インパクトを与えることもできるかもしれません。

また、大袈裟な形容詞や抽象的な言い回しは、読む人によって異なる解釈をされる可能性があるため、避けた方が無難です。

専門用語に注意する

自社内での用語や業界内でしか通じないような専門用語はなるべく使わず、平易な言葉で分かりやすく書くようにしましょう。

せっかくプレスリリースが記者の目に留まっても、分かりにくい文章では理解されず、記事化されない可能性があります。専門外の記者や一般消費者が読んでも理解でき、記事化できるような内容を心がけましょう。

具体的には、第三者にチェックしてもらう機会を設ける、難しい用語には注釈をつけるといった対策が有効です。

差別化やトレンドを意識する

単に商品やサービスを告知する内容に留まらず、他社との差別化やトレンドなどの視点を取り入れた内容にしましょう。

新聞や雑誌、Webサイトなどの各メディアは、社会全体に新しい情報や社会性の高い情報を拡散したり、問題提起したりする役割を果たしています。そのため、単に企業のアピールに終始した広告に近い内容や、単なる商品スペックを羅列しただけの内容では「記事化する価値がない」と判断されかねません

メディアに広く取り上げてもらうためには、「どうしたら記者が取り上げたくなるか」という視点で書くことが大切です。

具体的には、プレスリリース内に以下の要素を組み込むと、より魅力的な内容になるでしょう。

  • 希少価値や意外性などの「珍しさ」
  • 既存の商品やサービス、他社にはない「独自性」
  • 流行や季節などを踏まえた「トレンド性」
  • 感動的なストーリーを含む「ドラマ性」
  • 社会問題や社会的なテーマと関連する「社会性」

画像や動画を活用する

画像や動画を活用することで、プレスリリースの内容を視覚的に理解しやすくなります。

記者は普段から多くのプレスリリースに目を通しているため、一つ一つの文書を隅々まで読んでいるとは限りません。むしろ要点だけをかいつまんで読んでいる可能性の方が高いでしょう。

そのような状況下で自社のプレスリリースを効果的にアピールするためには、ビジュアルに訴える工夫が有効です。新商品やサービスの画像や動画、調査結果やデータのグラフなど、視覚的な情報も加えることでより分かりやすく、印象的なプレスリリースになります。

テンプレートに沿って書く

テンプレートを活用することでプレスリリースの内容が伝わりやすくなります。

新商品・サービス発表や人事異動、業務提携など、さまざまな場面に合ったテンプレートを使うことで、視覚的に分かりやすいプレスリリースが出来上がるでしょう。

資料は別途添付する

プレスリリースに関係する資料があるときは、別途添付するようにしましょう。本文の中に資料の内容を延々と書き連ねると分かりにくくなってしまいます。
記者が必要に応じて参照・引用しやすいように、資料は別途添付するのがおすすめです。

プレスリリースの作成代行なら「HELP YOU」

プレスリリースの作成代行なら「HELP YOU」

プレスリリースは、うまく活用できれば非常に費用対効果が高い手法です。しかし、せっかく予算や手間をかけたとしても、メディアに取り上げてもらえなければ思ったような効果が得られない可能性もあります。

確実に成果をあげたいと考えているのであれば、プレスリリースの作成をプロに外注するのも一つの手です。ここでは、おすすめの代行サービスをご紹介します。

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プレスリリースのまとめ

プレスリリースのまとめ

この記事では、プレスリリースの定義やプレスリリースを作成するメリット・注意点、実際の作成方法などを解説しました。

プレスリリースは企業の広報活動の一環として行われるものであり、各メディアに取り上げられることによって客観性を担保しています。

プレスリリースをうまく活用すれば、自社の商品やサービスへの信頼性を高めることができ、新たな顧客を開拓したり、業務提携や人材獲得のチャンスにつながったりする可能性があるでしょう。

ただし、そのためには単にプレスリリースを公開するだけではなく、メディアから一目置かれる内容にブラッシュアップする必要があります
どのような点に気を付ければよいか迷ったときは、今回ご紹介した書き方のコツを参考にしてみてください。

もし、プレスリリースの作成にリソースを割くのが難しい場合は、プロへの外注も検討してみましょう

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