【2025年最新】オンライン秘書とは！おすすめサービス比較12選
「人手が足りず、たくさんの雑事に追われている」
「業務を効率化して社内のリソースを増やしたい」
そんなお悩みを抱える企業におすすめのサービスが、「オンライン秘書」です。オンライン秘書サービスに依頼すると、バックオフィス業務から専門的な業務に至るまで、幅広い支援を受けられます。
この記事では、業務の外注を検討されている方に向けて、オンライン秘書サービスの基本情報を網羅して解説しています。
- オンライン秘書活用のメリット
- オンライン秘書の対応可能な仕事内容
- オンライン秘書業務の料金相場
- おすすめのオンライン秘書サービス12選（お急ぎの方はこちら！）
読後には、オンライン秘書の特徴や自社に適したサービスを見つけるポイント、依頼時の注意点を把握できます。オンライン秘書サービスを導入することで、自社の生産性をアップできるでしょう。
オンライン秘書サービスを検討中の方のために、厳選したオンライン秘書サービス20社の特徴や費用をまとめた比較資料をご用意しました。下記より無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください！
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オンライン秘書とは
オンライン秘書とは、インターネットを通して企業の業務をサポートするアシスタントを指します。
「オンラインアシスタント」とも呼ばれ、経理、総務、人事・採用など幅広い業務に対応できる点が特徴です。以下より、詳しくその特徴を見ていきましょう。
高スキル人材がそろう
オンライン秘書には、高スキルの人材がそろっています。アシスタント登録の際に厳しい審査が課せられるため、経験値が高い専門職人材が集まっているのです。
高スキルの人材は質の高い納品物を提供してくれます。よって、仕事の効率性が高まり、従業員の士気も上がりやすくなるでしょう。また、納品物以外に業務改善や業務効率アップの提案を行ってくれるサービスも存在します。
採用工数がかからない
採用工数がかからない点もオンライン秘書サービスの特徴です。通常の人材採用は、以下の手順を踏みます。
- 求人媒体の選定
- 募集要項の作成
- 求人掲載
- 説明会開催
- 選考
- 研修
これら全ての手順を踏むと、多くの工数がかかります。しかし、オンライン秘書サービスであれば申込後、最短数日で業務サポートを開始してくれます。全てオンラインで完結するため、導入までスピーディーかつ効率的です。
オンライン秘書サービスの「HELP YOU」では、最短3日で優秀な人材を確保することが可能です。急な従業員の退職などでお困りの場合は、ぜひご相談ください！
オンライン秘書｜市場規模が拡大した理由
次に、オンライン秘書の市場規模が拡大した理由を解説していきます。
リモートワークの普及
一つ目の理由はリモートワークの普及です。
下の図をご覧下さい。これは日本生産性本部による、従業員の規模別にテレワークの実施率を表したグラフです。
図を見ると2020年春にパンデミックの影響で、リモートワークが急拡大したことが分かります。この頃からオンライン秘書（アシスタント）が注目され始めました。そして、その後リモートワークの実施率は低下しているものの、オンライン秘書の市場は拡大しつづけています。
多様な働き方の広がり
オンライン秘書の市場規模が拡大した理由の二つ目は、多様な働き方の広がりです。リモートワーク（在宅ワーク）の導入が進み、地方在住ながらも都市部の企業で働いたり、子育て・介護の時間を確保しつつ働いたりできるようになりました。
以下の図は、オンライン秘書サービス「HELP YOU」の応募者数の推移を表しています。
ご覧のとおり、応募者数は増加傾向にあります。依頼する企業だけでなく、オンライン秘書として働く人の数も増えているのです。その結果、企業はより自社にマッチする人材を見つけやすくなったと言えるでしょう。
オンライン秘書活用のメリット
オンライン秘書を活用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？この章では3つのメリットを紹介します。
コア業務に集中できる
オンライン秘書を活用するメリットの一つ目は、コア業務に集中できる点です。
企業で発生するさまざまな業務は、ノンコア業務とコア業務に分けられます。コア業務が組織の利益を生み出す一方、ノンコア業務は直接的な利益を生み出しません。とはいえ、ノンコア業務は企業の運営にとって必要な仕事です。コア業務に役立てるために、優先的に取り掛かることも多いでしょう。
ノンコア業務をオンライン秘書に任せることで、社員がコア業務に集中できる環境が整います。売上に直結するコア業務に社員が集中すれば、企業の競争力を高めることができます。
対応可能な業務範囲が広い
対応可能な業務範囲が広い点も、オンライン秘書のメリットの一つといえるでしょう。
オンライン秘書サービスは、チーム対応が一般的です。クライアントの希望に合わせて、経理、営業、メディア運用など、各分野の専門スキルを持つメンバーでチームを編成し、包括的に業務を遂行します。
また、一つの分野に特化したチーム編成も可能です。例えばオウンドメディアを立ち上げる場合は、以下の人材が必要になります。
- ディレクター
- 構成案作成者
- ライター
- 編集者
- デザイナー
- 校正者など
オンライン秘書サービスではこれらの人材をアサインして、すぐに業務を開始できます。こうした対応業務範囲の広さにより、オンライン秘書はさまざまなビジネスシーンで活用できることが分かります。
人件費などのコスト削減に
三つ目のメリットは、人件費などのコストを削減できる点です。
自社で社員を雇用する場合は、給与の他に以下のコストが発生します。
- 福利厚生費
- 社会保険料
- 通勤する場合は交通費
- 教育・研修費
- PC代など
一方、オンライン秘書はサービス提供会社の雇用となり、福利厚生費などのコストが発生しません。
さらに、オンライン秘書は繁忙期のみのスポット依頼も可能です。
よって、人件費が固定費から変動費になり、コストの最適化が叶います。オンライン秘書の導入によってコストパフォーマンスが向上し、余計な支出を抑えることができるのです。
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オンライン秘書｜対応可能な仕事内容
この章では、オンライン秘書の対応可能な仕事内容をより具体的に紹介します。
秘書業務
秘書業務では、スケジュール管理や問い合わせ業務など、さまざまな雑務を任せることができます。
- 出張先のホテル予約
- 航空チケットの手配
- スケジュール管理
- 会食時のレストランリサーチ
- スケジュール、アポイントメント調整
- 各種問い合わせ
- 議事録・資料作成
- 電話、メール対応
- 通訳など
バックオフィス業務
バックオフィスには多くの部門がありますが、オンライン秘書サービスには以下の部門・業務を依頼することができます。
- 経理・財務（入金管理、支払業務、請求書発行など）
- 総務（出張手配、スケジュール調整、名刺作成・手配など）
- 法務（労務関連業務、社内規則・就業規則作成など）
- 人事（勤怠管理、残業管理、採用業務など）
一般事務
一般事務の対応業務範囲例は以下のとおりです。下記以外の業務も幅広く請け負えます。
- 電話、メール代行
- データのファイリング
- 在庫管理
- 受発注、出荷業務
- データ集計
- 納品物のスケジュール管理など
総務・経理業務
総務に関しては、バックアップ業務を中心に対応します。会社が滞りなく運営されるよう、社内のさまざまな環境を整えます。
- 出張手配・会場手配
- 資料作成
- 名刺作成
- データ入力
- 請求書や見積書の作成
- 備品手配
- 物品管理
- 社内報作成など
経理業務も幅広い対応が可能です。経理部門そのものを引き受ける、BPOに近いオンライン秘書サービスも存在します。
- 請求書や見積書の作成
- 注文書・決算書・事業計画書の作成
- 経費精算
- 売上管理
- 財務支援業務など
人事・採用業務
人事・採用業務は、企業の採用活動や研修のサポートなどが対応範囲です。また、サービスによっては採用のコンサルティング業務なども実施しています。
- 求人媒体の選定、求人申し込み、求人票作成
- 応募者対応
- スカウト候補者のピックアップ
- 競合・市場調査
- 育成セミナー研修
- 人事評価の評価フォーム作成など
営業事務
営業事務は主にスケジュールや顧客管理、電話・メール対応などを請け負います。また、細かい情報を盛り込まなければならない契約確認も行えます。
- アポイントメント予約
- 顧客のアフターフォロー用の書類作成
- 名刺のデータ入力
- プレゼン資料作成
- 顧客リサーチ、分析
- KPI管理、予実管理
- 契約確認など
マーケティング業務
SEOやWebマーケティングの知見を持ったオンライン秘書による、マーケティングが可能です。また、時間のかかるコンテンツ作成や画像編集なども依頼できます。
- SNS運用
- 広告運用
- コンテンツ作成や修正
- 画像編集
- Webアクセス解析
- プロモーションイベント準備など
オンライン秘書に依頼できる業務が分かり、実際に導入する際のイメージが湧いてきたでしょうか？
下記の資料では、オンライン秘書の活用事例や「HELP YOU」の秘書の紹介、実際に導入されたお客様の声などを紹介しています。ぜひ参考にしてください。
オンライン秘書の料金相場
次に、気になるオンライン秘書の費用相場を解説します。
オンライン秘書の料金体系は、一般的に「月額制」と「従量制」に分かれています。
＜月額制の特徴＞
- 稼働時間とそれに応じた1ヵ月の料金があらかじめ設定されている
- 利用者は稼働時間内で依頼する業務量を調整できる
- サービスによっては、稼働時間内で依頼内容を都度カスタマイズすることも可能
＜従量制の特徴＞
- 業務内容や難易度、量に応じて料金が設定される
- 使い方によっては月額制より費用を抑えられる
多くのオンライン秘書サービスでは月額制を採用しています。オンライン秘書サービスの費用相場は以下のとおりです。
【月額】5万円～15万円
【1ヵ月あたりの稼働時間】12時間～30時間
【1時間あたりの費用相場】2,350円～4,000円
オンライン秘書と一口にいっても、サービスを介する場合とフリーランスなどの個人と契約する場合では料金相場が異なります。個人と契約する場合は一般的に、時給1,000～3,000円程度と認識しておくとよいでしょう。
こうして比べてみると、クラウドソーシングや派遣よりもオンライン秘書は高く感じるかもしれません。しかし、オンライン秘書には採用コストがかからず、専門知識を持つスタッフを幅広い業務で活用できます。その点、オンライン秘書のコストパフォーマンスは高いといえるでしょう。
オンライン秘書おすすめサービス比較12選
ここからはオンライン秘書おすすめサービスを紹介していきます。各サービスの特徴・対応業務・料金・実績を比較できるようにしているので、ぜひ参考にしてください。
HELP YOU
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
| 特徴 |
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| 対応業務 | ＜秘書業務＞
▼詳細はこちら このほかにも、経理、人事・労務・採用、営業事務、マーケティング・広報など、幅広い業務に対応しています。 |
| 料金 | ＜1名専属プラン＞ ・月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ＜チームプラン＞ |
| 実績 | 800クライアント以上、継続率98％ |
▼HELP YOUサービスについて詳しく知りたい方はこちら
▼オンライン秘書の導入事例を詳しく知りたい方はこちら
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！
CASTER BIZ（キャスタービズ）
「CASTER BIZ」は、株式会社キャスターが提供するオンライン秘書サービスです。厳選された優秀なワーカーが日常業務から専門分野まで幅広く業務をカバーします。
オンライン秘書サービスはチーム制で、マネジメントの必要はありません。依頼のみで安定的に業務を遂行します。他のサービスと比べると料金はやや高めですが、その分一定の質を保った成果物が期待できます。
| 特徴 |
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| 対応業務 | 秘書、事務、人事、経理、翻訳、制作、その他（文字起こし、SNS運用サポート、オフライン対応、受電代行など） |
| 料金 | ・1ヵ月プラン：46,000円（税抜）、10時間/月 ・6ヵ月プラン：132,000円（税抜）、30時間/月 ・12ヵ月プラン：120,000円（税抜）、30時間/月 ・カスタムプラン：要問い合わせ |
| 実績 | 株式会社メルカリ、株式会社ICI石井スポーツ、Chatwork株式会社など |
オンラインアシスタント「フジ子さん」
「フジ子さん」は、BPOテクノロジー株式会社が運営するオンライン秘書サービスです。その特徴は業界水準よりも安価で業務を発注できること。業界水準の半額でサービスを提供できると謳っています。
チームで業務を担当し、クライアントからの情報を全員で共有。無料トライアルも導入しているので、スタッフの実務能力を事前に確認したうえで、本格的な導入を検討できます。
| 特徴 | ・月5万円台から利用できる ・10時間単位で依頼可能 ・無料のトライアルあり |
| 対応業務 | 経理、秘書・総務、人事、Webサイト運用など |
| 料金 | ・PLAN20：59,600円（税抜）、20時間/月 ・PLAN30：88,500円（税抜）、30時間/月 ・PLAN50：130,000円（税抜）、50時間/月 ※全て契約期間1ヵ月 |
| 実績 | 株式会社二コン インドネシア現地法人、その他、東証一部上場企業、医療機関、国公立大学、行政機関など |
クラウドワークスエージェント（旧ビズアシ）
「クラウドワークスエージェント（旧ビズアシ）」は、クラウドソーシングサイトとして有名なクラウドワークスが提供するオンライン秘書サービスです。
その特徴は、クラウドワークスに登録している670万人のワーカーとマッチできること。経験やスキルに適性があるワーカーが提案され、契約前に経歴書の確認とオンライン面談を実施。事前にワーカーとの相性をチェックできます。
また、契約から商談までを含めたプロジェクトへの参画が最短3日で実現できるなど、スピーディーな導入も特徴的です。
| 特徴 |
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| 対応業務 | 営業事務、ライティング・編集、人事・労務、経理、カスタマーサポート、デザイン・コーディング、広告運用、データ入力など |
| 料金 | 要問い合わせ ※最低契約期間は1ヵ月または3ヵ月 |
| 実績 | 楽天グループ株式会社、株式会社サイバーエージェント、株式会社KADOKAWAなど |
i-STAFF（アイスタッフ）
「i-STAFF」は、ファイブスターネット株式会社が運営するオンライン秘書サービスです。スピードと確実な対応にこだわっており、秘書業務、人事、Web運用サポートなどにも対応しています。
また、オフライン業務も対応可能。領収書や名刺などの整理、ファイリングといった事務作業を依頼できます。オフライン業務はセキュリティ面に不安を感じるかもしれません。しかし、在宅ワークスタッフではなく、i-STAFFの本社勤務スタッフが対応するなど情報漏洩を防ぐ対策をしています。
同サービスには業界では珍しい返金保証が付いており、サービスに満足できなかった場合は返金が可能です。
| 特徴 |
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| 対応業務 | 秘書業務、経理、Webサイト運用、人事、営業アシスタント |
| 料金 | ・ライトプラン：11万4,000円（税抜）、30時間/月（契約期間3ヵ月） ・ベーシックプラン：9万3,000円（税抜）、30時間/月（契約期間6ヵ月） ・プレミアムプラン：8万1,000円（税抜）、30時間/月（契約期間12ヵ月） ・カスタマイズプラン：要問い合わせ ※1週間契約（計3時間）の「無料お試しプラン」もあり |
| 実績 | 株式会社コンテンツラボ（ビジネス支援サービス）、株式会社メディリーゾ（インターネット通信事業など）、ordercompany co.ltd（アパレル）など |
BackofficeForce（旧：サポーティア）
BackofficeForce株式会社（旧：グランサーズ株式会社）が運営する「BackofficeForce」は、経理・財務・労務に強みを持つオンライン秘書サービスです。3〜5年の実務経験を保有するスタッフが、お客様の課題や要望をもとに専門チームを組んでサポートを提供しています。
また、業務のクオリティを保つために公認会計士と税理士監修の研修を行っています。専門性の高い経理業務をまかせたい企業におすすめのサービスです。
| 特徴 |
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| 対応業務 | 会計、財務、補助金・助成金、庶務、総務、人事・労務 |
| 料金 | 要問い合わせ |
| 実績 | 顧客数400社
株式会社Minato（マーケティング）、株式会社SEASIDE（キャリア開発支援サービス）、株式会社ツクルバ（不動産）など |
Remobaアシスタント
株式会社Enigolが運営する「Remobaアシスタント」は、2021年にリリースされた比較的新しいオンライン秘書サービスです。
その特徴は、ITリテラシーの高いスタッフが在籍していること。ITツールの利用法やコミュニケーション方法といったスキル教育や研修を実施しているため、オンライン秘書とのやりとりをスムーズに行えるでしょう。
また、チーム制で業務に対応しており、長期的な安定したサポートが可能です。
| 特徴 |
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| 対応業務 | 秘書・庶務、営業事務、データ入力、Webサイト運用など |
| 料金 | ・スタンダードプラン：9万6,000円（税抜）、30時間/月（契約期間6ヵ月） ・ロングプラン：9万円（税抜）、30時間/月（契約期間12ヵ月） ・カスタムプラン：要問い合わせ ※オプションで導入コンサルティングプラン（5万円/月）あり |
| 実績 | 株式会社オンワードホールディングス、株式会社ハウクレイジー（マーケティング支援）など |
nene（ネネ）
neneは、株式会社neneが運営するオンライン秘書サービスです。同サービスは、正社員として雇用されているスタッフが秘書業務を担当。リサーチからカスタマーサポートまで、幅広い業務に対応可能です。
neneの特徴はコミュニケーションツールが豊富な点です。LINEなどの使い慣れたアプリで手軽に業務依頼ができます。秘書は情報管理の研修を受けており、定期的に情報を破棄するなど、セキュリティ面の管理も徹底しています。
| 特徴 |
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| 対応業務 | リサーチ、メール対応、スケジュール対応、電話対応、データ入力、文字起こし、SNS運用代行、採用代行、受発注処理、請求代行、カスタマーサポート、経理など |
| 料金 | ・ライトプラン：10万円（税抜）、25時間/月（契約期間3ヵ月～） ・ミドルプラン：15万円（税抜）、50時間/月（契約期間3ヵ月～） ・エンタープライズプラン：要問い合わせ |
| 実績 | 株式会社デリ・アート（人材紹介）、株式会社愛和（不動産）、株式会社アシロ（リーガルHR）など |
メリービズ
メリービズ株式会社が運営する「メリービズ」は、経理代行に特化したサービスです。簿記2級以上・実務経験豊富なスタッフが高いクオリティで経理業務を代行します。
| 特徴 |
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| 対応業務 | 会計・経理関連業務（経費精算、帳簿・仕訳入力、請求書発行、売掛・買掛管理、月次決算、クラウド会計導入支援、経理業務改善コンサルティングなど） |
| 料金 | 要問い合わせ |
| 実績 | 伊藤忠丸紅鉄鋼株式会社、有楽製菓株式会社、クックパッド株式会社 など |
herstyle（ハースタイル）
株式会社herstyleの「herstyle」は、女性スタッフのみのオンライン秘書サービスです。サービス内容は、アシスタント業務とサポート業務に分かれています。
アシスタント業務では、秘書業務や経理・事務代行、チャットワークコンサルなどを依頼できます。
また、サポート業務では、プロモーション事業や営業支援の発注も可能。オンライン・オフライン幅広く依頼できる点が特徴で、実際に人の手が必要な現場作業にも活用できます。
| 特徴 |
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| 対応業務 | 秘書業務、在宅秘書サービス、プロモーション事業、営業支援、受付業務、経理・事務、ワークショップ・セミナー・講演会の運営代行、チャットワークコンサルなど |
| 料金 | 【秘書業務】 ・月額 54,000円（税抜）プラン ・月額 108,000円（税抜）プラン ※プランによって業務範囲が変わります。 【在宅秘書サービス】 |
| 実績 | Ascender Capital Limited（香港・金融）、TECHNONIA Co., Ltd.（韓国・IT）、その他、国内一般社団法人、国内製造・販売会社など |
Hanaco（ハナコ）
Hanacoは、株式会社sunpla styleが運営するオンライン秘書サービスです。秘書経験者のみが在籍しているため、経験豊富なスタッフの業務を依頼できます。また、英語対応も可能です。
月ごとにプランを変更できるなど、柔軟なサポート体制も特徴的です。
| 特徴 |
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| 対応業務 | 秘書、総務・労務、経理・財務、営業アシスタント、通訳・翻訳、人事・採用、カスタマーサポート、SNS・メディア運用 |
| 料金 | ・ライトプラン：58,000円（税抜）、10時間/月 ・ベーシックプラン：110,000円（税抜）、20時間/月 ・カスタムプラン（オフライン対応可能）：要問い合わせ ※30分の「お試しプラン」もあり |
| 実績 | 要問い合わせ |
ChatWorkアシスタント
ChatWorkアシスタントは、チャットツールで有名なChatwork株式会社が運営しています。一般的な業務から専門業務まで幅広く依頼でき、最短5日でサービスの利用が可能。コミュニケーションツールはチャットワークが基本ですが、Slackやメールでの対応も行っています。
1ヵ月から契約可能なため、気軽に利用できる点もポイントです。
| 特徴 |
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| 対応業務 | 経理、総務、労務、営業、Web制作、秘書、採用など |
| 料金 | ・1ヵ月プラン：4万7,000円～/月 ・3ヵ月プラン：4万5,000円～/月 ・6ヵ月プラン：4万2,000円～/月 ・年間プラン：3万8,000円～/月 ・カスタムプラン：要問い合わせ ※全て実働時間10時間/月 |
| 実績 | ワイムシェアリング株式会社（総合サービス業）、三喜運輸株式会社（運送業）、株式会社一宝（流通・卸売）など |
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オンライン秘書｜導入をおすすめする企業
ここまでオンライン秘書について、さまざまな角度から解説してきました。とはいえ、「興味はあるけど、導入を判断できない」と感じている方もいるのではないでしょうか。
そんな方のために、この章ではオンライン秘書の導入を特におすすめしたい企業について述べていきます。
スタートアップ企業
まず、導入をおすすめしたいのはスタートアップ企業です。スタートアップ企業は少数精鋭の体制を取る企業が大半のため、全ての業務を自社で行っていては、とてもリソースが足りません。
例えば、オンライン秘書サービスに、リソースを取られやすいバックオフィス業務を丸ごと任せることも可能です。そうすれば、従業員は売上に直結するコア業務に専念でき、さらに業績を上げていけるでしょう。
また、業務の効率を高めるにはノウハウも必要です。外部のプロ（オンライン秘書）のノウハウを利用し、無駄なコストをカットすれば、日々の業務効率をブラッシュアップできます。
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人材不足の企業
続いて、人材不足の企業もオンライン秘書の導入に適しています。
昨今は人手不足が慢性化しており、求人を出したとしてもなかなか人材を集められません。そのため、求人費用がたくさんかかってしまうケースも存在します。
しかし、オンライン秘書を導入すれば、雇用を増やすことなく人手不足の労働力を補えます。それに加えて、繁忙期のみ人員や時間を増やすなど、人員と費用の最適化も可能になります。
業務効率化のノウハウを得たい企業
三つ目のおすすめ企業は、業務効率化のノウハウを得たい企業です。スタートアップ企業の章でも述べましたが、業務効率化を進めるためには経験やノウハウが必要です。
オンライン秘書サービスには、あらゆる業務のプロが集まっています。その分、ノウハウも蓄積されており、その仕事を間近で見ることで自社企業にノウハウを取り込むことができます。
「オンライン秘書に任せると、ノウハウを蓄積できない」という意見も聞きますが、一概には言えません。自社の担当スタッフとオンライン秘書が一緒に業務を進めることで、ノウハウの蓄積が可能になります。
オンライン秘書｜サービス問い合わせ時のポイント
オンライン秘書サービスに問い合わせる際は、どんな点に気を付けるとよいのでしょうか。そのポイントをお伝えします。
導入の背景と目的を伝える
まず、導入の背景と目的を伝えましょう。特に以下の2点を明確に伝えることで、オンライン秘書サービス側がニーズを理解しやすくなります。
- どんな背景で導入を考えたのか
- どんな成果を求めているのか
導入の背景と目的のすり合わせによって方向性のズレがなくなり、スムーズに業務が遂行されるでしょう。
依頼したい仕事内容を伝える
問い合わせ時には、依頼したい仕事内容を伝えることも大切です。一口にオンライン秘書サービスといっても、対応可能な範囲は異なるからです。
【対応可能な業務範囲の例】
- バックオフィス業務のみに対応
- マーケティングなど、高度なスキルが求められる業務にも対応できる
- 研修やコンサルティングまで対応してくれる など
自社に適していると思ってサービスに申し込んだものの、依頼したい仕事内容が対応外だった…というケースも発生します。依頼したい業務を自社で先に洗い出し、問い合わせのときに伝えておくことが重要です。
運用スケジュールを伝える
最後のポイントは、運用スケジュールを伝えることです。例えば、経理など特定の繁忙期がある場合、そのタイミングに導入を間に合わせなければなりません。
あらかじめ運用スケジュールを伝えておくと、問い合わせの段階でそのスケジュールが可能かどうか、サービス側に確認を取ることができます。
オンライン秘書｜導入の注意点
次にオンライン秘書導入の注意点について、詳しく解説していきます。
オフライン業務の対応ができない
オンライン秘書は在宅ワーカーがオンライン上で業務を行うため、多くのサービスではオフライン業務の対応ができません。例を挙げると、以下のような業務の依頼は難しいでしょう。
- 紙の書類の整理
- 実際の商品の保管
- 郵便物の受け取り・発送
ただし、サービスによっては特定の業務に限り、オフライン対応が可能な場合もあります。詳しくは各サービスにお問い合わせください。
コミュニケーションは全てオンライン
次の注意点は、コミュニケーションが全てオンラインになることです。
オンライン秘書との基本的なやりとりはチャットになります。チャットツールに慣れていないとコミュニケーションに時間がかかるなど、難しさを感じるかもしれません。
また、チャットでのやりとりは対面と異なり、顔や動作が入りません。メッセージを丁寧かつ具体的に記載すると齟齬が生まれにくいでしょう。
文章でのコミュニケーションには、以下のメリットも存在します。
- 言った言わないのトラブルが起こりにくい
- 履歴として業務内容や連絡事項を残しておける
このようなチャットの利点は活用したいところです。クライアントがチャットツールでのコミュニケーションに苦手意識を感じる場合、以下のような工夫をしているサービスも存在します。
- ビデオ会議を定期的に実施する
- 秘書側からこまめに連絡を入れる
各サービスのWebサイトには、返信までの時間やコミュニケーション方法（連絡ツール）が記載されている場合もあります。やりとりを円滑にするため、各サービスがどんな方法を取っているのか、ぜひWebサイトをチェックしてみてください。
込み入った内容のときはWebミーティングを行うなど、状況に応じたコミュニケーション方法を取っていきましょう。
ツールの導入が必要なケースも
オンライン秘書とのやりとりはインターネットを介するため、ツールの導入が必要なケースもあるでしょう。特に必要となるのは、チャット用のコミュニケーションツールやWeb会議用のツールです。
このようなデジタルツールの導入は避けて通れない部分もあります。ツールを使用することで、情報共有や検索がしやすくなる等のメリットもあるので、効率化の一歩と捉えてみてください。
※具体的なツール名などはQ＆Aで後ほど解説します。
オンライン秘書｜サービスの比較ポイント
本記事で紹介したサービス以外にも、実にさまざまなオンライン秘書サービスが存在します。この章では、自社に適したサービスを見つけやすくする、サービスの比較ポイントを解説します。
対応業務範囲
まずは、対応業務範囲の比較です。
サービスによって対応業務範囲は異なるので、オンライン秘書に委託したい業務を割り出したうえで、各サービスの対応業務範囲を確認してください。
そして、なるべく対応業務範囲が広いサービスを選択することをおすすめします。なぜなら、事業の拡大に伴ってオンライン秘書に任せる業務範囲が広がるケースが多いためです。
委託先の業務範囲が狭いと、新たに任せたい業務が出ても対応してもらえない可能性があります。そうならないためにも、対応業務範囲が広いサービスかどうかを導入前に確認しておきましょう。
料金
次に比較するのは料金です。オンライン秘書の費用をできるだけ安く抑えたい、と考える企業は多いのではないでしょうか。
しかし、安さのみで選ぶと納品物のクオリティが低い、もしくは対応範囲が狭くなる恐れがあります。サービスを選ぶ際は費用対効果を考えることがポイントです。
- 委託を検討している業務量
- クオリティをどこまで求めるか
- 業務時間
これらの項目と費用を照らし合わせるために、各サービスに相見積もりをかけてみるとよいでしょう。サービスによってはトライアルも行っているので、活用したうえで判断するのも一つの方法です。
実績
最後の比較ポイントは実績です。オンライン秘書サービスは、Webサイト上で導入事例やどんな企業と取引をしたかを公開しています。ぜひチェックしてみてください。
その際、自社の業種と似た企業の実績がある場合は、その分野に明るい可能性があります。
さらに、サービスの導入社数や平均継続率も確認が必要です。契約の継続率が高いということは、そのサービスに満足していることの証と言えます。
加えて、公式Webサイト以外での口コミなども調べると、利用者の生の声を確認できるのでより安心です。
オンライン秘書に関するQ＆A
最後に、オンライン秘書を利用する際のよくある質問を3つ紹介します。
Q1.オンライン秘書と派遣・クラウドソーシングとの違いは？
混同されがちな「オンライン秘書」と「派遣・クラウドソーシング」ですが、以下のような違いがあります。
【雇用コスト】
オンライン秘書：なし
派遣：備品準備が必要
クラウドソーシング：自分で探す必要あり
【人材の担保】
オンライン秘書：チームで対応
派遣：離職のリスクがある
クラウドソーシング：個人のケースが多い
【業務のカバー範囲】
オンライン秘書：幅広い依頼が可能
派遣：一人分のスキル
クラウドソーシング：一人分のスキル
【コミュニケーション】
オンライン秘書：基本オンライン上でのやりとり
派遣：直接話すことが可能
クラウドソーシング：基本オンライン上でのやりとり
その他、スタッフのスキルレベルの違いも挙げられます。オンライン秘書は厳しい採用基準が設けられているケースが大半で、テストや面接を突破しなければ働けません。また、派遣にも登録する際にスキルチェックがあります。
一方、クラウドソーシングは審査のないものが多く、ワーカーの質にムラがあります。このため、クラウドソーシングは長期で契約する前に自社でトライアル期間を設けるなど、人材を見極める必要があります。
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Q2.オンライン秘書の導入時に必要な準備は？
オンライン秘書はその名のとおり、オンライン（インターネット）上で業務のやり取りを行うのが一般的です。サービスによって使用ツールは異なりますが、以下のようなツールを準備しておくと良いでしょう。
- Web会議ツール：Zoom、Google Meetなど
- チャットツール：ChatWork、slack、Microsoft teamsなど
- オンラインストレージ：Googleドライブ、OneDrive、Dropboxなど
すでにこれらのツールを使っている場合は、オンライン秘書サービス側が自社の使用ツールに合わせてくれるかも導入前に確認してみてください。ツールの導入や操作に不慣れな場合は、オンライン秘書サービスに相談するとよいでしょう。
Q3.オンライン秘書の採用基準は？
オンライン秘書サービスは、秘書を雇う際に厳格な採用基準を設けています。採用時にチェックする項目例は以下のとおりです。
- 業務経験
- ITリテラシーの高さ
- 一定水準以上のMS Officeスキル
- コミュニケーションスキル など
しかし、中には試験なしで登録できるサービスもあるため注意が必要です。各サービスのHPに採用基準が掲載されているかどうか確認してください。
HELP YOUでは、オンライン秘書の質を保つために合格が厳しい試験を実施しています。ビジネススキル以外にコミュニケーション能力や、仕事への積極的な姿勢も含めて採用していますのでご安心ください。
HELP YOUでどのようなオンライン秘書が働いているのか知りたい方は、ぜひこちらの資料もご覧ください。
オンライン秘書のまとめ
オンライン秘書は、高スキルな人材が企業の業務を幅広くサポートするサービスです。採用や研修のコストをかけずに、クオリティの高いアウトプットを得ることが可能。コスト削減や業務効率の向上が期待できます。
とはいえ、世の中には数多くのオンライン秘書サービスが存在します。本記事の比較ポイントを参考に自社に合ったサービスを選んでください。
HELP YOUには、豊富なスキルと経験を持った優秀なスタッフが多数在籍しています。
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