【2023年版】オンライン秘書とは！おすすめサービス比較12選
「人手が足りず、たくさんの雑事に追われている」
「業務を効率化し、社内のリソースを増やしたい」
そんなお悩みを抱える企業におすすめのサービスが、オンライン秘書です。
オンライン秘書サービスに依頼すると、バックオフィス業務から専門的な業務に至るまで、幅広い支援を受けられます。
この記事では、業務の外注を検討されている方向けにオンライン秘書サービスの基本情報を網羅しています。具体的には、
- オンライン秘書活用のメリット
- オンライン秘書の対応可能な仕事内容
- オンライン秘書業務の料金相場
- おすすめのオンライン秘書サービス12選
などを解説。
読後にはオンライン秘書の特徴や、自社に適したサービスを見つけるポイント、依頼時の注意点を把握できます。オンライン秘書サービスを導入することで、自社の生産性をアップできるでしょう。
オンライン秘書とは
オンライン秘書とは、インターネットを通して企業の業務をサポートするアシスタントを指します。
「オンラインアシスタント」とも呼ばれ、経理、総務、人事・採用など幅広い業務に対応できる点が特徴です。以下より、詳しくその特徴を見ていきましょう。
高スキル人材がそろう
オンライン秘書には、高スキルの人材がそろっています。アシスタント登録の際に厳しい審査が課せられるため、経験値が高い専門職人材が集まっているのです。
高スキルの人材は質の高い納品物を提供してくれます。よって、仕事の効率性が高まり、従業員の士気も上がりやすくなるでしょう。
また、納品物以外に業務改善や業務効率アップの提案を行ってくれるサービスも存在します。
採用工数がかからない
採用工数がかからない点もオンライン秘書サービスの特徴です。
通常の人材採用は、以下の手順を踏みます。
- 求人媒体の選定
- 募集要項の作成
- 求人掲載
- 説明会開催
- 選考
- 研修
これら全ての手順を踏むと、多くの工数がかかるでしょう。しかし、オンライン秘書サービスであれば申込後、最短数日で業務サポートを開始してくれます。全てオンラインで完結するため、導入までスピーディーかつ効率的なのです。
オンライン秘書｜市場規模が拡大した理由
次に、オンライン秘書の市場規模が拡大した理由を解説していきます。
リモートワークの普及
一つ目の理由はリモートワークの普及です。
下の図をご覧下さい。これは日本生産性本部による、従業員の規模別にテレワークの実施率を表したグラフです。
引用：公益財団法人 日本生産性本部 「第12回 働く人の意識に関する調査 調査結果レポート」
図を見ると2020年春にパンデミックの影響で、リモートワークが急拡大したことが分かります。この頃からオンライン秘書（アシスタント）が注目され始めました。そして、その後リモートワークの実施率は低下しているものの、オンライン秘書の市場は拡大し続けています。
多様な働き方の広がり
次の理由は、多様な働き方の広がりです。テレワーク（在宅ワーク）の導入が進み、地方在住ながらも都市部の企業で働いたり、子育て・介護の時間を確保しつつ働いたりできるようになりました。
以下の図はHELP YOUの応募者数の推移を表しています。
ご覧のとおり、応募者数は増加傾向にあります。つまり、依頼する企業だけでなくオンライン秘書として働く、在宅ワークをする人の数も増えているのです。
オンライン秘書活用のメリット
オンライン秘書を活用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？この章では3つのメリットを紹介します。
コア業務に集中できる
最初のメリットはコア業務に集中できる点です。企業で発生するさまざまな業務は、ノンコア業務とコア業務に分けられます。
コア業務が組織の利益を生み出す一方、ノンコア業務は直接的な利益を生み出しません。とはいえ、ノンコア業務は企業の運営にとって必要な仕事です。コア業務に役立てるために、優先的に取り掛かることも多いでしょう。
そのノンコア業務をオンライン秘書に任せることで、コア業務に集中できる環境が整います。売上に直結するコア業務に社員が集中すれば、企業の競争力を高めることができます。
対応可能な業務範囲が広い
対応可能な業務範囲が広い点も、オンライン秘書のメリットの一つといえるでしょう。オンライン秘書サービスは、チーム対応が一般的です。
クライアントの希望によって、経理、営業、メディア運用など、各分野の専門スキルを持つメンバーでチームを編成。包括的に業務を遂行できます。
また、一つの分野に特化したチーム編成も可能です。例えばオウンドメディアを立ち上げる場合は、以下の人材が必要になります。
- ディレクター
- 構成案作成者
- ライター
- 編集者
- デザイナー
- 校正者など
オンライン秘書サービスではこれらの人材をアサインして、すぐに業務を開始できます。この対応可能な業務範囲の広さにより、オンライン秘書はさまざまなビジネスシーンで活用できることが分かります。
人件費などのコスト削減に
三つ目のメリットは、人件費などのコストを削減できる点です。
自社で社員を雇用する場合は、給与の他に以下のコストが発生します。
- 福利厚生費
- 社会保険料
- 通勤する場合は交通費
- 教育・研修費
- PC代など
一方、オンライン秘書はサービス提供会社の雇用となり、福利厚生費などのコストが発生しません。
さらに、オンライン秘書は繁忙期のみのスポット依頼も可能。よって、人件費が固定費から変動費になり、コストの最適化が叶います。コストパフォーマンスが向上し、余計な支出を抑えることができるのです。
オンライン秘書｜対応可能な仕事内容
この章では、オンライン秘書の対応可能な仕事内容をより具体的に紹介します。
秘書業務
秘書業務では、スケジュール管理や問い合わせ業務など、さまざまな雑務を任せることができます。
【対応可能な秘書業務の仕事内容例】
- 出張先のホテル予約
- 航空チケットの手配
- スケジュール管理
- 会食時のレストランリサーチ
- スケジュール、アポイントメント調整
- 各種問い合わせ
- 議事録・資料作成
- 電話、メール対応
- 通訳など
バックオフィス業務
バックオフィスには多くの部門がありますが、オンライン秘書サービスには以下の部門・業務を依頼することができます。
【対応可能なバックオフィス業務の仕事内容例】
- 経理・財務（入金管理、支払業務、請求書発行など）
- 総務（出張手配、スケジュール調整、名刺作成・手配など）
- 法務（労務関連業務、社内規則・就業規則作成など）
- 人事（勤怠管理、残業管理、採用業務など）
一般事務
一般事務の対応業務範囲例は以下のとおりです。下記以外の業務も幅広く請け負えます。
【対応可能な一般事務の仕事内容例】
- 電話、メール代行
- データのファイリング
- 在庫管理
- 受発注、出荷業務
- データ集計
- 納品物のスケジュール管理など
総務・経理業務
総務に関しては、バックアップ業務を中心に対応します。会社が滞りなく運営されるよう、社内のさまざまな環境を整えます。
【対応可能な総務の仕事内容例】
- 出張手配・会場手配
- 資料作成
- 名刺作成
- データ入力
- 請求書や見積書の作成
- 備品手配
- 物品管理
- 社内報作成など
経理業務も幅広い対応が可能です。経理部門そのものを引き受ける、BPOに近いオンライン秘書サービスも存在します。
【対応可能な経理業務の仕事内容例】
- 請求書や見積書の作成
- 注文書・決算書・事業計画書の作成
- 経費精算
- 売上管理
- 財務支援業務など
人事・採用業務
人事・採用業務は、企業の採用活動や研修のサポートなどが対応範囲です。また、サービスによっては採用のコンサルティング業務なども実施しています。
【対応可能な人事・採用業務の仕事内容例】
- 求人媒体の選定、求人申し込み、求人票作成
- 応募者対応
- スカウト候補者のピックアップ
- 競合・市場調査
- 育成セミナー研修
- 人事評価の評価フォーム作成など
営業事務
営業事務は主にスケジュールや顧客管理、電話・メール対応などを請け負います。また、細かい情報を盛り込まなければならない契約確認も行えます。
【対応可能な営業事務の仕事内容例】
- アポイントメント予約
- 顧客のアフターフォロー用の書類作成
- 名刺のデータ入力
- プレゼン資料作成
- 顧客リサーチ、分析
- KPI管理、予実管理
- 契約確認など
マーケティング業務
SEOやWebマーケティングの知見を持ったオンライン秘書による、マーケティングが可能です。また、時間のかかるコンテンツ作成や画像編集なども依頼できます。
【対応可能なマーケティング業務の仕事内容例】
- SNS運用
- 広告運用
- コンテンツ作成や修正
- 画像編集
- Webアクセス解析
- プロモーションイベント準備など
オンライン秘書の料金相場
次に、気になるオンライン秘書の費用相場を解説します。
オンライン秘書の料金体系は、「月額制」と「従量制」に分かれています。
- 月額制：稼働時間とそれに応じた1ヵ月の料金があらかじめ設定されている。利用者は稼働時間内で依頼する業務量を調整する。サービスによっては、稼働時間内で依頼内容を都度カスタマイズすることも可能。
- 従量制：業務内容や難易度、量に応じて料金が設定される。使い方によっては月額制より費用を抑えられる。
多くのオンライン秘書サービスは月額制を採用しています。その費用相場は以下のとおりです。
【月額】5万円～15万円
【1ヵ月あたりの稼働時間】12時間～30時間
【1時間あたりの費用相場】2,350円～4,000円
オンライン秘書と一口にいっても、サービスを介する場合とフリーランスなど個人と契約する場合では料金相場が異なります。個人と契約する場合は一般的に、時給1,000～3,000円程度と認識しておくとよいでしょう。
こうして比べてみると、クラウドソーシングや派遣よりもオンライン秘書は高く感じるかもしれません。しかし、人件費や採用コストはかからず、専門知識を持つスタッフを幅広い業務で活用できます。
その点、オンライン秘書のコストパフォーマンスは高いといえるでしょう。
オンライン秘書おすすめサービス比較12選
ここからはオンライン秘書おすすめサービスを紹介していきます。仕事内容、料金、実績を比較できるようにしていますので、参考にしてください。
HELP YOU
「HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUの料金プラン】
HELP YOUでは、お客様のご要望に合わせたプランをご用意しています。
＜1名専属プラン＞
一人の固定専属アシスタントがお客様の業務を柔軟にサポートするプランです。
・月額：15万円／実働時間：45時間
その他、ディレクターが窓口となりチーム制でサポートする「チームプラン」や、自動化が可能な定型業務をRPAツールでサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。
- 1名の専属アシスタントがサポート
- 固定のアシスタントのため、マニュアル化しづらい業務にも柔軟に対応
- 数多くのアシスタントの中から、お客様のニーズに合わせてマッチング
- 固定のアシスタントのため、組織・商品理解をより深めることが可能
HELP YOUには、豊富なスキルと経験を持った優秀なスタッフが在籍しているため、さまざまな業務の依頼が可能です。
- 秘書：スケジュール管理・調整、メール代理対応、出張・会食・会議室などの手配など
- 営業サポート：営業リスト作成、会議資料作成など
- 人事・採用サポート：応募者対応、スカウトメール配信、セミナー会場の手配など
- 経理：請求書発行、見積作成、領収書まとめなど
- その他：カスタマーサポート、データ入力 ・チェックなど
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！
CASTER BIZ（キャスタービズ）
CASTER BIZは、株式会社キャスターが提供するオンライン秘書サービスです。厳選された優秀なワーカーが日常業務から専門分野まで幅広く業務をカバーします。
オンライン秘書サービスはチーム制で、マネジメントの必要はありません。依頼のみで安定的に業務を遂行します。他のサービスと比べると料金はやや高めですが、その分一定の質を保った成果物が期待できます。
| 特徴 |
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| 対応可能な仕事内容 | 秘書、事務、人事、経理、翻訳、制作、その他（文字起こし、SNS運用サポート、オフライン対応、受電代行など） |
| 料金 | 6ヵ月プラン：30時間/月 12万円 12ヵ月プラン：30時間/月 10万8,000円 カスタムプラン：要問い合わせ 実働時間延長：延長時間×1.2倍 繰越・前借：手数料500円/1時間※導入コンシェルジュオプション（5万円/月）、エグゼクティブプランもあり |
| 実績 | 株式会社メルカリ、株式会社ICI石井スポーツ、Chatwork株式会社など |
オンラインアシスタント『フジ子さん』
フジ子さんは、BPOテクノロジー株式会社が運営するオンライン秘書サービスです。その特徴は業界水準よりも安価で業務を発注できること。業界水準の半額でサービスを提供できると謳っています。
チームで業務を担当し、クライアントからの情報を全員で共有。無料トライアルも導入しているので、スタッフの実務能力を事前に確認したうえで、本格的な導入を検討できます。
| 特徴 | ・料金が安価で利用しやすい ・翌月解約も可能 ・最新のセキュリティを導入している |
| 対応可能な仕事内容 | 経理、秘書・総務、人事、Webサイト運用など |
| 料金 | PLAN20：20時間/月 5万1,700円 契約期間1ヵ月 PLAN30：30時間/月 7万5,900円 契約期間1ヵ月 PLAN50：50時間/月 10万8,900円 契約期間1ヵ月※全て税込※無料トライアルあり |
| 実績 | 株式会社二コン インドネシア現地法人、その他、東証一部上場企業、医療機関、国公立大学、行政機関など |
ビズアシ
ビズアシは、クラウドソーシングサイトとして有名な「クラウドワークス」が提供するオンライン秘書サービスです。
その特徴は、「クラウドワークス」に登録している500万人のワーカーとマッチできることです。経験やスキルに適性があるワーカーが提案され、契約前に経歴書の確認とオンライン面談を実施。事前にワーカーとの相性をチェックできます。
もう一つの特徴は、チーム制ではない点です。1対1で担当ワーカーのみが業務に対応。マルチな人材を雇えば一人で広い業務範囲を担当してくれますが、ワーカーが急な休みに入った場合の調整は必要です。
| 特徴 |
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| 対応可能な仕事内容 | 営業事務、ライティング・編集、人事・労務、経理、カスタマーサポート、デザイン・コーディング、広告運用、データ入力など |
| 料金 | 公式サイト要確認
※デザイン・広告運用業務は月40時間～、その他の業務は月60時間～依頼可能 ※契約期間は最低1ヵ月～ ※契約期間に応じた割引プランあり |
| 実績 | 楽天グループ株式会社、株式会社サイバーエージェント、株式会社KADOKAWAなど |
i-STAFF（アイスタッフ）
i-STAFFは、ファイブスターネット株式会社が運営するオンライン秘書サービスです。スピードと確実な対応にこだわっており、秘書業務、人事、Web運用サポートなどにも対応しています。
また、オフライン業務も対応可能。領収書や名刺などの整理、ファイリングといった事務作業を依頼できます。オフライン業務はセキュリティ面に不安を感じるかもしれません。しかし、在宅ワークスタッフではなく、i-STAFFの本社勤務スタッフが対応するなど情報漏洩を防ぐ対策をしています。
同サービスには業界では珍しい返金保証が付いており、サービスに満足できなかった場合は返金が可能です。
| 特徴 |
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| 対応可能な仕事内容 | 秘書業務、経理、Webサイト運用、人事、営業アシスタント |
| 料金 | ライトプラン：30時間/月 11万4,000円 契約期間3ヵ月 ベーシックプラン：30時間/月 9万3,000円 契約期間6ヵ月 プレミアムプラン：30時間/月 8万1,000円 契約期間12ヵ月 カスタマイズプラン：月に30時間以上の対応や土日・深夜時間帯の業務など、希望に沿ってカスタマイズ※2週間契約（計6時間）の「無料お試しプラン」もあり |
| 実績 | 株式会社コンテンツラボ（ビジネス支援サービス）、株式会社メディリーゾ（インターネット通信事業など）、ordercompany co.ltd（アパレル）など |
SUPPORT＋iA（サポ―ティア）
SUPPORT＋iAは、バックオフィス業務の代行に特化したオンライン秘書サービスです。同サービスは公認会計士など有資格者が監修しており、特に経理・会計・財務に信頼性があります。
また、納品物のクオリティを保つために、オンライン秘書の教育に力を入れています。専門性の高い財務・経理業務をまかせたい企業に適したサービスです。
| 特徴 |
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| 対応可能な仕事内容 | 経理、庶務、財務、補助金・助成金、人事・労務、総務 |
| 料金 | 7万5,000円～/月
※顧客の要望に合わせてプランを作成するため、詳細は要問い合わせ |
| 実績 | 1,500社以上と取引
株式会社Minato（マーケティング）、株式会社SEASIDE（キャリア開発支援サービス）、株式会社ツクルバ（不動産）など |
Genny（ジェニー）
Gennyは、株式会社クロコが運営するオンライン秘書サービスです。
同サービスの特徴はメール確認・返信代行やスケジュール管理などの秘書業務に特化している点です。また最短30分で担当秘書を紹介できるなど、とにかくスピーディーなところもポイント。
「1ヵ月何時間まで」などの稼働量の制約がないため、依頼したい業務量が多ければ多いほどコスト削減が可能です。
| 特徴 |
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| 対応可能な仕事内容 | メール確認・返信代行、スケジュール管理、ドライバー手配・配車運行管理、アポイント調整、ビジネスランチ・会食予約、出張手配代行、契約書作成補助、名刺管理など |
| 料金 | 2ヵ月プラン：11万5,500円 契約期間2ヵ月 6ヵ月プラン：10万7,800円 契約期間6ヵ月 12ヵ月プラン：10万5,600円 契約期間12ヵ月 カスタムプラン：要問い合わせ |
| 実績 | 公式サイト要確認 |
Remobaアシスタント
Remobaアシスタントは2021年にリリースされた、比較的新しいオンライン秘書サービスです。
その特徴は、ITリテラシーの高いスタッフが在籍していること。ITツールの利用法やコミュニケーション方法といったスキル教育や研修を実施しているため、オンライン秘書とのやりとりをスムーズに行えるでしょう。
また、チーム制で業務に対応しており、長期的な安定したサポートが可能です。
| 特徴 |
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| 対応可能な仕事内容 | 秘書・庶務、営業事務、データ入力、Webサイト運用など |
| 料金 | スタンダードプラン：30時間/月 9万6,000円 契約期間6ヵ月 ロングプラン：30時間/月 9万円 契約期間12ヵ月 カスタムプラン：要問い合わせ※オプションで導入コンサルティングプラン（5万円/月）あり |
| 実績 | 株式会社オンワードホールディングス、株式会社ハウクレイジー（マーケティング支援）など |
nene（ネネ）
neneは、株式会社neneが運営するオンライン秘書サービスです。同サービスは、正社員として雇用されているスタッフが秘書業務を担当。リサーチからカスタマーサポートまで、幅広い業務に対応可能です。
neneの特徴はコミュニケーションツールが豊富な点です。LINEなどの使い慣れたアプリで手軽に業務依頼ができます。秘書は情報管理の研修を受けており、定期的に情報を破棄するなど、セキュリティ面の管理も徹底しています。
| 特徴 |
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| 対応可能な仕事内容 | リサーチ、メール対応、スケジュール対応、電話対応、データ入力、文字起こし、SNS運用代行、採用代行、受発注処理、請求代行、カスタマーサポート、経理など |
| 料金 | ライトプラン：25時間/月 10万円 契約期間3ヵ月～ ミドルプラン：50時間/月 15万円 契約期間3ヵ月～ エンタープライズプラン：要問い合わせ ※月50時間以上の対応や時間外対応などのカスタマイズが可能 |
| 実績 | 株式会社デリ・アート（人材紹介）、株式会社愛和（不動産）、株式会社アシロ（リーガルHR）など |
herstyle（ハースタイル）
herstyleは女性スタッフのみのオンライン秘書サービスです。サービス内容は、アシスタント業務とサポート業務に分かれています。アシスタント業務では、秘書業務や経理・事務代行、チャットワークコンサルなどを依頼できます。
また、サポート業務では、プロモーション事業や営業支援の発注も可能。オンライン・オフラインまんべんなく依頼できる点が特徴で、実際に人の手が必要な現場作業にも活用できます。
| 特徴 |
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| 依頼可能な業務 | プロモーション事業、営業支援、秘書業務、受付業務、経理・事務、ワークショップ・セミナー・講演会の運営代行、名刺管理など |
| 料金 | 営業代行：
※更新時3万2,400円、顧問契約時32万4,000円（半年契約） |
秘書業務：
※プランによって業務範囲が変わります。 |
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在宅秘書サービス：
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受付業務：
※原則2時間、2時間以上の場合は別途料金が発生 |
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経理事務代行：
※月額9万円、年間108万円 |
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| 実績 | Ascender Capital Limited（香港・金融）、TECHNONIA Co., Ltd.（韓国・IT）、その他、国内一般社団法人、国内製造・販売会社など |
Hanaco（ハナコ）
Hanacoは、株式会社sunpla styleが運営するオンライン秘書サービスです。その特徴はチームと専任秘書、2つの体制があること。チーム体制では業務ごとに最適な人材を配置、サポートする一方、専任秘書体制では一人の秘書が複数の作業を同時進行で行います。
Hanacoの運営会社は秘書専門の人材企業であるため、即戦力となる人材が多数在籍しています。
| 特徴 |
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| 対応可能な仕事内容 | 秘書、総務・労務、経理・財務、営業アシスタント、通訳・翻訳、人事・採用、カスタマーサポート、SNS・メディア運用 |
| 料金 | ライトプラン：10時間/月 5万8,000円 ベーシックプラン：20時間/月 11万円 カスタムプラン：要問い合わせ※30分の「お試しプラン」もあり |
| 実績 | 公式サイト要確認 |
ChatWorkアシスタント
ChatWorkアシスタントは、チャットツールで有名なChatwork株式会社が運営しています。一般的な業務から専門業務まで幅広く依頼でき、最短でその日のうちにサービスの利用が可能。コミュニケーションツールはチャットワークが基本ですが、Slackやメールでの対応も行っています。
1ヵ月から契約可能であるため、気軽に利用できる点もポイントです。
| 特徴 |
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| 対応可能な仕事内容 | 経理、総務、労務、営業、Web制作、秘書、採用など |
| 料金 | 1ヵ月プラン：4万7,000円～/月 3ヵ月プラン：4万5,000円～/月 6ヵ月プラン：4万円～/月 年間プラン：3万5,000円～/月 ※全て上限作業時間10時間～カスタムプラン：要問合せ |
| 実績 | 公式サイト要確認 |
オンライン秘書｜導入をおすすめする企業
ここまでオンライン秘書について、さまざまな角度から解説してきました。とはいえ、読者の皆様の中には「興味はあるけど、導入を判断できない」と感じている方もいるのではないでしょうか。
そんな方のために、この章ではオンライン秘書の導入を特におすすめしたい企業について述べていきます。
スタートアップ企業
まず、導入をおすすめしたいのはスタートアップ企業です。スタートアップ企業は少数精鋭の体制を取る企業が大半。全ての業務を自社で行っていては、とてもリソースが足りません。
例えばオンライン秘書サービスに、リソースを取られやすいバックオフィス業務を丸ごと任せることも可能です。そうすれば、従業員は売上に直結するコア業務に専念でき、さらに業績を上げていけるでしょう。
また、業務の効率を高めるにはノウハウも必要です。外部のプロ（オンライン秘書）のノウハウを利用し、無駄なコストをカット。日頃の業務効率をブラッシュアップできます。
人材不足の企業
続いて人材不足の企業も、オンライン秘書の導入に適しています。
昨今は人手不足が慢性化しており、求人を出したとしてもなかなか人材を集められません。そのため、求人費用がたくさんかかってしまうケースも存在します。
しかし、オンライン秘書を導入すれば、雇用を増やすことなく人手不足の労働力を補えます。くわえて、繁忙期のみ人員や時間を増やすなど、人員と費用の最適化も可能です。
業務効率化のノウハウを得たい企業
三つ目のおすすめ企業は、業務効率化のノウハウを得たい企業です。スタートアップ企業の章でも述べましたが、業務効率化を進めるためには経験やノウハウが必要です。
オンライン秘書サービスには、あらゆる業務のプロが集まっています。その分、ノウハウも蓄積されており、その仕事を間近で見ることで自社企業にノウハウを取り込めます。
「オンライン秘書に任せると、ノウハウを蓄積できない」という意見も聞きますが、一概には言えません。自社の担当スタッフとオンライン秘書が一緒に業務を進めることでノウハウの蓄積が可能になります。
オンライン秘書｜サービス問い合わせ時のポイント
オンライン秘書サービスに問い合わせる際は、どんな点に気を付けるとよいのでしょうか。そのポイントをお伝えします。
導入の背景と目的を伝える
まず、導入の背景と目的を伝えましょう。
- どんな背景で導入を考えたのか
- どんな成果を求めているのか
を明確に伝えることで、オンライン秘書サービス側がニーズを理解しやすくなります。導入の背景と目的のすり合わせによって方向性のズレがなくなり、スムーズに業務が遂行されるでしょう。
依頼したい仕事内容を伝える
問い合わせ時には、依頼したい仕事内容を伝えることも大切です。一口にオンライン秘書サービスといっても、対応可能な範囲は異なるからです。
（対応可能な範囲例）
- バックオフィスのみに対応
- マーケティングなど高度なスキルが求められる業務にも対応できる
- 研修やコンサルティングまで対応してくれる など
自社に適していると思ってサービスに申し込んだものの、依頼したい仕事内容が対応外だった…というケースも発生します。よって、依頼したい業務を自社で先に洗い出し、問い合わせのときに伝えておくことが重要なのです。
運用スケジュールを伝える
最後のポイントは、運用スケジュールを伝えることです。例えば、経理など特定の繁忙期がある場合、そのタイミングに導入を間に合わせなければなりません。
あらかじめ運用スケジュールを伝えておくと、問い合わせの段階でそのスケジュールが可能かどうか、サービス側に確認を取ることができます。
オンライン秘書｜導入の注意点
次にオンライン秘書導入の注意点について、詳しく解説していきます。
オフライン業務の対応ができない
オンライン秘書は在宅ワーカーがオンライン上で業務を行うため、オフライン業務の対応ができません。例を挙げると、
- 紙の書類の整理
- 実際の商品の保管
- 郵便物の受け取り・発送
などの依頼は難しいでしょう。
ただし、サービスによっては特定の業務に限り、オフライン対応が可能な場合もあります。詳しくは各サービスにお問い合わせ下さい。
コミュニケーションは全てオンライン
次の注意点は、コミュニケーションが全てオンラインになることです。
オンライン秘書との基本的なやりとりはチャットになります。チャットツールに慣れていないとコミュニケーションに時間がかかるなど、難しさを感じるかもしれません。
また、チャットでのやりとりは対面と異なり、顔や動作が入りません。メッセージを丁寧かつ具体的に記載すると齟齬が生まれにくいでしょう。
文章でのコミュニケーションには以下のメリットも存在します。
- 言った言わないのトラブルが起こりにくい
- 履歴として業務内容や連絡事項を残しておける
このようなチャットの利点は活用したいところです。
どうしてもチャットツールでのコミュニケーションに苦手意識を感じる場合は、以下のような工夫をしているサービスも存在します。
- ビデオ会議を定期的に実施する
- 秘書側からこまめに連絡を入れる
各サービスのWebサイトには、返信までの時間やコミュニケーション方法（連絡ツール）が記載されている場合もあります。やりとりを円滑にするため、各サービスがどんな方法を取っているのかWebサイトをチェックしてみてください。
込み入った内容のときはWebミーティングを行うなど、状況に応じたコミュニケーション方法をとっていきましょう。
ツールの導入が必要なケースも
オンライン秘書とのやりとりはインターネットを介するため、ツールの導入が必要なケースも出てくるでしょう。特に必要となるのは、チャット用のコミュニケーションツールやWeb会議用のツールです。
このようなデジタルツールの導入は避けて通れない部分もあります。情報共有や検索がしやすくなるメリットもあるので、効率化の一歩と捉えてみてください。
※具体的なツール名などはQ&Aで後ほど解説します。
オンライン秘書｜サービスの比較ポイント
本記事で紹介したサービス以外にも、実にさまざまなオンライン秘書サービスが存在します。この章では、自社に適したサービスを見つけやすくする、サービスの比較ポイントを解説します。
対応業務範囲
まずは、対応業務範囲の比較です。
サービスによって対応業務範囲は異なるので、オンライン秘書に委託したい業務を割り出したうえで、各サービスの対応業務範囲を確認してください。そして、なるべく対応業務範囲が広いサービスを選択することをおすすめします。
なぜなら、企業の拡大に伴ってオンライン秘書に任せる業務範囲が広がるケースも存在するからです。委託先の業務範囲が狭いと、新たに任せたい業務が出ても対応してもらえない可能性があります。
そうならないためにも、対応業務範囲が広いサービスかどうかを導入前に確認しておきましょう。
料金
次に比較するのは料金です。オンライン秘書の費用をできるだけ安く抑えたい、と考える企業は多いのではないでしょうか。
しかし、安さのみで選ぶと納品物のクオリティが低い、もしくは対応範囲が狭くなる恐れがあります。サービスを選ぶ際は費用対効果を考えることがポイントです。
- 委託を検討している業務量
- クオリティをどこまで求めるか
- 業務時間
これらの項目と費用を照らし合わせるために、各サービスに相見積もりをかけてみるとよいでしょう。サービスによってはトライアルも行っているので、活用したうえで判断するのも一つの方法です。
実績
最後の比較ポイントは実績です。オンライン秘書サービスは、Webサイト上で導入事例やどんな企業と取引をしたかを公開しています。チェックしてみてください。
その際、自社の業種と似た企業の実績がある場合は、その分野に明るい可能性があります。
さらに、サービスの導入社数や平均継続率も確認が必要です。契約の継続率が高いということは、そのサービスに満足しているということ。ある程度の保険になります。
くわえて公式Webサイト以外の口コミなども調べると、利用者の生の声を確認できるのでより安心です。
オンライン秘書に関するQ&A
最後に、オンライン秘書を利用する際のよくある質問を3つ紹介します。ご参照下さい。
Q1.オンライン秘書と派遣・クラウドソーシングとの違いは？
混同されがちな「オンライン秘書」と「派遣・クラウドソーシング」ですが、以下のような違いがあります。
【雇用コスト】
オンライン秘書：なし
派遣：備品準備が必要
クラウドソーシング：自分で探す必要あり
【人材の担保】
オンライン秘書：チームで対応
派遣：離職のリスクがある
クラウドソーシング：個人のケースが多い
【業務のカバー範囲】
オンライン秘書：幅広い依頼が可能
派遣：一人分のスキル
クラウドソーシング：一人分のスキル
【コミュニケーション】
オンライン秘書：基本オンライン上でのやりとり
派遣：直接話すことが可能
クラウドソーシング：基本オンライン上でのやりとり
その他、スタッフのスキルレベルの違いも挙げられます。オンライン秘書は厳しい採用基準が設けられているケースが大半で、テストや面接を突破しなければ働けません。また、派遣にも登録する際にスキルチェックがあります。
一方、クラウドソーシングは審査のないものが多く、ワーカーの質にムラがあります。このため、クラウドソーシングは長期で契約する前に自社でトライアル期間を設けるなど、人材を見極める必要があります。
Q2.オンライン秘書の導入時に必要な準備は？
オンライン秘書はその名のとおり、オンライン（インターネット）上で業務のやり取りを行うことが一般的です。よって、オンライン上でのやりとりをサポートしてくれる、以下のツールを準備しておきましょう。
- Web会議ツール：Zoom、Google Meetなど
- チャットツール：ChatWork、slack、Microsoft teamsなど
- オンラインストレージ：Googleドライブ、OneDrive、Dropboxなど
すでにこれらのツールを使っている場合は、オンライン秘書サービス側が自社の使用ツールに合わせてくれるかも導入前に確認してみてください。
ツールの導入や操作に不慣れな場合は、オンライン秘書サービスに相談するとよいでしょう。
Q3.オンライン秘書の採用基準は？
オンライン秘書サービスは、秘書を雇う際に厳格な採用基準を設けています。
採用時にチェックする項目例は以下のとおりです。
- 業務経験
- ITリテラシーの高さ
- 一定水準以上のMS Officeスキル
- コミュニケーションスキルなど
しかし、中には試験なしで登録できるサービスもあるため注意が必要です。各サービスのHPに採用基準が掲載されているかどうか確認してください。
HELP YOUでは、オンライン秘書の質を保つために合格が厳しい試験を実施しています。ビジネススキル以外にコミュニケーション能力や、仕事への積極的な姿勢も含めて採用していますのでご安心下さい。
オンライン秘書のまとめ
オンライン秘書は、高スキルな人材が企業の業務を幅広くサポートするサービスです。採用や研修のコストをかけずに、クオリティの高いアウトプットを得ることが可能。コスト削減や業務効率の向上が期待できます。
とはいえ、世の中には数多くのオンライン秘書サービスが存在します。本記事の比較ポイントを参考に自社に合ったサービスを選んでください。
HELP YOUには、豊富なスキルと経験を持った優秀なスタッフが多数在籍しています。
1名専属プランを筆頭に、チームでの対応やRPAツールでのサポートなどクライアントの希望に合わせた柔軟なプランを提供できます。気になった方はぜひお問い合わせ下さい！
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