営業事務は、営業担当者がコア業務に専念できるよう書類作成やデータの入力、メール対応などをサポートするお仕事です。

しかし人手不足や前任の退職などで、営業担当者が営業事務の業務も担っており業務過多に陥っているという場合は少なくありません。

そんなときに解決してくれるサービスが営業事務代行サービスです。

この記事では、営業事務代行サービスに依頼できる業務内容やおすすめサービスについてご紹介します。
また、営業事務代行サービスを利用するメリットやアウトソーシング先を選ぶ際のポイントについても詳しく解説していきます。

営業事務代行が注目されている理由

近年営業事務代行サービスが注目されている理由として、人手不足の深刻化が挙げられます。

2022年の日本商工会議所の調査によると「人手が不足している」と回答した企業の割合は64.9％にも上り、日本全体で労働力が足りていない状況がわかります。

人手が足りず営業担当者が様々な業務を兼務するケースも出ています。その結果、残業時間が増え、コア業務に集中できず業績が下がったり、離職率が高まってしまったりという悪循環に陥る場合があります。

営業事務をアウトソーシングすることで社員の労働時間の短縮や労働に対する負担軽減が期待されます。仕事に対するモチベーションアップにもつながり、業績の向上などのさまざまな効果が見込めるでしょう。

参考：日本商工会議所（「人手不足の状況および新卒採用・インターンシップの実施状況」の集計結果について～「人手が不足している」と回答した企業は64.9％と、過去最高水準に迫る～）

営業事務代行に依頼できる業務内容

本章では、営業事務代行サービスにアウトソーシングできる事務業務の内容例の一部をご紹介します。

営業サポート

・営業リストの作成
・営業資料の作成サポート
・アポイントメントのスケジューリング
・情報収集やリサーチ
・営業成績、在庫状況、売上データなどのレポート作成
・営業戦略のためのデータ分析サポート
・各種申請や手続きのサポート

受発注管理

・在庫情報の管理と更新
・必要に応じての発注業務のサポート
・商品の発送手配や配送スケジュールの管理
・配送に関する問い合わせ対応

データ入力

・顧客情報、商談情報、見積もりデータなどの入力
・CRM（Customer Relationship Management）ツールなどの管理・更新

見積書・納品書・請求書発行

・顧客からの要望に基づいた見積もりの作成
・納品書や請求書の発行と送付
・支払いのフォローアップや管理

顧客管理

・電話やメールでの顧客からの問い合わせ対応
・アフターサポートやクレーム対応のサポート

 
▼営業活動を効率化する！営業リスト作成サービス

営業事務代行を導入するメリット

本章では、営業事務代行サービスを導入するメリットを解説します。

欲しい人材がすぐに確保できる

先述したように、近年はどの業界でも人手が不足しており人材を確保することが難しくなっているのが現状です。

営業事務代行をアウトソーシングすることで、採用活動の手間もなくすぐに欲しい人材を確保することができます。

専門知識やスキルの活用

営業事務代行サービスには専門性が高いスキルを持っているスタッフが多く在籍しているため、業務を効率的に進めることができます。
例えば戦略的なデータ分析や人に伝わる資料作りなどのノウハウ、売上に貢献するようなサービスも提供されています。

これにより、社員はコア業務に集中することができ、全体のパフォーマンスが向上します。

スピードとクオリティ

営業事務代行サービスに在籍しているスタッフには豊富な経験値があり、専門職であるため、一定の業務量を迅速にこなすことができます。

コスト削減

社員を採用する場合、求人広告や採用ページの作成費などの外部に対するコストや採用担当者の人件費、研修費といった社内コストも必要となります。
一方、営業事務代行をアウトソーシングした場合は、これらの費用が不要であり、福利厚生費なども必要ありません。

営業事務代行サービスを使うことで、自社で雇用を行う際に発生するコストを削減することが可能であるということです。

営業事務代行おすすめサービス

サービス名：HELP YOU

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
オンラインでアシスタントがチームを組みお客様の業務をサポートするプランです。お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、業務を割り振ります。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■総務業務：秘書業務、スケジュール管理、事務作業、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

また、営業リスト作成に特化した「HELP YOU+Tech 営業リスト作成サービス」もご提供しています。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

営業事務代行 HELP YOU 導入事例１

実際にHELP YOUへご依頼いただいた事例をご紹介します。
クライアント：情報発信事業者様
ご依頼内容　：会議資料作成

先方のYouTubeチャンネルやSNSアカウントのインサイトデータのPPT反映、運営報告書の作成を代行しました。
その結果、3時間10分の工数削減を実現することができました。
会議資料の業務工数を減らすことで他業務の回転数が上がり、利益アップにつながりました。

情報発信事業者様【ご担当者口コミ】

営業事務代行 HELP YOU 導入事例２

実際にHELP YOUへご依頼いただいた事例をご紹介します。
クライアント：ECコンサルタント企業様
ご依頼内容　：レポート作成

HELP YOUではレポートをマクロ化したひな形の作成を代行いたしました。
その結果、ひな形の作成にかかる工数を4時間25分削減、またレポート作成時間は2時間短縮するができました。
レポートや報告書などよく使う書類のブラッシュアップの代行をご利用いただくことで、日々の業務にかかる工数を短縮することが可能になります。

ECコンサルタント企業様【ご担当者口コミ】

営業事務代行サービスの選び方

本章では、営業事務代行サービスの選び方についてご説明します。

依頼可能な業務範囲

まずは、自社が依頼を考えている業務内容に対応しているかを確認しましょう。基本プランが設定されているサービスもあり、作業内容が決められているケースがあるからです。
まら、営業事務以外のバックオフィス業務などを依頼する可能性がある場合は、幅広い業務サービスを提供している代行サービスを選ぶと安心です。

導入実績

過去の実績やこれまで提供してきたサービス内容をしっかりと確認しましょう。
営業事務代行サービスの実績を見ると得意としているサービス特徴がわかります。また、信頼できる企業かどうかを判断する材料の一つとなります。

契約条件

契約期間、キャンセルポリシー、費用、機密保持に関する取り決めなど契約内容を詳しく確認しましょう。

当たり前のことのように思えますが、これまで自社で行っていた業務をアウトソーシングするのですから、データの受け渡しや権利の問題などトラブルが発生する可能性がないとは言えません。
デメリットとなるリスクを回避するためにも、事前に条件面を確認しておくことをおすすめします。

柔軟性

自社オリジナルのルールやスケジュールなどに対し、柔軟に対応してもらえるか、業務内容の変更や追加にも応じてくれるかなどを確認するとよいでしょう。
自社内で作業の進め方が定まっていない業務やマニュアルがない場合は、より柔軟に対応してもらえる営業事務代行サービスを選ぶことをおすすめします。

まとめ

営業事務代行サービスは社内のリソースに余裕を生み、生産性を上げるために有用なサービスです。

ぜひ、本記事を参考に自社に最適な代行サービスを探してみてください。

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