オンラインでのアシスタント業務サービス導入事例｜HELP YOU
働き方改革やDX推進の加速で、日本国内におけるBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）の市場規模が拡大傾向にあります。オンラインのアシスタント業務サービスを導入する企業も増えています。
導入理由の一つに、専門知識やスキルを持つ人材が瞬時に集まり、人材不足が解消できることがあります。実際に専門知識・スキルをもつ専門職の採用はますます厳しくなっています。
オンラインでのアシスタント業務サービスには、専門職の人材がそろっています。そのため依頼可能な業務も多く、秘書業務、経理、営業事務、電話代行、SNS、マーケティングなど多岐にわたります。
この記事ではオンラインでのアシスタント業務サービスについて、派遣やアルバイトとの比較、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」の活用事例を紹介します。
雑務が多く、大事な業務に注力できない人、人材不足でお困りの人は、ぜひ参考にしてみて下さい。
オンラインでのアシスタント業務サービスとは
オンラインでのアシスタント業務サービスとは、インターネットのネットワークを利用して、企業の業務をサポートするサービスです。
オンラインで全て完結するため、効率的に業務を進めることができることから、業務生産性の向上が期待されています。
社員を雇用したり、派遣を導入したりするよりも費用が安価であり、導入時の初期コストもかかりません。
オンラインでのアシスタント業務サービスと派遣、アルバイト、クラウドソーシングとの違い
オンラインでのアシスタント業務サービスと派遣、アルバイト、クラウドソーシングとの違いを一覧表にしました。
雇用の手間や管理の手間など、担当者の視点から4つの雇用形態を比較してみましょう。
オンラインでのアシスタント業務サービスと派遣社員との比較
オンラインでのアシスタント業務サービスと派遣の違いについて解説します。
サービス会社や派遣会社が、業務を行うアシスタントや派遣社員をそれぞれアサインする点は同じです。いずれも雇用の手間はさほどかかりません。
違いは、導入準備や管理の手間が必要かどうかです。派遣は日々の細かな指示や管理が必要となります。
派遣社員を活用している企業によくあるケースは、後日残業が発生していたことが明らかになり、予算オーバーとなることです。回避するためには派遣社員への業務指示や勤怠管理が重要になります。
また、派遣はオフィス常駐となるため、PCや備品、デスクの準備が必要です。
コミュニケーションにも違いがあります。派遣はリアルなコミュニケーションが可能ですが、オンラインでのアシスタント業務サービスは、メールやコミュニケーションツールを活用したコミュニケーションとなります。
オンラインでのアシスタント業務サービスとアルバイトとの比較
オンラインでのアシスタント業務サービスと比較すると、アルバイトは雇用の手間がかかります。
掲載メディアの選定、記事の作成、面接日の調整、合否の連絡など、採用までにこのような工程がたいてい必要となります。
導入時にはパソコンやデスクなどの備品の準備は必須です。更には教育も必要となるケースもあるため、育成までの時間を考慮する必要があります。
管理の手間もかかります。アルバイトは派遣社員と同様に、日々の細かな業務指示や管理が必要です。
一方、オンラインでのアシスタント業務サービスは、経験豊富で専門スキルをもつアシスタントが担当するため、企業側が専門知識やノウハウを学ぶことも可能です。
オンラインでのアシスタント業務サービスとクラウドソーシングとの比較
クラウドソーシングを活用する場合も、雇用の手間がかかります。まずは募集記事の作成や人材選定が必要となります。
クラウドソーシングサービスによっては認定制度を設けている会社もあるものの、登録者の業務レベルにばらつきがあるため、採用する企業側に応募者のスキルを推し量る力量が求められます。
同様に納品物のクオリティにも差が生じることがあります。そのため指導や修正対応が必要となるケースもあります。
コミュニケーションについては、オンラインでのアシスタント業務サービス同様、メールやコミュニケーションツールを活用したコミュニケーションとなります。
クラウドソーシングは対個人の契約となるため、セキュリティー対策についても毎回確認する必要があります。
オンラインでのアシスタント業務サービス｜導入メリット
オンラインでのアシスタント業務サービスを導入するメリットにはどんなことがあるのでしょうか。
コスト削減
オンラインでのアシスタント業務サービスを活用するメリット、一つ目は人件費や固定費などのコスト削減が期待できることです。
厚生労働省の「就労条件総合調査」によると、常用労働者1人あたり１ヵ月平均労働費用総額は408,140 円と発表されています。社員を直接雇用した場合、これらの費用だけでなく、採用活動や育成にもコストはかかります。
また、直接雇用の社員は、業務量が少ない月であっても給料を支払う必要があります。しかし、オンラインでのアシスタント業務サービスであれば、繁忙期のみ利用することが可能なため、ムダな費用を削減することが可能となります。
参考：厚生労働省「令和３年「就労条件総合調査」の結果を公表します」
専門スキルをもつ人材が瞬時に集まる
「人材不足で人が集まらない…」採用にまつわるこのような問題で悩んでいる人もいることでしょう。特に専門知識やスキルを必要とする専門職分野での人材不足は深刻な問題です。
オンラインでのアシスタント業務サービスへの登録アシスタントは、専門知識やスキルを持ち、実績が豊富な人材が多く在籍しています。そのため教育をする必要もありません。即戦力として直ちに業務に取り組むことが期待できます。
生産性向上が期待できる
雑務に追われ、大事な業務に注力できずにいては生産性は低下します。業務効率を向上させることは企業の競争力を高めることにもつながりますから、すぐにでも解決する必要があります。
前述したとおり、オンラインでのアシスタント業務サービスは知識やスキルノウハウをもち、社会実績を積んだアシスタントがサポートに入るため、効率的な仕事を期待することができます。
アウトソーシングを活用することで、社員は生産性が高い大事な業務に注力することができるため、さらなる好循環がうまれます。
サービスによっては業務フローの見直しなどの提案をしてくれる会社もあります。生産性の向上を目指したいのであれば相談することをおすすめします。
オンラインでのアシスタント業務サービス｜【HELP YOU】仕事内容
オンラインでのアシスタント業務サービスは、どのような業務を依頼することができるのでしょうか。実際に「HELP YOU 」を導入している企業の業務内容と担当者の口コミを紹介します。
オンラインでのアシスタント業務サービス活用事例と口コミ｜バックオフィス業務
バックオフィス業務とは、総務や人事、経理業務など、直接利益を生み出すことはないが、会社運営には欠かせない業務の総称です。仕事内容の多くは、企業の利益を生み出す営業や企画などフロントオフィスのサポート業務となります。
ここではバックオフィス業務の事例として医療サービスでご利用いただいている勤怠業務の内容をご紹介します。
勤怠確認業務
導入企業：医療サービス
| 業務内容 | 【バックオフィス業務】勤怠確認作業 |
|---|---|
| 対応業務詳細 | ・ freeeの打刻時間／休憩時間／打刻位置情報の確認 ・デイリーレポートとの差異チェック ・シフト表との突き合わせ ・Slackにて社員へ修正依頼 |
| 削減工数 | 2時間30分 |
担当者口コミ
確認作業に多く時間を採られていた部分があったため、その時間を事業開発への時間に配分することができました。（医療サービス：担当者）
・社内での勤怠への意識が高まった。
オンラインでのアシスタント業務サービス導入実績と口コミ｜総務サポート業務
バックオフィス業務の中の総務サポートの業務事例です。インターネットサービス企業でご利用いただいている議事録作成業務の内容をご紹介します。
議事録作成業務
導入企業：インターネットサービス
| 業務内容 | 【総務サポート業務】議事録作成 |
|---|---|
| 対応業務詳細 | ・文字おこし ・議事録作成 |
| 削減工数 | 6時間 |
担当者口コミ
文字起こし作業から丸ごと依頼でき、ルーチン化することでタスクが減って気持ちが楽になった。（インターネットサービス：担当者）
・定例会議のためにルーチンで継続依頼することに。
オンラインでのアシスタント業務サービス導入実績と口コミ｜経理サポート業務
バックオフィス業務の中の経理サポートの業務事例です。不動産コンサルティング企業でご利用いただいている記帳代行業務の内容をご紹介します。
記帳代行業務
導入企業：不動産コンサルティング
| 業務内容 | 【経理サポート業務】記帳作業 |
|---|---|
| 対応業務詳細 | ・ エクセルファイルへの入力 ・外貨計算 |
| 削減工数 | 1時間20分 |
担当者口コミ
雑務を軽減し、本来の営業活動に専念することで、売り上げアップにつなげることができた。（不動産コンサルティング：担当者）
オンラインでのアシスタント業務サービス導入実績と口コミ｜人事サポート業務
バックオフィス業務の中の人事サポートの業務事例です。ハウスメーカーでご利用いただいているメール対応サポート業務／採用業務サポート業務。WEBサービス企業でご利用いただいていた労務サポート業務の内容をご紹介します。
メール対応サポート業務／採用業務サポート業務
導入企業：ハウスメーカー
| 業務内容 | 応募者メール対応業務詳細／採用業務サポート業務 |
|---|---|
| 対応業務詳細 | ・求人票作成 ・書類選考調整 ・面接日程調整 ・合否連絡 |
| 削減工数 | 1時間15分 |
担当者口コミ
作業に時間をとられることがなくなり社内の情報も整理できた。（ハウスメーカー：担当者）
労務サポート業務
導入企業：WEBサービス
| 業務内容 | 【労務サポート業務】電子契約書発行 |
|---|---|
| 対応業務詳細 | ・電子契約書サービスへの登録 ・ひな形書き換え ・データ送信 ・確認作業 |
| 削減工数 | 25分 |
担当者口コミ
初回時のみフローや内容の確認をするだけで、その後は簡単な依頼のみで全て責任をもってやってもらえるので、本来の業務に専念できています。（WEBサービス：担当者）
オンラインでのアシスタント業務サービス導入実績と口コミ｜営業事務サポート業務
営業の事務サポート業務もたくさんお問い合わせをいただく業務です。資料作成なのどの雑務に追われコア業務である営業活動に注力できないケースが改善された企業も多数あります。
資料作成などの雑務をオンラインでのアシスタント業務サービスへアウトソーシングすることで、大事な業務に注力する時間を捻出することが可能になります。
ここでは事例としてインターネットビジネス企画・運営企業でご利用いただいている営業リスト作成業務の内容をご紹介します。
営業リスト作成業務
導入企業：インターネットビジネス企画・運営
| 業務内容 | 営業リスト作成 |
|---|---|
| 対応業務詳細 | ・リサーチ ・インターネットビジネス企画 ・運営 |
| 削減工数 | 10時間10分 |
担当者口コミ
作業中に気づいた点をコメントいただき、リサーチ時間の削減だけでなく、とても効率よく営業することができた。（インターネットビジネス企画・運営：担当者）
オンラインでのアシスタント業務サービス導入実績と口コミ｜マーケティングサポート業務
メディア運営やSNSの記事作成などのサポート業務は、お問い合わせが増えている業務です。ここでは、SNS運用会社でご利用いただいているSNS運用サポート業務、ソーシャルメディア・アプリ関連事業企業でご利用いただいていた動画編集サポート業務の内容をご紹介します。
SNS運用サポート業務
導入企業：SNS運用会社
| 業務内容 | SNS投稿記事制作 |
|---|---|
| 対応業務詳細 | ・ネタ探し ・画像作成 ・記事作成 |
| 削減工数 | 4時間50分 |
担当者口コミ
出てきたネタを熟考し決められ、画像も凝ったものを提案してもらえるので投稿への反応が良くなった。（SNS運用会社：担当者）
・依頼を忘れても、問い合わせのリマインドがあり安心。
動画編集サポート業務
導入企業：ソーシャルメディア・アプリ関連事業
| 業務内容 | 動画編集 |
|---|---|
| 対応業務詳細 | ・素材動画のカット ・テロップ作成 ・音声調整 ・レンダリング |
| 削減工数 | 9時間35分 |
担当者口コミ
作業のみでも10時間以上かかることがほとんどの中、作業、納期共に半分以下になった。イメージや企画内容の相談もでき満足。（ソーシャルメディア・アプリ関連事業：担当者）
オンラインでのアシスタント業務サービス｜HELP YOUについて
HELP YOUは、オンラインでのアシスタント業務サービスです。契約から納品まで全てオンラインで完結いたします。
「HELP YOU」の特徴は、専属ディレクターを中心にアシスタントがチームで業務をサポートする点です。
業務をサポートするアシスタントは世界35カ国に住む日本人スタッフ。そのため時差を活用した24時間対応も可能です。
チームで幅広い業務をサポートするため、異なる業務の組み合わせもご利用いただけます。
例）資料作成＋経理＋SNS投稿など
◆ 経理・財務サポート
◆ 採用・人事サポート
◆ 営業支援
◆ ECサイト運用サポート
◆ マーケティングサポート など
実働時間 30時間／月～
対応時間帯 24時間※リソース状況による
契約期間 6ヵ月～
HELP YOUの運営会社は、「『働く』を通じて、みんなを幸せに」を企業理念とする株式会社ニット。
株式会社ニットは、オンラインアウトソーシングにまつわる３つのメディアを運営しています。企業の社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援する「HELP YOU」。働き手を応援する「くらしと仕事」「HELP YOU Academy」。
・働き手への学びのサービス「HELP YOU Academy」
オンラインでのアシスタント業務サービス費用｜料金プラン
オンラインでのアシスタント業務サービス「HELP YOU」の料金プランについて説明します。
【HELP YOU】チームプランの費用
チームプランは専属ディレクターを中心にアシスタントがチームで業務をサポートするプランです。
【サービス名】HELP YOUチームプラン
・月額：10万円～／実働時間：30時間～
・契約期間：6ヵ月
ご依頼内容に合わせてプランをカスタマイズすることもできます。
詳細についてはお問い合わせください。
【HELP YOU】1名専属プランの費用
HELP YOUには、1人の固定専属アシスタントが業務を柔軟にサポートするサービス1名専属制プランもございます。固定の専属アシスタントに業務をサポートしてほしい企業におすすめです。
【サービス名】1名専属プラン
・月額：15万円／実働時間：45時間
・契約期間：1ヵ月（ご契約開始時のみ2ヵ月）
【HELP YOU】ロボットプランの費用
大型・大量業務をロボットで自動化するサービスロボットプランのご用意もございます。
定型業務をRPAツールを用いて自動化を行います。
【サービス名】ロボットプラン
・月額：3万円～／実働時間：時間ではなく業務単位となります。
・契約期間：1ヵ月～（スポット）
オンラインでのアシスタント業務サービスFAQ｜HELP YOU
オンラインでのアシスタント業務サービスHELP YOUによくいただく質問をまとめました。
Q1. スポット（短期）での依頼は可能ですか？
スポット（短期）でのご依頼も可能です。
対応可能な業務は経理や人事、総務といったバックオフィスに特化した業務だけではなく、電話代行サービスやSNSへの投稿などさまざまな業務への対応が可能です。
業務例
・大量のデータ入力
・資料作成
・海外での現地調査
・オンラインイベントの企画から設定
・ステップメールの作成
このほかにも多数の事例がございます。相談は無料ですから遠慮なくお問い合わせください。
Q2. 実際に作業を行うアシスタントはどのような人ですか？
オンラインでのアシスタント業務サービス「HELP YOU」のアシスタントは、採用基準の厳しさで知られています。採用時の厳しい試験を突破した後も、研修を最後まで終了した優秀な人材のみをアシスタントとして認定します。
こうして認定されたアシスタントは、日本全国、世界35カ国に滞在しています。アシスタントはそれぞれ専門をもち、実績が豊富です。それぞれが専門の知識やスキルを持ち合わせているため、即戦力となり得ます。
Q3. 連絡方法や使用するコミュニケーションツールを教えてください
連絡方法は全てオンラインとなります。コミュニケーションツールはお客様が普段お使いのツールをご利用いただけます。例えばChatwork、Slack、Microsoft teams、Google Driveなどさまざまなツールの利用が可能です。
お客さまと相談しながら主となるコミュニケーションツールの取り決めを行っています。
また、コミュニケーションツールを使ってみたいけれど使用経験がない…というお客様もご安心ください。導入方法からご説明させていただきます。
Q4.契約時間の繰り上げ・繰り越しはできますか？
アシスタントの時間を在庫としてかかえることができないため、契約時間はすべて1ヵ月間での使い切りとさせていただいております。契約時間の繰り上げ・繰り下げは行っておりません。ただし、初月に限り、余った時間を次月に繰り越すことは可能です。
Q5.情報漏洩について、どのように取り扱っていますか？
契約時に秘密保持契約を含めた利用規約をお客様にご確認いただき、ご同意をいただいた上で情報を適切に扱っております。
作業を行うアシスタントとも秘密保持契約を結んでいます。
また全アシスタントに対し、ウイルス対策を含むセキュリティ対策チェックを定期的に実施しております。
また、「HELP YOU」を運営する株式会社ニットは、プライバシーマーク付与事業者です。プライバシーマークとは、個人情報保護体制の適合性を評価された企業のみ使用が許諾される制度です。
令和3年には「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」受賞いたしました。テレワーク先駆者百選総務大臣賞は、経営面での成果、ICTの利活用、地方創生の取組等を総合的に判断したうえで、優れた企業に贈られる賞です。
オンラインでのアシスタント業務サービスまとめ
オンラインでのアシスタント業務サービスについて解説しました。他社がオンラインでのアシスタント業務サービスをどのように利用しているのかを、HELP YOUの導入事例からご紹介しました。
作業に時間がかかる雑務を外注することで、社員の時間を生み出し、大事な業務に注力することが可能となります。
外注先の選定に迷っている場合も、遠慮なくご相談ください。相談は無料です。
業界や業種にこだわることなく、各社の業務サポートが可能です。
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オンラインアウトソーシングはHELP YOU
600以上のクライアント様が導入
人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。
【HELP YOUが選ばれる理由】
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
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