「オンライン事務代行」を活用する企業が増えています。

働き方が大きく見直され始め、コア業務を圧迫する事務業務は外部へ委託する傾向にあります。オンライン事務代行を利用することで、業務が効率的に進捗できるようになり、生産性が上がったという声もあります。

この記事では、オンライン事務代行のメリット・デメリット、さらに導入する際のポイントも併せてご紹介します。

オンライン事務代行とは？

オンライン事務代行とは、インターネットを使い遠隔で業務を行うサービスです。現在多くの企業が導入し注目を集めています。
事務代行を遂行する人材は、会社へ出社せずパソコンやツールを活用し在宅で業務を行う「在宅ワーク」といわれる働き方をしています。
依頼をする側も業務を行う側も、基本はチャットなどのツールでコミュニケーションをとり、依頼から納品までをオンラインで完結します。そのため場所や状況を問わず効率的に仕事をすすめることが可能です。

生産性の向上させる効果も

会社を経営する場合、本業とする中心業務を「コア業務」とした際、それに付随する事務業務や採用活動などの様々な「ノンコア業務」が存在しています。

会社を成長させるためには、どの業務も重要な役割を持っていますが、自社でまかなえるリソースにも限界があるはずです。
「ノンコア業務」をオンライン事務代行を活用することで、限られたリソースをコア業務に費やすことができ、専門性の高い業務をプロへ任せることで業務を効率化し、生産性の向上が期待できるのです。

現在注目される「テレワーク」

代行サービスを行う企業では、日本でも増加傾向にある「テレワーカー」としてスキルの高い人材を雇用、または個人事業主としてクライアントとの橋渡しをするなど、さまざまなスタイルでサービスを展開しています。

在宅ワーカーは2011年から増加傾向にあり、2021年の調査では、雇用型テレワーカーの割合は27.0%で、2020度からは4ポイント増加。これまでの最高値を更新しています。環境や状況に捉われることなく働くことができるため、自身のスキルや専門知識を活かすことができます。そのため多くの企業が取り入れるようになっています。

参考：国土交通省「令和３年度テレワーク人口実態調査－調査結果（概要）」

オンライン事務代行に依頼できる業務

オンライン事務代行では主にバックオフィスに関する業務もちろんのこと、事務のみならずさまざまな業務のサポートが可能です。

バックオフィス業務

バックオフィスと一言で言っても、その業務は幅広く多岐にわたります。

経理代行では、頻雑な領収証や請求書の処理、見積書の作成に受発注管理、経費精算など。人事代行では会社で働く人材のサポートから採用活動、内定者フォローに研修会の準備、実施など幅広い業務への対応が可能です。

コア業務へのサポート

バックオフィスに限らず、本業となるコア業務へのサポートへも対応が可能です。

営業サポートでは、プレゼン資料の作成やリサーチなど、さらにはプレスリリース配信と遂行する人材のスキルが必要とされる業務も依頼が可能です。

また、秘書業務では出張の手配やスケジュール調整など、依頼主に合わせていろいろな業務をバックアップしてくれるため、本業へ専念することも可能となります。

オンライン事務代行を活用するメリット

コストの削減

自社の中心業務のほかに必要となる総務や経理、人事などの業務は、状況に応じて人材の確保が必要となります。企業によっては正社員やパートなど、人を雇い入れるということには思った以上に費用がかかります。
雇い入れで必要となる採用コストや人件費とオンライン事務の代行費用を比較した場合、外部への委託により大きなコストダウンにつながります。

専門業務をプロに任せることが可能

会社を経営するには、コア業務と言われる中心業務以外にもさまざまな仕事が存在しています。
その中心業務以外のノンコア業務は、専門的な知識やスキルを持たない自社社員が作業を行うよりも、外部のスキルを持った人材に依頼することで、業務の効率化が可能となります。
経理業務や採用活動、法務などの専門性が高い業務や、スキルを必要とする作業は専門としている企業への委託するほうが自社で行うよりもさらに高い結果が期待できるでしょう。

必要な業務を調整し依頼できる

ルーティン化した業務は、毎月または毎年、決まった作業が必要となります。
繁忙期には人手が足りないほど多忙でも、閑散期には多くの人材を必要としないなど、企業によっては人材の配置や雇用に迷いや悩み、コストの問題が出ることもあります。
オンライン事務代行を活用した場合、必要に応じて依頼する業務を調整することが可能となり、無駄な経費を削減することが可能となるでしょう。

コア業務へ集中できる

会社を経営するうえで、必要となるさまざまな事務作業やルーティン化している煩雑な業務を外部へ委託することで、より時間を割くべきコア業務に集中することができます。
自社の中心業務に集中することは、本業とする専門の仕事に時間使うことに繋がります。オンライン事務を行う代行業者はその仕事を本業としている、その業務のプロと言えます。そのため、社員は本業に集中できるので、専門業者を活用することは業務を効率的な選択と言えるでしょう。

オンライン事務代行を活用するデメリット

外注費用がかかる

外部へ委託するため、必ず外注費用が発生します。委託する代行業者によって料金設定やプランはさまざまです。依頼内容により追加料金が発生するなど、自社にとって不利益とならないよう、事前の確認が重要となります。
しかし、事務専任の人材を雇用した場合と比較した際にコストダウンになる場合も多く、どちらが自社にとってより効果的か、コスト面でのメリットがあるのかをしっかりとと精査し判断することをおすすめします。

作業スキルがわからない

業務にあたる人材と直接会って依頼、または採用するわけではないため、事前に対応する人材の技量を見極めることはできません。
しかし、専門的ノウハウ、スキルを持つ人材を必要に応じて人選、対応する代行会社が多く、実際には自社雇用よりも結果的に効率アップが期待できる可能性も高いでしょう。

オンラインでは依頼出来ない業務も

オンライン事務代行では、ネット環境を使い業務を遠隔で行うため、書類の整理やリモートワークでは出来ない雑務などを依頼することは出来ません。
例えば店舗や事務所の管理、来客対応や清掃など、自社雇用では可能となる業務でも、オンラインでは対応できない作業もあるため、事前にどのような業務をどこまで委託するのかを明確にしておきましょう。

オンライン事務の代行先を選ぶポイント

企業によって必要となる業務はさまざまです。
依頼したい内容も違えば難易度もそれぞれ違うため、自社が求める基準で確実に対応してくれるかが、代行先を決定する重要なポイントです。

求めるサービスを提供してくれるか

オンライン事務代行と言っても、提供しているサービスや対応している業務内容は代行先によってそれぞれです。
代行先によっては、一部の業務を専門としている場合や、バックオフィスに限らずさまざまな依頼に対応してくれるなどサービス内容は大きく違います。
依頼したい業務と専門としている分野が一致していれば問題ありませんが、委託したい範囲が広い場合や、幅広くサポートを求める場合など、今後も含め自社がどこまでを必要とするかを確認しましょう。

自社に合ったプランであるか

代行サービスを行う企業により料金設定やプランはさまざまです。

■代行費用相場
・30時間/月　平均95,000円
・依頼ごと　2,350円～/件
・基本料金 + 500円/10分
・基本料金 + ポイント購入で依頼内容により消化

自社で依頼をしたいメインとなる業務を洗い出し、どこからどこまでを委託するのか明確にし、どのサービスやスタイルが適しているのかを見極めるのが得策です。
また、急な追加料金などを避けるためにも、対応範囲やプラン、追加料金の仕組みなども事前に確認することをおすすめします。

セキュリティの高さを確認

企業には重要な機密情報が存在します。
外部へ業務を委託する際は、その情報を代行先へ開示し提供することになるため注意が必要です。判断が難しい気密性の高い業務や顧客や社員の個人情報など、大切な情報がどのように取り扱われるのか、セキュリティ面なども含め事前に確認を行いましょう。
情報漏えいは企業の存続にも大きな影響を与えかねません。不安があれば、確実に解消しておくのが安心です。

その企業の強みはなにか

代行サービス会社が専門とする業務はそれぞれです。
経理業務や採用活動、営業事務やWebサイト管理など、サポートと言っても分野が全く変わります。そのため、企業の強みも千差万別でしょう。
自社が重要とする業務に対し、代行先が強みを持っているのかをチェックするのも大きなポイントです。

おすすめのオンライン事務代行会社

HELP YOU

株式会社ニットが運営するHELP YOUは、オンラインで忙しい皆さんの業務をサポートする、オンラインアウトソーシングサービスです。
特徴はディレクターを中心としてスタッフがチームで対応する点です。

また、必要に応じて委託する業務内容を変更したり、追加したりすることも可能です。

【導入メリット】
・専属ディレクターが業務を集約するので、スタッフへの指示不要
・資料作成、経理、採用、営業事務、など多業務をトータルサポート
・世界33ヶ国に日本スタッフ在住なので、翻訳を伴う業務も可能

【HELP YOUの費用】
月額料金：10万円～（税抜）
契約期間：6ヵ月～
実働時間：30時間～
※初回月のみ、契約時間分が利用できなかった場合、翌月分に繰り越し可能

noncore(ノンコア)

社内にある「ノンコア業務」をビジネスの第一線で活躍しているプロのメンバーが経験と能力を活かしサポートします。事前に依頼を受けた業務内容にかかる時間を試算し効率的に無駄なく対応を進めます。

また、ノンコア業務のみならず、プロのアシスタントがWebやデザインなど「コア業務」への対応まで可能としています。

【導入メリット】
・契約時間（20h/120h/240h）のうち30分単位から依頼が可能
・あらかじめ業務にかかる時間を試算し効率的に業務を実行
・必要に応じてアシスタント追加など専属チームで対応
・プロのアシスタントでコア業務へも対応が可能

Mamasan＆Company

「クオリティ・スピード・価格破壊」この３つの融合をコンセプトとし、国内に限らず海外在住のリモートワーカーが経験とスキルを武器にさまざまな業務を代行しサポートすることで、クオリティの追求と時間を問わないスピード感のあるサービスを提供しています。
顧客の事務コストを50％以上削減し、人件費をより生産性の高いサービスや商品を生み出す部門へ「適正配分」するきっかけを作りを約束してくれる企業です。

【導入メリット】
・国内外問わずスキルの高いリモートワーカーが業務を遂行
・依頼に合わせた代行から業務の効率化まで幅広く対応
・適格な人材の配置による高いクオリティとスピード
・顧客のコストを50％以上削減する価格破壊

まとめ

オンライン事務代行は、インターネットを利用し遠隔で業務を行う在宅ワークという働き方をとっています。
専門的な知識を持つ人材が効率よく作業を行うため、生産性の向上も期待できます。導入企業はコスト削減やコア業務への注力が可能など、多くのメリットを感じています。

事務業務に追われ四苦八苦している人、人員不足に頭を抱えている人は、オンライン事務代行の活用をおすすめします。

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