管理部門の代行とは?代行会社を利用するメリットやデメリット

管理部門の業務内容は多岐に渡ります。人事、経理、総務、法務、財務、経営企画などが管理部門となりますが、これだけの部門を独立して設置できる企業はそれほど多くないでしょう。

企業の規模によっては、本来なら複数の部門にまたがる業務を少ない人数で対応せざるを得ない場合もあるはずです。

となると、社員一人ひとりにかかる負担は増える一方で、それが長時間労働などにつながります。

そこで提案したいのが代行サービスの利用です。

代行会社に業務の一部を委託することによって、業務の効率化が実現でき、社員の負担を減らす効果が期待できます。

ここでは、管理部門の業務を代行する際のポイント、代行できる業務内容、代行するメリットとデメリットを見ていきましょう。

また、代行先を選ぶポイントと、おすすめの代行会社も紹介します。

 

管理部門の業務を代行するとは

管理部門の代行とは、これまで自社で回していた管理部門の業務を外部企業に代行してもらうことです。

それにより自社の負担軽減が見込まれますが、業務を社外に切り出すには周到な準備が必要です。

そこで、代行サービスを利用する目的や、サービス利用前に管理部門の代行において注意するポイントをお伝えします。

 

社員の負担軽減

管理部門の業務を代行するとは、自社で抱える煩雑な管理部門の業務を業務委託することです。

人手不足により業務が停滞することが多い、もしくは、専門知識を持つ社員が少ないために、一部の社員にばかりに大きな負担がかかるといったケースで、代行会社の利用は効果を発揮します。

月に数日だけ大量の業務が発生するといった場面でも代行を利用できるため、社員の負担を減らすとともに、より重要な業務に集中させることが可能です。

 

代行できる業務の見極めが重要

代行サービスの利用を検討する際は、まず、どの業務を切り出せるか絞り込む必要があります。

社員の負担を減らし、自社にとって重要なコア業務に注力するために代行が利用されますが、その際に代行で済ませられる業務と、自社で完結させるべき業務を明確にしておかなければなりません。

後から代行してもらいたい内容を変更することは可能ですが、余計な手間がかかりますし、代行業務を追加するには費用も別途必要です。

手間やコストを抑えるためにも、事前に管理部門全体で業務の洗い出しを行い、自社でないとできない業務と代行で任せられる業務を選別しておきましょう。

 

業務をスリム化する良い機会

無理に自社で完結させなくてもよい業務のなかには、慣例として続けているだけで不要なものもあるかもしれません。また、業務内容を縮小できるものもあるはずです。

そういう業務をこの機会に見直しましょう。余計な業務まで代行サービスを依頼していては、余計なコストがかかるだけです。

代行サービスの利用は、単に面倒な仕事を代行してもらうというのではなく、自社にとって本当に必要な業務を見極めることでもあります。

これを機に管理部門全体を見直して、業務のスリム化を図りましょう。

 

代行できる管理部門の業務内容

管理部門といっても、経理、人事、総務など業務内容はさまざまです。

ここからは、代行会社に依頼できる管理部門の業務内容を紹介します。

 

経理で代行可能な業務

経理の業務には、帳簿や伝票の作成、入出金管理、預金管理、経費精算などがありますが、企業によっても担当する業務範囲は異なります。

なかには給与計算や年末調整も経理が行うという企業もあるはずです。

こうした業務はすべて代行会社に委託可能です。

税金の申告や決算書の作成など、特定の期間だけ発生する業務も代行してもらうことができるので、繁忙期に人手不足に陥るといった問題も解消できます。

 

人事で代行可能な業務

人事の業務のなかにも、給与計算や年末調整など経理に近いものがあります。

もちろん先に見た通り、これらの業務は代行可能です。

また、人事の中心業務と言ってもよい社員の管理や採用に関する業務も代行会社に委託できます。

たとえば、採用業務であれば、採用計画に基づく社員募集、会社説明会の開催、書類選考、面接など多くのプロセスからなっており、準備を含めると1年近くを割かなければなりません。

また、その年の採用面接が終わる前に、翌年の新卒採用に向けた業務が始まることもあるでしょう。

さらに、採用業務だけでなく、社員の勤怠管理もありますし、異動や退職にまつわる社会保険関連の手続きも発生します。

そのため、人事にはさまざまな業務が集中してしまいがちです。

代行会社を利用すれば、たとえば「採用業務における書類選考から面接の日程調整まで」というように、一部の業務だけを切り出して委託することが可能です。

また、煩雑で時間を取られるだけの業務を丸投げすることもできるので、人事に大切な人材活用による利益の追求に集中できるようになります。

 

総務で代行可能な業務

総務の業務内容は非常に多岐に渡ります。

物品管理、オフィスの設備等を含めた環境管理、株主総会の企画・運営、来客対応、社内イベントの企画・運営、防災防犯対策、また、お茶出しやゴミ出しまで総務が行うという企業もあるでしょう。

また、業務内容に明確な基準がないため、規模の小さな企業では、総務が人事や経理の業務を兼務することもよくある話です。

そのために、総務にばかり仕事が集中して、長時間労働を強いられるというケースもあります。

代行会社では、負担の多い総務の業務内容の多くの部分を委託可能です。

備品の補充や管理といったルーティーン的な業務はもちろん、電話取り次ぎや来客対応、郵便物の仕分けから、福利厚生まで代行を利用できます。

 

管理部門業務を代行するメリット

管理部門の業務を代行会社に委託することで、どんなメリットが自社にもたらされるのか、以下で具体的に見ていきましょう。

 

コア業務に集中できる

管理部門の担当する業務は多岐に渡りますが、そのうちの多くが煩雑で定型的な業務なので、労働時間がどうしても長くなる傾向にあります。

規模の小さな企業ほど、人手不足により人事、経理、総務、法務、財務といった独立した部門を置くことが難しいため、少数の社員が複数部門の業務を兼務せざるを得ないということもあるでしょう。

その点、代行を利用すれば、時間ばかりがかかる煩雑な定型業務を切り出すことができるので、管理部門の社員も企業利益の追求というコア業務に力を入れることができるようになります。

その結果、長時間労働の解消と同時に業績アップにもつながるといったメリットが生まれる可能性があるのです。

 

コストの削減

代行会社には、煩雑な定型業務を一定の費用で委託できます。これにより、コストの削減が期待できるでしょう。

自社の社員育成には、採用して教育を施し、一定のスキルを身に付けさせるまでに多大なコストがかかっています。

それだけのコストをかけて、煩雑な業務に忙殺させるのは、貴重な人材資源の無駄遣いとも言えるでしょう。

その点、代行サービスを利用すれば、一定の費用を支払うだけで確実な成果が見込めます。

代行会社は専門知識やノウハウが豊富なので、煩雑な業務も高い質を保ちながら効率的に仕上げてくれるでしょう。

 

業務の属人化を防げる

多くの企業で管理部門の問題となっているのが、業務の属人化です。

少ない人数でさまざまな業務をこなすため、ある業務の担当者が休むと、その業務がまったく進まなくなってしまうことも珍しくありません。

代行会社を利用するには、社外の人が見ても理解できるように、マニュアルなどを作成して委託業務を標準化しなければなりません。

一見、手間のかかる作業ですが、誰が担当しても同じ成果を出せる仕組みが構築できます。

いったん標準化された仕組みができてしまえば、今後、ふたたび代行ではなく自社で業務を担当することになっても、属人化といった問題は防げるはずです。

 

管理部門業務を代行するデメリット

次に、管理部門の業務を代行会社に委託するデメリットについてお伝えします。

 

社内にノウハウを蓄積しにくくなる

管理部門の業務を代行してもらうということは、代行してもらった業務のノウハウは自社に蓄積されなくなります。

業務の効率化は図れますが、その管理も代行会社に任せることになるので、自社で技術やノウハウを蓄積しつつ効率化を図ることはできなくなるでしょう。

そのため、代行をやめてふたたび自社で業務を行う際に、効率が低下することが考えられます。

代行会社にも倒産やサービス撤退のリスクがありますから、代行してもらう業務に関しては代行会社とノウハウを共有できる仕組みを作っておくことが大切です。

 

期待していた成果が得られない可能性

代行により、業務の進捗が把握しづらくなることも考えられます。

そのため、「できあがった成果物がこちらが期待していたものではない」というズレが生じるリスクも発生しやすくなるでしょう。

これを防ぐには、代行会社と情報を共有できる体制を作っておき、自社で逐一進捗状況を確認できるようにしておくことです。

 

情報漏洩の危険

管理部門ではさまざまな機密情報を扱っています。

一部の業務のみを代行してもらうといっても、そうした情報をまったく提供しないということは難しいため、自社にとって重要な情報を外部に渡す必要があります。

代行会社もセキュリティには力を入れていますが、情報を外部に渡すということは、情報漏洩の危険性は常につきまとうでしょう。

情報漏洩に伴う損害賠償などの費用は補償してくれる場合もありますが、失った顧客の信頼を取り戻すには膨大な時間がかかります。

代行会社を利用するということは、そのリスクが常につきまとうということです。

リスクを最小限にするには、代行会社の見極めを徹底するしかありません。

 

コストの増える可能性

委託する業務によっては、代行会社を利用したためにコストがかかることもあり得ます。

たとえば、自社のやり方で効率良く進められていた業務を委託した場合、代行会社のやり方に変えて業務が進められるため、自社でやるのと比べてかえって効率が悪くなるということは考えられるでしょう。

代行会社のなかには自社のやり方に沿って業務を進めてくれるところもありますが、その分、コストは上乗せされるでしょう。

コストはかかるのに効率は期待したほど上がらないというリスクは考慮しなければなりません。

 

管理部門業務の代行先を選ぶポイント

上記のデメリットを避けるためにも、代行先の選定には注意が必要です。

ここからは適切な代行会社を選ぶためのポイントを見ていきます。

 

安さだけで決めない

管理部門の代行会社はいくつもありますが、安さばかりを重視すると、期待する成果が得られない可能性が高くなります。

費用が安い方がお得ですが、なぜその費用で代行できるのかまでしっかり調べておくべきです。

そのためには、複数の代行会社に見積もりを取って相場を知ることが大切です。

費用の安い代行会社には安くできる理由があるはずですから、その根拠を示してもらって、妥協できるポイントかどうかよく検討してください。

 

セキュリティ体制の確認

管理部門ではさまざまな機密情報を扱うため、代行会社を利用する場合、どうしても情報漏洩の危険性が伴います。

そのため、代行会社のセキュリティ体制は十分に検証しなければなりません。

ネットのみのやり取りで安い代行会社を選ぶ方が手間もコストもかからず便利ですが、その会社が信頼に足るかどうかはやはり直に訪問した方がわかります。

また、情報漏洩の際の補償が充実しているかどうかも、その会社のセキュリティに対する取り組みが窺えるポイントです。

 

代行の実績を確認する

管理部門の代行会社は多いですが、対応できる業務内容は必ず確認しておきましょう。

実際にどのような実績があるかは、ホームページだけでなく直接担当者との打ち合わせで確認する方が確実です。

多くの代行会社が幅広い業務を請け負うと宣伝しています。

しかし、さまざまな業務に対応できるというだけでは不十分ですので、どんな業務でどんな成果が期待できるかを具体的な数字で示してくれることを重視してください。

 

緊急時の対応確認する

業務を社外に切り出すということは、突発的なことが起こった時に、すぐに対応してもらえないというリスクが発生します。

緊急時にどのような対応をしてくれるのか、代行会社の体制を確認しておくことが大切です。

ただ、緊急時の連絡経路も含めて念入りに打ち合わせすることは大切ですが、それでも社外とのやり取りでは時間のロスが発生することはやむを得ません。

緊急を要する事態が発生しやすい業務は、委託せず自社でやるようにしましょう。

 

おすすめの管理部門業務の代行会社

ここからは、管理部門の代行におすすめの代行会社を紹介します。

 

HELP YOU

HELP YOUTOP
採用率1%の精鋭で管理部門のさまざまな業務をサポートしてくれるのが「HELP YOU」です。

依頼後の変更にも柔軟に対応してくれるために、業務内容が多岐に渡る管理部門の代行にはぴったりでしょう。

強固なセキュリティ体制を誇り、大幅なコストダウンが期待できる代行会社で、オンラインでもオフラインでも対応可能です。

97%という高い継続率からも実績と信頼が窺えます。

https://help-you.me/
 

 

NOC


人事、経理、総務など管理部門の代行に高い実績を誇るのが「NOC」です。

30年の運営歴で豊富なノウハウを蓄積しており、業務の大幅な効率化が期待できます。

これまで約250社の企業が利用しており、その高いユーザー満足度からも質の高い成果が期待できるでしょう。

https://www.noc-net.co.jp/

 

ZEROIN

zeroin
管理部門のおける幅広い業務を請け負うのが「ZEROIN」です。

会社規模にかかわらず対応できるのが強みで、中小企業から社員数数千の大企業まであらゆる企業の管理部門業務の代行で高い実績を上げています。

https://cd.zeroin.co.jp/

 

汐留パートナーズ

pat
管理部門全般に対して、効率的なアウトソーシングサービスを提供するのが「汐留パートナーズ」です。

経験豊富なコンサルタントが代行できる業務の切り分けからアシストしてくれます。

また、英語、韓国語、中国語にも対応しており、費用対効果の高い代行会社として多くの企業に重宝されています。

https://shiodome.co.jp/

 

まとめ

管理部門業務の代行におけるポイントを見てきました。

業務の効率化やコストダウンなど、代行サービスを利用することにはさまざまなメリットがありますが、一方、代行会社の選び方によっては期待ほどの効果が得られないリスクも存在します。

上記のポイントを参考に、社内で業務の洗い出しを行い、自社で行う業務と外部に委託しても問題ない業務をしっかり見極めることが大切です。

そして、代行のメリットを最大限享受できるように、代行会社の実績と信頼をじっくり吟味して最適なサービスを選んでください。

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