「日々の事務作業に追われ、肝心の本業に集中できていない…」このような悩みをお持ちではありませんか。

この悩みを解決するのが事務代行サービスです。事務代行サービスでは専門スキルを持ったスタッフが業務を担当するため、業務の効率化やコスト削減が期待できます。従業員はコア業務に専念できるようになり、業績の向上につながるでしょう。

本記事では、事務代行サービスの基本を解説。記事を読むことで、依頼できる業務や利用するメリット、最適なサービスの選び方、具体的なおすすめ業者が分かります。ぜひ導入の参考にしてください。

事務代行とは

事務代行サービスとは、日常的な事務作業を専門のスタッフに委託できるサービスです。事務業務の一部または大部分を外部の業者に任せることで、社内リソースを効率よく本業に集中させることができます。

例えば、経理業務や資料作成を事務代行に委託すると、社内のスタッフは利益を生む業務に専念しやすくなります。さらに、事務のプロによる対応で業務品質が向上する点もメリットです。

事務代行サービスは、人手が限られ事務作業が負担になりがちな中小企業にとって、特に有効な手段です。

事務代行に依頼できる業務

事務代行サービスには、さまざまな業務を依頼できます。特に、マニュアル化しやすい定型業務やルーティン業務、直接利益を生まない「ノンコア業務」など、必ずしも社員が対応する必要がない業務に適しています。

事務代行サービスに依頼できる、具体的な業務内容は以下のとおりです。

下記の資料では、オンライン事務代行サービスの「HELP YOU」に実際にご依頼いただいた業務をランキング形式でまとめています。
事務代行サービスに依頼できる業務を詳しく知りたい方は、ぜひこちらの資料もご覧ください！

【比較表付き】おすすめの事務代行サービス6選

ここからは、おすすめの事務代行サービス6社をご紹介します。

 
以下より各社の特徴を詳しく解説していきますので、サービス選定の判断材料としてご活用下さい。

HELP YOU（株式会社ニット）

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンライン事務代行サービスです。
厳しい採用プロセスを突破した優秀なスタッフがお客様をサポートし、コア業務に集中できる環境づくりを支援します。

▼HELP YOUサービスの詳細を知りたい方は、こちらの資料もご覧ください

▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

HELP YOUの事務代行事例

HELP YOUの事務代行事例をご紹介します。

株式会社情熱様は、新入社員から経営層まで幅広い層を対象に、企業向けの研修プログラムを提供されています。

HELP YOUの主な対応業務：

• 業務マニュアルの作成
• 研修資料の画像・文章の調整
• 印刷会社への資料の入稿準備
• 研修後のアンケートの作成 など

HELP YOUにご依頼いただいたきっかけは、繁忙期のリソースが不足していることでした。他社も検討されましたが、HELP YOUの営業担当が親身に課題をヒアリングし、解決策を共に考える姿勢を示したことが決め手となり、導入を決断されたそうです。

導入前はマニュアル化されていない作業が多く、業務の属人化が課題でしたが、現在はHELP YOUのサポートによりマニュアル化が実現。短時間で業務を処理できるようになり、社内の生産性が大きく向上しました。

HELP YOUディレクターの提案力やスタッフの納品スピード、品質にもご満足いただいています。

▼詳細はこちら

マニュアル整備からのサポートで業務効率化を実現

CASTER BIZ assistant（株式会社キャスター）

CASTER BIZ assistantは、リモートでバックオフィス業務を幅広くサポートする事務代行サービスです。厳選された人材がチーム体制で対応し、秘書業務や経理、人事などの業務を通じて企業の業務効率化を促進します。

フジ子さん（BPOテクノロジー株式会社）

フジ子さんは、手頃な価格で利用できる事務代行サービスです。経理や秘書業務、Webサイト運用などを依頼でき、限られた予算で事務代行を利用したい企業に適しています。

i-STAFF（ファイブスターネット株式会社）

i-STAFFは、ファイブスターネット株式会社が提供する事務代行サービスです。スタッフは多くの採用プロセスと専門のテストをクリアした人材だけで構成されており、納品物の質とスピードにこだわっています。

SUPPORT＋iA（グランサーズ株式会社）

SUPPORT+iAは、グランサーズ株式会社が提供する経理・財務業務メインの事務代行サービスです。豊富な実績を活かし、クライアントの業務状況に応じた適切な支援を行います。

タスカル（株式会社Colors）

タスカルは、月10時間から利用できるオンライン事務代行サービスです。料金体系が明瞭で、10時間を使いきれなかった場合は、次月に繰り越して使うことができます。

▼下記の資料では、「HELP YOU」が厳選した事務代行を依頼できるオンラインアウトソーシングサービス20社を徹底比較！ぜひサービス選びの参考にしてください。

事務代行のメリット

ここからは、事務代行のメリット5つを解説していきます。

コア業務に集中できる

一つ目は、従業員がコア業務に集中できることです。コア業務とは、企業の成長や利益に直接関わる中心的な業務を指します。一方、コア業務を支援するための業務をノンコア業務といいます。

データ入力や問い合わせ対応などのノンコア業務は日々発生するため、それらに従業員のリソースを取られてしまうと、コア業務に十分な時間や労力をかけられません。事務代行の利用によって従業員の負担を減らし、売上につながる業務に専念できる体制を整えられます。

日常業務で忙しい企業ほど、社内の業務効率を改善できるでしょう。

コストを削減できる

次に、コストを削減できる点も事務代行のメリットです。

従業員を採用・教育するコストは決して安くはありません。求人広告や研修費など、さまざまな費用がかかります。また、繁閑の波が大きい場合、業務量に合わせて人員を調整するのは難しく、無駄な人件費も発生しがちです。

しかし、事務代行サービスでは採用・教育コストがかかりません。業績や業務の繁閑に合わせて依頼量も調整できるため、無駄なくコストを管理できます。事務代行は、費用対効果を重視する中小企業にとって経済的なサービスです。

採用や教育の手間がかからない

三つ目のメリットは、採用や教育の手間がかからない点です。通常、事務スタッフを雇用する際は、採用から教育までに多くのリソースを割かねばなりません。
その点、事務代行サービスでは業者側がスタッフの選定を行います。クライアントの課題や要望をヒアリングしたうえで即戦力となるスタッフを提供してくれるため、手間をかけずスピーディーに人材を確保できるのです。

多彩なスキルを活用できる

事務代行サービスには、スタッフの多彩なスキルを活用できるというメリットもあります。

社内での雇用や派遣スタッフの場合は、個人のスキルしか活用できません。一方、事務代行サービスはチームで対応するため、多様な人材のスキルや経験を活用できます。

例えば、HELP YOUには次のような経験を持つスタッフが在籍しています。

• 広告制作代理店マネージャー
• 外資系メーカーのマーケティング担当
• 製造業の経理業務経験者 など

必要に応じて最適な専門人材へ業務を依頼し、社内ではカバーしきれないスキルや知識を補うことが可能です。

属人化を防止できる

最後のメリットは、業務の属人化を防止できる点です。業務の属人化とは、特定の業務を一部の人だけに依存し、その人しか対応できない状況を指します。

例えば、自社の社員や派遣スタッフの場合は、ノウハウの蓄積が個人に集中し、業務の属人化が起こりやすくなります。このような状況では、担当者の退職や異動によって業務が停滞しかねません。

その点、事務代行サービスはチームで対応するため、マニュアルを整備することで業務を標準化します。属人化を防ぎ、事業運営が安定するでしょう。

事務代行のデメリット

事務代行にはデメリットも存在します。導入前に確認し、必要な対策を知っておきましょう。

自社にノウハウを蓄積しづらい

一つ目のデメリットは、自社にノウハウを蓄積しづらい点です。

委託先の作業内容や改善プロセスの詳細が見えづらく、サービス終了時や内容変更時の引き継ぎがスムーズに進まないリスクがあります。

これを防ぐには、以下のような対策が効果的です。

• 業務マニュアルを事務代行サービスに作成してもらう
• 事務代行サービスとの定期的な進捗報告や評価ミーティングを設定する
• 必要に応じて社内の担当者を育成する

事務代行サービスを利用する場合、業者側に任せきりにせず、社内でのノウハウ共有も意識しましょう。

情報漏洩のリスクがある

もう一つのデメリットは、自社のデータや顧客情報を共有するため、情報漏洩のリスクがあることです。

事務代行サービスのセキュリティ管理が不十分な場合や、誤って情報が流出した場合には、信用の低下や損害賠償問題につながる可能性があります。情報漏洩のリスクを抑えるには、事務代行サービスの情報管理体制を事前に確認しておくことが重要です。

※具体的な確認方法は、「事務代行サービスを選ぶポイント」の章で解説します。

事務代行の費用相場

事務代行サービスの費用は、契約時間や期間に応じて変動する料金プランが一般的です。おおむね月30時間稼働で10万円前後が費用相場になります。

例：10時間稼働で3万円～、20時間稼働で6万円～

また、通常のサービスとは別に、特定の分野に特化したメニューやコンサルティングを提供する業者もあります。このようなメニューの多くは別料金がかかるため注意してください。

事務代行は必要な分だけ利用できるので、自社で雇用する場合にかかるコストと比較すると、非常に費用対効果が高いサービスといえるでしょう。

事務代行サービスを選ぶポイント

次に、事務代行サービスを選ぶポイントを解説していきます。

対応業務範囲

事務代行サービスを選ぶ際は、まず対応業務範囲を確認することが大切です。外注したい業務を洗い出し、それに対応できるかをチェックしましょう。

一方で、「そもそもどのような業務を外注できるのか分からない」という企業も少なくありません。このような場合も、まずは事務代行サービスに相談してみるのがおすすめです。

質の高いサービス業者であれば、現状の課題や疑問を丁寧にヒアリングしたうえで、外注可能な業務や方法を提案してくれます。業務を最適に切り出すための手助けとなるでしょう。

料金

次のポイントは料金です。依頼したい業務内容と代行料金を照らし合わせ、自社の予算に合ったサービスを選んでください。

代行料金を確認する際は、基本料金だけでなく初期費用や特定のサービスの追加料金など、見落としがちなコストにも注意が必要です。問い合わせの際には、これらの点を担当者に確認することをおすすめします。

また、相場と比べて極端に低価格のサービスにも注意してください。料金が安すぎると、サービスの質やセキュリティに不安が生じることがあります。前述の費用相場も参考にし、適切なサービスを選択しましょう。

実績

続いて、サービスの実績も事務代行業者を選ぶ際の重要な判断材料です。実績に関しては、次の項目を確認してみてください。

• 導入企業の数
• 導入企業の継続率
• 運営年数
• 導入事例
• 利用者の口コミ など

特に導入事例や口コミは実際の利用イメージが湧きやすく、サービスへの信頼感を高めてくれます。

セキュリティ体制

最後のポイントは、サービスのセキュリティ体制です。

デメリットの章で述べたとおり、事務代行を利用するときは情報漏洩などのセキュリティリスクが生じます。よって、代行サービスがどのようなセキュリティ体制を敷いているかを確認することが重要です。

例えば、プライバシーマークやISOなど第三者機関の認定があると安心です。

• プライバシーマーク…日本の認証制度で、個人情報保護に対する高い管理体制を示す
• ISO 27001…情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際基準。企業が機密情報の保護やリスク管理のための体制を整備していることを証明する

上記のような認証を取得しているサービスは、顧客情報の管理やアクセス制限が徹底されており、情報漏洩リスクを最小限に抑えられます。

事務代行サービスへのよくある質問

最後に、事務代行サービスへのよくある質問と回答をご紹介します。

事務代行サービスに依頼できない業務はある？

事務代行サービスは幅広い業務に対応できますが、対応できない業務も一部存在します。対応できない業務の例は次のとおりです。

• マイナンバーなどの機密情報を扱う業務
• 税理士や社労士など士業の独占業務
• オフライン（対面）での業務（オンライン事務代行サービスの場合）

サービスによって対応範囲が異なるため、依頼したい業務に対応しているのか、問い合わせのときに確認しておきましょう。

事務代行サービスとクラウドソーシングの違いは？

事務代行サービスとクラウドソーシングサービスには、次のような違いがあります。

クラウドソーシングは、インターネットを介して多数のワーカーに業務を直接発注するビジネスモデルです。事務代行サービスとクラウドソーシングには、以下のメリット・デメリットがあります。

事務代行サービス：

• 業者側が適切なスキルや経験をもった人材を選定するため、採用や教育の手間がかからない
• チーム制での対応が多いため、個人のスキルに依存せず業務体制や品質が安定する

クラウドソーシング：

• 不特定多数のワーカーから自社で選定する手間が必要になる
• 個人のスキルに依存するため、業務の品質や対応の安定性が担保されにくい

このことから、採用や教育にリソースを割けない場合や安定した品質を求める場合は、クラウドソーシングより事務代行サービスが適しているでしょう。

急ぎでの対応や時間外の対応はできる？

事務代行サービスによっては、緊急の依頼や時間外対応が可能な場合もあります。しかし、対応には追加の稼働時間や料金が発生することが一般的です。

なお、「HELP YOU」は海外在住のスタッフも多く、時差を利用してさまざまな時間帯に業務を依頼いただけます。ただし、担当スタッフのリソース状況によって対応可否が変わるため、詳細についてはお問い合わせください。

業務量に波があっても依頼できる？

事務代行サービスは、業務量の変動に柔軟に対応できるため、月ごとに業務量の波がある企業におすすめです。「月末月初に業務が集中し、月中はほとんど作業がない」といった場合でも、必要なタイミングに合わせてスタッフの稼働を調整できます。

HELP YOUでは、ご質問やご相談をメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

事務代行のまとめ

本記事では、事務代行サービスについて解説しました。本記事のポイントは以下のとおりです。

• 事務代行サービスに日常的な事務作業をアウトソースすることで、人手不足を解消し、本業に集中できる
• 事務代行サービスを選ぶときは、業務範囲、料金、実績、セキュリティ体制をチェックする
• 事務代行サービスの費用相場は月30時間稼働で10万円前後

事務代行を利用する際は、上記のポイントを押さえて自社に最適なサービスを選びましょう。

HELP YOUでは幅広い業務を請け負っており、機密情報を扱う場合はセキュリティ対策を徹底した自社センターでの対応も可能です。コア業務に専念したい、幅広い業務を任せたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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