「ひとり広報」の仕事とは？業務の進め方を解説！
近年、広報業務を一人で担当する「ひとり広報」の企業が増えています。
ひとり広報は、広報戦略の立案やプレスリリースの作成、メディアへの情報発信など、広報に関する全ての業務を一人で担います。
前任者からの引継ぎが無い場合、「仕事内容がわからない」「不明点があっても頼る人がいない」などの問題が発生しているケースも多いでしょう。
そこで今回は、ひとり広報の仕事や業務の進め方を解説。ひとり広報の課題を解決する方法も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
ひとり広報とは
ひとり広報とは、文字通り一人で広報活動をすることを指し、中小企業やスタートアップ企業など、小規模組織でよく見られます。
近年、デジタルメディアの急速な拡大により、広報の在り方が多様化しています。
広告にコストをかけられない中小企業が広報戦略としてひとり広報を設置したり、個人事業主が自身をアピールする手段として一人で広報を行ったりと、広報の形も変化しているのです。
ひとり広報では、社内報の作成からSNSでの情報発信、社外メディアとのコミュニケーションまで、広報に関わる全ての業務を一人で行います。
広範な業務を担うひとり広報ですが、他の担当者の意見に縛られることがないため、自由度や独自性の高い広報活動ができるというメリットもあります。
広報とは
そもそも広報とは、企業や組織などが社内外に向けて情報発信を行うことを指します。
【広報の主な業務】
- 広報戦略の立案：広報活動の目標や方向性の策定
- メディア対応：プレスリリース作成、メディア媒体との関係構築
- SNS運用：コンテンツ制作や情報発信
- 危機管理対応：組織の信頼回復やリスク軽減措置
- 社内活動：社内報の作成や社員との情報共有 など
広報は、企業の好感度や認知度向上に向けた宣伝活動が主な役割となっており、広報担当者は企業の顔として見られることもあります。
また、メディアやSNSを利用した自社製品の紹介や消費者や株主への活動報告など外部に向けた広報活動のほか、社内に向けた社内報の作成なども担当します。
広報とPRの違い
結論からいうと、広報とPRに大きな違いはなく、PRという大きな枠組みの中に広報活動が含まれるイメージです。
PRは「パブリックリレーションズ」と訳され、公衆（パブリック）に対して、関係性（リレーションズ）を良好に保つための活動とされており、双方向のコミュニケーションに重点を置いています。
その中の業務の一つに広報（「パブリックインフォメーション」と訳される）があり、企業からの情報発信をメインとした活動を行います。
ひとり広報の業務の進め方
ひとり広報が業務を進める際には、企業の方向性や目標をしっかりと理解し、広報戦略に落とし込むことが大切です。
ここでは、一般的なひとり広報の業務の進め方を解説します。
経営陣との打ち合わせ
ひとり広報の業務を進めるにあたって、まずは経営陣と打ち合わせを行い、認識のすり合わせを行う必要があります。
企業の経営陣がPR活動を通して、ステークホルダー（クライアントや株主、消費者、社員など）に何を伝えたいのかを把握したうえで、候補活動の方向性や方針を決めていきます。
ひとり広報では、広報戦略も一人で立てなければなりません。
企業に最適な広報活動を行うためにも、経営陣の目指す方向性をしっかりと理解しておく必要があります。
PR活動の年間計画を立てる
広報活動全体の方向性や方針が決まったら、事業計画や資金計画をもとに、予算やリソースなども考慮しながら年間計画を立てましょう。
どの時期にどのようなPRを行えばより効果が得られるのかなど、企業や部署ごとのスケジュールも確認しながら予定を立てます。
ひとり広報では他の担当者との業務分担ができないため、規模の大きい広報活動をする場合にはリソースをしっかり確保しておくなど、事前準備も大切です。
PR活動の企画や手段を考える
年間計画をもとに各ステークホルダーに応じた企画を作成するなど、具体的な企画の内容や手段を考えます。
企画の目的や意図に合わせて、活用するメディアやプラットフォームなど、どの媒体でどのようなPRを行うのかといった手段も決めていきます。
「認知度を高めて顧客獲得につなげたい」「このようなメッセージを伝えたい」など、明確な目標を設定し、PR活動の内容を決めるのが重要です。
プレスキットを作成する
PRの方向性や企画内容が固まったら、報道関係者に向けて配布するプレスキットを作成します。
プレスキットには主に以下の内容が含まれます。
- 企業概要
- 代表や役員の経歴紹介
- 企業のロゴや関係する画像
- 製品やサービスの紹介
- プレスリリース一覧
- メディア掲載実績 など
メディアはプレスキットを参考に記事を書くため、企業の情報や画像素材など、過不足なく揃えましょう。
なお、Webサイトにダウンロード可能なプレスキットを用意するほか、イベント時には印刷して紙のプレスキットとして配布します。
メディアキャラバンを行う
メディアキャラバンを行い、広報活動と併せてメディアとの関係構築を行うのも広報の重要な業務です。
メディアキャラバンとは、雑誌やテレビ、Webメディアなどで自社製品やサービスを紹介（掲載）してもらうため、資料を持参して各媒体を訪問することを指します。
対面で説明することで自社製品の魅力をより強くアピールできるほか、メディア側からの意見が聞けるというメリットもあります。
ひとり広報では、自分自身が企業の顔となり製品やサービスをアピールしますが、顔と名前を覚えてもらえば、メディアリレーション（メディアと良い関係性を築くこと）にもつながります。
社内発信を行う
ひとり広報には、社内の理解や協力が必要不可欠です。
社内広報は従業員の意識や目線を合わせるための活動であり、モチベーションの向上やコミュニケーションの活性化にも重要な役目を果たします。
社内広報では、主に社内報を作成・発行し、企業の成果報告や社内イベント企画、メディア掲載情報などを発信します。
特に企業がメディアへ露出することは、社員のやる気向上の他、営業活動にも活用できます。
そして、メディアでの露出を増やすためには、前項でお伝えしたメディアリレーションが重要となるのです。
ひとり広報の課題と対策
ひとり広報は、前任者や引継ぎがないことが多く、広報に関する知識や情報がないまま業務を行っているケースも多くあります。
また、一人でたくさんの業務を兼務するため、リソース不足に悩んでいる方も多いでしょう。
ここでは、ひとり広報が抱える課題とその対策について解説します。
何から手を付けていいか分からない
ひとり広報は、他に担当者がいないため、一人で模索しながら業務を進めていかなければなりません。
特に、広報の経験がない状態でひとり広報になった場合、何から手を付けていいか分からない状態に陥ってしまうこともあるでしょう。
まずは前述した年間計画などをもとに、優先順位をつけて一つ一つの業務に取り組んでいきましょう。
また、ひとり広報に関する書籍などを参考にするのもおすすめです。
以下に、ひとり広報におすすめの書籍をご紹介します。
ひとり広報におすすめの本
ひとり広報に関する書籍は多数出版されていますので、ひとり広報に課題を抱えている方はぜひ参考にしてみてください。
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北野由佳理『ひとり広報』（同文舘出版・2022年）
『ひとり広報』では、社内外の人々をパートナーにし、人とのつながりで成果を呼び込むことを提案しています。 |
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井上千絵『ひとり広報の教科書』（日本実業出版社・2022年）
ひとり広報の具体的な業務が知りたいという方におすすめなのが、『ひとり広報の教科書』。 |
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小野茜『ひとり広報の戦略書』（クロスメディア・パブリッシング・2022年）
一人だからこそ早い対応ができるという、ひとり広報の強みを全面に押し出す戦略を紹介している『ひとり広報の戦略書』。 |
相談相手がいない
ひとり広報の根本的な問題は、相談相手がいないことです。
広報活動に関して困り事やトラブルがあっても相談相手がおらず、自分ひとりで解決しなければならないため、孤独を感じることもあるでしょう。
社内に相談できる人がいない場合は、社外の広報のセミナーや勉強会に足を運んだり、広報・PRのコミュニティに参加するのがおすすめです。
知識やノウハウを得られるのはもちろん、横のつながりができることにより、仕事に活かせるコネクションが生まれるかもしれません。
業務が幅広く負担が大きい
ひとり広報は、業務の範囲が幅広く、作業負担が大きいという特徴があります。
メディア対応や危機管理対策、プレスリリース作成など、ひとり広報がすべき業務は膨大です。
そんなひとり広報が陥る課題を解決するために、アウトソーシングなど外部の手を借りるという方法もあります。
一部の業務を外部に依頼すれば、自身のコア業務に注力できるほか、広報活動に関するノウハウが得られることも。
メディアキャラバンの対象となる媒体のリサーチやプレスリリースの作成代行など、各分野のプロに依頼することで、より質の高い広報活動が行えるようになるでしょう。
ひとり広報のサポートは「HELP YOU」におまかせ
プレスリリースの配信やSNSでの発信、メディア関係者との関係構築など、広報担当者の仕事は多岐にわたります。
しかし、アウトソーシングサービスを活用することで、業務効率化やリソースの確保が可能になります。
以下、おすすめの代行サービスをご紹介します。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■マーケティング業務：SNS投稿、プレスリリース作成、メルマガ作成、アンケート集計など
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！
ひとり広報のまとめ
本記事では「ひとり広報」について解説しました。
ひとり広報は、広報活動における決定権が自身にあるため、迅速かつ柔軟な広報活動ができるというメリットがあります。
メディア関係者や社員とのコミュニケーションにおいて、「人と部署（広報部）」ではなく「人と人」のやり取りができるのも、ひとり広報の魅力であり強みといえるでしょう。
しかし、一般的な広報部署と同じ業務を一人で行うため、仕事量が膨大であり、一人にかかる負担も大きい傾向にあります。
アウトソーシングサービスをうまく活用すれば、ひとり広報の負担を軽減でき、広報活動の質や効率の向上につながります。
また、経験豊富なプロの支援により、自身に足りない知識や広報活動のヒントをもらえるなど、ノウハウの継承ができるというメリットもあります。
ひとり広報でお悩みの方は、ぜひアウトソーシングの利用も検討してみてください。
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