外注管理は難しい？成功させる4つのポイントを伝授！
外注業務を効率的に進めるには、進捗・品質・コストの3点をしっかり管理することが重要です。
本記事では、外注管理の基本と具体的な方法、さらにすぐ使えるツールまでをわかりやすく解説します。これを押さえれば、外注業務の遅れやムダを防ぎ、プロジェクトをスムーズに進めることが可能です。
外注管理とは
外注管理とは、外注した業務の進捗状況やタスク達成状況、納品物の品質を管理することです。
ここでは外注管理の重要性について説明します。
外注のメリット
業務の外注には、主に下記のようなメリットがあります。
・人件費の削減
外注をすることで、人件費などの固定費の削減が見込めます。
従業員を雇用する場合、人件費のほかにも、社会保険料・福利厚生費・研修費などの負担が発生します。業務を外注すれば、それらの負担を軽減できるでしょう。
・業務の質の向上
経験のない自社の従業員に一から業務を任せるよりも、専門スキルを持つ経験豊富な外注先に依頼することで、業務品質の向上が見込めます。
・コア業務への集中
直接的な利益につながらないノンコア業務などを外注先に依頼することで、自社の従業員が本来注力すべきコア業務に集中できるようになります。
従業員がコア業務に集中できる環境を整えることができれば、企業としての競争力アップも期待できるでしょう。
▼外注の詳しいメリットについて知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
外注管理の重要性
このような外注化のメリットを最大限に受け取るためには、外注管理が重要な鍵を握ります。
依頼した業務が想定通りに進んでいるかといった進捗確認は、特に重要なポイントです。
また、依頼した業務や制作物が仕様を守って正確に納品されているかといった品質チェックも必要です。あわせて納期の管理も必要になります。
さらに、外注管理ではコストの適正管理も欠かせません。外注費は勘定科目や消費税区分を確認しながら管理することで、予算オーバーや会計上のトラブルを防ぐことができます。コスト面まで含めて管理することが、プロジェクトを安定的に成功させる鍵となります。
プロジェクトを成功させるためには、このような外注管理が必要不可欠です。
外注管理における課題
ここでは、外注管理上の課題についてご紹介します。
- 外注先の状況を把握しづらい
- コミュニケーションが取りづらい
外注先の状況を把握しづらい
外注先を頻繁に視察することは難しいため、業務状況を把握しにくい傾向があります。
業務にどのように取り組んでいるのか、進捗や稼働状況がわかりにくいことは外注管理の課題の一つです。
外注先とまめにコミュニケーションを図り、定期的に進捗を報告してもらう必要があるでしょう。
コミュニケーションが取りづらい
自社の従業員とは違い、日々顔を合わせたコミュニケーションができないため、情報共有に時間がかかり、意思の疎通がうまくできない場合があることも課題です。
業務に関する情報や優先順位などの共有が困難になると、認識にズレが生じ、ミスや納期遅れにつながりかねません。
外注先とのやりとりは、主にメールやチャット、電話、オンライン会議システムなどを使うことになります。
お互いが意思疎通しやすいコミュニケーションツールをあらかじめ決めておき、定期的なミーティングや報告の機会を設けるのがおすすめです。
▼外部リソースを活用する際の基本的な考え方については、下記の記事で詳しくまとめています。
外注管理の方法
外注管理をスムーズに進めるには、進捗やタスクを「見える化」する仕組みを持つことが欠かせません。ここでは、外注管理でよく使われる代表的な管理手法を紹介します。
本章で解説する管理方法は以下の5つです。
- ガントチャート
- タイムライン
- ToDoリスト
- PERT
- WBS
ガントチャート
ガントチャートとは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いる表です。
縦軸にはタスクや作業内容、横軸には日時を配置し、棒グラフで進捗状況を表します。
作業計画を視覚的に表現でき、誰にとっても進捗状況がわかりやすく管理できることがガントチャートのメリットです。
デメリットとしては、進捗状況把握用の表であるため、その作業に必要となる工数が把握しにくい点が挙げられます。
【代表的なツール】
・Backlog
・クラウドログ
・シェアガント など
タイムライン
タイムラインとは、プロジェクト開始から完了までの全体スケジュールを把握するための表です。その日の業務に関する記録などを残して、チームで共有することもできます。
全体像を確認できるため、プロジェクトを可視化できることがメリットです。
デメリットとしては、ToDoや進捗状況といったさまざまな情報を詰め込むため、データが見づらくなってしまうことが考えられます。
【代表的なツール】
・Asana
・Creately
・Microsoft 365 など
ToDoリスト
ToDoリストとは、やるべきことを一覧にしてまとめたリストのことです。ビジネスシーンだけでなく、普段の生活でもToDoリストを使っている方もいるでしょう。
やるべきタスクを一箇所にまとめることで、業務の漏れややり残しの発生を防ぐことができます。
優先順位や締め切りを明確にしないと、時間がかかる難しいToDoだけが残ってしまうのがデメリット。また、リストを作って満足しがちになる点も注意したいところです。
【代表的なツール】
・LINE WORKS
・Microsoft To Do
・Google ToDo リスト など
PERT
PERT（Program evaluation and review technique）は、プロジェクトの各タスクの関係性を管理をするために使います。
プロジェクトには多くのタスクがありますが、そのタスク同士がどう関係しあっているかを把握できるのがPERTのメリットです。
デメリットは、細かな進捗状況の管理ができないこと。各タスクの進捗まで把握したい場合は、ガントチャートのような別のツールを使う必要があります。
【代表的なツール】
・Lucidchart
・SmartDraw
・EdrawMax など
WBS
WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクト全体を細分化するのに使う構成図のことです。作業分解図と言うとイメージしやすいかもしれません。
大枠しかないプロジェクトを、細かな作業に分けて管理することで、プロジェクトを見える化できます。プロジェクトに関わる全ての作業を漏れなく表記できるのがメリットです。
デメリットとしては、タスクを全て洗い出す必要があるため、作成するのに手間がかかること。また、進捗状況やタスク同士の関係が見えない点も注意したいポイントです。
【代表的なツール】
・Brabio!
・Redmine
・Smartsheet など
また、最近では、ガントチャートやWBSなどの手法に加えて、kintoneや外注管理アプリなどのクラウド型ツールを活用する企業も増えています。これらのツールを使うと、進捗やタスクの管理を自動化でき、外注先との情報共有や報告の手間も削減できます。
手作業では把握しづらい稼働状況や作業工数も可視化できるため、外注管理の効率化に大きく役立ちます。
外注管理を成功させる4つのポイント
外注管理を円滑に進めるには、進捗確認だけでなく、外注先との情報共有や体制づくりも含めて仕組みとして管理することが欠かせません。
ここでは、外注管理を失敗させないための基本ポイントを4つ、わかりやすく解説します。
- ルールを明確にする
- 業務を細分化する
- 進捗や稼働状況を可視化する
- 連絡手段を使い分ける
これらを押さえておくことで、外注先との認識ズレやタスクの抜け漏れを防ぎ、プロジェクト全体の安定性と再現性が高まります。
ルールを明確にする
まずは業務に関するルールを明確にすることが大切です。
自社と外注先との認識にズレがあると、業務ミスが発生したり、納期が遅れたりといった悪影響が出る可能性があります。
依頼前にマニュアルやレギュレーションを作成するなど、ルールや指示を明確にすることで、お互いの認識のズレを減らすことができます。
また、ルールが明確になることで、質問や確認などのコミュニケーションコストも削減でき、業務効率化にもつながるでしょう。
▼外注管理を円滑に進めるには、依頼内容や手順を整理した「わかりやすい資料」が役立ちます。マニュアル化が難しい場合は、マニュアル作成代行を活用する方法もあります。
業務を細分化する
依頼したい業務を細分化することも、外注管理成功のために欠かせないポイントです。
業務が細分化されていないと、進捗やタスクの状況を大枠でしか把握できません。
業務を細分化することで、各工程に必要な工数やスキルが明確になり、また「誰が今どの作業をやっているのか」「どの工程で問題が起きているのか」といった状況や課題が把握しやすくなります。
外注先に依頼する前に、業務を細分化して自社で管理しやすい状態にしておきましょう。
進捗や稼働状況を可視化する
「外注管理の方法」で紹介したような方法やツールなどを導入し、業務を可視化することも重要です。
可視化した情報を外注先と共有することで、認識のズレやコミュニケーションの食い違いによるトラブル防止につながるでしょう。
連絡手段を使い分ける
コミュニケーションコストを減らしつつ、必要な情報共有を行うためには、状況や内容によって連絡手段を使い分けるのもおすすめです。
【使い分けの例】
- 数回のやりとりで完了する業務連絡
- すでに情報が資料などにまとまっているとき
- やりとりを文字で残したいとき（「言った・言わない」などのトラブルを防ぐ）
→チャットやメールなどのテキストコミュニケーションを使う
- 質問や相談があるとき
- 細かいニュアンスを伝えたいとき
- 新規の業務依頼など内容が形になっていないとき
→オンライン会議などミーティングの機会を設ける
業務の外注は「HELP YOU」へ
初めて外注を利用する方や現状の外注先に課題を感じている方は、質の高い外注サービスを選ぶのがいいでしょう。
ここでは、おすすめの外注サービスとして「HELP YOU」をご紹介します。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なアシスタントによるサポートと、ツールを活用した自動化で貴社の業務効率化に貢献します。
| 特徴 | ・優秀なアシスタント×ツールによる自動化で業務効率化を実現 ・チーム制の「チームプラン」と専属アシスタントによる「1名専属プラン」を選べる ・最短3日で導入可能 |
| 対応業務範囲 | ・秘書・総務 ・経理 ・人事・労務・採用 ・営業事務 ・マーケティング・広報 ・ECサイト ・資料作成 など ※各サービスはご要望に合わせて組み合わせが可能 |
| サポート体制 | ・チームプランと1名専属プランの2プランから選べる ・ディレクター（専属の担当者）が窓口となってスムーズに業務を進行 |
| 料金 | ＜チームプラン＞ ・月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ＜1名専属プラン＞ |
| セキュリティ体制 | ・プライバシーマーク取得 ・機密情報を扱う一部の業務は専用の自社センターにて対応 |
| 実績 | ・900クライアント以上 ・導入企業：旭化成株式会社、三井不動産ビルマネジメント株式会社、イオンリテール株式会社など ・継続率98％ |
▼HELP YOUサービスの詳細を知りたい方は、こちらの資料もご覧ください
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUの導入事例
HELP YOUに業務を外注した事例をご紹介します。
【クライアントの概要】
日本シグマックス株式会社は、医療メーカーを母体とした、医療・スポーツ・ウェルネスの分野で人々の身体活動を支援する製品・サービスを提供する会社です。
【HELP YOUへの主な依頼内容】
急増した販促物の出荷に関わる業務として、出荷物手配Webシステムへの入力代行を依頼いただきました。
出荷業務以外では、月に1回ほど資料作成のサポートもあわせて依頼いただいています。
【依頼前の課題】
事業拡大に伴い、ドラッグストア用の販促物を充実させたことで、取引先の件数が増大。販促物やサンプルなどの出荷数が急増し、業務量は従来の2倍になってしまったそうです。
急増した出荷作業を社内のリソースだけで対応するのには限界があり、社員が他に使うべき業務時間を削って出荷業務を担当している状態だったと言います。
【依頼後の成果】
入力代行をHELP YOUに依頼したことで、社員の負担を軽減し、コア業務に集中できる環境を整えることができました。
また、外注に際してHELP YOUがマニュアルを作成したため、業務プロセスを可視化できた点にも魅力を感じたとのことです。
マニュアル作成によって業務プロセスが明文化されたことで、今後入社する社員への教育や引継ぎがスムーズになることも期待できるため、「依頼した業務以上の成果が出た」とのお言葉をいただきました。
▼詳細はこちら
外注管理のまとめ
外注管理の重要性とポイントをご紹介しました。
自社で対応しきれない業務の外注は、今や多くの企業が導入するメジャーな方法になっています。
せっかく外部のプロに業務を依頼するのであれば、より高い成果をあげたいですよね。
プロジェクト成功のためにも、業務状況を把握する外注管理はとても大切です。
外注管理のポイントをしっかりと押さえ、質の高い外注先に業務を依頼し、業務の効率化・生産性向上を成功させましょう！
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オンラインアウトソーシングはHELP YOU
900以上のクライアント様が導入
人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。
【HELP YOUが選ばれる理由】
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
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