アウトソーシングのメリット・デメリットは？外注すべき業務の見極め方も解説
近年、生産性向上や社内の人材不足解消のため、業務の一部を外部に委託するアウトソーシングサービスの需要が高まっています。
しかし、アウトソーシング導入を検討している企業の中には
「どんなメリットやデメリットがあるの？」
「アウトソーシングと他の外注サービスとの違いは何？」
と疑問を持っている方もいるはずです。
そこでこの記事では、アウトソーシングのメリット・デメリット、人材派遣やシェアードサービス、クラウドソーシングとの違いについて徹底解説します。
アウトソーシングを上手に活用できれば、よりコア業務に注力できるようになり、企業の成長につながります。
アウトソーシングを利用するポイントや導入事例についても紹介するため、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
アウトソーシングとは
アウトソーシングとは、企業が社内で行っている業務の一部を外部企業や個人に委託する、つまり外注（外部委託）することです。
はじめに、業務内容によって分かれているアウトソーシングの種類について解説します。また、アウトソーシングと人材派遣の違い、アウトソーシングできる業務も紹介します。
アウトソーシングの種類
アウトソーシングと一口にいっても依頼できる業務内容は多岐にわたります。実施する業務によって、主に下記の3つに分類されます。
- BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）
- ITO（ITアウトソーシング）
- KPO（知識プロセスアウトソーシング）
上記3つの委託手法について、概要とメリットを以下で詳しく紹介します。
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）
BPOとは、「Business Process Outsourcing」の略です。
主に経理業務や人事業務などのバックオフィス系の業務や、コールセンターなどのカスタマーサポートやマーケティング業務といった内容をアウトソーシング（外部委託）することを指します。
仕事の中でも作業時間を多く必要とするノンコア業務を外部に委託することで、従業員がよりコア業務に集中できるようになります。
ITO（インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング）
ITOとは、「Information Technology Outsourcing」を略した言葉で、IT関連の業務を外部の専門業者に委託することを意味します。
例えば、ソフトウェア開発やウェブ開発、データセンターの運営、クラウドサービスの管理やネットワーク管理などが該当します。
企業がIT化を進める中で、自社では不足しているIT人材やITスキルを補うように活用することが可能です。
KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）
KPOとは、「Knowledge Process Outsourcing」の略称で、高度な分析スキルや業界の専門知識が必要とされるような業務を外部サービスに委託することです。
具体的には、市場調査や業界情報の分析、データ分析、投資に関するリサーチ、法的プロセスの進行、プラン設計・開発などが含まれます。
BPOと違ってマニュアル化が難しい非定型な業務内容であることが多く、専門性が高いことが特徴です。企業のサービスや商品が売れる仕組みなど、自社の戦略を考えるのに必要な業務内容を扱います。
アウトソーシングと人材派遣の違い
よく混同されがちな「アウトソーシング」と「人材派遣」ですが、この2つには違いがあります。
まずは対価が発生する対象の違いです。アウトソーシングの場合は成果物に対して対価が発生しますが、人材派遣の場合は派遣された人材（派遣スタッフ）の労働時間に対して対価が発生します。
2つ目は、業務への指示出しやタスク進行、勤怠管理などを行う管理者の違いです。
アウトソーシングの場合、アウトソーシング会社が自社の人材に指示を出して業務を遂行し、成果物やサービスを依頼元であるクライアントに納品します。そのため、アウトソーシング会社が管理や業務に対する責任を担います。
作業自体も外部で行うことが多く、クライアント先となる企業へ出向くことはごく稀です。
対する人材派遣の場合は、派遣元会社が派遣先企業に人材を派遣し、派遣先企業の指示・管理の下で派遣された人材が作業を行います。業務に関する直接の指示出しや業務の責任は、派遣先企業の担当者が担います。
アウトソーシングと人材派遣の使い分けを検討したい場合、アウトソーシングはスケジュールや納期に関して比較的柔軟に対応できるため、業務の発生頻度に波がある場合や長期的に依頼がしたい場合におすすめです。
一方、人材派遣は決まった期間に常時業務がある場合に活用されることが多いです。
アウトソーシングと人材派遣の違いをまとめると以下のようになります。
| アウトソーシング | 人材派遣 | |
| 対価が発生する対象 | 業務の遂行、成果物 | 派遣されたスタッフの労働時間 |
| 管理者（業務指示・スタッフ管理） | アウトソーシング会社が行う | 派遣先企業が行う |
| 業務を行う場所 | アウトソーシング会社内やオンライン上 | 派遣先企業 |
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アウトソーシングできる業務
アウトソーシングには、定型化しやすい単純作業やルーティンワークなどのノンコア業務が向いています。アウトソーシングできる業務範囲は広く、例として以下のような業務が対象となります。
- 秘書・総務業務：データ入力、資料作成、スケジュール調整など
- 採用業務：求人票の作成、応募者管理、採用プロセスの構築、内定者フォローなど
- 経理業務：記帳・会計ソフトへの入力、仕訳伝票の作成、請求書の作成など
- 営業事務（営業サポート）：営業リストの作成、リサーチ・情報収集、データ入力・整理など
なお、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」では、以下のような業務に対応可能です。
アウトソーシングのメリット
アウトソーシングを活用することで、以下のようなメリットが得られます。
- コア業務に注力できる
- 組織の肥大化を防止できる
- 外部のノウハウを活用できる
それぞれ詳しく解説していきます。
コア業務に注力できる
アウトソーシングを導入することで、コア業務に集中できるようになります。
企業運営には多数のノンコア業務が不可欠です。それをアウトソーシングすることで、社内の人材はより直接的な利益につながるコア業務に専念できます。
例えば、採用業務の場合、面接日程の調整や応募者対応などのノンコア業務を外注することで、社内の人材は選考面接や内定者フォローといった重要なコア業務に集中できます。
これまでノンコア業務に使っていた時間をコア業務に充てられるようになることで、業務効率化や生産性アップにもつながります。
組織の肥大化を防止できる
組織が成長していくと事業に付随する部門や人が増え、管理体制が複雑化していきます。必然的にノンコア業務が増えるため、社内のリソースを圧迫したり人材不足に陥りがちです。
ノンコア業務を外部に委託すれば、組織の肥大化を防ぎスリム化できます。すでに肥大化しいる場合も、本来の業務を社内に残してそれ以外をアウトソーシングすることで、組織のスリム化が叶います。
外部のノウハウを活用できる
業務によっては特定のスキルや専門知識、資格を必要とするケースがあります。しかし、担当できる人材が自社内にはいないこともあります。
また、人材育成には時間もお金もかかってしまいます。
そんな時に、アウトソーシングサービスを活用し、その分野を専門とする人材を調達することができます。
アウトソーシング先からノウハウや知見を借りてくる、という言い方もできるでしょう。
外部人材と協力しながら業務を進めることで、その分野に関する豊富な知識を蓄積することも可能になります。
コスト削減につながる
アウトソーシングを活用するとある程度の費用が発生しますが、以下のような理由から全体的なコストダウンにも効果的です。
一つ目は、社内の採用・教育コストを削減できることです。専門分野に精通した人材を採用・育成するには、多大な費用や時間が発生します。しかし、アウトソーシングを活用すれば、外部の専門知識やノウハウをそのまま活用できるため、採用コストや教育コストがかかりません。
二つ目は、本来は固定費である人件費を外注費として変動費化できることです。社内で人を雇用する場合、常に人件費がかかります。
一方、アウトソーシングは必要な時に必要な量だけ業務を依頼でき、企業の財務状況や繁閑期に合わせた人材管理が可能なため、コストを最適化できます。
また、外部の設備を活用することで設備投資も抑えられるため、アウトソーシング導入の費用対効果は高いといえるでしょう。
アウトソーシングのデメリット
一方で、アウトソーシングには以下のようなデメリットもあります。
- 社内にノウハウを蓄積しにくい
- セキュリティ上のリスクがある
デメリットについてあらかじめ把握し、事前に対策しておきましょう。
社内にノウハウを蓄積しにくい
アウトソーシングの導入で、これまで自社で行っていた作業は外部の人材に委託されます。
そのため、社内でそのスキルや知識が失われてしまう可能性がある、ということもデメリットの一つです。
ノウハウや経験が蓄積されていないと、将来、アウトソーシングをやめて自社でその業務を行おうとしたときに、誰もできないという問題が発生してしまうかもしれません。
対策としては、アウトソーシングサービスと連携して、該当業務についてマニュアル化をして誰でもわかるようにしておいたり、経過報告・引き継ぎを丁寧に行うなどが考えられます。
セキュリティ上のリスクがある
社内業務をアウトソーシングする際、作業を進めるため、外注先にその業務に必要な情報を共有する必要が出てきます。
すなわち、企業秘密や顧客情報などの重要な情報が、第三者に行き渡ってしまう情報漏えいのリスクが発生するケースもあります。
このセキュリティに関するデメリットに関しては、きちんと明確な対策を打ち、信頼がおけるような依頼先を選ぶように気をつけておきましょう。
Webサイト内にセキュリティ対策についての言及があったり、相談時に説明をしてくれるような業務委託先を選定すると良いでしょう。
アウトソーシング導入時のポイント
アウトソーシングを導入するときのポイントは以下の3つです。
- 業務を洗い出し、課題を明確にする
- アウトソーシングする業務を振り分ける
- マニュアルや資料があるかを確認する
それぞれ詳しく解説していきます。
業務を洗い出し、課題を明確にする
アウトソーシングを導入する前に、まずは業務の洗い出しを行います。業務プロセスを可視化したうえで、人手不足や業務の属人化、スキルやノウハウ不足といった自社の現状や課題を把握することが大切です。
こうした課題を解決する業務改善の方法はさまざまあり、アウトソーシングはあくまでもその中の一つです。自社の課題を明確にしたうえで、アウトソーシングが最善の解決方法かどうかを検討しましょう。
アウトソーシングする業務を振り分ける
解決したい課題やアウトソーシングを導入する目的が明確になったら、アウトソーシングする業務と自社で行う業務を振り分けます。
アウトソーシングに向いている業務と向いていない業務の基準は、以下の表を参考にすると良いでしょう。
| アウトソーシングに向いている業務 | アウトソーシングに向いていない業務 |
| ・ノンコア業務（直接的に利益を生まない業務） ・マニュアル化しやすい定型業務 ・高度な判断が不要な業務 |
・コア業務（直接的に利益を生む業務） ・マニュアル化しにくい非定型業務 ・高度な判断が必要な業務 |
一般的に、ノンコア業務はアウトソーシングに向いています。例えば、人事・採用、経理・事務といった業務プロセスがマニュアル化されているものはアウトソースしやすい分野です。
業務量に応じて必要な人員を調節できるため、季節によって繁忙期や閑散期がある業務もアウトソーシングに向いています。
一方で、経理や採用業務の中でも、予算管理や採用決定といった経営や企業の核となる判断が必要な業務はアウトソーシングに向いていません。企画立案や経営戦略など、経営の利益に直結する業務もアウトソースするには不向きです。
また、税務署類の作成や登記事務といった専門性の高い業務は、特定の資格が必要のため、依頼する場合はそれらに対応しているサービスを選ぶ必要があります。
マニュアルや資料があるかを確認する
アウトソーシングを導入する場合は、アウトソーシング会社に業務内容を説明するための資料やマニュアルがあると引継ぎがスムーズです。
資料やマニュアルがない場合は、以下の点をあらかじめ整理しておきましょう。
| ・業務の目的、背景、経緯 ・発生時期、納期（年間・月間スケジュールなど） ・発生時期、納期 ・アウトプット形式、使用ツール など |
なお、業務マニュアルの作成自体もアウトソーシング（外注）できます。また、定期的に更新して最新の状態を維持することも大切です。社員のリソースを割けない場合は、マニュアル作成も含めたアウトソースも検討してみましょう。
オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」
オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」では、バックオフィス業務をはじめ、オンライン上でさまざまな仕事の代行が可能です。
「HELP YOU」の特徴と導入事例を紹介するので、アウトソーシングの導入を検討している企業はぜひ参考にしてください。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUのアウトソーシング導入事例
ここからは、実際にHELP YOUのアウトソーシングサービスを導入いただいた事例を紹介します。
【クライアント概要】
| 業種 | 介護事業 |
| 事業内容 | 秋田県を拠点に3つの介護施設を運営 |
| アウトソーシング導入の背景 | 属人化している業務がリスクになると判断し、リスク分散のためにバックオフィス業務のアウトソースを検討 |
【アウトソーシング導入前の課題】
- 業務の属人化：給与計算と勤怠管理業務に関わるスタッフが限定的だったため、急な欠員により業務がストップするリスクを抱えていた
【アウトソーシング導入後の効果】
- 急な欠員でもフォローしてもらえる体制が整い、安定稼働ができるようになった
- SNS用の動画編集、セミナー資料のデザイン調整、ビジョンマップの作成などのアウトソースも依頼。特に海外展開も視野に入れたビジョンマップの作成は、海外在住のスタッフに担当してもらえたことで理想的なものが完成した
介護先進国である日本の高い技術とノウハウを海外展開していきたいというビジョンを持たれていることもあり、グローバルなスタッフが在籍しているHELP YOUのサポートがマッチングした事例です。
▼詳細はこちら
HELP YOUの評判・口コミ
HELP YOUを実際に導入いただいたお客様の声をご紹介します。
アウトソーシングのよくある質問（FAQ）
最後に、アウトソーシングに対してよくある質問について回答します。
アウトソーシングとシェアードサービスの違いは？
「アウトソーシング」は、社内の業務の一部を外部にアウトソース（外注）することです。
対して「シェアードサービス」とは、グループ企業が企業内で業務を一箇所に集約（共有）する企業改革を指します。
シェアードサービスでは、各グループ企業にある似たような部署を一つの組織として一括管理します。業務効率化を図るという点は共通していますが、アウトソーシングでは社外のノウハウ、シェアードサービスでは社内のノウハウを活用するという大きな違いがあります。
アウトソーシングとクラウドソーシングの違いは？
クラウドソーシングとは、インターネットを介して不特定多数の個人に業務をアウトソーシングする業務形態です。依頼主となる個人や企業は、クラウドソーシングサイトを通じてサイトに登録している受注者に仕事を依頼します。
クラウドソーシングは誰でも登録できるため、プロからアマチュアまで幅広く在籍しており、低コストで依頼できるのがメリットです。その反面、成果物の品質が低かったり、途中で受注者と連絡が取れなくなったりというリスクもあります。
対するアウトソーシングでは、専門的な知識やノウハウをもった業者に依頼します。そのため、高い品質や専門性を保った納品が可能です。また、アウトソーシングは通常チームで対応するため、安定した稼働が望めます。
その分、ある程度のコストはかかりますが、クラウドソーシングと比較して円滑なコミュニケーションやセキュリティが担保されやすいというメリットがあります。
まとめ
アウトソーシング市場は年々拡大傾向にあり、活用する企業が増えてきています。
アウトソーシングを導入することで、社員が抱えている業務の負担を軽減し、コア事業に注力できるようになります。業務の質や生産性の向上はもちろん、人件費削減や組織のスリム化にもつながるため、企業にとっての利益にもつながります。
アウトソーシングの導入を検討しているなら、一度アウトソーシングで解決したい課題や業務を整理してみましょう。
▼関連記事
オンラインアウトソーシングはHELP YOU
700以上のクライアント様が導入
人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。
【HELP YOUが選ばれる理由】
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
お電話での無料相談はこちらをご利用ください。050-3187-5599（平日10～18時）