人材不足の解消や、業務効率化・生産性向上を進める手段の一つとして、耳にすることも多くなってきた業務の「アウトソーシング」。

自社でも導入を検討したい・検討している、という企業も多いのではないでしょうか？

こちらの記事では、アウトソーシングとはどのようなものなのかを、人材派遣との違いも含めて解説しながら、活用するメリット・デメリットなどをお伝えしていきます。

アウトソーシングを上手に活用することで、コア業務に集中し、企業のさらなる成長を目指しましょう。

アウトソーシングとは外注のこと

アウトソーシングとは、企業が社内で行っている業務の一部を外部企業や個人に委託する、つまり外注（外部委託）することを指します。企業がインターネットで業務を依頼する業務形態、クラウドソーシングなどもアウトソーシングに含まれます。

アウトソーシングと一口に言っても依頼できる業務内容は様々にあります。例えば、アウトソースする内容によって、下記のようなカテゴライズがされています。

• BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）
• ITO（ITアウトソーシング）
• KPO（知識プロセスアウトソーシング）

外注（外部委託）するアウトソーシング会社を選ぶ際には、自社の事業内容やビジネスモデル、依頼したい内容、今後の戦略に合わせて選定するようにしましょう。

上記の3つについて、どのような業務内容かをご説明します。

BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）

BPOとは、「Business Process Outsourcing」の略です。

主に経理業務や人事業務などのバックオフィス系の業務や、コールセンターなどのカスタマーサポートやマーケティング業務といった内容をアウトソーシング（外部委託）することを指します。

仕事の中でも作業時間を多く必要とするノンコア業務を外部に委託することで、従業員がよりコア業務に集中できるようになります。

ITO（ITアウトソーシング）

ITOとは、「Information Technology Outsourcing」を略した言葉で、IT関連の業務を外部の専門業者に委託することを意味します。

例えば、ソフトウェア開発やウェブ開発、データセンターの運営、クラウドサービスの管理やネットワーク管理などが該当します。

企業がIT化を進める中で、自社では不足しているIT人材やITスキルを補うように活用することが可能です。

KPO（知識プロセスアウトソーシング）

KPOとは、「Knowledge Process Outsourcing」の略称で、高度な分析スキルや業界の専門知識が必要とされるような業務を外部サービスに委託することです。

具体的には、市場調査や業界情報の分析、データ分析、投資に関するリサーチ、法的プロセスの進行、プラン設計・開発などが含まれます。

BPOと違ってマニュアル化が難しい非定型な業務内容であることが多く専門性が高いことが特徴です。企業のサービスや商品が売れる仕組みなど、自社の戦略を考えるのに必要な業務内容を扱います。

アウトソーシングと人材派遣の違い

よく混同されがちな「アウトソーシング」と「人材派遣」ですが、この2つには違いがあります。

大きな違いは2つあります。まずは対価が発生する対象の違いです。
アウトソーシングの場合は成果物に対して発生しますが、人材派遣の場合は派遣された人材の労働時間に対して対価が発生します。

2つ目は業務への指示出しやタスク進行、勤怠管理などを行う管理者の違いです。

例えばアウトソーシングの場合、アウトソーシング会社が該当業務を自社の人材に指示を出して遂行し、成果物やサービスを依頼元であるクライアントに納品します。アウトソーシング会社が管理や業務に対する責任を担います。作業自体も外部で行うことが多く、クライアント先となる企業へ出向くことはごく稀です。

これに対して、人材派遣の場合は派遣会社が人材を企業に派遣し、依頼元となる企業の指示、管理の元で、派遣された人材が作業を行います。業務に関する直接の指示出しや業務の責任は、依頼元となる企業担当者が担います。

アウトソーシングと人材派遣の使い分けを検討したい場合は、アウトソーシングはスケジュールや納期に関して比較的柔軟に対応できるため、業務の発生頻度に波がある場合や長期的にスポットで依頼がしたい場合におすすめです。

一方、人材派遣は決まった期間に常時業務がある場合に活用されることが多いです。

アウトソーシングのメリット

アウトソーシングをうまく活用することは、企業に下記のような幅広いメリットをもたらします。

• 人材不足の解消
• 外部ノウハウの活用
• コスト管理
• タスク管理
• リスク管理

それぞれ詳細を見ていきましょう。

人材不足の解消

アウトソーシングサービスを利用することで、一時的もしくは長い目線での人材不足を解消することが可能です。

社員だけだと扱いきれない作業や手がつけられていない業務などを、外部委託先が補ってくれます。

一般的に依頼する業務量を調整することもできるため、特定のプロジェクト進行や繁忙期に合わせて必要な業務を追加依頼すること、閑散期に業務を減らすことも可能です。

外部ノウハウの活用

業務によっては特定のスキルや専門知識、資格を必要とするケースがあります。しかし、担当できる人材が自社内にはいないこともあります。

また、専門人材を確保し育成するためには、時間もお金もかかってしまいます。

そんな時に、アウトソーシングサービスを活用し、その分野を専門とする人材を調達することができます。

外部からノウハウを借りてくる、という言い方もできるでしょう。

外部人材と協力しながら業務を進めることで、その分野に関する知識を蓄積することも可能になります。

コスト管理

上記のメリットでも触れたように、ある業務に関して専門人材を確保し育成するためには大きなコストがかかりますし、人件費として固定費が発生します。

そこをアウトソーシングに切り替えることで、固定費を変動コストにでき、企業の財政状況や繁閑期に合わせた人材管理をすることも可能になります。

アウトソーシングを導入することで設備や専門技術への投資も削減することが可能になるなど、財政状況の改善実現にも役立ってくれます。

タスク管理

アウトソーシングは企業のタスク管理にも貢献してくれます。

人材派遣の場合は、依頼企業の指示のもとで業務を行います。そのため、日常的な業務指示や進捗確認などのマネージメントやタスク管理が必要となります。

これに対し、アウトソーシングは、成果物の納品までを一括で依頼することが可能です。依頼内容を伝えた後、業務が手離れすることはメリットになります。

毎日・毎月のルーティンになっている細々とした業務をアウトソーシングすることで、社員はよりビジネスのコアな部分に時間とリソースを使うことができます。

より戦略寄りの部分に集中して取り組める環境は、企業のさらなる成長に貢献してくれることでしょう。

リスク管理

アウトソーシングできる内容は、既存の業務だけではありません。

新しい技術的な挑戦や新市場への進出など、リスクを伴うチャレンジも、アウトソーシングサービスが手助けしてくれます。

例えば、海外市場に展開する際の市場調査を現地在住の外部スタッフが担当することで、現地ならではのリスクや、より確度の高い企画のヒントを得ることが可能になります。

アウトソーシングサービスがパートナーとなり、リスクを管理し、チャンスを呼び込みます。

アウトソーシングは「HELP YOU」

オンラインアウトソーシングサービスの1つとして、私たち「HELP YOU」について、紹介をさせていただきます。

事例も合わせて記載していますので、アウトソーシングの導入を検討している企業は、ぜひ参考にしてみてください。

HELP YOUのアウトソーシングとは

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】

＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀な人材が多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

• 総務業務：出張手配、業務フローの見直し、名刺作成、データ整理など
• 経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
• 人事・採用業務：給与計算、求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
• 営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
• マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
• ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など

※各サービスは、お客様のご要望によって業務種類の組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

スタートアップ導入事例

スタートアップ企業のクライアント様の導入事例をご紹介します。

《クライアント概要》

《当初の課題》
少数精鋭の体制の中で、日々のルーティンタスクや雑務に追われ、コア業務に集中することができていませんでした。その背景にはインターン生のサポート業務がありました。

《ご依頼内容》

• リサーチ・集計業務
• 定期的な社内の数値計測・集計
• SNS（Instagram）の運用

《HELP YOU導入前》
インターン生へ業務を依頼する場合には、タスクを決まった時間分用意する必要があったり、細かな指示出しやミスのフォローをしたりする手間がかかってしまっていました。

インターン生にとっては慣れない作業も多く、アウトプットの質が期待通りでないこともありました。

《HELP YOU導入後》
企業常駐ではないため、頼みたい分の業務のみを気軽に依頼することができるとともに、期待したアウトプットが納品され、クオリティの高さを感じていただきました。

また、一人ひとりがプロ意識を持って、最短かつ最適な方法で業務を進めようとしている姿勢を評価いただき、新規事業に関する業務も追加でご依頼をいただいております。

新規事業のシステム確立を後押し　「HELP YOU」の臨機応変な対応　株式会社Tadakuさま

大企業導入事例

大規模企業のクライアント様の導入事例です。

《クライアント概要》

《当初の課題》
Webメディアを展開するにあたり、知識やノウハウの不足を感じていました。

また他社のアウトソーシングサービスを利用されていましたが、連絡や質問に時間を取られて、結局効率が上がらないこともお悩みの一つでした。

《ご依頼内容》

• メディア・記事制作

ー記事ライティング
ー取材先の営業リスト作成
ー原稿のシステム入稿
ー掲載先のクライアントへの確認

《HELP YOUと他社比較》

• 他社

作業担当アシスタントと直接やり取りをしなければならず、質問へ回答をするだけでかなりの時間が取られてしまいました。

• HELP YOU

窓口となるディレクターがスタッフの質問を把握し、まとめて担当スタッフに業務説明・共有をしため、クライアント様の負担が軽減されました。

安心して任せられ、他の作業に社内のリソースを割くことができるようになったこともメリットとして評価いただきました。

決め手は「HELP YOU」の提案力　株式会社アカツキさま

アウトソーシングをおすすめする企業

アウトソーシングの導入を特におすすめしたいのは、下記のような課題や要望を抱えている企業です。

• リソース不足の企業
• 業務プロセスを効率化したい企業
• 自社に専門職人材がいない企業

各々どういうことかを解説していきます。

リソース不足の企業

自社内にリソースが足りていないと感じている企業は、アウトソーシングの活用が力になってくれます。

社員それぞれ様々な業務を行う中で、
「該当の業務に割ける人的リソースが足りずに困っている」
「その業務を遂行するための能力や設備が社内にはない」
といった課題が発生した時には、一度アウトソーシングの導入を考えてみてください。

外部企業に業務委託することで、自社に必要なリソースを活用することが可能になります。また、必要な人材を育成することなく、すぐに活用できますし、専門的なツールや設備を導入せずに使うことができるため、コスト削減にもつながります。

業務プロセスを効率化したい企業

業務プロセスをもっと効率的なものにしたい、という企業も、アウトソーシングの導入が効率化の良い機会になります。

アウトソーシングサービスを導入することで、業務プロセスを棚卸しし、より効率的は業務フローを探ることができます。働き方や時間を変えることも可能になります。

業務委託先となる専門の外部企業は、その道のプロフェッショナルです。

知見のあるプロからの目線を取り入れることで、本来は不必要な業務工程をカットできたり、業務のマニュアル化を進められたり、といったことが可能になります。

自社に専門職人材がいない企業

該当する業務に関して、社内に専門スキルを持った人材がいない企業も、アウトソーシングをおすすめしたい企業の一つです。

一例を出すと、SNSで自社商品の認知拡大を図りたいけれど、自社にSNSマーケティングのノウハウがないといった時、社内で一から学ぶには時間がかかりますし、成功する確率も不明です。

そんな場合に、SNSマーケティングの知見を持つ外注先にアウトソーシングすることで、戦略をより確度高く実行することが可能です。

アウトソーシングのデメリット

多くの利点があるアウトソーシングですが、同時に下記の3つのようなデメリットもあります。

• 情報セキュリティの問題
• 納品品質の問題
• 自社社員スキルの低下

対策を打つことができるように、事前に注意点も押さえておきましょう。

情報セキュリティの問題

社内業務をアウトソーシングする際、作業を進めるため、外注先にその業務に必要な情報を共有する必要が出てきます。

すなわち、企業秘密や顧客情報などの重要な情報が、第三者に行き渡ってしまう情報漏えいのリスクが発生するケースもあります。

このセキュリティに関するデメリットに関しては、きちんと明確な対策を打ち、信頼がおけるような依頼先を選ぶように気をつけておきましょう。

Webサイト内にセキュリティ対策についての言及があったり、相談時に説明をしてくれるような業務委託先を選ぶと良いでしょう。

納品品質の問題

アウトソーシング先によっては、サービスの質が悪く、納品されるものに満足できない、という問題が発生することも考えられます。

コストを削ることを優先に考え、品質がおざなりになってしまっているケースです。

この問題から、自社の最終的な製品やサービスの品質にも、なんらかの影響を及ぼしてしまう可能性が出てきます。

依頼する内容を得意としている会社かどうかや、業務実績や導入事例が豊富にあるかどうか、といった点を事前に確認して、決めるようにすることをおすすめします。

また、価格の低さを売りにしている個人やアウトソーシングサービスは、納品品質に関するリスクがあるかもしれない、ということを認識しておくと良いでしょう。

自社社員スキルの低下

アウトソーシングの導入で、これまで自社で行っていた作業は外部の人材に委託されます。

そのため、社内でそのスキルや知識が失われてしまう可能性がある、ということもデメリットの一つです。

将来、アウトソーシングをやめて自社でその業務を行おうとしたときに、誰もできないという問題が発生してしまうかもしれません。

対策としては、アウトソーシングサービスと連携して、該当業務についてマニュアル化をして誰でもわかるようにしておいたり、経過報告・引き継ぎを丁寧に行うなどが考えられます。

アウトソーシングのまとめ

この記事では、アウトソーシングとは何か、ということから、そのメリットやデメリット、どのような企業が取り入れると良いかについて扱ってきました。

アウトソーシング（外部委託）の導入は、企業に生産性向上や業務効率化といったよい影響をもたらします。ぜひ前向きに検討を進めてみてください。

HELP YOUでは電話・メールにてご相談・ご質問をお受けしています。詳しい話を聞いてみたいという方は、一度HELP YOUにご連絡くださいませ！

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