出荷数急増で業務量が2倍に!出荷業務のアウトソース化で社内環境を整備

日本シグマックス株式会社 ウェルネス事業推進課 佐藤義則様、宮浦奈理枝様
インタビュアー 株式会社ニット 中野由莉子

医療メーカーを母体としてスポーツ・ウェルネス市場にもカラダのさまざまなケア・サポート製品を提供する日本シグマックス株式会社。

ブランディングの強化により同社製品を取り扱う取引先が拡大したことで販促物や試着用サンプルなどの出荷数が急増し、業務量は従来の2倍になったそうです。

そこで、リソース拡充のためにオンラインアウトソーシングサービスHELP YOUを導入し、さらなる販売拡大に向けて社内環境を整備。実際に導入してみて感じたメリットを伺いました。

製品を通じて人々に「元気」を届けたい

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──御社の事業内容をお聞かせください

日本シグマックスは「身体活動支援業」を事業ドメインとし、医療・スポーツ・ウェルネスの分野で人々の身体活動を支援する製品・サービスを提供しています。

創業以来「医療」、中でも「整形外科分野」に特化して各種関節用装具やギプスなどの外固定材、リハビリ関連製品などを製造・販売してまいりました。

また、医療機器分野でも、アイシングシステムや超音波診断装置などで特徴のある製品を提供しています。

スポーツ分野では、医療分野で培ったノウハウをベースに、スポーツ向けサポート・ケア製品のブランドとして「ZAMST(ザムスト)」を展開し、トップアスリートからスポーツ愛好家まで、多くの支持を頂いています。

そしてウェルネス分野では、日常で困りごとを持ちながら日々の生活を送っている方たちをサポートする製品を提供しています。

腰や膝などの関節をサポートする製品や女性の姿勢をサポートする製品、乳がんの手術後のケア製品から、最近では作業者の負担を軽減するアシストスーツまで、幅広い製品を取りそろえているのが特徴です。

出荷業務が急増、深刻なリソース不足に

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──医療分野で培ったノウハウを生かし、さまざまな領域で事業を展開されているのですね。どのようなきっかけでHELP YOUを導入いただいたのでしょうか?

ウェルネス事業部の主な販売ルートであるドラッグストア用の販促物を今年度さらに充実させたことにより、依頼数が増加しておりました。

私たちの製品がより多くの人の目に触れる機会が増えるのは喜ばしい反面、社内のリソースだけでは対応するのに限界がありました。そこで、人員拡充のために業務のアウトソース化を検討することになったのです。

当社社長より「HELP YOUというサービスがあるよ」と情報提供があり、問い合わせて詳しくお話を伺ったところ、私たちの業務過多の状況を改善するのに最適なサービスだと判断しました。

ほかにも何社か候補は挙がっていたのですが、営業担当の方が当社の状況をすぐに理解したうえで、スピーディーにご提案してくださったことが導入の決め手です。

いつまでに何をするか、きちんと期限を決めて話を進めてくださったので導入までがスムーズでした。スピード感はありましたが決して一方通行ではなく、当社に寄り添ってお話ししてくださった点に好感を持ちました。

HELP YOUの利用を経て業務プロセスが可視化

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──ありがとうございます! 営業担当に必ず伝えます。具体的に、どのような用途でご利用いただいていますか?

主に、販促物の出荷手配Webシステムへの入力代行をお願いしています。月の契約時間の大半は出荷に関わる業務です。

以前は、施策が功を奏して想定以上の引き合いがあり、販促物出荷の業務量が急増し、当社メンバーが本来ほかに使うべき多くの時間を割いている状況でした。人手が足りない状態がしばらく続いて苦労しました。

HELP YOUスタッフに入っていただいたおかげで私たちの負担が軽減され、社内メンバーがコア業務に集中できるようになったので助かっています。

出荷業務以外では、月に1回、資料作成のサポートをお願いしています。

──実際にHELP YOUを利用してみてのご感想はいかがでしょう?

HELP YOUを利用して感じた魅力は3つあります。

まず、出荷Webシステムの入力代行にとどまらず、マニュアルの作成・更新を通じて業務プロセスを可視化してくれた点に魅力を感じました。

導入当初、オンラインで実際のシステム操作画面を共有しながら業務の進め方をHELP YOUスタッフに向けてレクチャーしたところ、チームでの閲覧に最適化されたマニュアルを新たに作成していただきました。

当然当社でもマニュアルは整備していますが、今回の出荷業務の急増によりマニュアルの更新が必要なタイミングでHELP YOUにサポートいただきました。

誰の目から見ても理解しやすいマニュアルを作成するのは、なかなかできることではありません。つい作成者の主観が入ってしまい、他のメンバーがそのマニュアルを見ながら業務を進めようとしてもつまずくケースが多いですが、HELP YOUスタッフは大変わかりやすくまとめてくれました。

業務プロセスが明文化されたことで、今後新たに入社する人への教育や引き継ぎがスムーズになるでしょう。

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2つ目に、仕事のスピードが速く、ミスも非常に少ない点が挙げられます。

私たちが業務の途中段階で細かく指示やチェックをする必要がなく、今ではHELP YOUスタッフからご報告いただいた内容を確認するだけで済んでいます。信頼できる相手だからこそ、全てを丸っとお任せできるんですよね。

出荷業務において既存のシステムでは処理しきれない部分があり、一部イレギュラーな業務が発生することもあったのですが、素早く理解して対応してくださったので助かりました。

HELP YOUスタッフは飲み込みが早いので、導入してから業務をスタートするまでの立ち上がりもスムーズでした。一度きりの説明でこれほど業務内容を理解し、次の日にはマニュアルが完成するなんて想像もしていなかったことです。

正直、導入する前は何度もやりとりが発生するだろうと覚悟していたのですが、良い意味で裏切られました。一を聞いたら十わかる理解力とスピード感、そして正確な仕事ぶりには感動するばかりです。

業務を始めたばかりの頃はもちろんミスもありましたが、きちんと報告してすぐに対処されていたのも良かったです。まさに100点満点の仕事ぶりといえます。

3つ目に、当社の担当窓口として業務の進行管理を行うディレクターが非常に頼りがいのある方だと感じます。

当社から依頼したことに対応するだけではなく、私たちが抱えている悩みや置かれた状況を踏まえ「このように業務を進めてはいかがでしょう?」「我々でこのようなこともお手伝いできます」と自ら提案してくれるのでありがたいですね。

信頼してご相談することができます。

──HELP YOU導入によるリソース拡充は、今後の事業拡大も見据えてのことかと思います。最後に、御社がこれから注力していきたいことをお聞かせください

さらなる販売拡大を通して、より多くの人に当社製品の価値を届けていきたいと考えています。

私たちの所属しているウェルネス事業も今後伸ばしていきたい市場で、働く人をはじめとした多くの方々の健やかな生活をサポートするのが目標です。

社内リソースの拡充とHELP YOUをはじめとした外部リソースの活用を両輪で回しながら事業成長を目指します。

編集後記

日本シグマックスでは、販売拡大により急増した出荷業務をHELP YOUに切り出すことで社内メンバーの負担を軽減し、コア業務に集中できる環境を整えました。

オンラインアウトソーシングサービスの利用は初めてとのことでしたが、ディレクターを介したスピーディーなコミュニケーションにより、業務の引き継ぎはスムーズだったそうです。

さらに、HELP YOUスタッフによるマニュアルの整備を通じて、業務プロセスが可視化されたことに価値を感じているとのお言葉を頂きました。

出荷システムへの入力代行、と聞くと、単純作業を代わりに担う業者のように感じる人もいるかもしれませんが、HELP YOUは単なる代行業者ではなく、業務改善を中心としたご提案を通じて、お客様の事業成長をサポートすることを目指しています。

気軽に相談できるパートナーとしてぜひHELP YOUをご検討ください。

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