バックオフィス業務の効率化は、企業の成長を加速させる鍵です。人手不足や属人化、アナログ作業の非効率さに悩むバックオフィス担当者にとって、業務効率化は負担を軽減し、生産性を高める絶好のチャンスとなります。

しかし、「どこから着手すればいいのか分からない」「効率化の方法がイメージできない」という課題に直面し、改善に踏み出せない企業も多いのが現実です。

本記事では、バックオフィス業務の課題を整理し、効率化の具体的な方法やツールをわかりやすく解説します。また、効率化に成功した企業の事例を紹介し、実践につながる具体的なアイデアをご提供します。

ぜひ本記事をきっかけに、バックオフィス改革に取り組み、業務効率化への第一歩を踏み出してください。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、営業やカスタマーサポートなど、顧客と直接やり取りをする「フロントオフィス」を後方から支える仕事を指します。顧客との接点は少ないものの、企業運営を支える重要な役割を果たしています。

具体的には、総務や経理、人事などの部門が該当します。これらの業務は直接的に売り上げを生むものではありませんが、社員や資産の管理、企業全体の基盤づくりを担う欠かせない存在です。

バックオフィスの各部門が効率的に機能することで、企業全体の生産性向上や競争力の強化に貢献します。

バックオフィス業務の一覧

バックオフィス業務は、企業活動を支える幅広い分野にわたります。主な業務を以下にまとめました。

バックオフィスによくある課題

多くの企業が、バックオフィス業務において共通の課題を抱えています。ここでは、代表的な4つの課題をご紹介します。

人手が不足している

バックオフィス業務は、フロントオフィス業務に比べて優先度が低く見られがちです。そのため、十分な人員が確保されていないケースが多く、少人数で多岐にわたる業務に対応する必要があります。

さらに、フロントオフィス担当者がバックオフィス業務を兼任している場合、本来注力すべき顧客対応が滞ってしまうこともあり、全体的な業務効率が低下する要因となっています。

業務量に波がある

バックオフィスにおいて、業務量に波があることも課題の一つです。特に経理部門では、決算期や年度末など特定の時期に業務量が急増する一方、閑散期には業務が減少します。この業務量の波により、人員配置が難しくなり、負担が集中しやすい環境が生まれます。

こうした業務量の変動は、結果的に人手不足や従業員の負担増加につながる要因にもなっています。

アナログ作業が多い

バックオフィス業務では、いまだに紙の書類が多く使用されており、こうしたアナログ作業の多さが効率化の妨げとなっています。

アドビ株式会社の調査によると、バックオフィス担当者の半数以上が紙の資料を「毎日」使用し、9割以上が「週に1日以上」使用していると回答しています。

参考：アドビ株式会社「アドビ、『バックオフィス業務のデジタル化に関する調査』の結果を発表」より作成

こうしたアナログ作業では、データの入力や書類の整理などに多くの手間がかかり、時間の浪費や人的ミスなどのリスクも伴います。

業務が属人化しやすい

バックオフィス業務は専門知識やスキルが必要な作業が多く、特定の担当者に依存しがちです。たとえば、経理ソフトの設定や法的手続きの進め方を熟知している担当者が1人だけの場合、他のスタッフがその業務を代替できず、作業が滞る可能性があります。

業務の属人化は、効率化を妨げるだけでなく、担当者の退職や異動時に深刻な混乱を引き起こすリスクがあります。

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バックオフィスの効率化で得られる効果

バックオフィス業務を効率化することで、企業にとってさまざまなメリットが生まれます。ここでは、特に重要な4つの効果について詳しく解説します。

コスト削減

バックオフィス業務の効率化により、次のようなコストを削減できます。

• バックオフィス業務に従事する担当者の人件費や残業代
• 書類の印刷代や郵送代、保管にかかるコスト

バックオフィス業務は直接的な利益を生み出さない部門のため、無駄なコストを抑えることが企業の収益改善に直結します。効率化によって業務の無駄を減らすことで、削減したコストを成長に向けた投資や利益の拡大に活用できるようになります。

属人化の解消

バックオフィス業務を効率化するには、まず作業内容やフローを整理・可視化することが重要です。さらに、ツール導入によって自動化を進めることで、特定の個人のスキルや経験に依存せずに業務を遂行できる環境を整えられます。

業務を標準化し、属人化が解消されることで、次のようなメリットが得られます。

• 特定の担当者が不在でも業務を滞りなく遂行できる
• 新任スタッフへの引き継ぎや教育の負担が軽減される
• 業務プロセスの見直しが容易になり、さらなる改善が期待できる

これにより、バックオフィス業務全体の安定性が向上し、企業が変化に柔軟に対応できる基盤を構築できます。

生産性向上

バックオフィス業務の効率化は、企業全体の生産性向上に直結します。

例えば、ルーチンワークの自動化を進めることで、作業の工数を大幅に削減でき、従業員はコア業務により多くの時間を割けるようになります。その結果、企業は戦略的な業務や重要なプロジェクトにリソースを再配分でき、組織全体の効率性が向上します。

さらに、社員が自分のスキルを最大限に活かせるようになると、モチベーションが高まり、業務の質の向上も期待できます。

バックオフィスの効率化によって得られる生産性向上は、企業の持続的な成長を支える重要な要素と言えるでしょう。

ヒューマンエラーの防止

バックオフィス業務には、データ入力や計算など、正確性が求められる作業が多く含まれます。しかし、手作業による業務には必然的にミスのリスクが伴います。特に、人手不足や業務負担の増加によって注意力が低下すると、ヒューマンエラーの発生率が高まります。

こうした課題に対応するためには、次のような対策が有効です。

• 手作業で行っていた業務をツールやシステムによって自動化する
• 一貫したデータ管理を可能にする仕組みを導入する

これらの対策により、人的ミスの防止と業務品質の向上を同時に実現できます。業務の正確性の向上は、企業運営の信頼性を支える基盤となります。

バックオフィスを効率化する方法

ここでは、業務の可視化から最新ツールの活用、アウトソーシングまで、バックオフィスを効率化する具体的な方法について詳しく解説します。

業務フローの可視化

バックオフィス業務を効率化するうえで、まず最初にすべきなのは、現状のバックオフィス業務の可視化です。

各業務の工数、処理時間、課題を一つ一つ洗い出したうえで、要不要や省略・縮小ができるかどうか、そのためにはどうすべきかを検討する必要があります。

可視化する工程を飛ばしてクラウドサービスなどのツールやアウトソーシングサービスを導入した場合、後から自社のバックオフィス業務と互換性が低かったというケースは少なくありません。バックオフィス業務の可視化は、効率化のための最初の一歩となります。

業務のマニュアル化

業務効率化を進めるうえで、作業内容やフローを可視化し、マニュアル化することは欠かせません。これにより、以下の効果が期待できます。

業務の標準化：特定の担当者に依存せず、誰でも一定の品質で業務を遂行できる
引き継ぎの効率化：新任スタッフへの教育や引き継ぎがスムーズに行える
業務の改善：マニュアル作成中に無駄や重複が発見され、合理化が促進される

特に繰り返し行う業務においては、マニュアルや手順書があることで作業スピードと精度が向上し、トラブルを未然に防ぐことができます。業務のマニュアル化は、バックオフィス業務の効率化を支える重要な要素の一つと言えるでしょう。

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わかりやすいマニュアルの作り方│手順やコツ、効率化の方法を解説

書類のペーパーレス化

紙の書類には、検索や共有に時間がかかる、保管コストが発生する、紛失や破損のリスクがあるといった課題があります。これらは業務効率やセキュリティ面において大きな問題を引き起こします。

書類をデータ化し、ペーパーレス化を進めることで、こうした課題を解消できます。ペーパーレス化によって情報の検索や共有が迅速になると、業務効率が飛躍的に向上するほか、リモートワークを円滑に進めるための基盤も整備できます。

さらに、紙の使用量を削減することで、環境負荷を軽減し、持続可能な企業運営への貢献も可能になります。ペーパーレス化は、効率化だけでなく、現代の働き方改革や環境保全にもつながる重要な取り組みです。

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紙書類のデータ化はメリット多数！自分でできるスキャン方法から代行業者まで解説

ツールやシステムの導入

バックオフィス業務の効率化には、適切なツールやシステムの導入が効果を発揮します。以下は業務効率化に役立つ代表的なツールです。

ツール導入時には、自社の業務フローや課題に合ったものを選定することが重要です。各ツールの詳細は「バックオフィスを効率化するツール・システム」の章で解説します。

アウトソーシングの活用

バックオフィス業務はアウトソーシング、いわゆる外注サービスを利用して外部へ委託することで効率化できます。

臨機応変な対応が求められるフロントオフィスに対し、バックオフィスは定型的で外部に切り出しやすいため、アウトソース向きの業務です。

バックオフィス業務をアウトソースするメリットとして、次の3つが挙げられます。

• バックオフィスの人件費をカットできる
• 時間や手間がかかるノンコア業務から解放される
• バックオフィスのプロのノウハウを活用できる

このあと、バックオフィスのアウトソーシングにおすすめのサービスをご紹介します。

バックオフィスの効率化なら「HELP YOU」

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
厳しい採用プロセスを突破した優秀なスタッフがお客様をサポートし、コア業務に集中できる環境づくりを支援します。

▼HELP YOUサービスの詳細を知りたい方は、こちらの資料もご覧ください

▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

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バックオフィスを効率化するツール・システム

企業がバックオフィス業務を効率化し、生産性を向上させるためには、従来の手作業や煩雑なプロセスをデジタル化・自動化することが不可欠です。

ここでは、業務の効率化を促進する代表的なツールやシステムを紹介します。

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、社内申請や手続きを電子化する仕組みを指します。まずは、電子化、デジタル化できる作業がないかどうかを検討するところから始めてみましょう。

承認を得るために使っていた無駄な時間も削減でき、長時間労働の改善やペーパーレス化の促進にもつながります。

また、紙ベースで行っていた作業を電子化すれば、近年の働き方改革で増えているテレワークなどの柔軟な働き方も実現可能です。

クラウドサービス

クラウドサービスは、データやアプリケーションをインターネット経由で利用できるシステムで、オンプレミス型システム（※）に代わる柔軟な選択肢です。

※オンプレミス型システム：自社内に設置したサーバーや機器でデータやアプリケーションを運用する仕組み。クラウドサービスとは異なり、ハードウェアや管理の負担が企業側にある

以下はクラウドサービスの主な種類と例です。

クラウドサービスの導入により、従来のサーバー管理やインストールの手間が省け、必要な機能を柔軟に活用できます。

チャットボット

チャットボットとは、人工知能を活用した自動会話プログラムを指します。人の代わりにAIがユーザーからの問い合わせや質問、相談などに応対するツールで、特にコールセンター業務やオンラインチャットの対応などで力を発揮します。

行政もチャットボットの導入を積極的に進めており、総務省発表の「地方自治体におけるＡＩ・ＲＰＡの 実証実験・導入状況等調査」によると、AI・RPA導入済み団体のうち、行政サービスの案内などをチャットボット応答としている市区町村は半数以上を占めています。

バックオフィス業務を効率化するうえでチャットボットは汎用性が高く、最も導入しやすいツールの一つと言えるでしょう。

参考：総務省自治行政局行政経営支援室「地方自治体におけるＡＩ・ＲＰＡの 実証実験・導入状況等調査」

RPAツール

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、これまで人が担ってきた単純な繰り返し作業を、人間以上のクオリティで自動化できるツールです。

基本的に、RPAツールは設定した通りの定型的な作業のみを行う業務に向いています。
例えば、複数のシステムやアプリケーションを駆使し、情報収集・蓄積・書き換えといった作業を短時間で実行するような業務に最適なツールです。

時間がかかるうえにミスも起こりやすい単純な繰り返し作業をRPAに任せることで、業務効率が劇的に改善され、コスト削減にもつながります。

★以下の資料では、RPAツールを活用した自動化の事例をご紹介しています。自動化による業務の効率化に興味のある方は、ぜひ無料ダウンロードしてご覧ください！

バックオフィスを効率化した成功事例

多くの企業がバックオフィス業務の効率化に成功し、コスト削減や業務のスピードアップを実現しています。ここでは、具体的な成功事例をもとに、ツールやシステムがどのように業務改善に貢献したのかを解説します。

システム導入による効率化の成功事例

【会社概要】
会社名：株式会社マスヤ
主な事業：銘菓「おにぎりせんべい」などの製造・販売

【導入前の課題】

• 経理伝票をExcelで管理し、別システムに手入力する二度手間が発生していた
• 経費精算の手続きが複雑で、現場担当者から不満が多かった

【導入後の成果】

• 業務効率の向上：経費精算システムの導入で手作業が削減され、作業スピードが改善
• ペーパーレス化の促進：紙資料を電子化し、クラウド活用により効率化を実現
• リモートアクセスの実現：会計データへのアクセスがどこでも可能になり、在宅勤務が実現
• 残業削減：作業効率の向上により、社員の残業が大幅に減少

参考：フリー株式会社「freee会計導入で、いつでもどこからでもデータアクセスが可能に。管理者にとっても実務者にとっても『働きやすいバックオフィス』を実現。」

チャットボット導入による効率化の成功事例

【会社概要】
企業名：帝人株式会社
事業内容：マテリアル事業、ヘルスケア事業、繊維・製品事業、IT事業など

【導入前の課題】

• 社内イントラサイトが部署ごとに分散しており、必要な情報を見つけるのに時間がかかっていた
• 月末や年度末に同様の問い合わせが多数発生していた
• 電話・メール対応で業務が中断し、残業が常態化していた
• 同じ内容の対応を繰り返すことで従業員のストレスが増加していた

【導入後の成果】

• 問い合わせ件数を20%削減：FAQを整備したチャットボット導入により、社員が必要な情報を自ら検索可能に
• 自己解決力の向上：チャットボット利用により、社員の業務知識が向上し、自律的な問題解決が可能に
• 業務効率の改善：時間外の問い合わせにも即時対応が可能となり、残業削減や業務の中断が減少
• 導入の拡大：他部署やグループ会社にもチャットボットが導入され、全社的な効率化が推進された

参考：OfficeBot「バックオフィスへの問い合わせを自動化！成功の鍵はナレッジ活用！」

アウトソーシング活用による効率化の成功事例

【会社概要】
企業名：株式会社あきた創生マネジメント
事業内容：ショートステイ、デイサービス、福祉施設運営

【導入前の課題】

• 給与計算や勤怠管理が特定のスタッフに依存し、急な欠員時に業務が停滞するリスクが高かった
• 事業継続の安定性を確保するため、業務の属人化解消が急務だった

【導入の目的】
リスク分散と業務効率化を実現するため、オンラインアウトソーシング「HELP YOU」を導入。

【導入後の成果】

• 属人化の解消：チーム体制を活用することで、業務が特定の個人に依存せず、安定した環境が実現
• 作業負担の軽減：バックオフィスからマーケティングまで幅広い業務で作業負担が減少
• 外部ノウハウの獲得：外部リソースの活用で得た、新たなノウハウや視点を業務に反映
• 業務効率の向上：最新のツールやリソースを活用し、作業スピードと精度の向上を実現

【HELP YOUのアウトソーシングサービスが特に評価された点】

• チーム体制：担当者不在時も安定稼働
• 高いITリテラシー：ツール活用による高度な業務対応
• 柔軟な対応力：スムーズなコミュニケーションと体制構築

株式会社あきた創生マネジメントは、アウトソーシングを通じてバックオフィス業務の効率化とクリエイティブ業務の拡充を両立させ、企業価値をさらに高めました。この事例は、リスク分散と業務効率化の両立を目指す企業にとって参考になるモデルケースです。

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バックオフィスの効率化のまとめ

バックオフィス業務の効率化は、企業の生産性向上と競争力強化に欠かせない重要な取り組みです。

効率化の方法として、業務のマニュアル化や書類のペーパーレス化、RPAやチャットボットなどのツール導入、さらにアウトソーシングの活用が挙げられます。これらの手段は、業務の進行を円滑にし、時間や労力を大幅に削減する効果があります。

特にアウトソーシングは、定型的なバックオフィス業務との親和性が高く、効率化に大きく寄与します。バックオフィスの専門家に業務を任せることで、コア業務に集中できる環境が整うだけでなく、業務の質の向上も期待できます。

これらの方法を組み合わせて業務全体の生産性を高め、企業の持続可能な成長と競争力強化につなげていきましょう。

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