バックオフィス業務の効率化は、多くの企業にとって喫緊の課題です。非効率な業務は、企業の成長を阻害する要因にもなりかねません。

本記事では、バックオフィス業務の効率化を考えている方のために、以下の内容を分かりやすく解説します。

• バックオフィス効率化の具体的な方法
• バックオフィス効率化のおすすめのツールやサービス
• バックオフィス効率化の成功事例

今日から実践できる効率化のヒントを見つけて、バックオフィス改革の第一歩を踏み出しましょう。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、営業やカスタマーサポートなど、顧客と直接やり取りをする「フロントオフィス」を後方から支える仕事を指します。顧客との接点は少ないものの、企業運営を支える重要な役割を果たしています。

具体的には、総務や経理、人事などの部門が該当します。これらの業務は直接的に売り上げを生むものではありませんが、社員や資産の管理、企業全体の基盤づくりを担う欠かせない存在です。

バックオフィスの各部門が効率的に機能することで、企業全体の生産性向上や競争力の強化に貢献します。

バックオフィス業務の一覧

バックオフィス業務は、企業活動を支える幅広い分野にわたります。主な業務を以下にまとめました。

バックオフィスと事務の違い

バックオフィス業務と事務は混同されがちですが、その範囲には明確な違いがあります。

事務とは、バックオフィス業務の一部であり、主にデータ入力、書類整理、電話対応といった日常的な定型業務です。これらの業務は、定められた手順に沿って繰り返し行われることが特徴です。

一方で、バックオフィス業務は、一般的な事務作業に加え、より専門的な知識やスキル、判断が必要な業務も含みます。具体的には、給与計算や社会保険手続き、契約書の確認・管理、法務関連業務などが挙げられます。

つまり、事務はバックオフィスを構成する要素の一つであり、バックオフィスの方がより包括的で戦略的な業務を含みます。

バックオフィスによくある課題

多くの企業が、バックオフィス業務において共通の課題を抱えています。ここでは、代表的な以下の4つの課題を紹介します。

• 人手が不足している
• 人員配置が難しい
• 業務が属人化しやすい
• アナログ作業が多い

人手が不足している

バックオフィス業務は、フロントオフィス業務に比べて優先度が低く見られがちです。そのため、十分な人員が確保されていないケースが多く、少人数で多岐にわたる業務に対応する必要があります。

さらに、フロントオフィス担当者がバックオフィス業務を兼任している場合、本来注力すべき顧客対応が滞ってしまうこともあり、全体的な業務効率が低下する要因となっています。

人員配置が難しい

バックオフィスにおいて、業務量に波があることも課題の一つです。特に経理部門では、決算期や年度末など特定の時期に業務量が急増する一方、閑散期には業務が減少します。この業務量の波により、人員配置が難しくなり、負担が集中しやすい環境が生まれます。

こうした業務量の変動は、結果的に人手不足や従業員の負担増加につながる要因にもなっています。

業務が属人化しやすい

バックオフィス業務は専門知識やスキルが必要な作業が多く、特定の担当者に依存しがちです。たとえば、経理ソフトの設定や法的手続きの進め方を熟知している担当者が1人だけの場合、他のスタッフがその業務を代替できず、作業が滞る可能性があります。

業務の属人化は、効率化を妨げるだけでなく、担当者の退職や異動時に深刻な混乱を引き起こすリスクがあります。

アナログ作業が多い

バックオフィス業務では、いまだに紙の書類が多く使用されており、こうしたアナログ作業の多さが効率化の妨げとなっています。

アドビ株式会社の調査によると、バックオフィス担当者の半数以上が紙の資料を「毎日」使用し、9割以上が「週に1日以上」使用していると回答しています。

参考：アドビ株式会社「アドビ、『バックオフィス業務のデジタル化に関する調査』の結果を発表」より作成

こうしたアナログ作業では、データの入力や書類の整理などに多くの手間がかかり、時間の浪費や人的ミスなどのリスクも伴います。

バックオフィスを効率化する方法

ここからは、バックオフィスを効率化する方法を解説します。企業が抱える課題によって、取るべき対策は異なります。主な課題と対策は、以下の通りです。

業務の可視化

バックオフィス業務を効率化するうえで、まず最初にすべきなのは、現状のバックオフィス業務の可視化です。

各業務の工数、処理時間、課題を一つ一つ洗い出したうえで、要不要や省略・縮小ができるかどうか、そのためにはどうすべきかを検討する必要があります。

可視化する工程を飛ばしてクラウドサービスなどのツールやアウトソーシングサービスを導入した場合、後から自社のバックオフィス業務と互換性が低かったというケースは少なくありません。バックオフィス業務の可視化は、効率化のための最初の一歩となります。

業務のマニュアル化

業務効率化を進めるうえで、作業内容やフローを可視化し、マニュアル化することは欠かせません。これにより、以下の効果が期待できます。

• 業務の標準化：特定の担当者に依存せず、誰でも一定の品質で業務を遂行できる
• 引き継ぎの効率化：新任スタッフへの教育や引き継ぎがスムーズに行える
• 業務の改善：マニュアル作成中に無駄や重複が発見され、合理化が促進される

特に繰り返し行う業務は、マニュアルや手順書があることで作業スピードと精度が向上し、トラブルを未然に防ぐことができます。業務のマニュアル化は、バックオフィス業務の効率化を支える重要な要素の一つと言えるでしょう。

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書類のペーパーレス化

紙の書類には、検索や共有に時間がかかる、保管コストが発生する、紛失や破損のリスクがあるといった課題があります。これらは業務効率やセキュリティ面において大きな問題を引き起こします。

書類をデータ化し、ペーパーレス化を進めることで、こうした課題を解消できます。ペーパーレス化によって情報の検索や共有が迅速になると、業務効率が飛躍的に向上するほか、リモートワークを円滑に進めるための基盤も整備できます。

さらに、紙の使用量を削減することで、環境負荷を軽減し、持続可能な企業運営への貢献も可能になります。ペーパーレス化は、効率化だけでなく、現代の働き方改革や環境保全にもつながる重要な取り組みです。

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アウトソーシングの活用

バックオフィス業務はアウトソーシング、いわゆる外注サービスを利用して外部へ委託することで効率化できます。特に人手不足や人員配置に課題がある場合に効果的です。

臨機応変な対応が求められるフロントオフィスに対し、バックオフィスは定型的で外部に切り出しやすいため、アウトソース向きの業務です。

バックオフィス業務をアウトソースするメリットとして、次の3つが挙げられます。

• バックオフィスの人件費をカットできる
• 時間や手間がかかるノンコア業務から解放される
• バックオフィスのプロのノウハウを活用できる

▼以下の記事では、アウトソーシングを活用してバックオフィス業務を効率化した実際の事例を紹介しています。ぜひあわせて参考にしてください！

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ツールやシステムの導入

バックオフィス業務の効率化には、適切なツールやシステムの導入が効果を発揮します。特にアナログ作業による非効率的な業務が多い場合、ツールやシステムの導入によって大幅な工数の削減が見込めるでしょう。

以下は、業務効率化に役立つ代表的なツールです。

ツール導入時には、自社の業務フローや課題に合ったものを選定することが重要です。

バックオフィスを効率化するツール・システム

企業がバックオフィス業務を効率化し、生産性を向上させるためには、従来の手作業や煩雑なプロセスをデジタル化・自動化することが不可欠です。

ここでは、業務の効率化を促進する代表的なツールやシステムを紹介します。紹介するツールは、以下の通りです。

• ワークフローシステム
• クラウドサービス
• チャットボット
• RPA（自動化）ツール

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、社内申請や手続きを電子化する仕組みを指します。まずは、電子化、デジタル化できる作業がないかどうかを検討するところから始めてみましょう。

承認を得るために使っていた無駄な時間も削減でき、長時間労働の改善やペーパーレス化の促進にもつながります。

また、紙ベースで行っていた作業を電子化すれば、近年の働き方改革で増えているテレワークなどの柔軟な働き方も実現可能です。

クラウドサービス

クラウドサービスは、データやアプリケーションをインターネット経由で利用できるシステムです。クラウドサービスの導入により、従来のサーバー管理やインストールの手間が省け、必要な機能を柔軟に活用できるようになります。

バックオフィス業務にクラウドサービスを導入すると、業務効率が飛躍的に向上し、コスト最適化にもつながります。例えば、会計ソフトをクラウド化すれば、複数拠点からの同時アクセスやリアルタイムでのデータ共有が可能になり、経理処理のスピードが格段に上がります。

以下は、バックオフィス業務で活用できるクラウドサービスの主な種類と例です。

チャットボット

チャットボットとは、人工知能を活用した自動会話プログラムを指します。人の代わりにAIがユーザーからの問い合わせや質問、相談などに応対するツールで、特にコールセンター業務やオンラインチャットの対応などで力を発揮します。

バックオフィス業務にチャットボットを導入すると、従業員の問い合わせ対応を自動化でき、業務効率が大幅に向上します。

例えば、社内のよくある質問（FAQ）や規定に関する問い合わせをチャットボットが一次対応することで、人事や総務の担当者はルーティンワークから解放されます。また、24時間365日対応が可能になるため、従業員の満足度向上にもつながるでしょう。

バックオフィス業務を効率化するうえで、チャットボットは汎用性が高く、特に導入しやすいツールの一つです。

RPAツール

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、これまで人が担ってきた単純な繰り返し作業を、人間以上のクオリティで自動化できるツールです。基本的に、RPAツールは設定した通りの定型的な作業を行う業務に向いています。

例えば、経理部門では、複数の金融機関からの入出金データのダウンロードや会計システムへの自動入力、請求書の発行・送信、支払い消込といった作業をRPAに任せられます。

総務部門であれば、従業員の入退社に伴うシステム登録や備品発注、名刺情報のデータ化なども自動化が可能です。

時間がかかるうえにミスも起こりやすい単純な繰り返し作業をRPAに任せることで、業務効率が劇的に改善され、コスト削減にもつながります。

★以下の資料では、RPAツールを活用した自動化の事例をご紹介しています。自動化による業務の効率化に興味のある方は、ぜひ無料ダウンロードしてご覧ください！

業務自動化によるバックオフィス効率化の事例

バックオフィス業務には、アナログ作業や定型的な作業も多く含まれています。こうした業務を自動化することで、大幅な効率化が可能です。

ここでは、RPAツールなどを使ったバックオフィスの自動化事例を紹介します。

事例1.経理の自動化（請求書の発行・送付）

経理業務で欠かせない請求書の発行・送付を自動化した事例です。あらかじめ設定した特定の日付になると、請求書を自動で発行し、メールに添付して送付します。請求書発行を自動化することで、業務の効率化とミスの削減が実現します。

■こんな人におすすめ

• 毎月の請求管理を自動化し、担当者の負担を軽減したい
• 請求書の内容や送付先の誤りを減らしたい
• 期日管理を徹底してキャッシュフローを安定させたい

■自動化の流れ
1.特定のスケジュールで起動
2.請求データを自動で取得
3.請求書を自動で発酵
4.担当者が請求内容を確認
5.メールへ添付して送付

■効果

• 請求書発行が自動で行われるため、手動での作業が減る
• 請求管理の大幅な工数削減につながる
• 請求漏れや遅延などのミスを防止できる

事例2.法務の自動化（反社チェック）

取引先企業や従業員が反社会的勢力や不祥事に関係していないか、データベースを活用して自動でチェックする方法もあります。調査したい会社名などをGoogleスプレッドシートに入力するだけで調査結果を自動で出力できるため、効率的にリスク管理が可能です。

■こんな人におすすめ

• 企業との取引前にリスクを確認したい
• 外部の取引先やパートナー企業の健全性を確保したい
• 定期的な調査の効率化を図りたい

■自動化の流れ
1.Googleスプレッドシートに調査したい会社名や代表者名を入力
2. G-searchデータベースサービスで自動検索
3. 調査結果を自動で出力し、指定のフォルダなどに格納

■効果

• 手作業で行っていた情報検索や記録作業にかかる時間と労力を削減
• リスク管理や取引先調査の効率化を図れる
• 効率的にリスク管理を行い、取引をスムーズに進行させられる

事例3.人事労務の自動化（従業員情報の更新）

従業員の採用や退職に伴う手続きも、自動化によって作業効率の向上が可能です。1つのシステムに情報を登録・更新するだけで、他のシステムにも変更内容を自動で反映。有期雇用の従業員が多い企業や、従業員数が多い企業における人事労務部門の負担を軽減できます。

■こんな人におすすめ

• 従業員数が多く、情報変更手続きが頻繁に発生する
• 人事労務担当者が少なく、負荷を減らしたい
• ミスの防止や労務コンプライアンスを重視したい

■自動化の流れ
1.従業員管理システムに情報を登録・更新する
2.部署や役職などの条件で情報を自動的に分岐
3.勤怠管理や給与システムなど各種システムの情報を自動で更新

■効果

• 情報管理や更新に伴う作業を大幅に効率化
• 手入力や転記に伴う入力や計算ミスの軽減
• 人的リソースや時間の節約により、人件費や残業代の削減

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バックオフィスを効率化するメリット

バックオフィス業務を効率化することで、企業にとってさまざまなメリットが生まれます。ここでは、特に重要な以下の4つの効果について詳しく解説します。

• コスト削減
• 属人化の解消
• ヒューマンエラーの防止
• 生産性向上

コスト削減

バックオフィス業務の効率化により、次のようなコストを削減できます。

• バックオフィス業務に従事する担当者の人件費や残業代
• 書類の印刷代や郵送代、保管にかかるコスト

バックオフィス業務は直接的な利益を生み出さない部門のため、無駄なコストを抑えることが企業の収益改善に直結します。効率化によって業務の無駄を減らすことで、削減したコストを成長に向けた投資や利益の拡大に活用できるようになります。

属人化の解消

バックオフィス業務を効率化するには、まず作業内容やフローを整理・可視化することが重要です。さらに、ツール導入によって自動化を進めることで、特定の個人のスキルや経験に依存せずに業務を遂行できる環境を整えられます。

業務を標準化し、属人化が解消されることで、次のようなメリットが得られます。

• 特定の担当者が不在でも業務を滞りなく遂行できる
• 新任スタッフへの引き継ぎや教育の負担が軽減される
• 業務プロセスの見直しが容易になり、さらなる改善が期待できる

これにより、バックオフィス業務全体の安定性が向上し、企業が変化に柔軟に対応できる基盤を構築できます。

ヒューマンエラーの防止

バックオフィス業務には、データ入力や計算など、正確性が求められる作業が多く含まれます。しかし、手作業による業務には必然的にミスのリスクが伴います。特に、人手不足や業務負担の増加によって注意力が低下すると、ヒューマンエラーの発生率が高まります。

こうした課題に対応するためには、次のような対策が有効です。

• 手作業で行っていた業務をツールやシステムによって自動化する
• 一貫したデータ管理を可能にする仕組みを導入する

これらの対策により、人的ミスの防止と業務品質の向上を同時に実現できます。業務の正確性の向上は、企業運営の信頼性を支える基盤となります。

生産性向上

バックオフィス業務の効率化は、企業全体の生産性向上に直結します。

例えば、ルーチンワークの自動化を進めることで、作業の工数を大幅に削減でき、従業員はコア業務により多くの時間を割けるようになります。その結果、企業は戦略的な業務や重要なプロジェクトにリソースを再配分でき、組織全体の効率性が向上します。

さらに、社員が自分のスキルを最大限に活かせるようになると、モチベーションが高まり、業務の質の向上も期待できます。

バックオフィスの効率化によって得られる生産性向上は、企業の持続的な成長を支える重要な要素と言えるでしょう。

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バックオフィスの効率化のまとめ

バックオフィス業務の効率化は、企業の成長に不可欠な取り組みです。非効率な業務を放置すれば、生産性や競争力の低下を招きかねません。

本記事では、業務効率化の具体的な方法として、マニュアル化やペーパーレス化、RPAやチャットボットといったツール導入、そしてアウトソーシングの活用を紹介しました。これらの手段を組み合わせることで、業務を大幅に効率化し、時間や労力を削減できます。

特にアウトソーシングやツールの導入は、定型作業が多いバックオフィス業務との親和性が高いため、効率化に大きく寄与します。バックオフィス効率化によって業務全体の生産性を高め、持続的な事業成長につなげましょう。

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