【バックオフィス業務効率化】効果を出すツール・サービスの選び方

クラウドサービスやアウトソーシングを活用することで、バックオフィス業務を効率化させ、コスト削減などのメリットを出すことが可能です!

ですが、人事や経理、総務などのバックオフィス業務は、紙ベースでの回覧や、提出機関の書式に合わせて同じデータを何度も入力することが多い…とお困りの方も多いのではないでしょうか。

多くの会社で行われているバックオフィス業務には、実はムリ・ムダ・ムラが隠れています。そのため、業務内容に合わせて最適な手段を導入することで、勤怠管理や役所への書類提出など様々な業務において効率化が可能となり、コストの削減や生産性向上など様々なメリットを得ることができます。

今回の記事ではバックオフィス効率化で得られるメリットや、効率化に最適なクラウドサービス・アウトソーシング会社、またこれらのサービスを導入した成功事例をご紹介していきます。

バックオフィス業務とは


バックオフィスオフィス(back office)業務とは、営業や顧客対応を行うフロントオフィスの対義語。フロントオフィス部門を後方から支援する部門のことで、間接部門とも呼ばれています。

具体的には、労務・経理・法務・人事など社内で作業を行う専門部門のことを指します。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務の効率化とは、上記でご紹介した業務を、効率化(ムリ・ムダ・ムラを減ら)し、本来時間をかけて行う業務に集中することです。

そのためには、その業務が本当に必要なのか、業務を減らす・無くすことができないか?をまず考えてみます。

業務を減らすことや、無くすことが簡単にできない場合には、全て自分たちの手で行うのではなく、ツール利用やアウトソースを考えてみてはいかがでしょうか。

このように業務効率化を行うことで、コストを削減し、生産性を向上させる。また、柔軟な働き方を導入しやすくなる、従業員のエンゲージメントアップというメリットを享受できます。

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コストの削減

バックオフィス業務を効率化させることで、必要な業務のみにコミットでき、結果として短い時間で完了させることができるようになります。そのため、これまで導入していたパートや派遣社員の方々の人件費や、担当社員の残業時間を削減することができます。

また、効率化の手段として、ペーパーレス化やクラウドサービスを導入した場合には、印刷代や紙代、インク代のコストを減らすことができ、またこういった印刷などの作業を行う手間と作業工数も減らすことができるのです。

このように、人件費やコピー代など様々なコストを削減できることが、効率化をおすすめする1つ目の理由です。

生産性の向上

業務の効率化を進めることで、本来行うべき業務に集中することができるようになり、結果として短い時間で高い品質の納品を行うことができるため、生産性を向上させることができます。

また、ムダをなくしたことで生み出された時間を利用し、将来の事業タスクの消化、新しいアイデアを実現させるなど、クリエイティブな業務に時間を使うことができるのではないでしょうか。そのため、既存業務の生産性だけでなく、会社全体の生産性も向上させることができるかもしれません。

このように、生産性を上げることができるのが2つ目の理由です。

柔軟な働き方の導入

業務効率化の手段としてクラウドサービスやペーパーレス化を導入した場合には、会社で行わなければならない業務が減ります。そのため、会社でしかできなかった業務を、自宅やサテライトオフィス、コワーキングスペースなどでも行うことができるようになります。
場所を選ばない柔軟な働き方を導入することで、出勤時間の調整、在宅勤務の導入ができ、結果として育児や介護・体調不良で長時間労働ができない優秀な人たちを雇うことができるなど様々なメリットを生み出します。

このように柔軟な働き方を導入できることが3つ目の理由です。

従業員のエンゲージメントアップ

従業員エンゲージメントとは、「従業員が、働いている会社をどれほど信頼し、貢献したいと考えているか」を示す指標のことです。エンゲージメント率が高いと、離職率が低くなり、業績向上に影響すると言われています。

なぜ、業務効率化によりエンゲージメントメント率が上がるかと言うと、前述のように単純作業が減り、自分にしかなし得ない仕事や専門的な仕事を任されるようになるため、会社に必要とされていると感じることができるからです。

また、実際に生産性を上げるという結果を残し評価されることで、会社への信頼度が増し、結果として会社に対してのエンゲージメントが上がるのではないでしょうか。

このように、業務効率化によって、エンゲージメントを上げることができるのが4つ目の理由です。
以上の理由から、バックオフィス業務の効率化は有効です。
では具体的にどういった方法で効率化を進めていくかをご紹介します。

バックオフィス業務の効率化①クラウドサービスの利用

バックオフィス効率化の最適な手段は、クラウドサービスの利用とアウトソースの活用です。

まず始めにクラウドサービスについてご紹介します。
クラウドサービスとは、社内のパソコン内のソフトを利用するのではなく、ネットワーク上に置かれたソフトを利用するサービスのことを指します。

例えば、ジャンルは異なりますが、GoogleドライブやDropbox、icloud、Onedriveなどもクラウドサービスの一つです。ネットワーク上に置かれたドライブの中に、大切なデータや画像を保管するというのは、今や一般的になってきましたよね。

このように、必要なデータやソフトをネットワーク上に保管し、必要な時には社内外からアクセス可能にするというサービスが、クラウドサービスです。

インターネットの接続が可能な環境であれば、同じソフトを共有することができるようになり、管理面・コスト面に大きなメリットがあるため、多くの企業で導入されています。

 

実際に、クラウドサービスを利用している会社は近年増えています。平成29年度の情報通信白書によると、クラウドサービス利用企業は2016年の調査時点で46.9%。(前年比2.3ポイント増加)利用企業の内訳から給与・財務会計・人事ツール利用企業は、26.4%(前年比0.4%の増加)とあり、バックオフィス業務のクラウドサービス利用率も年々増加傾向にあることが分かります。

 

 

バックオフィスを専門としたクラウドサービスには、勤怠管理、給与計算、会計・経理、経費精算、人材管理、採用管理、法務など多くのサービスがあります。

そのため、どのサービスを選ぶか迷ってしまいますよね。導入前にどのような目的で、何を一番重視したいかという基準を設定しておきましょう。

クラウドサービス選定基準

・費用対効果
導入する際にコストがかかる場合でも、それ以上にコスト削減や生産性の面で効果が出る場合もあります。効果と費用を比べてみましょう。

・拡張性があるかどうか
組織変更や手順変更などが起こりうる場合には、拡張機能や連携機能があるかなど、柔軟に変更が可能なサービスであることが重要になってきます。

・信頼性
サービスを提供している会社が信頼できる会社であるかも確認しておきましょう。導入してはみたもののサービス導入開始後に、突然使用できなくなったということや、情報漏洩を防ぐ意味でも重要です。

以上のような選定基準の中から、重視したい基準を設定できたら、具体的にサービスを検討していきましょう。

経理・労務ツール:freee


https://www.freee.co.jp/

会計ソフトとしてシェアNo.1を誇るfreee。過去の仕訳情報から、自動で勘定科目の振り分けを行ったり、請求書の発行、売り上げ分析などを手間なく作成できます。

また、勤怠管理や労務管理、給与計算を行う人事労務freeeというサービスも提供していますので、毎年のように改正が行われる社会保険や雇用保険制度を確認する時間を短縮することができます。

実際にfreeeでは、人事労務担当者1人が400名分の業務を行うことができているそうです。

この2つのソフトを連携させることで、労務管理と給与計算を結び付けて管理し、それらの数字を自動で会計ソフトへと反映させることができます。これまで行ってきた労務・給与計算・会計などの作業工数を大幅に削減することが可能です。

中規模以上の会社や税理士さんでは、弥生会計などのパッケージソフト利用が多いと言われていますが、スタートップ期から導入するなら、最もおすすめしたいツールだと言えます。

働き方改革の味方、組織・人事管理ツール:jinjer


https://hcm-jinjer.com

社内の組織管理・人事データを一元管理できるツールjinjer。バラバラに管理されている労務管理、採用管理、マイナンバー管理などを一括で管理できます。また、労働時間の分析を行うことで、従業員のエンゲージメントなど組織管理も可。

マルチデバイスでのタイムカード打刻が可能なので、営業担当者の外出時の労働時間把握など、働き方改革が本格始動する2019年4月以降に導入する企業が増えそうですね。

スタートアップの企業から、従業員300名以上の企業で導入されています。

採用を強化するHRテック:HRMOS


https://hrmos.co/saiyo/
求人票作成やリファラル採用管理、応募者管理、選考状況など採用に特化したサービスHRMOS。

人材紹介会社から紹介される応募者情報の共有や、面接時の評価など情報をリアルタイムで可視化できます。

また、HRとTechnologyを掛け合わせたHRテックという分野のサービスなので、集めた情報をもとに分析まで行ってくれます。人材確保に時間と手間が掛かる時代だからこそ、採用部門に新しいツールを導入してみてはいかがでしょうか。
Googleカレンダーや、GoogleAnaliticsとの連携あり。

気軽に専門家へ相談:BIZER


https://bizer.jp/
税理士、社労士、行政書士、司法書士に気軽に相談できるサービスBizer。

業務に伴う手順や提出書類を調べる際には手間がかかりますが、必要な手順をタスク化してくれるので、手順に沿って進めるだけで簡単に、必要な業務を終わらせることができます。

忙しい時には、専門家に手続きを代行依頼可。
顧問契約先を探し契約するのには時間もコストもかかりますので、特にスタートアップ期の企業にとっては、とても助かるサービスですね。

バックオフィス業務の効率化②アウトソース

バックオフィスをアウトソースすることのメリットは、下記の3点です。
時間や手間が掛かる業務を依頼できる
煩雑で専門的な業務を経験者に相談・委託できる
・社内で人を雇う場合に比べて、コストを減らすことができる

 

ですが、コミュニケーションコストが掛かってしまったり、委託先のマネジメントを行う手間が増えるといった声も聞かれます。

そのため、下記を参考に、自社にとって有効なアウトソーシング会社を判断するために、どういった業務を依頼し、どういった効果を期待するのかを考えてみてください。

アウトソーシング会社選定基準

・対応業務
自社で課題だと思っている業務と、アウトソーシング会社の得意分野とが合致しているかを確認しましょう。ただし、得意分野は何ですかと質問を投げかけても、得意不得意は判断しづらいですよね。

そこで、HPなどに掲載されている事例から、自社のイメージと近い業務があるかどうかを確認することが有効です。

依頼予定業務と、委託会社の得意分野が合致していれば、高品質な納品物を期待できますね。

 

・コミュニケーション手段
チャットやメールなど、自社で導入可能なツールで対応ができるか、営業時間内に連絡を取ることができるか。また、依頼に手間が掛からないか(気軽に依頼できるか)を確認しましょう。

導入してみたものの、コミュニケーションをとるのにかえって手間が掛かるようでは、本末転倒ですよね。

 

・コミュニケーションコスト・マネジメントコストが少ないかどうか
1、2回のコミュニケーションで、期待通りの納品ができるかどうかも重要なポイントです。

共通の認識が得られていないため、何度も修正をしなければならない場合や、納品までに何度も指示出しを行うなどのマネジメントが必要であったりする場合には、担当者のコミュニケーションコスト・マネジメントコストがかかりますよね。

・費用対効果
導入を検討している会社の費用と、自社で全ての作業を行う場合の人件費などを比較し、費用対効果があるかどうかを確認しましょう。

費用が安いから依頼してみたものの、納品物の大幅な修正が必要な場合には、コストの面だけでなく手間といった面でも、アウトソーシングのメリットを活かすことができませんよね。

以上のような選定基準の中から自社が重視したい基準を設定し、具体的にアウトソーシング会社を検討していきましょう。

ここでは、納品物の品質が担保されているなど、業務に定評があるアウトソーシング会社を4社ご紹介します。

継続利用率97%の満足度:HELP YOU


https://help-you.me/

バックオフィス業務をアウトソースしようと考えても、どの業務を委託したら効率良く業務ができ、コスト削減になるのか悩んでしまいますよね。

HELP YOUでは、業務の切り出しからサポートします。効率よく行いたい業務をリストアップし提出。その中からアシスタントがサポート可能な業務をご提案します。

対応業務は幅広く、経理、総務、人事、営業サポート、メディア運用などが可能です。また、契約時間の中でこれらの業務を限定することなく幅広くサポートできます。

 

【特徴】
・採用率1%のアシスタントがサポートするので、納品物の品質を担保
・継続利用率97%の実績
・30時間80,000円という時間ごとの契約なので、複数業務を依頼する場合でも費用対効果を判断しやすい
・クラウドサービスの導入や、新規事業立ち上げ時にも、手順書作成や採用業務などトータルでサポート可能
・依頼内容の整理からディレクションまで担当できるので、確認のみで作業が完了

 

100人に1人の狭き門を潜り抜けた女性社員がサポート:CASTER BIZ


https://cast-er.com/

採用倍率1/100の優秀な女性社員が業務をサポートするCATER BIZ。日本で初めてオンラインアシスタンを始めたという実績と安心感があります。バックオフィス以外にも秘書業務など幅広く依頼が可能です。

 

【特徴】
・採用倍率1/100
・30時間96.000円という固定金額の中で、経理、人事、秘書、WEBサイト運用など幅広い依頼が可能
・チャットワークやslackなどのコミュニケーションツールを使用して気軽に依頼可能

 

クラウドソーシングサイト大手:Lancers


https://www.lancers.jp/
Lancersは、業界最多の240,000社以上の実績を持つ、クラウドソーシング最大手です。

単発で依頼したいタスクから、継続して依頼したい業務まで用途に合わせて依頼を行うことができます。また、月額固定金額ではありませんので、受託者のスキルやタスクの難易度に応じて依頼金額を変更することも可能です。

 

【特徴】
・240,000社以上での導入実績あり。50万人以上のランサー(受託者)が登録しています
・明日までにと言った急ぎの仕事を依頼することが可能
・経験や資格から依頼したい人を選び、金額や納期など直接交渉ができます
・デザイン案件から、経理の仕訳、簡単なアンケートまで幅広い業務を依頼可能

国内最大手の管理部門専門アウトソーシング:NOC


https://www.noc-net.co.jp/
人事、総務、経理などバックオフィス業務に特化したアウトソーシング会社NOC。

アウトソーシング業界で30年以上支援を続けてきている老舗企業です。依頼業務は、人事・総務・経理などの他、営業事務やITなどのサポートも可。

また、人材派遣や人材紹介の事業も行っていますので、人材確保でお困りの際にも相談できますね。

 

【特徴】
・1000社以上での導入実績
・導入前のコンサルティング・ヒアリングに定評あり
・業務経験が豊かで実績豊富な人材がそろっている

バックオフィス効率化の効果

上記のように、バックオフィス業務を効率化させることで、柔軟な働き方の導入が可能、コスト削減、品質の向上といったメリットを得ることができます。

柔軟な働き方の導入が可能に


文書の電子化やクラウドツール利用、また社外とのコミュニケーションツールの導入により、社内に居なくても仕事ができる環境が自然に作られていきます。そのため、在宅勤務やサテライトオフィスの導入、出社時間の撤廃など、多様な働き方を導入することが可能に

コスト削減

様々な効率化により、無駄な業務が減る、労働時間が減る、採用・教育コストが減るといったコストを削減できるようになります。

イニシャルコストや月額の利用料が掛かっている場合でも、これらのコスト削減分とを比較し費用対効果を算出することが可能です。

品質の向上

バックオフィス業務は属人化しがちであるため、新規採用や交代の際の手間が掛かると言われますが、クラウドサービスの導入により、作業者のスキルに関わらず同一の品質を得ることが可能です。

また、業務を外注することにより、既存の作業者のリソースの確保とチェック体制を確立することができます。これまで一人で行っていた業務を分担し、チェックすることで品質を向上させることが可能です。

新規で採用を考えている場合と比較すると、業務を一から教える手間と時間を減らし、品質を担保することができます。

まとめ

バックオフィスは売り上げを生まない部署なので、コストを掛けるなんて…というお声をよく聞きます。

ですが、税法や社会保険の改正、求人対応など専門知識がある方、経験豊かな方でなければ、業務が成り立たないのも事実です。

属人化しがちな業務を、だれでも対応可能な業務にできることが業務効率化のメリットではないでしょうか。

今回は、その手段としてクラウドサービスとアウトソーシングをご紹介しました。貴社に最適な手段を見つけていただけますと幸いです。

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2030年には日本全体で約700万人の人材不足が予測されています。
そうした状況の中でも伸びている会社とはどういう会社なのか。

「今ある労働力をどう最大化させるか」「新しい労働力をどう確保するか」の観点からどうすれば伸びる会社となるのか、具体的な取り組みをご紹介します。



今回は間接部門と言われるバックオフィス業務(総務・人事部門、経理部門、調査部門、研究開発部門、顧客管理部門など)に焦点をあて、

・業務のアウトソース
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