わかりやすいマニュアルの作り方│手順やコツ、効率化の方法を解説
マニュアルは、企業の生産性や業務効率化、成果物の品質向上において欠かせない資料です。
マニュアルがないと、各従業員のやり方で進めるほかないため、作業スピードが落ちたり、成果物にばらつきが生じたりなどの課題が生じることも。
マニュアルがあることで、業務の効率化や教育の手間の軽減、属人化の防止が叶います。
マニュアルの重要性はわかっているものの、
「作成に費やす時間がない」
「そもそもマニュアルの作成方法がわからない」
という担当者もいるでしょう。
そこで今回は、わかりやすいマニュアルの作り方について解説します。
業務マニュアル作成の手順やコツ、効率的に作成するポイントについてもまとめているので、ぜひ参考にしてください。
マニュアル作成の目的
マニュアル作成の目的は、業務に関わる従業員全員に「正しい手順」とその「業務の目的」を伝え、業務効率化や属人化防止につなげることです。ここでは、具体的な内容を解説します。
業務効率化
マニュアル作成をすることは業務効率化につながります。
マニュアルがあれば作業のたびに進め方を思い出したり確認したりする手間が減り、作業スピードがアップ。作業時間を短縮できます。
また、マニュアルによって業務が可視化されることで、無駄な手順や工程を発見しやすくなります。
たとえば、マニュアル作成でこのような実態が見えてくるでしょう。
- 前例に従っているだけの不要な作業がある
- 複数人による重複作業がある
- 新しい人が入るたびに同じミスが起こっている
- 課によって作業時間に偏りがある
このような業務の無駄やムラを明らかにできれば、業務改善につなげることができます。
業務品質の安定
マニュアルを作成することで、業務の質を一定に保つことができ、安定した成果物の完成が期待できます。
マニュアルがない状態では、従業員ごとのスキルや経験の差によって成果物の仕上がりが異なり、品質にばらつきが生じる可能性が。
しかし、マニュアルを作成して、やり方やノウハウを従業員同士が共有することで、サービスや製品の品質を保つことができ、安定した対応が可能となるのです。
教育コストの削減
マニュアルには具体的にどんな手順でどのような作業をするのかが記載されています。そのため、マニュアルは新入社員への指導や異動してきた人への引き継ぎの際にも活用できます。
教育が必要な人に事前にマニュアルを一読してもらうことで、一から十まで教える必要がなくなり、わからない点だけを指導者に聞けばいいという状況をつくることができます。
効率的な教育で時間や手間を短縮できれば、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。
属人化の防止
マニュアル作成は、属人化を防ぐ目的もあります。
属人化（特定の担当者しか業務を遂行できない状態）が続くと、担当者の負担が増大し、担当者が不在の場合に業務が遅延・停滞する可能性があります。
また、休職や退職でノウハウが継承されなかったり、業務がブラックボックス化する恐れも。
業務マニュアルがあれば、担当者が不在でも業務を進めることができます。従業員の誰でも作業ができる環境が整うため、属人化が起こりにくくなるのです。
マニュアルの作り方
業務マニュアルの役割やメリットを理解したところで、早速マニュアルを作っていきましょう。ここでは、マニュアルを作成する手順について分かりやすく解説します。
1.読み手と利用目的を明確にする
まずは、業務マニュアルの利用シーンや利用者、カバーする範囲、利用目的を明確にしましょう。
5W1Hを意識すると、わかりやすく簡潔にまとめることができます。
Who：誰が使うか
When / Where / What：いつ / どこで / 何に対して使うか
Why：なぜ作成するか
How：どのように利用するか
これらを事前に明らかにしておくことで、掲載する情報の取捨選択がしやすくなります。
2.スケジュールを決める
次に、マニュアル作成のスケジュールを決めましょう。
自分では理解している業務内容も、言語化や図解してマニュアルを作るとなると、想定以上に時間がかかります。また、マニュアルを作成する際は、作成にかける時間だけではなく、正しい情報かどうかの情報収集やチェックなどの時間も必要です。
マニュアルが必要となる時期から逆算し、いつごろまでに完成すれば良いのか、作成に必要な時間はどのくらいなのかも含めて、スケジュールを決める必要があります。
3.全体の構成と目次を考える
次のステップは、構成と目次の作成です。
いきなり本文を書き出すのではなく、まずは時系列に沿った大まかな構成（＝作業手順の骨格）を考えましょう。
先に構成を作ることで業務マニュアル全体の流れに筋が通り、一貫性を持たせることができます。
構成ができたら、それをもとに目次を作りましょう。どこに何が書いてあるか、利用者が探しやすい見出しにすることがポイントです。
4.本文を作成する
いよいよ本文の作成です。構成と目次に沿って、整理した情報を言語化しましょう。その業務に初めて携わる人の視点に立って、わかりやすく言語化することが重要です。
【本文作成時のポイント】
- 文章はシンプルに、読み手に伝わる文章を意識する
- 専門用語はわかりやすく言い換える、あるいは注釈をつける
- 図や表、写真などを使って視認性を上げる
5.最終チェックをする
本文を一通り作り終えたら、業務マニュアルを見ながら実際に作業をしてみて、抜け漏れがないかを確認しましょう。
また、言い回しなどに関しては、なるべく第三者にチェックしてもらうことをおすすめします。わかりやすく記載したつもりでも、読み手にとっては理解しにくいこともあります。
実際に使用する人からフィードバックをもらえれば、よりユーザー目線に立った業務マニュアルを作成できます。
6.運用後は適宜改善する
運用後は、情報のアップデートにあわせて常に業務マニュアルを更新することも重要です。
多くの労力と時間をかけて作った業務マニュアルです。形骸化させないためにも、しっかりと管理し、運用していきましょう。
その際、誰がマニュアルを更新するのか、管理者も事前に決めておくと安心です。
マニュアルの作り方のコツ
ここからは、業務マニュアルを作る際に重要なコツをお伝えします。コツを知って、誰にでもわかりやすいマニュアルを作りましょう。
全体像から設計する
業務マニュアル作成の際は、細かい手順からではなく、業務の全体像を把握したうえで作成することがポイントです。
業務全体から見て、その作業や工程にどんな意味や目的があるのかがわかると、読み手が業務内容を理解・判断しやすくなります。
トラブルやイレギュラーを想定する
イレギュラー発生時の対処法や、過去の対応例なども掲載しておくと良いでしょう。
トラブルが起きた際に対応しやすくなるだけでなく、ミスが起きやすい部分の注意喚起にもつながります。
初心者でもわかる内容にする
マニュアルを読む人の多くはその業務の初心者です。そのため、誰もが理解できる、わかりやすい内容にすることが大前提です。
そもそも初心者は、「どこに知りたい情報があるか」がわかりません。検索しやすいよう目次やインデックスをつけ、情報を探す手間を減らす工夫も大切です。
また、社内や現場では当たり前のように使われている言葉も、初心者には伝わらない可能性もあります。
基本的には、専門用語は使わない、もし使う場合は意味を併記したり用語集を別途まとめたりするなど、初心者の目線に立って作成することが、わかりやすいマニュアル作りの基本です。
必要に応じて画像や動画を使う
テキストだけで説明しにくい部分は、スクリーンショット画像や作業手順を録画した動画なども使うといいでしょう。
画像や動画を使うと視覚的に理解できるため、専門用語や言語による壁がなくなり、内容をわかりやすく伝えることができます。
ただし、デザインを凝りすぎてしまうと逆に見づらくなる可能性があります。画像や動画は、あくまで「わかりやすさ」を重視して適宜活用しましょう。
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マニュアルを効率的に作成するポイント
ここからは、効率的にマニュアルを制作するためのポイントをご紹介します。ツールの使用やサービスの活用によって、マニュアル作成がぐっと効率的になります。
テンプレートを活用する
マニュアルを効率的に作成するためには、業務マニュアルのテンプレートを利用するとよいでしょう。
営業マニュアル、販売マニュアル、作業マニュアル、引継ぎマニュアルなど、業務ごとにさまざまなテンプレートが存在します。有料版だけでなく、PowerPointなどオフィス系のテンプレートを無料でダウンロードできるサイトなどもあります。
記事の後半では、無料で使えるマニュアルのテンプレートもご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
マニュアル作成ツールを使用する
マニュアル作成ツールを使用することで、時間をかけずに効率的に資料を作成できます。
ツール内の指示に従って入力していくだけで画像や動画などが挿入でき、簡単にマニュアルを作成できます。
アウトソーシングを利用する
業務マニュアルを効率的に作成するために、アウトソーシングサービスを利用するという方法もあります。
業務マニュアルの作成は重要ですが、それ自体が直接的に利益を生む作業ではありません。こうしたノンコア業務に時間を取られ、本来企業が注力すべき重要なコア業務がおろそかになってしまっては本末転倒です。
業務マニュアル作成を外注することで、従業員はより重要な業務に集中できるようになり、企業の生産性も上がります。
また、マニュアル作成の専門知識を持った業者に依頼すれば、第三者目線での多角的な意見やマニュアル作成に関するノウハウ、他社の事例なども知ることができるでしょう。
マニュアル作成は「HELP YOU」におまかせ
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HELP YOUの特徴
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| 特徴 |
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| 主な対応業務 |
※各サービスはご要望に合わせて組み合わせが可能 |
| 料金 | ＜チームプラン＞ 月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ |
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
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HELP YOUのマニュアル作成事例
HELP YOUでは、以下のような流れでマニュアル作成を代行します。
【ご依頼のイメージ】
- 情報共有：お客様より、作業動画や参考資料を共有していただく（ご指定のツールがあれば一緒に共有）
- マニュアル作成：HELP YOUがいただいた情報をもとにマニュアルを作成・提出
- 最終確認：お客様にてマニュアルをチェックしていただき、修正やフィードバックがあれば再度依頼
＜使用ツール例＞
Word・Excel・PowerPoint・Google Docs・Google spreadsheet・Google Slides・Notionなど
「どんな業務をどこまで依頼できるか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
マニュアルの作り方FAQ（よくある質問）
最後に、業務マニュアルの作り方における「よくある質問」をご紹介します。
マニュアルと手順書の違いは？
業務マニュアルと手順書は、よく似た言葉として使われることがありますが、それぞれが担う役割や内容は異なります。
| マニュアル | 手順書 | |
| 作成目的 | 業務の全体像や背景を理解する | 作業の効率化・成果物の質の安定 |
| 記述内容 | 業務全体の概要や流れ | 段階ごとの詳細な手順 |
| 具体例 | 接客マニュアル | レジの操作手順書 |
マニュアルは、業務全体の概要やフロー、必要な知識などをまとめたものです。業務の背景やその目的、品質基準などが含まれます。
一方、手順書は、作業を遂行するための具体的な手順を記述したものです。誰が見ても同じ成果物となるよう、各段階での作業プロセスや注意点などを細かく説明します。
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無料で使えるマニュアルのテンプレートは？
マニュアル作成は、テンプレートを使うとフォーマットが統一され、見やすくわかりやすい資料を簡単に作ることができます。
ここでは、無料で使えるテンプレート提供サイトを3つ紹介します。
●MicrosoftのOfficeテンプレート
Microsoftの公式サイト「Officeテンプレート」には、ワードやエクセル、パワーポイントを使ったさまざまなテンプレートが2,000点以上公開されています。
マニュアル専用のテンプレートではありませんが、ガントチャートや管理表、チェックリストなど、マニュアルのテンプレートとして活用できるものが多く提供されています。
会員登録は不要。公開されているテンプレートを無料でダウンロードして使うことができます。
●bizocean
bizocean（ビズオーシャン）は、ビジネス文書用テンプレートの総合サイトです。ワード、エクセルを使った業務マニュアルや業務引継ぎシートなど、多くのテンプレートが公開されています。
用途に合わせてすぐに使える項目が設定されているため、必要に応じて文言を入れ替えれば、すぐに作成できるのが特徴です。
会員登録をすれば無料でダウンロードできます。
●経費削減実行委員会
経費削減実行委員会では、パワーポイントを使ったマニュアルテンプレートを公開しています。
企画書や提案書を作る際に利用できる手順マニュアルや、業務引継ぎ書のテンプレートが用意されています。他にもさまざまな業務用テンプレートが揃っているので、用途に応じて活用できます。
会員登録をすれば誰でも無料でダウンロードできます。
マニュアル作成にはワード・エクセル・パワーポイントのどれがおすすめ？
業務マニュアル作成のフォーマットとして、ワードやエクセル、パワーポイントがよく使われています。その際、どのソフトでマニュアルを作るべきか悩む方も多いでしょう。
正解はありませんが、業務の内容に合ったフォーマットを使うのがおすすめです。
ワード・エクセル・パワーポイント、それぞれに向いている用途を以下にまとめました。
| ワード | ・文字による説明が中心 ・印刷して紙で見る |
| エクセル | ・図表やリストが多い ・補完データや帳票類など複数のデータを一元管理する ・印刷はしない |
| パワーポイント | ・画像や音声、アニメーション効果を使う ・スライドで大画面に展開する |
▼パワーポイントでのマニュアル作成・資料作成のコツを知りたい方は、以下の資料もご覧ください！
PowerPointが劇的に良くなる「4つのポイント」を見る（※無料でダウンロードできます）
マニュアルの作り方のまとめ
本記事では、わかりやすい業務マニュアルの作り方を解説しました。
業務マニュアルを作成することで、業務品質の安定や属人化の防止が期待できます。また、従業員の認識を統一することで、生産性向上や業務効率化も目指せるでしょう。
しかし、初心者が見てわかりやすいマニュアルを作るには、多大な時間と労力がかかり、それ相応のスキルも必要です。
そこで活用したいのがアウトソーシングです。業務マニュアルの作成を外注すると、誰にでも「見やすく」「わかりやすい」マニュアルが「素早く」完成します。
「業務の属人化を防ぎたい」「従業員の教育に割く時間を減らしたい」「業務効率化を目指したい」
このようなお悩みを抱える企業は、ぜひアウトソーシングを活用して業務マニュアルを作成してみてはいかがでしょうか？
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