「前任者の担当していた業務の手順がわからない」
「マニュアルにない作業が発生したが、誰もやり方を知らない」
「顧客からの問い合わせに対応できる担当者が退職してしまった……」

部署異動や退職などで担当が変わった際、このような課題が生じたことはありませんか？
業務が属人化していたり、後任者への引き継ぎがされていないと、日々の仕事に支障が出てしまうこともあるでしょう。

この記事では、担当者の異動や離職などに際し、作成しておくべき引き継ぎ資料の作り方について解説します。
引継書を作成する際に注意したいポイントやコツを理解し、後任者がスムーズに業務に取りかかれるような引き継ぎ資料を作成しましょう。

引き継ぎ資料とは

引き継ぎ資料とは、業務内容を後任者に引き継ぐためにまとめた書類全般を指します。

例えば、以下のようなケースで引き継ぎ資料が必要になるでしょう。

・転職による引き継ぎ
・退職や離職による引き継ぎ
・部署異動による引き継ぎ
・後輩や部下への業務譲渡のための引き継ぎ
・外部への業務移管のための引き継ぎ

引き継ぎ資料は担当者が変わっても業務を滞らせないために、重要な役割を持っています。

引き継ぎ資料を作成するメリット

引き継ぎ資料の作成には、文書による正確な業務引継ができる、業務の効率化が図れるなど、さまざまなメリットがあります。

ここでは、引き継ぎ資料を作成するメリットについて具体的にご紹介します。

正確な引き継ぎができる

引継書を作成することにより、正確な業務引継ができます。

口頭による引き継ぎだけでは、伝え漏れや聞き間違い、メモを取り損ねてしまうなどの問題が発生しやすくなります。
また、業務について前任者と後任者の間で認識のズレも出てくるでしょう。前任者が簡単な業務と思っていても、初めてその業務をする人にとっては難しい内容かもしれません。

手間のかかるように見える引き継ぎ資料の作成ですが、作成することでかえってスピーディな引き継ぎが可能となります。

属人化を解消できる

引き継ぎ資料を作り、誰でも同じように業務に取り組める状態にしておけば、属人化を解消・防止できます。

社内の特定の人間しか作業できない、属人化状態にある業務はないでしょうか？
業務が属人化している状態だと、担当者の離職などによって仕事が停滞してしまう可能性があります。

現時点で引き継ぎが必要ない場合でも、引き継ぎ資料にあたるマニュアルや手順書をあらかじめ作成しておくのがおすすめです。突然の離職や部署異動などにも備えておくことができます。

業務を効率化できる

引き継ぎ資料の作成は業務効率化にもつながります。
引継書を作成するために、まずは業務内容を洗い出し、リストアップすることになるでしょう。業務を可視化することで、無駄な手順や工程を発見できるかもしれません。

そこで発見した業務のムダやムラを改善すれば業務効率化につなげることができます。

引き継ぎ資料の作り方と手順

引き継ぎ資料作成のメリットについてご理解いただけたと思います。
では、いざ引き継ぎ資料を作るにあたって、どのように進めていくのがいいのでしょうか？

ここでは引き継ぎ資料の作り方と手順についてご説明します。

引き継ぐ業務内容を明確にする

まずは、引き継ぐ業務内容や引継先を明確にしましょう。
業務が多岐にわたっている場合、どこから手を付けていいか迷うかもしれません。わかりやすくリストアップするのがおすすめです。

月次や年次など、たまにしか発生しない業務がある場合は、引き継ぎリストから抜け漏れが出ないように注意しましょう。

引き継ぎのスケジュールを決める

引き継ぐ内容や引継先が決まったら、早めにスケジュールを組んでおきましょう。
退職や部署移動に伴う引き継ぎには締め切りがあるはずです。通常業務の忙しさも考えつつ、余裕のあるスケジュールを組むことが大切です。

資料に落とし込む

引き継ぎの内容やスケジュールが決まったら、実際に引き継ぎ資料を作っていきます。

リストアップした業務をフロー化し、資料に落とし込みましょう。
関係する担当者、顧客の連絡先、必要資料の保管場所、トラブルの対処方法など、必要な情報をわかりやすくまとめていきます。

マニュアル化されていない、自分だけが把握しているポイントなども資料に記載しておくのがおすすめです。
また、業務に必要なIDやパスワードなどを記載する場合は、取り扱いには十分な注意を払ってください。

レクチャーを行う

引き継ぎ資料が完成したら、次は後任者への引き継ぎを行います。資料を渡すだけでなく、必要に応じてレクチャーを行うことで、後任者の理解が深まります。

実際に後任者に作業してもらうと、疑問点や抜け漏れなどが見つかるかもしれません。必要事項を追記して、よりわかりやすい引き継ぎ資料にしていきしょう。

引き継ぎ資料作成のコツ

引き継ぎ資料作成の手順について解説しました。
ここでは、引き継ぎ資料作成のコツについてご紹介します。ポイントをおさえて、わかりやすい引き継ぎ資料を完成させましょう。

業務の全体像を明確にする

引き継ぎ資料は、業務の全体像が把握できるものを作成しましょう。
全容が見えない業務は、何のためにやっているのかを見失いがちです。業務の目的や必要性を明文化してみてください。

業務の全体像を理解することでモチベーションアップが期待でき、重視すべきポイントも判断しやすくなります。

誰にでも分かる言葉を使う

引き継ぎ資料は、誰にでも分かる内容であることが重要です。特に新人に業務を引き継ぐ場合、自社独自の言葉や暗黙のルールが通じない可能性もあります。

後任者に経験値がなくても理解できるよう、詳しく説明した資料が望ましいです。社外の人間が読んでも分かってもらえるような丁寧さをもって資料を作成しましょう。

画像や動画を効果的に使う

イラストやスクリーンショットなどの画像を活用して、視覚的に理解しやすい資料を作成しましょう。
工程がいくつもある複雑な業務や、実際の作業を見ないとイメージが掴めない作業などは、テキストによる説明だけでは理解しにくいためです。

また、ツールを操作している画面を録画して、動画マニュアルを作成するのも一つの手です。

懸念事項や課題も記載する

引き継ぎ資料にはイレギュラーな対応も補足しておきましょう。後任者への引き継ぎがスムーズになります。

例えば、未解決となっている課題や今後の懸念事項、過去に遭ったトラブルなどです。
マニュアルや手順書には記載されていなくても、業務上知っておいたほうがよい情報があれば併せて記載しておきましょう。

引き継ぎ資料の作成代行なら「HELP YOU」

「引き継ぎ資料を作成したいけど時間がない…」という方は、資料作成が得意なアウトソーシングサービスに外注するのも一つの手です。
最後に、引き継ぎ資料作成を依頼したい場合におすすめのサービスとして「HELP YOU」をご紹介します。

HELP YOU

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引き継ぎ資料のまとめ

引き継ぎ資料作成のメリットや、作成の手順・ポイントについてご紹介しました。

わかりやすい引き継ぎ資料を作成しておけば、後任者の負担は軽くなります。急な人事異動や離職の際にも、慌てずいつも通りに業務を進めることができます。

しかし、引き継ぎ資料の作成には時間がかかります。作成後の成果は引き継ぎをする本人には見えにくいこともあり、資料作成に積極的でないケースもあるでしょう。

自社で引き継ぎ資料を作成する余裕がない場合は、ぜひアウトソーシングも活用してみてください。

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