領収書をデータ化するには?電子帳簿保存法のルールや注意点を解説!

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、領収書などをデータとして保存するためのルールが大幅に緩和されました。この改正により、経理書類のペーパーレス化を推進する企業が増えています。

この記事では、領収書をデータ化するメリット・デメリット、データの保存方法やルール、注意点について解説します。
記事を読むことで、経理業務を効率化するためのヒントが掴めるかもしれません。

電子帳簿保存法で領収書のデータ化が可能に

領収書 データ化1

電子帳簿保存法の改正により、経理担当者を悩ませている「紙」の領収書の処理・保管が大幅に効率化できます。

電子帳簿保存法とは

「電子帳簿保存法」とは、領収書に代表される国税関係の帳簿書類を電子データで保存するためのルール等を定めた法律です。
法律自体は1998年に施行され、その後何度か改正を繰り返し、直近の改正は2022年1月。2年間の移行期間を経て、2024年1月から本格移行となります。

この改正電子帳簿保存法では、3区分の保存要件について廃止・緩和・義務化などの改正がなされました。ここでは、3区分の保存要件について概略を説明します。

電子帳簿保存法では、書類を電子化する際に3つのケースを想定しており、以下のように区分しています。

①電子帳簿等保存
②スキャナ保存
③電子取引

これら3つの区分について、以下の図と共に確認していきましょう。

<電子帳簿保存法上の3つの区分イメージ>
電子帳簿保存法上の3つの区分イメージ

①電子帳簿等保存
会計ソフト等を使って電子的に作成した帳簿や書類(決算関係書類、取引関係書類)を、電子データのまま保存することは「電子帳簿等保存」に区分されます。
この場合は、取り組みたい事業者が任意で行う「容認規定」です。

②スキャナ保存
取引先から紙で受領した契約書や領収書などの取引関係書類、または自社が紙で作成・発行した取引関係書類を、スキャンした画像データで保存する場合は「スキャナ保存」が適用されます。この場合も、取り組みたい事業者が任意で行う「容認規定」です。

③電子取引
メールやWebサイトなどから「電子データ」で授受した契約書や領収書といった取引情報を、そのままデータとして保存する場合は「電子取引」に区分されます。
電子取引データの電子保存は義務化されており、どの事業者も電子保存しなければなりません。(※2023年12月31まで宥恕(猶予)期間が設けられています)

つまり、紙の領収書は「スキャナ保存」制度を、データで授受した領収書は「電子取引」保存制度を適用することになります。

紙の領収書=「スキャナ保存 任意
データで授受した領収書=「電子取引 義務

 

電子帳簿保存法改正のポイント

では、直近の法改正では、どういった点が改正されたのでしょうか。ここでは、大きな改正のポイントである2点を解説します。

①手続きの簡略化
従来は国税関係帳簿・書類で電子データ保存・スキャナ保存を導入する場合、原則3ヶ月前までに税務署長などへ申請し、承認を受ける必要がありました。
しかし、改正によってこの事前承認制度は廃止され、いつでも好きなタイミングで制度を開始できるようになりました。

また、スキャナ保存のタイムスタンプ要件も緩和。これまで「受領者が自署した上で3営業日以内にタイムスタンプ付与」が必要でしたが、改正後は「自署不要」「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与」に変更されています。
さらに、訂正・削除履歴の残るクラウドサービス等を使用する場合には、タイムスタンプも不要になりました。

②電子データ保存の義務化・罰則規定の強化
電子取引保存あるいはスキャナ保存の際に、税務処理上の不備があった場合のペナルティが重くなりました。
隠ぺいや偽装などの事実が確認された場合、申告漏れに生じる重加算税が10%加重されます。この罰則規定は、2022年(令和4年)1月1日以降に法定申告期限等が到来する国税について適用されます。

領収書をデータ化するメリット

領収書 データ化2
先述した通り、紙の領収書のデータ保存に関しては、各企業の任意となっています。
しかしながら、電子帳簿保存制度を導入し、領収書をデータ化することには多くのメリットがあります

コストやスペースを削減できる

領収書をデータ化することで、コストを削減できます

具体的には…
・印紙税(電子データに対しては印紙税が課されない)
・インク代や紙代(電子データで領収書を保存しておけば、印刷する必要がない)
・ファイル代(データ化された領収書はファイリングの必要がない)
・郵送料(電子データであれば領収書を紙で送付する必要がない)

どれも1枚だけ見れば少額ですが、積み重なれば大きな金額。全体的に大幅なコスト削減につながります。

また、領収書をデータ化すれば、保管コストを削減することもできます。領収書には最低7年間の保存義務があります。そのため、長期での書類の保管を強いられるうえに、定期チェックなどをしながら維持管理する必要があります。
こういった紙書類の保管コストは、保管スペースの費用だけでなく人件費もかかるため、高くなりがちです。

一方で、領収書をデータ化した場合、システム上で一元管理できます。パソコンで領収書を検索することも可能なので、これまでかかっていた書類を探す手間や時間がなくなります。
領収書のデータ化は、保管スペース費用だけでなく、書類の維持管理にかかっていた膨大な人件費も削減できるのです。

データ保存が確実にできる

領収書をデータ化してバックアップを取っておくことで、紙のように劣化や紛失のリスクがなくなります

紙の領収書は、経年劣化や破損・汚損によって文字が読み取れなくなったり、紛失や誤廃棄によって消失してしまう恐れがあります。
一方、データ化された領収書であれば、劣化することも紛失することもなく、ずっと保存しつづけられます。

検索作業を効率化できる

領収書や請求書などの証憑書類を紙ベースで管理している場合、検索に多くの時間や手間がかかりますが、データ化すれば検索作業が大幅に効率化します。

企業で使用されている会計システムのほとんどには、スキャンしたデータを自動仕訳したり、データの内容を任意の用語で検索するなどの機能が備わっています。

領収書をスキャンしてデータ化し、会計システムに取り入れて管理すれば、発行日や発行者、取引内容など指定した項目で探すことができるようになり、検索作業が大幅に効率化されます。

経理業務の負担が軽減される

領収書をデータ化することで、経理担当者の作業負担が軽くなります

2022年の電子帳簿法の改正により、従来行っていた適正事務処理要件(相互牽制や定期検査)が廃止され、紙の領収書原本と画像データ化された領収書との突合作業が不要になりました。

この作業の廃止により、人的ミスの発生も抑えられ、業務にかかる負担が大幅に軽減されます。

働き方改革やDX化につながる

領収書のデータ化は、従業員の働き方改革や業務のDX(デジタルトランスフォーメーション)化にもつながります

領収書をデータ化しておけば、外回りの多い営業担当者やテレワーク(リモートワーク)がメインの社員でも、経費精算などのためにわざわざ出社する手間がなくなり、業務効率化や生産性向上が見込めます。

不要な出社を減らすことができれば、テレワークの推進にもつながり、働き方改革やDX化を推進することができます。

 

領収書をデータ化するデメリット

領収書 データ化3

領収書のデータ化は、経理業務の効率化やコスト削減など多くのメリットがある反面、導入においてはデメリットもあります。

導入や準備に手間がかかる

領収書のデータ化を導入する際には、どうしても準備に手間がかかってしまいます
導入までに運用体制を整え、社内でルールを策定し、多くの場合は新しいシステムを導入する必要があるでしょう。

また、電子帳簿保存法は時代の状況に合わせて改正されていくため、最新情報を常にキャッチアップしておく必要もあります。
仮に税務監査などの際に、電子帳簿保存法に基づいた保存がされていないと指摘を受けた場合、対象文書の経費控除取り消しや青色申告承認の取り消しなどのリスクがあります。

このように、領収書のデータ化は手間がかかるうえに、電子帳簿保存法に準拠した対応が求められる、とても煩雑な作業です。
その業務に割くリソースやノウハウが社内にない場合は、アウトソーシングを利用するのも一つの手です。

アウトソーシングを利用すれば、時間や手間をかけることなく領収書のデータ化が進み、社員はコア業務に集中できます。

領収書をデータ化する際の注意点

領収書 データ化4
領収書のデータ化は、電子帳簿保存法に則した対応が求められます。導入してから困らないよう、データ化を進める上での注意点をここで確認しておきましょう。

社内ルールの策定

領収書のデータ化に対応する前に、まずは社内での運用ルールをきちんと策定・周知することが大事です。

ここをおろそかにすると、部署や担当者ごとに認識のズレが生じ、運用が始まってからトラブルが起きてしまう可能性があるため注意が必要です。

タイムスタンプの付与

電子帳簿保存法の電子取引要件では、タイムスタンプの付与が義務付けられています。(ただし、訂正・削除履歴の残るクラウドに最長約2ヶ月以内に格納する場合は不要です。)

タイムスタンプとは、帳票類に刻む電子的な印のことで、発行日時が記載され、電子化された文書が原本であることを証明するものです。
紙で発行または受領した領収書を電子データ化する際には、データが改ざんされていないことを証明するためにタイムスタンプを付与しなければなりません。

スキャナ保存の要件を守る

領収書をスキャンして保存する場合、真実性や可視性を確保するため、国税庁が定めた要件を守らなくてはなりません

書類の種類は下記の3種類に分類できます。

・重要書類:決算関係書類以外の国税関係書類
・一般書類:資金や物の流れに直結・連動しない書類として国税庁長官が定めるもの
・過去分重要書類:スキャナ保存の承認を受けている保存義務者が、その承認を受けて保存を開始する日前に作成または受領した重要書類

これからスキャンする領収書は「重要書類」、以前にスキャンして保存している領収書は「過去分重要書類」にあたります。

具体的な要件について、重要書類・一般書類・過去分重要書類別に下記の表にまとめました。

要件 重要書類 一般書類 過去分重要書類
入力期間の制限
一定水準以上の解像度(200dpi以上)による読み取り
カラー画像(赤・緑・青それぞれ256階調以上)による読み取り

グレースケールも可

タイムスタンプの付与
解像度及び階調情報の保存
大きさ情報の保存

※受領したA4以下の書類は不要

ヴァージョン管理
入力者等情報の確認
適正事務処理要件

※小規模企業が特例適用を受ける場合、相互牽制要件は不要

スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持
見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等)の備付け

グレースケールも可

整然・明瞭出力
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け
検索機能の確保
税務署長の承認

※所轄税務署長等に適用届出書の提出が必要

引用:国税庁 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係Ⅱ】適用要件【基本的事項】

領収書の保存期間

領収書の保存期間は、法人と個人事業主でそれぞれ異なります。

法人の場合

取引を記録した帳簿に関して、作成または受領した領収書は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。

ただし、青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた事業年度、または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間となります。

参考:国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間

個人事業主の場合

・青色申告の場合
取引を記録した帳簿に関して、作成または受領した領収書は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。
ただし、前々年分の事業所得および不動産所得の金額が300万円以下の場合、保存期間は5年間となります。

・白色申告の場合
業務に関して作成または受領した領収書は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から5年間保存しなければなりません。

なお、電子帳簿保存法の改正により、スキャナ保存の要件を満たしてスキャンした領収書の原本は、管理担当者によるチェックののち破棄してもよいことになりました。

参考:
国税庁 記帳や帳簿等保存・青色申告
国税庁 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】

インボイス制度について

また、2023年10月からはインボイス制度が始まります。
インボイス発行事業者には、交付した適格請求書の写しまたは提供した適格請求書に係る電磁的記録の保存義務が発生します。

発行・受領した領収書がインボイス制度に該当する場合、交付または提供された日の課税期間の末日の翌日より2ヶ月を経過した日から7年間、納税地またはその取引に係る事務所、事業所等の所在地に保存しなければなりません。

参考:国税庁 適格請求書等保存方式(インボイス制度)の手引き

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領収書 データ化6

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