領収書をデータ化するには?電子帳簿保存法に基づくポイントを解説!

2022年1月の電子帳簿保存法改正で、電子保存要件が大きく緩和されました。特に、「紙」で扱うことの多い「領収書」に関する要件が緩和されたことにより、電子帳簿を導入するハードルが大きく下がりました。

これは、経理業務のペーパーレス化・業務効率化に踏み切る良い機会です。

そこで、この記事では請求書や領収書のデータ保存に関するルールや、データ化する際の注意点をわかりやすく解説します
領収書の電子化は経理業務を飛躍的に効率化させます。業務効率化に興味のある方はぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法で領収書のデータ化が可能に

電子帳簿保存法で領収書のデータ化が可能に

電子帳簿保存法の改正により、経理担当者を悩ませている「紙」の領収書の処理・保管が、大幅に効率化できます。

電子帳簿保存法とは

「電子帳簿保存法」とは、領収書に代表される国税関係の帳簿書類を電子データで保存するためのルール等を定めた法律です。
法律自体は1998年に施行され、その後何度か改正を繰り返し、直近の改正は2022年1月。2年間の移行期間を経て、2024年1月から本格移行となります。

この改正電子帳簿保存法では、3区分の保存要件について廃止・緩和・義務化などの改正がなされました。ここでは、3区分の保存要件について概略を説明します。

電子帳簿保存法では、書類を電子化する際に3つのケースを想定しており、以下のように区分しています。

①電子帳簿等保存
②スキャナ保存
③電子取引

これら3つの区分について、以下の図と共に確認していきましょう。

<電子帳簿保存法上の3つの区分イメージ>

①電子帳簿等保存
会計ソフト等を使って電子的に作成した帳簿や書類(決算関係書類、取引関係書類)を、電子データのまま保存することは「電子帳簿等保存」に区分されます。
この場合は、取り組みたい事業者が任意で行う「容認規定」です。

②スキャナ保存
取引先から紙で受領した契約書や領収書などの取引関係書類、または自社が紙で作成・発行した取引関係書類を、スキャンした画像データで保存する場合は「スキャナ保存」が適用されます。この場合も、取り組みたい事業者が任意で行う「容認規定」です。

③電子取引
メールやWebサイトなどから「電子データ」で授受した契約書や領収書といった取引情報を、そのままデータとして保存する場合は「電子取引」に区分されます。
電子取引データの電子保存は義務化されており、どの事業者も電子保存しなければなりません。(※2023年12月31まで宥恕(猶予)期間が設けられています)

つまり、紙の領収書は「スキャナ保存」制度を、データで授受した領収書は「電子取引」保存制度を適用することになります。

紙の領収書=「スキャナ保存 任意
データで授受した領収書=「電子取引 義務

電子帳簿保存法改正のポイント

では、直近の法改正では、どういった点が改正されたのでしょうか。ここでは、大きな改正のポイントである2点を解説します。

①手続きの簡略化
従来は国税関係帳簿・書類で電子データ保存・スキャナ保存を導入する場合、原則3ヶ月前までに税務署長などへ申請し、承認を受ける必要がありました。
しかし、改正によってこの事前承認制度は廃止され、いつでも好きなタイミングで制度を開始できるようになりました

また、スキャナ保存のタイムスタンプ要件も緩和。これまで「受領者が自署した上で3営業日以内にタイムスタンプ付与」が必要でしたが、改正後は「自署不要」「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与」に変更されています。
さらに、訂正・削除履歴の残るクラウドサービス等を使用する場合には、タイムスタンプも不要になりました

②電子データ保存の義務化・罰則規定の強化
電子取引保存あるいはスキャナ保存の際に、税務処理上の不備があった場合のペナルティが重くなりました。
隠ぺいや偽装などの事実が確認された場合、申告漏れに生じる重加算税が10%加重されます。この罰則規定は、2022年(令和4年)1月1日以降に法定申告期限等が到来する国税について適用されます。

領収書をデータ化する際の注意点

領収書をデータ化する際の注意点

領収書のデータ化は、電子帳簿保存法に則した対応が求められます。導入してから困らないよう、データ化を進める上での注意点をここで確認しておきましょう。

社内ルールの策定

領収書のデータ化に対応する前に、まずは社内での運用ルールをきちんと策定・周知することが大事です。
ここをおろそかにすると、部署や担当者ごとに認識のズレが生じ、運用が始まってからトラブルが起きてしまう可能性があるため注意が必要です。

タイムスタンプの付与

電子帳簿保存法の電子取引要件では、タイムスタンプの付与が義務付けられています。(ただし、訂正・削除履歴の残るクラウドに最長約2ヶ月以内に格納する場合は不要です。)

タイムスタンプとは、帳票類に刻む電子的な印のことで、発行日時が記載され、電子化された文書が原本であることを証明するものです。
紙で発行または受領した領収書を電子データ化する際には、データが改ざんされていないことを証明するためにタイムスタンプを付与しなければなりません。

原本はすぐに破棄しない

紙の領収書の原本は、すぐに廃棄しないようにしましょう。
データ化したからといってすぐに破棄してしまうと、正しい内容を確認できなくなってしまいます。そのため、データ化した領収書が正しく保存できたかどうかを確認するまでは、原本も保存しておくことをおすすめします。

領収書をデータ化するメリット

領収書をデータ化するメリット

先述した通り、紙の領収書のデータ保存に関しては、各企業の任意となっています。
しかしながら、電子帳簿保存制度を導入し、領収書をデータ化することには多くのメリットがあります。

コストやスペースを削減できる

領収書をデータ化することで、コストを削減できます

具体的には…
・印紙税(電子データに対しては印紙税が課されない)
・インク代や紙代(電子データで領収書を保存しておけば、印刷する必要がない)
・ファイル代(データ化された領収書はファイリングの必要がない)
・郵送料(電子データであれば領収書を紙で送付する必要がない)

どれも1枚だけ見れば少額ですが、積み重なれば大きな金額。全体的に大幅なコスト削減につながります。

また、領収書をデータ化すれば、保管コストを削減することもできます。領収書には最低7年間の保存義務があります。そのため、長期での書類の保管を強いられるうえに、定期チェックなどをしながら維持管理する必要があります。
こういった紙書類の保管コストは、保管スペースの費用だけでなく人件費もかかるため、高くなりがちです

一方で、領収書をデータ化した場合、システム上で一元管理できます。パソコンで領収書を検索することも可能なので、これまでかかっていた書類を探す手間や時間がなくなります。
領収書のデータ化は、保管スペース費用だけでなく、書類の維持管理にかかっていた膨大な人件費も削減できるのです。

データ保存が確実にできる

領収書をデータ化してバックアップを取っておくことで、紙のように劣化や紛失のリスクがなくなります

紙の領収書は、経年劣化や破損・汚損によって文字が読み取れなくなったり、紛失や誤廃棄によって消失してしまう恐れがあります。
一方、データ化された領収書であれば、劣化することも紛失することもなく、ずっと保存しつづけられます。

経理業務を効率化できる

領収書をデータ化することで、経理業務の効率化が叶います
領収書をデータ化してハードディスクに保存しておけば、管理・検索がスムーズに。日常業務における検索の手間や人的ミスの削減はもちろんのこと、監査対応時の検索工数も大幅に減らすことができます。

領収書をデータ化するデメリット

領収書をデータ化するデメリット

領収書のデータ化は、経理業務の効率化やコスト削減など多くのメリットがある反面、導入においてはデメリットもあります。

導入や準備に手間がかかる

領収書のデータ化を導入する際には、どうしても準備に手間がかかってしまいます
導入までに運用体制を整え、社内でルールを策定し、多くの場合は新しいシステムを導入する必要があるでしょう。

また、電子帳簿保存法は時代の状況に合わせて改正されていくため、最新情報を常にキャッチアップしておく必要もあります。
仮に税務監査などの際に、電子帳簿保存法に基づいた保存がされていないと指摘を受けた場合、対象文書の経費控除取り消しや青色申告承認の取り消しなどのリスクがあります

このように、領収書のデータ化は手間がかかるうえに、電子帳簿保存法に準拠した対応が求められる、とても煩雑な作業です。
その業務に割くリソースやノウハウが社内にない場合は、アウトソーシングを利用するのも一つの手です。

アウトソーシングを利用すれば、時間や手間をかけることなく領収書のデータ化が進み、社員はコア業務に集中できます

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HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します

HELP YOUの料金プラン

<ロボットプラン>
ロボット(RPAツール)を用いて、定型業務や大量業務を自動化・効率化するプランです。
ロボットの作業に加え、人の判断が必要な作業はスタッフが対応できる点が特徴。AI OCRを用いて大量の文字情報をデータ化することも可能です。

・月額料金:3万円~

<チームプラン>
お客様の窓口であるディレクターが業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです

・月額料金:10万円
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その他、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

 

HELP YOU ロボットプランの強みとサービス内容

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4.契約は業務1つ単位のため、低価格で小規模からスタートできる

【ロボットプランの主なサービス内容】

<AI OCR(紙データ化)>
最先端の「AI OCR」技術で紙情報を正確にデータ化。さらにRPAと連携することで、データ化後のシステム登録等の処理も自動化できます

<RPA>
■請求書・領収書のデータ化:フォーマットが各社ごとに異なる場合でも、項目と内容を正確に読み取りデータ化
■経理:販売実績データ作成、請求書発行、入金管理、経費精算チェック、月次決算レポートなど
■営業サポート:営業リスト作成、顧客情報の登録、競合リサーチ、実績/POSデータ収集など
■マーケティング:レポート作成、口コミ・レビュー調査、商品情報の更新、広告進行管理など
■人事・採用:勤怠情報管理、労務・給与管理、スカウト送信、入退社時の社員情報更新など
■総務:物品購入精算、各種福利厚生の利用や出張の申請処理など
■情報システム:システム使用ログの収集、各種システムのアカウント管理・運用サポートなど
■申込書のデータ化:手書きの場合も、AI OCR+人によるチェック&修正でデータ化
■アンケート設計・集計・データ化:アンケートの設計から印刷・発送・回収・集計・分析まで一気通貫で対応

※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください!

領収書のデータ化のまとめ

領収書のデータ化のまとめ

領収書をデータ化することで経理業務の効率化ができるうえに、書類保管のためのスペースや管理の手間も省けることから、コスト削減にもつながります
一方で、導入に際しては、社内でのルール策定やシステムの導入が必要など、多くの手間と時間がかかってしまうというデメリットもあります。

領収書をデータ化したいけど対応できるリソースやノウハウが社内にない場合は、アウトソーシングを利用するのも一つの手です。アウトソーシングを利用すれば、時間や手間をかけることなく領収書のデータ化が進み、社員はコア業務に集中できます

領収書をデータ化するメリットはたくさんあります。これを機に、領収書をはじめとする書類のデータ移行を検討してみてはいかがでしょうか。

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