経理部門が抱える業務の一つに、領収書関連の業務があります。領収書は件数が多いため、業務が煩雑化しやすく、人手不足などによって十分な時間を割けないケースも多いでしょう。

このような領収書関連業務の課題を解決する手段の一つとして、代行サービスの活用があります。

そこで本記事では、領収書関連業務の代行について、依頼できる業務やそのメリット・デメリット、依頼先選定のポイントについて解説します。

領収書業務について悩みがある方や、経理部門の人材不足を解決したい方は、ぜひ参考にしてください。

代行を依頼できる領収書関連の業務

領収書関連業務と言っても、その種類はさまざまです。ここでは、代行を依頼できる領収書関連の業務について詳しくご紹介します。

領収書の整理・データ入力

領収書関連の代表的な業務としては、領収書の整理やデータ入力があります。

デジタル化が進んでいるとはいえ、紙ベースの領収書やレシートはなかなかなくなりません。
また、メールなどで受け取ったPDF形式の領収書を、とりあえずフォルダに保存して放置しているというケースもあるのではないでしょうか。

代行サービスに領収書の整理やデータ入力をしてもらうことで、必要な領収書を管理しやすくなります。

領収書のデータ化

領収書を整理した後は、自社の希望するフォーマットに沿った形でデータ化してもらうこともできます。

データ化された領収書は、自社で使用している会計ソフトにインポートできます。
煩雑で時間のかかる領収書のデータ化を代行してもらえれば、経理担当者の負担を大幅に削減できるでしょう。

仕訳データの作成

経理業務の中でも負荷の高い仕訳データの作成も代行サービスに依頼できます。

データ化した領収書の中身をそれぞれの勘定科目に振り分け、決算書類に欠かせない仕訳データとして納品してもらいましょう。
仕訳を代行してもらうことで、会計業務の効率化が可能になります。

領収書の発行

領収書の発行や発送といった業務も代行サービスへの依頼が可能です。

取引先が多い企業にとって、領収書の発行は非常に時間のかかる作業でしょう。印刷・封入・発送の一連の作業を代行依頼することで、大幅な手間の削減になります。

領収書関連業務の代行を依頼するメリット

さまざまな領収書関連業務を代行できることがお分かりいただけたかと思います。ここでは、領収書関連業務の代行を依頼するメリットについてご説明します。

業務品質が向上する

領収書関連業務を代行サービスに依頼することで、業務品質の向上が見込めます。

領収書の整理やデータ入力は、正確な作業が求められる業務です。しかし、人手不足などで作業に十分な時間が取れなかったり、スキルが習熟していない担当者が作業することで、ミスが起こりやすくなります。

代行サービスに所属しているのは経理のプロフェッショナルです。豊富なノウハウを持つプロに依頼することでミスや非効率な作業が減り、業務の品質が向上します。

コスト削減につながる

また、代行サービスへの依頼はコストの削減にもつながります。

自社だけで経理業務を行う場合、経理スキルを持つ人材の採用や教育のコスト、毎月の給与や残業代などが発生します。
代行サービスを導入するとその分の費用はかかりますが、上に挙げたような人件費を削減できます。

また、代行サービスは業務の繁閑に合わせて依頼量を調整できるため、コストを最適化しやすく、自社だけで業務を行うよりも費用対効果が高い可能性があります。領収書関連業務の代行には、コスト削減においてもメリットがあるのです。

経理担当者がコア業務に集中できる

さらに、経理担当者がコア業務に集中できるようになるという大きなメリットもあります。

経理業務は内容が幅広く、金銭を扱うためミスが許されず、気が抜けない作業です。特に領収書の整理やデータは、煩雑でダブルチェックが必要なケースもあるため、経理担当者は多くのリソースを割かなくてはなりません。

こうした領収書関連業務を依頼することで、経理担当者はより重要なコア業務に専念できます。その結果、業務の効率化だけでなく、企業全体の生産性向上にもつながります。

領収書関連業務の代行はどこに依頼できる？

領収書関連業務を外注する場合、どこに依頼するのがよいのでしょうか。代表的な代行サービスについて見ていきましょう。

会計事務所

まず、会計のプロフェッショナルが揃っている会計事務所に依頼する方法があります。

会計や経理の専門家である会計士に業務を依頼できるため、依頼する側としては大きな安心感があります。さまざまな経理業務をまとめて依頼できる点もメリットです。

一方、デメリットとしては他の代行サービスよりも依頼費用が高くなる傾向があります。
また、会計士は常に複数のクライアントを抱えていることが多いため、急な依頼には対応できない場合もあります。

クラウドソーシングサービス

クラウドソーシングとは、企業や個人がインターネットを介して、不特定多数の人に業務を依頼するビジネス形態のことです。

他の代行サービスよりも比較的安価で依頼できるのが、クラウドソーシングサービスのメリットです。

一方、人材の選定が難しかったり、個人に依頼するため作業者のスキルに依存してしまうというデメリットもあります。

アウトソーシングサービス

アウトソーシングとは、企業が自社の業務の一部または全部を外部の専門業者に委託する手法です。

アウトソーシングサービスのメリットとしては、サービス側で経理スキルのある人材を選定してくれるため、企業側は人材選定の手間がかからないことが挙げられます。
また、一般的にチーム制で業務に対応するため、安定した稼働が期待できます。

デメリットとしては、オンラインサービスの場合、オフライン（対面）作業には対応できないことが挙げられます。その反面、オンラインであれば地域に関係なく業務を依頼できます。

領収書関連業務の代行なら「HELP YOU」

領収書関連業務の代行には、オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」がおすすめです。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービス。
厳しい採用プロセスを突破した優秀なスタッフがお客様をサポートし、コア業務に集中できる環境づくりを支援します。

経理をはじめ、総務、人事・採用、営業サポート、マーケティングなど、幅広い業務の代行に対応します。（※各サービスはご要望に合わせて組み合わせが可能）
また、RPAやAIなどのツールを活用した、業務の自動化・効率化も実現します。

さらに、経理コンサルティングなどのハイレベルなサービスをお求めの方には、「経理プレミアム」サービスもご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

HELP YOUの経理代行事例

HELP YOUの経理代行事例をご紹介します。

HELP YOUでは、以下のような流れで仕訳入力（現金）に対応いたします。

1.書類データを格納
お客様にて現金支払いした領収書などを撮影・スキャン後、フォルダへ格納またはExcelデータをご用意いただきます。

2.仕訳データ入力
HELP YOUが勘定科目などの情報を精査し、会計ソフトに入力またはデータの取り込みを行います。

日々発生する取引を正確に仕訳するには、簿記に関する知識やスキルが必要です。

取引件数が多いと仕分数も増え、入力にかかる手間も多くなります。
こうした経理業務の代行をHELP YOUに依頼することで、毎月の作業にかかっている時間を大幅に削減できます。

領収書関連業務の代行を依頼する時の注意点

ここでは、領収書関連業務の代行を依頼する時の注意点について解説します。

情報漏洩のリスクがある

領収書を代行サービスなどの依頼先に送る場合、情報漏洩のリスクが考えられます。

依頼先を選ぶ際は、どのようなセキュリティ体制を取っているかを注意して見定める必要があります。依頼前に代行サービスに確認するのがいいでしょう。

代行が難しい場合もある

柔軟な対応をしてくれることが多い代行サービスですが、以下のような場合は、業務を依頼できないことがあります。

• 領収書に但し書きや日付の記載がない場合
• 領収書やレシートを紛失、もらい忘れた場合
• 経費扱いの判断が難しい場合

ただし、領収書を紛失したり、領収書が発行されなかった場合は、金額や取引先などの取引内容がわかる書類を代わりに用意したり、出金伝票を作成するなどしておくことで、代行を依頼できるケースもあります。

まとめ

領収書関連業務の代行について、依頼可能な業務や依頼する際のメリット・デメリット、依頼する時の注意点などを解説してきました。

領収書関連業務の代行を依頼することで、

• 業務品質が向上する
• コスト削減につながる
• 経理担当者がコア業務に集中できる

といったメリットがあります。

領収書関連業務の代行によって、コスト削減や業務効率化を実現し、企業全体の生産性向上につなげていきましょう。

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